DEPARTAMENTALIZACIÓN

La estructura de una empresa tiene relación directa con la calidad de sus resultados y esta
organización estructural de la empresa debe hacerse según las necesidades y cultura que la
definen. La departamentalización debe estar inmersa en cada persona que conforma la
empresa y reflejara lo que significa para ellos pertenecer a ese equipo de trabajo.

Se entiende por departamentalización la acción de organizar la actividad empresarial por

departamentos.

Departamento es un área, división o sucursal específica de la empresa donde se agrupan

distintas funciones y trabajos que desarrollan las personas asignadas al mismo y en el que una
persona desempeña tareas directivas y ejerce su autoridad.La departamentalización es la
actividad de formalizar la distribución del trabajo en departamentos con el fin de coordinar sus
relaciones. El departamento es una consecuencia inmediata de la división de trabajo y el
agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al
departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

• Listar todas las funciones de la empresa.

• Clasificarlas.

• Agruparlas según un orden jerárquico.

• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los
puestos.

• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse

con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización

más usuales son:

2. Departamentalización por funciones.

Se realiza la división del trabajo de acuerdo a la capacidad y habilidades de cada persona,

algunas de las personas se ocuparán de las finanzas, otras de administración de personal y
otras de producción. La departamentalización funcional también consiste en agrupar
actividades y tareas en relación a las funciones que se desarrollan en la empresa. La división
del trabajo hace que la organización se departamentalice de acuerdo con el criterio de
similitud de funciones, en actividades agrupadas e identificadas por la misma clasificación
funcional.

La departamentalización por funciones es el criterio más utilizado para organizar actividades

empresariales. Esta departamentalización abarca loque las empresas normalmente hacen, un
agolpamiento de las actividades de acuerdo con las funciones de una empresa. Puesto que
todas las empresas llevan a cabo la creación de algo útil y deseado por otros, las funciones
básicas de la empresa son producción venta y finanzas. Ha sido lógico agrupar estas
actividades en departamentos tales como ingeniería, producción, ventas o mercadotecnia y
finanzas. Dependiendo del rubro de la empresa estas designaciones cambian. Una segunda
razón para esto es que con frecuencia las actividades básicas difieren en importancia. Un
tercer motivo de la ausencia de los departamentos de ventas, producción o finanzas en
muchos organigramas es que quizá se hayan escogido deliberadamente otros métodos de
departamentalización en base aproductos, clientes, territorios o canales de comercialización.
La base más ampliamente utilizada para organizar es la departamentalización funcional y se
encuentra presente en casi toda empresa y en algún nivel en la estructura de la organización.
Las características de las funciones de las empresas de ventas, producción y finanzas, están tan
ampliamente reconocidas y profundamente comprendidas que son la base no solo de la
organización departamental sino también, con mayor frecuencia, de la departamentalización a
nivel superior.

Ejemplo:

Un ejemplo de departamentalización por función de la empresa es Coca-Cola porque se

organizan las actividades de comercialización, ingeniería, producción y

finanzas. Las funciones empresariales básicas son producción, vender y financiar estas
funciones son muy reconocidos por lo que son la base para organizar las actividades.

2.1 Ventajas de la departamentalización por función

Es reflejo lógico de las funciones

· Se mantiene el poder y prestigio de las funciones principales

·Se sigue el principio de la especialización ocupacional

·Se simplifica la capacitación

·Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima

2.2 Desventajas

· Se resta importancia a los objetivos generales de la empresa

· El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha

· Se reduce la coordinación entre funciones

· La responsabilidad de las utilidades se concentran exclusivamente en la cima

· Lenta adaptación a nuevas condiciones

· Se limita el desarrollo de gerentes generales

2.3Caracteristicas

·Agrupación por actividades o funciones principales

·División del trabajo interno por especialidad

3. Departamentalización por cliente

La departamentalización tomando como base a la clientela involucra la diferencia y la

agrupación de las actividades según el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el
trabajo. Las características que se deben tener en cuenta son:

Edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor, etc.). Los dueños y los gerentes de
negocios ordenan con frecuencia las actividades sobre esta base para atender los requisitos de
grupos de clientes claramente definidos. La departamentalización por clientes refleja en la
organización, la importancia que esta le da al cliente, es decir el cliente es rey de la
organización, es un criterio importante cuando las organizaciones tratan con diferentes clases
de clientes, con diferentes características y necesidades.

Ejemplo:

Las grandes tiendas como BECO, se dividen en departamentos de damas, niños, caballeros, e
incluso en departamentos de liquidación de mercancías para clientes de bajos ingresos. Las
entidades de gobierno también siguen prácticas similares: Tienen departamentos que
atienden exclusivamente a agricultores, hombres de empresa, obreros, industriales, personas
de edad, avanzada, etc.

3.1 Ventajas de la departamentalización por clientela

·Es el enfoque más orientado hacia el exterior de la organización, preocupada más por el
cliente que por sí misma.

·Cuando el negocio depende de diferentes tamaños o características de productos o servicios

que varían conforme al tipo de cliente. Este es más importante que los productos o servicios
que deben ser adaptados para él, principalmente cuando los clientes son individuos,
organizaciones o el propio gobierno.

·Dispone a los ejecutivos y a todos los participantes de la organización a la tarea de satisfacer

las necesidades y los requisitos de los clientes.

· Permite a la organización concentrar sus conocimientos sobre las distintas necesidades y

exigencias de los canales de mercadeo.

3.2Desventajas

·Las demás actividades de la organización puede volverse secundarias o accesorias, frente a la

preocupación compulsiva por el cliente.

·Los demás objetivos de la organización puede ser dejados de lado o sacrificados, en función
de la satisfacción del cliente. Aplicaciones Constituye el enfoque más orientado hacia el
exterior de la empresa, cuyo énfasis está más dirigido hacia el cliente que hacia sí misma. El
cliente es más importante que los productos/servicios, los cuales deben ser adaptados y
ajustados a él y a sus necesidades, principalmente cuando el cliente puede ser un individuo,
una empresa o el gobierno. Es una estrategia que dispone a los ejecutivos y a todos los
participantes a la satisfacción de las necesidades y requisitos de los clientes, y que permite
concentrar todos los conocimientos en las diferentes necesidades y exigencias de los
diferentes canales de mercadeo.

3.3 Características

Su característica primordial es que se preocupa fundamentalmente por el cliente o

consumidor, ya que divide las unidades organizacionales de modo que pueda servir a un
cliente específico.

4. Departamentalización por territorio o geografía.

Se entiende por departamentalización territorial o regional por ubicación geográfica, la

sectorización de actividades de producción en atención a la operatividad para efectuar la
venta de productos generados en determinada ubicación geográfica.
 La departamentalización con base territorial se utiliza generalmente en empresas que cubren
grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos; es especialmente atractiva para
empresas de gran escala y cuyas actividades están geográficamente dispersas. Las empresas
trasnacionales utilizan esa estrategia para sus operaciones fuera del país en donde se
encuentran sus sedes. Es más indicada para el área de producción (operaciones) y de ventas,
siendo poco utilizada por el área financiera, que no siempre permite la descentralización.

Ejemplo: El procesamiento de derivados del petróleo en las diferentes refinerías ubicadas en

las distintas regiones del país.

4.1 Ventajas de la departamentalización geográfica.

·Coloca la responsabilidad a nivel más bajo

·Da importancia a mercados y problemas locales

·Mejora la coordinación de una región

·Aprovecha las economías de las operaciones locales

·Mejor comunicación frente a frente con los intereses locales aporta bases de capacitación
conmensurable para los gerentes generales

4.2 Desventajas de la departamentalización geográfica

·Requiere más personas con habilidades de gerente general

·Tiende a hacer difícil el mantenimiento de servicios centrales económicos y puede requerir

servicios como personal o compras al nivel regional

· Hace el control más difícil para la alta gerencia

4.3 Características

·Agrupación según ubicación geográfica o territorial.

·Énfasis en la cobertura geográfica.

·Orientación hacia el mercado

Extroversión

5. Departamentalización por producto

Se basa en la agrupación de las actividades de acuerdo con los productos y resultados
ofrecidos por la empresa, su característica primordial es que requiere de una estructura
flexible y cambiante, además esta estrategia es utilizada en empresas de gran tamaño y
envergadura.

En las organizaciones que ofrecen diversidad de productos de consumo masivo, esta forma de
departamentalización se utiliza profundamente, como un mecanismo para ordenar
racionalmente la variedad de salidas del sistema

5.1 Ventajas de la departamentalización por producto:

·Coloca atención y esfuerzo en la línea de productos.

·Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos especializados.

·Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios.

·Mejora la coordinación de actividades funcionales.

·Coloca la responsabilidad de las utilidades al nivel divisional.

·Aporta terreno de capacitación conmensurable para gerentes generales.

5.2 Desventajas

·Requiere más personas con habilidades de gerencia general

·Tiende a hacer difícil el mantenimiento económico de servicios centrales

·Presenta el creciente problema del control de la alta gerencia

5.3 Características

·Agrupación por resultados en cuanto a productos o servicios

·División de trabajo por líneas de productos/servicios. Énfasis en los productos y servicios

·Orientación hacia los resultados

6. Elementos externos que influyen internamente

Son todos aquellos aspectos o elementos que están relacionados permanentemente con la
empresa y que influyen en las operaciones diarias. Los clientes, proveedores, competidores,
reguladores, son algunos de los elementos que conforman el Microentorno de una
organización.
Clientes: Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o
servicios que ofrece una organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor
importancia para las organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en
las preferencias de los consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no
solicitar los de la competencia.

10

Competidores: Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes

o servicios, con las cuales una empresa compite por la obtención de clientes y consumidores.
Los competidores se pueden presentar en dos formas principalmente:

• Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que ofrece otra
empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a
producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.

• Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus
intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tablas que actualmente ya son una
amenaza seria para empresas como Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras
Portátiles.

Proveedores: Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos
necesarios para que una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos
adquiridos afectan de manera directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o
servicio. Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos
monetarios, equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que instalaciones
funcionen adecuadamente.

Reguladores: Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las políticas de
las organizaciones. El grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:

• Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al

publico de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de otras

• Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las organizaciones con
el propósito de proteger su área de actividad.

Socios Estratégicos: Son aquellas organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad
para facilitar la venta o distribución de bienes y servicios. A este fenómeno también se le
conoce como aliadas estratégicas.
 6.2 Elementos internos

Los principales elementos internos son:

 El empresario: Es la persona o conjunto de personas encargadas de gestionar y dirigir tomando

las decisiones necesarias para la buena marcha de la empresa. No siempre coinciden la figura
del empresario y la del propietario, puesto que se debe diferenciar el director, que administra
la empresa, de los accionistas y propietarios que han arriesgado su dinero percibiendo por ello
los beneficios.
 Los trabajadores: Es el conjunto de personas que rinden su trabajo en la empresa, por lo cual
perciben unos salarios.
 La tecnología: Está constituida por el conjunto de procesos productivos y técnicas necesarias
para poder fabricar (técnicas, procesos, máquinas, ordenadores, etc.).