Análisis mensual de gastos e ingresos

Este análisis, que no debería tener más de una página, es fundamental para un
análisis rápido de la situación, y sobre todo de la evolución de la actividad.
De un vistazo podemos ver los ingresos, los gastos y el resultado, con los porcentajes
que representan sobre los ingresos.
Como primera opción, las columnas pueden representar los meses o periodos del
ejercicio contable, lo cual nos permite ver la evolución y la tendencia de cada partida.
Se divide por bloques:
Ingresos, con la información desglosada según la clasificación que mejor nos venga.
Gastos directos, los que dependen directamente de la actividad. El nivel de desglose
debe ser el adecuado para que sepamos cómo se distribuyen estos gastos, pero
tampoco demasiado porque sino después resulta ilegible.
Gastos de personal. Si se trata de personal de estructura, es mejor separarlos tanto de
los gastos directos como de los fijos. En el caso de que se contrate personal
específicamente para una actividad, por ejemplo para impartir un curso, se podría
incluir en gastos directos. En este epígrafe bastan 3 líneas: Sueldos y salarios,
seguridad social y otros gastos de personal.
Gastos fijos o generales, que son aquellos que se generan incluso en periodos de
inactividad. Alquiler de la oficina, teléfono, electricidad, etc… El desglose depende del
grado de detalle que necesites en cada partida. En este otro artículo te doy pistas para
repartirlos entre los distintos proyectos o líneas de negocio.
Otros ingresos y gastos, como pueden ser los financieros y los extraordinarios.
¿Cómo se hace este informe?
Se puede obtener de varias formas, relativamente sencillas.
Si la compañía tiene un programa de contabilidad, basta con enviar un balance de
sumas y saldos a excel. Después es cuestión de diseño y formulación. Lo ideal es
hacerse una plantilla con vínculos al origen de los datos.
Se podrá tener más posibilidades en la presentación si la compañía tiene un plan
contable personalizado que distinga por ejemplo los diversos tipos de alquileres. Las
posibilidades son aún mayores si además la compañía lleva una contabilidad analítica.
Lógicamente, para obtener una información adecuada el origen de los datos debe ser
fiable y estar bien organizado.
Si se lleva un registro de facturas emitidas y recibidas, puede ser adaptado para
obtener más información.
Investigar partidas significativas, misceláneas, varias u otras
Una cuenta significativa es una cuenta en la que existe una posibilidad razonable de
que la cuenta pueda contener un error que, de manera individual o tomado en conjunto
con otros errores, tenga un efecto material en los estados financieros, considerando
los riesgos tanto de sobreestimación como de subestimación.
El punto de partida para investigar variaciones significativas en los gastos,
generalmente, corresponde a la gerencia. Los auditores sustentan las explicaciones de
la gerencia sobre las variaciones significativas por diversos medios, incluido el análisis
de cuentas.
El ingreso misceláneo, por su misma naturaleza, es una mezcla de renglones
menores, algunos no recurrentes y otros que probablemente serán recibidos a
intervalos irregulares. Si el personal del cliente recibe un pago en efectivo y no está
seguro de la fuente, es probable que éste sea registrado como ingreso misceláneo.
Debido a la naturaleza de los renglones que se registran con frecuencia en la cuenta
de Ingresos misceláneos, los auditores obtendrán un análisis de la cuenta. Entre los
renglones que los auditores podrían encontrar incluidos inapropiadamente como
ingreso misceláneo están los siguientes:
l. Cobro de cuentas o documentos por cobrar castigados previamente.
2. Castigo de cheques en circulación viejos o salarios no reclamados. En muchos
estados, las propiedades no reclamadas se revierten al estado después de los
periodos establecidos por la ley; en esas circunstancias, estos castigos deben
acreditarse a una cuenta del pasivo, en lugar de hacerlo a un ingreso misceláneo.
3. Lo producido por ventas de material de desecho. Este ingreso debe ser aplicado
generalmente a reducir el costo de los bienes vendidos, bajo los principios derivados
de contabilidad de costos.
4. Devoluciones o rembolsos de primas de seguros.
Estos rembolsos deben ser compensados contra el gasto relacionado o el seguro no
expirado.
5. Recaudos por ventas de activos de planta. Estos recaudos deben ser explicados al
determinar la ganancia o la pérdida de los activos vendidos.