UNIVERSIDAD SAN PEDRO

FACULTA DE INGENIERA
Escuela Profesional de Ingeniera Industrial

ELABORACIN DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCIN GENERAL DE
INVESTIGACIN USP

CURSO

: PRACTICAS PRE-PROFESIONALES

ALUMNO : KEVIN SILVA ZAVALETA

ASESOR : ING. HENRY DEL CASTILLO VILLACORTA

CHIMBOTE-PER
2016

DEDICATORIA
Por su gran amor, sacrificio y
comprensin durante los meses que
dur este proyecto y por la confianza
que depositan en nosotros.
a mis padres.

AGRADECIMIENTO
A sus maneras, he sido capaz de
ganarme su lealtad y admiracin, as
como sentirme en deuda con ellos,
por todo lo recibido durante estos
aos.
...a mis asesores

NDICE GENERAL
DEDICATORIA....................................................................................................i
AGRADECIMIENTO..........................................................................................ii
NDICE GENERAL...........................................................................................iii
NDICE TABLAS...............................................................................................iv
NDICE FIGURAS..............................................................................................v
PRESENTACIN...............................................................................................vi
INTRODUCCIN.............................................................................................vii
CAPITULO I
JUSTIFICACIN DE LA APLICACIN..........................................................1
1.1. IMPORTANCIA DEL TRABAJO DE APLICACIN...............................2
1.2. OBJETIVOS DEL TRABAJO DE APLICACIN.....................................3
CAPITULO II
MARCO TERICO.............................................................................................4
2.1 DEFINICIONES............................................................................................5
2.2 ELABORACIN DE ESTA HERRAMIENTA...........................................6
CAPITULO III
DESCRIPCIN DE LA METODOLOGA........................................................7
3.1. METODOLOGA.........................................................................................8

NDICE TABLAS

NDICE FIGURAS

PRESENTACIN
Dando cumplimiento al reglamento de Practicas Pre Profesionales de la Escuela
Profesional de Ingeniera Industrial de la Universidad San Pedro, se presenta el
informe de prcticas Pre-profesionales, las cuales fueron realizadas en la
Direccin General de Investigacin USP desempeando el cargo de asistente
administrativo.
La tarea acadmica elegida, lleva por ttulo, elaboracin de un Manual de
Procedimiento de la Direccin General de Investigacin USP.
Los agradecimientos del caso a la Universidad San Pedro, por la

oportunidad

de desarrollarnos como profesional, a todas las personas que dentro de la

institucin me brindaron todo su apoyo y experiencia y por su puesto a nuestros
docentes que sin ellos nada de esto hubiera sido posible.

INTRODUCCIN
La Direccin General de Investigacin tiene como funcin principal promover e
impulsar la labor investigativa en la Universidad San Pedro, esta no cuenta con
documento que enmarque todas las actividades diarias, propias de sus procesos,
en los que se renan normas, directrices y formatos de los cuales todos los
funcionarios deben tener conocimiento.
Debido a la falta de un documento como soporte y gua para desarrollo de las
funciones de La Direccin General de Investigacin, a sumir el reto de implantar
el manual de procedimientos con el fin de incrementar la eficiencia, eficacia y
efectividad en el desarrollo de las actividades y tareas.
No teniendo el tiempo como aliado, y con la vena de mi jefe, solo se preceder a
la elaboracin de un manual de procedimiento para un proceso en especfico.

CAPITULO I
JUSTIFICACIN DE LA APLICACIN

1.1. IMPORTANCIA DEL TRABAJO DE APLICACIN

La elaboracin de un Manual de Procedimientos es importante en la institucin
porque contiene una descripcin de actividades que deben realizarse a travs de
las funciones que desempean en cada unidad, rea o departamento existente. El
manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
En la elaboracin de esta herramienta, se observan tanto actividades crticas que
no son tenidas en cuenta por muchos funcionarios que deberan desarrollarlas
como tambin aquellas labores que tienen un grado de relevancia en la labor
desempeada, es importante dado a que en el se contiene informacin de los
procesos segn puestos de trabajo y su implicacin en la gestin.
En miras de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad en el desarrollo de
las actividades y tareas, es importante disear un manual, el cual responde al
levantamiento d estos e integra los mismos, con el fin de reducir tiempos, costos,
actividades, tareas que se desarrollan en la Direccin General de Investigacin.

1.2. OBJETIVOS DEL TRABAJO DE APLICACIN

OBJETIVO GENERAL
Proponer un Manual de Procedimientos de la Direccin General de
Investigacin USP.

OBJETIVO ESPECFICOS
Determinar la estructura y la gestin de la Direccin General de
Investigacin USP.
Problemtica presente en la Direccin General de Investigacin
USP.
Disear el Manual de Procedimientos de la Proceso de Aprobacin
del Proyecto de Investigacin.

CAPITULO II
MARCO TERICO

2.1 DEFINICIONES
Manual de procedimientos:
Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en
la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de
ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener
informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra
registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
Proceso:
Significa progreso, avance, marchar, ir adelante, y hacia un fin determinado. Por
ende, proceso est definido como la sucesin de actos o acciones realizados con
cierto orden, que se dirigen a un punto o finalidad,
Actividad
Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un
programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos
procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales,
tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que
queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una
categora programtica cuya produccin es intermedia, y por tanto, es condicin
de uno o varios productos terminales.
Funcin
Actividad particular que realiza una persona dentro de un sistema de elementos,
personas, relaciones, etc., con un fin determinado.

2.2 ELABORACIN DE ESTA HERRAMIENTA

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada
los procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos logramos evitar
grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la
empresa, haciendo un proceso estndar el cual lleva registro de lo que se realiza,
pudiendo realizar la trazabilidad de dichos procesos, siendo una parte
fundamental para certificar en una ISO.
Se deber describir con claridad el proceso seleccionado para la ejecucin del
proyecto. Adems del proceso, se debe determinar la informacin tcnica o
administrativa que requiere la institucin para su base de datos e informacin y
sus respectivos formatos.
Es clave que para la descripcin del proceso, la informacin requerida por la
empresa y el diseo de los formatos se trabaje conjuntamente con los respectivos
usuarios/consumidores que de una u otra manera participan en cada uno de los
procesos involucrados.
Aunque en el mercado existen ya muchos formatos que posiblemente se pueden
utilizar en una institucin, no se debe perder de vista que cada institucin es
diferente y como tal, existen algunas actividades propias e importantes, esto
implica que la informacin debe ser recogida y discriminada de una manera
especial y adecuada para asegurar su calidad y facilitar su anlisis.
Es indispensable, al iniciar un proyecto el anlisis y simplificacin del
procedimiento; llevar a cabo la elaboracin de un plan de trabajo en el cual se
detalle punto por punto, todos aquellos aspectos que deben ser estudiados o
realizados durante el desarrollo de esta herramienta.

CAPITULO III
DESCRIPCIN DE LA METODOLOGA

3.1. METODOLOGA
RECOLECCIN DE INFORMACIN.

La informacin se obtendr mediante entrevistas y observacin al personal

involucrado al procedimiento seleccionado, donde observaremos e identifiquemos
los problemas existentes en la institucin.

Da 28 de setiembre, se entreg CARPETA DE INSCRIPCIN DE

PROYECTOS DE INVESTIGACIN CIENTFICA, en el evento
CONFORMACIN DE EQUIPOS MULTIDISCIPLINARIOS DE
INVESTIGACIN CIENTFICA 2017.
o En dicho evento se entreg dicha carpeta, a un poco ms de la
mitad de asistentes, siendo un total de asistentes que sobrepaso los
100 asistentes.
o Los certificados de dicho evento solo se entregaron a las personas
que se registraron su asistencia un da antes del evento.
o En dicho evento se denoto que un desorden a la hora de registrar al
ingreso del evento.
o hubo reclamo de las personas que no registraron su asistencia un
da antes del evento, dichas personas alegaron que debido que no
haban recibido la invitacin, o se enteraron del evento un da
antes, muchas de los invitados del exterior de la ciudad omitieron
la fecha de inscripcin de un da antes.
Da 19 de octubre, se realiz el evento ELABORACIN DE
PROYECTOS E INFORME DE INVESTIGACIN CIENTFICA.
o En el evento solo se entreg certificado a las personas que
asistieron a la segunda parte del evento que fue por la tarde, y las
personas que no lograron asistir lo pudieron hacer va web, no se
entreg cerca de 40 certificados.
o En este evento se puso a prueba un base de datos que usaba como
cdigo nico el DNI de cada persona en el cual fue usado para el
registro de la asistencia al evento, se logr una mayor fluidez a la
hora de entrar al evento, por el contrario, hubo problemas con las
personas que no registraron su DNI dos das antes al evento.
o Se logr obtener los datos de 125 personas para para la base de
datos, faltando los datos de 19 personas.
o Se denoto que muchas personas no pudieron lograr asistir al avent
debido que debido que no haban recibido la invitacin, o se
enteraron del evento un da antes, muchas de los invitados del
exterior de la ciudad omitieron la fecha de inscripcin de dos da
antes.
o Este evento sobrepaso la capacidad del local donde se desarroll.

REVISIN DE DOCUMENTOS

Se proceder a leer y analizar todo documento, ya sea, afiche, oficio, resolucin,

etc, que se vincule al procedimiento correspondiente a desarrollar.
CARPETA DE INSCRIPCIN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIN
CIENTFICA-CIPIC-USP-2017-2018.
En dicha carpeta de inscripcin se encontr e proceso de aprobacin del proyecto
de investigacin, cada una de sus etapas tiene los siguientes pasos:
a) Ingreso o presentacin del proyecto de investigacin cientfica en el
Sistema de Investigacin, con la documentacin completa requerida.
b) Revisin del proyecto de investigacin cientfica por el Consejo Directivo
del Centro de Investigacin o del Instituto de Investigacin, de
conformidad con el cronograma establecido por la DGI.
c) El Consejo Directivo del Centro de Investigacin de la Faculta o del
Instituto de Investigacin selecciona y aprueba los proyectos de
investigacin que se ejecutarn en la Faculta o en el Instituto de
Investigacin a fin de que la DGI d conformidad de los mismos y eleve al
Consejo de Investigacin para su ratificacin.
d) El consejo de Investigacin ratifica los proyectos seleccionados y
aprobados por los Consejos Directivos de los Centros de Investigacin o
de Institutos de Investigacin para su ejecucin durante el ao 2017-2018.
Una vez aprobado y ratificado el proyecto de investigacin cientfica no se
podr incrementar o cambiar los integrantes del equipo de investigacin,
salvo situacin especial, mediante trmite pertinente ante la DGI.
e) El consejo de investigacin autoriza emitir la respectiva resolucin en
cada una de las etapas de ejecucin del proyecto de investigacin
cientfica.
f) El proyecto de investigacin cientfica es administrado por un equipo de
investigacin multidisciplinario, debiendo contar con un docente
responsable (nombrado o contratado). Cada integrante del equipo debe
tener asignado una tarea durante todas las etapas del al ejecucin del
proyecto, la misma que se incluye en el proyecto.
g) El docente responsable del proyecto de investigacin cientfica deber
realizar las acciones pertinentes a la ejecucin del proyectos de
investigacin, de conformidad con lo establecido por la DGI, y las fechas
sealadas en el cronograma correspondiente, como siguiente:
Presentar en el sistema de proyectos de la DGI:
1. El proyecto de investigacin cientfica, en el mes de noviembre de
cada ao.

2. El informe semestral del avance de la ejecucin del proyecto, en el

mes de junio.
3. El informe final del proyecto de investigacin ejecutado, en el mes
de diciembre.
Inscribir el proyecto de investigacin cientfica ejecutando para la
sustentacin en la Jornada Anual de Investigacin cientfica en enero,
segn el cronograma del ao correspondiente.
Presentar en el mes de febrero el informe del proyecto ejecutando de
investigacin en archivo digital y en fsico debidamente empastado,
habiendo levantado las observaciones y sugerencias dadas por el Jurad o
Evaluador en la Jornada de Investigacin Cientfica en archivo digital y
fsico.
h) La DGI habilitar los proyectos de investigacin cientfica ejecutados
durante el ao respectivo 2017-2018, en los Institutos de Investigacin o
en el Centros de Investigacin de Faculta para su presentacin en la
Jornada Anual de Investigacin Cientfica correspondiente.
i) La inscripcin de los informes de los proyectos de investigacin cientfica
ejecutados durante el ao 2017-2018 para la exposicin en la Jornada
Anual de Investigacin se har en la DGI, de conformidad con el
cronograma respectivo.
j) La Jornada Anual de Investigacin Cientfica tiene los siguientes fines:
1. Difundir los resultados de las investigaciones desarrolladas en la
Universidad.
2. Calificar y seleccionar las investigaciones ejecutadas, con fines de
premiacin a la investigacin mejor calificada por la Faculta y en
el Programa de Capacitacin en Investigacin Cientfica.
3. Seleccionar las investigaciones mejor calificadas y que sobrepasan
del puntaje mnimo para probable publicacin en la Revista Oficial
de Investigacin Cientfica de la Universidad San Pedro.
k) Todo proceso de administracin de proyectos de investigacin aprobados
e informados en todas sus instancias deben ceirse a las fechas
establecidas en el Cronograma de actividades de proyectos de
investigacin cientfica en todas sus etapas.
REDACTAR EL DIAGNSTICO DEL PROCEDIMIENTO
CORRESPONDIENTE A DESARROLLAR DE LA DIRECCIN GENERAL
DE INVESTIGACIN USP.
Es necesario establecer un mtodo que permita la identificacin coherente al
procedimiento, con respecto a su estructura y funcin.

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ELABORAR Y DISEAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

DIRECCIN GENERAL DE INVESTIGACIN USP.
Es este se ejemplificar paso a paso la manera en que se la persona realiza las
actividades que realiza, se usar una gua.
PILOTO DE VERIFICACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
LA DIRECCIN GENERAL DE INVESTIGACIN DE USP.
Ser necesario verificar el procedimiento de acuerdo a su proceso, subproceso y
actividades que se desarrollen.

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