Guía de estudio

Directrices y procedimientos recomendados para

trabajar con OneDrive
La presente guía, forma parte de la estrategia de uso y apropiación del proyecto
“Facilita tu trabajo con Office 365” y está diseñada para una audiencia compuesta
por colaboradores de la Compañía Colombiana de Comercio S.A. Su metodología
consiste en presentar una breve introducción, así como los principales beneficios
de cada herramienta y el paso a paso para el desarrollo de su contenido. Para
mayor entendimiento, te recomendamos leer previamente la información
relacionada en la página de bienvenida al sitio de esta herramienta.

Apreciarás los efectos positivos, en la medida en que las tareas que antes
considerabas complicadas, ahora serán más cómodas y rápidas, usando las
herramientas de Microsoft Office 365.

Los temas en esta guía rápida incluyen:

• ¿Qué es OneDrive?
• Compartir documentos y carpetas en OneDrive.
• Iconos de sincronización de OneDrive
¿Qué es OneDrive Empresarial?
OneDrive Empresarial es una biblioteca personal diseñada para almacenar y organizar
los documentos de trabajo. OneDrive es la nube de Microsoft que te permite guardar
tus archivos o documentos en línea y acceder a ellos desde cualquier lugar o equipo
con conexión a Internet.

NOTA: OneDrive Empresarial es diferente de OneDrive personal, que está destinado al

almacenamiento personal, independiente de tu lugar de trabajo. OneDrive también es
diferente de tu sitio de grupo, que está pensado para almacenar documentos
relacionados con el grupo o el proyecto.

Almacenar tus documentos de trabajo y archivos relacionados

Con Office 365 tienes espacio en la nube de OneDrive; si la biblioteca de OneDrive está
hospedada en un servidor de SharePoint en tu organización, los administradores de
Colombiana de Comercio S.A. determinan cuánto espacio de almacenamiento está
disponible (si requieres más información comuníquese con el área de TI).

Todos los archivos que almacenes en OneDrive son privados al principio, (solo tu
puedes verlos, a menos que decidas compartirlos). Puedes compartir fácilmente un
archivo con todos los miembros de tu organización colocándolo en la carpeta
Compartido con todos los usuarios, por ejemplo. También puedes compartir archivos
con compañeros específicos para poder colaborar en proyectos. Si has iniciado sesión
en Office 365, es posible que incluso puedas compartir archivos con los colaboradores
externos a Colombiana de Comercio S.A.

Para usar la biblioteca de OneDrive, selecciona OneDrive en el encabezado de la parte

superior de una página de SharePoint u Office 365.
Cargar archivos

Para cargar archivos desde tu equipo a OneDrive realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona “Cargar”.
2. Busca los archivos que quieres subir y selecciona “Abrir” o “Elegir”.
3. Luego aparece un mensaje de que ha sido cargado el archivo.

Crear carpetas

Para crear carpetas desde OneDrive realiza los siguientes pasos:

1. Selecciona Nuevo > Carpeta.

2. Escribe un nombre para la carpeta.
3. Selecciona “Crear”.
Sincronizar OneDrive con su equipo

OneDrive te permite sincronizar los archivos de la nube a tu equipo local y viceversa. Tu

podrás trabajar con los archivos directamente en tu sistema de archivos y obtener
acceso a ellos incluso cuando trabajes sin conexión. Cada vez que te conectes, se
sincronizarán automáticamente los cambios que realice tu usuario u otros usuarios.

Para poder sincronizar tus archivos debes seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona el botón “Sincronización”.

2. Cuando el explorador te pida permiso

para abrir Microsoft OneDrive, haz clic
en “Permitir” o en “Sí”.

3. Lo que suceda después dependerá de

si ya tienes o no la última versión de
OneDrive, de si has iniciado sesión en
OneDrive con tu cuenta y de si usas la
versión clásica de OneDrive.
• Si aparece el cuadro de diálogo “Preparando la sincronización” y no ocurre nada más,
haz clic en “Obtener la última versión de OneDrive”.
Cuando finalice la descarga, se te solicitará que inicies sesión.

• Si aparece el cuadro de diálogo “Configurar OneDrive”, inicia sesión con tu cuenta. Si

ya tienes la última versión de OneDrive y ya has iniciado sesión, OneDrive se abrirá y
pasará al siguiente paso.

• Cuando se abra OneDrive y aparezca el cuadro de diálogo “Sincronizar los archivos

de OneDrive” con este equipo PC, elije las carpetas que desees sincronizar o selecciona
“Sincronizar todos los archivos y carpetas” y, a continuación, selecciona “Aceptar”.
• La sincronización ya estará configurada. Podrás cerrar el cuadro de diálogo
“Preparando la sincronización” si sigue abierto en el explorador web.

Tus archivos de OneDrive aparecerán, a partir de ese momento, en el Explorador de

archivos o en el Finder como OneDrive - Colombiana de Comercio S.A.

Estado de la sincronización de OneDrive

Busca el icono de nube de OneDrive en el área de notificación, que se encuentra en el

extremo derecho o en la parte inferior de la barra de tareas, donde encontrarás los
siguientes estados:

OneDrive esta actualizado

 Los archivos en OneDrive se están
actualizado.

OneDrive esta actualizado

OneDrive esta actualizado

OneDrive esta en proceso de sincronización y

te muestra cuantos archivos están
pendientes.

OneDrive no está sincronizado o tiene

problemas de sincronización. Debes revisar si
la sesión en OneDrive esta iniciada, haz clic
derecho en el icono y luego iniciar sesión.

Los iconos de sincronización de OneDrive te permiten conocer si un archivo o carpeta

(incluidos archivos y subcarpetas) se sincronizan correctamente o no. Esta es la
apariencia de los diferentes iconos:

Sincronización completada de archivos o

carpetas.

Sincronización en curso de archivos o

carpetas.
 Los archivos o carpetas no se pueden
sincronizar

Como solucionar problemas de la sincronización de OneDrive

Si ves un círculo rojo con una cruz blanca sobre su icono de OneDrive, haz clic derecho
en el ícono y luego selecciona “Ver problemas de sincronización”.

En un cuadro de diálogo, se describirá el error y se proporcionará la resolución.

¿En qué se diferencia OneDrive de OneDrive Personal?

Microsoft ofrece otro servicio de almacenamiento denominado OneDrive. Puedes que

ya estés usando OneDrive Personal para el almacenamiento de documentos y otros
contenidos en la nube. Este servicio es diferente de OneDrive:
• OneDrive es almacenamiento personal en línea gratuito que se obtiene con una
cuenta Microsoft o Outlook.com. Usa OneDrive para guardar documentos, fotografías
y otros archivos en la nube, compartirlos con amigos e incluso colaborar con contenido.
Eres libre de decidir cómo deseas utilizarlo.

• OneDrive para la Empresa es almacenamiento en línea pensado para propósitos

institucionales. Tu biblioteca de OneDrive para la Empresa está administrada por tu
organización y te permite compartir y colaborar en documentos de trabajo con tus
compañeros. Los administradores de la colección de sitios de Colombiana de Comercio
S.A. controlan que puedes hacer en la biblioteca.

Compartir documentos o carpetas en OneDrive

Los documentos y las carpetas que almacenes en OneDrive son privados hasta que
decidas compartirlos. Al compartir documentos y carpetas, puedes decidir si deseas
que los usuarios puedan editarlos o simplemente verlos. También puedes compartir
documentos o carpetas en una biblioteca de sitios.

NOTA: Si usas Office 365, puedes compartir documentos con usuarios externos
(personas que no forman parte de tu red) invitándolos como "Invitados" o creando y
publicando vínculos de invitado.

¿Qué deseas hacer?

Para obtener más información sobre el uso de OneDrive y el cliente de sincronización

OneDrive:

• Compartir un documento.
• Compartir una carpeta.
• Compartir un documento con “Todos”.
• ¿Cómo pueden los suarios encontrar documentos que se compartieron con todos?

Compartir un documento

Para obtener más información sobre el uso de OneDrive para Colombiana de Comercio
S.A. y el cliente de sincronización OneDrive:
1. Inicia sesión en Office 365 y selecciona OneDrive en la parte superior de la página
para ir a la biblioteca de OneDrive.

2. Haz clic en los puntos suspensivos (...) que hay junto al documento para abrir la
ventana y, a continuación, haz clic en “Compartir”.

3. En el cuadro de diálogo “Compartir” de la pestaña Invitar a personas, escribe los

nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas de Colombiana de
Comercio S.A., o bien escribe Todos los usuarios.

4. Selecciona si deseas conceder permiso de edición o solo de visualización a los

invitados.

5. Si así lo deseas, escribe un mensaje para incluirlo en un correo electrónico que se

enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluye un vínculo al documento
compartido.

6. Si no deseas enviar un correo electrónico, haz clic en “Mostrar opciones” y después

desactive “Enviar una invitación por correo electrónico”.

Compartir una carpeta

Al compartir una carpeta, se comparte automáticamente todos los elementos de esa

carpeta. Al compartir una carpeta, te proporciona un modo rápido de compartir
muchos documentos con otras personas a la vez y te evita los problemas de compartir
los documentos uno por uno.
1. Crea la nueva carpeta.

2. Sigue el mismo procedimiento descrito anteriormente para compartir un

documento.

Compartir un documento con “Todos”

En ocasiones, puedes tener documentos que simplemente deseas que estén

disponibles para cualquier usuario de Colombiana de Comercio S.A. Pueden ser
documentos de revisión de productos u otros documentos de referencia general.

Hay dos formas de compartir un documento con todos los usuarios:

• Coloca los documentos en la carpeta “Compartido con todos los usuarios”.

• Invita a "Todos los usuarios" con el cuadro de diálogo “Compartir”. Sigue el mismo
procedimiento descrito anteriormente para compartir un documento.

¿Cuál es la diferencia? Utilizar la carpeta "Compartido con todos los usuarios" es rápido
y sencillo. Solo debes arrastrar un documento a la carpeta "Compartido con todos los
usuarios" o crear nuevos documentos en esta carpeta.

La diferencia más importante es que el cuadro de diálogo “Compartir” te permite

seleccionar "Todos los usuarios excepto los externos". Si tu entidad permite el uso
compartido externo, compartir con "Todos los usuarios" incluye a los usuarios externos,
es decir, las personas de fuera de tu organización que previamente hayan sido invitadas
a compartir documentos como invitados, ya sea que hayan sido invitados por ti u otras
personas de Colombiana de Comercio S.A.

¿Cómo pueden encontrar los usuarios documentos que se

compartieron con todos?

Los documentos que compartas con todos los usuarios no aparecen en tu vista
Compartido conmigo en OneDrive. ¿Por qué no? Ten en cuenta que en función del
tamaño de Colombiana de Comercio S.A., puede haber cientos, si no miles, de
documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puedes que no desees
enviar un correo electrónico a todas las personas de Colombiana de Comercio S.A. con
la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo

siguiente:

• Haciendo clic en los puntos al crear el archivo está la opción Copiar vínculo. De esta
manera puedes encontrar la dirección Url de cualquier documento.

• Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive. En este ejemplo se busca la palabra

clave "Manual" para encontrar cualquier documento pertinente compartido con el
usuario en Colombiana de Comercio S.A.

Crear un documento desde OneDrive para Colombiana de Comercio

S.A.

Puedes crear rápidamente nuevos documentos de Office cuando has iniciado sesión en
Office 365, ya sea que estés trabajando en OneDrive o en una biblioteca de sitio de
grupo.
Crear un documento en Office 365

¿No estás seguro de dónde crearlo? Consulta ¿Debo guardar mis documentos en
OneDrive o en un sitio de grupo?

1. Diríjete a la aplicación de OneDrive o por si lo deseas, puedes seleccionar la

herramienta de colaboración que necesites desde el menú de navegación de Office
365.

2. Haz clic en “Nuevo documento” y elije el tipo de documento que desees crear.

3. Escribe un nombre y haz clic en “Aceptar”. El nuevo documento se abrirá en Word

Online según el tipo seleccionado de documento de Office.

4. Cuando has finalizado, haz clic en Archivo> Salir en Office Online.

SUGERENCIA: Si deseas tener acceso a todas las características de aplicación, puedes

pasarte a la aplicación completa de Office. Por ejemplo, si estás trabajando en Word
Online, haga clic en Abrir en Word para continuar trabajando con el documento en
Word.