GUÍA DE USUARIO MICROSOFT 365.

1- ONEDRIVE.

1.1 Crear y subir archivos y carpetas.

1.1.1 Web.
• Al entrar a OneDrive desde tu navegador puedes crear archivos y carpetas. En Mis
Archivos se guardarán todos tus archivos ubicados en tus documentos, así como
otros elementos que decidas respaldar de manera manual.

• Damos clic en Nuevo y se nos mostraran todos los formatos de archivos que
podemos crear, así como la opción de crear carpetas.

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 Para crear una carpeta damos clic en el ícono de carpeta, colocamos un nombre y
damos clic en crear.

Nuestra carpeta se mostrará en el panel central.

• Para crear un archivo seleccionamos una de las opciones del menú desplazable, en
este caso un documento de Word, nos abrirá la versión web de Word. En automático
tu archivo se guarda en la ubicación donde lo hayas creado. Si quieres modificar la
ubicación de guardado vamos a las opciones de Guardado…

Asignamos un nombre al documento y damos clic en la flecha de la sección de

Ubicación.

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 En automático me mostrara la ubicación actual del archivo y las carpetas a donde
las puedo mover.

• Para subir un archivo desde el navegador damos clic en subir y tenemos la opción
de cargar archivos o carpetas completas.

Ya sea que elijas una u otra te abrir una ventana de tu explorador de archivos para
que puedas seleccionar que archivos o carpetas quieres subir a OneDrive.

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 • También puedes cargar archivos y carpetas directamente desde tu explorador hacia
tu versión web, solo selecciona los archivos que quieras respaldar y arrástralos
hacia tu navegador donde tengas abierto OneDrive.

1.1.2 Escritorio.
• Para guardar un archivo en OneDrive que se creó de manera local nos vamos a la
pestaña de archivo.

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 • Vamos a Guardar como y seleccionamos OneDrive- GAMING TRAINERS, se debe
mostrar nuestra carpeta de documentos donde debemos guardar nuestro archivo,
le asignamos un nombre a nuestro archivo y un formato y damos en guardar.

Una vez que el archivo este guardado en OD y sincronizado se muestra como

autoguardado.

• Para copiar archivos o carpetas locales a tu carpeta de documentos y que se

sincronicen con OneDrive solamente colócate dentro de tu carpeta de documentos
y arrastra en ella los archivos y carpetas que requieras.

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1.2 Borrar archivos y carpetas.

• En OneDrive web selecciona los elementos que quieres eliminar.

• Damos clic en eliminar.

Nos pedirá confirmar la eliminación, para este punto damos en Eliminar.

• Para ver los elementos eliminados nos vamos a Papelera de reciclaje, ahí podremos
seleccionar los elementos que queramos restaurar o bien eliminar de manera
permanente.

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 Los elementos que eliminemos de nuestra carpeta Documentos en nuestra laptop o
MAC se reflejaran automáticamente en la papelera de reciclaje de la versión web.

1.3 Compartir archivos y carpetas.

1.3.1 Web.

• Cuando quieras compartir un elemento en OneDrive da clic en el ícono de

compartir.

• Nos mostrara el panel de configuración. Primero veremos las opciones de

privacidad.

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 • Cualquier persona que tenga el vínculo.
o Si compartes tu carpeta a través de esta opción no se le pedirá a la persona
autenticarse, le llegará un link directo a su correo.
o Al ser la opción más vulnerable cuenta con varias opciones de seguridad.
▪ Puedes definir si puede editar o solo ver los elementos de la carpeta,
si eliges la opción de Puede ver se activa una casilla adicional que te
permite bloquear la descarga de cualquier archivo dentro de la
carpeta.
▪ Puedes definir una fecha de caducidad para el acceso a la carpeta.
▪ Puedes establecer una contraseña que se le solicitara a la persona
externa cuando quiera ingresar a la carpeta.

• Usuarios de GAMING TRAINTERS S.A DE C.V que tengan el vínculo.

o Al seleccionar esta opción solo puedes compartir tu carpeta con los
miembros internos de tu organización.
o Puede definir si la persona puede editar o solo ver el contenido de la carpeta.

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 • Personas determinadas.
o Si compartes tu carpeta con un externo a través de esta opción le llegará un
código de autenticación a su correo el cual debe ingresar antes de acceder
a la información, una vez validada su cuenta esta se convertirá en un usuario
de confianza, por lo cual le podrás seguir compartiendo otras carpetas sin
necesidad de autenticarlo de nuevo.

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 NOTA* ESTE TIPO DE VÍNCULOS FUNCIONA PARA COMPARTIR
INFORMACIÓN CON TERCEROS QUE ESTÉN TRABAJANDO DE MANERA
TEMPORAL EN LA EMPRESA, EJ. UN DISEÑADOR, UN PROGRAMADOR, UN
TALENTO, ETC.

• Personas que tienen acceso.

o Esta opción sirve para volver a compartir con usuarios externos que ya que
ya validaron su cuenta con un código de verificación.

NOTA* SI COLOCAS UN CORREO EXTERNO QUE NO ESTÉ

REGISTRADO NO PODRÁS COMPARTIR CON ESA PERSONA Y
DEBERÁS SELECCIONAR LA OPCIÓN “PERSONAS DETERMINADAS”
PARA DARLO DE ALTA.

• Después de definir la configuración del vínculo vamos a colocar el correo de la

persona a la que le queramos compartir dicha carpeta y damos clic en enviar.

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1.3.2 Escritorio.

• En tu carpeta de documentos ubicada en tu equipo de cómputo da clic derecho a la

carpeta que quieras compartir y da clic en compartir.

• Se te desplazarán las mismas opciones que en la versión web.

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 • Para ver quienes tienen acceso actualmente a una carpeta o archivo compartido
hay que darle clic a Compartido con.

• En este panel veras a los usuarios que tengan acceso al vinculo abierto, así como
a quienes ya hayan validado su cuenta. Puedes eliminar el acceso dando clic en la
X del lado superior derecho de cada correo.

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1.4 Problemas de sincronización.

• Si al cerrar un archivo en tus documentos o en alguna biblioteca de SharePoint

aparece un error de sincronización da clic en obtener más información.

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 Se nos desplazara una lista de los archivos que estén presentando problemas de
sincronización, para solucionarlos da clic en resolver y selecciona la opción abrir
para guardar cambios.

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 El archivo se abrirá en office y solo debes esperar unos momentos a que termine
de guardarse. Este tipo de problemas pasa por intermitencia o saturación de red.

NOTA* HAY UNA SEGUNDA OPCIÓN QUE DICE: CONSERVAR AMBOS

ARCHIVOS. ESTA OPCIÓN DEBE EVITARSE, YA QUE SI LE DAS CLIC
TENDRÁS UNA COPIA DE ESE MISMO ARCHIVO Y COMENZARÁ A GENERAR
REPLICAS.

2- SHAREPOINT.
2.1 Creación de bibliotecas, carpetas y archivos.

2.1.1 Web.
• Dentro de tu centro de documentación podrás crear “n” cantidad de bibliotecas para
almacenar carpetas y documentos.

No puedes tener archivos o carpetas sueltas en tu página principal, todos estos

elementos deben ir dentro de una biblioteca.

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 Cada biblioteca tiene permisos asignados para que x persona pueda editar o solo ver
todo el contenido de esta.

• Para crear una biblioteca damos clic en nuevo y posteriormente biblioteca de

documentos.

Ingresamos un nombre y una breve descripción y damos clic en Crear. Podemos

hacer que esta biblioteca que creamos se vea en el panel lateral de nuestra página
de inicio, para ello marcamos la casilla “Mostrar en la navegación de sitio”.

El panel lateral se ubica aquí.

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 • Una vez creada la biblioteca puedes comenzar a almacenar archivos y carpetas.

Al igual que en OneDrive puedes crear archivos desde cero directamente en

SharePoint, da clic en el botón nuevo y se te desplazara el menú de opciones para
crear un archivo

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 • En SharePoint también puedes cargar archivos o carpetas desde el navegador, da
clic en el botón Cargar y te mostrará las opciones para elegir, posteriormente te
abrirá una ventana de tu explorador de archivos en donde podrás elegir los
elementos a subir.

2.1.2 Escritorio.

• Para guardar un archivo en SharePoint que se creó de manera local nos vamos a la
pestaña de archivo.

• Vamos a Guardar como y seleccionamos Sitios: GAMING TRAINERS, se debe

mostrar todos los contenedores a los cuales tengas acceso.

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 • Seleccionamos uno y a continuación debemos ver las bibliotecas existentes para
ese contenedor.

• Una vez dentro podemos ver la ruta completa de donde nos encontramos y donde
se guardará nuestro archivo, asignamos un nombre para nuestro archivo y damo en
guardar.

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 • Al igual que en OneDrive puedes sincronizar tus bibliotecas para verlas desde tu
computadora y de esa manera cargar o guardar archivos directamente desde tu
equipo sin usar el navegador.

NOTA* PARA CONOCER CÓMO ES EL PROCESO DE SINCRONIZACIÓN

DE CARPETAS EN SHAREPOINT REVISA TU MANUAL DE
CONFIGURACIÓN.

• Otra forma de guardar archivos locales en SharePoint es guardarlos directamente

en tus carpetas sincronizadas para ello damos clic en Guardar como y
posteriormente en Examinar.

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 Se abrirá una ventana del explorador, da clic en el ícono de SharePoint y selecciona
en que bibliotecas quieres guardar tu archivo, ingresa un nombre para tu archivo y
da clic en guardar.

2.2 Borrar archivos y carpetas.

• Para eliminar un elemento de una biblioteca seleccionamos los archivos o carpetas

y damos clic en eliminar, nos pedirá confirmar, damos clic en Si.

Para ver los elementos eliminados vamos a papelera de reciclaje. En esta parte
podemos seleccionar los elementos que queramos restaurar o eliminar de manera
permanente.

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 • Para eliminar una biblioteca vamos a opciones y damos clic en eliminar, nos pedirá
confirmar y damos clic en eliminar nuevamente.

NOTA* SI ELIMINAS UNA BIBLIOTECA LA PUEDES RESTABLECER DESDE LA

PAPELERA DE RECICLAJE JUNTO CON TODO SU CONTENIDO.

2.3 Permisos para compartir contenedores, bibliotecas y contenido.

• Cada contenedor tiene sus permisos definidos, solo los miembros de un área podrán
acceder a su respectivo contenedor de documentos. En los permisos que tienen por
defecto pueden crear n cantidad de bibliotecas, agregar n cantidad de archivos y
carpetas, además de poder eliminar todos estos elementos.
• Para que un usuario interno o externo tenga acceso a una o más bibliotecas, es
necesario solicitar el acceso al administrador de Office 365 (asanchez, jgonzalez)
• El usuario podrá por sí mismo compartir elementos que estén dentro de una
biblioteca de uno en uno, pero NO podrá compartir TODO el contenido de esta
por motivos de seguridad.

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 A modo de ejemplo se tienen 3 archivos y una carpeta dentro de la biblioteca prueba,
cada elemento dentro de una biblioteca puede ser compartido hacia un usuario de
la organización o bien hacia un externo. Para esto damos clic en el ícono de
compartir y se nos mostrara la misma pantalla que vemos al compartir un elemento
en OneDrive.

NOTA* PARA CONOCER LA CONFIGURACIÓN DE LOS VÍNCULOS REVISA LA

PÁGINA 8 DE ESTE MANUAL.

En este caso, si se comparte la carpeta 2, la persona que reciba acceso solo

visualizara dicha carpeta junto con su contenido sin ver los otros 3 archivos que
están en la biblioteca prueba, de igual forma, si solo se comparte uno o más archivos
el usuario solo visualizar los elementos que le hayan sido compartidos.

Para compartir TODO el contenido de una biblioteca se debe solicitar que se dé el

acceso o bien registrar al externo.

3. TEAMS.

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3.1 Chats.

• Para iniciar un nuevo chat damos clic en el ícono de chat, posteriormente en el ícono
de redacción, ingresamos el nombre o correo de la persona con la que queramos
iniciar una conversación y la seleccionamos.

• En automático todos tus chats se visualizarán en el apartado de recientes, cuando

recibas un mensaje nuevo ese chat tomará la primera posición. Al dar clic en los tres
puntos se desplazará un menú donde podrás ver diferentes opciones para ese chat.

• Del lado superior derecho de cada chat se muestran varios iconos, sus funciones
son (de izquierda a derecha):
o Iniciar videollamada.
o Iniciar llamada.
o Compartir pantalla.
o Agregar a más personas al chat.
o Abrir ese chat en una ventana aparte.

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 • Al redactar un chat cuentas con varias opciones para personalizar tus mensajes.
Algunas de sus funciones son (de izquierda a derecha):
o Dar formato a tu texto.
o Marca este mensaje como urgente o prioritario.
o Vincula un archivo desde tu equipo o OneDrive.
o Crea listas y tablas.
o Envía emojis.
o Envía un GIF.
o Envía un Sticker.
o Genera una reunión con esa persona.
Para enviar tu mensaje da clic en ícono de la flecha en la esquina derecha.

3.2 Calendario y reuniones.

• Para programar una reunión o ver tu agenda ve a la sección de calendario.

• El calendario se muestra por semana laboral dividido por hora, para crear una
reunión solo damos doble clic en el día y la hora deseada.

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 • Este es el panel para definir una reunión.
o Puedes elegir en que zona horaria será la reunión.
o Agrega un título a la reunión.
o Agrega a los asistentes, pueden ser personas de tu organización o externos
(cuando estos quieran ingresar a la reunión estarán en sala de espera hasta
que alguien les brinde el acceso)
o Define una fecha de inicio y una duración.
o Agrega un canal (omite esta opción)
o Agrega una ubicación.
o Agrega una descripción de lo que tratará la reunión y finaliza dando en
guardar.

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 • La Reunión ha quedado agendado.

• Para agendar una reunión instantánea damos clic en reunirse ahora, asignamos un
nombre para nuestra reunión y posteriormente damos clic en Obtener un vínculo de
la reunión para compartir, una vez que tengas el vínculo da clic en iniciar reunión,
todos los que tengan el vínculo que generaste podrán ingresar de manera
instantánea dicha reunión.

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 • Si ya habías sido previamente invitado a una reunión puedes colocar los datos de
esta en # Unirse con un Id. Colocas el id y el código de acceso y

3.3 Llamadas.

• Para realizar una llamada o ver tu historial de llamadas haz clic en el ícono de
llamadas, inglesa el nombre del usuario de tu organización al que quieras llamar y
da clic en llamar.

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3.4 Archivos.

• En archivos puedes ver de manera rápida todos los elementos a los has accedido
en SharePoint y OneDrive, así como a los archivos que hayas vinculado en chats
de Teams o que te hayan compartido y descargado.

• Todos los archivos que se muestren aquí los puedes abrir directamente desde
teams, en la web o en tu aplicación de escritorio. Damos clic en las opciones y
después en abrir en, ahora podremos seleccionar como queremos abrir ese archivo,
por defecto lo archivos se abren desde Teams.

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3.5 Equipos.

• Los equipos de trabajo son chats grupales, en este medio se pueden colocar
mensajes que toda la empresa vera. Esto reemplaza al chat grupal de WhatsApp.

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