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Fecha: 15/09/2020
MANUAL PARA ELABORACIÓN Y CONTROL
DE DOCUMENTOS Página 1 de 16
BOGOTÁ D.C.
2020
Fecha: 15/09/2020
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CONTENIDO
Fecha: 15/09/2020
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1. INTRODUCCIÓN
De acuerdo con los criterios establecidos para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de
Gestión de la empresa PRECAR LTDA, se estructura el presente documento para definir cómo se deben
elaborar y controlar los documentos del SGI, permitiendo cumplir con los requisitos mínimos de Control de
documentos establecidos en las normas técnicas aplicables a los sistemas de gestión, ISO 9000:2015, ISO
9001:2015, ISO 14001;2015 y ISO 45001:2018.
2. OBJETIVO
Definir la metodología para la elaboración y control de los documentos de PRECAR LTDA.
3. ALCANCE
La elaboración del presente manual del SIG del taller automotriz PRECAR LTDA. Inicia con toda la
elaboración y recopilación de toda la información documentada la cual debería llevar el presente manual y
finaliza con la elaboración de dicho manual.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código:GMI-MN-01
PRECAR LTDA Versión: 0
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4. GLOSARIO
4.1. Clientes: Persona u Organización que podría recibir i que recibe un producto o servicio destinado a
esa persona u organización o requerido por ella. (ISO 9001:2015)
4.8. Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el
medio que la contiene. (ISO 9001:2015)
4.10. Objetivos: Cualquier cosa que puede percibirse y concebirse. (ISO 9001:2015)
4.11. Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o proyecto. (ISO 9001:2015)
4.12. Proceso: Conjunto de Actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las
entradas para proporcionar un resultado previsto. (ISO 9001:2015)
4.13. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
realizadas. (ISO 9001:2015)
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Manu
al
del
SGI
Caracterizaciones de
Procesos
Procedimientos
Instructivos y Formatos
Registros
DOCUMENTO DEFINICIÓN
Documento que especifica el SGI donde describe la forma en que éste da
Manual del SGI
cumplimiento a los requisitos establecidos por la norma.
Herramienta para describir la función de un proceso y así dar cumplimento
Caracterizaciones
a los requisitos de la norma.
Forma específica para llevar a cabo una actividad y se debe especificar
Procedimientos
como sucede.
Documento que describe el funcionamiento para ejecutar una operación o
Instructivos
actividad
Documento pre establecido que contiene campos para registrar datos que
Formato
evidencia la ejecución de una actividad.
Documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona
Registros
evidencia de las actividades realizadas
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código:GMI-MN-01
PRECAR LTDA Versión: 0
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Los documentos deben ser vertical y para las Caracterizaciones y formatos que por su complejidad puede ser
horizontal.
El texto se escribe a una interlinea sencilla y los títulos se separan de sus respectivos
contenidos con doble interlínea.
El margen a utilizar para todos los documentos elaborados en Word será Normal,
ingresando por: Diseño de página, Márgenes y seleccionado la opción Normal.
Las fechas se escriben según el siguiente orden DD/MM/AAAA, cada uno con dos dígitos
excepto el año, éste deberá escribirse con los 4 dígitos. Ejemplo: 01/09/2020.
Los títulos se escriben en Mayúscula Sostenida y Negrilla
El lenguaje utilizado debe ser sencillo, evitando en lo posible el manejo de tecnicismos o
modismos que confundan o se prestan para interpretaciones.
Evitar el uso de abreviaturas, si estas no han sido definidas con anterioridad en el
documento.
6.5. Encabezado
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de:
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Tercera Columna: Código del documento, versión actual del documento, fecha de la versión
y páginas del documento.
Tipo Letra: Arial Narrow Tipo Letra: Arial Narrow Tipo Letra: Arial Narrow
Tamaño: 12 Tamaño: 14 Tamaño: 8
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un pie de página que consta de:
De acuerdo a la estructura documental del Sistema de Gestión Integral (pirámide documental), los
documentos tendrán las siguientes características.
7.1. Manuales
Los manuales se estructuran de la siguiente manera y el contenido de dicho documento se ajustará teniendo
en cuenta las directrices definidas a continuación:
Portada: La portada incluirá el nombre del documento que se esté elaborando, por ejemplo, “Manual
XXXX” y en la parte inferior se debe registrar el y año en el cual se generó el documento,
Tabla de Contenido: Hace referencia a un resumen de los temas o capítulos que están incluidos en
el documento elaborado, facilita la consulta de los mismos.
Introducción:
Objetivo: Indica el propósito general del documento, el cual debe ser coherente con el alcance del
documento, debe tener una relación directa con el proceso o procedimiento con el cual está
directamente relacionado.
Alcance: Relaciona el campo de aplicación del documento, incluye de manera general la relación de
quienes deben aplicarlo.
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Código:GMI-MN-01
PRECAR LTDA Versión: 0
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Información general: Cuando sea necesario, este apartado detalla toda aquella información que se
considere útil y/o ayude a la utilización y comprensión del documento (prólogo, antecedentes,
introducción teórica, etc.).
Glosario: Hace referencia a los términos que se usan dentro del documento y que por sus
características requieren de una explicación para facilitar su lectura.
Tabla de control de cambios
Aprobación del documento
Para el Manual del Sistema Integrado de Gestión se debe tener en cuenta contenidos como: alcance del
sistema integral de gestión, los detalles de cualquier exclusión y su justificación, los procedimientos
documentados o referencia de ellos, y una descripción de los procesos del sistema Integral de gestión y sus
interacciones. La información acerca de la organización, tal como el nombre, ubicación y medios de
comunicación deberían estar incluidos en el manual de sistemas integrado de gestión. También puede incluir
información adicional, tal como su línea de negocio, una breve descripción de sus antecedentes, historia y
tamaño. Se debe tener en cuenta la Política y Objetivos, Misión, Visión y Valores del Sistema Integral de
Gestión
Las caracterizaciones de los procesos sirven como herramienta para describir el ciclo planear, hacer, verificar
y actuar (PHVA) para la identificación de los componentes y actividades del proceso.
Adicional se debe indicar recursos necesarios para la realización de las actividades, documentos de soporte
para la ejecución de actividades, requisitos que se deben cumplir ya sea legales, normativos o internos, riegos
e impactos ambientales asociados del proceso e Indicadores de medición y seguimiento aplicados al proceso.
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P
H
V
A
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo de la plantilla es necesario tener en cuenta las
orientaciones establecidas en el documento en Excel que establece los lineamientos para su diligenciamiento.
Es el documento que permite identificar lógica, secuencial y detalladamente las actividades a desarrollar para
la generación o prestación de algún producto o servicio del proceso.
SIMBOLO SIGNIFICADO
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Actividad: nombre de la actividad, como se debe definir una acción empiece con un verbo en
infinitivo, Descripción: Detalle lo que se debe hacer en la actividad, en esta parte se responde a las
preguntas ¿Cuándo?, ¿Por qué?, ¿Dónde? ¿Cómo?, en caso que se necesita referenciar otro
documento tal como manuales, procedimiento, guía, instructivo se deberá referenciar el nombre del
documento y el código asignado al mismo Punto de control: Identificación de la actividad que
requiere mayor atención por el ejecutor del procedimiento, con el fin de minimizar la posibilidad de
ocurrencia de los riesgos identificados por el proceso al que pertenece el documento
Tiempo: Describe el plazo máximo o tiempo estimado en que se debe cumplir la actividad
Responsable: Cargo o Rol del quien ejecuta la actividad
Área involucrada: describe la dependencia o área con la cual se ve involucrada la tarea que se está
describiendo
Registro: Relaciona el Documento o información documentada, que presenta resultados obtenidos
o proporciona evidencia de actividades desempeñadas en el procedimiento.
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PRECAR LTDA Versión: 0
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PROCEDIMIENTO Fecha:
"NOMBRE DEL PRPOCESO" Página …. de ….
TIPO DE PROCESO:
PROCEDIMIENTO:
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
ALCANCE:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS
ÁREA CARGO / ROL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Formatos Asociados:
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Elaboró Revisó Aprobó Fecha
Nombre
Cargo
Para diligenciar los campos que hacen parte del cuerpo de la plantilla es necesario tener en cuenta las
orientaciones establecidas en el documento en Excel que establece los lineamientos para su diligenciamiento.
7.4. Instructivos
Objetivo: Enuncia el propósito del documento. Utilizar verbos en infinitivo, respondiendo a las
siguientes preguntas para su construcción: ¿Qué hace? ¿Mediante qué lo hace? ¿Para qué lo hace?
Documento relacionado: Menciona el nombre documento y el código del documento sin la versión,
del cual se desprende el instructivo
Desarrollo de la Instructivo: Se define secuencialmente los pasos para llevar la actividad que se
describe en el documento
Tabla de control de cambios
Aprobación del documento
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PRECAR LTDA Versión: 0
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PRECAR LTDA Versión: 0
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7.5. Formatos
El contenido de los formatos es diseño según la necesidad del proceso, no obstante, deben considerarse
uniformes y comunes para todos los formatos. Deben contener como mínimo:
7.6. Registros
Los registros son evidencia objetiva acerca del funcionamiento de los procesos, para lo cual se establecen los
siguientes lineamientos:
Se deben diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, sin dejar espacios en
blanco, sin anotaciones, realces, dobleces, entre otras; que no permitan o dificultan la lectura de la
información contenida.
Deben ser diligenciados a mano, únicamente se deberá utilizar una tinta color negro
En caso de necesitar corregir algún dato al momento de su diligenciamiento y si lo que se necesita
corregir representa un riesgo para el entendimiento o validación del registro, este deberá ser
nuevamente diligenciado cambiando los datos que generaron la corrección, si se presentan
correcciones pequeñas como el cambio por ortografía de una palabra este deberá encerrarse entre
paréntesis y al lado escribir la palabra correcta.
Está prohibido hacer cualquier tipo de anotaciones, enmendaduras, tachaduras, resaltados, que
pudieran modificar, confundir o dificultar su lectura.
Deberán ser diligenciados en el tiempo real.
La codificación aplica para todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Empresa PRECAR
LTDA, a continuación, se presentan los criterios de codificación para los documentos:
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A. Identificación Del Documento: Hace referencia a la abreviatura asignada para cada documento:
B. Proceso Generador
C. Consecutivo Del Documento: Escribir número de dos dígitos que corresponde al consecutivo por
cada uno de los tipos de documento dentro del mismo proceso este debe iniciar con el número Uno
(01).
Ejemplo 1: El código del Procedimiento para Elaboración y Control de Documentos y Registros perteneciente
al Proceso de Planeación Estratégica, estaría compuesto de la siguiente forma:
PLE – MN 01
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El control de cambios de los documentos del Sistema Integrado de Gestión se registra de la siguiente manera:
Todos los documentos inician con la Versión cero (0), y cambiara siempre que se realice algún ajuste o
actualización a los documentos. Para los documentos versión 0, se registra en el campo “Control de cambios”
el texto “Documento original”; para los demás documentos se debe registrar la información relacionada con
los ajustes que se hayan incorporado al documento.
En documentos nuevos no se podrá usar el código asociado a un documento ya eliminado del Sistema
Integrado de PRECAR LTDA.
Las Copias No Controladas son copias difundidas de documentos internos de las cuales o bien es muy difícil
o
bien no interesa el seguimiento o control, poseen carácter meramente informativo, su distribución precisa de
la aprobación, estas copias no requieren que se actualicen ni son objeto de registro alguno en ninguna.
Las copias no controladas las edita el Responsable del Sistema Integral de Gestión por impresión o fotocopia
del documento original. Debe indicar en todas las hojas “COPIA NO CONTROLADA, en marca de agua.
Es la identificación del colaborador o la instancia que elaboró, revisó y verificó el documento, y se evidenciará
cuando el documento sea enviado desde la dirección de correo del líder o Director correspondiente.
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12. BIBLIOGRAFÍA
Página Subred Sur Occidente. Manual de Elaboración de Documentos de Mayo de 2019, Elementos Claves
https://www.subredsuroccidente.gov.co. Consultado el 12/09/2020