Compendio 6to-Turismo m5 s1 Optimzado

Guía
Profesional
GESTIÓN
DITORIAL
Clemente Mora González
Jefe del Departamento
de Fomento Editorial
Leticia Mejia García

Coordinadora de Fomento Editorial
Ulises Ramírez Hernández

Coordinador de Diseño Gráfico
Miguel Antonio González Vidales

Gestión Administrativa
Mayra Guzmán Gallego

Diseño Gráfico
DIRECCIÓN GENERAL
Av. Panamá #199 Esquina con Buenos Aires.
Col. Cuauhtémoc Sur
Tels. 01 (686) 9 05 56 00 al 08
Correo Electrónico: principal@cecytebc.edu.mx

Página Web: www.cecytebc.edu.mx
CICLO ESCOLAR 2012-1
Prohibida la reproducción total o parcial
de esta obra incluido el diseño tipográfico
y de portada por cualquier medio,
electrónico o mecánico, sin el consentimiento
por escrito del editor.
Nota:
Al personal Docente interesado en enriquecer el contenido del presente
documento, le agradecemos hacernos llegar sus comentarios o aportaciones
a los siguientes correos:
fomentoeditorial@cecytebc.edu.mx
acaro@cecytebc.edu.mx
José Guadalupe Osuna Millán
Gobernador del Estado
de Baja California
Javier Santillán Pérez

Secretario de Educación
y Bienestar Social del Estado
CECYTE BC
Adrian Flores Ledesma

Director General
Jesús Gómez Espinoza

Director Académico
Ricardo Vargas Ramírez

Director de Administración y Finanzas
Olga Patricia Romero Cázares

Directora de Planeación
Argentina López Bueno

Directora de Vinculación
Ángela Aldana Torres

Jefe del Departamento de Evaluación Académica
MUNICIPIO DE MEXICALI
Cristina de los Ángeles Cardona Ramírez
Directora del Plantel Los Pinos
Laura Gómez Rodríguez

Encargada del Plantel San Felipe
Carlos Zamora Serrano
Director del Plantel Bella Vista
Jesús Ramón Salazar Trillas

Director del Plantel Xochimilco
Directorio
Rodolfo Rodríguez Guillén
Director del Plantel Compuertas
Abraham Limón Campaña

Director del Plantel Misiones
Francisco Javier Cabanillas García

Director del Plantel Guadalupe Victoria
Román Reynoso Cervantes
Director del Plantel Vicente Guerrero
MUNICIPIO DE TIJUANA
Martha Xóchitl López Félix

Directora del Plantel El Florido
María de los Ángeles Martínez Villegas

Directora del Plantel Las Águilas
Amelia Vélez Márquez

Directora del Plantel Villa del Sol
Bertha Alicia Sandoval Franco

Directora del Plantel Cachanilla
Rigoberto Gerónimo González Ramos
Director del Plantel Zona Río
Jorge Ernesto Torres Moreno
Director del Plantel El Niño
Joel Chacón Rodríguez

Director del Plantel El Pacífico
Efraín Castillo Sarabia

Director del Plantel Playas de Tijuana
Benito Andrés Chagoya Mortera

Director del Plantel Altiplano
Juan Martín Alcibia Martínez

Director del Plantel La Presa
MUNICIPIO DE ENSENADA
Alejandro Mungarro Jacinto

Director del Plantel Ensenada
Emilio Rios Macias

Director del Plantel San Quintín
MUNICIPIO DE ROSARITO
Manuel Ignacio Cota Meza

Director del Plantel Primo Tapia
Héctor Rafael Castillo Barba

Director del Plantel Rosarito Bicentenario
MUNICIPIO DE TECATE
Christopher Díaz Rivera

Encargado del Plantel Tecate
MENSAJE DEL GOBERNADOR DEL ESTADO
Jóvenes Estudiantes de CECYTE BC:
La educación es un valuarte que deben apreciar durante

su estancia en el Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos
del Estado de Baja California, dado la formación y calidad
educativa que les ofrece la Institución y sus maestros.
Por ello, asuman el compromiso que el Gobierno del Estado

hace para brindarles educación media superior, a fin de que en
lo futuro tengan mejores satisfacciones de vida, y se conviertan
en impulsores y promotores del crecimiento exitoso, con la
visión que tiene nuestra entidad en el plano nacional.
Esta administración tiene como objetivo crear espacios

y condiciones apropiadas para que en un futuro inmediato, el
campo laboral tenga profesionistas técnicos de acuerdo al perfil
de la industria que cada día arriba a nuestra entidad; por lo
que los invito a ser mejores en sus estudios, en su familia
y en su comunidad.
En ustedes se deposita la semilla del esfuerzo y dedicación que

caracteriza a los bajacalifonianos. Son el estandarte
generacional que habrá de marcar la pauta de nuestro
desarrollo. Como Gobierno del Estado, compartimos el reto de
ser formadores de los futuros profesionistas técnicos que saldrán
de CECYTE BC.
Unamos esfuerzos; Gobierno, Sociedad, Maestros y Alumnos,

para brindar y recibir una mejor educación en Baja California,
ser punta de desarrollo humano, crecimiento industrial y
económico, y factor importante del progreso de México.
MENSAJE DEL SECRETARIO DE EDUCACIÓN
Alumno de CECYTE BC:
La educación es una herramienta que aumenta tus oportunidades de

desarrollo personal, y permite ampliar tu horizonte de posibilidades
de progreso económico y social.
Bajo esa perspectiva, el Gobierno del Estado de Baja California

asume con responsabilidad su compromiso con los jóvenes en la tarea
de crear espacios educativos en el nivel medio superior, y ofrecerles
programas de estudios tecnológicos que les permitan integrarse con
competencia a fuentes de trabajo y/o continuar estudios superiores.
El Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de Baja

California, es un ejemplo de lo anterior. En las escuelas de esta
Institución, los estudiantes pueden encontrar el camino de la
superación, y el apoyo para alcanzar las metas que visualizan para
forjar su futuro.
Entre esos apoyos se encuentran la publicación y entrega de este

material educativo, que el CECYTE BC distribuye, con el objetivo de
que lo utilices en beneficio de tus estudios.
La tarea que han desarrollado maestros, alumnos y autoridades

aducativas en torno a CECYTE BC, han convertido a esta Institución
en un modelo para la formación de generaciones de profesionistas
técnicos que demanda el sector productivo que se asienta en la
región.
Además de eso, el Cole gio se ha destacado por alentar el

acercamiento de los padres de familia con la escuela, como una
acción tendiente a fortalecer los vínculos que deben existir entre
ellos, los docentes y administrativos en el proceso educativo, por ser
esta, una responsabilidad compartida.
Por todo esto, te felicito por realizar tus estudios en un plantel de

CECYTE BC. Te exhorto a valorar este esfuerzo que hace la sociedad
a través de la Administración Estatal, y a que utilices con pertinencia
los materiales que se te otorgan para apoyar tu formación profesional.
PRESENTACIÓN
El documento que tienes en las manos significa un esfuerzo

realizado entre la Coordinación Nacional de los CECyTEs y el
Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de
Baja California por proporcionarte material de estudio de calidad
para tu formación media superior.
Las Guías Profesionales de Mantenimiento, Electrónica,

Mecatrónica, Turismo, Producción, Análisis y Tecnología de los
Alimentos, Laboratorista Químico, Programador de Software,
Gestión Administrativa, Contabilidad y Música; comprenden
módulos y submódulos en donde encontrarás lecturas,
ejercicios y dinámicas que te servirán para adquirir un mayor
entendimiento de la Profesión Técnica que ejercerás en lo
futuro.
El tiempo utilizado por cada uno de los maestros involucrados

en las Guías, representó horas de estudio, dedicación y
esmero para crear un documento fundamental en la educación.
Por ello, te invitamos a que obtengas el mejor provecho de

estos materiales de estudio, que fueron diseñados
especialmente para lo más preciado del Colegio: sus alumnos.
Atentamente
Adrian Flores Ledesma

DIRECTOR GENERAL DEL CECYTE BC
Turismo
Submódulo I
••• PREPARAR LOS EVENTOS DE NEGOCIOS Y SOCIALES •••

Mtro. Alonso José Ricardo Lujambio Irazábal

Secretario de Educación Pública

Lic. Miguel Ángel Martínez Espinosa
Subsecretario de Educación Media Superior

Lic. Luis Francisco Mejía Piña
Director General de Educación Tecnológica Industrial

Ing. Celso Gabriel Espinoza Corona
Coordinador Nacional de Organismos
Descentralizados Estatales del CECyTE’s

Lic. Armando Mendoza Cruz

Responsables de Desarrollo Académico de los CECyTE’s

13

Técnico en turismo

Baja California Sur

Adriana Avilés Sánchez

Baja California Sur
Olga Guadalupe Arias Cobarrubias

Adriana Avilés Sánchez Baja California Sur

Olga
Guadalupe Arias Cobarrubias Baja California Sur
14

Al concluir este submódulo el alumno será capaz de contratar servicios y supervisar

los eventos de negocios y sociales. De igual forma tendrás la oportunidad de aplicar estos
conocimientos en el campo laboral. Algunas de las actividades que tendrás que llevar a cabo,
requieren cierto grado de responsabilidad individual y autonomía, sin dejar de lado el
compromiso grupal; ya que desarrollarás una serie de habilidades complejas o no rutinarias, y
además resolverás contingencias propias de la misma. Ejecutando un nivel de competencia 2.
15

16

Técnico en turismo
Módulo V Operar eventos de negocios, sociales y culturales.
Submódulo I Preparar los eventos de negocios y sociales.
Competencia 1 Competencia 2
Contratar servicios para las reuniones Supervisar el evento de negocios y

de negocios y sociales. social.
Habilidades y destrezas Habilidades y destrezas
9 Elaborar un presupuesto de 9 Verificar la disponibilidad del servicio

acuerdo a los requerimientos del evento de acuerdo a lo
del cliente. contratado por el cliente.
9 Interpretar el contrato 9 Aplicar las políticas de acuerdo al
celebrado entre el centro de convenio celebrado entre el centro
negocios o convenciones y el de convenciones y el cliente.
cliente. 9 Realizar la supervisión del evento de
9 Verificar que los servicios del acuerdo al plan de trabajo y
lugar, personales, de alimentos programa del día del evento.
y bebidas contratados para la 9 Aplicar un cuestionario a grupos de
realización del evento quejas y sugerencias al final del
corresponden al plan de evento.
trabajo establecido. 9 Elaborar un reporte de fallas
9 Elaborar el instructivo para la encontradas durante el evento, para
llegada del grupo. su canalización a los departamentos
9 Observar que las listas de involucrados.
verificación de los comités de
organización corresponden a
los servicios requeridos en el
evento.
9 Comunicar a los
departamentos a través del
instructivo para el recibimiento
del grupo.
17

Conocimientos: Conocimientos:
9 Manejo de herramientas de 9 Manejo de cómputo.

cómputo. 9 Tipos de servicios para grupos y
9 Tipos de montaje de mesas. convenciones.
9 Equipo audiovisual. 9 Servicio, equipo e instalaciones
9 Decoración. para reuniones y eventos
9 Mantelería utilizada en eventos. especiales.
9 Relaciones públicas. 9 Relaciones públicas
Actitudes: Actitudes:
9 Responsabilidad 9 Responsabilidad
18

19

E
ste manual te proporcionará un abanico de actividades,
relacionadas con la competencia “Preparar los eventos
de negocios y sociales”. Éstas te permitirán mejorar tus
habilidades y destrezas; así como aprender de una manera
divertida, ya que las actividades se desarrollarán en diferentes
establecimientos que presten servicios de reservación y
contratación de servicios de eventos especiales, tales como:
Hoteles, Restaurantes, Salones de eventos Sociales, Centro de
Convenciones, Empresas organizadoras de eventos, Alquiladoras
de mobiliario para eventos, Microempresarios.
Al finalizar, serás capaz de contratar servicios y supervisar los eventos de negocios y

sociales. Las habilidades y destrezas que desarrollarás son para la competencia 1: Contratar
servicios para las reuniones de negocios y sociales.
Verificar que los servicios del lugar, personales, de alimentos y bebidas contratados
para la realización del evento corresponden al plan de trabajo establecido.
Observar que las listas de verificación de los comités de organización corresponden a
los servicios requeridos en el evento.
Interpretar el contrato celebrado entre el centro de negocios o convenciones y el
cliente.
Elaborar un presupuesto de acuerdo a los requerimientos del cliente.
Elaborar el instructivo para la llegada del grupo.
Comunicar a los departamentos a través del instructivo para el recibimiento del
grupo.
Para la competencia 2: Supervisar el evento de negocios y social.
Verificar la disponibilidad del servicio del evento de acuerdo a lo contratado por el

cliente.
Realizar la supervisión del evento de acuerdo al plan de trabajo y programa del día del
evento.
Aplicar las políticas de a cuerdo al convenio celebrado entre el centro de convenciones
y el cliente.
Aplicar un cuestionario a grupos de quejas y sugerencias al final del evento.
Elaborar un reporte de fallas encontradas durante el evento, para su canalización a los
departamentos involucrados.
20

Se hace hincapié que para lograr el propósito se requiere de un alto grado de concentración,
organización y creatividad, a efecto de realizar todas las actividades del submódulo. Es importante
llevar a cabo el desarrollo de las esferas de competencia en los escenarios adecuados como el
aula, talleres y las empresas que nos brinden la oportunidad de lograr nuestro objetivo. No
olvidemos tener presente en todo momento la actitud de: responsabilidad.
La forma de alcanzar los resultados será a través de ejercicios y actividades prácticas, cuyo
objetivo del submódulo será preparar los eventos de negocios y sociales.
Para la obtención de la competencia necesitarás evidenciar las habilidades presentando un

portafolio con los diferentes productos elaborados apegándote a los instrumentos de
evaluación proporcionados por el docente al inicio del curso.
21

El docente realizara visitas a empresas que presten servicios de reservación y contratación de

servicios de eventos especiales, tales como: Hoteles, Restaurantes, Salones de eventos Sociales,
Centro de Convenciones, Empresas organizadoras de eventos, Alquiladoras de mobiliario para
eventos, Microempresarios. Con el fin de que los alumnos observen el desarrollo de las actividades
en la vida laboral, al igual se organizaran conferencias con personas que tengan experiencia en
organizar eventos de negocios y sociales.
Con esto se pretende que el alumno tenga una idea de las actividades que se desarrollan como:
Organizar de eventos especiales.
El docente deberá sugerir otras actividades según sea el caso, en donde motive al alumno para
desarrollar las competencias del submódulo y además que el alumno ubique la aplicación de la
competencia durante el desarrollo de una función en el campo laboral.
22

23

Contratar servicios para las
reuniones de negocios y sociales
1

1. Nota la diferencia
2. Características del evento
3. Requerimientos del cliente
4. Definición del contrato
5. Definición de plan de trabajo
6. Definición de instructivo de grupo
7. Comités de organización
1. Paquetes para eventos
2. Interpretando el contrato
3. Servicios para un evento
4. Cuestiones previas al plan de trabajo
5. Plan de trabajo
6. Lista de verificación
7. Instructivo de grupo
8. Comités y sus actividades
9.
24

1. Eligiendo paquetes
2. Contrato
3. Elaborando un plan de trabajo
4. Elaborando las listas de verificación
5. Elaborando el instructivo de grupo
1. Realizando el presupuesto de un evento social o de negocios
1. Planeando el evento
25

¡Hola! espero que al iniciar esta competencia pongas todo el
empeño para que logres adquirir las habilidades que te harán
capaz de desempeñarte en el sector laboral de manera muy
eficiente. ¡ADELANTE!
La Contratación de servicios para las reuniones de

negocios y sociales es la acción de adquirir un
compromiso a través de un contrato de los diversos
servicos requeridos en un evento de negocios, social y/o cultural.
Para poder llegar a la contratación, primero deberás verificar que servicios requieres antes,
durante y después del evento. Es importante elaborar un plan de trabajo y llevar a cabo las
acciones que ahí se consideren. No olvides que al contratar un servicio deberás relacionarte
con las personas, con el fin de llegar a un acuerdo en común.
Por esta razón, en esta guía aprenderás todo lo necesario sobre cómo contratar servicios para
las reuniones de negocios y sociales. Todas las actividades que te presentaré a continuación
como: ejemplos, ejercicios y prácticas te permitirán desarrollar tus habilidades y destrezas;
estos los realizarás en el salón de clases, en el internet, taller de turismo y en un contexto
laboral. No olvides que para ser competente debes reunir todas las evidencias necesarias
(Guía de Observación y Lista de Cotejo) e integrarlas en el portafolio de evidencias que se
verán reflejadas al finalizar tu evaluación.
26

9 Elaborar un presupuesto de acuerdo a los requerimientos
del cliente.
9 Interpretar el contrato celebrado entre el centro de
negocios o convenciones y el cliente.
9 Verificar que los servicios del lugar, personales, de
alimentos y bebidas contratados para la realización del
HABILIDADES evento corresponden al plan de trabajo establecido.
9 Elaborar el instructivo para la llegada del grupo.
9 Observar que las listas de verificación de los comités de
organización corresponden a los servicios requeridos en
el evento.
9 Comunicar a los departamentos a través del instructivo
para el recibimiento del grupo.
RESULTADO DE Al término de la competencia el alumno será capaz de contratar

APRENDIZAJE servicios para las reuniones de negocios y sociales.
El docente pasará algún video ó película que tenga relación con la planeación de un evento de
negocios ó social. Deberás observar la planeación y ejecución del evento, para darlos a
conocer mediante un instrumento de evaluación que te proporcionará el docente.
De esta manera ubicarás la planeación y ejecución de un evento y todo lo que esto implica. De
igual forma despertará el interés en tí por aprender más acerca de este tema.
27

9 Elaborar un presupuesto de acuerdo a los requerimientos
HABILIDAD del cliente.
Nombre Nota la diferencia No. 1

Analiza la información que se te dan a continuación y en la parte posterior anota la
Instrucciones diferencia que existe entre un evento de negocios y un evento social. Coméntalo
para el Alumno en clases con tus compañeros.
Definición de:
Evento
Evento Social Manera Para poder notar la diferencia entre los

Didáctica conceptos, deberás leer y analizar la
Conocimientos Evento de negocio de información, así como ampliar las
a adquirir Lograrlos definiciones realizando una investigación a
Presupuesto
través del internet.
Requerimientos del
cliente.
Paquetes
EVENTO:
Proviene del latín "EVENTUS", que significa acontecimiento, suceso, eventualidad. Con lo que
entenderemos, que si bien se trata de un suceso, el cual es eventual, tendrá la concepción de único
e irrepetible.
28

EVENTO SOCIAL:
Son eventos principalmente destinados a “la diversión de los

invitados” y por su simplicidad, no se requiere tener equipos
profesionales ni conocimientos reales para dar el servicio y que
por lo barato de estos, se encuentran al alcance de cualquier
persona. Son generalmente fiestas, como bodas,
graduaciones, quince años. En general su duración es de
horas, incluye alimentos, bebidas, música, animador, etc.
EVENTO DE NEGOCIO:
Eventos en los que se reúne un grupo de personas con intereses en común, como congresos,
seminarios, foros, conferencias, salas de juntas. Pueden tener varios días de duración, en donde se
incluyen diversos tipos de alimentos, puede considerar servicios de hospedaje y transporte.
Los eventos pueden adoptar varias formas y según sus objetivos, tipo de actividades, número de
participantes, etc., se clasifican como:
• Seminarios
• Simposios
• Reuniones Técnicas
• Conferencias o
• Congresos
En el siguiente espacio anota las DIFERENCIAS que encontraste en los conceptos anteriores:

29

Nombre Características del eventos No. 2
En la primera tabla encontrarás los tipos de eventos de negocios y en la segunda
Instrucciones tabla encontrarás los eventos sociales. Anota en la columna de la derecha de cada
para el Alumno evento las características del mismo.
Tipos de eventos:
Manera
• Sociales Didáctica
Buscar las características de cada evento
Conocimientos de
• De negocios utilizando como herramienta el internet.
a adquirir Lograrlos
Características de
los eventos.
EVENTOS DE CARACTERISTICAS IMAGEN

NEGOCIOS
Seminario
Simposios
Reuniones Técnicas
30

EVENTOS DE CARACTERISTICAS IMAGEN
NEGOCIOS
Conferencias
Congresos
Coloquio
Convenciones
31

EVENTO SOCIALES CARACTERISTICAS IMAGEN
Bodas
Quince años
Graduaciones
Fiestas infantiles
Primeras comuniones
32

EVENTO SOCIALES CARACTERISTICAS IMAGEN
Bautizos
Fiestas de cumpleaños
Fiestas de aniversario
33

Nombre Requerimientos del Cliente No. 3
Analiza la siguiente información y crea tu propia entrevista con un futuro cliente,
Instrucciones para solicitarle los requerimientos que necesita para la organización de un evento.
para el Alumno Presenta la información recabada al docente.
Manera
Recabar información para organizar un
Conocimientos Requerimientos del Didáctica
evento, utilizando la técnica de la entrevista y
a adquirir cliente. de
aplicando cuestionarios.
Lograrlos
Los requerimientos son el punto de acuerdo entre el cliente y el Organizador de Eventos, este
entendimiento es necesario para poder organizar y llevar a cabo el evento que satisfaga las
necesidades de nuestro cliente.
Si los requerimientos se enfocan a describir las necesidades del cliente, entonces es lógico que
para recabarlos haya que obtener la información de primera mano. Esto es, mediante entrevistas
con el cliente o recabando documentación que describa la manera que el cliente desea que se
organice su evento.
Las necesidades y/o requerimientos del cliente evolucionan con el tiempo y cada cambio involucra
un costo. Por eso es necesario tener archivada una copia de la documentación original del cliente,
así como cada revisión o cambio que se haga a esta documentación.
Como cada necesidad del cliente es tratada de diferente forma, es necesario clasificar estas
necesidades para saber cuales de ellas serán satisfechas por la empresa organizadora de eventos
dentro de sus instalaciones y cuales serán requeridas por otra empresa que se dedique a la renta
de mobiliario y equipo para eventos especiales.
Para esto es necesario realizar una lista de necesidades que el cliente solicita para su evento
especial y presentarlo a la empresa organizadora de eventos, con el fin de que la empresa le
elabore un paquete con sus respetivos precios; es decir, una cotización del evento.
34

Nombre Paquetes para eventos No. 1
Observa los ejemplos de los diferentes paquetes que ofrece una empresa
Instrucciones Organizadora de Eventos. Así como la solicitud de cotización que se utiliza vía
para el Alumno electrónica.
Manera Observar los contenidos de los paquetes. Así

Actitudes a Didáctica como los datos que requiere la empresa para
Responsabilidad
formar de poder posteriormente elaborar una
Lograrlas cotización.
Competencias
Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general,
Genéricas a
considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.
Desarrollar
Manera
Didáctica de Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética.
Lograrlas
Existen empresas privadas que se encargan de organizar un evento, ya sea de negocios o

social. Dentro de los hoteles existe un departamento que se llama Oficina de centros de
convenciones, que ofrece al público en general, diferentes paquetes para realizar sus eventos
en los diferentes salones con que cuenta el hotel.
Ya sea las empresas o los hoteles ofrecen diferentes servicios, una vez que la persona que
desea un evento conoce estos servicios se realiza una cotización para poder hacer el
presupuesto del mismo. Ya que el cliente esta convencido del costo y los servicios ofrecidos
empieza la preparación del evento, estableciendo un contrato entre las dos partes: la empresa y
el cliente.
A continuación te presentaremos algunos ejemplos de los paquetes que pueden ofrecer dichas
empresas.
35

EVENTOS EMPRESARIALES
Frecuentemente, se realizan y programan eventos especiales en las empresas con diferentes

propósitos, en los cuales se requiere de una cuidadosa planeación para lograr excelentes
resultados. De la misma forma, creamos el ambiente necesario que se requiere, lo cual se
demuestra en la calidad de nuestros montajes y alimentos, así como el servicio, que siempre ha
superado las expectativas de nuestros clientes, creando un ambiente óptimo permite que los
propósitos de los eventos empresariales se cumplan mas allá de lo esperado.
Paquete Empresarial
Incluye:
• Servicio por cinco horas.

• Equipo completo: mesas, sillas, cristalería, vajilla, plaqué, funda francesa, corbata ó cintilla
para sillas, mantelería (10 colores a elegir). Cubre mantel en yute, deshilado, jackar
floreado, plato base de acero inoxidable.
• Personal: Meseros, capitán de meseros, personal de cocina, personal de cantina,
coordinador de eventos.
• Menú en tres tiempos: crema, pasta, plato fuerte, guarnición, pan y café.
• Arreglos florales bajos (flor de temporada).
• Refrescos y hielo sin límite (Coca-cola, Agua mineral, Toronja, Coca-light, y Agua natural).
• Descorche libre.
• Servicio de valet parking (por cuenta del usuario).
EVENTOS SOCIALES
Nuestro paquete especial para eventos sociales cubrirá todas sus necesidades. Eventos especiales
creativos se perfila como una empresa innovadora y de calidad total que busca revolucionar el
campo de la organización y ambientación de eventos sociales. Si usted planea realizar algún
evento social permítanos hacer de esa fecha tan especial, algo memorable, siendo usted un
excelente anfitrión.
Paquete Básico
Incluye:

para sillas, mantelería (10 colores a elegir). Cubre mantel en yute, deshilado, jackar
• Personal: meseros, capitán de meseros, personal de cocina, personal de cantina,
coordinador de eventos. Menú en tres tiempos: crema, pasta, plato fuerte, guarnición, pan y
café.
• Arreglos florales bajos (flor de temporada) Refrescos y hielo sin límite (Coca-cola, Agua
mineral, Toronja, Coca-light, y Agua natural).
36

BODA
Nuestra meta es proporcionar los mejores servicios para que su boda, sea todo un éxito. Estamos a
su servicio para la planeación y realización de su banquete, solo infórmenos sobre las necesidades
de su fiesta para una cotización hecha a su medida.
Ofrecemos una variedad de atractivos estilos y colores de montajes para bodas, que harán lucir su
evento sobre todas las demás.
Paquete Boda Formal
Incluye:

para sillas, mantelería, (10 colores a elegir), cubre mantel en yute, deshilado, jackar
• Personal de servicio: meseros, capitán de meseros, personal de cocina, personal de
cantina, coordinador de eventos.
• Menú en tres tiempos: crema, pasta, plato fuerte, guarnición, pan y café.
• Arreglos florales bajos (flor de temporada).
• Cascada para Mesa Principal.
• Refrescos y hielo sin límite (coca-cola, agua mineral, toronja, coca-light, agua natural).
Paquete Boda Plus
Incluye:

para sillas, mantelería (10 colores a elegir). Cubre mantel en yute, deshilado, jackard
floreado, organza beige, organza blanco, brujas blanco, plato base de cobre, ó en plata.
• Personal: meseros uno por mesa, capitán de meseros, personal de cocina, personal de
• Menú en cuatro tiempos: entrada, crema, ò pasta, plato fuerte, guarnición postre, café y
pan.
• Arreglos florales bajos, ò candelabros (flor de temporada).
• Elaboración de café Irlandés (el cliente proporciona la bebida) Prueba de menú para 4
personas (mínimo 200 personas).
• Refrescos y hielo sin límite (coca-cola, agua mineral, toronja, coca-light, y agua natural).
37

Paquete Boda de Lujo
Incluye:

para sillas, mantelería (10 colores a elegir). Cubre mantel en yute, deshilado, jackard
floreado, organza beige, organza blanco, brujas blanco, plato base de cobre, ò en plata.
• Personal: meseros, uno por mesa, capitán de meseros, personal de cocina, personal de
• Menú en cuatro tiempos: entrada, crema ò pasta, plato fuerte, guarnición postre, café y
pan.
• Arreglos florales bajos ò candelabros (flor de temporada). Cascada para mesa Principal.
• Barra de cafés (Irlandés, Vienes, Romano, Carajillo, Azteca, Español, Francés, Escocés, el
cliente proporciona la Bebida) Prueba de menú para 4 personas.
• Refrescos, hielo y mezcladores sin límite.
• Barra de aguas frescas (para recepción) ó barra de coctelería: (Clericot, Margarita, Piña
Colada, el cliente proporciona la bebida).
Esta actividad le realizamos por que sabemos que es de vital importancia para usted, relajar las
tensiones de sus invitados en una reunión de trabajo o social. El Coffee Break es ideal para eventos
empresariales, juntas inauguraciones, presentaciones, exposiciones y Eventos. Disponemos de
varias opciones de Coffee Break, para sus descansos entre reunión y reunión.
Paquete Básico
Incluye:
• Servicio por 5 Horas (máximo 3 recesos).

• Café.
• Té (4 tipos).
• Azúcar en cuadros o sobres.
• Sustituto de azúcar.
• Mesa Buffet con bambalina.
• Cafeteras Eléctricas.
• Jarras con agua Natural.
• Refrescos y hielo sin límite.
• Personal de Servicio.
38

Una vez que el cliente analiza cada paquete que le ofrece la empresa; solicita una
cotización, para lo cual la empresa le pide ciertos datos. Aquí te muestro una solicitud de
cotización como ejemplo:
Solicitud de Cotización
Para cotizar el próximo evento, convención, grupo o viaje de incentivo de su Empresa le pedimos
llenar el siguiente formulario. Nos pondremos en contacto con usted en un plazo no mayor a 3 días
hábiles.
Nombre Juan Domínguez Mendoza
Empresa El Artesano
E-mail artesano@hotmail.com
Teléfono (333) 33 33 33 333
Puesto Gerente
Tipo de Evento
Convención de negocios
(Convención, grupo,
Viaje de Incentivo, etc.)
Menú Buffet
Fecha del Evento 25, 26 y 27 de Mayo del 20___.
Horario 9:00 hrs – 14:00 hrs / 16:00 hrs – 18:00 hrs
Número de participantes 100 personas
Destino o lugar del evento Salón Los Arcos
Comentarios

39

Nombre Eligiendo paquetes No. 1

De los paquetes que te presentamos como ejemplos, selecciona el que mejor se
adecué a tus requerimientos para un evento que desees llevar a cabo. Llena una
Instrucciones solicitud de cotización siguiendo el ejemplo que se te proporciono anteriormente e
para el Alumno investiga la elaboración de un presupuesto; con el fin de que diseñes el tuyo,
utilizando los datos de la cotización realizada.
Manera
Actitudes a
Elaborar la cotización y el presupuesto del
Responsabilidad Didáctica de
formar evento de acuerdo a los requerimientos
Lograrlas
del cliente.
Competencias
Genéricas a Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida.
Desarrollar
Manera
Didáctica de Escucha las instrucciones del docente, interprétalas, pregunta dudas, expresa
Lograrlas observaciones y desarrolla el ejercicio en base los acuerdos establecidos.
Llena la solicitud de la Cotización. Y elabora un presupuesto (cotización) de acuerdo a

los datos del paquete que hayas elegido.
Para cotizar el próximo evento, convención, grupo o viaje de incentivo de su Empresa le

pedimos llenar el siguiente formulario. Nos pondremos en contacto con usted en un plazo no
mayor a 3 días hábiles.
40

Nombre

Empresa

E‐mail

Teléfono

Puesto

Tipo de Evento

(Convención, grupo,
Viaje de Incentivo, etc.)

Menú

Fecha del Evento

Horario

Número de participantes

Destino o lugar del evento

Comentarios

41

Investiga un ejemplo de un presupuesto (cotización). En el siguiente cuadro elabora un presupuesto, de
acuerdo al paquete y especificaciones del mismo que haya decidido el cliente.

42

Nombre Realizando el presupuesto de un evento social o de negocios.

No. 1
Competencia a 1.-Contratar servicios para las reuniones de negocios y sociales.

Desarrollar
Elaborar un presupuesto de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Habilidad
Por equipo escoge un evento social o de negocios que deseen organizar y llevarlo
a cabo; el cual se realizará en fecha especifica dentro o fuera del plantel. Cada
Instrucciones
equipo elaborará un presupuesto económico y uno sin límites de costo, para darle
para el Alumno
la opción al cliente de escoger el mejor de acuerdo a sus requerimientos. Así
mismo deberán elaborar sus propios paquetes.
Organizar al grupo por equipos, utilizando una técnica grupal. Darle a conocer las
Instrucciones fechas importantes de los eventos que se lleven a cabo en el plantel, así como
para el también indicar a los alumnos fechas importantes de los integrantes del grupo, por
Docente ejemplo cumpleaños, fiestas infantiles, etc.
Indicar los parámetros necesarios con los cuales va a llevar a cabo dicha práctica.
Recursos Equipo de computo

materiales de Impresora a color
apoyo Hojas en blanco
Manera El alumno podrá apoyarse en el apartado de

Responsabilidad Didáctica conocimientos de esta guía y deberá cumplir
Actitudes a
formar de con los lineamientos establecidos por el
Lograrlas docente.
1. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de

Competencias
métodos establecidos.
Genéricas a
Desarrollar
2. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia
general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.
Manera
Didáctica de El estudiante utiliza la información explicada anteriormente para poder realizar sus
paquetes, así como su presupuesto de manera creativa.
Lograrlas
43

9 Interpretar el contrato celebrado entre el centro de
HABILIDAD negocios o convenciones y el cliente.
Nombre Definición del Contrato No. 4

Analiza la definición y la información que debe contener un contrato para la poder
Instrucciones realizar los ejercicios que se te solicitan más adelante. Coméntalo en clases con
para el Alumno tus compañeros.
Manera
Didáctica Leer y analizar la información, así como
Conocimientos Contrato de ampliar las definiciones realizando una
a adquirir Lograrlos investigación a través del internet.
Una vez que el cliente te haya contactado para comprar tus servicios como organizador de eventos;
deberás cerrar la negociación utilizando un contrato para comprometer al cliente. A continuación te
damos a conocer la definición de un contrato
44

CONTRATO:
Se define como un acuerdo de voluntades para crear o transmitir derechos y obligaciones y es una especie

dentro del género de los convenios.

El contrato para la reunión debe contener:

9 El contratante
9 El contratista
9 El servicio a arrendar
9 Las especificaciones del servicio
9 Presupuesto
9 La forma de pago
9 Qué hacer si una de las partes no cumple
9 Circunstancias en las que el contrato se anula o se termina

Nombre Interpretando el Contrato No. 2

En el siguiente ejemplo de Contrato, identifica si contiene lo que se te especifica a
Instrucciones
continuación.
para el Alumno
Manera
Observar los contenidos del contrato Así
Actitudes a Didáctica
Responsabilidad como los datos que requieres para poder
formar de
identificar las partes.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante
la utilización de medios, códigos y herramientas apropiadas.
Desarrollar
Manera
Didáctica de Identifica el contenido de un documento.
Lograrlas
45

MODELO DE CONTRATO DE CELEBRACION y BANQUETES

En México, D.F., a 25 de febrero del 20__.

REUNIDOS

Como Prestador de Servicio

La empresa CESPA, S.A. de C.V.; con domicilio legal en la calle Ave. Chapultepec No. 450, colonia

San Vicente, ciudad de México, D.F. Con teléfono 55 4567862, fax No. 55 4569287 y correo
electrónico
cespa@hotmail.com
Como
Usuario
El
Señor Rogelio Beltrán Gutiérrez con domicilio legal en la Calle Topete No. 5673 de la ciudad de
México, D.F., con teléfono No. 55 4588737, correo electrónico rogebeltran@hotmail.com

Ambas partes se reconocen mutuamente plena capacidad para celebrar el presente contrato de acuerdo con las siguientes

CLÁUSULAS
PRIMERA.‐ Por el presente contrato, las partes acuerdan la celebración por el usuario en los salones del prestador de un
evento cuyos servicios y precio se describen a continuación y que se desarrollará el próximo día 30 de abril del 20___.
A tal fin queda reservado el salón LOS LAURELES, con capacidad para un máximo de 150 comensales, desde las 20:00
horas a las 10:00 horas del mentado/siguiente día.
SEGUNDA.‐ Los asistentes al evento serán 120 adultos y 30 niños.
Hasta 5 días naturales antes de la fecha fijada, este número podrá ser incrementado o disminuido en un 10%
unilateralmente por el consumidor, viniendo obligado el prestador a respetar todos los precios y condiciones estipulados
para el servicio en el presente contrato.
Para su constatación, la declaración sobre la variación en el número de asistentes deberá realizarse por cualquier medio
del que quede constancia, siendo de cuenta del usuario la prueba de su ejercicio.
Si el número final de asistentes resultara superior al inicialmente acordado o al comunicado, el prestador vendrá facultado
a incrementar el precio del cubierto de los asistentes en exceso hasta en un 10%. Si el número final de asistentes resultara
inferior al inicialmente acordado o comunicado, el usuario vendrá obligado a abonar un número de cubiertos equivalente
a los inicialmente contratados o comunicados.

TERCERA-La prestación principal del servicio es un banquete con el siguiente contenido:
El menú para adultos consistirá en:

‐Entradas: Rollitos de surimi
‐Un primer plato: Ensalada Cesar
‐Un segundo Plato: Pechuga de pollo marinada.
‐Bebidas: Agua, descorche para 130 personas
‐Pan‐Postres‐Café: Tarta de manzana‐café regular y descafeinada
46

El menú infantil consistirá en:
-Entradas: Nachos
-Un primer plato: Nuggets de pollo
-Un segundo plato: No aplica.
-Bebidas: Refresco
-Postre: Pastel de Queso
EL USUARIO EL PRESTADOR
(Firma) (Firma)
CUARTA.- El precio del menú es de $250 pesos por cada adulto y $150 pesos por cada niño, impuestos
incluidos.
QUINTA.- El servicio de banquete estará atendido por 1 mesero con la cualificación profesional necesaria para
el regular desenvolvimiento del servicio por cada 20 asistentes.
SEXTA.- En el supuesto que se acuerde prestación complementaria de comida o bebida al margen de las
referenciadas en el menú, serán abonadas con arreglo a las tarifas para la prestación del servicio de
restaurante, debidamente publicitadas por el prestador, que el usuario declara conocer.
A tal fin, a la terminación del evento se hará entrega por el prestador de un listado de consumiciones y su precio
sobre el que pueda prestar su conformidad el consumidor.
SEPTIMA.- De las siguientes prestaciones complementarias, el usuario contrata con el prestador

exclusivamente aquéllas en las que se consigne su precio, impuestos incluidos, de entre la lista que se indica a
continuación:
-Música ambiente: $5,000 pesos

-Música y zona para bailar:
-Actuación musical y zona para bailar: $12,500 pesos
-Payaso/s: ---
-Decoraciones especificas del local: ---
-Otros (describir):-----
OCTAVA- El precio del presente contrato se hará efectivo en la forma siguiente:
-Un 30% sobre el total de los servicios contratados a la firma del presente documento, cantidad que se
denomina señal.
-Un 20% en los cinco días inmediatamente anteriores a la fecha de la celebración.
-La cantidad restante será abonada por el usuario en el plazo de 7 días contra factura debidamente desglosada
por todos los conceptos.
47

El prestador reconoce al usuario derecho unilateral de desistimiento del presente contrato siempre que se
ejercite antes de que falten tres meses para la celebración. Debiendo en este caso el prestador reintegrar la
totalidad de la señal.
Sin perjuicio de las indemnizaciones por daños y perjuicios que, en su caso, resulten procedentes, se
estipula una cláusula penal por anulación total de la celebración provocada unilateralmente por una
parte, consistente en un importe idéntico al de la señal si la anulación se realizase el día antes de la
celebración y, proporcionalmente, si la anulación se produce en un plazo inferior a los tres meses
citados anteriormente.
NOVENA-Las cuestiones litigiosas que surjan de la ejecución o interpretación del presente contrato, o
relacionadas con él, directamente o indirectamente, se resolverán mediante el arbitraje de consumo
administrado por la Junta Arbitral de Consumo de la Región de Murcia, cuyo laudo se
comprometen las partes a cumplir, sometimiento que sólo tendrá efecto cuando el usuario actúe al
margen de su actividad profesional y el prestador actúe en ejercicio de su actividad profesional o
empresarial.
DÉCIMA-Las partes declaran que el contenido del presente contrato coincide en todo con el del
modelo aprobado por Acuerdo de 18-4-2002 del Consejo Asesor Regional de Consumo, de modo que
cualquier discrepancia entre el presente y el citado consecuencia de un error de transcripción o
cualquier otra causa, deberá resolverse en favor del texto del citado modelo.
Y en prueba de conformidad con lo expuesto y para que así conste, firman ambas partes el presente contrato
por duplicado ejemplar y a un solo efecto en el lugar y fecha que figura en el encabezado.
EL USUARIO EL PRESTADOR
(Firma) (Firma)
Nombre del firmante: Nombre del firmante y cargo en la empresa a la que

representa en el presente acto:
Ing. Rogelio Beltrán Gutiérrez
Lic. Javier Escandón Rosales.
Gerente del grupo CESPA, S.A. de C.V.
(Recuerden las partes leer detenidamente el contrato antes de firmarlo)
48

Lee el contrato ejemplo y anota en la línea lo que se te indica:
1.- El contratante:
2.- El contratista:
3.- El servicio a arrendar:
4.- Las especificaciones del servicio:
5.- Presupuesto:
49

6.- La forma de pago:
7.- Qué hacer si una de las partes no cumple:
8.- Circunstancias en las que el contrato se anula o se termina:
50

Nombre Contrato No. 2

En el siguiente espacio escribe tu propio contrato, siguiendo el ejemplo anterior.
Instrucciones
para el Alumno Presentarlo al docente y hacer comentarios entre tus compañeros.
Manera
Actitudes a Responsabilidad Didáctica de Elaborar el contrato de acuerdo al evento
formar Lograrlas a realizar.
Competencias
Desarrollar
Manera
No olvides lo que
debe contener un
contrato.
51

CONTRATO DE CELEBRACIÓN y BANQUETES
52

53

54

9 Verificar que los servicios del lugar, personales, de
HABILIDAD alimentos y bebidas contratados para la realización del
evento corresponden al plan de trabajo establecido.
Nombre Definición de Plan de trabajo No. 5

Analiza la información que se te da sobre el Plan de trabajo y las
Instrucciones recomendaciones, con el fin de que puedas realizar los ejercicios y prácticas que
para el Alumno se te presentan en esta guía. Coméntalo en clases con tus compañeros.
Servicios del lugar
Servicios personales
Manera
Servicios de
Didáctica Deberás leer y analizar la información, así
Alimentos y Bebidas
Conocimientos de como ampliar las definiciones realizando una
a adquirir Equipo Audiovisual Lograrlos investigación a través del internet.
Decoración
Definición de Plan
de Trabajo
Para dar inicio a esta habilidad deberás conocer la definición de Plan de Trabajo, ¿Por qué es
importante realizarlo?; así como una lista de verificación para dicho plan. Cabe mencionar que
dentro del Plan de trabajo se deben considerar los siguientes aspectos: servicios del lugar,
servicios personales, servicios de alimentos y bebidas, así como el equipo audiovisual
que se requerirá durante el evento y la decoración del lugar.
55

PLAN DE TRABAJO:
El plan de trabajo como instrumento de planificación, ordena y sistematiza información de modo que
pueda tenerse una visión del trabajo a realizar, así nos indica: objetivos, metas, actividades,
responsables y cronograma.
¿POR QUÉ SE HACE UN PLAN DE TRABAJO?
9 Porque es práctico.
9 Ordena lógica y secuencialmente la fase de ejecución.
9 Permite realizar el seguimiento de la ejecución y ayuda a la reprogramación.
9 Facilita el proceso de evaluación.
LISTA DE VERIFICACIÓN:
Es una lista en donde se anotan los puntos que deberán tenerse en cuenta y que se irán controlando
a medida que se avanza en la preparación del evento.
56

Nombre Servicios para un evento No. 3
Anota en el siguiente espacio y con ayuda de tu maestro, los aspectos que se
Instrucciones consideran como servicios del lugar, servicios personales, servicios de alimentos y
para el Alumno bebidas, equipo audiovisual y decoración para llevar a cabo un evento.
Manera
Podrás investigar y obtener ejemplos en
Responsabilidad revistas relacionadas a eventos, así como
formar de
también consultar el internet.
Lograrlas
Competencias
Desarrollar
Manera
observaciones y desarrolla el ejercicio en base los acuerdos establecidos.
Lograrlas
57

SERVICIOS DEL LUGAR:

SERVICIOS PERSONALES:

SERVICIOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS:

EQUIPO AUDIOVISUAL:
58

DECORACIÓN:

Nombre Cuestiones Previas al Plan de Trabajo No. 4

Analiza los pasos que se consideran para la elaboración de un Plan de Trabajo. Y
Instrucciones con la ayuda de tu maestro amplíen el tema, mostrando algunos ejemplos simples
para el Alumno de un Plan de trabajo para un evento social o de negocios.
Manera
Buscar y presentar ejemplos que puedes
Responsabilidad conseguirlos utilizando el internet. Deberás
formar de
compartir la información con tus compañeros.
Lograrlas
Competencias
Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos
Genéricas a
establecidos.
Desarrollar
Manera Sigue instrucciones y procedimientos del maestro de manera reflexiva,

Didáctica de comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
Lograrlas
Antes de organizar el evento de cualquier tipo, deberíamos responder a unas cuestiones

fundamentales para garantizar la claridad de todos los puntos previos.
Las preguntas principales que debemos hacernos antes de organizar el evento serían:
1.-¿Porqué? Motivo por el que realizar el evento.
2.- ¿Cuándo? Tratar de encontrar unas fechas que sean idóneas para la realización del evento,
evitando la coincidencia con otro tipo de eventos similares, ya sean en el mismo país o en el
extranjero, y que pudieran restar participación de personas de relevancia para el mismo.
También, puede tener cierta importancia, el lugar elegido y las fechas de disponibilidad del
mismo.
59

3.- ¿Cuánto? Además de saber cuando se va a celebrar el evento, fecha, debemos establecer la
duración del mismo (cuanto tiempo va a durar); la duración suele ser de un día si es evento
social o dos o más días (muchos de ellos organizados durante el fin de semana) a la semana de
duración. Pero el evento puede tener cualquier otra duración, dependiendo del tipo e importancia
del mismo.
4.- ¿Dónde? La elección del lugar de reunión es importante, siempre teniendo en cuenta varios
factores como: tamaño del sitio, localización y facilidad de llegada el mismo, instalaciones para la
realización de actividades complementarias al evento (como realización de exposiciones
paralelas, servicios de traducción, medios técnicos, salas, etc.), obtención de ventajas y
descuentos para los congresistas, ponentes que utilicen servicios de restaurante,
pernoctaciones, etc.
5.- ¿Cuál? Debemos determinar cuales son los objetivos que deseamos conseguir del evento, y
cual es la naturaleza del mismo. Debemos ser capaces de establecer una serie de metas y
objetivos para poder evaluar al final del evento la eficacia del mismo y su éxito. Este la manera
de establecer un buen "control de calidad" del mismo fijarse objetivos, y ver cuantos de ellos se
han cumplido, cuales no y los motivos.
6.- ¿Quién? Una de las partes más importantes de cualquier evento

de negocios son los participantes (que son de dos tipos: congresistas
y ponentes). Saber el número potencial de participantes que
podemos tener para el mismo, nos puede dar una idea de la cantidad
de personas con las que podemos contar para el evento. Ahora bien,
este punto se encuentra muy relacionado, a parte de la sede, coste,
programa de ocio, etc. con la asistencia de personalidades y
ponentes de gran categoría profesional. Si los ponentes y las
conferencias son de un "buen nivel" es probable contar con una gran
asistencia.
7.- ¿Cómo? Otro punto fundamental a tener en cuenta es como vamos a organizar y desarrollar
el evento.
El como significa saber que medios necesitamos (evaluar las necesidades de personal, de
material, de medios logísticos, etc.) y con que medios contamos (medios humanos, materiales y
económicos) y las necesidades que tenemos en este campo. La obtención de recursos
económicos puede venir de varias fuentes: cuotas de inscripción, patrocinios, esponrizaciones,
etc.
Una vez que tenemos todas estas preguntas resueltas, ya podemos empezar a coordinar y
establecer los primeros cimientos del evento.
60

Nombre Plan de Trabajo No. 5
Analiza los pasos que se consideran para la elaboración de un Plan de Trabajo. Y
Instrucciones con la ayuda de tu maestro amplíen el tema, mostrando algunos ejemplos simples
para el Alumno de un Plan de trabajo para un evento social o de negocios.
Manera
Buscar y presentar ejemplos que puedes
Responsabilidad conseguirlos utilizando el internet. Deberás
formar de
compartir la información con tus compañeros.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos
establecidos.
Desarrollar
Manera Sigue instrucciones y procedimientos del maestro de manera reflexiva,

Didáctica de comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo.
Lograrlas
Planificación de eventos. Organización propia o contratar los servicios

de un Organización Profesional de Congresos (OPC).
Cada congreso, convención, simposio, es un evento en particular, con sus propias características.
Aunque se siguen pautas comunes para la mayor parte de ellos, no hay un modelo estándar en el
que poder basarnos para la planificación del mismo.
En la medida de lo posible, y si no contamos con la experiencia suficiente en la organización de un

eventos, lo mejor es requerir los servicios de una empresa especializada en la organización de
eventos y convenciones. Ellos mejor que nadie, podrán desarrollar para nosotros todas las fases
del evento desde su planificación a su puesta en marcha. A esta figura se le conoce como el
Organizador Profesional de Congresos (OPC).
El tiempo previo para la planificación de un congreso puede ser de meses incluso de años,
dependiendo del tipo de congreso a organizar.

En una primera fase de la planificación deberemos definir de forma clara los objetivos del congreso,
para conocer los sectores a los que el mismo puede implicar.
61

En esta fase de planificación además de "clarificar" los objetivos del congreso, también se
establecen los principales puntos a desarrollar como son: intenciones del congreso, definición de
los miembros organizadores, ideas sobre las fuentes de financiación (publicidad, cuotas de
inscripción, etc.), marketing del congreso, ponentes a invitar, elección de fechas y lugar del
encuentro, organización de comités, etc.
Una vez conocidos todos los puntos anteriores, debemos hacer un

completa lista de todos los elementos tanto humanos como materiales
que se puedan ver involucrados en la organización del congreso y que
sean necesarios para el correcto desarrollo del mismo. Así, con esta
lista podremos evaluar, en un primer momento, el coste tanto humano
como económico del congreso, de una forma muy general (luego se
entrará en mayor detalle).
Planificar, organizar y gestionar un congreso no es una tarea fácil, tanto

en su sentido administrativo como en el ámbito protocolario del mismo
(del que hablaremos en este capítulo). Para empezar, debemos clarificar bien que es un congreso,
ya que existen otros muchos tipos de reuniones o encuentros que se entremezclan con la definición
de congreso, y que por norma general, algunas empresas utilizan de forma inadecuada para
denominar sus reuniones, seminarios o conferencias. Aunque todos ellos pueden tener una
finalidad similar, no deben equivocarse los conceptos.
A continuación deberás empezar a organizar el evento. Lo primero que debes hacer es la

planeación del mismo. Vamos a empezar por mostrarte las etapas de la planeación de un
evento.
El éxito de cualquier evento depende de las personas y de las circunstancias, pero puede afirmarse
que éste se logra cuando se determina, antes de comenzar, a dónde se quiere ir y por qué.
62

PLAN DE TRABAJO
La elaboración de un Plan de Trabajo es lo más importante en la etapa de preparación ya que permite seguir
fluidamente las líneas de trabajo futuras. Se pueden dividir en cinco líneas de acción:
PREPARACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

1.‐Toma de decisiones

preliminar: Abarca la
definición del tema, las
metas y los objetivos, el
perfil de los participantes y
oradores, el diseño del

evento.

2.‐Tareas de avance:
Incluye la preparación de
un presupuesto tentativo,
el contacto y compromiso
de los oradores y
panelistas, la contratación
de instalaciones, arreglos

de traslados, etc.

3.‐Promoción y contacto
con los participantes.

4.‐Ejecución del evento:
Tareas, actividades
complementarias.

5.‐Seguimiento y
evaluación.
63

La planificación implica una serie de fases que se enumeran en seguida:
1.‐ Lugar sede
Número de cuartos y suite
2.‐Alojamiento Precio de la habitación
Servicios
Propinas

Capacidad del salón para reuniones y banquetes
3.‐Instalaciones y Espacio para recepción y registro
Servicios Espacio para exhibiciones
Servicio para realizar eventos sociales
Equipo

Facilidades de transporte de acercamiento local
4.‐ Localización Diversiones y actividades recreativas
Comercios

5.‐Permisos de importación en caso de que fuera necesario.

6.‐Visas de cortesía para personas especiales.

64

Nombre Lista de Verificación No. 6
Analiza la información que se te da a continuación en relación a una lista de
Instrucciones Verificación. Esto te servirá para diseñar las listas de verificación necesarias para
para el Alumno llevar el control de un evento.
Manera Podrás investigar y obtener mas ejemplos en

Actitudes a Didáctica bibliografía relacionadas a eventos. La
Responsabilidad
formar de bibliografía se menciona en la parte llamada
Lograrlas Fuentes de Información de esta Guía.
Competencias
Genéricas a Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general,
Desarrollar
Manera Modifica sus puntos de vista al conocer nuevas evidencias, e integra nuevos
Didáctica de conocimientos y perspectivas al acervo con el que cuenta.
Lograrlas
LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA SELECCIÓN DEL LUGAR
CONTROL OBSERVACIONES
1.‐ Organización
a) Nombre La Hacienda de los

Morales
b) Dirección Vázquez de Mella 525 Col.
Del Bosque, Polanco C.P.
11510 México D.F.
c) Tipo Evento Social
65

Nombre Elaborando un Plan de trabajo No. 3

A partir del ejemplo mostrado en esta guía sobre el Plan de Trabajo, elabora tu
propio plan de trabajo para un evento de negocios o social, de acuerdo a las
Instrucciones
para el Alumno indicaciones de tu maestro. Anota tu Plan de Trabajo en el recuadro que aparece
en la parte de debajo de este cuadro. Preséntalo al maestro y a tus compañeros.
Manera
Actitudes a Responsabilidad Didáctica de Elaborar el plan de trabajo de acuerdo al
formar Lograrlas evento a realizar.
Competencias
Desarrollar
Manera
No olvides considerar
los puntos para
elaborar un Plan de
Trabajo.
66

PLAN DE TRABAJO PARA UN EVENTO
67

68

Nombre Elaborando las Lista de Verificación No. 4
A partir del ejemplo mostrado en esta guía sobre la Lista de Verificación, elabora
tu propia Lista de Verificación considerando los aspectos de Plan de Trabajo que
Instrucciones
para el Alumno ya realizaste. Utiliza los formatos que te proporcionamos o bien diseña tus
propios formatos.
Manera
Actitudes a Responsabilidad Didáctica de Elaborar la Lista de Verificación de
formar Lograrlas acuerdo al Plan de Trabajo realizado.
Competencias
Desarrollar
Manera

69




70

HABILIDAD 9 Comunicar a los departamentos a través del instructivo

para el recibimiento del grupo.
Nombre Definición de Instructivo de grupos No. 6

Analiza la información que se te da sobre el Instructivo de grupo, con el fin de que
Instrucciones puedas realizar los ejercicios y prácticas que se te presentan en esta guía.
para el Alumno Coméntalo en clases con tus compañeros.
Manera
Conocimientos Instructivo de Grupo de como ampliar las definiciones realizando una
Dentro del organigrama de un hotel, es posible encontrar el puesto de "jefe de grupos y

convenciones", claro que, dependiendo de cada empresa y de sus actividades el departamento
puede variar en cuanto a su nombre... en todo caso, el jefe de grupos y convenciones es
quien se encarga de establecer contactos y conseguir las reservaciones de los grupos,
(claro que si hablamos de convenciones, entonces podremos decir que se enfoca a los grupos
grandes). Esta persona, es quien se encarga de contactarlos, ofrecer los servicios del hotel y
hacerlos atractivos para el coordinador del grupo de manera que este, quede interesado en
reservar el mayor número de habitaciones posibles. Tendrá a su cargo el manejo de tal grupo,
desde la solicitud de información, cotizaciones etc. hasta todos los aspectos referentes a la
llegada de las personas, desde hacer el bloqueo correspondiente al número de habitaciones
deseadas, verificar lo de los depósitos en garantía, emitir el memorándum o circular
correspondiente haciéndole saber a todos los departamentos involucrados sobre la
llegada del grupo, en este documento se deberá indicar, además de otros aspectos lo
siguiente:
71

• Fecha y hora de llegada
• Fecha y hora de salida
• Número y tipo de habitaciones (sgl, dbl, tpl, cpl, etc.)
• Nombre del coordinador y/o responsable
• Indicaciones en particular para los distintos departamentos
Hay muchos otros aspectos que contienen el memorándum o el instructivo de grupo, que
variaran en función del jefe de convenciones o de quien lo emita.
También es importante que, si el grupo va a tener alimentos incluidos a manera de paquete, se

haga la indicación a División cuartos, para que sepa informar al grupo cuando lleguen sobre los
detalles de sus alimentos y al departamento de alimentos y bebidas, principalmente si se les
ofreció algún platillo o menú de platillos en particular, a fin de que se pueda hacer la requisición
correspondiente al departamento de compras y haya los elementos necesarios para preparar el
numero indicado de platillos para todos los comensales.
El jefe de convenciones también tendrá que estar al tanto de todo lo que sucede con el grupo
que ha contratado y también deberá supervisar los detalles y que puedan surgir con respecto al
grupo. Debe existir una coordinación muy estrecha con División cuartos, alimentos y bebidas,
(cuando proceda) seguridad, etc. con el fin de que el grupo tenga una estancia placentera y se
lleve una buena impresión del hotel.
También es importante especificar si, por ser grupo se les maneja una tarifa preferente o
especial, a fin de no cometer errores al momento de cargar las tarifas nocturnas y evitar así
problemas posteriores al departamento de contabilidad o a las cajas. Siempre se debe tener
alguna garantía a fin de poder respetar el bloque de las habitaciones correspondientes,
generalmente se le da al coordinador una fecha límite para garantizar sus habitaciones con el
fin de que a su llegada todo transcurra con toda facilidad y se les puedan entregar las
habitaciones sin contratiempos.
Manejar grupos y en particular convenciones es algo muy complejo, más aún si como empresa
es el hotel sede del evento, porque hay muchos otros aspectos a considerar.
INSTRUCTIVO DE GRUPOS:
El instructivo de grupo lo elabora el Departamento de Ventas con los datos del grupo que llegará al
hotel.
72

Nombre Instructivo de grupo No. 7
A continuación te presentamos un ejemplo de un instructivo de grupo, analiza la
Instrucciones información para que puedas elaborar los ejercicios que se te presentan en esta
para el Alumno guía. Comparte la información con tus compañeros de clases.
Manera
Actitudes a Didáctica Analizar la información del Instructivo de
Responsabilidad
formar de grupo y compartirla con tus compañeros.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a
Desarrollar
Lograrlas
73

INSTRUCTIVO DE GRUPOS LLEGA 10/DIC/09 HORA 11:00
NOMBRE DEL GRUPO: “GRUPO AVIS” SALE: 13/DIC/09 HORA 8:00
NOMBRE DEL CONDUCTOR DEL GRUPO
SR. JUAN JOSÉ ROSALES MENDIOLA
PAGA: PLAN DE ALIMENTOS
GRUPO AVIS
ADULTOS MENORES TOTAL
NÚMERO DE 28 PAX ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 28 PAX 2 DESAYUNOS AMERICANOS PARA 28

PERSONAS DEL PERSONAS/REST. LAS FLORES
GRUPO
3 COMIDAS MENÚ PARA 28 PERSONAS/REST.
SENCILLAS DOBLES TRIPLES LAS FLORES.
3 CENAS BUFFET PARA 28 PERSONAS/REST.

CANTIDAD DE 2 DOS 13 TRECE ‐‐‐‐‐‐‐‐‐ LAS FLORES
HABITACIONES
PRECIOS:
SENCILLA DOBLE TRIPLE DESAYUNOS: $200.00 MÁS IMPUESTOS POR

PERSONA.
TARIFA $ 1,150.00 $1,350.00 ‐‐‐‐‐‐‐‐‐
CONFIRMADA COMIDA: $350.00 MÁS IMPUESTO POR
PERSONA.
POR
HABITACIÓN CENA: $500.00 MÁS IMPUESTOS POR PERSONA
*No incluye propinas
SÍ NO OBSERVACIONES:
CUENTA DE EXTRAS LA CUENTA MAESTRA INCLUYE 3 NOCHES DE

X ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ESTANCIA EN 15 HABITACIONES (2 SGL/9 TWN/4
DBL). 2 DESAYUNOS, 3 COMIDAS Y 3 CENAS
PARA 28 PERSONAS. SE ABRIRÁN CUENTAS DE
SÍ NO EXTRAS POR PERSONA O HABITACIÓN A
PETICIÓN DE LOS HUÉSPEDES.
X ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
LA CUENTA MAESTRA SE ENVIARÁ A COBRO.
CUENTA MAESTRA
LOS HUÉSPEDES IRÁN LLEGANDO DESDE LAS
11:00 HRS. Y SALDRÁN TODOS A LAS 8:00 HRS.
74

Nombre Memorandum No. 8
A continuación te presentamos un ejemplo de un instructivo de grupo, analiza la
Instrucciones información para que puedas elaborar los ejercicios que se te presentan en esta
para el Alumno guía. Comparte la información con tus compañeros de clases.
Manera
Actitudes a Didáctica Analizar la información del Instructivo de
Responsabilidad
formar de grupo y compartirla con tus compañeros.
Lograrlas
Competencias
Desarrollar
Lograrlas
Una vez realizado el instructivo del grupo, se debe dar aviso a los diferentes departamentos,
con el fin de que preparen el recibimiento del grupo y no se olvide ningún detalle en cuanto a
las necesidades del mismo.
Para esto se requiere de elaborar los memorándum correspondientes a cada departamento.
A continuación te presentamos un ejemplo de un memorándum avisando al Restaurante sobre

el coffe brake que se instalará durante el evento.
75

Fecha: 10/nov./09 REF: VEO566
A: Restaurante
DE: Ventas ASUNTO: Banquete
MEMORÁNDUM
El coffee brake que se servirá en el salón Los Girasoles,
Será para 50 personas. Incluyendo en el servicio lo siguiente:
Por la mañana:
• Café
• Azúcar normal y dietética
• Crema
• Galletas Surtidas
Por la tarde:
• Café
• Azúcar normal y dietética
• Crema
• Refrescos
• Hielo
• Aperitivos
ATENTAMENTE
Roberto Torres Espinoza
Gerente General
76

Partes del memorándum
A: Contiene el nombre de la(s) persona(s) o departamento(s) a quien(es) está

dirigido el memorándum.
DE: Contiene el nombre(s) de las persona(s) que envía(n) el comunicado.
FECHA: Contiene la fecha en que se elaboró el memorándum.
REF: Contiene la clave de identificación del departamento al que pertenece el emisor

del memorándum.
ASUNTO: Contiene el asunto al que se refiere el memorándum.
1 Contiene el detalle del comunicado, mensaje, decisión, etc.
77

Nombre Elaborando el Instructivo de Grupos No. 5

A partir del ejemplo mostrado en esta guía sobre el Instructivo de grupos utilizado
Instrucciones en los hoteles, elabora uno con los datos que se te proporcionan a continuación.
para el Alumno Preséntalo al maestro y a tus compañeros.
Manera
Actitudes a
Elaborar un instructivo de grupos de
formar acuerdo a los datos que se te
Lograrlas
proporcionan.
Competencias
Desarrollar
Manera
El grupo Cinsa, desea realizar su evento de negocios en el Hotel “Mar y Tierra”, por lo que el
hotel sede debe realizar el Instructivo de Grupo con los siguientes datos:
El grupo Cinsa arribará al hotel el día 27 Mayo a partir de las 14:00 hrs. Consta de 36
personas que se distribuirán en 20 habitaciones de la siguiente manera: 4 sencillas, 16
dobles. Las tarifas confirmadas son $ 1,350.00 para las habitaciones sencillas y $ 1,550.00
para las dobles, ambas tarifas no incluyen impuestos. Por solicitud de la empresa la cuenta
maestra incluye la habitación por persona con impuesto las 3 noches, y los alimentos:
desayunos, comidas y cenas. El conductor del grupo es la Srita. Adriana Sánchez Avilés.
78

INSTRUCTIVO DE GRUPOS LLEGA ________ HORA ______
NOMBRE DEL GRUPO: _______________ SALE: ________ HORA _______
NOMBRE DEL CONDUCTOR DEL GRUPO
_____________________________________
PAGA: PLAN DE ALIMENTOS
__________________________________________
ADULTOS MENORES TOTAL
NÚMERO DE
PERSONAS DEL
GRUPO
SENCILLAS DOBLES TRIPLES
CANTIDAD DE
HABITACIONES
TARIFA SENCILLA DOBLE TRIPLE

CONFIRMADA
POR
HABITACIÓN
SÍ NO OBSERVACIONES:
CUENTA DE EXTRAS

SÍ NO
CUENTA MAESTRA

79

Nombre Comunicación con los departamentos No. 6
A partir del ejercicio anterior, comunicar a los departamentos correspondientes, la
información del instructivo de grupo. Aquí te proporcionamos un memorándum en
Instrucciones
para el Alumno blanco. Podrás utilizar los necesarios sacando copias del mismo. Preséntalo al
maestro y a tus compañeros.
Manera
Actitudes a Responsabilidad Didáctica de Elaborar los memorándums de acuerdo a
formar Lograrlas los datos proporcionan.
Competencias
Desarrollar
Manera
80

A: ______________ Fecha: _____________ REF: ____________
DE: _____________ ASUNTO: _________________
MEMORÁNDUM
ATENTAMENTE
____________________
Gerente General
81

9 Observar que las listas de verificación de los comités de
HABILIDAD organización corresponden a los servicios requeridos en
el evento.
Nombre Comités de Organización No. 7

Analiza la información que se te da sobre las funciones generales de los comités
Instrucciones de organización, con el fin de que las conozcas y puedas realizar los ejercicios y
para el Alumno prácticas que se te presentan en esta guía. Coméntalo en clases con tus
compañeros.
Manera
Conocimientos Instructivo de Grupo de como ampliar las definiciones realizando una
Después de seleccionar el lugar sede se formarán los diversos comités para cubrir en forma eficaz las
siguientes actividades: finanzas, programa, publicidad, alojamiento, festejos, registro, recepción y
hospitalidad, transporte, exposiciones, servicios generales, ornato y rotulación.
82

COMITÉ DE FINANZAS

Este comité debe manejar el aspecto económico.

COMITÉ DE PROGRAMA
El programa informativo y la coordinación de todas las actividades de la convención, son responsabilidad
del comité de programas, que labora en coordinación con el comité de festejos, a fin de lograr un
desarrollo armónico.
COMITÉ DE PUBLICIDAD
El comité de publicidad tiene una responsabilidad doble: promover la asistencia y la difusión de la
convención, tanto en los lugares de origen de los convencionistas como en el lugar en que se llevará a

cabo.

COMITÉ DE ALOJAMIENTO

El comité de alojamiento tiene la función de asegurar que los huéspedes cuenten con habitaciones que
satisfagan todas sus necesidades.

COMITÉ DE FESTEJOS

Las funciones de este comité son muy valiosas, pues tiene a su cargo las actividades artísticas y/o
recreativas de los eventos sociales del evento: comidas, banquetes, cenas, etc.
COMITÉ DE REGISTRO
Este comité se encarga de otorgar las facilidades requeridas para el registro de participantes.

COMITÉ DE RECECIÓN Y HOSPITALIDAD
Este comité opera como anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la convención. Da la
bienvenida a los visitantes, miembros de la prensa y huéspedes en general.
83

COMITÉ DE TRANSPORTE

Este comité, que puede operar en coordinación con el encargado de servicios generales, se encarga
de la transportación y suministro de información acerca de los viajes. Su tarea incluye también hacer
los trámites necesarios para el traslado a cualquier evento que se desarrolle fuera del hotel sede.

COMITÉ DE EXPOSICIÓN

Este comité realiza los trámites necesarios para contar con el espacio para las exhibiciones, y
proporciona información a quienes se interesan en hacer uso de él. Además, se encarga de realizar
los arreglos para el arrendamiento y prepara el material descriptivo relacionado con la exposición.

COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES
La tarea fundamental de este comité es efectuar los trámites necesarios para contar con los servicios
que se requieran durante los eventos sociales y de trabajo.

COMITÉ DE ORNATO Y ROTULAIÓN

Este comité elabora los letreros para los eventos sociales y de trabajo, además, supervisa y ordena la
decoración que requiera la convención.
84

Nombre Comités y sus actividades No. 9

Aquí te proporcionamos como ejemplo las actividades que realizan cada uno de
Instrucciones
los comités antes mencionados.
para el Alumno
Manera
Podrás investigar y obtener ejemplos en
Responsabilidad revistas relacionadas a eventos, así como
formar de
también consultar el internet.
Lograrlas
Competencias
Desarrollar
Lograrlas
85

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE FINANZAS

Entre las principales actividades de esté comité destacan los siguientes:

1.‐ Ingresos

a) Cuota de inscripción
b) Contribución de miembros
c) Otras contribuciones
d) Financiamiento
e) Renta de espacio para exhibición
f) Anuncios
g) Varios

2.‐Egresos
a) Promoción y relaciones públicas
b) Timbres y envíos postales
c) Material impreso
d) Decoración
e) Huéspedes y oradores invitados
f) Personal adicional
g) Transportación local
h) Diversiones

i) Renta y gastos correspondientes al área.
j) Anuncios

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE PROGRAMA
Entre las principales actividades de esté comité destacan los siguientes:
b) Elaborar un programa completo de actividades incluidos eventos sociales y de trabajo, tiempo
para asistir a exhibiciones para hacer compras y paseos por la ciudad, y otras actividades.
c) Imprimir el programa.
d) Designar moderador o presidente de debate en cada reunión.
e) Informar a cada moderador o presidente de debate, a cerca de la hora y del orden del programa.
f) Invitar con anticipación a los oradores sobresalientes para que participen en la convención.

g) Obtener datos biográficos correspondientes a cada orador para su adecuada presentación.
h) Informar a los oradores acerca de la extensión de la plática, notificándoles del tiempo de que

disponen y la fecha y la hora de su intervención.
i) Nombrar a la persona que presentará a los oradores ante los funcionarios de la convención, a
quienes les dará la bienvenida.
j) Entregar programas a los oradores.
k) Obtener el equipo necesario para los oradores: pizarrones, gises, reglas, apuntadores,
proyectores, etc.
l) Anticipar posibles cambios en el programa.

86

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE PUBLICIDAD

Es necesario verificar que se realicen las actividades siguientes:

b) Informar anticipadamente a la prensa acerca del evento
c) Tener por escrito todos los detalles relacionados con el evento.
d) Disponer una mesa especial para los enviados de la prensa.
e) Proporcionar a los periodistas copias de todos los discursos.
f) Organizar entrevista de prensa con los principales funcionarios del evento.
g) Visitar a los directivos de todos los medios informativos, como periódicos y estaciones de
radio y televisión.
h) Invitar a miembros de la prensa a los eventos sociales y de trabajo.
i) Establecer una oficina de prensa en un local adecuado.

j) Realizar campañas de publicidad en los lugares de origen de los convencionistas para asegurar
una nutrida asistencia.
k) Contar con un fotógrafo oficial que esté disponible durante el desarrollo del evento.

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE ALOJAMIENTO

Los puntos clave que debe de cuidar este comité son los siguientes:

a) Obtener amplia información de los hoteles seleccionados, incluidas tarifas, para su envío
como material promocional.
b) Reservar habitaciones de emergencia para convencionistas rezagados.
c) Proporcionar al hotel sede y a los establecimientos complementarios la siguiente información,
una copia para la oficina de convenciones: fecha en que saldrá y arribará la mayor parte del
grupo; habitaciones que serán pagadas por el comité organizador y aquellas que pagarán y
aquellas que pagarán los convencionistas y, si la convención incluye exhibiciones, lugar
donde se alojarán los expositores.
ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE FESTEJOS
Dicho comité debe vigilar las actividades siguientes:
b) Diversiones especiales incluidas en el programa global.
c) Todos los eventos sociales, incluidas variedades y orquestas.
d) Arreglo de las mesas para banquetes.
e) Número y determinación de los lugares requeridos para cada banquete.
f) Número de lugares en la mesa de honor.
g) Hora exacta en que se iniciará el servicio.
h) Programas y menú impresos para cada banquete.
i) Boletos de admisión para los banquetes y demás eventos que los requieran.
j) Consulta con la oficina de convenciones para sugerencias y apoyo en los siguientes puntos:
lugar en donde se recogerán los boletos (a la entrada del salón o en las mesas); paseos por la
ciudad; actividades al aire libre; programas de actividades para damas y niños.
87

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE REGISTRO
Este comité debe controlar los aspectos siguientes:
b) Formularios de registro y gafetes
c) Maquinas de escribir para elaborar boletines
d) Escritorio, mesas y sillas
e) Facilidades para cambio de moneda.
f) Personal adicional
g) Procedimiento de registro para invitados y participantes.
h) Existencia adecuada de formularios, programas, materiales de escritorio, portafolio, etc.
i) Alojamiento para registros de última hora.

j) Material informativo acerca de la ciudad.
k) Centro para mensajes telefónicos.
l) Lista de participantes para la prensa e información internacional.
m) Facilidad para el uso del equipo de fotocopiado.
ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE RECECIÓN Y HOSPITALIDAD
Sus deberes son las siguientes:
b) Recibir a las personas en el aeropuerto.
c) Informar a los oradores e invitados especiales respecto de sus tareas.
d) Proveer boletos de cortesía a los invitados especiales y oradores.
e) Invitar a las autoridades gubernamentales a los eventos especiales y hacer los arreglos

necesarios para su recepción; informarles si se espera que hagan uso de la palabra.
f) Invitar a las personas que el orador sugiera, recibirlas y ubicarlas.
g) Asegurarse de que los familiares de los invitados y delegados sean bienvenidos.
h) Indicar a los integrantes de cada mesa de honor el lugar que ocuparán.
i) Disponer de un escritorio para la recepción.

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE TRANSPORTE
Debe controlar los aspectos siguientes:
b) Informar acerca de la transportación disponible.
c) Informar acerca de los viajes antes y después de la convención y enviar esta información junto

con el material de promoción.
d) Tener disponible en el escritorio de información material relativo a los viajes posconvención.

e) Informar a los invitados y oradores respecto de los viajes.

88

COMITÉ DE EXPOSICIÓN
En el desarrollo de sus tareas presta atención especial a las actividades siguientes:
b) Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga información acerca de los precios de
alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la distribución de áreas de exposición.
c) Envía el folleto a los posibles expositores.
d) Verifica que dentro de área de exposiciones estén disponibles los servicios siguientes:
contactos electrónicos, abastecimiento de agua y líneas telefónicas, así como carpinteros,
electricistas, plomeros, pintores y rotulistas. Es necesario determinar con anticipación si estos
servicios serán pagados por los expositores o por el comité organizador.
e) Verifica las cargas que soporta la cimentación y la altura de piso a techo del local.

f) Anticipa el tiempo que requiere el montaje y desmontaje de la exposición, para efectuar los
arreglos relacionados con el alquiler del espacio general.
g) Contrata los servicios de una empresa dedicada a la decoración para que esté disponible en
caso de necesitarla.
h) Contrata los servicios de un agente o nombra a una persona responsable dentro del comité,
para que trámite la contratación del espacio con los expositores.
i) Hace los trámites necesarios con la dependencia de gobierno que corresponda para la
importación temporal de material para exposiciones. De esta forma se asegura la asistencia
de personal especializado.

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES
El comité se encargará de los aspectos que se detallan a continuación:
a) Fechas y horarios de cada reunión.
b) Salones reservados para uso de la convención.

c) Número de asientos para cada evento.
d) Consultar al encargado de convenciones del hotel sobre sugerencias y apoyo en los siguientes

aspectos: forma en que se arreglarán los salones en las conferencias, seminarios, banquetes,
etc.; funcionamiento adecuado del sistema de sonido y del equipo eléctrico; disponibilidad
de plataformas, andamios, tablones, etc.; equipo especial para los oradores; número de
mesas y sillas en los banquetes; retiro del material empleado, al final de cada sesión;
disposición de personal técnico especializado; mecanografiado de las conclusiones y
reproducción de las conclusiones y resoluciones; grabación de los discursos; alquiler de
equipo de sonido, magnavoces, etc.

89

ACTIVIDADES DEL COMITÉ DE ORNATO Y ROTULACIÓN
Controla el desarrollo de las siguientes tareas:
b) Decoración del salón principal para reuniones.
c) Decoraciones para banquetes y eventos sociales.
d) Flores en las habitaciones de los huéspedes.
e) Cortesías, menús impresos y tarjetas para asignación de lugares.
f) Obtención de espacios para almacenamiento de decoraciones.
g) Prevención y colocación de letreros que indiquen la localización de las salas de juntas.
h) Consulta al encargado de convenciones del hotel acerca de la colocación de avisos en lugares
estratégicos, en especial cuando se refiere a cambios en el programa.

90

Nombre Listas de verificación para los comités No. 10
Aquí te proporcionamos como ejemplo una lista de verificación para el comité de

Instrucciones
Registro. Analiza la información y compártela con tus compañeros.
para el Alumno
Manera
Consultar más ejemplos en la bibliografía
Responsabilidad que se encuentra en el apartado de Fuentes
formar de
de Información.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a
Desarrollar
Lograrlas
LISTA DE COMITÉ DE REGISTRO

1.-Instrucciones para el personal de registro
a) Requerimientos de registro.
• Selección.
• Clasificación.
b) Procedimientos.
c) Materiales de registro.
• Listas.
• Descripción de su uso.
d) Referencias para su mejor utilización.
e) Informes y controles.
2.-Clasificación del registro.

a) Tipo de miembros.
b) Expositores.
c) Mujeres.
d) Oradores.
e) Invitados especiales.
f) Ubicación
3.- Formularios de registro

a) Preparados con anterioridad.
b) Tipo.
91

• Idéntico formato para todos.
• Formularios diferentes.
• Directos.
• Por clasificación.
d) Formato.
e) Copias sencillas y múltiples.
f) Membretados.
g) Contenido.
• Material preimpreso.
• Nombre de la organización.
• Evento.
• Nombre de la persona que se registra.
• Lugar.
• Fecha.
• Clasificación.
• Propinas y cargos.
• Tipo de sesión.
• Tipo de concurrencia y número de asistentes.
h) Llenado de los formatos correspondientes.

• Nombre
• Título
• Nombre comercial.
• Dirección del lugar del trabajo.
• Periodo de la convención.
• Clasificación.
• Fecha de registro.
4.- Tarjetas de registro

a) Temporales o permanentes.
b) Elaboradas previamente.
• Lista de registro diario.
• Por día e individual.
• Tarjetas acumulativas.
• Servicio de información.
c) Tipo de carpetas para clasificar la información
• Alfabética (nombre, conexión de negocios)
• Geografía.
• Compuesta.
• Diaria.
• Clasificada (clasificación de registro; localización hotelera de registro).
d) Tarjetas registradas mediante sello de goma.
• Fecha.
• Lapso.
• Importe pagado.
e) Antecedente en tarjetas.
• Tabuladas.
• Fechas a que corresponde el historial.
• Reportadas.
• Tarjetas llenadas.
• Otras instrucciones.
92

5.-Listas de registro
a) Lapso.
• Anticipadas.
• Diarias (por día; acumulativas).
• Posconvención.
b) Información.
• Evento.
• Fecha.
• Periodo que abarca.
c) Procedimientos.
• Tiempo de recepción (selección según diversos criterios; entrega a los
participantes).
• Formato (cantidad; costo).
d) Distribución programada.
• Método establecido.
• Restricciones.
6.-Formato de lista de registro.

a) Dispuesto alfabéticamente.
• Nombre del personal.
• Nombre de la empresa.
• Forma de clasificación.
b) Apellido y nombre de los participantes.
• Primer enlistado.
• Enlistado definitivo.
• Iníciales y apellido.
• Apodos.
c) Conexiones de negocios.
d) Títulos o cargos.
• Personales.
• De trabajo.
e) Dirección.
• Del trabajo.
• Domicilio particular.
• Convención que integra.
• Detalles requeridos.
f) Observaciones.
g) Uso.
• No permitido.
• Opcional.
h) Requerido.
i) Glosario de términos
• Abreviaturas.
93

Nombre Identificando cada uno de los comités No. 7

Lee con atención las funciones generales de cada uno de los comités de
organización que se encuentran en el apartado de conocimientos de esta guía.
Instrucciones
para el Alumno En seguida relaciona ambas columnas, anotando la letra que corresponda a cada
paréntesis. Comparte tus respuestas con tus compañeros de clases.
Manera
Actitudes a
Identificar las funciones generales de
formar cada uno de los comités, a través de un
Lograrlas
ejercicio de relacionar columnas.
Competencias
Desarrollar
Manera
No olvides considerar
analizar las funciones
de los comités
organizadores
94

( ) La tarea fundamental de este comité es A).- Comité de Finanzas
efectuar los trámites necesarios para contar
con los servicios que se requieran durante
los eventos sociales y de trabajo.
( ) Este comité, que puede operar en B).- Comité de Programa

coordinación con el encargado de servicios
generales, se encarga de la transportación y
suministro de información acerca de los
viajes.
( ) Este comité se encarga de otorgar las C).- Comité de Publicidad

facilidades requeridas para el registro de
participantes.
( ) Este comité tiene la función de asegurar que D).- Comité de

los huéspedes cuenten con habitaciones que Alojamiento
satisfagan todas sus necesidades.
( ) El programa informativo y la coordinación de E).- Comité de Festejos

todas las actividades de la convención, son
responsabilidad de este comité, que labora
en coordinación con el comité de festejos, a
fin de lograr un desarrollo armónico.
( ) Este comité debe manejar el aspecto F).- Comité de Registros

económico del evento.
( ) Este comité tiene una responsabilidad doble: G).- Comité de Recepción
promover la asistencia y la difusión de la y Hospitalidad
convención, tanto en los lugares de origen de
los convencionistas como en el lugar en que
se llevará a cabo.
( ) Las funciones de este comité son muy H).- Comité de Transporte
valiosas, pues tiene a su cargo las
actividades artísticas y/o recreativas de los
eventos sociales del evento: comidas,
banquetes, cenas, etc.
( ) Este comité opera como anfitrión de los I).- Comité de Exposición
asistentes en todos los eventos de la
convención. Da la bienvenida a los visitantes,
miembros de la prensa y huéspedes en
general.
( ) Este comité realiza los trámites necesarios J).- Comité de Servicios
para contar con el espacio para las Generales
exhibiciones, y proporciona información a
95

quienes se interesan en hacer uso de él.
( ) Este comité elabora los letreros para los K).- Comité de Ornato y
eventos sociales y de trabajo, además, Rotulación.
supervisa y ordena la decoración que
requiera la convención.
96

Nombre Actividades especificas de cada comité organizador No. 8

A continuación encontrarás una lista de las actividades específicas que realiza
cada comité organizador. Al final hallarás el nombre de los comités enlistados con
Instrucciones
para el Alumno una letra, la cual te servirá para colocar la respuesta correcta en el paréntesis de
la derecha de este ejercicio.
Manera
Actitudes a
Identificar las actividades específicas de
formar cada uno de los comités, a través de un
Lograrlas
ejercicio de relacionar los conceptos.
Competencias
Desarrollar
Manera
1.- Prepara y elabora un folleto atractivo que contenga información acerca de los
precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de la distribución de
áreas de exposición…………………………………………………………………… ( )
2.- Informar acerca de los viajes antes y después de la convención y enviar esta
información junto con el material de promoción………………………………………. ( )
3.- Recibir a las personas en el aeropuerto……………………………………………….. ( )
4.- Elaborar un programa completo de actividades incluidos eventos sociales y de

trabajo, tiempo para asistir a exhibiciones para hacer compras y paseos por la
ciudad, y otras actividades……………………………………………………………… ( )
5.- Supervisar los Ingresos de cuota de inscripción………………………………………. ( )
6.- Formularios de registro y gafetes………………………………………………………. ( )
7.- Proveer boletos de cortesía a los invitados especiales y oradores…………………. ( )
97

8.- Invitar con anticipación a los oradores sobresalientes para que participen en la
convención………………………………………………………………………………… ( )
9.- Obtener el equipo necesario para los oradores: pizarrones, gises, reglas,
apuntadores, proyectores, etc.………………………………………………………… ( )
10.- Obtener amplia información de los hoteles seleccionados, incluidas tarifas, para
su envío como material promocional………………………………………………….. ( )
11.- Informar a los oradores acerca de la extensión de la plática, notificándoles del

tiempo de que disponen y la fecha y la hora de su intervención……………………. ( )
12.- Informar anticipadamente a la prensa acerca del evento……………………………. ( )
13.- Invitar a miembros de la prensa a los eventos sociales y de trabajo……………….. ( )
14.- Número y determinación de los lugares requeridos para cada banquete………….. ( )
15.- Controlar la existencia adecuada de formularios, programas, materiales de

escritorio, portafolio, etc…………………………………………………………………. ( )
16.- Decoraciones para banquetes y eventos sociales……………………………………. ( )
17.- Anticipa el tiempo que requiere el montaje y desmontaje de la exposición, para

efectuar los arreglos relacionados con el alquiler del espacio general……………... ( )
18.- Informar a los invitados y oradores respecto de los viajes…………………………... ( )
98

19.- Invitar a las autoridades gubernamentales a los eventos especiales y hacer los
arreglos necesarios para su recepción; informarles si se espera que hagan uso
de la palabra……………………………………………………………………………… ( )
20.- Indicar a los integrantes de cada mesa de honor el lugar que ocuparán…………... ( )

A) Comité de Finanzas

B) Comité de Programa
C) Comité de Publicidad

D) Comité de Alojamiento

E) Comité de Festejos

F) Comité de Registros

G) Comité de Recepción y Hospitalidad

H) Comité de Transporte

I) Comité de Exposición

J) Comité de Servicios Generales

K) Comité de Ornato y Rotulación.

99

Nombre Elaborando lista de verificación para cada comité organizador No. 9
Ahora que ya sabes cuales son tus funciones, en el siguiente espacio deberás
elaborar una lista de verificación, siguiendo el ejemplo que te proporcionamos
anteriormente. Dentro de la lista de verificación que elabores no te olvides de los
aspectos que el cliente haya solicitado y que estén estipulados en el contrato. De
Instrucciones lo contrario, si la empresa no cumple con algún requerimiento, quedará mal con
para el Alumno el cliente y este no la recomendará con sus colegas y/o amistades. Por eso es
importante llevar un control de todo lo que se requiera para que el evento sea
todo un éxito. Si requieres de más espacio lo podrás hacer en tu cuaderno de
notas.
Elaborar una lista de verificación para

Manera
Actitudes a
cada comité organizador. Consultar
formar ejemplos en la bibliografía que se
Lograrlas
encuentra en el apartado de Fuentes de
Información.
Competencias
Desarrollar
Manera
LISTAS DE VERIFICACIÓN DE CADA COMITÉ ORGANIZADOR

100

LISTAS DE VERIFICACIÓN
101

102

Nombre Planeando el evento
No. 1
Competencia a
Desarrollar 1.-Contratar servicios para las reuniones de negocios y sociales.
9 Elaborar un presupuesto de acuerdo a los requerimientos del cliente.

9 Interpretar el contrato celebrado entre el centro de negocios o
convenciones y el cliente.
9 Verificar que los servicios del lugar, personales, de alimentos y bebidas
contratados para la realización del evento corresponden al plan de trabajo
Habilidad establecido.
9 Observar que las listas de verificación de los comités de organización
corresponden a los servicios requeridos en el evento.
9 Comunicar a los departamentos a través del instructivo para el
recibimiento del grupo.
Por equipo escoge un evento social o de negocios que deseen organizar y llevarlo
a cabo; el cual se realizará en fecha especifica dentro o fuera del plantel. Cada
Instrucciones equipo elaborará lo siguiente: Plan de Trabajo, Contrato para el evento, Lista de
para el Alumno Verificación de los servicios, Lista de verificación de los comités,
Instructivos para la llegada de grupos, y los memorándum necesarios para
comunicar las características del evento a los departamentos correspondientes.
Organizar al grupo por equipos, utilizando una técnica grupal. Darle a conocer las fechas
Instrucciones importantes de los eventos que se lleven a cabo en el plantel, así como también indicar a
para el los alumnos fechas importantes de los integrantes del grupo, por ejemplo cumpleaños,
Docente fiestas infantiles, etc.
Indicar los parámetros necesarios con los cuales va a llevar a cabo dicha práctica.
Recursos
Equipo de computo
materiales de
Impresora a color
apoyo
Hojas en blanco
Manera El alumno podrá apoyarse en el apartado de
Actitudes a Didáctica conocimientos de esta guía y deberá cumplir
Responsabilidad
formar de con los lineamientos establecidos por el
Lograrlas docente.
Competencias 3. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos

Genéricas a establecidos.
Desarrollar 4. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general,
Manera
Didáctica de El estudiante utiliza la información explicada anteriormente para poder realizar sus
paquetes, así como su presupuesto de manera creativa.
Lograrlas
103

La información que se presentó para el desarrollo del la competencia “Contratar servicios

para las reuniones de negocios y sociales”, se integró por temas o habilidades, se
presentaron ejemplos y ejercicios, así como, una práctica integradora, cuya finalidad fue
que te familiarices en el manejo de la misma.
En esta guía para desarrollar la competencia se dieron a conocer las habilidades que
fueron: Elaborar un presupuesto de acuerdo a los requerimientos del cliente; Interpretar el
contrato celebrado entre el centro de negocios o convenciones y el cliente; Verificar que los
servicios del lugar, personales, de alimentos y bebidas contratados para la realización del
evento corresponden al plan de trabajo establecido; Elaborar el instructivo para la llegada
del grupo; Observar que las listas de verificación de los comités de organización
corresponden a los servicios requeridos en el evento; Comunicar a los departamentos a
través del instructivo para el recibimiento del grupo.
Por lo cual se te recomendó que desarrolles las prácticas de manera secuenciada. La

evaluación se realizó por medio de una actividad al presentar las evidencias de la práctica
integradora, habrás realizado las actividades necesarias que te permitan contratar servicios
para las reuniones de negocios y sociales en el entorno comercial. Por se te invitó a que
cumplas con las actividades que se propusieron en la guía.
Esperamos te haya servido de mucho las actividades para que puedas desarrollar en la
vida laboral.
104

Supervisar el evento de
negocios y social
2
1. Servicios para grupos y convenciones

2. Servicios para eventos sociales
3. Programa del día del evento
4. Supervisión del evento
5. Evaluar la efectividad del evento
6. ¿Qué se debe evaluar?
1. Disponibilidad de los servicios

2 Programa del evento
3 Listas de comprobación
4 Cuestionarios de quejas y sugerencias

1. Busca los servicios para el evento

2. Verificando la disponibilidad de los servicios
3. Elaborando el programa del día y listas de comprobación
4. Elaborando cuestionario de quejas y sugerencias
1. Supervisa tu evento
105

¡Hola! espero que al iniciar esta competencia pongas

todo el empeño para que logres adquirir las habilidades
que te harán capaz de desempeñarte en el sector laboral
de manera muy eficiente. ¡ADELANTE!
La Supervisión de un evento de negocios y/o social

implica verificar la disponibilidad del servicio del evento,
llevar a cabo las acciones del programa del día, aplicar
las política de acuerdo al convenio celebrado, aplicar un
cuestionario a grupos de quejas y sugerencias y elaborar
un reporte de fallas encontradas durante el evento.
Por lo tanto, en esta parte de la guía, aprenderás todo lo necesario sobre cómo supervisar un
evento de negocios y/o social. Todas las actividades que te presentaré a continuación como:
ejemplos, ejercicios y prácticas te permitirán desarrollar tus habilidades y destrezas; estos los
realizarás en el salón de clases, en el internet, taller de turismo y en un contexto laboral. No
olvides que para ser competente debes reunir todas las evidencias necesarias (Guía de
Observación y Lista de Cotejo) e integrarlas en el portafolio de evidencias que se verán
reflejadas al finalizar tu evaluación.
106

9 Verificar la disponibilidad del servicio del evento de acuerdo a
lo contratado por el cliente.
9 Aplicar las políticas de acuerdo al convenio celebrado entre el
centro de convenciones y el cliente.
HABILIDADES 9 Realizar la supervisión del evento de acuerdo al plan de
trabajo y programa del día del evento.
9 Aplicar un cuestionario a grupos de quejas y sugerencias al
final del evento.
9 Elaborar un reporte de fallas encontradas durante el evento,
para su canalización a los departamentos involucrados.
RESULTADO DE Al término del submódulo el alumno será capaz de supervisar el

APRENDIZAJE evento de negocios y social.
El docente a través de una exposición explicará los parámetros a evaluar en esta

competencia y explicará la importancia que tiene la competencia dentro de la carrera de
técnico en Turismo.
Además proyectará algunos videos o película en relación a la competencia. Acudirá a algún

evento de negocios o social, con el fin de visualizar todo lo relacionado al evento; de esta
forma despertará el interés en ti por aprender más acerca del tema.
107

HABILIDAD 9 Verificar la disponibilidad del servicio del evento de acuerdo a
lo contratado por el cliente.
Nombre Servicios para grupos y convenciones No. 1

A continuación se te presenta un texto sobre los servicios para grupos y
Instrucciones convenciones, el cual deberás leer detenidamente para que puedas realizar los
para el Alumno ejercicios que se te presentan en esta guía.
Manera
Lee con atención el siguiente texto.
Didáctica
Conocimientos Tipos de servicios de Investiga en internet o revistas
para grupos y Lograrlos
a adquirir especializadas sobre los servicios para
convenciones.
eventos empresariales.
Servicios para grupos y convenciones
108

No basta con hacer la reservación de las habitaciones y especificar las asignaciones requeridas
por las sesiones que se efectuarán; los organizadores eficientes determinan con anticipación la
cantidad y calidad del equipo y servicios necesarios para transformar muros vacíos en una
atmosfera adecuada para las asambleas.
Es importante saber exactamente qué equipo está disponible en el hotel y en qué condiciones, se
debe hacer una lista de todos los materiales y servicios necesarios, desde las sillas hasta los
lápices que utilizarán en los eventos, divididos para cada sesión de manera independiente.
Además, es necesario saber qué otros grupos se reunirán al mismo tiempo, qué tipo de sesiones
planean realizar y qué clase de personal y de equipo audiovisual se requerirá.
Es conveniente enterarse del número exacto de sillas, mesas, etc., disponibles en el hotel, de modo
que un inventario puede evitar su escasez durante la convención. En este sentido, es útil averiguar
cuántas sillas posee el hotel y en qué condiciones están, cuántas mesas y de qué tamaño, y si se
podrán hacer tres distribuciones sin que el inventario se agote. Asimismo, hay que considerar el
costo del equipo audiovisual disponible y adaptable a las necesidades, no hay que atenerse a las
opiniones, esto se debe revisar personalmente.
Es muy importante disponer de instalaciones y equipos adecuados para llevar a cabo la

programación. En la actualidad, en muchos lugares se cuenta con instalaciones especiales, como
centros de convenciones o conferencias, que están equipados con todas las comodidades y
materiales necesarios. Sin embargo, no siempre es posible disponer de ellos, por lo que debe
preverse y especificarse una serie de trabajos de apoyo a esta área.
Las actividades que hay que desarrollar en esta fase son:
• Disponer de una sala adecuada para el número de personas que participarán en la reunión.
• Aprovechar al máximo las instalaciones disponibles y de acuerdo con los requerimientos del
programa del evento. Para ello hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:
9 Ubicación de las salas de trabajo en relación con lugares de descanso y esparcimiento,

y con los baños que se utilizarán durante los cortes de sesiones.
9 Comodidad de la sala de trabajo en relación con el tránsito del personal de apoyo.
9 Distribución y ubicación de los lugares para los oradores y participantes. Esta

distribución deberá hacerse en función del tipo de evento, el tipo de sesiones de trabajo
y los metros cuadrados disponibles. Debido a que no siempre es posible contar con
instalaciones que se adecuen a las necesidades y habrá que sacar el mayor provecho
del espacio de que se dispone. Los lugares pueden distribuirse alrededor de una mesa
de conferencia, como en un teatro, o en una clase, en forma de U, con mesas redondas
y una al frente para los oradores.
• De acuerdo con la distribución señalada, se necesitará un podio o mesa al frente donde se

ubicarán autoridades, oradores o invitados especiales. En los eventos formales, con
participación de autoridades gubernamentales, etc., la ubicación de las personas es crucial por
la importancia de su investidura.
109

• Preparar los siguientes equipos o materiales, e instalarlos en las salas de trabajo un día antes
del inicio del evento:
9 Micrófonos
9 Altoparlantes
9 Grabadoras
9 Audífonos
9 Pantalla
9 Laptop
9 Proyector multimedia
9 Retroproyector
9 Proyector de diapositivas.
9 Proyector de películas
9 Equipo de video.
9 Rotafolio, pizarrón, pizarra blanca y accesorios.
9 Ceniceros
9 Luz y ventilación adecuadas.
9 Exhibidores de materiales (bibliográficos o de equipos).
9 Botiquín de primeros auxilios.
9 Agua al alcance de los ponentes.
• Disponer de una sala o lugar para la secretaria del evento con las siguientes facilidades:
9 Mesas y sillas.
9 Armario con llave para guardar documentación.
9 Computadoras, impresora, escáner, etc.
9 Material de secretaría (lápices, goma, tijeras, engrapadoras, cinta, papel, etc.)
9 Teléfonos, fax, conexión a internet y fotocopiadora.
110

• Disponer de un lugar adecuado para la recepción y atención de los participantes.
• Disponer de una sala para el trabajo de edición y fotocopiado de documentos previendo las
siguientes facilidades:
9 Equipo de duplicación (fotocopiadoras).
9 Mesa para compaginación.
9 Guillotina
9 Engrapadora
9 Estantería para guardar el material preparado.
111

Nombre Servicios para eventos sociales No. 2
A Continuación se te presenta un texto sobre los servicios que prestan las
Instrucciones empresas organizadoras de eventos especiales, el cual deberás leer
para el Alumno detenidamente para que puedas realizar los ejercicios que se te presentan en esta
guía.
Manera
Servicio, equipo e Lee con atención el siguiente texto.
Didáctica
instalaciones para
Conocimientos reuniones y eventos de Investiga en internet o revistas
a adquirir especiales. Lograrlos especializadas sobre las empresas que
prestan este tipo de servicios.
Ademas de las instalaciones de los centros de convenciones de un hotel, existen empresas

especializadas que ofrecen servicio de banquete, organización y coordinación de eventos sociales.
Estas empresas mediante un contrato asumen la responsabilidad de brindarle al cliente todos los
servicios, equipo e instalaciones para llevar a cabo el evento requerido. Tales eventos pueden ser
de negocios o sociales. Por lo general se dedican a organizar eventos sociales, como son: bodas,
aniversarios, quince años, bautizos, primeras comuniones, fiestas infantiles, etc.
Los servicios que ofrecen estas empresas son las siguientes:
9 Servicio de banquete
9 Renta de mobiliario y equipo
9 Renta de salones y locales
9 Audio, video y fotografia
9 Servicios complementarios (invitaciones, recuerdos, pastel, etc.)
112

Nombre Disponibilidad de los servicios No. 1
Ya que conoces los servicios que prestan estas empresas para organizar eventos
Instrucciones de negocio y sociales, se deberá realizar una lista de verificación de estos
para el Alumno servicios, con el fin de verificar la disponibilidad de los mismos. A continuación te
muestro como ejemplo una lista de verificación de los servicios, equipos e
instalaciones que se requieren en un evento.
Manera
Actitudes a Didáctica El alumno observará el ejemplo de la lista de
Responsabilidad
formar de verificación de los servicios.
Lograrlas
Competencias
Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante
Genéricas a
la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.
Desarrollar
Manera
Didáctica de El alumno presta atención, hace preguntas y resuelve sus dudas.
Lograrlas
Esta lista se realiza con el fin de que el evento se lleve a cabo sin tropiezos y con ello que
tenga un gran éxito. Una vez que estén elaboradas las listas de verificación se deberá nombrar
a un integrante del equipo de trabajo del organizador, para que inspeccione cada servicio,
equipo e instalaciones a utilizar en el evento.

113

LISTA DE VERIFICACIÓN PARA UNA CONVENCIÓN
MATERIALES Y SERVICIOS
Comidas. ( ) Staff. ( )
Bebidas. ( ) Menús. ( )
Equipo de Proyección. ( ) Entretenimiento. ( )
Cámaras fotográficas (y ( ) Direcciones de servicios públicos. ( )

fotógrafos).
Registros. ( ) Servicio de cajeros. ( )
Publicaciones y comunicaciones ( ) Ingeniería electrónica. ( )

impresas.
Transporte. ( ) Estacionamiento. ( )
Servicio de ama de llaves. ( ) Teléfonos, telegramas y mensajes. ( )
Reservaciones. ( ) Seguridad. ( )
Créditos. ( ) Procedimientos de cargos. ( )
114

Nombre Busca los servicios para el evento No. 1
Instrucciones Anota en las líneas lo que necesitas específicamente para llevar a cabo una
para el Alumno boda, unos quince años, una graduación y una fiesta infantil. Preséntalo al grupo.
Manera
Sigue las instrucciones que te indica el
Actitudes a Responsabilidad Didáctica de
formar Lograrlas docente.
Competencias
Genéricas a
Desarrollar establecidos.
Manera
Didáctica de Escucha, propone, pregunta para resolver sus dudas.
Lograrlas
115

CONFERENCIA, SIMPOSIUM, ETC.
Servicio de alimentos y Bebidas:
Mobiliario y equipo:
Salones y locales:
Servicios complementarios:
116

BODA
Salones y locales:
117

FIESTA DE XV AÑOS
Salones y locales:
GRADUACIÓN
118

Salones y locales:
119

FIESTA INFANTIL
Salones y locales:
120

Nombre Verificando la disponibilidad de los servicios. No. 2
De acuerdo a los servicios, equipo e instalaciones que requieres para llevar a
cabo uno de los eventos antes mencionado, en este espacio diseña tu propia lista
Instrucciones de verificación, y supervisa ¿Cuál (es) de esos servicios, equipo e instalaciones
para el Alumno están a tu alcance? ¿Cuáles tienes que contratar a una empresa externa? Y
¿Son suficientes para cubrir el evento?
Manera Verificar la disponibilidad del servicio de

Actitudes a Didáctica de manera responsable de acuerdo a lo
formar Responsabilidad Lograrlas requerido en el contrato.

Competencias
establecidos.
Genéricas a
Desarrollar Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general,
Manera
Lograrlas
LISTA DE VERIFICACIÓN
SERVICIOS
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
121

9 Realizar la supervisión del evento de acuerdo al plan de
trabajo y programa del día del evento.
HABILIDAD
9 Aplicar las políticas de a cuerdo al convenio celebrado
entre el centro de convenciones y el cliente.
Nombre Programa del día del evento No. 3

A continuación se te presenta un texto sobre los servicios para grupos y
Instrucciones convenciones, el cual deberás leer detenidamente para que puedas realizar los
Manera
Didáctica
Conocimientos Tipos de servicios de Investiga en internet o revistas
a adquirir especializadas sobre los servicios para
convenciones.
eventos empresariales.
PROGRAMA:
Uno de los documentos de más valía utilizados en el transcurso de una reunión es el

programa oficial de ésta. Tal documento impreso llega a ser el más consultado y referido
en la reunión, además se convierte en la agenda diaria de actividades del asistente, por
lo cual se debe estudiar su elaboración.
Existen dos tipos de programas:
1) Programas preliminares: es aquel que en las primeras etapas de organización

y promoción del evento se da a conocer, manifiesta sin mayor detalle o
información los conceptos más importantes de la reunión, da una indicación
general en cuanto a los horarios de ciertas actividades y proporciona una vista
panorámica del evento.
2) Programa oficial: es el documento que suele recibir el participante junto con

otros documentos al registrarse. Este documento detalla día a día y hora tras
hora el lugar, los temas y actividades, las ponencias y las actividades que se
desarrollarán durante la reunión. Además puede incluir otro tipo de información
como, horarios de transporte local, teléfonos de emergencia o información, etc.
122

Nombre Supervisión del evento. No. 4
A continuación se te presenta un texto sobre la supervisión del evento y la lista de
Instrucciones comprobación, la cual deberás leer detenidamente para que puedas realizar los
Manera
Supervisión Didáctica Lee con atención el siguiente texto.
Conocimientos de
Lista de Lograrlos Investiga en internet o bibliografía para
a adquirir
comprobación. ampliar la información.
SUPERVISIÓN:
La supervisión se define como: ver que las cosas se hagan de la forma en que se
ordenaron, es decir, es la vigilancia de lo ordenado.
Permite verificar realmente el cumplimiento de las acciones de trabajo en cuanto a la

calidad, fecha, hora, lugar, cantidad y condiciones de lo ordenado.
LISTA DE COMPROBACIÓN:
La experiencia ha demostrado que un eficaz medio de supervisión es la elaboración

anticipada de la lista de comprobación para una serie de acciones que, por su
complejidad y número de detalles se podrían olvidar.
La elaboración de la lista de comprobación durante la etapa de organización, su revisión

y su ampliación garantizarán, hasta donde sea humanamente posible, el cumplimiento
fiel de lo ordenado.
123

Nombre Programa del evento. No. 2
A continuación te muestro como ejemplo un programa del ciclo de conferencias del
Instrucciones evento realizado por el Día Mundial del Turismo, que solo abarca un día de
para el Alumno actividades. Analiza la información y de esta forma podrás elaborar tu propio
programa del evento a realizar con tu equipo.
Manera
Actitudes a Didáctica El alumno observará el ejemplo del programa
Responsabilidad
formar de del día, y propondrá otros ejemplos.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a
Desarrollar
Lograrlas
124

“Turismo es riqueza” Ciclo de conferencias
El Día Mundial del Turismo es un evento que busca sensibilizar a la gente respecto
a la importancia del turismo en general, puesto que influye en diversos sectores:
económico, cultural, ambiental, etc. La Organización Mundial del Turismo (OMT)
año con año pondera un tema a desarrollar, en esta ocasión: "Turismo es
riqueza". Se decidió enfocarlo a tres tipos de riqueza: gastronómica, de
infraestructura y del recurso humano.

Ponencias:
10:00 hrs. “Riqueza gastronómica mexicana”
Dra. Gloria López
Presidenta del Conservatorio Nacional de Gastronomía
11:45 hrs. “Plan sectorial de turismo”
Lic. Moisés Carrasco
Titulad de la Unidad de Desarrollo Administrativo, Planeación e
Informática, Secretaría de Turismo del Estado de Puebla
13:00 hrs. “La excelencia en el recurso humano mexicano”
Lic. Itzel Valdés
Directora de Recursos Humanos, Hotel W, México DF

26 de septiembre de 2006
Auditorio de la UDLA, inicia 9:00 hrs.
Costo: $80.00 (preventa) y $100.00 (día del evento)
Contacto: Mesa Directiva de Turismo
Teléfono: 2.29.20.59 044.2221.510.557
e‐mail: mesa.turismo@udlap.mx

125

Nombre Listas de comprobación. No. 3
Instrucciones En seguida y solo como ejemplo, se exponen algunas formas aplicables a ciertas
para el Alumno acciones en la realización de una reunión, con el fin de comprobar la realización de
las actividades, de acuerdo a cada área a supervisar.
Manera
Actitudes a Didáctica El alumno observará y analizará el ejemplo
Responsabilidad
formar de de la lista de comprobación de un evento.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a
Desarrollar
Lograrlas
LISTA DE COMPROBACIÓN
RECEPCIÓN
AEROPUERTO:
( ) Mostrador o mesa(s) ( ) Guía de transporte-horarios
( ) Bancos o sillas ( ) Lista de VIP´s
( ) Identificación o señalamiento(s) ( ) Información diversa-restaurantes, etc.
( ) Enseres y materiales de oficina ( ) Reunión con personal de apoyo
( ) Teléfono(s) ( ) Distribución de instructivo
( ) Lista de delegados pre-registrados ( ) Ensayo
( ) Asignación de hoteles ( ) Mantas de bienvenida
( ) Programa del evento-horarios
126

Fecha: ________________Hora:_____________Lugar:_____________
Supervisor / Responsable: ____________________________________
Observaciones: _____________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
HOTEL (ES):
( ) Mostrador o mesa(s) ( ) Guía de transporte-horarios
( ) Bancos o sillas ( ) Lista de VIP´s
( ) Identificación o señalamiento(s) ( ) Información diversa-restaurantes, etc.
( ) Enseres y materiales de oficina ( ) Reunión con personal de apoyo
( ) Teléfono(s) ( ) Distribución de instructivo
( ) Lista de delegados pre- ( ) Ensayo

registrados
( ) Asignación de hoteles ( ) Mantas de bienvenida
( ) Programa del evento-horarios
Fecha: ________________Hora:_____________Lugar:_____________
Observaciones: _____________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
127

REGISTRO
( ) Mostrador o mesa(s) ( ) Caja fuerte o caja de dinero
( ) Bancos o sillas ( ) Cambio-morralla
( ) Basureros ( ) Teléfono(s)
( ) Rótulos o señalamientos según ( ) Lista de delegados:

instrucciones
( ) Materiales de distribución ( ) Pre-registros
( ) Gafetes rotulados ( ) Reservados
( ) Gafetes en blanco ( ) Invitados todas clasificaciones
( ) Carpetas o portafolios ( ) Enseres y materiales de oficina
( ) Programas ( ) Recursos humanos:
( ) Directorios ( ) Personal de registro
( ) Impresos diversos ( ) Personal de gafetes
( ) Guías diversas ( ) Personal de caja(s)
( ) Recibos ( ) Instrucción
( ) Máquinas de escribir gafetes ( ) Ensayo
( ) Máquinas de escribir ( ) Mensajería
Fecha: ________________Hora:_____________Lugar:_____________
Observaciones: _____________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
128

No toda acción requiere una
lista de comprobación, las
más importantes si lo
exigen, por lo cual se
recomienda su empleo.
Cada tipo de reunión, por sus

características especiales,
requerirá la elaboración de
listas de comprobación tan
amplias como la actividad lo
amerite.
129

Nombre Elaborando el programa del día y listas de comprobación. No. 3
Elabora de acuerdo al evento contratado en tu equipo el programa del evento, así
Instrucciones
para el Alumno
como las listas de comprobación necesarias para posteriormente poder
supervisar el evento. Entregarlo al docente como evidencia.
Investigar otros programas del evento, así
Manera
como otras listas de comprobación y
formar Lograrlas adecúalas a tu evento. Entregar los trabajos
en los tiempos que te marque el docente.
Competencias
Genéricas a
Manera
Lograrlas
130

PROGRAMA DEL DÍA
131

____________________________
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
( ) ( )
Fecha: ________________Hora:_____________Lugar:_____________
Observaciones: _____________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
132

9 Aplicar un cuestionario a grupos de quejas y sugerencias
al final del evento.
HABILIDAD 9 Elaborar un reporte de fallas encontradas durante el
evento, para su canalización a los departamentos
involucrados.
Nombre Evaluar la efectividad del evento No. 5

A continuación se te presenta un texto sobre la información de la evaluación de un
evento. Esta evaluación se hace a través de un cuestionario, el cual deberás leer
Instrucciones detenidamente para que puedas realizar los ejercicios que se te presentan en esta
para el Alumno guía. Selecciona la mejor opción de evaluación para el evento que estas
organizando. Presenta tu propuesta al docente.
Manera
Didáctica
Conocimientos Tipos de servicios de Investiga en internet algunos ejemplos de
a adquirir cuestionarios de quejas y sugerencias, con el
convenciones.
fin de elaborar el de tu evento.
Todo el mundo, consciente o inconscientemente, evalúa cualquier reunión en la que

participa. Sin embargo, lo más normal es que los organizadores, el moderador, los ponentes
o los participantes tengan diferentes puntos de vista. Para saber si los objetivos se han
alcanzado es necesario elaborar algún tipo de evaluación formal, que puede servir
igualmente para la planificación de futuros eventos.
Existen tres posibilidades de evaluar un evento, y pueden usarse individual o colectivamente:
9 Al final del evento.

9 Después del evento.
9 Durante el evento.
133

Evaluación al final del evento. Esta es la forma de evaluación más común. Los participantes deben
completar un cuestionario que han de entregar antes de marcharse. Si elige esta opción obtendrá una
amplia respuesta, siempre y cuando el cuestionario no sea ni demasiado extenso, ni demasiado
complicado.
Evaluación después del evento. Este tipo de evaluación implica tener que enviar el cuestionario a los
participantes poco tiempo después de la celebración del acto. Normalmente, estos cuestionarios se
envían a un número determinado de participantes y no a la totalidad. El porcentaje de respuesta va a
ser bastante menor que el que se puede conseguir por medio de una evaluación al final del evento.
Sin embargo, la respuesta será bastante más objetiva ya que recibirá una percepción más exacta de lo
que realmente han recordado los participantes. Otra razón para optar por este tipo de evaluación es
que el participante se da realmente cuenta de la importancia que él tuvo para el evento y que su
opinión cuenta.
Evaluación durante el evento. El objetivo de esta evaluación suele ser diferente a las anteriormente
mencionadas. Su propósito consiste en determinar qué está saliendo mal (si es que hay algo), para
poder solucionarlo lo más rápidamente posible. Por consiguiente, si los participantes sienten que los
objetivos no están cumpliendo o que se están produciendo ciertos fallos en el local (servicio
deficiente, mala comida, ruido, etc.), se tiene la posibilidad de poner las cosas en su sitio, utilizando
este tipo de evaluación.
Nombre ¿Qué se debe evaluar? No. 6

Se te presenta un texto sobre los aspectos que se deben evaluar en un evento, el
Instrucciones cual deberás leer detenidamente para seleccionar las preguntas que requieres
para el Alumno para la elaboración de tu cuestionario. Preséntala a tu maestro
Manera
Didáctica Lee con atención el siguiente texto.
Conocimientos Tipos de servicios de
para grupos y Lograrlos Investiga en internet sobre lo que puedes
a adquirir
convenciones. evaluar de tu evento.
134

Debe ser claro con lo que su evaluación pretende alcanzar: ¿desea saber cuánto han aprendido los
participantes, si se lo han pasado bien, cuáles han sido sus impresiones sobre el local, la
administración, etc.? ¿Y por qué necesita este tipo de información? ¿Es para mejorar eventos
similares en el futuro o para determinar si necesita cambiar ciertos detalles para alcanzar los
objetivos? Lo cierto es que usted, probablemente, vaya a necesitar las respuestas por diferentes
razones.
El tipo de pregunta que se pueden hacer es:
1. ¿Qué esperaban los participantes del evento?
2. ¿En qué medida el evento colmó sus expectativas?
3. ¿Encontraron los participantes algún tipo de falta de información, de experiencia, etc.?
4. ¿Fue de utilidad el evento para los participantes?
5. ¿Cuál fue la opinión de los participantes acerca del tema de la reunión?
6. ¿Cuál fue la opinión de los participantes con respecto a los ponentes?
7. ¿Cuáles fueron sus impresiones sobre los métodos de presentación?
8. ¿Sintieron los participantes que sus problemas fueron bien atendidos?
9. ¿Qué uso piensan hacer los participantes del material que se entregó en la reunión?
10. ¿Cuáles fueron sus impresiones con respecto al local, la organización, la comida y el
alojamiento?
11. ¿Cuáles fueron sus impresiones con respecto a la información que recibieron antes del
evento?
135

Nombre Cuestionario de quejas y sugerencias No. 4
A continuación incluimos dos cuestionarios con distintos tipos de preguntas. Estos
Instrucciones ejemplos te servirán para diseñar tus formatos de evaluación del evento. Así como
para el Alumno también detectar las fallas encontradas durante el evento.
Manera
El alumno observará el ejemplo de los tipos
Responsabilidad de cuestionario para evaluación del evento y
formar de
encontrar posibles fallas durante el evento.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a
establecidos.
Desarrollar
Manera Sigue instrucciones y procedimiento que le indique del maestro de manera

Didáctica de reflexiva, comprendiendo como cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un
Lograrlas objetivo.
136

Instrucciones: Por favor, utilice la escala para evaluar las siguientes preguntas:
Totalmente en desacuerdo No está de acuerdo Está de acuerdo Totalmente de acuerdo

1 2 3 4

SECCIÓN 1
Talleres
La organización era apropiada para que se plantearan ideas, 1 2 3 4
conocimiento y preocupaciones
Las presentaciones me hicieron pensar 1 2 3 4
El contenido me ha proporcionado información de interés para mi 1 2 3 4
trabajo

Haga realidad sus sueños – George Brown
El ponente demostró tener experiencia 1 2 3 4
Puedo aplicar los conocimientos en mi trabajo 1 2 3 4
El contenido era relevante para mi trabajo 1 2 3 4
El ponente habló acerca de los temas interesantes 1 2 3 4
El ponente contestó todas las preguntas de los participantes 1 2 3 4

Conjunto de la conferencia
El programa tenía relación con mi trabajo 1 2 3 4
Mi conocimiento acerca de “Liderazgo y mejora continua” se ha 1 2 3 4
consolidado
Puedo aplicar los conocimientos en mi trabajo 1 2 3 4
El programa estaba bien organizado 1 2 3 4
Me sentí como en casa 1 2 3 4
Calificarla positivamente las instalaciones 1 2 3 4
La conferencia ha sido muy efectiva 1 2 3 4

Sí No
¿Deberíamos repetir la conferencia el año que viene? 1 2

137

SECCIÓN 2
1. ¿Le resultará útil la información que ha recibido en esta conferencia cuando regrese a
su lugar de trabajo? Por favor, explique por qué.

2. ¿Qué tema le resultó más interesante durante la conferencia?

3. ¿Qué le resultó más aburrido durante la conferencia?

4. ¿Cree que hubiera sido conveniente añadir algo más a la conferencia?

5. ¿Tiene alguna idea para mejorar la conferencia que se celebrará el próximo año?

¿A qué tipo de organización pertenece? Usted es
Hospital 1 ¿Un ejecutivo? 1
Consultoría 2 ¿Un director? 2
Medicina general 3 ¿Un supervisor? 3
¿Otro? 4
138

Nombre Elaborando cuestionarios de quejas y sugerencias. No. 4
Diseña un formato de cuestionario para quejas y sugerencias y por consecuencia
Instrucciones emitir un reporte de fallas encontradas durante el evento (si es que las hay), de
para el Alumno acuerdo a la empresa organizadora de eventos que pertenezca a tu equipo;
observando y tomando en cuenta las características del ejemplo ya mostrado.
Investigar otros cuestionarios que sirvan de
Manera
referencia para diseñar el de tu evento.
formar Lograrlas Entregar los trabajos en los tiempos que te
marque el maestro.
Competencias
Genéricas a
Manera
Lograrlas
139

CUESTIONARIO DE QUEJAS Y SUGERENCIAS
140

REPORTE DE FALLAS ENCONTRADAS DURANTE EL EVENTO
141

Nombre Supervisa tu evento No. 1
Competencia a Supervisar el evento de negocios y social.

Desarrollar
9 Verificar la disponibilidad del servicio del evento de acuerdo a lo contratado

por el cliente.
9 Aplicar las políticas de acuerdo al convenio celebrado entre el centro de
convenciones y el cliente.
Habilidades 9 Realizar la supervisión del evento de acuerdo al plan de trabajo y programa
del día del evento.
9 Aplicar un cuestionario a grupos de quejas y sugerencias al final del evento.
9 Elaborar un reporte de fallas encontradas durante el evento, para su
canalización a los departamentos involucrados.
Realizar las actividades planeadas en tu equipo para realizar un evento social y/o
Instrucciones de negocios. Mostrando evidencias de dicho evento. Supervisa el evento de
para el Alumno negocios o social, utilizando como herramienta los formatos elaborados
previamente.
Proporcionar toda la información necesaria para que el alumno realice la práctica
Instrucciones
integradora.
para el
Se anexa al final de esta guía algunos aspectos a considerar para llevar a
Docente
cabo la supervisión del evento.
Formatos (contrato, plan de trabajo, programa del día, cuestionario de quejas y
Recursos
sugerencias)
materiales de
Equipo de computo
apoyo
Hojas
Manera
El docente explicará los criterios a evaluar,
Responsabilidad Didáctica
Actitudes a puede tomar como referencia los
formar de
instrumentos de evaluación del submódulo.
Lograrlas
Competencias
Genéricas a Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante
la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.
Desarrollar
Manera
Lograrlas
142

La información que se presentó para el desarrollo del la competencia “Supervisar el

evento de negocios y social.”, se integró por temas o habilidades, se presentaron
ejemplos y ejercicios, así como, una práctica integradora, cuya finalidad fue que te
familiarices en el manejo de la misma.
En esta guía para desarrollar la competencia se dieron a conocer las habilidades que
fueron: verificar la disponibilidad del servicio del evento de acuerdo a lo contratado por el
cliente; realizar la supervisión del evento de acuerdo al plan de trabajo y programa del día
del evento; aplicar las políticas de a cuerdo al convenio celebrado entre el centro de
convenciones y el cliente; aplicar un cuestionario a grupos de quejas y sugerencias al
final del evento y elaborar un reporte de fallas encontradas durante el evento, para su
canalización a los departamentos involucrados.
Por lo cual se te recomendó que desarrolles las prácticas de manera secuenciada. La

evaluación se realizó por medio de una actividad al presentar las evidencias de la
práctica integradora, habrás realizado las actividades necesarias que te permitan
supervisar el evento de negocio y/o social en el contexto laboral. Por eso se te invitó a
que cumplieras con las actividades que se propusieron en la guía.
Esperamos te haya servido de mucho las actividades para que puedas desarrollar en la
vida laboral.

143

Esta guía es concebida como un medio de aprendizaje en la educación técnica de nivel medio
superior, que sin ser un sustituto del docente, sirve de apoyo a la dinámica del proceso, al orientar
la actividad del alumno en el aprendizaje desarrollador, a través de situaciones problemáticas y
tareas que garanticen la apropiación activa, crítico - reflexiva y creadora de los contenidos, con la
adecuada dirección y control de sus propios aprendizajes.
La guía se integra de dos competencias: Contratar servicios para las reuniones de negocios y
sociales y Supervisar el evento de negocios y social. La forma de evaluar el presente Submódulo es
en primer término considerando los instrumentos de evaluación, los cuales determinan el producto y
el desempeño, derivados de cada una de las prácticas integradoras plasmadas en la guía.

144

• Buendía, Juan Manuel. Organización de Reuniones. Editorial Trillas.
• Cravioto Magallón, Tonatiuh. Organización de Congresos y Convenciones. Editorial Trillas.
• Richero, Alicia. Eventos. Editorial Trillas.
• Antologías de Agencia de Viajes del Instituto Politécnico Nacional
• Acerenza, Miguel Ángel. Agencia de Viajes. Editorial Trillas.
• De la Torre, Francisco. Agencia de Viajes y Transportación. Editorial Trillas.
• Bell L., Martin. Mercadotecnia, concepto y estrategia. Editorial CECSA.
• Cárdenas Tabares, Fabio. Comercialización del Turismo. Editorial Trillas.
• Barragán del Río, Luís. Hotelería. Editorial Instituto Politécnico Nacional.
• Secretaría de Turismo. Operación de Turismo Receptivo y Nacional. Editorial Limusa.
145

Características del evento de negocios, social y cultural: Se refiere a la fecha en que se

realizará el evento, su operación, presupuesto, numero de invitados y su procedencia.
Conferencias: Son exposiciones de diversos temas en las que los expertos presentan ponencias.
Este tipo de reuniones se llega a varias conclusiones, las cuales se someten a discusión entre los
participantes antes de considerarlas finales.
Congresos: Son reuniones cuyo propósito es impartir e intercambiar información, encontrar

soluciones y averiguar hechos dentro de los campos técnico, económico y de múltiples áreas.
Contratación de salones: Un servicio en el cual los clientes contratan un salón en donde se

realiza una reunión, exposición, conferencia, exhibición, etc. Generalmente este servicio se contrata
en un hotel y se acompaña con un servicio de café, pastas y refrescos durante el receso, así como
colocar mesas de trabajo y equipo para su desarrollo.
Convenciones: Son eventos de comunicación cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o

pensamientos, con lo que se obtiene una síntesis útil para el futuro.
Convenciones corporativas: Son las reuniones que organizan las grandes empresas con el
propósito de motivar, entrenar y capacitar a su personal.
Convenciones de asociaciones: Estas reuniones se celebran a niveles locales, regionales,

estatales, nacionales e internacionales, y agrupan a miembros de una comunidad que ejercen la
misma profesión, actividad o especialidad, o que comparten un mismo interés colectivo.
Convenciones empresariales: Son eventos que las empresas celebran a niveles locales,
regionales, estatales, nacionales y ocasionalmente internacionales, a los que se convoca a
ejecutivos, distribuidores y/o agentes de viajes.
Convenciones institucionales: Son reuniones que se realizan con menos frecuencias que las
corporativas, ya que son independientes y su gasto resulta considerable.
Estrategia: Se define como los cursos o alternativas generales de acción para el logro de objetivos
amplios.
Eventos de negocios: Eventos en los que se reúne un grupo de personas con intereses en
común, como congresos, seminarios, foros, conferencias, salas de juntas. Pueden tener varios días
de duración, en donde se incluyen diversos tipos de alimentos, puede considerar servicios de
hospedaje y transporte.
Eventos sociales: Son generalmente fiestas, como bodas, graduaciones, quince años. En general
su duración es de horas, incluye alimentos, bebidas, música, animador, etc.
Eventos culturales: Reuniones generalmente de corta duración, como cócteles, presentaciones de

libros, rueda de prensa.
146

Garantía de bloqueo de cuartos: Es un convenio entre el hotel y la organización fiadora, por el
que se otorga primeramente un número mínimo de habitaciones durante un periodo especifico bajo
garantía de pago por la organización fiadora, aunque no llegue a ocuparse las habitaciones.
Garantías del servicio de alimentos y bebidas: Facilidad para el mínimo de personas que han de
ser atendidas; será requerida por el hotel con 24 o 48 horas de anticipación. El pago se basa en el
número garantizado.
Garantía de reservaciones de habitaciones: El hotel se compromete a retener las habitaciones

sin importar la hora de llegada del huésped. Esta garantía se aplica de igual manera cuando se
trata de una estancia prolongada.
Grupos deportivos: Concurren a espectáculos en donde muestran su fuerza física y agilidad

mental. Los ejemplos clásicos son las Olimpiadas, los juegos centroamericanos y los
panamericanos.
Grupos turísticos: Son conjunto de personas con un interés común, que parten de un cierto
destino hacia un lugar determinado, a fin de conocer la cultura, la arqueología, las bellezas
naturales y las diversiones del mismo.
Imprevistos: Son otros cargos registrados en el folio del huésped por instrucciones del gerente.
Puede incluir uno o varios alimentos, según si se trata del plan americano o plan americano
modificado.
Paquetes: Plan que se basa en un cargo que lo incluye todo (habitación, impuestos, alimentos y
otros servicios).
Planeación: Es la selección consciente de determinada línea de acción, que se distingue de las

acciones adoptadas por costumbre, por impulsos irracionales e inclusive por ignorancia, es decir,
consiste en seleccionar entre las alternativas posibles, lo que va a realizarse.
Política: Es un planteamiento general que guía o norma la actuación o desarrollo de las acciones
del personal del hotel.
Plan de mercadotecnia: Se define como la serie ordenada, sistematizada y proyectada de

acciones que anticipan y prevén la adecuación en el tiempo de la respuesta comercial del hotel.
Seminarios: En este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos,
recibiendo capacitación.
Servicio del evento: Se refiere a los diversos servicios necesarios para llevar a cabo el evento,
como el lugar, el personal que apoyará su realización (meseros, edecanes, animadores, maestros
de ceremonias) y tipo de alimentos y bebidas que se servirán
Servicios propios: Son los servicios del evento que pertenecen al establecimiento.
Servicios adicionales: Son los servicios que se solicitan por el cliente para realizar el evento, que
no pertenecen al establecimiento, y son subcontratados.
Tarifas de grupo: Estas son tarifas con descuentos especiales que se ofrecen a los pasajeros que
viajan en grupos.
147

ANEXO 1
TIPOS DE EVENTOS SOCIALES
En la mayoría de los casos, los eventos sociales se circunscriben a los siguientes:
Cocteles (de inauguración, clausura o aquellos que se ofrecen antes de las comidas o
cenas programadas durante la reunión). Este tipo de evento es muy popular y solicitado
por empresas o instituciones que lo desean patrocinar. Algunas de sus ventajas son el
tiempo limitado (una hora como máximo), la asistencia controlada y seleccionada si el
patrocinador lo desea, el costo relativamente controlado, y la oportunidad para dirigir
algunas palabras o hacer una presentación.
Desayunos (muy populares y solicitados por empresas o instituciones que desean

patrocinar un evento). Existen diferentes tipos de desayunos que se pueden ofrecer, ya
sea de tipo buffet o servicio a la mesa.
Almuerzos o comidas. Normalmente, para este tipo de evento se calcula el costo de la

comida, con un mínimo gasto de vino o cerveza. El tiempo es limitado y no apropiado para
presentaciones personales. Si el evento se integra como parte del programa oficial se
garantizará una asistencia del 100%. El movimiento y la logística que causa la celebración
de este tipo de evento fuera del hotel-sede o del centro de convenciones puede ser muy
complicado.
Cenas, cenas-baile y fiestas de tema. Este evento es probablemente el más popular en

una convención por lo que es importante encontrar un patrocinador. La cena de clausura
suele ser el magno evento de la reunión, el cual se integra con una presentación artística,
fuegos pirotécnicos, baile, etc. Este tipo de evento es el más costoso de la reunión, el más
lujoso y en ciertas ocasiones requiere traje de noche. Las fiestas de tema se han
popularizado cada vez más en los eventos sociales de reuniones. Las competencias de
disfraces, de acuerdo con el tipo de tema del evento, hacen que éste sea ameno y rompan
el hielo entre los invitados. En los hoteles de cinco estrellas, el gerente de banquetes
puede recomendar algún tema que vaya de acuerdo no sólo con el decorado general del
salón, sino también con la selección del menú.
Eventos de esparcimiento. Los eventos de esparcimiento forman parte integral del

programa y pueden tener características deportivas, culturales, turísticas, folklóricas, etc.
Según el lugar, las facilidades y las instalaciones que la sede ofrezca, se pueden llevar a
cabo las actividades siguientes: torneos de polo en asnos, carrera de burros en la playa,
voleibol en la piscina, pesca, etc. De la misma manera, se pueden organizar conferencias
sobre gastronomía, folklore, arreglos florales, confecciones, etc. Por otro lado, las visitas a
museos, teatros y lugares turísticos suelen formar parte de los programas de
acompañantes.
148

ANEXO 2
TIPOS DE MONTAJES PARA SESIONES DE TRABAJO
Tipo teatro o auditorio. Se utiliza generalmente para sesiones plenarias, de inauguración o de

clausura. Se deben agrupar en secciones, hileras de sillas con pasillos tanto laterales como
centrales, de acuerdo con las dimensiones y posibles columnas u obstáculos de visión que tenga la
sala. Este tipo de montaje se puede hacer en forma rectangular o de media luna.
Tipo escuela. Es el más empleado en las sesiones de trabajo y se diferencia del anterior por la
inclusión de mesas utilizadas para escribir. Estas últimas se pueden dotar de ceniceros, jarras de
agua, vasos, papel y lápiz. El montaje de las mesas y sillas puede ser horizontal o en V; a su vez,
como en el caso anterior, se deben prever los espacios de un presídium.
Otros tipos de montaje. Para sesiones de trabajo con una asistencia relativa, existen otros tipos
de montaje, aunque los dos anteriores son los más utilizados. Hay diversos tipos de montajes, cada
uno de los cuales obedece al manejo y operación de la sesión de trabajo que se desarrolle.
149

Montajes de eventos sociales. Cada evento social se debe analizar independientemente para
determinar el tipo de montaje que se efectuará. Por lo general se utilizan mesas redondas con un
cupo de 8 a 10 personas; asimismo, se debe considerar un área para el servicio de buffet, además
de una mesa principal. Con excepción del evento de gala, que posiblemente requiera pista de baile,
lugar para la orquesta y la variedad y mesa principal, todos los demás eventos sociales serán
similares en su montaje.
150

ANEXO 3
TIPO-FORMA “INSTRUCTIVO DE MONTAJE DE SALAS”
NOMBRE DE LA REUNIÓN ___________________________________________________
LUGAR Y FECHAS DEL EVENTO ______________________________________________
NOMBRE DEL EVENTO PROGRAMADO: _______________________________ REF No. _____________
DÍA Y FECHA DEL EVENTO ______________________de______a_______hrs. y de_____a_________hrs.
SALÓN NOMBRE
Montaje terminado para: __________hrs. _______ Aseo Intermedia entre las ________ y las _________hrs.
TIPO DE MONTAJE
( ) TEATRO – ( ) Sin ( ) Uno ( ) dos pasillos. __________________________________sillas por fila.
( ) Regular ( ) Media luna _______________________________filas por sección.
( ) ESCUELA ( ) Sin ( ) Uno ( ) dos pasillos. ___________mesas por fila_________sillas por mesa.
( ) Regular ( ) Tipo “V”
_________Ceniceros por mesa, __________Vasos por mesa, ________ Jarras de agua por mesa.
( ) Tipo “T” ( ) Tipo “U” ( ) Tipo “V” ( ) Tipo “E” ( ) Tipo “T” ( ) Tipo “V”
( ) Cuadrada con hoyo ( ) Cuadrada sin hoyo.
_________Ceniceros por mesa, __________Vasos por mesa, ________ Jarras de agua por mesa.
MONTAJE DEL PRESIDIUM
Plataforma de ____________de alto x ___________de ancho x__________de fondo. Alfombra (Sí) (No)
Bambalina (Sí) (No)
Mesa para _______________________________personas. Pódium de pie con micrófono y luz. (Sí) (No)
Pódium de mesa con micrófono y luz. (Sí) (No)
Microfonos adicionales: _________de mesa, _______de pie. Ubicación ______________ Otros servicios:
151

EQUIPO AUDIOVISUAL
Proyectores: ( ) Transparencias de 35 mm. ( ) 8 mm. ( ) Película 16 mm. ( ) 8 mm.
( ) Acetatos ( ) Cuerpos Opacos ( ) con ( ) sin sonido.
Pantalla de _________ x _________ ( ) Pizarrón ( ) gis y borrador ( ) Rotafolio ( ) Marcador.
Videocasetera y ________________ receptor. Tipo __________________ Grabadora para grabar ( )
Para tocar ( )
Otros servicios: ________________________________________________________________________
DIVERSOS
( ) Colgar manta _________ ( ) Colocar señalamientos ( ) Colocar rótulos ( ) Otros.
Descripción: ______________________________________________________________
Recesos: de ___________ a _____________hrs. y de __________ a _________hrs. ________
SE ACOMPAÑA DIAGRAMA (Sí) (No)
152

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Benito Andrés Chagoya Mortera

Juan Martín Alcibia Martínez

Alejandro Mungarro Jacinto

Emilio Rios Macias

Manuel Ignacio Cota Meza

Héctor Rafael Castillo Barba

Christopher Díaz Rivera

Jóvenes Estudiantes de CECYTE BC:

La educación es un valuarte que deben apreciar durante

Por ello, asuman el compromiso que el Gobierno del Estado

Esta administración tiene como objetivo crear espacios

En ustedes se deposita la semilla del esfuerzo y dedicación que

Unamos esfuerzos; Gobierno, Sociedad, Maestros y Alumnos,

Alumno de CECYTE BC:

La educación es una herramienta que aumenta tus oportunidades de

Bajo esa perspectiva, el Gobierno del Estado de Baja California

El Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado de Baja

Entre esos apoyos se encuentran la publicación y entrega de este

La tarea que han desarrollado maestros, alumnos y autoridades

Además de eso, el Cole gio se ha destacado por alentar el

Por todo esto, te felicito por realizar tus estudios en un plantel de

El documento que tienes en las manos significa un esfuerzo

Las Guías Profesionales de Mantenimiento, Electrónica,

El tiempo utilizado por cada uno de los maestros involucrados

Por ello, te invitamos a que obtengas el mejor provecho de

Adrian Flores Ledesma

Mtro. Alonso José Ricardo Lujambio Irazábal

Lic. Armando Mendoza Cruz

Baja California Sur

Al concluir este submódulo el alumno será capaz de contratar servicios y supervisar

Módulo V Operar eventos de negocios, sociales y culturales.

Submódulo I Preparar los eventos de negocios y sociales.

Contratar servicios para las reuniones Supervisar el evento de negocios y

Habilidades y destrezas Habilidades y destrezas

9 Elaborar un presupuesto de 9 Verificar la disponibilidad del servicio

9 Manejo de herramientas de 9 Manejo de cómputo.

Al finalizar, serás capaz de contratar servicios y supervisar los eventos de negocios y

Para la competencia 2: Supervisar el evento de negocios y social.

Verificar la disponibilidad del servicio del evento de acuerdo a lo contratado por el

Para la obtención de la competencia necesitarás evidenciar las habilidades presentando un

El docente realizara visitas a empresas que presten servicios de reservación y contratación de