Trabajo colaborativo y coautoría más allá del aula de clase Página - 1

Contenido
Contenido .................................................................................................................. 2
Compartir archivos y carpetas para trabajar en forma colaborativa .......................... 3
¿Qué es OneDrive? ........................................................................................................................................ 3
Acceder a OneDrive ....................................................................................................................................... 3
Visualizar el contenido de una carpeta ......................................................................................................... 5
Crear una carpeta .......................................................................................................................................... 6
Cargar archivos o carpetas ............................................................................................................................ 8
Compartir una carpeta o archivo................................................................................................................... 9
Dejar de compartir un recurso .................................................................................................................... 13
Copiar vínculo .............................................................................................................................................. 16
Gestión de la información ........................................................................................................................... 17

Crear documentos de Office online .......................................................................... 21

Crear un documento de Office .................................................................................................................... 21
Guardar un documento ............................................................................................................................... 24
Cerrar un documento .................................................................................................................................. 25
Abrir y editar documentos........................................................................................................................... 26
Editar el documento en la versión de escritorio ......................................................................................... 27
Compartir documentos de Office Online .................................................................................................... 28
Trabajo colaborativo y coautoría ................................................................................................................ 30

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Compartir archivos y carpetas para
trabajar en forma colaborativa

¿Qué es OneDrive?
OneDrive, se constituye en una unidad de
disco protegida en la nube. Esto significa
que podemos utilizarlo para almacenar
nuestros archivos, tener acceso a ellos en
cualquier momento cuando estemos
conectados y compartirlos con las
personas que deseemos.

Tendremos disponible esta aplicación

desde una cuenta personal de Microsoft y en nuestras cuentas de Microsoft 365.

Acceder a OneDrive
Para utilizar este servicio de almacenamiento en la nube simplemente debemos contar con
un navegador web y nuestra cuenta de Microsoft o Microsoft 365.
Utilizaremos para este la descripción de la herramienta una cuenta de Microsoft 365. Para
ingresar accedemos a https://portal.office.com. Se mostrará la ventana de inicio de sesión.
En esta ingresamos los datos de nuestra cuenta e iniciamos la sesión.

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Al acceder se visualizan los servicios que tenemos disponibles, tal como se muestra en la
imagen siguiente. Hacemos clic en OneDrive.
Clic en OneDrive

También podremos acceder a través del menú Iniciador de aplicaciones.

Clic aquí para desplegar el Iniciador de aplicaciones

Seleccionar OneDrive

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Una vez que hemos accedido a este servicio, se mostrará la ventana de OneDrive con las
herramientas que tenemos disponibles en ella.
Muestra u oculta el
La opción Nuevo, despliega un menú que permite
Panel de detalles
crear documentos de Office, carpetas y vínculos

La opción Cargar, permite subir Archivos y carpetas La opción Vista, cambia entre vista
Menú lateral archivos a la ubicación actual de OneDrive Lista, Lista compacta y vista Mosaico

Se visualizarán las carpetas y archivos que tenemos creados, así como las opciones Cargar,
para poder agregar contenido a la carpeta o ubicación en la que nos encontramos, y Nuevo
para crear una nueva carpeta, un nuevo archivo de Office Online o un vínculo.

El menú lateral izquierdo, muestra seleccionada por omisión la opción Archivos, la cual
despliega todo el contenido de nuestro espacio de almacenamiento. Adicionalmente
tendremos opciones que nos permitirán acceder rápidamente a los Documentos recientes,
a los que nos han compartido, a la Papelera y los Grupos de los cuales formamos partes.

Visualizar el contenido de una carpeta

Para visualizar el contenido de una carpeta basta con hacer clic sobre su nombre o icono.

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 Clic aquí para acceder a la carpeta
Contenido de la carpeta

Contenido de la carpeta

Crear una carpeta

Podemos agregar contenido a una carpeta de las que ya tenemos creadas o crear una nueva
para tal fin. Para crear una nueva carpeta, hacemos clic en Nuevo y luego elegimos la opción
Carpeta.

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 1.- Clic en Nuevo para desplegar el menú
2.- Seleccionar la opción Carpeta

Al solicitar la opción, se mostrará un cuadro de diálogo Carpeta.

Ingresar aquí el nombre de la nueva carpeta

Asignamos un nombre a la nueva carpeta y presionamos la tecla Intro o hacemos clic en el

botón Crear.

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Cargar archivos o carpetas
Si deseamos cargar elementos a una carpeta ya creada, simplemente accedemos a ella,
desplegamos el menú de la opción Cargar e indicamos si lo que deseamos cargar son
Archivos o una Carpeta.

Opciones del menú Cargar

Al hacer clic en esta opción deseada, se mostrará un cuadro de diálogo que nos permite
seleccionar el o los elementos a cargar.
1.- Seleccionar el elemento a cargar
2.- Clic en Cargar

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Luego de seleccionados el o los elementos a cargar hacemos clic en el botón Cargar.

Si hacemos clic en Cargando… se visualiza el panel Progreso que nos irá mostrando el
proceso de carga de los mismos.

Compartir una carpeta o archivo

De forma predeterminada las carpetas o archivos son privados. Si deseamos compartir un
recurso con otras personas, debemos seleccionarlo y solicitar luego la orden Compartir.
1. Clic aquí para seleccionar la carpeta
2. Clic en Compartir Carpeta privada

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La ejecución de la orden mostrará el cuadro de diálogo Enviar vínculo el cual mostrará las
opciones de compartir.

Clic aquí para acceder al cuadro Configuración de vínculos

En el cuadro Configuración de vínculos, determinaremos para quien funcionará el vínculo y

que permisos tendrán sobre el elemento que estamos compartiendo.

Trabajo colaborativo y coautoría más allá del aula de clase Página - 10

¿Para quién funcionará el vínculo?

La opción predeterminada dependerá de la configuración establecida por el administrador

de nuestra organización. En nuestro ejemplo la opción predeterminada es Cualquier persona
que tenga el vínculo. No obstante, podremos seleccionar la opción que consideremos más
apropiada a nuestras necesidades, de acuerdo a lo que se describe a continuación:

• Opción Cualquier persona que tenga el vínculo: El vínculo obtenido funcionará para
cualquier persona independientemente de la cuenta que tenga.

• Opción Usuario de (su organización) que tengan el vínculo: El vínculo funcionará solo
para los usuarios del dominio de la organización, ya que, para acceder al recurso
compartido, deberán iniciar sesión con su usuario.

• Opción Personas que tienen acceso: Permite enviar nuevamente el vínculo a

personas que ya tienen acceso al recurso.

• Opción Personas determinadas: Permite el acceso solo a las personas que

determinemos, por lo que si esas personas reenvían el vínculo este no funcionará.

¿Qué permisos otorgaremos?

Si seleccionamos la opción Cualquier persona que tenga el vínculo, podremos establecer

las siguientes opciones de configuración y permisos:

• Permitir edición: De forma predeterminada vemos que la casilla de verificación

Permitir la edición, está activada, lo que significa que estamos otorgando permiso de
edición sobre el elemento que estamos compartiendo. Desactivamos esta casilla si
deseamos que este solo tenga permisos de lectura.

• Fecha de expiración: Podemos establecer una Fecha de expiración, lo que significa

que luego de esa fecha quien posea el vínculo ya no podrá acceder al elemento
compartido.

• Contraseña: La opción Establecer contraseña, nos permitirá asignar una contraseña

al recurso, por lo que cuando enviamos a las personas el vínculo de acceso deberemos
también enviar la contraseña que asignamos.

Luego de establecer las opciones de configuración, hacemos clic en el botón Aplicar, para
regresar al cuadro Enviar vínculo.

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En este cuadro, agregamos la o las personas a quienes enviaremos el vínculo, y si lo
estimamos conveniente un mensaje que describa el objetivo o razón por la cual se les
comparte el recurso.
Ingresar aquí el nombre o dirección de correo de la/las
persona/s a quien/es enviaremos el vínculo
Ingresar aquí el mensaje (opcional)

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Luego de establecidas la o las personas a las cuales enviamos el vínculo, presionamos el
botón Enviar. Estas recibirán un mensaje de correo con el vínculo y mensaje que
configuramos.

Cuando compartimos un archivo, la forma de hacerlo es igual que para una carpeta, no
obstante, cuando establecemos que el archivo es compartido como solo lectura, podemos
habilitar la opción de bloquear su descarga.

Si hemos compartido una carpeta, los documentos que agreguemos a ella heredarán los
permisos que asignamos a la misma.

Dejar de compartir un recurso

Como autores de la carpeta o archivo que compartimos, si en algún momento deseamos
dejar de compartirlo, hacemos clic en la opción Compartido que se encuentra bajo el campo
Compartir en la lista de recursos.

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 Clic en Compartido

Al hacer clic en la opción Compartido, se mostrará a la derecha el panel Administrar acceso.

En éste hacemos clic en el icono Más opciones.
Panel Administrar acceso
Icono Más opciones

Se mostrará el vínculo, y a la derecha la opción Eliminar vínculo.

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 Opción Eliminar vínculo

Al seleccionar la opción, se mostrará un mensaje que nos advierte que quienes posean el
vínculo ya no podrán acceder. Presionamos el botón Eliminar vínculo para confirmar la
acción.

Luego de esta acción el elemento al que quitamos el vínculo volverá a verse como Privado.

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Copiar vínculo
Esta es otra forma de compartir un recurso, nos permitirá obtener un vínculo del mismo, el
cual podremos luego pegar en un mensaje de correo, un documento o una página web.

Para realizar esta acción seleccionamos la carpeta o archivo y hacemos clic en la opción
Copiar vínculo.
1.- Seleccionar el recurso
2.- Clic en Copiar vínculo

La acción antes indicada generará un vínculo al recurso seleccionado.

Hacemos clic sobre el vínculo, tras lo cual se indicará que el vínculo ha sido copiado.

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Luego de copiado el vínculo, podemos enviarlo o hacerlo disponible, a través del medio que
nos resulte más apropiado.

Gestión de la información
Una vez que tenemos agregados y organizados los archivos y carpetas en nuestro OneDrive,
podremos necesitar realizar con ellos, operaciones tales como, descargar un archivo a
nuestro equipo, cambiar un nombre, mover o copiar un archivo o carpeta a otra ubicación
o quizás eliminar algunos de ellos. Se describen a continuación la realización de estas
acciones.

Descargar archivos o carpetas

Para descargar un archivo o una carpeta debemos seleccionar el elemento, y utilizar la

opción Descargar de la Barra de opciones.

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 1.- Seleccionar elemento 2.- Hacer clic en Descargar

Al ejecutar la orden se mostrará un mensaje para que seleccionemos la ubicación de destino

del archivo en nuestro equipo. Si seleccionamos Guardar, el archivo se guardará
automáticamente en la carpeta Descargas, si seleccionamos Guardar como, podremos
seleccionar la ubicación de destino.

Para descargar más de un archivo a la vez, los seleccionamos y luego hacemos clic en la opción
Descargar. Estos serán descargados como un archivo comprimido.

Cambiar el nombre a un archivo o carpeta

Para cambiar el nombre de un archivo o carpeta, debemos seleccionarlo y hacer clic en la

orden Cambiar nombre. Si no se muestra en la barra, hacemos clic en Más opciones y
seleccionamos la opción del menú.

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 2.- Clic en Más opciones
1.- Seleccionar elemento a cambiar renombrar 3.-Seleccionar Cambiar nombre

Si la orden Cambiar nombre no se visualiza directamente en la Barra de opciones, haga clic en el

icono Más opciones para visualizar allí la opción.

Una vez seleccionada la opción, en el cuadro de diálogo que se muestra ingresamos el nuevo
nombre y presionamos luego el botón Guardar.

Copiar o mover un elemento a otra ubicación

Para mover o copiar archivos o carpetas a otra ubicación (esta acción admite carpetas y
selecciones múltiples), debemos realizar la selección del o los elementos a mover o copiar y
seleccionar la orden Copiar en o Mover a según corresponda.
2.- Clic en Más opciones
1.- Seleccionar elemento a copiar o mover
3.-Seleccionar opción Mover a o Copiar en

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Al seleccionar cualquiera de las órdenes indicadas, se visualizará a la derecha un panel para
que seleccionemos la ubicación a la cual se copiarán o moverán los archivos o carpetas
seleccionadas.
Panel Seleccionar ubicación

Una vez seleccionada la ubicación presionamos el botón Copiar aquí o Mover aquí según la
acción realizada.

Eliminar archivos o carpetas

Para eliminar elementos de nuestro OneDrive, debemos seleccionarlos y ejecutar la orden

Eliminar de la Barra de opciones.

1.- Seleccionar elemento a eliminar 2.- Seleccionar opción Eliminar

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Crear documentos de Office online
Desde Office 365, o desde una cuenta
personal de Microsoft, además de
tener un espacio de almacenamiento,
tenemos la posibilidad de crear
documentos de Office, (Word, Excel,
PowerPoint y OneNote). Siempre
tendremos la última versión de estas
aplicaciones y podremos trabajar
desde cualquier dispositivo, que tenga
un navegador y conexión a Internet.

Cuando compartimos un archivo con permiso de edición, estamos dando el puntapié inicial
para trabajar en forma colaborativa, ya que el hecho de que otras personas puedan acceder
y modificar, por ejemplo, un documento Word, estamos propiciando esta poderosa forma
de laborar en equipo.

Crear un documento de Office

Para crear un documento de Office Online, podemos solicitarlo desde diferentes lugares.

Desde la página principal

Si nos encontramos en la página principal podemos hacer clic en el icono de la aplicación

que corresponde al tipo de archivo que deseamos crear. Por ejemplo hacemos clic en Word,
si lo que deseamos es crear un documento con esa aplicación.

Hacer clic en el icono de la aplicación de Office que se desea iniciar

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También en la página principal podemos utilizar las opciones la orden Iniciar nuevo.
Clic en la opción Iniciar nuevo
Seleccionar la aplicación que se desea utilizar

Desde el Iniciador de aplicaciones

Desplegamos este menú y seleccionamos la aplicación del mismo.

Clic aquí para desplegar el menú
Seleccionar la aplicación a iniciar

Cuando creamos un documento desde la Página principal o el Iniciador de aplicaciones, este se guardará en
la raíz de nuestro OneDrive.

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Desde OneDrive

Para crear un documento de Office desde nuestro OneDrive, simplemente accedemos a la

carpeta en la cual deseamos crearlo, y desde las opciones del botón Nuevo, seleccionamos
el tipo de archivo que deseamos crear.
Desplegar el menú Nuevo
Hacer clic el tipo de documento que se desea crear

Si solicitamos la creación de un documento de Word, Excel, PowerPoint o OneNote desde

los iconos de la página principal, o desde el iniciador de aplicaciones, al iniciar la aplicación
se mostrarán diferentes plantillas que podemos utilizar para basar nuestro documento.
Veamos el siguiente ejemplo con Word.
Clic aquí para iniciar con un documento en blanco

Si la solicitud la hacemos desde OneDrive o desde las opciones del botón Iniciar Nuevo de
la Página principal, la aplicación inicia directamente con un documento en blanco listo para
comenzar a trabajar.

La imagen siguiente muestra la aplicación Word Online con un nuevo documento en blanco.
El nombre del documento se muestra como Documento, hacemos clic sobre dicho texto para
asignar un nombre representativo al mismo.

Trabajo colaborativo y coautoría más allá del aula de clase Página - 23

 Clic aquí, para asignar un nombre al documento
Nuevo nombre asignado

Guardar un documento
A diferencia de las aplicaciones de escritorio, las aplicaciones de Office Online no muestran
la opción Guardar en su barra de opciones, esto se debe a que todo cambio que se realice
en el documento que estamos editando se guarda automáticamente.

Word Online, no muestra la opción Guardar

Word de escritorio, opción Guardar

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Si desplegamos la ficha Archivo, veremos la opción Guardar como, que nos permite guardar
una copia del archivo, guardarlo con otro nombre, en otra ubicación o descargar una copia
en diferentes formatos.
Ficha Archivo

Opciones de la orden Guardar como de la ficha Archivo

Cerrar un documento
Para Cerrar el documento, simplemente hacemos clic en el icono de cierre de la pestaña
correspondiente en el navegador.
Clic aquí para cerrar el documento

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Abrir y editar documentos
Para abrir y editar un documento de Office guardado en nuestro OneDrive, simplemente
hacemos clic sobre su nombre.
Clic en el nombre del archivo que se desea abrir

Cuando posicionamos el mouse sobre el nombre de un documento, se muestra una tarjeta

de información que nos indica, por ejemplo, cuando fue creado, cuantas veces fue
visualizado y detalles adicionales.
Tarjeta de información

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El documento que abrimos ya se muestra en modo edición.

Editar el documento en la versión de escritorio

Si tenemos instalado Office de escritorio, podemos abrir nuestros documentos en esta
versión. Para ello luego de abierto el documento seleccionamos la opción Abrir en la
aplicación de escritorio.
Opción Abrir en la aplicación de escritorio

Al ejecutar la orden, si el documento se abrió correctamente en nuestra aplicación de

escritorio se visualizará un mensaje indicándonos la acción.

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El documento se habrá abierto en Word para que trabajemos en él. En tanto trabajamos con
este documento veremos que el botón Guardar, muestra su icono un tanto diferente al
habitual. Cuando guardamos los cambios realizados en el documento estos se sincronizarán
con la versión online, lo que significa que cuando finalizamos la edición, el archivo que está
en nuestro OneDrive, se habrá actualizado con los cambios realizados en la versión de
escritorio.
Icono Guardar

Compartir documentos de Office Online

Si hemos compartido una carpeta los documentos que agreguemos dentro de ella heredarán
los permisos que asignamos a la misma, por lo que si hemos otorgado permisos de edición
a las personas con las cuales la compartimos, podremos trabajar en los documentos en
forma colaborativa. Esto significa que podremos estar, todos al mismo tiempo editando un
documento de Office y observando los cambios que se van realizando en el mismo.

Aunque los documentos hereden los permisos de la carpeta que los contienen podemos
asignar permisos diferentes para cada uno de ellos seleccionándolos y accediendo a la
opción Compartir. Para compartir un documento podemos seguir dos procedimientos
diferentes:

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1.- Si el documento está cerrado lo seleccionamos en la ubicación donde se encuentra en
nuestro OneDrive y utilizamos el botón Compartir que se encuentra en la Barra de
herramientas.
Seleccionar el archivo
Clic en Compartir

2.- Hacerlo en el modo edición, para lo cual podemos utilizar el botón Compartir que se
encuentra a la derecha de su nombre o la orden Compartir del menú de la ficha Archivo.

Clic aquí para desplegar el menú Archivo Botón Compartir

Clic aquí visualizar las opciones de la orden Compartir

Opciones de la orden Compartir

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Cualquiera sea el camino por el cual accedimos a la orden, al ejecutarla se visualizará el
cuadro de diálogo Compartir.

Las opciones para compartir un archivo son las mismas que la descritas en el recurso
Compartir archivos y carpetas para trabajar en forma colaborativa.

Trabajo colaborativo y coautoría

Una vez que hemos compartido el documento, podremos ya comenzar a trabajar en forma
colaborativa sobre el mismo. Si cuando editamos el documento las personas con las cuales
compartimos el mismo están también trabajando en él, será indicado en la ventana de la
aplicación.
Lugar del documento donde están Persona o personas que también
posicionadas las personas están editando el documento

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Para saber quiénes son las personas que trabajan con nosotros haciendo coautoría, nos
posicionamos en el icono que la representa.
Posicionarse sobre el icono para
ver información de la persona

Nombre de la persona posicionando el mouse sobre la etiqueta en el documento

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