PERFIL PROYECTO DE GRADO

1. TEMA
Programa de gestión documental para la Dirección Administrativa Financiera de la
Unidad Académica Guayaramerín, dependiente de la Universidad Autónoma del Beni
“José Ballivián”, 2021.

2. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA

En la actualidad un adecuado uso de la información y la gestión documental es, sin
duda, uno de los problemas más frecuentes dentro de las organizaciones tanto públicas
como privadas y esto conlleva a la inadecuada toma de decisiones afectando procesos
administrativos y de carácter jurídico para lograr los objetivos de la empresa.

La Universidad Autónoma del Beni “José Ballivián” tiene la misión de formar

profesionales idóneos, competitivos, con calidad humana y excelencia científica, con
conciencia crítica y capacidad de aplicar sus conocimientos, creatividad y recursos
tecnológicos para resolver problemas de la base productiva y su entorno social.

En el año 2010 en la ciudad de Guayaramerín, se crea la Unidad Académica

Guayaramerín con la Carrera de Ingeniería Agropecuaria, luego se llevaron a cabo
programas de cursos de Enfermería, Pedagogía, posteriormente se crea la Carrera de
Administración de Empresas y Medicina.

La Unidad Académica Guayaramerín, cuenta con más de 1000 estudiantes

universitarios, 130 trabajadores en el área académica y administrativa, para ello es
fundamental ofrecer un servicio ágil y eficiente en la administración de los documentos
que ingresan y salen de la universidad.

En este momento el personal administrativo y académico no cuenta con un sistema de

información y documentación, que le permita tener mayor precisión en la manipulación
de los documentos.

Existe una carencia de ambientes adecuados para el almacenamiento de toda la

documentación ya procesada y archivada de gestiones anteriores.

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 Los sistemas de gestión documental se están convirtiendo en una pieza cada vez más
importante para las empresas. La cantidad de información generada por las compañías
actuales crece de forma exponencial y los antiguos sistemas de almacenamiento
presentan demasiadas carencias. Un sistema de gestión documental asegura una
información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial.

3. CAUSAS QUE DETERMINAN

Para el presente trabajo de investigación se ha identificado las siguientes causas:
 Programa de gestión documental
Actualmente el talento humano de la universidad procesa su información y
documentación basado en criterios y conocimientos propios para dar cumplimiento
a sus funciones dentro de la organización. La falta de conocimiento de las normas
vigentes en gestión documental no permite que se garantice la adecuada producción,
recepción, distribución, organización y valoración al momento de brindar una
atención al cliente.
 Almacenamiento de información
Gran cantidad de documentos han sido almacenados en cajas llevándolos a un
depósito el cual no cumple estándares de conservación tales como la ventilación,
temperatura, iluminación, humedad entre otros. Lo que conlleva al deterioro y
perdida física de algunos documentos.
 Duplicidad de documentación
El caos organizativo que existe, en ocasiones permite al personal almacenar
información duplicada, lo que provoca una acumulación de gran cantidad de papeles
innecesarios, que hace que la búsqueda futura de los mismos se retrase
notablemente.
3.1 Causa más relevante
Programa de gestión documental

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

¿De qué manera incide la falta de un programa de gestión documental en el desempeño
laboral del personal administrativo de la Dirección Administrativa Financiera de la
Unidad Académica Guayaramerín, 2021?

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5. OBJETIVOS
5.1 Objetivo general
Desarrollar un programa de gestión documental para la Dirección Administrativa
Financiera de la Unidad Académica Guayaramerín que permita mejorar el desempeño
laboral del personal administrativo.

5.2 Objetivos específicos

 Realizar un análisis de las actividades que realiza el personal administrativo en
cuanto a la administración archivística de la documentación.
 Definir la metodología que orienten el desarrollo de la propuesta para el presente
trabajo de investigación.
 Consultar las diferentes fuentes bibliográficas relacionadas al presente trabajo de
investigación, que ayuden a definir las teorías más oportunas a la propuesta.

6. ENFOQUE METODOLOGICO
6.1 Población y muestra
6.1.1 Población
Para el desarrollo del presente trabajo de investigación no es muy importante contar
con una población estimada; ya que estará orientado a un deducido número de
personal administrativo de la Unidad Académica Guayaramerín.

6.1.2 Muestra
La muestra estará representada por el 100% del personal administrativo de la
Dirección Administrativa Financiera de la Unidad Académica Guayaramerín, que
esta representada por 4 funcionarios.

6.2 Nivel de investigación

6.2.1 Investigación explicativa
A través de la investigación explicativa permitirá estudiar con mayor profundidad el
problema ya identificado; comprendiendo con exactitud las causas del
comportamiento para la posterior conclusión del trabajo de investigación.

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6.3 Métodos de investigación
Para llevar a cabo el presente trabajo de investigación, se considerarán los siguientes
métodos de investigación:

6.3.1 Método deductivo

El método deductivo permitirá estudiar e identificar todas las causas que se
relacionan con el problema, para posteriormente plantear una posible solución al
trabajo de investigación.

6.3.2 Método inductivo

El método inductivo será de gran ayuda en el presente trabajo de investigación, pues
una vez identificado el problema que existe en el desempeño laboral del personal
administrativo de la Dirección Administrativa Financiera de la Unidad Académica
Guayaramerín, nos permitirá determinar las conclusiones generales.

6.3.3 Método sintético o de análisis y síntesis

Este método tendrá gran relevancia para el presente trabajo de investigación, pues una
vez ya estudiado a profundidad la problemática y cada una de las causas
identificadas, permitirá tener una propuesta clara expresándola a través de un
resumen de toda la investigación realizada.

6.4 Técnicas de investigación

Las herramientas que se utilizarán para recolectar y registrar la información del trabajo
de investigación serán las siguientes:

6.4.1 Registro de observación

Mediante una ficha de observación previamente elaborada se pudo registrar el
problema identificado, donde se evidencio que existe una falta de programa de
gestión documental que afecta el desempeño laboral del personal administrativo que
trabaja en la Dirección Administrativa Financiera. (Ver Anexo 1)

6.4.2 Entrevista
Esta técnica de investigación se dirigirá a 4 funcionarios con preguntas abiertas, con
la finalidad de tener una conversación directa obteniendo la información necesaria
para el desarrollo de este trabajo de investigación. (Ver Anexo 2)

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7. INDICE TENTATIVO PARA EL PROYECTO
7.1 Contenido de proyecto de grado
SECCION PRELIMINAR
- Tapa
- Portada
- Caratula
- Hoja de aprobación
- Dedicatoria
- Agradecimiento
- Resumen
- Índice
CAPITULO I
INTRODUCCION
1.1 Tema
1.2 Diagnóstico y justificación
1.2.1 diagnostico en relación de la empresa
1.2.1.1 Análisis interno
1.2.1.2 Análisis externo
1.2.2 Diagnostico en relación a la temática propuesta
1.2.3 Justificación
1.3 Planteamiento y formulación del problema técnico
1.3.1 Planteamiento del problema
1.3.2 Formulación del problema
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo general
1.4.2 Objetivos específicos
1.5 Enfoque metodológico
1.5.1 Niveles de investigación
1.5.1.1 Investigación explicativa
1.5.2 Métodos de investigación
1.5.2.1 Método deductivo

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 1.5.2.2 Método inductivo
1.5.2.3 Método sintético
1.5.3 Técnicas de investigación
1.5.3.1 Observación documental
1.5.3.2 Entrevista estructurada
1.5.3.3 Encuesta
1.5.4 Población
1.5.5 Muestra
CAPITULO II
MARCO TEORICO CONCEPTUAL
CAPITULO III
PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL PROBLEMA
3.1 Programa de gestión documental
3.2 Resultados esperados
3.3 Conclusiones y recomendaciones
3.3.1 Conclusiones
3.3.2 Recomendaciones
Bibliografía
Anexos
-Guía de observación documental
-Boleta de entrevista estructurada

8. MARCO TEORICO CONCEPTUAL

El marco teórico conceptual que sustentará y guiará nuestro proyecto de grado será el
siguiente:
8.1 Gestión documental en las organizaciones
Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo de
empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se utilizan para
consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo largo de la vida de
la empresa se generan una cantidad ingente de documento. Para su correcto
almacenamiento entra en juego la gestión documental, siendo muy importante en
muchas profesiones y empresas. https://escuelainenka.com/gestion-documental/
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8.2 Gestión de conocimiento
Es el proceso que continuamente asegura el desarrollo y la aplicación de todo tipo de
conocimientos pertinentes de una empresa con objeto de mejorar su capacidad de
resolución de problemas y así contribuir a la sostenibilidad de sus ventajas competitivas
(Andreu & Sieber 1999).

8.3 Gestión de información

“El conjunto de las actividades que se realizan con el propósito de adquirir, procesar,
almacenar y finalmente recuperar, de manera adecuada, la información que se produce
o se recibe en una organización y que permite el desarrollo de su actividad”. Según
Manso Rodríguez.

8.4 Programa de gestión documental

Según el “ABC para la implementación de un Programa de Gestión Documental”
sostiene que: “Es el instrumento archivístico a través del cual se formula y documenta,
a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos de
una entidad encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de
la documentación (de orden administrativo, histórico, y patrimonial si es el caso)
producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su conservación y de definir los flujos y modos de acceso a esta, tanto
a nivel interno como para el público en general. Este debe ser aprobado, publicado,
implementado y controlado¨.

8.5 Pasos para la formulación de Programa de Gestión Documental

Según el “ABC para la implementación de un Programa de Gestión Documental” es:

 Paso 1. Diagnosticar la Gestión Documental

 Paso 2. Identificar los requerimientos de la Gestión Documental
 Paso 3. Formular los procesos de la Gestión Documental
 Paso 4. Definir las fases de implementación
 Paso 5. Establecer programas específicos
 Paso 6. Armonizar con el modelo integrado de planeación y gestión
 Paso 7. Publicar

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9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Para la ejecución del presente proyecto de grado se llevará a cabo las siguientes
actividades:

N° Actividades Agosto Septiembre Octubre Noviembre

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Análisis de los
1 instrumentos y
levantamiento de
información.
Tabulación e
2 interpretación de la
información.
Recopilación y
3 análisis de
documentación
bibliográfica.
Elaboración del
4 proyecto de grado.
Conclusión y
5 recomendaciones y
bibliografía.
Revisión de forma y
6 de fondo del
proyecto de grado.
7 Entrega del proyecto
de grado y
devolución por tutor
Designación del
8 tribunal y revisión
del documento.
9 Presentación del
proyecto de grado a
la dirección
académica.
10 Últimos ajustes del
proyecto de grado y
listo para defensa

Fuente: Elaboración Propia

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10. ENFOQUE DE LA PROPUESTA
Este trabajo de investigación se realizará desde el enfoque de la gestión documental en
las organizaciones, facilitando a la Dirección Administrativa Financiera una
herramienta para el correcto manejo de la información desde su producción hasta su
eliminación final o su envío al archivo para su conservación permanente y de esa
manera mejorar el rendimiento del personal.

11. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

11.1 Conclusiones
 La implementación de un programa de gestión documental para la Dirección
Administrativa y Financiera de la Unidad Académica Guayaramerín, será una
herramienta fundamental que permita mejorar el desempeño laboral del personal
administrativo.

 El personal podrá realizar y cumplir sus funciones de una manera más eficiente con
la implementación de este programa de gestión documental.

11.2 Recomendaciones
 Se recomienda realizar un análisis minucioso de como el personal realiza sus
funciones archivísticas de la documentación de la institución.

 Definir con exactitud que metodología se utilizara para el desarrollo de la propuesta

del presente trabajo de investigación.

 Las fuentes bibliográficas son el sustento para nuestro trabajo de investigación para
ello se recomienda optar por la más acorde a la situación y necesidades del
problema identificado.

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12. BIBLIOGRAFIA
 Instituto de Acceso a la Información Publica del Distrito Federal InfoDF. (2007).
“Manual de Autoformación en Administración de Documentos y Gestión de
Archivos”. Edit. Metadata, Consultoría & Servicios de Comunicación S.C., México.

 José Ramon Cruz Mundet. (2002). “La Gestión de Documentos y Archivos: Una
Herramienta al Servicio de la Calidad”, Editorial Revista de Arxius, Universidad
Carlos III de Madrid.

 Ley de Transparencia. (2015) “ABC para la implementación de un Programa de

Gestión Documental-PGD”, Colombia.

 NGRD. (2014). “Programa de Gestión Documental”, Elab. Secretaria General

coordinación grupo apoyo administrativo proceso gestión documental.

 SENAPE. (2020) Reglamento de Gestión Documental Digital del Servicio Nacional

de Patrimonio del Estado. La Paz-Bolivia.
Enlaces:

 https://repositorio.umsa.bo/xmlui/bitstream/handle/123456789/7708/MBM.PDF?
sequence=1
 https://sisbib.unmsm.edu.pe/BibVirtualData/Tesis/Human/Landa_M_L/cap2.pdf
 http://scielo.sld.cu/pdf/rus/v7n2/rus10215.pdf
 https://escuelainenka.com/gestion-documental/
 https://blogs.iadb.org/conocimiento-abierto/es/gestion-conocimiento-recursos/

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ANEXOS
 ANEXO Nº 1
REGISTRO DE OBSERVACIÓN
I. DATOS GENERALES
Objeto de Estudio: ..................................................................................
Lugar de Observación ..................................................................................
Fecha de Observación ..................................................................................
Tiempo de Observación ...................................................................................

II.- DESARROLLO DE LA OBSERVACIÓN

FICHA DE OBSERVACION

DÍA ACTIVIDAD DOCUMENTO OBSERVACIONES

…/…/…

…/…/…

…/…/…

Observador: ....................................................................................
 ANEXO Nº 2

ENCUESTA
DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD
ACADÉMICA GUAYARAMERIN

DATOS GENERALES:

Nombre: …………………………………………………
Fecha : …………………………………………………

PREGUNTAS:

1. ¿Sabe usted que es un Programa de Gestión Documental?

 SI
 NO

2. ¿Existe en la institución un programa de gestión documental?

 Antiguo
 Actual
 No sabe

3. ¿Considera importante que la Dirección Administrativa Financiera, cuente con

un Programa de Gestión Documental?
 SI
 NO

4. ¿Cree que mejorara el desempeño laboral del personal administrativo con la

implementación de un Programa de Gestión Documental?
 SI NO

Gracias!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN
VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR DE FORMACIÓN PROFESIONAL
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACION SUPERIOR TECNICA, TECNOLÓGICA, LINGUÍSTICA Y ARTÍSTICA

INSTITUTO TÉCNICO “INCOS”

GUAYARAMERÍN

CARRERA
SECRETARIADO
TITULO
Programa de gestión documental para la Dirección Administrativa
Financiera de la Unidad Académica Guayaramerín, dependiente de la
Universidad Autónoma del Beni “José Ballivián”, 2021.

Perfil de Proyecto de Grado

Yolanda Méndez Vásquez

ESTUDIANTE

Lic. José Antonio Mole Cholima

DOCENTE DEL TALLLER DE MODALIDAD DE GRADUACIÓN

Guayaramerín – Beni – Bolivia

Gestión – 2021

INDICE
1. TEMA.............................................................................................................................1

2. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA.........................................................................1

3. CAUSAS QUE DETERMINAN....................................................................................2

3.1 Causa más relevante.................................................................................................2

4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.......................................................................2

5. OBJETIVOS...................................................................................................................3

5.1 Objetivo general............................................................................................................3

5.2 Objetivos específicos....................................................................................................3

6. ENFOQUE METODOLOGICO.....................................................................................3

6.1 Población y muestra......................................................................................................3

6.1.1 Población................................................................................................................3

6.1.2 Muestra...................................................................................................................3

6.2 Nivel de investigación...................................................................................................3

6.2.1 Investigación explicativa........................................................................................3

6.3 Métodos de investigación..............................................................................................4

6.3.1 Método deductivo..................................................................................................4

6.3.2 Método inductivo...................................................................................................4

6.3.3 Método sintético o de análisis y síntesis................................................................4

6.4 Técnicas de investigación.............................................................................................4

6.4.1 Registro de observación.........................................................................................4

6.4.2 Entrevista...............................................................................................................4

6.4.3 INDICE TENTATIVO PARA EL PROYECTO...................................................5

6.1 Contenido de proyecto de grado...............................................................................5

7. MARCO TEORICO CONCEPTUAL............................................................................6

7.1 Gestión documental en las organizaciones...............................................................6

 7.2 Gestión de conocimiento..........................................................................................7

7.3 Gestión de información............................................................................................7

7.4 Programa de gestión documental.............................................................................7

7.5 Pasos para la formulación de Programa de Gestión Documental............................7

8. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES..........................................................................8

9. ENFOQUE DE LA PROPUESTA.................................................................................9

10.1 Conclusiones.........................................................................................................9

10.2 Recomendaciones.................................................................................................9

11. BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................10