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UNIVERSIDAD PRIVADA TELESUP

CURSO

: PROCESOS DE GESTIN ADMINISTRATIVA

TEMA

: SISTEMAS DE INFORMACIN
ADMINISTRATIVO

CICLO

: IV

ALUMNOS

: LARREA CHIRA ROCKY CHRISTIAN


COD. UT11200264
CHAVEZ MENDOZA LUIS ALBERTO
COD. UT11600059
AMES PEREZ ENRIQUE SAUL
COD. UT11600060

CARRERA

: INGENIERIA DE SISTEMAS

MODALIDAD

: A DISTANCIA

TUTOR

: LAOS LOPEZ ENRIQUE

2014

INDICE

INTRODUCCIN .............................................................................................. 3
SISTEMAS DE INFORMACION ..................................................................... 4
DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA ...... 7
OBJETIVOS DE LA PLANEACIN DE S.I.A. .............................................. 11
BSQUEDA DE LA INFORMACIN............................................................ 12
ELABORACIN DE TCNICAS DE ENTREVISTA ..................................... 14
ANLISIS EN LA ESTACIN DE TRABAJO ............................................... 15
FORMAS E INFORMES ............................................................................... 17
NATURALEZA DE LOS INFORMES EN LOS SISTEMAS DE
INFORMACIN ............................................................................................ 22
ESTRUCTURACIN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL SISTEMA
DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA ....................................................... 23
DISEO CONCEPTUAL DE UN S.I.A. ........................................................ 26
TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
ADMINISTRATIVA (SIA)............................................................................... 29
DOCUMENTACIN DEL DISEO CONCEPTUAL ..................................... 29
CONCLUSIONES ......................................................................................... 30
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................. 31

INTRODUCCIN

Segn Murcki (1998), el sistema de informacin administrativo es:"El


sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente
que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones
efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los
datos y los presenta en forma de informacin a los gerentes,
proporcionndoles los medios para generar la informacin"
Para Bosehino (1987), el sistema de informacin administrativo es:
"Los canales de flujo de transformacin que retroalimentan datos de
operaciones para anlisis, decisiones administrativas y aplicaciones,
para poder ejercer control, con el fin de que la organizacin alcance
sus objetivos"
Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinacin de equipos de
comunicacin y otros dispositivos diseados para manejar datos. Un
sistema de informacin administrativa totalmente automatizado recibe,
procesa y almacena los datos; transfiere la informacin conforma la
necesita; produce informes y copias segn sea el requerimiento.
De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de
transformar los datos en informacin de calidad, que permite a los
administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con
sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

1. SISTEMAS DE INFORMACION
Los sistemas de informacin surgen aun cuando el hombre no tena
conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicacin y
para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer
exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, smbolos o
adquira conocimiento de los diferentes animales.
Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa
de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de tcnicos,
ingenieros y dems especialistas que lo utilizan como fuentes de
informacin para bases de clculos estadsticas, o como punto de
partida para diferentes anlisis y proyectos.
Varios aos atrs el hombre tena estos datos en tarjetas estadistas y
papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en
diferentes medios de almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel
de gestin, puesto que realizar cualquier condensacin de estos datos
requera de mucho tiempo, los vnculos entre datos eran difciles de
actualizar, y en ocasiones la informacin ya no exista porque se
encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el
hombre comienza a desarrollar una herramienta con fines
matemticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la cual
va ms all de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora
y procesadora de informacin conocida como "Computacin", a partir
de este momento los sistemas informativos que se resuman a Dato
Procesamiento Informacin pasan a tomar un carcter mayor,
formndose as un conjunto ms amplio de elementos.
Los sistemas de informacin cumplen con los aspectos mencionados
en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una
organizacin compleja que relaciona todo el conjunto de mtodos, de
datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las
necesidades de la direccin de un objeto determinado [Martnez
Santana, 1998]. Otra definicin muy abarcadora es ofrecida por Lucey,
quin lo presenta como "un sistema para convertir datos procedentes
del exterior o del interior del mismo en informacin y para comunicar

esta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de


todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y
oportunas para la planeacin, direccin y control de las actividades de
las cuales ellos son responsables" [Lucey, 1987].
En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las
distintas funciones (contabilidad, medios bsicos, inventarios,
personal, etc.), pero para la administracin se necesita una mayor
disponibilidad de la informacin, por eso se debe crear un Banco de
Datos Central o Base de Datos Centralizada.
El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas
reas, y del entorno, agrupando la informacin para que pueda estar a
disposicin de toda la organizacin.
El Sistema de Informacin (SI), se empareja con las tecnologas de la
informacin (TI) por ser un sistema dinmico. Las TI nos sirven para
construir los SI y son la herramienta bsica para disear los SI.
El SI es un proceso de planificacin diseo y anlisis y control de los
datos, que afecta a todo el ncleo de la actividad empresarial y es el
encargado de coordinar los flujos y registros de la informacin tanto
internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para
realizar las operaciones bsicas y toma de decisiones para conseguir
los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta
con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo
a las decisiones de planificacin, diseo, ejecucin, y control que
realiza.
Otra definicin posible de SI sera:
"Sistema de Informacin (SI) es el conjunto formal de procesos de
anlisis, que operando sobre una coleccin de datos estructurados de
acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y
distribuye, la informacin necesaria para realizar las operaciones
bsicas y la toma de decisin en la empresa, que nos sirva para
desempear las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con
sus estrategias. " Para realizar la recoleccin de los datos debemos

hacerlo de forma estructurada, as como normalizar la informacin que


entra y sale, por ello deben participar todos los rganos implicados de
la empresa, para que pueda ser entendida la informacin que llegue al
SI o la que parta de l, por todos los integrantes de la organizacin a
los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones
cotidianas, tomar decisiones o como mtodo de control. Adems
afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento
de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser
utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.
En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de
elementos de los cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones
entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por
elevados volmenes de informacin que deben ser manejados.
Esta dificultad ha trado consigo la necesidad de aprovechar los
adelantos informticos y tecnolgicos para automatizar el
funcionamiento de los Sistemas de Informacin y de esta manera
disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.
El sistema informativo est comprendido por una serie de elementos
que se detallarn a continuacin:
Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin
descriptiva que explica el uso y/o la operacin del sistema.
Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de
datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especfico
de cada elemento del sistema o el contexto.
Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre s
la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar
la informacin.
Personas: Individuos que son usuarios u operadores del
sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que
proporciona la capacidad de computacin y los dispositivos

electromecnicos encargados de extraer o suministrar la


informacin en/de los soportes magnticos.
Software: Es el conjunto de programas de computacin
encargados de suministrar la informacin deseada al cliente, con
la coordinacin y relacin requerida.
2. DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACION
ADMINISTRATIVA
2.1. Planeacin del sistema de Informacin Administrativa.
La administracin empieza con la planeacin del sistema de la
empresa. Y el desempeo eficiente de las actividades de la
empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo
que debe hacerse, cmo ha de hacerse, cundo se har y
quin lo har. La planeacin tiende un puente entre el punto
de donde nos encontramos y dnde queremos estar en el
futuro.
Todos los que trabajan efectan alguna clase de planeacin,
pero la planeacin gerencial es bien definida. Los gerentes
planean la distribucin de todos los recursos y el trabajo de las
organizaciones; los no gerentes no planean la distribucin de
los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratgico
Administrativo.
Existen 2 enfoques para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo
y Proactivo
a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero
y despus el sistema que satisface las necesidades
resultantes.
b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr
una ventaja competitiva ms amplia, una planeacin y

mercadotecnia ms eficaces del producto y una mejor


utilizacin de los recursos humanos y financieros. Desde este
punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con
la estrategia global de la empresa.

2.2. Pasos En La Elaboracin Del Plan Estratgico Del SIA.


Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la
naturaleza del que va a ser elaborado.
Estudiar el de la empresa y los cambios tecnolgicos que se
prevn en los futuros SIA.
Estudiar la posicin estratgica de la compaa.
Determinar el entorno en que el SIA cumplir su cometido.
Definir las restricciones y especificar las polticas que se
seguirn en la instalacin del SIA.
Establecer los objetivos estratgicos del SIA.
Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los
subsistemas que necesitan revisin con mayor urgencia.
Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan
aportar grandes beneficios.
Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
Establecer los criterios y pesos para evaluar otros
conceptos.
Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse
(prioridades) y los recursos que se requieren.
2.3. Necesidad de la Planeacin de Sistemas
El Sistema de Informacin Administrativa global consta de
todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que
intervienen en generar informacin para dirigir los subsistemas
y la compaa en su conjunto.
Hay algunas compaas que desarrollan segmentos inconexos
de procesamiento de datos mediante proyectos de

recuperacin rpida de la inversin. Entre los ejemplos de


estos ltimos se cuentan: La automatizacin de nmina y de
las funciones administrativas, el pronstico de ventas, el
control de inventarios y la introduccin incontrolada de
computadoras personales. Este mtodo revela la necesidad de
una planeacin general.
Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas
desventajas como son:
La creacin de barreras de la comunicacin entre sistemas, ya
que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con
frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con
sistemas individualistas que prescinden de la forma en que
interactan con los sistemas en otras partes de la
Organizacin.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de
estructurar la informacin referente al personal. Algunos
departamentos conservan a veces archivos de empleados que
tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin
facilitar la interconexin entre ellos.
El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto ms
tiempo se posponga un plan maestro, ms caras resultarn las
revisiones que se necesitarn para unificar y estandarizar el
modo de aplicar el mtodo al diseo de sistemas integrados.
Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no
se han dado cuenta, en las primeras etapas de desarrollo de
sistemas,
del
alcance
que
tienen
los
sistemas
computacionales y de su informacin. Ni tampoco han
comprendido la inversin que esto representa, ni el efecto que
tiene sobre las operaciones de la empresa. En los ltimos
aos las empresas han advertido la necesidad de lograr una
integracin realizando un plan maestro que coordine a corto y
largo plazo el Sistema de Informacin Administrativa.

Es por lo tanto evidente que para lograr esta integracin es


necesario definir las polticas de la empresa sobre la
informacin y preparar planes estratgicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los S.I.
Integrar los objetivos de los sistemas de informacin en los
planes estratgicos a corto plazo.
Concentrarse en los objetivos del S.I.A.
Planear la asignacin de recursos destinados a la
introduccin del sistema de informacin administrativa.
Garantizar un desarrollo eficiente y sistemtico de los
sistemas de informacin
Sentar las bases para controlar los proyectos del S.I.A.
Equilibrar los costos y beneficios del S.I.A.
Aumentar la participacin de los usuarios en el diseo de
los sistemas, con los cual se evita una resistencia al cambio.
Los objetivos de los sistemas de informacin han de ser
incorporados a los planes de la compaa para asegurarse de
que los sistemas no sean descuidados ante la presin de las
operaciones. Ms aun, al incluir los planes del sistema de
informacin administrativa en los estratgicos y a corto plazo,
la gerencia har de definir los objetivos de los sistemas futuros
de informacin.
Al planear la instalacin del S.I.A. la gerencia debe asignar de
antemano los recursos. Y con ello se asegura mejor que ser
introducido conforme vaya necesitndose. Este tipo de
asignacin permite un diseo y organizacin ordenados.
El costo de disear e instalar un sistema de informacin puede
ser muy costoso. Por consiguiente, son indispensables su
planeacin y control. La planeacin de los objetivos tcnicos y
los presupuestos que sirven de criterios de control.

Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin
importar si se invierte mucho o poco en la instalacin del
sistema.

3. OBJETIVOS DE LA PLANEACIN DE S.I.A.


La planeacin exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas,
los cursos de acciones necesarios para alcanzar un objetivo. La
planeacin puede ser til y debe comenzar slo cuando los objetivos
hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan
maestro a menos que los objetivos globales estn bien detallados y se
conozcan bien.
La funcin de planeacin de sistemas ha de abarcar el examen de los
subsistemas propuestos en funcin de los criterios de planeacin cuyo
fin es reducir al mnimo el nmero de sistemas, ampliar su alcance y
colocarlos en el orden debido de desarrollo.
Algunos de los objetivos de la planeacin de sistemas son:
Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los
sistemas de gran aplicacin en las lneas organizacionales.
Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden
del desarrollo en trminos del potencial de ganancia,
precedencia natural y probabilidad de xito.
Minimizar el costo de integrar entre s sistemas semejantes.
Reducir el nmero total de sistemas pequeos y aislados que es
preciso instalar, operar y darles mantenimiento.
Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la
empresa y su crecimiento.
Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de
informacin congruentes, generales, inter organizacionales y que
abarquen toda la empresa.
Dar pautas y direccin para estudios y proyectos constantes del
desarrollo de sistemas.

Los objetivos centrales de la planeacin del sistema de informacin


administrativa son:
Que el S.I.A. forme parte del plan estratgico de la compaa
Que la asignacin de recursos del sistema figure en el plan
estratgico.
Tcnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas

4. BSQUEDA DE LA INFORMACIN
Cuanto ms sepa un analista acerca de la compaa u otra institucin,
ms eficiente ser en su trabajo con los sistemas. Bajo la presin del
tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una
investigacin exhaustiva.
La bsqueda de informacin constituye un proceso complejo. No
consiste simplemente en formular preguntas y recibir respuestas
completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar
varias tcnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas
perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratar de averiguar:

Qu se est haciendo
Por qu se est haciendo.
Cmo se est haciendo.
Quin lo est haciendo.

Los principales problemas que entraa lo que se est haciendo.


En el caso de la mayor parte de los sistemas, el analista reunir los
datos en los siguientes niveles:
Ambiente de la industria y de la compaa.
La industria
La compaa y la alta gerencia.

La gerencia media.
Gerencia de primera lnea y sistemas de operacin.
Tratndose de proyectos pequeos, el analista se
exclusivamente en los niveles inferiores de la compaa.

centrar

Los gerentes toman decisiones estratgicas, decisiones tcticas y


decisiones de implantacin. Bajo esos encabezados buscamos
informacin que les ayude a:

Descubrir las oportunidades de la compaa en el mercado.


Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compaa.
Evaluar las metas y estrategias.
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, produccin, finanzas
y otros sistemas dentro de la compaa, los cuales estn
relacionados con el sistema total de operaciones.
Fijar normas de funcionamiento, mtodos de medicin y tcnicas
de control sobre actividades a largo plazo y operacionales.
Lograr mayor eficacia (consecucin de metas) y eficiencia
(disminucin de costos).
Prevenir desastres.
Mtodos de bsqueda de datos.

Los mtodos de bsqueda de datos aportan informacin slo en uno o


en varios niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e
interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aqu los
mtodos.
Buscar organigramas, misiones de la organizacin.
Buscar la documentacin referente al actual sistema de
informacin administrativa.
Examinar los planes de la distribucin fsica de oficinas y
plantas.
Realizar un anlisis en la estacin de trabajo.
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la
organizacin relacionada con el proyecto en cuestin.

Determinar mediante muestreo estadstico el nmero de


transacciones diarias de cada tipo que interviene en el sistema
de informacin administrativa.
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de
empleados) sus necesidades de informacin, los problemas que
advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparacin de
tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad.
Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco rgida.

5. ELABORACIN DE TCNICAS DE ENTREVISTA


El diseador del sistema de informacin administrativa (MIS)
entrevistar a los gerentes y a otras personas de rango ms alto que
el suyo en la organizacin. Si quiere recibir la informacin deseada y
ser objeto de consideracin, tiene que ahorrarles el mayor tiempo
posible. Y esto requiere una cuidadosa preparacin antes de
entrevista.
Primero, el analista tratar de aprender lo ms posible sobre la
actividad del gerente. Aprovechar al mximo el tiempo disponible
para conocer bien al gerente y su estilo. Deber imaginar mentalmente
la posicin del gerente para saber cul ser la reaccin de ste ante la
entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto
para averiguar sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo
y al final para conseguir su aprobacin antes de presentar la propuesta
del proyecto.
5.1. Programa.
El entrevistador deber establecer un programa global de
entrevistas y luego manipularlas para cumplir con los
honorarios de los gerentes.

5.2. Aprobacin.
El analista necesita la aprobacin de un gerente para
entrevistar a los subordinados de ste o buscar informacin
aplicando tcnicas.
5.3. Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento
casi siempre son vistos con recelo y desconfianza. En la
entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la
confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un
experto. Son indispensables un trato informal y un sincero
deseo de descubrir problemas en cuya solucin puede
colaborar mediante el sistema de informacin administrativa.
5.4. Realizacin de la entrevista.
El analista de sistemas procurar encontrar un lugar donde
no haya distracciones.
El analista de sistemas realiza la entrevista para aprender.
El analista tendr y mostrar inters por lo que dice el
entrevistado.
El analista debe saber escuchar, lo cual significa que
permitir el entrevistado hablar con absoluta libertad.
El hecho de tomar apuntes puede disminuir el ritmo de la
entrevista y dificultarle en analista penetrar ms a fondo en
los problemas.
Debe darse por terminada la entrevista en cuanto el sujeto
externo signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizar
de modo abrupto.

6. ANLISIS EN LA ESTACIN DE TRABAJO


Este anlisis es un mtodo que sirve para descubrir problemas,
evaluar el control, medir la salida de trabajo y examinar las
transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del
sistema de informacin.

6.1. Obtener el ttulo y la descripcin del puesto.


Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener
un ttulo y una descripcin. Una buena descripcin contiene
tres elementos:

el ttulo del puesto y la relacin jerrquica.


un resumen de objetivos y funciones.
una lista completa de responsabilidades.

6.2. Lista de operaciones, archivos y transportes.


Se prepara lista de las operaciones que se realizan en las
estaciones de trabajo. Pueden usarse entrevistas y la
observacin como una comprobacin.
El titular del puesto archiva y saca documentos del archivo
como parte de su trabajo.
6.3. Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos,
relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la estacin de
trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el
contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.
6.4. Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables
puede estar formado por computadoras personales, terminales
de video, mquinas de escribir, archivos tubulares, telfonos
especiales, mquinas reproductoras y estampadoras.

6.5. Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.


Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirn las
interacciones entre las estaciones son una importante
consideracin en la distribucin de las oficinas.

6.6. Medicin del trabajo.


Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el
nmero de estaciones de trabajo, puede servirse del anlisis
de mtodos y de un estudio de medicin del trabajo. Ese
estudio revelar el tiempo normal que se requiere para
ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse
con el tiempo real para medir la eficiencia.
6.7. Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de
smbolos pictricos conectados por segmentos de lneas que
muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo
lgico, flujo de materiales, flujo de materiales, flujo de datos /
informacin o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son tiles para l porque el ayudan en:

La definicin del problema.


La formulacin y anlisis del problema.
La solucin del problema.
La documentacin del diseo de sistemas.

6.8. Tipos de diagramas de flujo.


No hay estandarizacin en los diagramas de flujo porque los
profesionales han construido los suyos en una forma particular
que corresponda a sus exigencias.

7. FORMAS E INFORMES
Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas.
Ms an, unos y otros sirven como entradas y salidas de los sistemas.
En un sistema de informacin administrativa computarizado,
constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos

que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones
de las empresas modernas.
El concepto de sistemas de informacin implica una comunicacin por
medio de formas e informes formales. La seleccin del medio, los
mtodos de almacenamiento, el formato y el contenido son crticos en
dichos sistemas. Por muchas transacciones que una computadora
efecte cada minuto, el sistema no estar produciendo informacin si
la entrada es lenta e imprecisa y si la salida est desorganizada.
Las formas han constituido la base del registro y transmisin de la
informacin en las empresas desde hace tanto tiempo que es difcil
imaginar una compaa que sea dirigida sin ellas.

7.1. Objetivos de las formas


Uno de los objetivos ms importantes de la forma consiste en
servir de medio para registrar transacciones o eventos en el
momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese
momento, su recaptura posterior costar mucho ms y
aumentar de manera considerable la posibilidad de cometer
errores y de que haya inexactitudes.
Otros objetivos son facilitar el flujo, procesamiento y anlisis
de datos mediante:
La organizacin de los datos.
La minimizacin del tiempo de registro eliminando los datos
constantes y lograr el control de las operaciones.
La organizacin de datos en una forma estandarizada facilita
su introduccin, su lectura y su verificacin. El uso de su
informacin constante posiciona los datos, identifica la
informacin variable y permite una introduccin ms rpida de
los datos mediante tcnicas como la comprobacin o poner los
elementos dentro de un crculo.

7.2. Las formas como parte integral del diseo de sistemas


La relacin entre un procedimiento particular de un sistema y
los procesos de comunicacin que se sirven de formas es tal
que ambas cosas resultan inseparables. Tanto el
procedimiento como la forma han de ser diseados como una
unidad integral.
Las formas pueden ser diseadas como entradas para un
sistema particular de informacin, como salidas de l o como
registros intermedios que permanecen dentro de l. La
finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos
tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el
diseo.
En resumen, las formas han de guardar relacin con el diseo
de los sistemas de informacin y con las operaciones. El
diseo de ellas y de los sistemas deber ser un proceso
integrado.
Establecimiento de un programa de administracin de formas
Necesidades de la administracin de formas:
La elaboracin de formas es parte del diseo y mantenimiento
de sistemas. La responsabilidad de esa actividad ha de recaer
en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada
claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estar
alerta ante la posible "proliferacin de formas" en su
compaa.
7.3. Polticas y procedimientos
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habr que
preparar polticas (para el manual) que definan claramente
esta tarea. En relacin con esto, el procedimiento con que se

inicia o revisa una forma tambin se preparar y se distribuir


entre todos los gerentes.
Tambin es posible establecer polticas respecto a temas
como la numeracin y clasificacin de formas, su obtencin e
inventario, su emisin y conservacin, as como respecto al
mantenimiento de archivos de formas.
7.4. Control del inventario de formas
No es sensato ordenar una dotacin de formas para diez aos
ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada una. En el
primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarn
inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante:
las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habr
necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de
ordenar diariamente cantidades pequeas ser excesivo y se
requerir mucho tiempo de espera.
7.5. Archivos y clasificaciones de formas
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en
reunir copias de todo documento impreso y de todo formato
estndar que se despliegue en el equipo perifrico de la
computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una
para el archivo numrico, otra para el archivo de ttulos de
formas y otro para un archivo de temas, departamentos o
funciones en algunos casos se requiere adems un archivo
clasificado por medios. Estos archivos son de gran utilidad
para estudiar las operaciones actuales. El archivo numrico se
basa en el nmero de identificacin que se asigna a cada
forma. Ese nmero puede asignarse en secuencia segn el
orden en que lleguen las formas al control.

7.6. Anlisis de formas


El anlisis de formas abarca el diseo de formas y su control.
Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de informacin: Las formas en uso
han de ser analizadas para precisar si son apropiados datos
diferentes, un menor o mayor nmero de ellos. Los nicos
datos referentes a la forma sern los que resulten
absolutamente necesarios.
Preparar la informacin: El anlisis de la preparacin del
material se propone encontrar el modo ms fcil y econmico
de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema
entero de operacin e informacin. Los datos pueden
obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las
transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas
preparadas con otros fines.
Presentar la informacin: Los datos se convierten en
informacin cuando alguien se sirve de ellos para tomar
decisiones o medidas. La informacin se presentar en una
forma que sea fcil de entender y oportuna para el que toma
las decisiones.
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros
tambin es parte del anlisis de formas. Qu formas se
conservan? Cunto tiempo ha sido conservada cada una?
Han sido transformadas en otros medios de comunicacin,
como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas?
Cul es la condicin de los datos almacenados?
7.7. Diseo de Formas
El anlisis culmina en el diseo o rediseo de formas. Se
comprenden los puntos centrales que deben ser tenidos en
consideracin al disear una forma. Los contadores expertos
en el diseo sern de gran ayuda al que lo realiza.

7.8. Consideraciones generales en el diseo de formas


Con el anlisis de formas se ha probado la necesidad de
contar con datos especficos en los sistemas contables y de
informacin administrativa. Es decir, primero hay que
investigar:
La funcin de una forma
Cundo se emplear la forma
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la
transaccin, transmisin y almacenamiento.
Quien llena la forma y quin la utiliza
Cuntas unidades de la forma se requieren al ao.

8. NATURALEZA DE LOS INFORMES EN LOS SISTEMAS DE


INFORMACIN
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del caf
hasta los informes certificados de auditores que recibe el presidente
de la compaa, por lo tanto el estudio se har para los sistemas de
informacin. Puesto que stos son sistemas formales, los informes en
los sistemas de informacin son registros planeados y formales de la
informacin transmitida a los individuos para que la apliquen a la
planeacin, implantacin, control y problemas de decisin. Los
informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y
otros hacen uso de ellos. Por lo tanto todas las formas son informes.
Incluso las que se emplean en el nivel ms bajo de operaciones
contienes datos, que se transforman en informacin cuando las recibe
el usuario.
Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y
otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de
muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y
los encabezados del informe tambin pueden estarlo. Y es
precisamente esta caracterstica de informacin fija la que hace la
mayor parte de los informes sean formas.

En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho ms


obvias. As, el informe de un supervisor sobre un accidente o un
informe de quejas contienen abundante informacin fija. Tambin el
informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye
informacin fija, como los encabezados de columna y un listado de los
cdigos contables en la columna de la izquierda.
Los informes especiales, los cuales no suelen ser peridicos, tienen
pocas caractersticas de las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de
ellos es el informe de mercado preparado por peticin del gerente.
As pues los informes pueden ser peridicos con ciclos variables,
pueden ser generados de manera irregular (los que se refieren a
accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta
particular)
Para el diseador del sistema de informacin administrativa, no es una
cuestin trivial la cantidad de informacin fija que debe asignarse a un
informe. Cuanto ms informacin de ese tipo contenga, ms pronto se
preparara y ms rpidamente ser ledo por el usuario.

9. ESTRUCTURACIN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL


SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA
Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son
en realidad sistemas; se trata ms bien del resultado confuso de
adiciones y supresiones. Este mtodo no toma en cuenta deficiencias
como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los
contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de
listas de distribucin, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos
informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que
se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la
estructuracin de los informes.
En el enfoque de sistemas aplicado a la estructuracin de los
informes, no basta una sola orientacin en el anlisis. Por el contrario,

es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el


sistema. Se requiere de conceptos de diseo que son los siguientes:
Necesidades de informacin de los gerentes:
La creacin de una estructura de los informes deber comenzar
con la Investigacin de las exigencias de informacin por parte
de los gerentes.
El anlisis de las obligaciones de un puesto, se complementa
con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el
analista de sistemas.
Necesidades de informacin para administrar subsistemas
organizacionales: La organizacin puede verse desde cinco
perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie
de sistemas. Esas cinco perspectivas (o dimensiones) de la empresa
son:

Unidades estratgicas de negocios


Fases
Centros de costos
Sistemas de recursos
Sistema de la zona geogrfica

En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una


persona comit o equipo especial de trabajo que se encarguen de ella.
Debe establecerse una estructura de informe que satisfaga las
necesidades del sistema.
Informes sobre el desempeo e incidentes: Estos informes son los
que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son
peridicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de
presupuestos y planes. En lo fundamental, deben relacionar el
desempeo, costos y tiempo con los planes y presupuestos.
Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una
caracterstica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un
informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de ste

se describe sealando el objetivo del proyecto, el estado actual, los


problemas presentes y la evaluacin del avance.
Informes orientados al futuro: planeacin y toma de decisiones:
Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigacin, del
juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes
los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, as como los
pronsticos econmicos, tecnolgicos y de venta.
Informes pedidos de la investigacin: Aunque no todo informe
especial de investigacin que soliciten los gerentes puede identificarse
de antemano, la necesidad de ciertos tipos de informacin puede ser
proyectada. El diseo del sistema de informacin administrativa
deber proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal
investigacin.
Sistemas computarizados de consulta mediante la base de datos:
Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe
mediante el diseo de sistemas computarizados de consulta a la base
de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de
informacin varias veces al ao. En vez de proporcionarles informes
mensuales que la contengan, podramos guardarla en la base de
datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un
formato til se considerar parte de la estructura del informe.
Jerarqua de los informes: Aunque los informes sobre el desempeo
constituyen una jerarqua, esa estructura se centra en el rendimiento,
costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarqua, primero hemos de
interpretar la organizacin en trminos de los niveles especficos de
las jerarquas
Necesidades externas de los informes: los organismos pblicos de
la legislacin federal y estatal requieren muchos informes externos. El
tipo de informe, su frecuencia, el contenido especfico, los receptores y
los registros de respaldo dependen de la naturaleza de la compaa
(pblica o privada), del nmero de empleados y de la naturaleza del
negocio o industria donde realiza sus operaciones.

Distribucin y restricciones: La estructura del sistema de informes y


la distribucin interna son interdependientes. Cuanto ms grande sea
el alcance de un informe, mayores probabilidades habr de que sirva a
ms gerentes. A mayor nmero de resmenes que contengan los
informes detallados corresponder una cantidad tambin mayor de
niveles gerenciales que lo utilicen.

10. DISEO CONCEPTUAL DE UN S.I.A.


El diseo conceptual de un sistema de informacin administrativa es el
resultado de un proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una
relacin verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un
marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseo
detallado. Por tanto el diseo conceptual nos permite examinar varios
diseos posibles antes de escoger uno para precisarlo.
El diseo conceptual es un proceso extremadamente creativo. La
presentacin de todas las consideraciones es compleja y larga.
El diseo conceptual consta de las siguientes fases:
Desarrollo de las especificaciones del desempeo: Las
especificaciones son una minuciosa descripcin de lo que los
usuarios quieren de un sistema. No les interesa cmo se
satisfacen sus deseos, sino ms bien lo que obtienen.
Anlisis de los sistemas: se trata de una operacin tendiente o
reunir hechos y a analizar la organizacin actual, su proceso de
decisin, el sistema de informacin administrativa en uso y las
deficiencias del que est emplendose actualmente.
Anlisis de factibilidad: Esta parte de la actividad del diseo
conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles
para el nuevo sistema de informacin administrativa.

10.1. Seleccin del diseo conceptual entre las opciones


desarrolladas

El informe que incluye el diseo conceptual se convierte


despus en la base de la ampliacin detallada del diseo.
Adems proporciona a los gerentes un resumen del diseo
definitivo y detallado del sistema para someterlo a revisin y
aprobacin. Para la preparacin del informe sobre el diseo
conceptual se realiza un proceso el cual es:

Preparacin de los miembros de una organizacin para el


cambio: el primer paso en el diseo no es de ndole
tcnica, sino conductual. La introduccin de un sistema de
informacin administrativa supone cambios en las
funciones, condicin y poder de los individuos. Los
gerentes y los diseadores de sistemas deben primero
percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una
organizacin.
Estudio de las caractersticas de la compaa y de la
industria: el diseo conceptual ha de basarse en las
actividades fundamentales de la compaa. El hecho de
que se trate de una compaa de servicio o de industrias
determina los ciclos esenciales de transacciones. El
sistema de informacin administrativa deber proporcionar
por lo menos informacin sobre estas transacciones para
facilitar su control.
Estudio de la organizacin de la compaa y estructura de
la decisin: La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y
principales encargados de las tomas de decisiones; por ello
el diseador de sistemas ha de saber quines son esas
personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el
diseador debe aceptar la organizacin y la estructura de
decisiones tal como son y luego planear el SIA para
ambas.
Identificacin de los problemas de la compaa: Una vez
estudiados los objetivos de la compaa y la estructura del
sistema que existen para alcanzarlos, queremos descubrir
los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y

conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a


todas las compaas, hay algunos que son crnicos o
peculiares en determinadas empresas.
Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y
funcionales: Los sistemas de procesos representan la idea
de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de
su compaa. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni
manuales de procedimiento, el analista aplicar parte de su
tiempo a bosquejar los sistemas de operacin, a descubrir
los puntos de decisin y estudiar los informes destinados a
la gerencia.
Determinacin de las necesidades de informacin: Para el
diseo adecuado del SIA se requiere una formulacin clara
de las necesidades de informacin de cada gerente. Las
compaas se equivocan al invertir grandes sumas en
hardware y software y lo que realmente necesitan es
disponer de informacin que mejore las percepciones de
los gerentes en reas tan importantes como la
identificacin de problemas, las soluciones alternas, las
oportunidades y riesgos, la planeacin y control.
Determinacin de las fuentes de informacin: Una vez
descubiertos las principales necesidades de informacin de
los gerentes y definidas la organizacin y estructuras de las
operaciones, es preciso investigar las fuentes de la
informacin recabada.

11. TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN


ADMINISTRATIVA (SIA)
Sistemas Transaccionales Automatizacin de Procesos Operativos:
Ahorro de Tiempo y de Recursos Humanos.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan informacin
que sirve de apoyo al proceso de toma de decisiones
Sistemas Estratgicos: Para lograr ventajas competitivas a travs de su
implementacin y uso.

12. DOCUMENTACIN DEL DISEO CONCEPTUAL


Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el
diseo conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el
diseo. Hay que elaborar un informe formal.
Para el diseo conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio
del sistema total del negocio u organizacin, investigar las
necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente
disear en forma aproximada los principales componentes del SIA. El
costo, el desempeo, y los programas de proyecto limitan el diseo
definitivo.

13. CONCLUSIONES
La importancia de los sistemas de informacin, as como las partes
que lo componen, son primordiales para proveer los elementos
necesarios para la toma de decisiones. Los sistemas de informacin
cumplen con aspectos importantes y determinantes en los diferentes
conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin
compleja que relaciona todo el conjunto de mtodos, de datos, de
medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de
la direccin de un objeto determinado. La informacin es el resultado
del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo as el
resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de
partida conjuntos de datos relacionados entre s.

14. BIBLIOGRAFIA

http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacionadministrativa.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n_p
ara_la_administraci%C3%B3n

http://sistemadeinformacionadministrativos.blogspot.com/

http://www.monografias.com/trabajos44/sistemasadministrativos/sistemas-administrativos.shtml

http://www.centrogeo.org.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sis
tema_de_informacion_adminitrat_1989.pdf

http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrate
gias/Racionaliza_y_Comparte/sistemas_informacion_transvers
ales/SIA.html#.VJWoosDI