UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓ MICAS Y FINANCIERAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓ N DE EMPRESAS Y
ORGANIZACIONES PÚ BLICA

“SISTEMA DE CONTROL DE
PROCESO DE NEGOCIO”
DOCENTE: LIC. MIRIAM ARO QUIUSPE
MÓDULO: TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓ N II
INTEGRANTES: NINA CHIPANA JOAQUIN
NINA MAMANI YHUDDY
SILVESTRE COCHI JUAN CARLOS

LA PAZ – PATACAMAYA

1. Contenido
2. INTRODUCCIÓ N 1
3. ¿Qué es un sistema de control de procesos de negocio (BPM)? 1
4. Ventajas y desventajas del sistema de control de proceso de negocios 1
3.1 . Ventajas de sistema de procesos de negocio 2
 3.2. Desventajas del sistema de procesos de negocio 4
5. Características fundamentales de un sistema de BPM 5
4.1.El Modelado de la arquitectura empresarial 5
4.2Integració n de la gestió n de proyectos 5
4.3Captura de datos, gestió n y aná lisis 5
6. Compatibilidad con el está ndar BPMN 2.0 6
7. Ejemplos de sistema de control de procesos de negocio 6
8. Importancia de las BPM: 8
9. ¿Por qué es importante BPM para el éxito de una empresa? 8
10. Porqué realizar el control de procesos 9
11. ¿Para qué sirve el Business Process Management o BPM? 9
12. Ciclo de vida del BPM 10
11.1. Diseñ o 10
11.2. Modelado 11
11.3. Ejecució n 11
11.4. Control 11
11.5. Optimizació n 11
13. ¿Qué es un BPM y có mo se implementa o cuá les son sus pasos? 12
14. Qué tipos de BPM hay? 12
15. ¿Dó nde se aplican las BPM? 13
16. ¿Có mo hacer un sistema de control de procesos? 13
17. Conclusió n 14
2. INTRODUCCIÓN
Crear e implementar un sistema de control de procesos de negocio (BPM) se
convierte en una necesidad ineludible a medida que cualquier organización,
incluida una firma de abogados, crece y diversifica las tareas que prepara, para
conseguir sus objetivos.

3. ¿Qué es un sistema de control de procesos de negocio (BPM)?

Un sistema de control de procesos de negocio (o business process
management) es un modelo de gestión organizacional, que usa una serie de
herramientas e instrumentos que analizan los procesos de negocio para
optimizarlos.

En este sentido, el BPM orienta sus esfuerzos a estandarizar y automatizar la

mayor cantidad posible de tareas, con la finalidad de conseguir un mejor
aprovechamiento de los recursos. Para lograrlo, este modelo se vale de
programas tecnológicos diseñados para tal fin.

De esta manera, a través de estas tecnologías se puede monitorear

constantemente la evolución y resultado de los procesos de negocio ya
implementados, para detectar cualquier oportunidad de mejora y así poder
aprovecharla.

4. Ventajas y desventajas del sistema de control de proceso de negocios

Para tratar de garantizar la obtención de resultados exitosos dentro de la

organización, es importante revisar primero las ventajas y desventajas de los
sistemas de control de procesos de negocio

1
 3.1 . Ventajas de sistema de procesos de negocio

Optimización del tiempo: Se reducen los tiempos dedicados a los procesos

con una inversión mínima de recursos.

Mejora en la atención al cliente: A través de una gestión adecuada del

conocimiento, se organiza y hace accesible la información, mejorando así la
atención al cliente.

Eficiencia en el uso de recursos: Permite el aprovechamiento óptimo de

recursos, reduciendo gastos innecesarios y aumentando la rentabilidad a largo
plazo.

Adaptabilidad a los cambios: Al realizar un seguimiento constante de

resultados, se pueden proyectar mejoras y adaptarse rápidamente a cambios
en el entorno empresarial.

También otras mejoras internas:

Mayor transparencia

El BPM proporciona más transparencia, ya que todos los empleados estarán

conscientes de los procesos y podrán realizar sus actividades con mayor
visibilidad para la gerencia y los clientes. Vea algunas situaciones de ejemplo:

El cliente podrá acompañar la atención de sus demandas: en qué tarea se

encuentra, qué datos se registraron en la solicitud y en cada etapa, los
comprobantes generados, etc.

El gestor puede acompañar lo que cada colaborador está haciendo: en qué

etapa de cada demanda, la cola de tareas abiertas, los plazos, etc.

2
Mayor control

El BPM establece una mayor disciplina entre las personas que trabajan en el
proceso.

Una compra no se puede completar sin un mínimo de 3 presupuestos.

Un despido no se puede completar antes que el departamento financiero envíe

información sobre las pendencias financieras.

Usted no se verá sorprendido en una auditoría por falta de evidencia.

De esta forma, el gestor tendrá mayor control sobre la calidad de tales

procesos.

Mayor productividad

La eliminación de ciertos obstáculos (falta de comunicación y de claridad, por

ejemplo), la facilitación de los flujos de trabajo y la concientización de los
funcionarios acerca de sus actividades, contribuye al aumento de la
productividad del equipo.

Mayor agilidad

El método BPM aporta fluidez a los flujos de trabajo.

En un sistema de BPM las tareas se planifican y cada acción se realiza en el

momento correcto, de la mejor manera posible y proporcionando todo lo que el
próximo miembro del equipo necesita para desempeñar su trabajo dentro del
sistema.

Esto permite que los procesos de la empresa se vuelvan más ágiles,

reduciendo el tiempo de respuesta al mercado. Este es sin duda uno de los
principales beneficios de un sistema de control de procesos.

3
Mayor eficiencia

Al comprender mejor cómo los procesos de la empresa se deben desempeñar,

los funcionarios estarán capacitados para cumplir sus funciones con más
eficiencia.

La percepción de calidad por parte del cliente es mayor y así resulta más fácil
que la empresa se destaque en el mercado.

Mayor seguridad

La Gestión de Procesos de Negocio aumenta la seguridad de la información

dentro de la empresa.

En lugar de mensajes de correo electrónico y hojas de cálculo dispersas, todos

los datos se mantienen en una base de datos.

Mejor aún si esa infraestructura es en la nube, pues el proveedor será

responsable por el control y la realización de copias de seguridad. Empresas
como Amazon ofrecen servicios de altísima calidad y disponibilidad, y los
servicios como HEFLO, Netflix, Airbnb entre otros, confían en dichos servicios.
Vea cómo funciona la infraestructura en la nube de HEFLO.

Racionalización de los costes

Los procesos más eficientes resultan en la reducción de costos operativos.

Esto sucede porque las actividades, las funciones y los recursos se distribuyen
de forma más racional y eficaz.

3.2. Desventajas del sistema de procesos de negocio

Resultados limitados sin seguimiento preciso: No se obtienen resultados si

no se siguen rigurosamente las especificaciones de cada caso.

Aumento de gastos: La necesidad de inversiones en revisiones exhaustivas

para detectar fallas puede multiplicar los costos.

4
Incremento de errores internos: Las actividades pueden verse afectadas por
un aumento de errores dentro de la empresa.

Riesgo de pérdida de clientes: La falta de atención adecuada a los

requerimientos de los clientes puede resultar en la pérdida de su confianza.

5. Características fundamentales de un sistema de BPM

4.1.El Modelado de la arquitectura empresarial

El modelado de la arquitectura empresarial posibilita la utilización de la solución
BPM para el diseño de los procesos de la cadena de valor end-to-end, con
independencia de los departamentos, tareas o proyectos involucrados.

La perspectiva de la que dota el modelado de arquitectura empresarial permite

optimizar notablemente la planificación del trabajo.

4.2Integración de la gestión de proyectos

La integración de la gestión de procesos y proyectos convierte a la suite BPM
en una herramienta mucho más versátil y potente.

Al compartir información y recursos, los equipos de trabajo serán más

eficientes en la gestión de los tiempos de ejecución.

4.3Captura de datos, gestión y análisis

Vivimos en una época en la que el Big Data ha revolucionado por completo la
gestión empresarial. La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence
supone una renovada capacidad analítica y predictiva que el sistema de BPM
utilizado en tu empresa debe incluir.

Para ello, la solución utilizada ha de ser capaz de capturar, gestionar y analizar

cualquier tipo de dato relacionado con los procesos de tu negocio.

Dependiendo del departamento y proceso, esto incluye información exhaustiva

acerca de órdenes, activos, tiempos de ejecución, leads, etc. Todo ello debería

5
estar compartido en un modelo unificado de información que permita
búsquedas rápidas y proporcione informes y gráficos en tiempo real.

6. Compatibilidad con el estándar BPMN 2.0

El estándar BPMN (Business Process Model and Notation) permite la
visualización de los procesos y procedimientos internos de un negocio,
mediante el uso de gráficas y diagramas.

El estándar actual ODMG (Object Database Management Group) es la versión

BPMN 2.0, gracias a la cual se puede importar gráficos creados en cualquier
otra herramienta de gestión por procesos, eliminando así el problema de tener
que replicar el trabajo en otros programas.

7. Ejemplos de sistema de control de procesos de negocio

En vista de que el sistema de control de proceso de negocio se ha convertido

en una tendencia que va en claro crecimiento, las principales empresas
desarrolladoras de software empresarial están invirtiendo en crear programas
orientados a este mundo.

Por ello, como ejemplos de sistema de control de procesos de negocio

tenemos los siguientes:

Microsoft Power Automate: Es un BPMS (business process management

system) desarrollado por la empresa Microsoft, que ofrece a sus usuarios un
modelo de trabajo orientado a automatizar los procesos de negocio y crear un
flujo de trabajo más ágil. Especialmente útil para las firmas jurídicas, puesto
que se enfoca en el trabajo conjunto en documentos y todo lo que esto
conlleva.

SAP Intelligent Business Process Management: Una de las múltiples

herramientas desarrolladas por SAP. Este BMPS, entre otras cosas, permite la
integración de todos los procesos de negocio de la organización, buscando así

6
que la totalidad del personal tenga acceso a la información de manera
completa y rápida.

Alternativas a los sistemas de control de procesos de negocio convencionales

El sistema de control de procesos de negocio se perfila como el modelo de

gestión organizacional que regirá el mundo empresarial en los próximos años.
Para transferir esa tendencia al sector legal, en Lemontech ofrecemos
herramientas mucho más especializadas que los BPMS tradicionales, las
cuales tienen como norte un manejo óptimo del flujo de información dentro de
las firmas de abogados.

Por ejemplo, tenemos el sistema CaseTracking, que permite hacer un

seguimiento exhaustivo del flujo de trabajo de cada caso jurídico que se está
manejando, asignar responsabilidades entre los participantes (socios,
abogados, clientes, gerentes legales, etc.), programar las tareas a realizar y
revisar el estado del mismo en el momento en que sea necesario.

Otro sistema es TimeBillingX, que puede usarse para medir la productividad del
grupo de trabajo y de cada abogado que está laborando dentro de la firma.

La combinación de ambas herramientas resulta de gran ayuda para que las

firmas jurídicas puedan gestionar sus procesos y llevar a buen término el
trabajo, controlando cada etapa de manera eficiente. En este sentido, los dos
software en conjunto funcionan perfectamente como un ejemplo de sistema de
control de procesos de negocio en el sector legal.

8. Importancia de las BPM:

Son fundamentales para la aplicación del Sistema HACCP o cualquier otro

Sistema de Gestión de Calidad e Inocuidad, además de ser útiles para el
diseño y funcionamiento de los establecimientos; lo que ayuda a garantizar una

7
producción de alimentos seguros, saludables e inocuos para el consumo
humano.

9. ¿Por qué es importante BPM para el éxito de una empresa?

Los procesos de negocio constituyen el núcleo de toda organización. Deben
funcionar de forma óptima para que se cumplan los objetivos definidos y las
empresas se distingan de sus competidores a largo plazo. Los sistemas de
control de procesos de negocio como base de la transformación digital son la
clave del éxito: con una visión digital de toda la compañía, las empresas
revisan y mejoran continuamente sus estructuras y procesos, identifican
nuevos potenciales y áreas de negocio, y pueden utilizar la información
obtenida para alinear sus ofertas con los deseos de sus clientes, entre otras
ventajas de las BPM. De este modo, tras identificar cada proceso de negocio,
se consigue una total transparencia en todos ellos, aumentando la velocidad de
los procesos y reforzando su flexibilidad mediante la automatización. Esta
mejora de la comprensión y la optimización y automatización continuas de los
procesos reduce considerablemente los errores y ahorra tiempo. Los nuevos
retos y las tendencias del mercado en la industria, pueden denominarse de
forma estructurada con un sistema BPM y establecerse como nuevos modelos
de negocio. La gestión de los procesos de negocio representa la base
elemental para una mayor productividad y eficiencia en la empresa y, en
consecuencia, es indispensable para estar al día y seguir teniendo éxito en el
mercado a largo plazo.

10. Porqué realizar el control de procesos

Para dejar más clara la importancia de controlar los procesos, pongamos un

ejemplo sencillo. Imagina el modelo de negocio de una franquicia como

8
McDonald's, que necesita ofrecer el mismo estándar de alimentos en 120
países.

Si no hubiera un control estricto de los procesos, cada franquiciado podría

tener su propio tiempo para preparar y entregar pedidos, utilizar diferentes
ingredientes, contratar un personal diferente, entre otros. El patrón, que es el
gran diferencial de la red, se perdería.

Al transferir el ejemplo a cualquier modelo de negocio, desarrollar el control de

procesos contribuye a:

● Estandarizar las tareas y los resultados esperados, asegurando la

calidad para el cliente incluso si hay rotación de empleados.
● Definir los roles y responsabilidades de cada empleado, proveedor u
otros involucrados en el flujo del proceso, lo que optimiza el trabajo
diario y la comunicación dentro de la cadena de producción.
● Evitar errores o permitir que se corrijan mucho más rápidamente.
Mediante el seguimiento, puedes identificar fallas en tiempo real, lo que
contribuye a obtener una ventaja competitiva, reducir costos y adaptarse
a los cambios del mercado.
● Generar mejoras continuas, ya que el control es permanente y se realiza
cíclicamente.

11. ¿Para qué sirve el Business Process Management o BPM?

El término Business Process Management o también BPM, Gestión por

Procesos de Negocio, representa un método para diseñar, ejecutar, analizar y
mejorar continuamente cada proceso de negocio de una organización para
orientarlos a objetivos concretos. Para representar gráficamente los procesos
de la empresa de forma clara, se pueden utilizar notaciones gráficas como la
Cadena de Procesos impulsada por Eventos (EPC) o el Business Process
Model and Notation (BPMN), que constituyen la base para una gestión
profesional de todo proceso de negocio. El lenguaje de modelado BPMN 2.0 es
actualmente un estándar ampliamente utilizado para el modelado de procesos

9
de negocio. La pregunta central, "¿quién hace qué, cuándo y con qué?", puede
responderse fácilmente con BPM porque incluye en el análisis todas las áreas
de una organización, desde los empleados hasta los sistemas, pasando por los
clientes, proveedores y socios. Con BPM, todos los procesos de negocio
pueden ser definidos y reflejados de forma transparente. El objetivo de este
concepto es utilizar toda la información sobre cada proceso de negocio de la
empresa y alinearlos con la consecución de los objetivos empresariales. Sólo
quienes conocen sus procesos de principio a fin y su funcionamiento pueden
también optimizarlos, adaptarlos específicamente a las necesidades de los
clientes y, en consecuencia, alcanzar sus objetivos empresariales con mayor
rapidez y eficacia. Dado que los procesos y los objetivos de la empresa
cambian constantemente, la gestión de los procesos empresariales debe
considerarse menos como un acontecimiento puntual y más como una
actividad que propicia la mejora continua de cada proceso de negocio.

12. Ciclo de vida del BPM

11.1. Diseño
En un primer paso, se analizan los procesos ya existentes. Además, se definen
ciertos objetivos que deben alcanzarse con la gestión del proceso empresarial.

11.2. Modelado
En la fase de modelado, la empresa selecciona nuevos procesos para
describirlos individualmente según sus propios deseos y definir los procesos
objetivo sobre esta base.

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 11.3. Ejecución
Los procesos empresariales modelados se registran y documentan. A
continuación, se implementan en un modelo de proceso, se publican en el
sistema informático interno y se ejecutan.

11.4. Control
En esta fase, los procesos se supervisan y analizan continuamente. Una
comparación basada en datos de los procesos reales, con las especificaciones
objetivo modeladas, revela el potencial de optimización. Sólo quien conoce con
exactitud los potenciales y los puntos críticos de sus procesos puede derivar de
ellos soluciones y medidas exactas y aplicarlas con eficacia.

11.5. Optimización
A partir de los conocimientos adquiridos, se llevan a cabo medidas de mejora
en los procesos y se aplican las definiciones de objetivos. Con los conceptos
clásicos de optimización de procesos, como Kaizen o Six Sigma, el objetivo
principal es supervisar y mejorar continuamente los tiempos de producción, la
eficiencia de los costes, las tasas de error y otras cifras clave, por ejemplo,
automatizando o enlazando procesos.

Con los ajustes de los procesos, se inicia una nueva fase de diseño: el ciclo de
vida BPM se cierra y el bucle de control comienza de nuevo. Sólo si los
procesos pasan por este bucle de control en su totalidad y se tienen en cuenta
todas las fases del ciclo de vida completo, se puede medir el progreso y
mejorar continuamente de cada proceso de negocio individual.

13. ¿Qué es un BPM y cómo se implementa o cuáles son sus pasos?

1. Identificación de procesos clave: Seleccionar y priorizar los procesos
empresariales fundamentales para la organización.

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 2. Análisis y modelado: Comprender en detalle cómo funcionan los
procesos actuales, documentarlos y crear modelos para identificar áreas
de mejora.
3. Rediseño: Desarrollar un modelo mejorado del proceso, implementando
cambios y optimizaciones para lograr eficiencia y efectividad.
4. Automatización: Utilizar herramientas y software de BPM para
automatizar y ejecutar los procesos de manera más eficiente, si es
aplicable y beneficioso para la organización.
5. Ejecución y monitorización: Implementar los cambios y mejoras en los
procesos, supervisar su rendimiento en tiempo real y recopilar datos
para su análisis.
6. Optimización continua: Basándose en los datos recopilados, realizando
ajustes y mejoras continuas para optimizar constantemente los procesos
empresariales.
Estos pasos se realizan de manera iterativa y constante, permitiendo que la
organización mejore continuamente sus operaciones y se adapte a los cambios
del entorno empresarial.

14. Qué tipos de BPM hay?

Hay dos tipos de BPMN:

● Human Centric BPMN: Foco en procesos que involucran actividades

manuales ejecutadas por personas.
● Integration Centric BPMN: Foco en procesos que involucran integración
de aplicaciones (las interacciones humanas son realizadas en los
sistemas de back-end).

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15. ¿Dónde se aplican las BPM?
● Las herramientas BPM son aplicaciones ideadas para el diseño, gestión
y monitorización de procesos y se utilizan en el entorno empresarial para
automatizar, medir y optimizar las operaciones de negocio.

16. ¿Cómo hacer un sistema de control de procesos?

● 5 Tips para lograr el control y mejora continua de los procesos de tu
organización:
1. Identifica adecuadamente los procesos a mejorar.
2. Forma equipos de trabajo de alto rendimiento.
3. Utiliza las metodologías y herramientas más adecuadas.
4. Mantén el compromiso de la alta dirección.
5. Realiza reuniones periódicas.

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17. Conclusión
Un sistema de control de procesos de negocio (o business process
management) es un modelo de gestión organizacional, que usa una serie de
herramientas e instrumentos que analizan los procesos de negocio para
optimizarlos.

En este sentido, el BPM orienta sus esfuerzos a estandarizar y automatizar la

mayor cantidad posible de tareas, con la finalidad de conseguir un mejor
aprovechamiento de los recursos. Para lograrlo, este modelo se vale de
programas tecnológicos diseñados para tal fin.

De esta manera, a través de estas tecnologías se puede monitorear

constantemente la evolución y resultado de los procesos de negocio ya
implementados, para detectar cualquier oportunidad de mejora y así poder
aprovecharla.

Las empresas que usan el sistema de control de procesos en un negocio (o

business process management), las industrias petroleras, siderúrgicas o de
generación de energ

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