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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS
PR-G-8.3
LABORATORIO DE ENSAYO XXX
VERSIÓN 001

NOMBRE/CARGO FIRMA FECHA

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Contenido
1. OBJETIVO....................................................................................................................................3
2. ALCANCE....................................................................................................................................3
3. TÉRMINOS Y ABREVIACIONES....................................................................................................3
4. RESPONSABILIDADES..................................................................................................................3
5. DOCUMENTACIÓN.........................................................................................................................3
5.1 TIPO DE DOCUMENTACIÓN......................................................................................................3
5.2. IDENTIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN....................................................4
5.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................................5
5.3.1 FORMATO..........................................................................................................................5
5.3.2 CONTENIDO.......................................................................................................................6
5.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................................6
5.5 DOCUMENTOS OBSOLETOS......................................................................................................6
5.6 REVISIÓN Y ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS.......................................................................6
7. HISTORIAL DE REVISIONES.........................................................................................................7
8. ANEXOS......................................................................................................................................7
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1. OBJETIVO
Establecer un control sobre toda la documentación del Sistema de Gestión del Laboratorio de
Ensayo XXX. La sistemática incluye la elaboración, revisión, aprobación, emisión, identificación,
distribución, modificación y disposición de la documentación.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca a los documentos internos (generados por el LE) y a los documentos
externos (aquellos no generados por el LE pero que son necesarios y aplicados dentro de la
operación del SG).

3. TÉRMINOS Y ABREVIACIONES
[Se añaden las abreviaturas que se usarán en el presente documento].

4. RESPONSABILIDADES
[Se añade las responsabilidades que tiene cada personal del LE con una respectiva actividad].
A continuación se presenta un ejemplo:

ACTIVIDAD AL JL RSG GG
Elaboración de documentos R R R
Actualización de la documentación R
Revisión y aprobación de la documentación R R R
JL: Jefe de laboratorio
AL: Analista de laboratorio
RSG: Responsable del sistema de gestión
GG: Gerente general
R: Responsable

5. DOCUMENTACIÓN
5.1 TIPO DE DOCUMENTACIÓN
[Debe hacer mención al tipo de documento que se generará dentro el SG].

Como por ejemplo se tiene:

MANUAL DE LA CALIDAD: documento en el que se describe el Sistema de Gestión de la calidad.

MANUAL DE FUNCIONES: documento en el que se detallan las funciones y responsabilidades del
personal, así como el perfil y características de cada puesto de trabajo.
PROCEDIMIENTOS: documentos en los que se describen las sistemáticas implementadas para los
diferentes procesos del LE.
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INSTRUCTIVOS: documentos que contienen sistemáticas elaborados de forma concisa y explicita

para realizar tareas específicas.
DOCUMENTO EXTERNO: manuales de equipos, catálogos, normas y bibliografía en general
aplicable al sistema.
FORMULARIOS: documentos utilizados para registrar los datos requeridos por el Sistema de
Gestión.
REGISTROS: documento que presenta resultados obtenidos.

Ma
nual
de
la
5.2. Cali
IDENTIFICACIÓN Manual
dad de Y
APROBACIÓN funciones DE LA

Procedimientos, instructivos

Documentos externos

Formularios

Registros

DOCUMENTACIÓN
[La identificación de la documentación del SG debe realizarse mediante una codificación asignada].
A continuación se detalla un ejemplo de la codificación, elaboración, revisión y aprobación:

DOCUMENTO IDENTIFICACIÓN ELABORA REVISA APRUEBA

Manual de la Calidad MC Responsable del Gerente General Gerente General
SG
Manual de Funciones MF Jefe de Responsable del Gerente General
laboratorio SG
Procedimiento PR-G Responsable del Gerente General Gerente General
Gestión SG
Procedimiento PR-T Jefe de Responsable del Gerente General
Técnico laboratorio SG
Formularios Gestión FR-G Responsable del Gerente General Gerente General
SG
Formularios Técnico FR-T Jefe de Responsable del Gerente General
laboratorio SG
[La aprobación de la documentación debe realizarse por una persona autorizada].
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5.3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

[Se hace mención al tipo de letra, márgenes, etc., que se utilizará para toda la documentación que
se encuentre dentro el SG].
Ejemplo:

Tamaño de papel Carta

Fuente Calibri (tamaño 11)
Interlineado Sencillo
Márgenes Sup: 2,5
Inf: 2,5
Izda: 3
Dcha: 3

5.3.1 FORMATO
5.3.1.1 MANUAL DE CALIDAD, PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS
[Se hace mención al formato que se utilizará para los manuales, procedimientos e instructivos,
tales como las carátulas, encabezados].
Ejemplo de encabezado:

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5.3.1.2 FORMULARIOS
[Se demuestra cual será el formato base para todos los formularios que serán parte del SG].
Ejemplo para los encabezados de los formularios:

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5.3.2 CONTENIDO
[El contenido de los procedimientos debe contener como mínimo lo siguiente:
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. TÉRMINOS Y ABREVIACIONES
4. RESPONSABILIDADES
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5. DESARROLLO
6. DOCUMENTOS ASOCIADOS
7. HISTORIAL DE REVISIONES
8. ANEXOS]

5.4 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

[Una vez aprobado los documentos, el Responsable del Sistema de Gestión debe introducir el
documento en el formulario Lista Maestra de Documentos].

Como ejemplo de formato de formulario de Lista maestra de documentos se tiene el FR-G-4.3.1.1.

[Los ejemplares originales de todos los documentos generados por el SG pueden estar en custodia
de RSG, quien debe encargarse de la distribución de copias controladas a las personas autorizadas
y lugares de trabajo].

[Los documentos externos (cuya emisión no depende del LE) pueden ser incluidos en la Lista
maestra de documentos].

5.5 DOCUMENTOS OBSOLETOS

[Los documentos obsoletos deben ser retirados de las áreas de trabajo, el cual debe ser identificado
como OBSOLETO].

5.6 REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

[La documentación debe tener revisiones rutinarias durante el uso de los documentos, o una vez al
año como mínimo para su adecuación y cumplimiento continuo de los requisitos aplicables].

[Cada vez que se actualice o se revise un documento este debe ser mencionado en el área de
historial de revisiones con su respectiva versión].

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS
[Se añade los formularios asociados al presente procedimiento].

Como por ejemplo: FR-G-4.3.1.1 Lista maestra de documentos.

7. HISTORIAL DE REVISIONES
[Se añade los cambios que tuvo el documento por la revisión o actualización del mismo,
mencionando la fecha de ese cambio y la versión].

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

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8. ANEXOS
[Se añade en caso de existir anexos al procedimiento].