SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INOCUIDAD COD: CP-006

PROGRAMA DE CONTROL DE PROVEEDORES Página 1 de 12

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1. OBJETIVOS
Garantizar que las materias primas y materiales de empaque suministrados por los proveedores, cumplan
con los parámetros de inocuidad, higiene y calidad exigidos en la empresa CHOCOLATES CAOCA S.A.S,
para disminuir el riesgo de contaminación y deficiencias de calidad en el producto terminado.

2. ALCANCE
Aplica a la selección de proveedores de la empresa y toda la gestión de entregas y control de materias
primas.

3. DEFINICIONES
-ASEGURAMIENTO DE CALIDAD: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias
para proporcionar la confianza adecuada de que un producto satisfará los requisitos de calidad dados.

-AUDITORIA: Método utilizado para realizar seguimiento en algún aspecto específicamente. Generalmente
se hace para evaluar las buenas prácticas de manufactura.

-BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA: Son los principios básicos y prácticas generales de higiene
en la manipulación, preparación, elaboración, envasado, almacenamiento, transporte y distribución de
alimentos para consumo humano, con el objeto de garantizar que los productos se fabriquen en
condiciones sanitarias adecuadas y se disminuyan los riesgos inherentes a la producción.

-CALIDAD: Es la totalidad de aspectos y características de un producto o servicio que permiten satisfacer

necesidades de un cliente o quien lo necesite.

-FICHA TÉCNICA: Documento que describe un producto como nombre, composición, presentaciones,
envases, y proceso.

-INSPECCIÓN: Acción de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias características de un producto
y de compararlas con los requisitos especificados, con el fin de establecer su conformidad.

-MATERIA PRIMA: Los elementos que se incluyen en la elaboración de un producto. La materia prima es
todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un producto final

-MATERIA PRIMA CRÍTICA: Aquella materia prima que interviene en la elaboración de un producto, forma
parte de su composición y es de importancia determinante en el proceso de fabricación.

-NO CONFORMIDAD: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados.

-PROVEEDOR: Empresa o persona que abastece de algunos artículos necesarios a otras empresas.

4. RESPONSABLES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Participar en el proceso de planeación de las actividades del

programa

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Ejecutar el proceso de selección, inspección de proveedores y realizar la compra

DEPARTAMENTO DE CALIDAD: Participar en el proceso de planeación de las actividades del

programa

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN: Participar en el proceso de planeación de las actividades del

programa

PROVEEDOR: Suministrar las materias primas e insumos, garantizando su inocuidad

ALMACENISTA: Asegurar el recibo de Materias Primas e Insumos basado en los Criterios de

Aceptación y Rechazo establecidos.

Reportar las materias primas e insumos que son rechazados

CAPACITADOR EXTERNO: Difundir los diferentes temas programados en el cronograma de capacitación.

5. DISPOSICIONES GENERALES DE LA OPERACIÓN

Las materias primas y, en general, cualquier producto alimenticio pueden ser una fuente de contaminación,
si las condiciones higiénicas en las que llegan a un establecimiento no son las adecuadas.
Por esta razón, las empresas tienen que establecer las condiciones necesarias que deben tener las
materias primas y otros productos alimenticios (material de envasado, aditivos, etc.), antes de la compra,
para garantizar la inocuidad alimentaria. Al conjunto de estas condiciones se las llama especificaciones de
compra.

El objetivo del Plan de Control de Proveedores es evitar que las materias primas y otros productos
alimenticios de los que se provee el establecimiento comporten un peligro para la seguridad alimentaria.
Es frecuente que en las especificaciones de compra, además de los requisitos de inocuidad, se tengan en
cuenta otros aspectos. En cualquier caso, siempre deberán recoger como prioridades los aspectos
relacionados con la seguridad alimentaria.

El Plan de Control de Proveedores consta de los siguientes apartados: el Programa de Control de

Proveedores, incluidas las actividades de comprobación de su cumplimiento y eficacia, y los registros
derivados. El Programa de Control de Proveedores consiste en la descripción detallada de todas las
acciones que hay que realizar para asegurar el objetivo mencionado.

En la planificación y elaboración del programa se deben tener en cuenta y detallar, como mínimo, los
siguientes aspectos:

1. Lista de proveedores actualizada con los siguientes datos:

- Datos identificativos sociales e industriales (Nombre, dirección, teléfono y fax)

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- Productos que suministra: materias primas, aditivos, material de envasado, etc.

2. Especificaciones de compra para cada producto:

En el momento de establecerlas, hay que tener presente el uso esperado de la materia prima, su proceso
de producción, los posibles tratamientos a los que será sometida, etc. No obstante, es imprescindible tener
en cuenta los conocimientos científicos y técnicos disponibles en cada momento, así como los requisitos
exigidos por la normativa vigente, para poder establecer unas especificaciones de compra eficaces.

Las especificaciones deben considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

- Especificaciones de cada producto o grupo de productos (la temperatura del producto en el momento que
llega, las condiciones de higiene, los límites de aditivos, los criterios microbiológicos, etc.)
- Especificaciones del envase y del etiquetado (el tipo de material, el sistema de identificación lote u otro—,
etc.)
- Especificaciones del transporte (las condiciones higiénicas, la temperatura, el tiempo, etc.)
- Especificaciones de la documentación, indicando los documentos que deben acompañar a cada producto
concreto y su contenido (albaranes comerciales, certificado sanitario cuando sea necesario, etc.)

3. Se aconseja que las acciones que hay que hacer en caso de incumplimiento de las especificaciones
estén preestablecidas, para que el personal encargado las pueda llevar a cabo de forma rápida. Tendrá
que haberse previsto lo que se hará con aquel producto, qué avisos habrá que enviar al proveedor, si se
deberá comunicar a algún responsable, si se hará alguna comprobación complementaria, si se devolverá a
origen, si se someterá a algún tratamiento específico, etc.

4. Descripción de las actividades de comprobación que aseguren que las acciones descritas anteriormente
se cumplen de la manera prevista y son eficaces, es decir, que sirven para garantizar que las materias
primas y otros productos alimenticios no comportan un peligro para la seguridad alimentaria.

ESTRUCTURA DEL PROGRAMA

-Especificar mediante instructivos los parámetros de aceptación y rechazo de
materias primas y material de empaque. Descritos en MUE-ANX030/033
CRITERIOS LIBERACIÓN MATERIAL DE EMPAQUE y en el MUE-INS001
TABLA VALORES DE REFERENCIA PARA MATERIA PRIMA
PLANEAR
-Establecer un formato de evaluación para determinar el comportamiento e
ingreso de un proveedor.

-Implementar un cronograma de visitas a proveedores.

-Estandarizar cada uno de los procesos mediante un POE en dónde se
describe brevemente la acción que se requiere estandarizar y las operaciones
HACER que la conforman. En el caso especifico de este programa los documentos
están relacionados en el programa de trazabilidad y muestreo donde se hacen
análisis específicos de la materia prima y material de empaque.
-Controlar que el envasado y etiquetado de los productos que llegan al
VERIFICAR establecimiento se adecuan a las especificaciones establecidas.

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- Controlar visualmente las características organolépticas de las materias

primas.

- Comprobar que la materia prima o material de empaque llegue con los

documentos de acompañamiento y/o certificaciones sanitarias exigidas.

- Revisar la lista de proveedores para comprobar que está actualizada y que

todos tienen la autorización sanitaria correspondiente.

- Tomar muestras de las materias primas para determinar si se cumplen los

parámetros microbiológicos, fisicoquímicos u otros parámetros establecidos.

-Debe llevarse un registro de las comprobaciones realizadas y de los

resultados para poder valorar su cumplimiento y eficacia. También hay que
registrar las incidencias detectadas y las acciones correctivas llevadas a cabo.
Tomar de acciones correctivas frente a una no conformidad.
ACTUAR
Tomar una corrección frente a una no conformidad.

CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Proveedores nacionales
· Proveedor de materias primas e insumos
· Proveedor de suministros y repuestos
· Proveedor de servicio

Proveedores de materias primas e insumos.

· Proveedor de material de empaque
· Proveedor de materia primas
-Proveedor de implementos de aseo
-Proveedor de sustancias químicas

 Proveedores de suministros y repuestos.

 Proveedor de laboratorio (Análisis fisicoquímicos y microbiológicos, calibración de instrumentos de
medición)
 Proveedor de suministros para implementación de buenas prácticas de manufactura
 Proveedor de repuestos para equipos del proceso de tratamiento y producción
 Proveedor de papelería y artículos de oficina

6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA

 Decreto 3075 Diciembre 23 de 1997

 Decreto 60 Enero 18 del 2002
 Resolución 2674 de 2014

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 Normas Técnicas Colombianas

7. ANEXOS
 CP-FOR001 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDORES DE MATERIAS PRIMAS E
INSUMOS
 CP-FOR002 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDORES DE EMPAQUE
 FICHA DE INGRESO Y MANEJO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

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FICHA DE INGRESO Y MANEJO DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS

PROGRAMA DE PROVEEDORES

Recibo y manejo de materias primas e insumos

Grupo de materias primas e insumos

Productos incluidos:
Criterios de aceptación y rechazo
Criterio Aceptación Rechazo

Condiciones de recibo y almacenamiento:

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PRIMAS E INSUMOS
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“EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDORES DE MATERIA
PRIMA”
FECHA CALIFICACIÓN CIUDAD
PROVEEDOR: PERIODO CALIFICADO
PARÁMETRO TOTAL PUNTAJE CRITERIO DE CALIFICACIÓN
OBTENIDO

Cuenta con laboratorio de control de calidad

Envía certificado de origen del lote

CALIDAD 70% Acepta devoluciones de los lotes entregados en caso de no conformidad
El producto cumple con los requisitos solicitados
Cuenta con algún tipo de certificación
INFRAESTRUCTURA Cuentan con equipos apropiados
FÍSICA 7.5 %
Cuenta con medios de comunicación y tecnología
CONDICIONES Evalúa la ampliación de cupo o días de plazo para el pago de facturas

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COMERCIALES 7.5% Se factura oportunamente

Asistencia técnica durante la preventa y postventa

Tiempo de respuesta para la atención de reclamos y quejas

El plazo establecido para la entrega de la mercancía según los acuerdos se
cumplen
SERVICIO 7.5% Cumplimiento en cantidades
Envían la documentación junto con la mercancía (factura, certificados de
calidad)
Cumplimiento en especificaciones

NIVEL DE CALIFICACIÓN DEL PROVEEDOR %

CONDICIÓN
CALIFICACIÓN DE DESEMPEÑÓ PLAN DE ACCIÓN

Mayor o igual a 85% Se aconseja mantener como proveedor CALIFICADO

Mayor o igual a 70% y menor que Se aconseja mantener como proveedor, se realizaran órdenes de CALIFICADO
84% compra, pero presentara un plan de mejora no superior a 3 meses. CONDICIONADO

Mayor o igual a 55% y menor que Se aconseja mantener su permanencia en el Registro de CALIFICADO CON
74% proveedores, a la espera de las mejoras en su desempeño en un RESERVA
periodo no superior a 3 meses (Debe presentar un plan de mejora) .
No se realizara la compra.

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Menor que 54% Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no DESCALIFICADO
cumple con los requerimientos establecidos para el producto a
suministrar

TABLA DE CALIFICACIÓN

SÍNTESIS
VERIFICAR ENVIÓ DE DOCUMENTOS DE CALIDAD (CERTIFICADO DE ORIGEN):

ES CONVENIENTE QUE EL PROVEEDOR MEJORE EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

PUNTAJE TOTAL
NIVEL DE CALIFICACIÓN (CONCEPTO)

EVALUADOR PROVEEDOR
FIRMA NOMBRE
NOMBRE FIRMA
CARGO CARGO

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COD: CP-FOR002
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“EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PROVEEDOR EMPAQUE”

FECHA CALIFICACIÓN CIUDAD

PROVEEDOR: PERIODO CALIFICADO
PARÁMETRO TOTAL PUNTAJE CRITERIO DE CALIFICACIÓN
OBTENIDO

EVALUACIÓN BPM (ADJUNTA)

Envía los certificados de calidad y/o fichas técnicas de los lotes
suministrados
CALIDAD 50%
Informa las acciones correctivas a tomar en caso de no conformidades
El producto cumple con las especificaciones de la ficha técnica vigente
Ha implementado y/o mantenido certificaciones
INFRAESTRUCTURA Cuenta con la capacidad instalada para realizar el proceso o cuenta con
FÍSICA 12.5 % maquila para desarrollarlo.
Ha adquirido nuevas herramientas y/o maquinaria para agilizar el
proceso
CONDICIONES Realiza la facturación de manera oportuna, y evalúa la ampliación de los

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COMERCIALES 12.5% plazos de pago

El precio actual es competitivo
La atención de quejas reclamos y/o devoluciones es oportuna.
El plazo establecido para la entrega de la mercancía según los acuerdos
SERVICIO 25%
se cumplen
Cumplimiento en cantidades

NIVEL DE CALIFICACIÓN DEL PROVEEDOR %

CALIFICACIÓN DE CONDICIÓN
PLAN DE ACCIÓN
DESEMPEÑÓ
Mayor o igual a 85% Se aconseja mantener como proveedor CALIFICADO
Mayor o igual a 70% y menor Se aconseja mantener como proveedor, se realizaran órdenes de CALIFICADO
que 84% compra, pero presentara un plan de mejora no superior a 3 meses. CONDICIONADO
Mayor o igual a 55% y Se aconseja mantener su permanencia en el Registro de proveedores, a CALIFICADO CON
menor que 74% la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no superior a RESERVA
3 meses (Debe presentar un plan de mejora) . No se realizara la
compra.
Menor que 54% Se aconseja que no sea considerado como proveedor, ya que no DESCALIFICADO
cumple con los requerimientos establecidos para el producto a
suministrar

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TABLA DE CALIFICACIÓN

SÍNTESIS
VERIFICAR ENVIÓ DE DOCUMENTOS DE CALIDAD DEL EMPAQUE:

ES CONVENIENTE QUE EL PROVEEDOR MEJORE EN LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

NIVEL DE CALIFICACIÓN
PUNTAJE TOTAL

EVALUADOR PROVEEDOR
FIRMA NOMBRE
NOMBRE FIRMA
CARGO CARGO

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