METODOLOGIA PARA EL

ANALISIS DE
PROCEDIMIENTOS Y
DIAGRAMACION

Moisés Ricárdez del Valle

UNIVERSIDAD ALFA Y OMEGA
Universidad Alfa y Omega

Docente:
Torino Romero de la Cruz

Materia:
Diseño de Sistemas y Procedimientos

Alumno:
Moisés Ricárdez del Valle

Fecha:
viernes 8 de marzo de 2024

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Contenido
Introducción .................................................................................................................................... 3
Capítulo 1 ........................................................................................................................................ 4
1.- Metodología para el Análisis de Procedimientos .................................................................. 4
1.1.- Planeación del Estudio.................................................................................................... 4
1.2.- Investigación de la situación actual ................................................................................ 7
1.3.- Análisis y Critica de la Información ............................................................................... 8
1.4.- Diseño Gráfico y Descriptivo de Procedimientos .......................................................... 9
1.5.- Formulación de Recomendaciones ............................................................................... 10
1.6.- Implantación y Evaluación ........................................................................................... 16
Capítulo 2 ...................................................................................................................................... 18
2.- Diagramación....................................................................................................................... 18
2.1.- Definición ..................................................................................................................... 18
2.2.- Símbolos Usados en los Diagramas de Flujo ............................................................... 18
2.3.- Ventajas que ofrece la técnica de diagramación ........................................................... 20
2.4.- Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos .............................................. 25
2.5.- Clasificación de los diagramas de flujo ........................................................................ 26
Conclusión .................................................................................................................................... 27
Bibliografía ................................................................................................................................... 28

2
 Introducción

La metodología para el análisis de procedimientos y diagramación es crucial para entender y

mejorar los procesos dentro de una organización. En esta introducción, exploraremos las técnicas

y herramientas utilizadas para identificar, analizar y visualizar los procedimientos existentes, con

el objetivo de optimizar la eficiencia y la efectividad en la ejecución de tareas.

En la gestión empresarial, el análisis de procedimientos y la diagramación son pilares

fundamentales para mejorar la eficiencia operativa y la calidad de los productos y servicios. Esta

metodología proporciona un enfoque sistemático para identificar, comprender y optimizar los

procesos organizacionales. En esta introducción, exploraremos los principios, herramientas y

técnicas utilizadas para llevar a cabo este análisis, con el objetivo de impulsar la excelencia

operativa y la mejora continua en la empresa.

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 Capítulo 1

1.- Metodología para el Análisis de Procedimientos

Es una metodología en la que se establece una Administración Horizontal de mejora del

desempeño en Procesos de Negocio y que utiliza herramientas administrativas (mapas de proceso)

para entender los flujos de trabajo dentro de las organizaciones.

La metodología consiste en conocer a detalle cada uno de los procesos, ya sean administrativos,

productivos, de servicios. (SA, 2020).

1.1.- Planeación del Estudio

El plan de estudios se compone de una serie de objetivos, metodologías y criterios de evaluación,

que permiten establecer los conocimientos y habilidades que se deben adquirir durante el proceso

educativo y asegurarse de que los alumnos cumplan con los requisitos para la obtención de la

titulación.

A continuación, te describiremos ocho elementos que debes analizar y te ayudarán a elegir un plan

de estudios adecuado a ti y tus objetivos:

1) Visión general del plan de estudios

Ve más allá del simple título de la carrera, uno de los principales errores al analizar el plan de

estudios, es no conocer la visión global del programa. Identificar esto te permitirá saber si, de

primera mano, es lo que buscas para tu futuro profesional.

2) Duración aproximada

Un punto vital es el tiempo que durará tu carrera, algunas van de cuatro a cinco años, pero otras

pueden durar más para ser concluidas. Debes analizar cuántos años invertirás y si se adecua a tu

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plan de vida profesional y no interfiere en tus planes personales, lo ideal es que vaya en sintonía

con ambos.

3) Claridad y vanguardia

Algo notable, es que cada elemento del plan de estudios debe de estar bien definido y sobre todo

lo más actualizado posible, ya que un programa de estudios no es estático, sino que debe ir

adaptándose y evolucionar conforme la demanda del mercado lo haga.

4) Materias del plan de estudios

Muchos analizan esta parte del plan de estudios de forma muy general, pero lo mejor que puedes

hacer, es conocer a profundidad las materias que forman parte del programa, si no logras identificar

a qué hace referencia el nombre de alguna, lo mejor es investigar qué abarca esa asignatura, para

resolver tus dudas.

Un gran consejo que podemos darte en este elemento del plan de estudios, es que lo tomes con

calma y veas con detenimiento las materias, puedes categorizarlas de la siguiente manera:

• Te agradan, las conoces o llaman tu atención.

• No sabes a qué se refieren y debes investigarlas.

• Las conoces, pero no son de tu agrado.

Una vez que tengas esto identificado, un punto para descubrir que vas por buen camino, es que

mínimo un 70 % de las materias de ese plan de estudios te agraden y te emocione conocer más del

tema.

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5) Organización y coherencia

En un plan de estudios, podrás conocer cuál es la secuencia de asignaturas, si entre ellas existe una

coherencia y logran complementarse mutuamente, esto sin duda te dará la guía y directrices

necesarias para saber si es el programa de estudios que buscas, así como los requisitos necesarios

para finalizar tu carrera de forma óptima.

6) Tipo de egresado que forma

Gracias al plan de estudios, podrás identificar el perfil de egresado que propone la universidad,

para que descubras si te visualizas de esa manera en tu futuro profesional o posiblemente no son

las características, ni conocimientos que buscas en tu carrera.

7) Habilidades y competencias adquiridas

Las skills que obtendrás al elegir cierto plan de estudios, debe ser otro punto más para identificar

si la carrera es afín a tu perfil, identifica las características de las competencias que obtendrás y

cruza la información con las materias que te ayudarán a desarrollar esas habilidades.

8) Enfoque educativo de la institución

Una vez que conoces qué es un programa de estudios y lo analizaste de forma más específica e

identificaste los elementos que te agradan del plan, no debes perder de vista el enfoque educativo

de la institución o universidad en cuestión. Este elemento del plan de estudios es esencial, pues es

la manera en la que la universidad logra tu objetivo de formación, los pilares de enseñanza y

metodología. (Anáhuac, 2023).

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1.2.- Investigación de la situación actual

La situación actual es el estado en el que se encuentran los sistemas de información existentes en

el momento en el que se inicia su estudio.Teniendo en cuenta el objetivo del estudio de la situación

actual, se realiza una valoración de la información existente acerca de los sistemas de información

afectados. En función de dicha valoración, se especifica el nivel de detalle con que se debe llevar

a cabo el estudio. Si es necesario, se constituye un equipo de trabajo específico para su realización

y se identifican los usuarios participantes en el mismo.

Si se decide documentar la situación actual, normalmente es conveniente dividir el sistema actual

en subsistemas. Si es posible se describirá cada uno de los subsistemas, valorando qué información

puede ser relevante para la descripción.

Como resultado de esta actividad se genera un diagnóstico, estimando la eficiencia de los sistemas

de información existentes e identificando los posibles problemas y las mejoras. (cillero, 2023)

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1.3.- Análisis y Critica de la Información

Hoy en día, la rapidez con que se sucede todo, los cambios y transformaciones a que nos vemos

sometidos que alteran, incluso, nuestra manera de vivir y entender el mundo, la sobredosis de

información a la cual podemos tener acceso gracias al internet con un simple click, nos llama a la

reflexión, es preciso dotarnos de instrumentos que nos capaciten para analizar, decodificar y

entender los múltiples mensajes.

Es importante que la educación articule sistemas de enseñanza que potencien en el educando el

asentamiento de actitudes y habilidades en el manejo y tratamiento de la información. Así, una de

las nuevas funciones del personal docente se dirige en esta dirección.

Por ejemplo, muchos de los contenidos de los medios de comunicación, se muestran oportunos

para llevar a cabo ese análisis. La facilidad técnica y el sencillo manejo de algunos aparatos nos

permitirán grabar o almacenar información para su posterior análisis.

Con pautas de análisis, con sencillas escalas de observación que nosotros mismos podemos

construir, guías que permitan comparar, podemos ir elaborando nuestros propios instrumentos; al

tiempo que diseñamos distintas actividades que desarrollen el conocimiento y estudio crítico de la

información que nos llega. Conocer el proceso de elaboración de la noticia, los recursos que se

emplean, los distintos lenguajes, puede convertirse en una aventura apasionante.

Este análisis, esta descodificación, este desengranaje ha de servir para que, a medida que el

conocimiento se ve incrementado, se pongan en marcha los mecanismos psicológicos de

representación y utilización de otros códigos. (FIDE, 2019)

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1.4.- Diseño Gráfico y Descriptivo de Procedimientos

El diseño gráfico es el arte de comunicación visual a través de texto, imágenes, símbolos o

ilustraciones. Sirve tanto para identificar una marca, recordar un mensaje, encontrar una gran

oferta de valor o atraer a tu cliente ideal.

El diseño gráfico y descriptivo de procedimientos implica crear documentos visuales y textuales

que expliquen paso a paso cómo realizar una tarea o proceso. Esto puede incluir diagramas,

gráficos, listas numeradas y descripciones detalladas para facilitar la comprensión y ejecución

precisa de cada paso.

Para diseñar procedimientos gráficos y descriptivos efectivos, sigue estos pasos:

1. Identifica el proceso: Define claramente el proceso que deseas describir. Esto puede ser desde

cómo hacer una receta hasta cómo completar una tarea técnica.

2. Divide en pasos: Descompón el proceso en pasos secuenciales. Cada paso debe ser claro y

conciso.

3. Crea un esquema: Diseña un esquema que muestre la secuencia de pasos. Puedes usar software

de diseño gráfico como Adobe Ilustrador o herramientas en línea como Canva.

4. Agrega elementos visuales: Utiliza íconos, imágenes o diagramas para representar cada paso.

Esto ayuda a hacer el proceso más visual y fácil de entender.

5. Escribe descripciones claras: Acompaña cada paso con una descripción detallada y concisa.

Utiliza un lenguaje sencillo y evita jerga técnica innecesaria.

6. Prueba y revisa: Prueba tus procedimientos con usuarios reales para identificar posibles

problemas o confusiones. Ajusta y revisa según sea necesario.

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7. Finaliza y distribuye: Una vez que estés satisfecho con el diseño, finaliza el documento y

distribúyelo en el formato adecuado (impreso, digital, etc.) a quienes lo necesiten. (Bhd., 2024)

1.5.- Formulación de Recomendaciones

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico de la situación que

originó el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de acción y de actuación,

evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas o recomendaciones.

Con la búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia la fase “constructiva” del

estudio, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir,

que los elementos separados y desagregados se combinan mediante una labor de síntesis, formando

nuevas unidades integradas en forma tal que proporcionen respuesta adecuadas a los interrogantes

planteados a lo largo de la investigación.

CONSIDERACIONES PREVIAS

Antes de proceder a la determinación de recomendaciones, se deben tener presentes algunos de los

siguientes criterios:

No perder de vista en ningún momento el objetivo del estudio, en particular cuando se llegue a las

conclusiones y recomendaciones finales.

Tomar en cuenta las limitaciones que puedan derivarse de disposiciones jurídicas y administrativas

cuando éstas presenten dificultades para su modificación.

La experiencia de trabajos realizados con anterioridad puede ser valiosa, pero hay que combatir la

tendencia a apegarse a soluciones que sigan cierto patrón.

Explorar diferentes caminos para realizar las actividades con un enfoque integral.

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Ponderar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de

una unidad administrativa, cuando ésta sea problemática de lograr.

Dar preferencia a recomendaciones prácticas o víables, entendiendo por tales las que dentro de las

condiciones que prevalecen en la organización sean las más factibles de aplicar en la realidad.

Aprovechar toda la ayuda disponible con objeto de llegar a mejores resultados, como es el caso de

las sugerencias y puntos de vista del personal de la organización, la asesoría de especialistas, la

opinión de organizaciones análogas o líderes en su campo de trabajo, así como las propuestas de

clientes y/o usuarios, proveedores de bienes y servicios, grupos de filiación, corporativos o

sectoriales e instituciones normativas.

PREPARACIÓN DE RECOMENDACIONES

El siguiente paso es concretar las propuestas en un documento propositivo, para lo cual el

investigador o analista, basado en su experiencia y conocimientos, debe poner en juego todos sus

recursos de imaginación y habilidad creativa.

Después debe seleccionar las más viables, evaluando cuidadosamente las ventajas y limitaciones

de cada una de ellas. Para su presentación no tiene que incluirse toda la gama de recomendaciones

posibles cuando éstas sean muy numerosas, sino que conviene jerarquizarlas considerando su

viabilidad. Asimismo, cada una de ellas debe ser acompañada de una estimación de los

requerimientos humanos, materiales, financieros y tecnológico necesarios para su instrumentación.

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TIPOS DE RECOMENDACIONES

DE MANTENIMIENTO, es la conservación general del ambiente de trabajo sin modificaciones o

en su caso, que los cambios no impliquen más que reformas elementales, preservando, en términos

generales, la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.

DE ELIMINACIÓN, supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e

informes, eliminación de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal,

desaparición de áreas o unidades administrativas, etcétera.

DE ADICIÓN, introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en un

procedimiento o de todo un procedimiento, incorporación de nuevas unidades administrativas,

aumento de personal, programas, formas, etcétera.

DE COMBINACIÓN, Intercalar y el orden de aplicación de programas de trabajo, alternar el orden

de las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas, compaginar la utilización de

formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.

DE FUSIÓN, Redistribución de funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades

administrativas, agrupación de personas de diferentes áreas bajo un mismo mando, unificación de

formas, registros e informes, etc.

DE MODIFICACIÓN, Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de

personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas,

registros, informes y programas, etc.

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DE SIMPLIFICACIÓN, Reducción de pasos en un procedimiento, introducción de mejoras en los

métodos de trabajo. Agilización de sistemas de trabajo, disminución de formas, reportes, registros,

programas, etc.

DE INTERCAMBIO, Definición de sistemas de apoyo, redireccionamiento de funciones,

racionalización de recursos, optimización de personal, reestructuramiento de procedimientos, flujo

del trabajo, etc. Entre áreas o con organizaciones del mismo grupo o sector.

ELABORACIÓN DEL INFORME

Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, el cual, además de

exponer las razones que lo fundamentan, facilite el proceso de toma de decisiones de las diferentes

áreas que participaran en su puesta en práctica.

Es conveniente que el informe contenga como mínimo las siguientes secciones:

Introducción. Breve descripción del surgimiento de la necesidad de preparar el estudio, mecanismo

de coordinación y participación de empleados para su desarrollo, así como los propósitos y

explicación general acerca de su contenido.

Análisis de la estructura organizacional. Exposición del origen y evolución de la organización, es

decir, los cambios y sucesos de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial que

influyeron en la decisión de preparar el estudio.

Diagnóstico de la situación actual. Definición de las causas y consecuencias del estudio que

justifican los cambios o modificaciones posibles.

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Propuesta para el mejoramiento de la organización. Presentación de alternativa de acción, ventajas

y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, así como los resultados que se

estimen lograr.

Estrategia de implantación. Explicación de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en

práctica el estudio. Asimismo, cómo se efectuarán los cambios, previniendo las expectativas de

actuación de los integrantes de la organización.

Seguimiento, control y evaluación. Determinación de los mecanismos de información, proceso de

control y evaluación, así como para la detección de desviaciones y adopción de medidas

correctivas.

Apéndices o anexos. Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se

consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentación del estudio.

REVISIÓN

Una vez que el informe he quedado debidamente estructurado, el responsable debe convocar al

grupo de trabajo para efectuar una revisión de su contenido; en caso de detectar algún aspecto

susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo.

Este paso es muy importante, pues aquí se realizaran modificaciones y cambios para que el informe

quede concluido, es importante mencionar que si no se revisa con detenimiento, el más mínimo

detalle puede afectar a toda la organización, por ello una vez finalizada la revisión, el documento

definitivo tendrá que someterse a discusión para su modificación y/o aprobación ante las siguientes

instancias:

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AL TITULAR DE LA ORGANIZACIÓN. Como máxima autoridad de la organización recaerá en

él la responsabilidad de aprobar el estudio, preparar la agenda para su validación por parte del

órgano de gobierno y dictar las medidas conducentes para que se prepare su difusión hacia todos

los niveles de la estructura orgánica, precisando la forma y contenido que habrán de considerarse

para lograr el mayor efecto y participación posibles.

AL ORGANO DE GOBIERNO. De acuerdo con la normatividad vigente, una vez que el informe

haya sido aprobado por el titular de la organización, deberá presentarse ante la asamblea de

accionistas, consejo de administración, o su equivalente, para su ratificación. De surgir alguna

observación, ésta tendrá que incorporarse en forma inmediata en el informe.

A LOS NIVELES DIRECTIVOS. Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un

documento síntesis derivado del informe, para que, en caso de ser analizado, permita disponer del

tiempo necesario para ampliar la exposición, así como para comentarios u observaciones.

Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las

autoridades correspondientes y hacer la presentación del estudio exclusivamente con el apoyo de

quipos de cómputo, láminas o audiovisuales donde se destaquen los elementos más relevantes de

su contenido.

A OTROS NIVELES JERÁRQUICOS. La misma guía temática definida para la presentación a

los niveles directivos puede ser utilizada para los niveles departamentales, de oficina o de área,

pero ampliando los alcances operativos; de esta manera el documento se puede convertir en un

instrumento de apoyo a la capacitación del personal, así como para el seguimiento y evaluación

del cambio.

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A GRUPOS DE FILIACIÓN, CORPORATIVOS O SECTORIALES. Atendiendo a las normas de

funcionamiento, convenios de coordinación, esquemas convencionales y/o relación con el medio

ambiente, el informe debe hacerse extensivo a las instituciones con las que interactúa la

organización, con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el trabajo en conjunto.

AUTORIZACIÓN

Es la aprobación y consentimiento del titular de la organización, el orégano de gobierno, y/o los

niveles jerárquicos, hacen documento final para que este pueda ponerse marcha dentro de la

organización; en el documento final para que pueda tener validez, tienen que constar las firmas

autógrafas de las autoridades ya sean internas (niveles jerárquicos) o externas (órganos de

gobierno) de la organización. (Hernandez, 2018)

1.6.- Implantación y Evaluación

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar

la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla.

Cada estrategia de implantación tiene sus méritos de acuerdo con la situación que se considere

dentro de la empresa. Sin importar cuál sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar el

sistema procuran que el uso inicial del sistema se encuentre libre de problemas.

Los sistemas de información deben mantenerse siempre al día, la implantación es un proceso de

constante evolución.

La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación

ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones:

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- Evaluación operacional

Valoración de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de uso, tiempo de

respuesta, lo adecuado de los formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

- Impacto organizacional

Identificación y medición de los beneficios para la organización en áreas como finanzas (costos,

ingresos y ganancias), eficiencia operacional e impacto competitivo.

- Opinión de los administradores

Evaluación de las actitudes de directivos y administradores dentro de la organización, así como de

los usuarios finales.

- Desempeño del desarrollo

La evaluación del proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de

desarrollo, concuerdan con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de

proyectos.

Cuando la evaluación de sistema se conduce en forma adecuada proporciona mucha información

que puede ayudar a mejorar la efectividad de los esfuerzos cuando la evaluación de sistemas se

conduce en forma adecuada proporciona mucha información que puede ayudar a mejorar la

efectividad de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones subsecuentes. (T., 2010)

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 Capítulo 2

2.- Diagramación

2.1.- Definición

Se conoce como diagramación o maquetación al oficio de diseño editorial que se encarga de

organizar en un espacio, escrito, visual y en algunos casos contenido audiovisual en medios

impresos y electrónicos, como libros, periódicos y revistas.

La maquetación o diagramación no solo se encarga de la distribución de los elementos en una

página, sino que también nos ayuda a que el contenido se comprenda de una manera razonada y

con un criterio determinado.

Todo diseñador gráfico, cuando comienza su trabajo, se encuentra con el problema de cómo

organizar el conjunto de elementos de diseño impresos (texto, titulares, imágenes) dentro de un

espacio determinado, de forma que se logre un equilibrio estético entre ellos. (Minero, 2021)

2.2.- Símbolos Usados en los Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo usan formas especiales para representar diferentes tipos de acciones o pasos

en un proceso. Las líneas y flechas muestran la secuencia de los pasos y las relaciones entre ellos.

Estos son conocidos como símbolos de diagrama de flujo.

El tipo de diagrama dicta los símbolos de diagramas de flujo que se utilizan. Por ejemplo, un

diagrama de flujo de datos puede contener un Símbolo de Entrada o Salida (también conocido

como Símbolo de E/S), pero no es muy común verlo en la mayoría de los diagramas de flujo de

procesos.

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Con los años, la tecnología ha evolucionado, y con ella también la diagramación. Algunos símbolos

de los diagramas de flujo que se utilizaron en el pasado para representar tarjetas perforadas de

computadora, o cinta perforada, han pasado a la historia. (Minero, 2021)

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2.3.- Ventajas que ofrece la técnica de diagramación

De uso

Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerárquico

De destino

Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y realizar correctamente sus

actividades.

De aplicación

Por la sencillez de su representación hace accesible la puesta en práctica de las operaciones

De compresión e interpretación

Puede comprenderla todo el personal de la organización o de otras organizaciones

De interacción

Permite más acercamiento y mayor coordinación entre diferentes unidades, áreas u organizaciones

De simbología

Disminuye la complejidad gráfica por lo que los mismos empleados pueden proponer ajustes o

simplificación de procedimientos, utilizando los símbolos correspondientes.

De diagramación

Se elabora en el menor tiempo posible y no se requiere técnicas ni plantillas o recursos especiales

de dibujo” p. 298, 301,302, 303

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Según Heredia, N (2007) “Los diagramas, nos transmiten información de una manera simple y

sencilla, que en otras circunstancias se harían largas, pesadas y tediosas. Así mismo, podemos

ilustrar todo tipo de acciones personales, laborales, de procesos y procedimientos industriales”

¿Qué importancia tiene el empleo de los diagramas, para el exitoso desarrollo empresarial?

Fácil manejo e interpretación

Herramienta como fuente de información

Permite la identificación clara de las acciones o actividades Medio activo de comunicación rápida

Facilita análisis de operaciones

Simplifica los intercambios y la coordinación de las actividades Medio rápido de suministro de

datos

Menos dispendiosa su interpretación

Al ser una secuencia lógica, facilita la identificación de cuellos de botella en los procesos

¿Qué tipos de diagramas se pueden encontrar? Cuando los diagramas son empleados en el ámbito

organizacional – empresarial, son llamados diagramas de flujo y se clasifican según la función a

la que estén

respondiendo: se pueden elaborar para la descripción de secuencias de acciones o actividades de

la empresa en general, de un departamento o división en particular o de una serie de actividades

relacionadas con una función determinada.

Los diagramas de flujo, son los más conocidos y representan sencillamente una especie de mapas

conceptuales, donde se ubican claramente los pasos definidos de un proceso o procedimiento. En

21
este tipo de diagrama se describe de manera específica la trayectoria tanto de actividades como de

información.

Según las clases de procesos involucrados, las organizaciones tienden a presentar diferentes tipos

de flujo, a saber.

Flujo de materiales Flujo de procesos Flujo de producción Flujo de información

Aunque existe una minuciosa clasificación para los diagramas de flujo (relacionada más adelante

en este mismo capítulo), de manera general los más conocidos son:

Diagramas de flujo de un sistema: Relaciona todas y cada una de las acciones a seguir dentro

de un proceso o procedimiento específico en la compañía o departamento. Los datos son

organizados y graficados de manera secuencial, sistemática y ordenada con el fin de convertirse

en una guía que marca el derrotero a seguir para la eficiente ejecución de dicho proceso.

Diagramas de flujo de un programa: Muestra de manera más puntual y detallada las acciones

o actividades que se deberán ejecutar dentro de una función o programa específico.

Existen varios factores que inciden en la clasificación de los diagramas de flujo y los más

importantes son:

Modelo de presentación Tipo de formato

Objetivo o propósito

Tomando como referencia los factores relacionados anteriormente, podemos clasificar o dividir

los diagramas de flujo, como sigue:

22
Por su presentación:

De bloque: se representan acciones generales con el objeto de destacar determinados aspectos.

De detalle: plasman las actividades en su más detallada expresión para consolidar las acciones

Por su formato:

De formato vertical: en el que el flujo de las operaciones o acciones, va de arriba hacia abajo y de

derecha a izquierda.

De formato horizontal: en el que la secuencia de las operaciones y acciones, va de izquierda a

derecha en forma descendente.

De formato tabular: también conocido como de formato columnar o panorámico, en el que se

presenta en un solo plano total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una

columna.

De formato arquitectónico: muestra el movimiento o flujo de personas, acciones o tareas, formas,

materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través de la ubicación del espacio donde se

realizan.

Por su propósito

De forma: el cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca y/o ninguna descripción

de operaciones.

De labores: indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza la

acción y en qué consiste tarea.

23
De método: muestra la secuencia de operaciones generales, la persona que las realiza y la manera

de hacerlas

Analítico: describe no solo el procedimiento de quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino

para que sirven

De espacio: indica el espacio por el que se desplaza una forma, una persona, o una acción a seguir

Combinados: emplean dos o más diagramas en forma integrada y correlaciona

De ilustraciones y texto: ilustra el manejo de la información con textos, dibujos y gráficas

Asistido por computadora: el flujo de información se hace con recursos de software

Símbolos y convenciones

¿A qué se refiere la simbología? En lo concerniente a la aplicación de la simbología, en los

diagramas de flujo, tratados en el ítem anterior, de este capítulo, se puede afirmar que son figuras

de uso estándar, que representan alguna actividad o acción específica dentro del proceso.

Insertar símbolos estandarizados internacionalmente, facilita los procesos informativos dentro de

una organización y/o el manejo estratégico con otras organizaciones, como respuesta a las

necesidades de integración. Lo importante de la aplicación de símbolos estandarizados, está en la

unificación del lenguaje operativo y funcional entre las empresas u organizaciones a diferentes

niveles.

Según el programa Microsoft Visio los símbolos para los flujo gramas son los siguientes:

Cuadro Nº 12Símbolos y convenciones

Elaborado por: La Autora

24
SIMBOLO DEFINICIÓN DESCRIPCIÓN

Inicio o término Proceso Documento Documentos Decisión Archivo Conector de página Conector

Indica el principio o el fin del flujo, se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona

que recibe o proporciona información.

Representa la ejecución de una operación por medio de la cual se realiza una parte del

procedimiento descrito.

Cualquier documento impreso.

Varios documentos.

Decidir una alternativa específica de acción.

Significa el depósito final o temporal de documentos en archivo.

Indicador que une o enlaza con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo.

Une o enlaza una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. (sistemap, 2024)

2.4.- Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

1. Claridad y coherencia: Asegúrate de que los símbolos que uses sean claros y coherentes en su

significado para evitar confusiones.

2. Consistencia: Utiliza los mismos símbolos para representar conceptos similares en diferentes

contextos para mantener la consistencia.

25
3. Contexto: Asegúrate de que los símbolos estén acompañados de un contexto adecuado para que

los usuarios puedan entender su significado correctamente.

4. Simplicidad: Evita el uso de símbolos complicados o difíciles de entender. Opta por aquellos

que sean simples y fácilmente reconocibles.

5. Estandarización: Si es posible, utiliza símbolos que sean ampliamente reconocidos y aceptados

en tu campo o industria para facilitar la comprensión.

6. Pruebas y retroalimentación: Antes de implementar símbolos en un diseño o documento,

asegúrate de probarlos con usuarios y obtener retroalimentación para garantizar su efectividad.

7. Adaptabilidad: Considera la posibilidad de que los símbolos puedan ser interpretados de manera

diferente por diferentes culturas o grupos demográficos. Asegúrate de que sean lo suficientemente

universales o adaptables.

8. Documentación: Proporciona una guía o documentación clara sobre el significado de los

símbolos utilizados para que los usuarios puedan referirse a ella en caso de dudas.

2.5.- Clasificación de los diagramas de flujo

Los diagramas de flujo se pueden clasificar en diferentes tipos según su función y estructura.

Algunas de las clasificaciones comunes incluyen:

1. Diagramas de flujo de proceso: Se utilizan para representar el flujo de actividades en un proceso,

mostrando las etapas, decisiones y flujos de información o materiales.

2. Diagramas de flujo de datos (DFD): Representan el flujo de datos dentro de un sistema de

información, mostrando cómo los datos se procesan y transforman a través de diferentes niveles

de abstracción.

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3. Diagramas de flujo de trabajo: Se centran en visualizar las tareas y actividades que se realizan

dentro de un proceso o sistema, mostrando quién realiza cada tarea y en qué orden se llevan a cabo.

4. Diagramas de flujo de programación: Utilizados en informática para representar el flujo de

control dentro de un algoritmo o programa, mostrando la secuencia de instrucciones y decisiones.

5. Diagramas de flujo de datos de control (CFC): Se utilizan en ingeniería de control para

representar el flujo de señales o datos de control en un sistema de automatización. (sistemap, 2024)

Conclusión

En conclusión, la metodología para el análisis de procedimientos y diagramación es una

herramienta invaluable para mejorar la eficiencia y la claridad en cualquier proceso o sistema. Al

seguir una metodología estructurada, se pueden identificar áreas de mejora, optimizar el flujo de

trabajo y comunicar de manera efectiva la información a todos los involucrados. Al emplear una

metodología para el análisis de procedimientos y diagramación, las organizaciones pueden mejorar

la eficiencia operativa, reducir los errores y garantizar una comunicación clara y efectiva en

todos los niveles.

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 Bibliografía

Anáhuac, ©. 2. (30 de marzo de 2023). Red de Universidades Anahuac. Obtenido de Red de

Universidades Anahuac: https://www.anahuac.mx/blog/plan-de-estudios-que-es-y-como-
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