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Informe: Uso de Herramientas Digitales en Organizaciones Educativas, en

Correspondencia con sus Propósitos de Gestión

Juan C. Herrera

Módulo:

Herramientas Digitales para las Organizaciones Educativas

Mg. Javier Ricardo Luna Pineda

Universidad De Santander UDES

Centro De Educación Virtual CV-UDES

Sucre, 8 de Agosto de 2021

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Tabla de Contenidos

1.Introducción……………………………………………………………………………..…3

2. Desarrollo del informe-Parte I ……………………………………………………………4

2.1 Componentes de un Sistema de Información y los procesos que apoya al interior de la

institución educativa ………………………………………………………………………...4

2.2 Mapa mental sobre ¿cómo los procesos de una institución educativa pueden apoyarse
con el uso de un SI, y mediante qué SI en cada proceso, según su mapa de procesos?…….10

3. Desarrollo del informe- Parte II………………………………………………………….11

3.1 Propósitos de gestión y aporte de los Sistemas de Información a la solución de las

necesidades para la Institución Educativa Nuestra Señora de las Mercedes…………..…..11

4. Conclusiones……………………………………………………………………………..15

Referencias ............................................................................................................................ 16
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1. Introducción

El presente informe sobre uso de herramientas digitales en organizaciones educativas, tiene

como intención conocer el aporte de los modelos de gestión y la aplicación de herramientas

digitales que contribuye al cumplimiento de los propósitos estratégicos y misionales de las

instituciones educativas.

Por lo tanto, se organizó un documento que consta de dos partes, donde en primera instancia

se tiene en cuenta la explicación de los componentes de un Sistema de Información – SI, y los

procesos que apoya al interior de la Institución Educativa Nuestra Señora de las Mercedes, del

Municipio de Sucre; y en segunda instancia, se debe generar una solución para dar soporte a la

gestión académica, administrativa y estratégica del establecimiento objeto de análisis, teniendo

en cuenta sus propósitos de gestión y el aporte de los SI a la solución de las necesidades

identificadas, en los diversos procesos de la institución.

Por último, se planteará una solución para dar soporte a la gestión académica, administrativa

y estratégica de la Institución Educativa Nuestra Señora de las Mercedes, teniendo en cuenta sus

propósitos de gestión y el aporte de los Sistemas de Información a la solución de las necesidades

identificadas dentro del claustro educativo.

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2. Desarrollo del informe-Parte I

2.1 Componentes de un Sistema de Información y los procesos que apoya al interior

de la institución educativa

“Hoy en día, cuando se habla de sistemas de información se les suele identificar con los

sistemas basados en ordenadores. Sin embargo, los sistemas de información existen desde mucho

antes que los ordenadores”. (Lacramioara, 2020, p.21).

Por tanto, los sistemas de información se convierten en un mecanismo de gran importancia

para implementarlos dentro del modelo de gestión y dimensiones (Organizacional, académica,

administrativa y comunitaria), que en la actualidad ofrece la Institución Educativa Nuestra

Señora de las Mercedes, que es la entidad objeto de análisis en este informe, donde el

direccionamiento de esta entidad requiere del compromiso, trabajo en equipo, desempeño y

liderazgo de la comunidad educativa para llevar a feliz término todos los procesos del Proyecto

Educativo Institucional (PEI).

Sin embargo, es interesante conocer y poner en práctica en nuestra Institución Educativa los

sistemas de información- SI, para planificar y organizar todos los procesos que se llevan durante

el año escolar, logrando ser competentes en el mercado laboral y tecnológico para poder ofrecer

un sistema de calidad en el proceso de formación que se imparte.

Por otra parte, es importante destacar que los sistemas de información en una

organización educativa son fundamentales para brindar el apoyo a todas las actividades que

se desarrollan. Por lo tanto, en una organización, un sistema de información está formado por el
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hardware, el software, los datos, las telecomunicaciones, las personas y los procedimientos, los

cuales se destacan de la siguiente manera:

✓ Hardware: Es el conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una

computadora o un sistema informático, donde son utilizados para el procesamiento y

almacenamiento de la información. Éstos se subdividen en Unidades Centrales de

Proceso (CPU) y Memoria Principal. Siendo las Unidades Centrales de Proceso, las que

contienen microprocesadores y constituyen el cerebro de la computadora, y la Memoria

Principal que es el lugar donde se almacenan los datos y los programas que luego serán

procesados por la CPU.

✓ Software: Es el conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar

determinadas tareas. Encontramos una división clasificada como software de sistema,

que consiste en un conjunto de programas del sistema operativo, como lo es Windows y

software de aplicación, que son los programas de los usuarios, donde se pueden realizar

planillas electrónicas, bases de datos, entre otras. Los dispositivos periféricos se relaciona

directamente con el hardware, ya que son los elementos que se conectan directamente a

la CPU, cumpliendo la función de interacción y comunicación entre la computadora y el

usuario. Los dispositivos se clasifican en: Dispositivos de entrada, los cuales son aquellos

usados para introducir datos y dar órdenes a la computadora, que son el teclado,

mouse, escáner, impresoras y cámaras; los dispositivos de almacenamientos que son los

utilizados para guardar información, para que no se pierda al apagar la computadora,

los más comunes son los discos duros y las USB y por último, los dispositivos de salida

que son los utilizados para dar a conocer la información obtenida hacia el exterior;

las unidades más utilizadas son los monitores y las impresoras.

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✓ Los datos: Se obtienen de múltiples formas, compuestos por textos, párrafos, oraciones,

frases, datos alfanuméricos (compuestos por letras y números), imágenes (gráficos y

figuras), audio y vídeo.

✓ Las telecomunicaciones: Es la trasmisión a distancia de datos de información a través de

medios electrónicos y/o tecnológicos. Los datos de información son transportados a los

circuitos de telecomunicaciones mediante señales eléctricas. Lo que usamos en nuestro

día a día como la televisión, los ordenadores, nuestros dispositivos móviles son algunos

de los ejemplos más habituales que se empelan como receptores de información en el

ámbito de las telecomunicaciones.

✓ Las personas: Hacen parte de la organización institucional, cumpliendo múltiples

funciones que le permite dinamizar la recolección de información para sistematizarla en

el sistema de información. En una institución educativa, en este componente participan:

Directivos, administrativos y docentes.

✓ Los procedimientos: Son secuencias definidas, paso a paso, de actividades o acciones

(con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un orden establecido para

realizar correctamente una tarea. Los procedimientos repetitivos se denominan rutinas.

La Institución Educativa Nuestra Señora de las Mercedes, del municipio de Sucre, en el

departamento de Sucre, para desarrollar todos los procesos académicos, administrativos y

estratégicos, usando las aplicaciones tecnológicas, cuenta con sistemas menores o subsistemas

de información, que están insertos en sistemas de información a nivel de suprasistema, como

los existentes en el gobierno Colombiano, en especial los del Ministerio de Educación Nacional,
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que es la base de información que comparte nuestro establecimiento, con el fin de regular de

manera oportuna y accesible la información requerida, los cuales detallamos a continuación:

✓ SIGCE: El Sistema de Información para la Gestión de la Calidad SIGCE es un

aplicativo online que brinda el apoyo para que EE, SE y MEN, realicen procesos básicos

de gestión de información (tales como registro, consolidación, reporte y consulta), en

desarrollo de las acciones de calidad educativa. El sistema se estructura sobre la base de

información que aportan los tres actores del sector: los establecimientos educativos (PEI,

Autoevaluación institucional y Planes de mejoría institucional del EE), Secretarías de

Educación (Plan de Apoyo al Mejoramiento PAM) y Ministerio de Educación Nacional

(referentes de Calidad y evaluaciones de estudiantes y docentes). (SEDCASANARES,

2021)

✓ SIMAT: El sistema integrado de matrícula SIMAT es una herramienta que

permite organizar y controlar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener

una fuente de información confiable y disponible para la toma de decisiones. Es un

sistema de gestión de la matrícula de los estudiantes de instituciones oficiales que facilita

la inscripción de alumnos nuevos, el registro y la actualización de los datos existentes del

estudiante, la consulta del alumno por Institución y el traslado a otra Institución, entre

otros. (MEN, 2021)

✓ SICIED: El aplicativo fue desarrollado por la Cámara de Comercio de

Barranquilla con el apoyo de Promigas, la Fundación Empresarios por la Educación y

ajustado de acuerdo con los requerimientos del Ministerio. El uso de este software es de

manera indefinida para apoyar la elaboración y el levantamiento del inventario de

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infraestructura de los establecimientos educativos en las entidades territoriales

certificadas. (MEN, 2021)

✓ SINEB: Este sistema recoge los datos que deben reportar los establecimientos

educativos oficiales y no oficiales a los municipios y/o departamentos. Estos reportes

incluyen la información de los establecimientos educativos, la situación académica de los

estudiantes al finalizar el año anterior, los resultados de calidad y los datos de los

docentes de establecimientos privados, entre otros. El SINEB proporciona los datos

necesarios para determinar la cobertura, la calidad y la eficiencia del servicio, brinda a la

Nación, los departamentos, los distritos y los municipios la información requerida para la

planeación del servicio educativo y para la evaluación de sus resultados. (MEN, 2021)

✓ SINCE: Sistema Nacional de Información de la Contratación Educativa. Ampliación de

cobertura educativa para atender población vulnerable mediante contratación de la

prestación del servicio educativo. El Plan Sectorial, La Revolución Educativa, además de

establecer políticas y estrategias para el mejoramiento de la calidad y la eficiencia de la

educación, busca ampliar la cobertura educativa, dando especial atención a la población

más vulnerable como un mecanismo para asegurar mayor equidad. (MEN, 2017)

✓ SIUCE: Sistema nacional para la identificación, registro y seguimiento de los casos de

acoso, violencia escolar y de vulneración de los derechos humanos, sexuales y

reproductivos de niñas, niños y adolescentes de los establecimientos educativos oficiales

y no oficiales de Colombia. (MEN, 2020)

Por otra parte, se puede visualizar que al interior de la Institución Educativa Nuestra

Señora de las Mercedes, se cuenta en estos momentos con la plataforma SINAI (Sistema de
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información académica institucional), utilizada por la gestión administrativa, pedagógica y

estratégicas, tareas en línea, para el registro de las calificaciones por los docentes, dar clases en

vivo, registro de ficha de matrícula, certificados, constancias, elección del personero estudiantil,

tomar asistencia estudiantil en línea, consolidados por periodos y finales para estudio de

comisiones de evaluación y promoción, datos estadísticos, planes de aula, observador del

alumno, entre otros. En esta plataforma los padres de familia y los estudiantes tienen acceso a

ella, mediante usuario y contraseña asignado a cada uno al momento de matricularlo en la

institución y hay un administrador institucional encargado para recuperar contraseñas que se le

hayan perdido a algún miembro de la comunidad educativa y también cuenta con mensajería

instantánea, donde se pueden comunicar los miembros del establecimiento.

De la misma forma, a nivel del aula de clase, se evidencia el dinamismo y la creatividad de

los docentes, en especial aquellos que adelantan estudios de especializaciones y maestrías en

tecnologías, con la puesta en marcha en los procesos pedagógicos de aula, en el uso de variados

softwares académicos, Recursos Educativos Digitales, repositorios educativos, redes sociales,

Classroom, App móviles, Redes académicas, entre otros. Sin embargo, se encuentran una serie

de dificultades, al no contar con suficientes equipos de cómputos y conectividad especialmente.

Por tal motivo, propongo que en nuestra institución se podría usar, para apoyar su gestión

académica, administrativa y estratégica, en relación con cada una de las dimensiones de la

calidad, los sistemas educativos nacionales más exitosos que aseguran la disponibilidad de la

información necesaria para identificar oportunidades de mejora, mediante un tipo de

herramientas conocidas como EMIS: Education Management Information System. Este tipo de
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sistemas permiten gestionar (capturar, procesar, analizar y reportar) toda la información relativa

a los estudiantes (registro, transferencia entre instituciones, evaluaciones formativas,

calificaciones periódicas, exámenes nacionales, datos de los padres, necesidades especiales,

situación sanitaria, etc.), escuelas (ubicación, tipo, infraestructuras disponibles, programas

brindados, etc.), clases, planes de estudio y docentes (registro, habilitación para ejercer,

formación, especializaciones, tipo de contrato, aptitudes, promociones, etc). (Näslund & Pareja,

2015)

Por último, la educación de calidad requiere que se asegure el progreso de cada uno de los

estudiantes. Sin embargo, para hacer esto, los docentes necesitan herramientas para identificar a

los niños que necesitan refuerzo especial. Asimismo, los rectores de escuela requieren identificar

los docentes que demanden más apoyo y los administradores de los sistemas educativos

necesitan identificar las escuelas que precisan mayor asistencia.

2.2. Mapa mental sobre ¿cómo los procesos de una institución educativa pueden apoyarse

con el uso de un SI, y mediante qué SI en cada proceso, según su mapa de procesos?
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3. Desarrollo del informe- Parte II

3.1 Propósitos de gestión y aporte de los Sistemas de Información a la solución de las

necesidades para la Institución Educativa Nuestra Señora de las Mercedes

“Tanto la solución de problemas como la toma de decisiones requieren información. Reunir la

información adecuada de manera eficiente, guardarla para poder utilizarla y manipularla según se

requiera y emplearla para ayudar a una organización a lograr sus metas empresariales”.

(Arellano, 2008, p.7).

Por tal motivo, los sistemas de información y las herramientas digitales son de suma

importancia en las gestiones académica, administrativa y estratégica de la institución educativa,

ya que permite incrementar la dinámica para la exploración de las metas y propósitos propuestos

en cada una de ellas. La tecnología está vigente en todos los procesos de la vida de los seres
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humanos, en nuestro trabajo, casa, comunidad, familia, y en especial en toda nuestra vida

cotidiana.

Por ende, las herramientas digitales son un pilar fundamental en los procesos educativos de

las entidades educativas, hacen parte importante de los métodos de aprendizaje que se aplican en

la educación Colombiana, como es el caso de las laptops, celular y Tablet con conectividad, los

cuales son muy llamativos para los estudiantes de esta era de la información y la comunicación y

puedan acceder a millones de sitios para conseguir información que los ayude a complementar

sus competencias básicas.

La Institución Educativa Nuestra Señora de las Mercedes, cuenta con una plataforma

llamada SINAI, para generar los boletines en cada uno de los periodos, como se detallaba

anteriormente en este informe, pero no cuenta con un sistema de atención directa con los padres

de familia en estos momentos de pandemia, no hay un canal de comunicación eficiente para

tratar asuntos relacionados con el desempeño de sus hijos (as) en cuenta a lo académico y

disciplinario. Por ello, el establecimiento generaría una solución que serviría para dar soporte

tanto a la parte académica y a la administrativa, como los es la implementación de una página

web en Google Site, ya que nosotros en la universidad trabajamos esta herramienta, le

incrustamos un formulario de Google, que nos serviría para comunicarnos con los padres de

familia, para informar si el estudiante está enfermo, que el niño no se encuentre en la casa y el

padre le pueda informar, sería un mecanismo para que todos los docentes sepan que ha pasado

con el estudiante, donde el coordinador pueda hacer el seguimiento y de esa forma se evitaría la

deserción de esos estudiantes. También la página web sería viable para que los docentes suban
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sus planes de área, proyectos, guías didácticas, evaluaciones, tareas, entre otros y los directivos

puedan subir su plan de mejoramiento institucional, autoevaluación institucional, seguimiento de

estos procesos, sistema institucional de evaluación, manual de convivencia, misión, visión,

proyecto educativo institucional, entre otros.

Por consiguiente, en la gestión académica de nuestra Institución, se puede identificar un

dinamismo colectivo por parte de los directivos, administrativos y docentes, para el registro de

calificaciones, observador del estudiante, mensajería instantánea, hoja de vida estudiantil,

descarga del boletines académicos, elección del personero estudiantil, asignación de tareas

escolares, control de asistencia en línea, mediante la plataforma SINAI, pero se hace necesario

enfatizar capacitaciones a la comunidad educativa, para que conozcan ampliamente la

funcionalidad de la plataforma, debido a que cada estudiante con sus respectivos padres de

familia, pueden observar las calificaciones por periodo, las observaciones académicas y

disciplinarias de sus hijos, pueden los estudiantes votar electrónicamente para elegir el personero

y contralor estudiantil de su colegio, se actualizan las mallas curriculares, los planes de aula, la

incorporación de los proyectos transversales, el manual de convivencia, constancias de estudio y

certificados de notas, entre otros.

En el mismo sentido, en la gestión administrativa de la Institución se establece un mecanismo

de trabajo, a partir de las funciones que cumple el personal directivo y administrativo del

establecimiento educativo, a través de la ejecución de las etapas: Matrícula actualizada por

grupos y grados, traslado de estudiantes, proyección de cupos para próximo año, auditorías a

matrícula, asignación académica docente, listados actualizados para los docentes, se realizan los
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seguimientos, regulación, control y gestión a los procesos establecidos de manera oportuna,

usando el sistema integral de matrícula (SIMAT), para que la institución reciba los recursos

financieros teniendo en cuenta el número de estudiantes matriculados.

Seguidamente, en la gestión estratégica es fundamental y necesario, implementar Sistemas

de Información, para colgar documentos importantes del establecimiento, para que el MEN haga

seguimiento y actualización de PEI, Autoevaluación institucional y Plan de Mejoramiento

Institucional (PMI), misión, visión, filosofía, plan de estudio, proyectos transversales, usando la

plataforma SIGCE.

Finalmente, la gestión estratégica permita dinamizar un trabajo hacia la realidad social,

donde se establezcan grupos de investigación al interior de la institución, dando uso y relevancia

a las herramientas digitales, a partir de foros, email, videos videoconferencias, grupos de

WhatsApp, para fortalecer los proyectos colaborativos, apoyados por las TIC y aportar hacia la

consecución de la calidad educativa de nuestra institución y de Colombia.

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4. Conclusiones

Mediante la construcción del informe sobre el uso de herramientas digitales en organizaciones

educativas y los aportes de los modelos de gestión y aplicación de herramientas digitales que

contribuyen al cumplimiento de los propósitos estratégicos y misionales de las instituciones

educativas, podemos destacar las siguientes conclusiones:

✓ Es importante reconocer que las tecnologías digitales, permiten organizar

estratégicamente las orientaciones que se imparten dentro del establecimiento educativo,

para luego llevarla al aula de clase, ya que la innovación y el dinamismo, permite arrojar

buenos resultados en el sistema educativo que se imparte en la Institución Educativa.

✓ Es imprescindible conocer y poner en práctica en nuestra Institución Educativa los

sistemas de información- SI, para planificar y organizar todos los procesos que se llevan

durante el año escolar, logrando ser competentes en el mercado laboral y tecnológico para

poder ofrecer un sistema de calidad en el proceso de formación que se imparte.

✓ Por último, todos los establecimientos educativos tienen una identidad, aunque esté

implícita o presente solamente en la mente del rector o director y algunos miembros de su

equipo.
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Referencias

Arellano, J. (2008). Administración de los sistemas de información.

http://cotana.informatica.edu.bo/downloads/Administracion%20SI.pdf

Herrera, J. (2021). ¿Cómo los procesos de una institución educativa pueden apoyarse con el

uso de un SI, y mediante qué SI en cada proceso, según su mapa de procesos?

https://bubbl.us/10798066

Lacramioara, S. (2020). Sistemas de información para la dirección.

https://zaguan.unizar.es/record/88358/files/BOOK-2020-024.pdf

Ministerio de Educación Nacional. (2008). Guía para el mejoramiento institucional de la

autoevaluación al plan de mejoramiento. https://www.mineducacion.gov.co/1621/articles-

177745_archivo_pdf.pdf.

Ministerio de Educación Nacional. (2017). Sistema Nacional de Información de

Contratación Educativa.https://www.mineducacion.gov.co/portal/micrositios-

institucionales/Sistemas-de-Informacion/Educacion-Basica-y-Media/156281:SINCE

Ministerio de Educación Nacional. (2020). Sistema de Información Unificado de Convivencia

Escolar (SIUCE. https://www.mineducacion.gov.co/portal/salaprensa/Noticias/401878

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Ministerio de Educación Nacional. (2021). Sistemas de información.

https://www.mineducacion.gov.co/1759/w3-propertyvalue-55327.html?_noredirect=1

Secretaría de Educación de Casanares. (2021). Sistema de Información para la Gestión de la

Calidad Educativa. http://www.sedcasanare.gov.co/sistemas-de-informacion/sigce