Que es montaje de eventos.

Encontramos diferentes definiciones respecto a este ítem:

Según Antón Shone & Brian Parry los eventos son aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no
rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizacionales establecidos de
forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, capacitar,
entretener o generar experiencias en un grupo de personas.

Un evento es cualquier acto que tenga planificación al menos en cuanto a espacio y tiempo (lugar,
fechas, horas), y que se debe clasificar según una tipología que especifique su naturaleza.

Un evento es una herramienta de marketing, relaciones públicas y comunicación que atiende a

distintas clasificaciones.

Eventos son aquellos actos “en vivo” organizados en función de los intereses de una organización,
compañía o marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto para
provocar un comportamiento o generar una actitud.

¨El concepto de evento es amplio, porque incluye desde una visita a instalaciones de un reducido
grupo de personas hasta la organización multitudinaria de una celebración cualquiera en un
pabellón gigante. Tanto aquella como esta tienen en común el contacto directo entre el emisor y
el receptor del mensaje, y que la percepción que se extrae de su desarrollo deja una huella más
profunda, un recuerdo más permanente, una emoción más aguda, para lo bueno y para lo malo,
que ninguna otra herramienta de comunicación¨.

Jesús Echevarría.

Director de Comunicación de Inditex

Un evento transita por diferentes fases:

I. Ideación o Pre-producción

Durante esta fase se harán todos los preparativos previos al evento, siendo el más importante la
creación del briefing del evento, también llamado proyecto del evento. Establecemos los objetivos
del evento, el perfil del participante, el análisis de necesidades y expectativas, establecimiento del
presupuesto aproximado, plan de financiamiento, solicitud de cotizaciones, administración del
evento, asignación de responsabilidades y funciones al equipo, plan de comunicación, línea
gráfica, se definen los proveedores, entre otros detalles dependiendo del tipo de evento a llevar a
cabo.

Definimos persona responsable de coordinar todo el evento y a quien cada coordinador de equipo
deberá reportar los avances de cada una de las actividades propuestas, se plantea el cronograma
de todas las actividades y sus deadlines, se definen y asignan las tareas, tiempos y responsables.
Se establecen los mecanismos de seguimiento al proyecto.

II. Desarrollo o Producción

En esta etapa se desarrolla el plan de acción o de trabajo definido en el briefing. Llevamos a cabo
el montaje, es decir, la disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará
a cabo el evento y la ejecución que es donde participantes del evento están reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, llevando a cabo las actividades.

III. Evaluación o Post-producción

Aquí hacemos el desmontaje del evento, se retiran todos los materiales y elementos utilizados en
la actividad y se evalúan los resultados, observamos si se han logrado los objetivos planteados,
cual ha sido el desempeño presupuestal, y el análisis del coste-beneficio esperado. Pedimos
retroalimentación a los participantes o enviamos cartas de agradecimiento. Reunión y agasajo al
equipo colaborador!

Cada una de las etapas del proyecto posee una vital importancia dentro de su apartado, ya que
son interdependientes y el buen desempeño en cada etapa garantiza el éxito no solo del evento
en cuestión sino de los venideros.
Tipos de eventos

Los eventos responden a diferentes clasificaciones, ya que varían según el objetivo, de hecho un
mismo evento puede cubrir diferentes fines. Lo que debe primar en cada uno de los eventos que
realicemos u organicemos debe ser la creatividad y la innovación, si logramos combinar estos
aspectos centrándonos en el perfil de los participantes lograremos impregnar a cada uno de
nuestros eventos un carácter único y generar una experiencia imborrable en el participante.

Podemos clasificarlos teniendo en cuenta diferentes aspectos como, la audiencia, tipo de

admisión, la envergadura o por la duración y programación. Por ejemplo según el tipo de público
pueden ser:

Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad de una invitación o
entrada, suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más comerciales.

Cerrados: son aquellos organizados para un número específico de asistentes en los que cada uno
tiene una invitación, anteriormente enviada por la empresa u organización, y la cual se ha de
presentar a la entrada del acto.

Por tipo de actividad se pueden clasificar en:

Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones, acciones de movilización, de bien social, de

información a la sociedad civil.

Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza y medio ambiente.

Empresariales y corporativos: reuniones, charlas, presentaciones de productos, seminarios,

conferencias, encuentros, congresos y ferias.

Culturales y de ocio: como festivales, carnavales, patronales, espectáculos y conciertos.

Espirituales o comunitarios: retiros espirituales, peregrinaciones, cursos de yoga o cenas

benéficas.

Académicos: clases profesionales, entregas de diplomas o fiestas de graduación.

Políticos: mítines, debates y manifestaciones.

Educativos: charlas, cursos y congresos.

También se pueden clasificar de acuerdo al ámbito geográfico del evento en: Internacional,
Nacional y Regional.

Modalidades

Los eventos son y seguirán siendo una de las mejores formas de comunicación para las marcas, y
sus beneficios son significativos: notoriedad y reconocimiento de marca, optimización de
relaciones

externas e internas, networking y generación de negocio, entre muchas otras ventajas. Podemos
presentar tres clasificaciones básicas de modalidad de eventos:

Presencial: Es el tipo de evento que reúne en un mismo lugar a varias personas, conlleva una
logística definida y requiere de la intervención de un mayor número de personas en la producción
del mismo.

Características y ventajas

Generación de confianza: Todos los negocios parten de un sentimiento humano: la confianza. Los
eventos presenciales generan confianza hacia la empresa/marca, ya que permiten la interacción
con las personas responsables de dar vida a esa solución.

Es una excelente estrategia para atraer potenciales clientes.

Engagement: Organizar un evento diseñado específicamente para su organización es un buen

modo de mejorar el engagement de su empresa con sus clientes tanto actuales como potenciales,
además de generar la confianza interna de los colaboradores al incentivar en ellos la cultura de los
embajadores de marca internos.

Contacto personal con los clientes: los eventos presenciales crean espacios para interactuar con
los participantes de manera directa, de esta manera se genera una conexión real, que puede
prolongarse en el tiempo, de esta conexión surgen relaciones duraderas y cercanas por la
confianza que se crea entre las partes. Este contacto directo te permite afianzar relaciones con
clientes actuales y potenciarlas con los prospectos.

Diversidad: Un evento presencial te permite diseñar una experiencia de usuario más completa,
crear un evento original, centrado en la audiencia te permite lograr más engagement entre los
asistentes y que ellos sean los que generen ese ruido mediático que puede empujar a tu empresa
a un mejor posicionamiento, de forma que sea recordado por más tiempo.

Networking: permite a los participantes crear relaciones de primera línea entre sí.
Online: Un evento virtual réplica muchos aspectos de un evento tradicional, pero la gran
diferencia radica en que los eventos en línea se desarrollan en remoto y no están restringidos a
una sola ubicación.

Entre los formatos presenciales que se pueden llevar al mundo online tenemos: Webinars,
Conferencias, Congresos, Conciertos, Seminarios web, Cursos online, Reuniones y formación de
equipos internos, Entrevistas a expertos con interacción del público, Lanzamiento de producto,
Ferias virtuales, Open house, Eventos deportivos, entre otros.

Características y ventajas

Al no contar con la limitación de la ubicación presencial, permiten a la marca convocar a un

público más amplio.

Los eventos virtuales tienen un coste inferior a los presenciales, tanto para los organizadores
como para los asistentes. El coste de la logística y montaje de un evento online puede reducirse en
más de un 50% respecto a un evento presencial, además no requiere de traslados u hospedaje por
parte de los asistentes e incluso el pago a los facilitadores (speakers, coaches, artistas, etc.) suele
ser menor.

Son medibles, la gran mayoría de las acciones pueden rastrearse para posteriormente analizar y
mejorar la estrategia de próximos evento. Las empresas pueden medir el número de asistentes,
las entradas compradas, la interacción del público en las redes sociales, los facilitadores que
provocaron mayor interacción en la web, el tipo de plataforma usada para comprar la entrada,
opinión en tiempo real, etc.

El asistente puede acceder al contenido tiempo después de manera On demand.

Híbrido: este tipo de evento combina ambos formatos el off line y el online para poder brindar una
experiencia más completa a todos los asistentes y así alcanzar a una audiencia más completa.
Debe estar diseñado para brindar una experiencia única tanto al participante presencial como al
online. Conjuga las ventajas de ambas modalidades.
 Que es catering
La palabra catering significa ofrecer un servicio profesional y especializado en la organización y
suministro externo de alimentos y bebidas, para un grupo de personas en un lugar determinado.

Además de lo citado anteriormente, también se suministran servicios de mantelería, camareros,

cocineros y personal de limpieza.

El servicio de catering es muy demandado por personas de todos los ámbitos, puesto que sirve
tanto para una reunión sencilla en casa, como para un evento de una empresa multinacional.

Ya que este es un servicio fundamental para ayudar y facilitar la buena alimentación y atención de
los invitados.

descripción de una empresa de catering

¿Qué es una empresa de catering?

Una empresa de catering es aquella que se dedica a prestar el servicio de catering.

Aunque suene parecido, el catering se considera solo el acto, es decir, el servicio que se presta en
base a las necesidades del cliente, mientras que la empresa, es el conjunto de personas
especializadas que se encargan de toda la logística y la prestación del servicio.

Teniendo en cuenta que las condiciones de los diferentes servicios de catering pueden ser muy
distintas, todas las empresas de catering deben considerar siempre los siguientes aspectos:

El tipo de servicio de catering que se va a realizar, si es móvil, a domicilio, etc.…

El número de asistentes

El espacio disponible para montar el evento

Los tipos de montaje que vamos a necesitar, como salones, bufés, escenarios, tarimas, etc.

El tiempo máximo que vamos a necesitar para prepararlo

Descubre los 10 Tipos de catering que existen en la actualidad

Debido a que los comensales exigen cada vez más comida saludable y alimentos de primera
calidad elaborada de manera tradicional, las empresas de catering buscan estar a la última y están
creando nuevos tipos de catering para adaptarse a estas nuevas necesidades.

A continuación te mostramos los diferentes tipos de catering que se pueden contratar:

1. Catering Empresarial

Es aquel especializado en ofrecer servicios de comida a las grandes organizaciones, para organizar
eventos internos tales como: reuniones de negocios, sesiones formativas y presentaciones, entre
otros.

Frecuentemente las grandes organizaciones suelen realizar sus eventos en los salones de sus
empresas.

Y debido al gran tamaño de estos eventos, en algunos casos estas empresas suelen contratar los
servicios completos de catering a restaurantes o grandes hoteles.

2. Catering Industrial

Especializado en las grandes industrias y en grandes grupos de personas que trabajan en

instituciones públicas o privadas, como hospitales, escuelas, líneas aéreas, etc.

3. Catering a Domicilio

Un servicio especializado en ofrecer una gran variedad de platos para fiestas y eventos privados,
presentando diferentes propuestas de platos fríos y calientes.

Son muy organizados y este tipo de servicio no necesariamente se entrega el día que se va a
consumir.

4. Puerta a puerta

Es aquel en el que la empresa de catering suministra solamente la comida, para que los clientes
organicen su propio evento.
Es decir, es un servicio personalizado que se entrega en la puerta del cliente y se diferencia del
catering a domicilio en que este sí que se entrega el día que se va a consumir.

5. Catering Móvil

Es usado principalmente en congresos, festivales y otros eventos de la misma índole.

Suelen estar acompañados de una gran e importante logística comercial, ya que se utiliza una
unidad móvil para prestar servicios en lugares específicos llevando con ellos la comida y el equipo
necesario.

Servicio de catering a domicilio

6. Para Eventos especiales

Principalmente orientado a bodas, comuniones y bautizos.

Estos servicios ofrecen un menú acorde al momento, permitiendo a los comensales poder
disfrutar de un servicio de restaurante completamente personalizado.

7. Catering Gourmet

Se caracteriza porque utiliza un tipo de gastronomía gourmet que une la tradición con la cocina de
vanguardia.

Está preparada por cocineros profesionales capaces de cautivar los paladares más selectos y
exigentes, con el fin de conseguir un resultado de calidad con productos delicadamente elegidos.

8. Catering Sostenible

Se caracteriza por respetar la sostenibilidad y el medio ambiente, por lo que este tipo de catering
ofrece productos ecológicos de la comarca.

Trata de concienciar sobre el desperdicio de comida controlando el origen de los alimentos y las
bebidas en el catering, evitando materiales de un solo uso, el plástico y priorizando los materiales
biodegradables.
9. Catering Solidario

Hay algunas empresas que quieren mostrar sus buenas prácticas de responsabilidad social
corporativa y utilizan este tipo de catering en sus eventos para concienciar a los asistentes.

Está muy relacionado con el catering sostenible y se centra en las personas, donde se promueve el
consumo responsable y los valores del comercio justo.

10. Vegetariano o vegano

Hoy en día, las empresas de catering intentan ser más flexibles y ofrecer más opciones de menú
para todo tipo de públicos.

Como por ejemplo, ofreciendo menús sin tener que recurrir a alimentos de origen animal, menús
aptos para celiacos o menús para intolerantes a la lactosa.