Código: AD-GU-03

GUÍA Versión: 03
ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS Rige a partir de su
publicación en el SIG

GUÍA

ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

2018

El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en
vigencia a partir de su publicación, toda copia de este se declara COPIA NO CONTROLADA.
 Código: AD-GU-03
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Tabla de Contenido

Objetivo: .......................................................................................................................................................... 3
Alcance ............................................................................................................................................................. 3
2. CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS................................................................................................... 3
3. LOCALIZACIÓN: ........................................................................................................................................ 5
4. DISTRIBUCIÓN DEL ALMACÉN:................................................................................................................. 5

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Objetivo:
Prever el espacio y el equipo, necesarios, para almacenar y proteger los productos hasta
que se utilicen, de tal manera que resulte más económica en cuanto a costos.

Alcance:
El presente documento técnico establece las condiciones administrativas y operativas
para la administración de las bodegas de almacenamiento del Ministerio de Educación
Nacional.

1. ESPECIFICACIONES DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Asociado al manejo físico y almacenamiento de los materiales se encuentran actividades
de control administrativo, el cual se encarga de:

1. Documentación de la recepción de materiales para fines contables

2. Verificación de la calidad y la cantidad de los bienes recibidos
3. Actualización de los registros del inventario para que muestren los bienes recibidos
4. Ubicación en su lugar de todos los bienes en almacenamiento
5. Actualización de los registros del inventario para que muestren los almacenamientos
6. La bodega debe permanecer bajo llave, siendo el responsable del manejo y custodia
de esta el almacenista, quien las guardará en sitio seguro y con copia a cargo del
subdirector administrativo.

2. CARACTERÍSTICAS DE LOS PRODUCTOS

Es necesario establecer las características físicas de los productos, así como el
comportamiento de su demanda, ya que ambos factores son decisivos a la hora de
establecer las técnicas más idóneas de diseño y organización del almacén.
Entre los diferentes factores a considerar, tenemos en el Ministerio de Educación Nacional
los siguientes:

Características físicas:
Volumen y peso del producto
Estándar de empaquetado
se manejan productos cuyo volumen y peso es muy
variable, desde una memoria USB hasta una
impresora
Unidad, par, caja, caja x 12, caja x 40, caja x 50,
caja x 1000, caja x 5000, paquete x 100, rollo, Taco,
Envase 500 c.c.

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Fragilidad Manejo de productos como: bombillo, cámara

digital, vitrina, video beam, tóner, portátiles,
televisor plasma, impresora, monitor, lente de
cámara, telescopio, lámpara entre otros,

Productos de resistencia de Llantas, colchoneta, sobre manila, resma, libros,

apilación como: muebles, archivador, sillas, puestos de trabajo,
materiales y elementos para construcción, entre
otros
Peligrosidad (inflamables, Productos inflamables como: útiles para escritorio,
explosivos, etc.): oficina y dibujo, llantas y accesorios

Condiciones ambientales Ventilación suficiente para librarse del polvo y

requeridas: vapores solventes nocivos,

Caducidad y obsolescencia:
Productos de larga duración: Materiales y elementos para construcción, útiles para
escritorio, oficina y dibujo, , equipo y maquinaria para
oficina, mobiliario y enseres

Productos perecederos Víveres y rancho (cafetería) azúcar, café, té, aromáticas

Productos de caducidad fija Elementos de enfermería, útiles para escritorio, oficina

y dibujo (marcadores, tintas, colbón)

Alto riesgo de obsolescencia Repuestos, accesorios y similares computadores,

elementos para computadores, edición de libros,
dotación a trabajadores, equipo maquinas
procesamiento, repuestos, accesorios y similares,
equipo y maquinaria para comunicación

Demanda:
Artículos de alta rotación
Artículos de baja rotación
Útiles para escritorio, oficina, víveres y rancho (cafetería
y aseo)
Todas las compras se hacen de acuerdo al insumo a las
necesidades presentadas por las dependencias.

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Artículos de alto coste Equipo maquinas procesamiento (portátil, impresoras)

Elementos para computadores (quemador de CD/DVD,

tarjeta madre, tarjeta CPU, tarjeta gráfica, procesador,
disco duro, fuente de poder, entre otros)

Equipo y maquinaria para comunicación (sistema de

sonido móvil, medidor de distancia (GPS), teléfono
inalámbrico, decodificadores TDT), entre otros

Operatividad:
Equipo maquinas procesamiento (portátil, impresoras)
Condiciones de seguridad ante Elementos para computadores (quemador de CD/DVD,
robos, manipulaciones tarjeta madre, tarjeta CPU, tarjeta gráfica, procesador,
negligentes, etc. disco duro, fuente de poder, entre otros)
Equipo y maquinaria para comunicación (sistema de
sonido móvil, medidor de distancia (GPS), teléfono
inalámbrico, decodificadores TDT), entre otros

Sistema de codificación Para bienes devolutivos se utiliza numeración y código

existente, bien sea en origen, de barras
por ejemplo, código de barras o
asignable a

Seguimiento del sistema PEPS PEPS: para bienes de aseo, cafetería y papelería
o UEPS o indiferente

3. LOCALIZACIÓN:

La bodega debe estar ubicada en un área del edificio sede del Ministerio de Educación
Nacional, Calle 43 No. 57 - 14. Centro Administrativo Nacional, Sede CAN, Bogotá,
Colombia.

4. DISTRIBUCIÓN DEL ALMACÉN:

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La distribución del almacén deberá planearse de modo que el espacio y el acomodo se

aprovechen al máximo:

• Los estantes y estibas de almacenamiento

• La eficiencia del flujo de materiales de una actividad a otra
• La comunicación eficaz entre las diversas actividades

El Ministerio de Educación Nacional cuenta con dos tipos de área de almacenamiento de

bienes:

Bodega de bienes devolutivos y de consumo: corresponde al espacio físico utilizado

para el almacenamiento de bienes nuevos o reintegrados, clasificados como devolutivos
y de consumo, y que fueron ingresados al sistema de inventarios de acuerdo con los
procedimientos de inventarios.

Bodega de bienes inservibles, obsoletos o totalmente depreciados: es el espacio

físico utilizado para almacenar aquellos bienes que por su tiempo de uso, disposición
provisional o estado deban permanecer en custodia en tanto se adopte una decisión
administrativa sobre su disposición final.

El Ministerio cuenta con la siguiente distribución en la Sede CAN:

Archivo Archivo Gestión

de de documenta
gestión gestión l
C
B

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A: Bodega de bienes devolutivos y de consumo

B: Bodega de bienes inservibles, obsoletos o totalmente depreciados tecnología
C: Bodega de bienes inservibles, obsoletos o totalmente depreciados bienes muebles

5. UBICACIÓN DE LOS ELEMENTOS EN EL ALMACÉN:

Para la óptima ubicación se debe tener en cuenta:

• Brindar protección contra los factores que puedan deteriorar los bienes, tales
como el tiempo, calor, luz, humedad. Insectos y roedores.
• Distribuir adecuada y suficientemente el espacio en los estantes, entarimados
y/o sitios de almacenamiento, teniendo en cuenta que no se deben almacenar
en el mismo estantes materiales y/o bienes de clases diferentes que puedan
causarse daño; no requiere decir ello que no se puede almacenar diferente
clases de bienes dentro de una misma bodega o área; lo que se debe tener
claro, es que unos no ocasionen daño o deterioro a otros; por lo tanto se debe
hacer una adecuada clasificación que determine su ubicación.
• Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios para colocar
toda clase de material
• La ubicación de los bienes debe permitir la toma física de inventarios sin
dificultad y facilitar su inspección
• El retiro de bienes de los estantes para entrega debe llevarse a cabo con un
mínimo de manipulación
• Reducir al mínimo el desperdicio de espacio, brindando un almacenamiento
eficiente y económico
• La colocación del material no debe interferir con el sistema de extinción de
incendios, ni con el libre tránsito por las puertas.
• No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un máximo de carga permitido
a fin de evitar el daño de los que se hallan como base del arrume, y sobre piso
(deben usarse avisos que indiquen el peso permitido.
• Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre empalizadas,
facilitando así su manejo
• No se debe tarjetear, ni rotular, ni adicionar código de barras a cada artículo
suelto o almacenado en un entarimado cuando todos los bienes son idénticos;
en este caso se colocará a la tarima una tarjeta con las especificaciones del
bien.

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• En temporadas de lluvias intensas y cambios bruscos de clima deberán

inspeccionarse las áreas de almacenamiento para comprobar si hay cubiertas
rotas o desplazadas, acumulaciones de agua, arena en lo equipos, o si se ha
perdido la acción de los anticorrosivos de las superficies metálicas.
• Los equipos retirados del servicio, computadores obsoletos tecnológicamente o
con daños de hardware irreparables, deberán ser ubicados por separado o en
la bodega a la cual pertenecen, identificándolos como obsoletos en el sistema
utilizado
• En caso de existir, los bienes tóxicos deben almacenarse como lo indican las
normas ambientales
• No deben almacenarse por largos periodos de tiempo bienes inservibles, que
por su desgaste, deterioro u obsolescencia no sirvan para el servicio al cual
fueron asignados y que tampoco son susceptibles de readaptación o reparación
• Los artículos que tengan alta rotación deberán almacenarse y retirarse en el
nivel vertical más conveniente, los que tienen bajo movimiento en la parte alta y
por el contrario los de alto movimiento en la parte superior.
• Los artículos pesados o difíciles de mover deberán almacenarse en la parte más
baja.
• Cuando lo más conveniente sea tener pocos artículos pero que se mueven en
grandes cantidades, las cargas individuales de un artículo deberán almacenarse
juntas en áreas dedicadas casi por completo a ellas.
• La naturaleza de algunos artículos puede exigir que se almacenen en un lugar
específico. Algunos ejemplos de esto son los materiales peligrosos, los artículos
de mucho valor y los bienes perecederos.

6. ORDEN Y ASEO EN ALMACENES Y BODEGAS:

• Se debe eliminar de la bodega todo lo que no es necesario con el fin de liberar

espacios y no conservar nada que no sea útil en la bodega.
• Se deben establecer normas o estándares en la organización de la sección de
trabajo que permita mantener siempre el orden en la bodega.
• Los pasillos y espacios para caminar se deben mantener despejados, de
manera que no se encuentren objetos que puedan obstaculizar el flujo.
• Para el apilamiento de objetos pequeños se debe disponer de recipientes que
faciliten su manipulación y su ubicación dentro de la bodega.
• No se deben tener cables, cuerdas o alambres tirados en el piso ya que pueden
provocar accidentes.
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• Las herramientas deben tener un lugar destinado para estas y debidamente

clasificadas por su tamaño.
• Se debe tener en cuenta las áreas disponibles y la altura de los techos para
almacenar bienes.
• Los elementos que pueden se perecederos deben conservarse en lugares con
las condiciones ambientales necesarias para evitar su deterioro.

7. PASILLOS:

• La anchura de los pasillos en sentido único no debe ser inferior a la anchura de

las ayudas mecánicas o a la de la carga incrementada en 1 metro.

• La anchura, para el caso de circular en dos sentidos de forma permanente, no

debe ser inferior a dos veces la anchura de las ayudas o cargas incrementado
en 1,40 metros

Demarcación: Pintar franja de 10 cm con pintura amarilla en los pasillos, zonas de

almacenamiento y ubicación de los equipos de control de incendios y primeros auxilios

8. CARACTERÍSTICAS DEL EDIFICIO:

• El edificio debe ser cerrado debidamente protegido de la contaminación externa

evitando acceso de aves o roedores o del ingreso de personas no autorizadas.
• Construcción a prueba de incendio con pisos en concreto o baldosín, de tal
suerte que faciliten la acción de los bomberos
• Los servicios del edificio, como tuberías y calefactores, deben colocarse en los
pasillos para evitar que interfieran con el equipo de almacenamiento y para que
sean más accesibles al equipo de mantenimiento.
• Debe contar con servicios sanitarios, separados hombres de mujeres (si aplica),
aislados de las áreas de almacenamiento.
• Todas las áreas de la bodega de almacenamiento deben estar debidamente
identificadas y señalizadas
• El alumbrado se diseña con el fin de facilitar la labor de manejo de los operarios
y para ayudar a localizar los artículos almacenados; se puede solicitar la
asesoría de arquitectos, ingenieros para determinar el número y la colocación
de las lámparas.

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• Las instalaciones de tomacorriente y enchufes deben ser apropiadas, de tal

manera que faciliten la manipulación de equipos eléctricos
• Las rutas de evacuación y los puntos de encuentro deben estar identificados y
señalizados.
• Sistema contra incendio dotado con los elementos debidamente demarcados e
identificados. Las áreas en que se instalen los equipos contra incendio deben
mantenerse, en todo momento, libres de obstrucción.
• Debe estar dotada con botiquín de primeros auxilios accesible a todo el personal
en caso de emergencia. Las áreas en que se instalen el o los botiquines deben
mantenerse, en todo momento, libres de todo tipo de obstrucción.
• Debe contar con iluminación suficiente, que permita leer con claridad los rótulos
de los productos.

9. Clasificación y nomenclatura:

Cada clase de bien debe estar identificado en el sistema, el cual debe contener como
mínimo la siguiente información:

• Nombre del bien

• Codificación grupo de inventario
• Unidad de medida (unidad, caja, paquete, kilo y otros)

10. SISTEMAS DE ALMACENAJE:

ESTANTERÍAS FIJAS : Las estanterías fijas, constituyen los elementos más

convencionales y universalmente empleados en los almacenes, para albergar productos
tanto paletizados como no paletizados; su instalación requiere de algún modo un cálculo
de estructuras para determinar la resistencia de los materiales a emplear, y en
consecuencia el grosor y dimensiones de cada uno de los componentes de la estantería (
largueros, bastidores, travesaños, etc. ) en función de las alturas requeridas, distribución
de la carga, peso y volumen previsto de los productos a almacenar.

Como características específicas del sistema de estanterías, merece destacar las

siguientes:
• Su instalación requiere un Lay-out específico y técnicamente diseñado.

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• Hay que determinar los elementos de manutención a emplear en función de la

altura y anchura de los pasillos diseñados, así como de los sistemas de picking
previstos.

Como ventajas más importantes se pueden mencionar:

• Buena localización de los productos almacenados.

• Posibilidades de automatización.
• Buena utilización del volumen si utilizamos pasillos estrechos.
• Flexibilidad para ampliación y cambios de organización.

Si tenemos en cuenta, que el espacio disponible es un elemento valioso, lo racional seria

elevar las estanterías lo máximo posible en altura, para conseguir la máxima utilización
del volumen disponible en al almacén; sin embargo, esto está supeditado a una serie de
limitaciones técnicas y económicas debido a los medios de manutención requeridos.

Corresponde al almacenista identificar los estantes mediante un sistema de ubicación

demarcada alfanuméricamente, con el fin de dar una rápida localización al bien requerido.

Los estantes deben colocarse mínimo a un metro de las paredes y entre ellos, con el fin
de brindar una completa utilización de los mismos, permitiendo una rápida y fácil toma
física de bienes.

La distancia entre estantes colocados de frente debe tener el espacio adecuado. Teniendo
en cuenta los medios de manipulación, con el fin de ofrecer suficiente espacio para el
tránsito entre ellos.

La estantería debe ser adecuada y tener la resistencia, disposición geométrica y anclajes

adecuados para garantizar su estabilidad. Estas deben estar bien pintadas y libres de
corrosión.

• Disponer de carretillas manuales o hidráulicas para garantizar operaciones de

movilización interna, cargue y descargue ágiles y seguras, en caso de ser
requeridas.

ESTIBAS
Las medidas de la estiba o paleta según la norma NTC-4680 SON:
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• Largo: 120 cm; ancho 100Cm; altura 15,5.

11. CONDICIONES SANITARIAS:

• Certificación de control de plagas vigente y expedida por una entidad certificada.
• Pisos y paredes en materiales no porosos y libres de grietas y filtraciones.
• Techos en buen estado, sin goteras ni filtraciones.
• Programa de control de plagas (artrópodos, roedores y otros animales)
• Programa de manejo de residuos.
• Los servicios sanitarios deben estar dotados de papeleras con tapa, papel
higiénico, toallas desechables y jabón líquido antibacterial.
• El personal de bodega debe evitar fumar, comer o beber dentro de las áreas de
almacenamiento.

12. PERSONAL:
• Todo el personal que labora en la bodega debe contar con afiliación al sistema
de seguridad social y sobre sus salarios deberán realizarse los aportes
parafiscales de ley.
• El personal de bodega que deba levantar manualmente cargas debe contar con
la dotación requerida para mitigar los riesgos de salud que se derivan de esta
actividad.
• Cuando se realicen trabajos en altura, el personal que desarrolle estas
actividades deberá contar con arneses de seguridad, líneas de vida y casco de
seguridad.
• Cuando se disponga de estanterías o se almacenen productos a una altura
mayor a 1,70 metros, todo el personal de bodega deberá usar casco de
seguridad de forma permanente.
• El personal que manipule cargas debe hacerlo utilizando guantes de seguridad

4. Control de Cambios
Versión Fecha de entrada Naturaleza del cambio
en vigencia
01 25/04/2018 Migración total de Documentación Soporte A-DS-GA-RF-01-
01 denominada Documento soporte - Administración de
bodegas; a la Guía AD-GU-03 denominado Guía -
Administración de bodegas;"". El cambio en la codificación
obedece a la actualización en el mapa de procesos y en el
formato de documentación del Ministerio de Educación
Nacional.

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4. Control de Cambios
Versión Fecha de entrada Naturaleza del cambio
en vigencia
La Ficha técnica A-DS-GA-RF-01-01 llegó hasta la versión 1
cuya última actualización bajo este código fue del 24/12/2015;
por tal motivo este documento conserva el flujo de aprobación
de dicha versión.
02 16-11-2018 Se actualiza el logo y los colores de este documento de
acuerdo con el nuevo manual de imagen institucional
generado por la Presidencia de la Republica para todas las
entidades del Gobierno, lineamiento recibido de la Oficina
Asesora de Comunicaciones el 31-08-2018. Al ser este un
ajuste de forma y no de contenido conserva el flujo de
aprobación de la versión anterior y no requiere aprobación por
parte del líder del proceso.
03 El documento entra Se actualiza nuevamente el logo de este documento de
en vigencia a partir acuerdo con el nuevo manual de imagen institucional
de su publicación generado por la Presidencia de la República para todas las
en el SIG entidades del Gobierno. Al ser este un ajuste de forma y no de
contenido conserva el flujo de aprobación de la versión
anterior y no requiere aprobación por parte del líder de
proceso.

Ruta de aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Harold Aldana Nombre Clara Umbarilla Nombre Judith
Marin Castañeda
Cargo Profesional Cargo Profesional Cargo Subdirectora
Especializado Especializado

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