CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE CALDAS - EDUCACIÓN

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GUÍA DE APRENDIZAJE

Curso Introducción a Excel

Número Guía Guía de aprendizaje Nro 7

LOGRO: Construye fórmulas incluyendo funciones.

FUNCIONES EN MICROSOFT EXCEL

Las funciones son herramientas especiales que efectúan cálculos de diversa complejidad en un
solo paso. Excel contiene funciones especializadas en cálculos matemáticos, financieros, funciones
lógicas, etc. La utilización de las funciones, además de simplificar el desarrollo de modelos sobre
hojas de cálculo, permite efectuar dichos cálculos sin conocer el procedimiento matemático.

Ya que el principal uso de Excel es crear documentos en donde se manejan cifras, en este programa
encontraremos un grupo de comandos que te permitirán utilizar diversas funciones para realizar
cualquier operación.

La estructura de una fórmula con función es:

★ Siempre comience a escribir con un signo de igual delante.

★ Todos los valores de texto que deba devolver una fórmula como resultado deberán
ir entre comillas.
★ Los nombres de las funciones nunca llevan acentuación ni espacios.
★ El nombre de la función puede estar escrito en mayúsculas o minúsculas,
indistintamente.
★ Los argumentos o valores que contiene una función siempre van entre paréntesis.
★ Los argumentos se deberán separar con punto y coma.

1. Concepto de función:

Es una fórmula predefinida que te ayuda a realizar cálculos rápidamente. En Excel encontrarás una
pestaña llamada Fórmulas, en donde estarán reunidas todas las herramientas que necesitas para
realizar operaciones matemáticas. Veamos cómo está conformada.

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2. Asistente para funciones:

En Excel tienes una amplia biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas, pero puede suceder
que no sepas cuál es la función que debes usar. En estos casos puedes usar el comando Insertar
Función. Al hacer clic sobre este botón, se abrirá un cuadro de diálogo donde podrás insertar la
función que quieras en una celda o en un grupo de celdas que debes haber seleccionado
anteriormente. Si no sabes cuál es la función que necesitas, la puedes describir y el programa te
sugerirá la más cercana a tus necesidades.

En este ejemplo queremos calcular la cantidad de días que pasaron entre que se ordenó y llegó un
producto en el inventario. Así que usaremos la información que hay en las columnas E y F, para
anotar el resultado en la columna G.

★ Selecciona la celda en donde irá la función.

★ Ve a la pestaña Fórmulas en la Cinta de opciones y haz clic en el botón Insertar función.

★ Se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar función. En el espacio que encontrarás en Buscar

función, escribe la tarea que deseas realizar y haz clic en el botón Ir. Por ejemplo, en este
caso escribiremos contar días.

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★ Verás que el sistema te dará una serie de funciones que pueden servir para lo que quieres
hacer. En la parte inferior del cuadro aparecerá una pequeña descripción de cada una de
las funciones. Selecciona la función que desees usar y haz clic en Aceptar. Para este ejemplo
usaremos la función DIAS.LAB.
★ Después, se abrirá un cuadro donde podrás añadir los argumentos de la función. Aquí
debes seleccionar las celdas que se tendrán en cuenta en la función. En nuestro caso,
pondremos E3 en el espacio de Fecha inicial y F3 en Fecha final. Al finalizar, haremos clic
en Aceptar.

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★ La función hará el cálculo y el resultado aparecerá en la celda que seleccionaste al inicio.

Para copiar la función a las otras celdas, haz clic en la esquina inferior derecha de la celda
y arrastra el puntero a todas las celdas donde quieras copiar la función.

3. Funciones básicas:

A continuación, veremos las funciones básicas más utilizadas en Excel para la realización de
cálculos.

MÁXIMO Y MÍNIMO: Si deseas conocer cuál es el mayor valor o el menor valor de un conjunto,
tienes a tu disposición dos fórmulas de nombres previsibles: MAX y MIN. Las puedes usar con
celdas separadas o rangos de celdas.
★ Uso: =MAX(celdas) =MIN(celdas)
★ Ejemplo: =MAX(A2:F6) =MIN(A2,B4,C3,29)

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PROMEDIO: devuelve el valor de promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas
que pases como parámetro. Este resultado también es conocido como media o media aritmética.

● Uso: =PROMEDIO (celdas con números)

● Ejemplo: =PROMEDIO (A2:F6)
●

CONTARA: es una de las funciones para contar valores. A diferencia del simple CONTAR, CONTARA
cuenta también valores que no sean números. Lo único que ignora son las celdas vacías, de modo
que te puede ser útil para saber cuántas entradas tiene una tabla, independientemente de si los
datos son numéricos o no.

★ Uso: =CONTARA(rango de celdas)

★ Ejemplo: =CONTARA(A2:F6)

CONTAR: Cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la
lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo
de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente función para
contar los números en el rango A1:A20: =CONTAR(A1:A20). En este ejemplo, si cinco de las celdas
del rango contienen números, el resultado es 5.

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AHORA: Esta genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará
automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan (porque cambias una
celda, por ejemplo). Esta fórmula no requiere de ningún parámetro.

★ Uso: =AHORA()
★ Ejemplo: =AHORA()

SUMA: esta función suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas
como intervalos. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)

SI: La función SI es una de las funciones más populares de Excel y le permite realizar comparaciones
lógicas entre un valor y un resultado que espera. Por esto, una instrucción SI puede tener dos
resultados. El primer resultado es si la comparación es Verdadera y el segundo si la comparación
es Falsa.

Ejemplo, la fórmula de la celda D2 dice: SI(C2 = 1, entonces devolver Sí, en caso contrario devolver
No) Como puede ver, la función SI se puede usar para evaluar texto o valores. También se puede
usar para evaluar errores. No está limitado exclusivamente a comprobar si un elemento es igual a
otro y devolver un único resultado, también puede usar operadores matemáticos y realizar

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cálculos adicionales según sus criterios. También se pueden anidar varias funciones SI para realizar
varias comparaciones.

BUSCAR: Nos permite buscar un valor dentro de un rango de celdas y como resultado nos
devolverá el valor correspondiente del rango de resultados que especifiquemos. La función
BUSCAR se puede utilizar en forma vectorial o en forma matricial.

Ejemplo: Tengo una lista de alumnos con sus nombres, apellidos y calificaciones y de los cuales
deseo encontrar la calificación de alguno de ellos con tan solo especificar su nombre.

En la celda F1 colocaré el nombre del alumno y en la celda F2 la función BUSCAR la cual me ayudará
a obtener su calificación. Desarrollemos la fórmula paso a paso:

★ Introducir la función BUSCAR y especificar el primer argumento que es el valor

especificado.

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=BUSCAR(F1
★ Como segundo argumento debe especificar el rango donde se realizará la búsqueda:
=BUSCAR(F1,A2:A6,
★ El último argumento será el rango que tiene los resultados que deseo obtener y que en
este ejemplo son las calificaciones C2:C6
=BUSCAR(F1,A2:A6,C2:C6)

Observa cómo la función BUSCAR regresa la calificación que corresponde al nombre buscado.

Si en lugar de la calificación quisiera obtener el apellido del alumno basta con cambiar el tercer
argumento de la función para indicar el rango que contiene los apellidos que es B2:B6.

BUSCARV: Cuando necesite buscar elementos en una tabla o en un rango por fila. Por ejemplo,
busque un precio de una parte de Automovil por el número de pieza o busque un nombre de
empleado basándose en su identificador de empleado.

En su forma más simple, la función BUSCARV indica lo siguiente:

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= BUSCARV (según lo que desee buscar, el número de columna del rango que contiene el valor
que se devolverá, devolverá una coincidencia aproximada o exacta, indicada como 1/verdadero o
0/falso).

Tip: El secreto de BUSCARV es organizar los datos de forma que el valor que busque (fruta) esté a
la izquierda del valor devuelto (cantidad) que desea encontrar.

Hay cuatro partes de la información que necesita para crear la sintaxis de BUSCARV:

1. El valor que desea buscar, también conocido como el valor de búsqueda.

2. El rango donde se encuentra el valor de búsqueda. Recuerde que el valor de búsqueda
debe estar siempre en la primera columna del rango para que BUSCARV funcione
correctamente. Por ejemplo, si el valor de la búsqueda está en la celda C2, su rango debería
empezar con C.
3. El número de columna del rango que contiene el valor devuelto. Por ejemplo, si especifica
B2: D11 como rango, debe contar B como la primera columna, C como la segunda y así
sucesivamente.
4. Opcionalmente, puede especificar VERDADERO si desea una coincidencia aproximada o
FALSO si desea una coincidencia exacta del valor devuelto. Si no especifica nada, el valor
predeterminado siempre será VERDADERO o la coincidencia aproximada.

Ahora coloque todas las respuestas anteriores de la siguiente forma:

= BUSCARV (valor de búsqueda, rango que contiene el valor de búsqueda, el número de columna
del rango que contiene el valor devuelto, la coincidencia aproximada (TRUE) o la coincidencia
exacta (falso)).

EJEMPLO 1:

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EJEMPLO 2:

TRABAJO EN CLASE

1. En un libro de Excel realice la siguiente estructura de datos, guarde el archivo como plantilla
de Excel con el nombre Información turística, además guárdelo como libro de Excel.

Información turística, es un servicio que permite a un usuario obtener el costo total de un

viaje, seleccionando para ello los códigos de:

★ Destino
★ Transporte,

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★ Guía
★ Elementos culturales a visitar.

2. Debe mostrar los costos de acuerdo al código de los campos seleccionados anteriormente.
3. Cree una hoja nueva dentro del libro y realice una tabla con los productos de una heladería.
Cree los campos de su elección, mínimo debe contener 20 registros.
4. Utilice las funciones básicas vistas en esta unidad, para hacer los cálculos respectivos de
esta nueva hoja.
5. Nombre las hojas así: la primera presupuesto y la segunda heladería, póngale color a cada
una de las etiquetas.
6. Haciendo uso de la auditoria de formulas, realice un rastreo de precedentes y un rastreo
de dependientes.
7. Evalúa una fórmula de su elección.

WEBGRAFÍA

GCF AprendeLibre.. (). Excel 2016 - Pestaña Fórmulas en Excel 2016. Goodwill Community
Foundation, Inc Recuperado de https://edu.gcfglobal.org/es/Excel-2016/pestana-formulas-en-
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https://es.slideshare.net/JorgeLuisChaln/funciones-bsicas-Excel-70254012

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de Excel. Recuperado de https://www.xataka.com/basics/formulas-Excel-esenciales-para-
empezar-aprender-formulas-Excel

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