CIRCULAR N° 003 DE 2022

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

DE: GABRIEL HERNANDO TRUJILLO DÍAZ

Subgerente Administrativa y Financiero

ASUNTO: INSTRUCCIONES PROCESO DE RADICACIÓN Y PAGOS 2022

FECHA: 25 DE ENERO DE 2022

Con el fin establecer el proceso y procedimiento de pago de cada uno de los contratos de
prestación de servicios suscritos con el Instituto, los intervinientes en el proceso deberán
tener en cuenta las siguientes instrucciones:

1. El contratista deberá diligenciar el formato de cuenta de cobro o factura con sus

nombres y apellidos completos, número de contrato, objeto, periodo, número de
cuenta de cobro y demás datos requeridos.

Dicha cuenta deberá ser radicada únicamente vía electrónica al correo

radicacioncuentas.indeportes@cundinamarca.gov.co, en los plazos establecidos,
y a su vez será devuelta por el mismo medio con número de radicado, para que el
contratista proceda a crear el pago y cargue al Secop II junto con los documentos
del numeral 2 de esta circular.

Los correos que lleguen al buzón establecido para tal fin en horario y fechas
diferentes a las establecidas en esta circular, serán respondidos dentro de las
fechas y horarios laborales posteriores.

NOTA: En el primer pago se debe cargar en un mismo pdf, la cuenta de cobro,

acta de inicio y certificación bancaria.

2. El contratista dentro de los 3 días siguiente al radicado deberá crear la cuenta en

“Ejecución del contrato” y cargar lo siguiente:

a. Cuenta de cobro con la correspondiente radicación.

b. Informe de Gestión contractual (conforme formato).
c. El soporte de cancelación de aportes parafiscales del mes
correspondiente, en formato pdf y sin contraseñas.
d. Los soportes de ejecución o evidencias solicitados por el
supervisor, en formato pdf y/o formato comprimido si este supera
el tamaño de documento establecido en la plataforma virtual.

3. Una vez recibido el radicado por parte de la Subgerencia Administrativa y

Financiera, el contratista cuenta con 3 días para el cargue de su informe y demás
al Secop II e informarle a su supervisión para lo de su competencia

4. El supervisor de cada contrato, deberá revisar que la información en plataforma

este completa y que cumpla con los criterios de supervisión fijados en la circular
042 de 2021, de cumplirse deberá certificar y cargar el informe de supervisor,
dentro de los 4 días siguientes a la creación de la cuenta en secop ii.

5. Del anterior paso el supervisor deberá enviar un correo a

araceli.molina@cundinamrca.gov.co, de
la Subgerencia Administrativa
Calle 26 #51-53 Bogotá D.C. y
Sede Administrativa - Torre Beneficencia Piso 5°.
Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1205
www.indeportescundinamarca.gov.co
 Financiera, señalando que está listo para proceder a su revisión final, aprobación
en el secop II y proceso de pago. El reporte de los pagos deberá contener la
siguiente información:

CPS TERCERO PERIODO N° DE PAGO VALOR

00X PEPITO PEREZ 11/01/2022 A 30/01/2022 001 2,500,000

6. El área contable procederá a su revisión y aprobación en el secop II, para

causación, proceso de firmas y cargue de comprobantes de pago al secop II,
dentro de los diez (10) días siguientes, al recibido del correo por parte del
supervisor mencionado en el numeral 5.

7. Finalmente, y después de la firma y cargue de los documentos en el secop II,

Tesorería procederá a generar los comprobantes de egresos, realizar los pagos
respectivos y cargar los egresos firmados al secop II.

NOTA: Es importante tener presente que la radicación de la cuenta ante la Subgerencia

Financiera y Administrativa, no supone la aprobación del Informe de Supervisión, ya que
dicha facultad le corresponde exclusivamente a este, quien podrá, una vez revisado el
informe y los soportes, rechazar la cuenta en caso de no encontrarla ajustada a los
requisitos exigidos y nuevamente el contratista deberá iniciar el trámite.

ASPECTOS GENERALES PARA TENER EN CUENTA:

1. Con el fin de tener una mayor claridad en la información cargada y facilitar el

proceso de revisión de los supervisores y del área contable, se solicita que todos
los archivos sean nombrados de la siguiente forma:

Los documentos de los contratistas (ejemplo):

1. CUENTA DE COBRO-PEPITO PEREZ-ENERO

2. INFORME DE GESTION CONTRACTUAL -PEPITO PEREZ-

ENERO

3. PARAFISCALES-PEPITO PEREZ-ENERO

4. EVIDENCIAS-PEPITO PEREZ-ENERO

El informe del Supervisor (ejemplo):

1. INFORME DE SUPERVISOR-PEPITO PEREZ-ENERO

2. Los contratistas que tengan soportes para deducción de la base de retención en

la fuente, adjuntarlos en el primer pago (pago intereses de créditos hipotecarios,
adjuntar certificación de año 2021, registro civil de dependientes (hijos), certificado
extra juicio dependencia de padres y hermanos, certificado de pago de medicina
prepagada, póliza de salud o plan complementario, del año 2021)

3. Las personas que bajo el artículo 383 del Estatuto Tributario, no cumplan los topes
para retención y desean que se les aplique, deberán manifestarlo por escrito en su
cuenta de cobro y se les aplicarán las tarifas generales, según corresponda su
responsabilidad tributaria

4. Cuando el valor del contrato exceda los 1.200 UVT, para el año 2022 ($38.004) =
($ 45.608.800), a los contratistaspor servicios personas naturales
Calle se lesD.C.
26 #51-53 Bogotá aplicará
Sede Administrativa - Torre Beneficencia Piso 5°.
Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1205
www.indeportescundinamarca.gov.co
 estampillas departamentales (8.5%).

5. El pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales podrá ser

mes vencido, según lo contemplado en el Decreto 1273 de 2018.

6. Las fechas de radicación de las cuentas de cobro son las siguientes:

MES DE CAUSACIÓN PLAZO DE RADICACIÓN

Enero 1 al 3 de febrero - 7 al 10 de febrero
Febrero 1 al 3 de marzo - 7 al 10 de marzo
Marzo 4 al 7 de abril - 11 al 13 de abril
Abril 2 al 5 de mayo - 9 al 12 de mayo
Mayo 1 al 3 de junio - 6 al 9 de junio
Junio 5 al 7 de julio - 11 al 14 de julio
Julio 1 al 4 de agosto - 8 al 11 de agosto
Agosto 1 al 8 de septiembre - 12 al 15
Septiembre 3 al 6 de octubre - 10 al 13 de octubre
Octubre 1 al 4 de noviembre - 8 al 10 de noviembre
Noviembre 1 al 9 de diciembre
Diciembre Sujeta a circular de cierre de la vigencia 2022

7. Los contratistas que no cumplan los plazos establecidos en la presente circular y

no carguen sus pagos a tiempo mensualmente, podrán ser objeto de sanciones,
suspensión y/o terminación del contrato por incumplir la forma de pago establecida
en el contrato.

Anexos de uso obligatorio:

1. Formato de cuenta de cobro
2. Formato informe de gestión contractual (exclusivo del contratista)
3. Formato de informe de supervisión (exclusivo del supervisor)

La presente Circular es de obligatorio cumplimiento y se publicará en la cartelera de ingreso

al Instituto y en la página web
http://www.indeportescundinamarca.gov.co/tema/normatividad/circulares, con sus
respectivos anexos.

Cordialmente,

GABRIEL HERNANDO TRUJILLO DÍAZ

Subgerente Administrativo y Financiero
Revisó: Gabriel Hernando Trujillo Díaz - Subgerente Administrativo y financiero
Edwin Alexander Medina González – Asesor Jurídico
Vanesa Franco Blanco – Profesional Universitario
Alba Ardila – Tesorera General
Proyectó: Araceli Molina Varela – Contratista – Apoyo Financiero

Calle 26 #51-53 Bogotá D.C.

Sede Administrativa - Torre Beneficencia Piso 5°.
Código Postal: 111321 – Teléfono: 749 1205
www.indeportescundinamarca.gov.co