SEMANA 4 -FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

SEMANA Nº 4
Proceso Administrativo:
Etapa de Planificación

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APRENDIZAJE ESPERADO
El estudiante será capaz de:

• Distinguir elementos del proceso

administrativo en cuanto al desarrollo de la
etapa de planificación, considerando el
establecimiento de objetivos.

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APRENDIZAJE ESPERADO..................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
RESUMEN ............................................................................................................................................ 5
PALABRAS CLAVE ................................................................................................................................. 6
PREGUNTAS GATILLANTES .................................................................................................................. 6
1. PROCESO ADMINISTRATIVO: ETAPA DE PLANIFICACIÓN............................................................ 7
1.1. ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN.......................................................................................... 7
1.1.1. Pasos de la Planeación ................................................................................................ 7
1.2. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 9
1.2.1. Tipos de objetivos ....................................................................................................... 9
1.2.2. Cómo establecer objetivos ........................................................................................ 10
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 12
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 13

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INTRODUCCIÓN
La función de planificación dentro del proceso
administrativo tiene un rol esencial ya que
permite establecer los objetivos de la
organización en forma global y desglosarlos a
todos los niveles de la misma, en el interés
que la actuación de todos los miembros de la
organización sea coherente con los
propósitos centrales de la entidad.
Sin embargo, para garantizar que los objetivos
permitan a la organización desarrollar su
potencial de crecimiento, es necesario
ejecutar una serie de pasos que conduzcan a
la formulación de planes a través de una
secuencia sistemática y racional, en la cual la
organización analiza sus oportunidades,
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capacidades y prioridades. Por tal razón, es
importante abordar el proceso de
formulación de planes y objetivos en la
organización, así como los atributos que éstos
deben reunir para que puedan guiar la acción
en las organizaciones hacia estados más
favorables.
En este contenido se abordarán los pasos de
la planificación, como proceso de
establecimiento de objetivos, así como los
criterios para la formulación de los mismos,
incluyendo la metodología SMART.
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RESUMEN
A los efectos de garantizar que los objetivos guíen a la organización a desarrollar su potencial de
crecimiento, es necesario ejecutar una serie de pasos que conducen a la formulación de planes a
través de una secuencia sistemática y racional, en la cual la organización analiza sus oportunidades,
capacidades y prioridades.

Dada la importancia de este proceso, en este contenido se abordará la formulación de planes y

objetivos en la organización, así como los atributos que estos deben reunir para que puedan
conducir la acción de las organizaciones hacia estados más favorables.

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PALABRAS CLAVE

Pasos de la planeación Objetivos

Planificación

Formulación de objetivos Atributos de los

Metodología SMART
objetivos

PREGUNTAS GATILLANTES
• ¿Cuáles son los pasos de la planeación?
• ¿Cuáles son los elementos a considerar al elaborar la planificación?
• ¿Qué criterios se deben aplicar para redactar objetivos bajo la metodología SMART?

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1. PROCESO ADMINISTRATIVO: ETAPA DE PLANIFICACIÓN

1.1. ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
1.1.1. PASOS DE LA PLANEACIÓN

De acuerdo a Koontz, Weihrich y Cannice (2012), los pasos de la planeación son ocho, tal como se
indica a continuación:

1.1.1.1. OPORTUNIDAD

Este paso consiste en explorar el entorno externo de la organización para identificar oportunidades
de explotar algún área de mercado; así como el entorno interno para reconocer las fortalezas y
debilidades, lo que ofrecerá una idea de las capacidades con que cuenta la organización para
aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas. De igual forma este inventario interno sirve
de base para identificar las debilidades que se deben superar. Con base en estos elementos
preliminares se dispondrá de insumos iniciales para formular objetivos y estrategias.

1.1.1.2. OBJETIVOS Y METAS

El segundo paso en la planeación es establecer objetivos globales para la organización, que luego se
desplegarán a los niveles táctico y operacional, según se indicó con anterioridad. Los objetivos
especifican los resultados esperados y señalan las prioridades de la organización en torno a las
cuales deben articularse las estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y
programas.

1.1.1.3. PREMISAS

Las premisas son supuestos sobre el contexto en el que se desarrollará el plan, que servirán de base
para elegir los cursos de acción. Para establecer tales supuestos, será necesario hacer pronósticos
sobre aspectos propios de la organización, como niveles de ventas, precios, niveles de producción,
fuentes de financiamiento, y variables externas como competidores, ambiente político y social,
tendencias a largo plazo, etc. Estos aspectos pueden representar restricciones o aspectos favorables
para elegir una alternativa de acción determinada.

1.1.1.4. ALTERNATIVAS

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El cuarto paso de la planeación es identificar y evaluar varias alternativas de acción para lograr los
objetivos. Sin embargo, no es recomendable consumir esfuerzos en analizar todas las opciones, por
el contrario, se debe centrar el análisis en aquellas que sean más prometedoras.

1.1.1.5. COMPARACIÓN

Para seleccionar una opción entre los cursos de acción disponibles, es necesario evaluarlos tomando
en cuenta las premisas y objetivos. Así pues, es necesario tomar en cuenta la alternativa que mejor
resultado produzca en función de los objetivos planteados, pero considerando si tienen
restricciones en cuanto a las premisas establecidas. Un curso de acción puede parecer el más
rentable, pero puede no ser recomendable en cuanto a requerimientos de financiamiento o riesgo.

1.1.1.6. SELECCIÓN

En esta etapa se toma la decisión acerca del plan que se adoptará, con base al análisis previamente
realizado, lo que conducirá a la formulación del plan de nivel corporativo o plan general de la
empresa.

1.1.1.7. PLANES DE APOYO

Después de adoptar un plan para toda la organización a partir de la selección de un curso de acción,
se debe proceder a elaborar los planes derivados, que son aquellos correspondientes a los niveles
táctico y operativo que estarán en línea con el plan básico a efectos de apoyar su cumplimiento. Por
ejemplo, si se establece un objetivo estratégico de aumentar la producción en un 25%, el área de
producción en el nivel táctico deberá formular un plan alineado con dicho objetivo y las líneas de
producción en el nivel operacional, se articularán con el plan del área de producción.

1.1.1.8. PRESUPUESTOS

Una vez establecidos los planes en todos los niveles de la organización, los mismos deben ser
expresados en términos de recursos financieros y convertidos en presupuestos. El presupuesto
general de una empresa muestra la suma total de ingresos y egresos, con los resultados
proyectados. Cada departamento de la organización, a su vez, puede tener sus propios
presupuestos.

Los presupuestos contienen valores de referencia que pueden ser comparados con el desempeño
de la organización para evaluar el cumplimiento de los objetivos contenidos en la planificación.

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Identificar oportunidades

Establecer objetivos

Desarrollar premisas

Determinar cursos alternativos de acción

Evaluar cursos de acción

Seleccionar curso de acción

Formular planes derivados

Cuantificar los planes mediante presupuestos

Imagen 1. Pasos de la Planeación
Fuente: Elaboración propia a partir de Koontz, Weihrich y Cannice (2012)

1.2. OBJETIVOS
1.2.1. TIPOS DE OBJETIVOS

Las organizaciones pueden definir generalmente dos tipos de objetivos: el objetivo general y los
objetivos específicos. El objetivo general suele ser una extensión del título planteado para un
proyecto o una meta que se establezca de forma estratégica, mientras que los objetivos específicos
constituyen los pasos para alcanzar el objetivo general.

El objetivo general, se supone que identifica, sin entrar en detalles, lo que se desea indagar o
analizar, y para definirlo, por lo general, se utiliza un verbo de acción en infinitivo, conllevando a
una complejidad deseada.

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1.2.2. CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS

La formulación clara de objetivos es fundamental para el proceso administrativo, ya que de la

precisión e inteligibilidad de los mismos depende la posibilidad de que: a) sean comprendido por los
miembros de la organización; b) sean traducibles a términos ejecutables; c) puedan ser llevados a la
práctica y cumplidos con eficacia y eficiencia; d) puedan servir como referencia para evaluar el
desempeño.

Koontz, Weihrich y Cannice (2012) señalan que los objetivos deben ser verificables, deben indicar
qué debe medirse y cuándo. Además, plantean los autores que los objetivos deben establecer
prioridades y no deben ser establecidos en forma numerosa; deben ser desafiantes y favorecer el
crecimiento de las personas.
En la literatura administrativa existe cierto consenso en cuanto a que los objetivos deben formularse
de tal manera que sean: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporalizados. Estos
criterios son recogidos en la denominada Metodología SMART que se expone a continuación.

1.2.2.1. INDICADORES SMART

La metodología SMART establece criterios que permitan formular objetivos e indicadores de tal
forma que constituyan puntos de referencia alcanzables.

El título de esta metodología se forma con las letras iniciales de los criterios que debe satisfacer la
formulación de objetivos por sus siglas en inglés. Dichos criterios en español son: específicos,
medibles, alcanzables, realistas y temporalizados. A continuación se describen estos criterios:

a) Específico (S, Specific)

Los objetivos deben ser planteados en los términos más específicos y detallados que sea posible, a
lo que efectos de que sea sencillo identificar la acción en la cual se deben focalizar los esfuerzos.

Para lograr que el objetivo sea específico se recomienda responder la interrogante: ¿Qué se quiere
lograr?, la cual puede responderse redactando el objetivo con base en un indicador e incluyendo su
cuantificación. También se puede optar por establecer objetivos generales y objetivos específicos.

Por ejemplo, si el objetivo general es: aumentar la productividad del empleado, se puede establecer
como objetivo específico, a partir del indicador cuantitativo, el porcentaje de incremento de ventas
por mes.

Objetivo específico: Aumentar la cantidad de ventas al mes en un 50% Medible (M)

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Los objetivos deben ser expresados en términos que permitan su medición, ya que esta es la mejor
manera de verificar el progreso en el logro de los mismos. A los efectos de lograr este atributo, se
deben establecer indicadores cuantitativos tales como:

 Ventas realizadas al mes.

 Número de visitas a los clientes.
 Promedio de ventas por visitas realizadas.

b) Alcanzable (A)

Los objetivos tienen que ajustarse a la realidad de la organización. Deben ser realistas, pero
planteando expectativas de mejora. Para alcanzar el objetivo, se debe asumir la situación actual y
las premisas sobre el medio ambiente y la organización. El objetivo debe adaptarse a las capacidades
del equipo y disponibilidades de recursos de la organización. A tal efecto se deben responder las
preguntas:
¿Tienen las personas las habilidades necesarias? ¿Pueden aprenderlas?
¿Tiene la organización los recursos necesarios (tiempo, dinero)? Si no los tiene, ¿Puede
conseguirlos?

c) Relevante (R)

Los objetivos deben ser relevantes para la organización. Es decir, estar alineados con su misión,
visión y valores corporativos. Para validar la relevancia del objetivo se debe responder la pregunta:
¿Por qué es importante este objetivo? ¿Cuáles son los beneficios y recompensas de lograr este
objetivo?

d) Temporalizado (T)

Los objetivos deben tener un plazo definido, para el cual se deben establecer metas de
cumplimiento, lo que permite hacer seguimiento al logro del mismo. Establecer un límite de tiempo
a los avances o logros del objetivo, hace posible evaluar la eficiencia, ya que hay una medida del
desempeño logrado con relación al tiempo. Así, cuando se plantea el objetivo de aumentar la
cantidad de piezas producidas en un mes de 400 a 600, se busca elevar la eficiencia de la mano de
obra con respecto al tiempo.

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COMENTARIO FINAL
La función de planificación se desarrolla a lo largo de un conjunto de etapas que permiten darle
coherencia y racionalidad al proceso de formulación de planes, con base en el análisis de las
opciones que la organización tiene disponibles y sus restricciones, lo que debe conducir a formular
instrumentos con expresión cuantitativa que sirvan de base al seguimiento de la planificación. Sin
embargo, el aspecto crítico de este proceso se centra en la formulación adecuada de objetivos que
sean realistas y que puedan ser verificables; en virtud de ello, es importante aplicar metodologías y
criterios que permitan establecer objetivos con estos atributos, a partir de los cuales se oriente la
acción de la organización hacia el desarrollo de su potencial.

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REFERENCIAS
Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M. (2012). Administración. Una perspectiva global y empresarial.

Mc Graw Hill.

Marcó, F., Laguzzo, H. A. y Fedi, J. L. (2012). Introducción a la gestión y administración en las

organizaciones. Instituto de Ciencias Sociales y Administración, Universidad Nacional Arturo
Jauretche.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2021). Fundamentos de la Administración. Proceso Administrativo: Etapa

de Planificación. Semana 4.

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