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- Documentos soporte contables:

- Qué son documentos soporte:

- Definición/Alcance
- Es el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe
generar el comprador cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado
a expedir factura de venta o documento equivalente.
- Los documentos de soporte son aquéllos documentos oficiales, de
comercio y de transporte que, o bien respaldan las declaraciones
específicas presentadas en la declaración de mercancías, como la factura
comercial (p. ej., por el monto de la factura, el nombre del vendedor y
comprador), el documento de transporte (p. ej., para el expedidor,
destinatario, medios o modo de transporte) o el certificado de origen, o
que respaldan los documentos que prueban que se cumplió con las
condiciones específicas para la importación y exportación (p. ej., permisos
de importación/exportación, certificados sanitarios y certificados de
conformidad con las normas técnicas).

-
- Clases de documentos soporte:
Los soportes pueden ser de origen interno y externo.

-SOPORTES INTERNOS:
-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos
los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados en
efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en
original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para
soportar el registro en el sistema de información contable.
-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que tienen la finalidad de soportar
los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago
con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para
la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio
que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como
soporte al formato de reembolso correspondiente.
-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen la función de servir como
prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para
efectos de control deben hacerse en cheque.
Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a
dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe
dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que
exprese que han sido pagados.
Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el
beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del
pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable,
la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para
la persona que realizó el pago.
-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de
compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el
contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la
persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el
traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en
su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación.
Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y
para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la
Ley y las autoridades públicas competentes.
-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por
devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora
en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para
soportar el registro en el sistema de información contable.
-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor
valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por
mora en el pago de sus obligaciones.
-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el
registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o
principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un
solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea
semanal, quincenal o semanal.
1.2 .-SOPORTES EXTERNOS:
Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por
terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y
crédito por los bancos, pagarés y demás.
-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las factura de
venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y
servicios.
-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las entidades
bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a
sus clientes.
-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que soportan el
registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como
suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por
remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o préstamos bancarios con
abono a la cuenta del cliente.

- Características De los documentos soporte:

CARACTERISTICAS
Permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y
la comprobación de los asientos de contabilidad.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

 Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, probar y contabilizar los

- Documentos soporte no contables

Los documentos no contables son aquellos que solo ofrecen información sobre
una operación mercantil. Ejemplos de documentos no contables son una
cotización, las remesas o una orden de compra. Como documentos contables,
tenemos las facturas de venta o compra, una nómina o una nota de crédito.
- Títulos valores
 LOS TÍTULOS VALORES.
 
 
Los Títulos Valores.
 
 
        Un Título Valor es un documento mercantil en el que está incorporado un
derecho privado patrimonial, por lo que el ejercicio del derecho está vinculado
jurídicamente a la posesión del documento.
 
        En las compraventas que se realizan dentro del tráfico mercantil está muy
extendida la utilización de algunos títulos valores como medio de pago y, en
ocasiones, como instrumento de crédito.
 
        En concreto los títulos valores más utilizados en el tráfico mercantil son:
 
-         La letra de cambio.
 
-         El cheque.
 
-         El pagaré.
 
Estos títulos valores se encuentran regulados en la Ley Cambiaria y del
Cheque, Ley 19/1985, de 16 de julio (B.O.E. núm. 172, de 19 de julio).
 
 
 
Clasificación de los Títulos Valores.
 
 
1.- Títulos valores a la orden:
 
        Son aquellos que se extienden a favor de una persona determinada,
pudiendo ésta transmitirlos a otra persona por medio de la fórmula del endoso.
 
        No es necesario notificar a la persona obligada al pago (deudor) la
transmisión efectuada. Debiendo responder el endosante (acreedor original o
posteriores) frente al endosatario (acreedor actual) de la solvencia económica
de la persona obligada al pago.
 
        A este tipo de título valor pertenece la letra de cambio.
 
2.- Títulos valores al portador:
 
        Son aquellos que reconocen un derecho a favor de la persona
indeterminada que posea el documento.
 
        Se pueden transmitir estos títulos valores por la mera entrega del
documento a otra persona. Debiendo abonar el crédito el emitente (deudor) en
la fecha del vencimiento a cualquier poseedor legítimo.
 
        A este tipo de título valor pertenece el cheque al portador.
 
 
3.- Títulos valores nominativos:
 
        Son aquellos que reconocen un derecho a favor de una persona
determinada.
 
         Para la transmisión de estos títulos valores, además de la entrega del
documento, es necesaria notificación al emitente (deudor) para la inscripción
de la misma en su libro registro de títulos.
 
        A este tipo de título valor pertenece el pagaré y el cheque nominativo.
 
-  Control de existencias

Gestión de existencias

Gestionar el flujo de mercancías y decidir cuándo y dónde almacenarlas no es una

tarea sencilla. Tener fondos comprometidos en el inventario puede llevar a que
muchas empresas se encuentren con problemas de flujo de efectivo. Equilibrar la
demanda y los plazos de entrega de los productos, junto con tratar de satisfacer
las necesidades de los clientes, puede ser un desafío difícil para muchas
empresas.

La gestión de inventario desempeña un papel importante para garantizar que las

existencias que se poseen son las existencias que se venderán, y no
necesariamente que se realicen compras de existencias para cubrir todas las
líneas de productos en un escenario de “por si acaso”.

Nadie quiere quedarse con productos que no pueden vender, incluso con un
descuento. La reducción de sus márgenes puede provocar un desastre financiero
en su negocio.

Muchas compañías operan de modo que realizan los pedidos de productos una

vez que tienen la orden de venta. Esto no compromete su efectivo, al no tener
un almacén lleno de productos intentando adivinar qué productos pueden vender o
los costes en los que se incurre con el almacenaje de esos productos.

Como línea general, algunas compañías pueden considerar que la compra de un

nivel de “inventario de seguridad” podría ser necesario, ya que el plazo de entrega
podría ser tal que, si no lo hace, su cliente podría ir a otro competidor.

¿Cómo llevar un buen control de existencias en la empresa?

1. Clasificar las existencias. En primer lugar, debemos hacer una
clasificación de las existencias para entender qué lugar ocupan en el almacén y
qué importancia tiene cada una de ellas: ...
2. Seleccionar el método de control de existencias. ...
3. Definir los momentos clave en el stock de la empresa. ...
4. Elegir un sistema de clasificación.
5. Sistemas de control de mercancías.
 Por ende, el procedimiento que se quiera utilizar para la inspección de los
productos debe estar enfocado a lo expuesto previamente. En ese
sentido, los procedimientos que se encuentran hoy en día para realizar
el control de mercancía son:

 Procedimiento Analítico:  este sistema se creó para analizar todas las

operaciones que se realizan con la mercancía de una empresa. Esto
consiste en identificar y separar los conceptos que han sido afectados por
operaciones llevadas a cabo con mercancías. Este sistema está integrado
generalmente por:
 Compras
 Inventarios
 Devoluciones de compras
 Gastos de compras
 Ventas
 Descuentos de compras
 Rebajas de compras
 Bonos sobre compras
 Rebajas de ventas
 Devoluciones de ventas
 Bonificaciones de ventas
 Descuentos de ventas

El proceso que debes llevar a cabo para registrar todas las operaciones de
mercancías se basa en escribir los cargos y abonos que marcan las disminuciones
y los aumentos.

 Procedimiento global: este también se conoce como “sistema de

mercancía general”, y se encarga de establecer una sola cuenta para
llevar a cabo las operaciones. Esta cuenta se conoce como “mercancías
generales”, y en ella se deben colocar los cargos y abonos que indiquen
tanto disminuciones como aumentos que se encuentren en cada concepto
referente a la compra-venta de los productos. Ahora bien, el movimiento de
dicha cuenta se debe realizar de esta forma:
 Mercancías: esta debe tener un inventario inicial, con las compras y
devoluciones de las compras, los gastos sobre las compras, y las rebajas
sobre estas. También debe tener los descuentos sobre las mismas, en
conjunto con las devoluciones de las ventas. Así como también, debe tener
todas las bonificaciones que se hagan sobre las compras. De igual forma,
este inventario debe tener especificado las rebajas obtenidas acerca de las
ventas, y las bonificaciones y descuentos que se hagan sobre las ventas.
 Procedimiento de inventarios perpetuos: este sistema es el más
eficiente de los sistemas de control de mercancía, y una de sus ventajas
es el control permanente de los costos de la obtención de la mercancía que
se entrega en venta y de las salidas de almacén. Este proceso consiste en
 acumular los conceptos afectados a causa de las operaciones con
mercancías, según:
 Disminución o aumento de la mercancía que se encuentra en el almacén
 Aumento o disminución del precio de la mercancía vendida
 Disminución o aumento de ingresos producido por ventas

Escoge el procedimiento que más se adapte a las necesidades de tu empresa y

comienza a realizar el control de mercancía efectivo para tus productos y
servicios.