Curso Excel avanzado

Funciones especiales I

Teora 1

FUNCIONES ESPECIALES I
Esta primera sesin presenta funciones especiales, que aaden toda
la complejidad que se desee a las hojas de clculo, permitiendo
operaciones de tipo condicional y de bsqueda que dotan a las hojas
de posibilidades de toma de decisiones y de operaciones tpicas de
las bases de datos.

CONTENIDO
Funciones especiales I............................................................................................... 1
Funciones especiales.............................................................................................. 2
Funciones de tipo condicional.................................................................................5
Funcin SI............................................................................................................ 5
Condicin............................................................................................................. 7
ESBLANCO, ESNUMERO, ESTEXTO.......................................................................7
CONTAR.SI Y SUMAR.SI........................................................................................8
Funciones de bsqueda y referencia.....................................................................10
BUSCARV, BUSCARH.......................................................................................... 10
Asignar nombre a un rango..................................................................................12
Otras funciones de inters....................................................................................13
IGUAL................................................................................................................ 13
MIN MAX............................................................................................................ 13

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FUNCIONES ESPECIALES
Excel dispone de ms funciones de las que puedes necesitar, porque
est diseado para mltiples usos, desde administrativos hasta
cientficos. Lo normal es que uses slo unas pocas.

Para facilitarte la eleccin, las funciones estn clasificadas en

categoras.
Abre la ficha Frmulas y vers todas las posibilidades que tienes
para elegir una funcin: Lgicas, Texto, Fecha y hora. Como es
probable que uses slo unas pocas, puedes acudir al primer botn de
la izquierda, fx Insertar funcin, que te permite acceder a todas.
Tambin tienes un botn similar en la lnea de entrada de frmulas.

Si pulsas sobre l, y eliges la opcin Todas, obtendrs el catlogo

completo de funciones. Una vez encontrada la que buscabas, puedes
pulsar el botn Aceptar y as se insertar la funcin en tu frmula.

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Tambin puedes pulsar

con
doble
clic
y
entonces se te ofrece
una
ventana
de
parmetros en la que
puedes ir concretando
cada uno:
Tambin dispones en la
parte inferior, y es muy
til, de un enlace a la ayuda referente a la funcin que has
elegido.
Lo practicaremos con un ejemplo:
Imagina que tienes dos fechas distintas, y deseas saber qu fraccin
de ao ha transcurrido entre ellas. No es fcil que tengas que acudir a
esta funcin, y por eso la hemos tomado slo como ejemplo.
Supongamos que las fechas son las que
se observan en la imagen: En C2 el
02/04/2011 y en C3 el 08/10/2011.
Deseamos que en la celda C5 aparezca
la fraccin de ao transcurrida (0,5 sera
medio ao, 0,25 un trimestre o 0,3333
un tercio de ao).
Seleccionamos la celda C5 y pulsamos
sobre el botn Fx, tal como se explic en los primeros prrafos.
Obtendremos el catlogo de funciones y buscaremos FRAC.AO. Con
un doble clic de ratn deber abrirse la siguiente ventana:

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Como fecha inicial marcamos la celda C2, y a su derecha Excel la

traduce a los das transcurridos desde el 01/01/1900, 40635. Esto no
nos afecta, es slo una curiosidad.
Como fecha final marcamos C3, que equivale a 40824 das.
Al llegar a la Base no sabemos qu significa. Acudimos a la ayuda
pulsando sobre el enlace Ayuda sobre esta funcin As
llegaremos a la pgina de ayuda:

En ella leemos que si consideramos el ao real de 365 o 366 das

deberemos escribir un 1. Lo hacemos y pulsamos Aceptar. Observa
bien la siguiente imagen.
Obtendremos el resultado de 0,51780822, es decir, un poco ms de
medio ao. Si multiplicas esa cantidad por 365 das obtienes un
resultado de 189 das.
Insistimos que este es slo
un ejemplo para que sigas
los pasos, pero que esta
funcin no es probable que
la uses nunca.
Descubrirs con el uso que
las funciones las escribirs
directamente si recuerdas
su sintaxis. Por ejemplo, para la funcin PROMEDIO no necesitars
tanta ayuda, pues si escribes directamente =PROMEDIO(C2:C120)
4

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te devolver el promedio de todas las cantidades escritas entre C2 y

C120.

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FUNCIONES DE TIPO CONDICIONAL

Estas funciones alteran su resultado segn se cumplan o no
algunas condiciones. Es muy interesante ligar lo que aparece en
una celda a una caracterstica previa que nos interese. Vemos
algunos ejemplos de resultados que dependen de una condicin:

En una lista de calificaciones del 0 al 6, deseamos rotular como

EXCELENTE las puntuaciones 5 y 6 y como MALA las de 0,1 y2.
Deseamos contar los espacios en blanco que hay en una
columna.
Si un nmero es negativo queremos escribirle a su derecha
PRDIDA y si es positivo, GANANCIA
Una cantidad no puede pasar de 100. Sera interesante que los
datos mayores que esa cantidad se truncaran a 100.

Todos estos ejemplos suponen una toma de decisin segn el

contenido de una celda. Esto es lo que consiguen las funciones que
veremos a continuacin.

FUNCIN SI

Es la funcin condicional bsica. Acta sobre una condicin y si es

verdadera se calcula una primera frmula y si es falsa otra
segunda.

SI(Condicin ; Valor si es verdadera la condicin ;

Valor si es falsa)
SI(D34>8;44;23) significara que si la celda D34 es mayor que 8, el
resultado que se escribira sera el 44, y en caso contrario el 23.
Esta funcin la usars cuando actes sobre unos datos y operes de
forma distinta segn sean ellos. Ejemplos:

A compras grandes se les aplica un descuento y a las pequeas

no.

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Si una nota pasa de 5 se le asigna Apto. En caso contrario se

califica de No apto

Si una persona lleva menos de un ao en un departamento, se

le asigna el rtulo de PRINCIPIANTE. En caso contrario se deja
en blanco.

As, la frmula SI(IMPORTE>1000;IMPORTE*0,85;IMPORTE)

aplicara un 15% de descuento al IMPORTE (razona por qu es as) si
este pasa de 1000 , y lo dejara igual si no la sobrepasa.
Intenta aplicar lo explicado a este ejemplo:
Mes
Avisos
Enero
34
Febrero
33
Marzo
12
Abril
18
Mayo
40
Junio
12
Julio
9
Agosto
7
Septiemb
re
15
Octubre
31
Noviemb
re
29
Diciembr
e
22

Imagina que este listado recoge el nmero de avisos de cierto tipo

producidos en un Departamento. Deseamos rotular con la palabra
EXCESIVO los meses en los que el nmero de avisos sobrepase la
media del ao.
En primero lugar, con la funcin PROMEDIO
media. Te debe dar 21,8333333. Supongamos
la celda G16. Entonces, a la derecha del dato
escribir esta frmula (se supone, como ejemplo,
celda C12):

debers calcular esa

que la media est en
de cada mes puedes
que el dato est en la

=SI(C12>$G$16;EXCESIVO;)
Observa que a la media le aadimos el signo $ para poder arrastrar
las frmulas. Si la condicin es verdadera te escribir EXCESIVO y si
no lo es, no escribir nada, porque le hemos asignado el resultado de
. Debe quedarte as:
7

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Mes

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Avisos
EXCESIV
34 O
EXCESIV
33 O
12
18
EXCESIV
40 O
12
9
7

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiemb
re
Octubre
Noviemb
re
Diciembr
e
Media

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15
EXCESIV
31 O
EXCESIV
29 O
EXCESIV
22 O
21,83333
33

Si no logras a la primera, insiste, que esto es muy importante.

Inventa t ejemplos parecidos, preferiblemente relacionados con tu
trabajo actual.

CONDICIN

Llamamos Condicin a una frmula de Excel que nos devuelve uno de

los dos valores VERDADERO o FALSO.
Las condiciones ms sencillas son las que estn formadas por una
comparacin, que se puede escribir con los siguientes signos:
=
>
<
<>
>=
<=

Igual que
Mayor que
Menor que
Distinto a
Mayor o igual
Menor o igual

Toda comparacin escrita con ellos,

M24>=45% es una posible condicin.

como

A23>4,

C4<>C5,

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ESBLANCO, ESNUMERO, ESTEXTO

Estas tres funciones informan sobre el contenido de una celda y son

muy tiles combinadas con la funcin SI:
ESBLANCO

Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento est

vaca. Se puede combinar con SI:
SI(ESBLANCO(Una celda);Valor si est en blanco; Valor si no lo
est)
Ejemplos:
SI(ESBLANCO(D7);Rellena la celda D7; Vale): Si la celda D7
est en blanco te recuerda que debes rellenarla, y si no te devuelve
un Vale.
SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE CONTENIDO")
similar a la anterior. Slo te informa sin sugerirte nada.

Es

ESNUMERO

Devuelve el valor lgico VERDADERO si la celda argumento contiene

un nmero.
SI(ESNMERO(K9);K9/2;" ") Si en K9 hay un nmero, lo divide
entre 2 y en caso contrario escribe un espacio en blanco.
Esta funcin te puede ser til para que no operes con datos que no
sean nmeros.
ESTEXTO

Es complementaria de la anterior. Devuelve el

VERDADERO si la celda argumento contiene un texto.

CONTAR.SI Y SUMAR.SI
9

valor

lgico

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Estas dos funciones son muy tiles, pero su funcionamiento no es

demasiado bueno. Tienen muchas limitaciones.
CONTAR.SI

La primera, CONTAR.SI, cuenta las celdas contenidas en un rango

que cumplen un criterio determinado. Su formato es
CONTAR.SI(Rango;Criterio)
El criterio suele ser una condicin escrita entre comillas: >2,
Burgos, <21,4, 22, Si el criterio consiste slo en un nmero,
se pueden suprimir las comillas.
Por ejemplo, CONTAR.SI(A12:C32;Prez) cuenta la veces que
aparece Prez en el rango A12:C32
Si necesitas dos criterios o dos rangos distintos, debers usar la
funcin CONTAR.SI.CONJUNTO. Por ejemplo, en la tabla siguiente

Letra
A
S
S
A
D
S
A
S
C
D
Total A y mayor que
3

Nmero
4
3
4
3
2
3
4
5
6
7
2

podemos desear contar cuntos datos tienen letra A y nmero mayor

que
3.
Usaramos,
por
ejemplo,
=CONTAR.SI.CONJUNTO(C4:C13;"A";D4:D13;">3"),
con
un
resultado de 2 datos.

SUMAR.SI

SUMAR.SI(Rango de bsqueda; Criterio; Rango de suma)

10

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SUMAR.SI, acta de forma similar a

CONTAR.SI, pero en ella se puede aadir
otro rango en el que se especifique qu
datos se suman.
Por ejemplo, en el rango de la imagen, si
deseamos sumar los datos de la columna
C que se corresponden con el valor A de
la columna B, plantearamos la funcin:
SUMAR.SI(B4:B11;A;C4:C11) y nos dara el resultado de 14,
suma de los tres datos que se corresponden con A: 4+5+5=14.
Recuerda los tres datos que hay que dar:

Rango de bsqueda: En este caso B4:B11, donde se busca la

A

Criterio: A, porque esa es la letra que buscamos.

Rango de suma: C4:C11 nos indica dnde estn los

sumandos.

Otras funciones similares son

CONTAR.BLANCO: Cuenta las celdas vacas de un rango
CONTARA: Cuenta las celdas no vacas.
Inventa situaciones similares a las que hemos explicado y repasa
todas las funciones aprendidas antes de seguir adelante.

FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA

BUSCARV, BUSCARH

Son dos funciones de bsqueda de un elemento en una lista. No son

fciles de aprender, pero cuando lo consigas obtendrs esquemas de
clculo muy potentes.
Su formato es, en el caso de BUSCARH:

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BUSCARH(Elemento que se busca; Matriz o rango en el que

hay que buscar; nmero de columna desde la que devuelve la
informacin encontrada)
BUSCARH

Se le dan como datos un valor determinado, una matriz en cuya

primera fila ha de buscar y el nmero de orden de la fila en la que
debe extraer la informacin paralela a la buscada. As, en la matriz
Teresa

Pablo

Mara

Gema

1976

1975

1980

1977

Abril

Mayo

Enero

Marzo

la funcin BUSCARH(Mara;Matriz;3) dara como resultado Enero y

BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvera el ao 1975 (La palabra
Matriz quiere significar el rango en el que estn los datos, por ejemplo
A3:D6).
No es fcil de entender al principio. Repasa hasta que lo consigas.

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BUSCARV

Similar a la anterior, pero realiza la bsqueda por columnas en lugar

de por filas.
Esta funcin es muy til para traducir un dato con otro de otra
columna que ocupe su mismo nmero de orden. Lo veremos mejor
con un ejemplo:
Tabla de
equivalencias
0 MAL
1 MAL
2 MAL
3
4
5
6
7
8
9
10

REGULAR
REGULAR
BIEN
BIEN
BIEN
MUY BIEN
MUY BIEN
EXCELENTE

Calificaci
n:
Comentar
io:

5,5
BIEN

En la imagen puedes observar que la tabla de equivalencia traduce

unas puntuaciones de 0 a 10 en comentarios, como BIEN o REGULAR.
A su derecha podremos escribir un dato (en la imagen 5,5) y la
funcin BUSCARV le asignar un comentario (BIEN).
Esta funcin BUSCARV necesita cuatro datos, aunque el ltimo se
puede suprimir. En el ejemplo hemos escrito esta frmula:
=BUSCARV(F8;C6:D16;2)
En la que se han concretado estos datos:

Elemento a buscar: F8, que es donde est escrita la

puntuacin de 5,5.

Tabla de bsqueda: C6:D16. En este dato has de escribir la

tabla completa, no slo la columna de bsqueda. Por eso se
ha usado el rango C6:D16 y no C6:C16.

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Columna: 2, porque lo que buscamos es un comentario, y estos

se encuentran en la segunda columna.

Ordenado o desordenado: Si detrs de estos datos no

escribes nada o aades un 1 (=BUSCARV(F8;C6:D16;2;1)) se
considera que los datos estn ordenados y que puedes
escribir uno que no est en la tabla, como 5,5.
Si escribes un 0 (=BUSCARV(F8;C6:D16;2;0)) slo se admitirn
coincidencias exactas, y la tabla podr estar desordenada.

Esto es un poco complicado, por lo que quizs necesites practicar un

poco sobre ello. Por ejemplo, en esta tabla de gastos por meses
inserta a su derecha un pequeo mdulo en el que si escribes un mes
te devuelva el gasto correspondiente. Es como consultar una base de
datos:

Usa la funcin BUSCARV. Comienza escribiendo en ella la celda F5,

despus la tabla y finalmente la columna donde estn los gastos (1
2). Suerte.
Otras funciones similares
COLUMNA: Devuelve el nmero de columna de una celda
FILA: Devuelve el nmero de fila de una celda
COINCIDIR: Busca un elemento en un rango y devuelve su nmero
de orden.

ASIGNAR NOMBRE A UN RANGO

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En la misma ficha de Frmulas puedes ver el botn de Asignar

nombre a un rango. Esta utilidad te facilita la edicin de frmulas,
porque en lugar de usar referencias tipo $D$4 o C112, puedes usar
nombres.
Por ejemplo, en la imagen se est
asignando el nombre prueba a
una lista del 1 al 7.
Despus, para encontrar su
promedio o su suma, podrs
escribir PROMEDIO(prueba) o
SUMA(prueba), con lo que el
lenguaje de tus frmulas ser
ms natural.
Para insertar un nombre a un rango debes seguir estos pasos:

Abrir la ficha Frmulas

Seleccionar un rango o una celda

Pulsar el botn de Asignar nombre a un rango.

En la ventana de asignacin escribir el nombre deseado y pulsa

Aceptar (no es conveniente cambiar nada ms).

OTRAS FUNCIONES DE INTERS

IGUAL

Compara dos cadenas de texto y devuelve VERDADERO si son

exactamente iguales y FALSO si no lo son. IGUAL reconoce
maysculas y minsculas, pero pasa por alto las diferencias de
formato.
Por ejemplo =IGUAL(Perez;Prez) devolvera falso.
Puedes usar esta funcin para detectar palabras mal escritas, si la
unes con la funcin SI: =SI(IGUAL(C4;C5);;Mal escrito) no
devolvera nada si son iguales, y escribira Mal escrito si no lo son.

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MIN MAX

Ambas funciones devuelven el mnimo y el mximo respectivamente

de los valores de un rango. Su formato es el mismo =MIN(rango) o
=MAX(rango).

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