Dirección General de Contabilidad Gubernamental

Nilton Santana
Dirección de Normas y Procedimientos
Área Instituciones del Sector Público no Financiero Código: DG-INS-06-04
Procedimiento para el registro y reconocimiento Fecha Emisión: Junio 2012
Contenido
de las cuentas por Pagar Fecha Revisión:

Nombre Firma Fecha

Lic. Luís Trinidad

Revisado por
Lic. Braulino Flores

Lic. Luís Santana

Aprobado por Lic. Manuel Monegro

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Nilton Santana
Dirección de Normas y Procedimientos
Área Instituciones del Sector Público no Financiero Código: DG-INS-06-04
Procedimiento para el registro y reconocimiento Fecha Emisión: Junio 2012
Contenido
de las cuentas por Pagar Fecha Revisión:

I. OBJETIVO:

Establecer los lineamientos metodológicos para instruir a las instituciones en el control y

manejo de las cuentas por pagar del sector público no financiero.

II. BASE LEGAL Y NORMATIVA:

Ley 126-01 de creación de la Dirección General de Contabilidad

Gubernamental, d/f 27 de Julio del 2001, Art. 7 num. 1 y Art.8 num. 4 y 5.

Reglamento 526-09 de aplicación de la Ley 126-01, d/f 21 de Julio 2009, Art. 14

letra b punto 2; letra d punto 6; Art. 21; Art. 27 letra a; Art. 30 letra a.

Norma Internacional de Contabilidad de Sector Público No 1, Art.88 letra k y Art.

94 letra d.

III. ALCANCE

Desde el registro del devengado (la recepción de los documentos) hasta la generación de
pago a la persona o entidad correspondiente.

IV. RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN

1. Departamento de Compras.
2. División de Cuentas por Pagar.
3. Departamento Administrativo.
4. Departamento de Contabilidad.
5. Departamento Financiero.
6. Departamento de Tesorería.
7. Ministro y/o Director General.

V. DOCUMENTOS UTILIZADOS

Facturas con comprobante fiscal y/o Contratos de Servicios.

Constancia de Entrada de Almacén
Relación de Deudas Vencidas.
Autorización de Pago.
Relación de Pagos.
Libro mayor auxiliar de cuentas por pagar
Libro mayor general

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VI. POLITICAS Y CONTROLES

1. El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todas las instituciones

del Sector Público no Financiero Dominicano, los cuales realizan las funciones de
recepción y trámite de solicitudes de cuentas por pagar.

2. La Dirección General de Contabilidad Gubernamental es la única entidad con

facultad para normar el contenido, registro y publicación del presente procedimiento,
conforme al mandato de su ley de creación No. 126-01 d/f 27 de julio del 2001 en su
artículo 9 numeral 1 donde establece que “La Dirección General de Contabilidad
Gubernamental tendrá las siguientes atribuciones: 1.-Dictar las normas de
contabilidad y los procedimientos específicos que considere necesario para el
adecuado funcionamiento del sistema de contabilidad”.

3. Las asignaciones presupuestarias para el pago de la porción corriente de la deuda,

únicamente pueden ser ejercidas en las partidas autorizadas que cuenten con
disponibilidad.

4. Para registrar una cuenta por pagar, el beneficiario debe estar registrado en la
Dirección General de Contabilidad Gubernamental –DIGECOG- como beneficiario
del estado, poseer contrato validado, constancia de entrada de almacén, facturas con
los requisitos establecidos por la DGII, es decir, con la documentación soporte que
avale el compromiso de pago.

5. Las instituciones del Gobierno Central deben registrar el compromiso de pago con la
orden de compra en el cual se establece la forma de pago de dicha orden y a través del
compromiso se crea una reserva para la apropiación de la cuenta, en el momento del
devengado es donde se registra la cuenta por pagar total con la documentación que
avalan dicha cuenta, con el libramiento se ejecuta el pago de la parte devengada a la
fecha.

6. No se deben aceptar facturas que contengan errores, alteraciones o enmendaduras.

7. Las facturas deben estar impresas por establecimientos autorizados por la Dirección
General de Impuestos Internos; cuando se trate de comprobantes impresos por el
propio contribuyente deben contar con autorización de esa autoridad.

Dichos comprobantes deben cubrir los siguientes requisitos fiscales y administrativos:

a. La factura debe contener impreso el nombre, denominación o razón social,

dirección, además de estar numerada y contener el registro nacional de
contribuyente RNC y número de comprobante fiscal NCF con su fecha de

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impresión y vigencia, los cuales acreditan el documento a un determinado

Organismo.

b. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento,

deben señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se
expidan los comprobantes.

c. Debe contener la cantidad y clase de mercancía o en su defecto la descripción del

servicio que ofrecen.

d. Valor unitario consignado en número (si es mercancía) y el valor total consignado

en número y letra, así como el monto del impuesto transparentado.

e. Se pueden tramitar gastos por concepto de viáticos que otorguen las entidades al
personal bajo su cargo, que realicen labores de carácter oficial.

f. Las unidades ejecutoras que cuenten con fondos reponibles pueden cubrir sus
gastos locales a través de ese mecanismo; las que no estén dentro de este esquema
lo deben ejercer de la manera ordinaria en que se realizan otros gastos.

8. Se pueden tramitar gastos por concepto de prestaciones de seguridad social,

retenciones, impuestos y derechos, estancia bienestar infantil u otros servicios que
implique un pago a una empresa o institución gubernamental, “Servicios Personales”
con oficio de autorización del Director y/o Subdirector de Área justificando el gasto
correspondiente.

9. Presentar el formato de cuenta por pagar con sus requisitos legales.

10. El pago anticipado de suscripciones, seguros o de otros servicios, en los que no sea
posible pactar que su pago sea cubierto después de que la prestación del servicio se
realice, debe ser autorizado mediante oficio por el Ministro o funcionario autorizado
y/o Director General.

VII. NORMAS

1. La sección de cuentas por pagar será responsable de controlar el proceso de los

pasivos generados por las distintas unidades ejecutoras.

2. Es responsabilidad de la sección de cuentas por pagar informar a la dirección

financiera la situación de las deudas adquiridas por el ente.

3. La sección de cuentas por pagar no podrá solicitar la emisión de cheques o notas de

débito, sin la orden de pago original con los documentos obligatorios anexos.

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4. El encargado de cuentas por pagar, realizará las gestiones de pago ante el

departamento de Tesorería, previa reunión con el departamento financiero.

5. En caso de adelanto de pago, el encargado de cuentas por pagar deberá mantener el

documento original, en espera de la certificación del servicio, informe de recepción o
de la terminación de la obra y deberá controlar el envío y recepción del informe de
terminación de la obra, certificación del servicio o informe de recepción, de parte de
las unidades a la sección de cuentas por pagar.

6. El encargado de cuentas por pagar informará a los beneficiarios de los pagos

correspondientes suministrados por el departamento de tesorería, de la siguiente
manera:

a) Prestaciones Sociales, enviará al departamento de nómina el listado de beneficiarios,

indicando el número de transferencia y/o de cheque, nombre del beneficiario y
monto; informará a través de listado, correo electrónico o página Web indicando
número de cheque y nombre del beneficiario.

b) Aportes y Retenciones a organismos, informarán a través de oficio y por medio de

correo electrónico a los organismos internos.

c) Aportes y Retenciones externos, informarán a la unidad responsable para que retire el

cheque y proceda a enviar el pago al organismo correspondiente.

7. El encargado de cuentas por pagar realizará mensualmente un inventario físico de las

facturas y/o contratos adeudados y realizará conciliación con el libro auxiliar,
además, enviará al departamento de tesorería los estados de cuenta de sus
proveedores para su validación y conciliación.

8. La sección de cuentas por pagar elaborará un cronograma de pago de acuerdo a los

ingresos del trimestre mostrando la situación de las cuentas por pagar y lo remitirá
mensualmente al departamento financiero dentro de los primero cinco (5) días hábiles
de cada mes, resaltando el mes a que corresponde dicho gasto, este cronograma debe
ser remitido al departamento de contabilidad para la conciliación.

9. Las normas y procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al control

posterior de la unidad de auditoria interna y al control previo por parte de las
unidades involucradas.

10. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la

persona encargada de realizar el control previo correspondiente a su unidad.

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Contenido
de las cuentas por Pagar Fecha Revisión:

VIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Sección de Cuentas por Pagar

1. Recibe la documentación correspondiente: Carta orden/orden de compras, contrato de

servicios o factura, la cual debe contener todos los requisitos legales, cubicaciones y
solicitud de transferencia de pago con sus soportes.

2. Revisa la documentación recibida la postea y valida y la archiva en orden alfabético.

3. Al existir disponibilidad financiera elabora relación de pagos de acuerdo a la

disponibilidad existente y a la antigüedad de la deuda.

4. Anexa el soporte validado a la Relación de Pagos y lo envía al departamento

financiero para su revisión y validación.

IX. SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y PAGO DE CUENTAS

Departamento Financiero

a) Revisa y valida la relación de cuentas por pagar con la documentación soporte

anexa, en original y 2 copias, con la cual solicita al Ministro y/o Director General la
autorización de pago del bien o servicio adquirido o requerido por la entidad.

b) Cuando es un contrato de construcción se solicita el contrato original y las

cotizaciones realizadas cuando sean pagos parciales; en el trámite de pagos parciales
deber anexar una copia del contrato en el 1er. Pago y en los subsecuentes indicar el
No. la cuenta por pagar y el de la cuenta donde envío en contrato.

c) Cuando es adquisición de bienes o prestación de servicios, solicita factura de

conteniendo los requisitos fiscales vigentes y el formulario de recepción de almacén,
en caso de materiales y suministros o del área que haya recibido el servicio. El
formulario de recepción de almacén debe contener los siguientes datos:

Fecha
Beneficiario
Costo unitarios o valor de cotización
Valor total

d) Verifica que los documentos se encuentren con la documentación soporte correcta:

a. Que el importe de la cuenta por pagar corresponda al de la factura.

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Contenido
de las cuentas por Pagar Fecha Revisión:

b. Que se tenga apropiación.

c. En el caso de bienes de consumo y de activo fijo que los mismo se gestionen a

través del comité de compra, para lo cual se requiere:

1.1. Sello de entrada al Almacén con el alta que corresponda, en caso de bienes de
uso la firma y sello del área operativa que los recibió.
1.2. Número de contrato y/o pedido.
1.3. Nombre, firma y cedula del encargado de almacén
1.4. Copia de remisión, conteniendo los datos completos del bien enviado al
departamento, sello del Almacén y firma del encargado.
1.5. Las facturas no deben contener, errores, borrones o que se encuentren mutilados.

2. Revisa formulario de devolución de documentos en original y copia.

3. Entrega al encargado administrativo, para que corrija la causa que originó la

devolución.

4. Recibe original del formulario de devolución y documentación soporte y anexos de la

cuenta por pagar correspondiente.

5. Obtiene las firma de autorización de pago del Ministro y /o Director General.

Departamento de Contabilidad

6. Identifica y valida la cuenta en el objetal del clasificador presupuestal y lo enlaza con

el catalogo contable del grupo 2 correspondientes a la cuenta por pagar.

7. Realiza la captura presupuestaria y contable en el sistema:

a) En el clasificador Presupuestario identificamos:

Objeto del Gasto.

Partida específica, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto e importe de
la misma.
Concepto de la cuenta por pagar y número consecutivo de la misma.
Monto total de la factura.

b) Contablemente:

Cargo a las cuentas por pagar

Cuentas por pagar proveedores
Cuentas por pagar contratistas

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de las cuentas por Pagar Fecha Revisión:

Abono a las cuentas de mayor correspondiente.

c) Tratándose de Obra Pública:

Por avance o termino de obra

Cargo a las cuentas.- Obras en Proceso.

Abono a las cuentas: Anticipo a Contratistas.- Retención de Impuestos.

Sección de cuentas por pagar

8. Recibe Cuenta por Pagar y verifica registros contables, las firma y devuelve al
departamento contabilidad.

9. Elabora relación de entrega de cuentas por pagar en original y copia y lo remite al

departamento de Tesorería con acuse recibo en dos copia.

Departamento de tesorería

10. Recibe, revisa y entrega documentos al analista de tesorería para que emita el pago de
acuerdo al caso.

Analista de Tesorería

11. Recibe documentos y actúa de acuerdo al tipo de pago o transferencia a realizar.

12. Realiza transferencia y/o elabora cheque con retenciones si las hay y las nota de
débito.

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X. DIAGRAMA DE FLUJO:

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Contenido
de las cuentas por Pagar Fecha Revisión:

Departamento Verifica que los documentos se encuentren Identifica y valida la cuenta en el objetal
con la documentación soporte correcta del clasificador presupuestal y lo enlaza Departamento
Financiero K
con el catalogo contable del grupo 2 de Contabilidad
correspondientes a la cuenta por pagar

Revisa formulario de devolución de

documentos en original y copia
Realiza la captura presupuestaria y
contable en el sistema:

Entrega al encargado administrativo, para

que corrija la causa que originó la
devolución.

En el clasificador Presupuestario
identificamos:

Objeto del Gasto.

Obtiene las firma de autorización de pago
del Ministro y /o Director General Partida específica, de acuerdo al
clasificador por objeto del gasto e
importe de la misma.

Concepto de la cuenta por pagar y

número consecutivo de la misma.
K
Monto total de la factura.

b) Contablemente:

Cargo a las cuentas por pagar

Cuentas por pagar
roveedores
Cuentas por pagar
contratistas
Abono a las cuentas de mayor
correspondiente

Tratándose de Obra Pública:

Por avance o termino de obra

Cargo a las cuentas.- Obras

en Proceso.

Abono a las cuentas: Anticipo a

Contratistas.- Retención de Impuestos

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Procedimiento para el registro y reconocimiento Fecha Emisión: Junio 2012
Contenido
de las cuentas por Pagar Fecha Revisión:

Recibe Cuenta por Pagar y verifica

Sección de registros contables, las firma y devuelve al
cuentas por pagar departamento contabilidad

Elabora relación de entrega de

cuentas por pagar en original y copia
y lo remite al departamento de
Tesorería con acuse recibo en dos
copia.

Recibe, revisa y entrega documentos al

Departamento analista de tesorería para que emita el
de tesorería pago de acuerdo al caso.

Analista Recibe documentos y actúa de acuerdo al

de Tesorería tipo de pago o transferencia a realizar.

Realiza transferencia y/o elabora cheque

con retenciones si las hay y las nota de
débito.

FIN

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