UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE

INGENIERIA QUIMICA INGENIERIA DE LA

PRODUCCIÓN

FUNDAMENTOS DE LA CALIDAD

TEMA: BUROCRACIA

DOCUMENTAL EN LAS

ORGANIZACIONES

DOCENTE: ING. ALEXIS

BOLAÑOS JIJON

GRUPO# 2
CURSO: 2-4
INTEGRANTES

DANIELA VILLAPRADO

BRYAN LOPEZ PLUA

PEDRO CORREA CEVALLOS

KENNYA MILENA REYES

SARA BAQUE ANDRADE

CICLO II
2022-2023
Según el sociólogo Max Weber existe tres tipos de sociedades que rigen nuestro diario
vivir, la primera es la sociedad tradicional que abarca los lasos hereditarios, es decir,
todo el núcleo familiar. También, las sociedades personalistas o conocidas como
carismáticas que refieren a los partidos políticos y asociaciones. Por otro lado, se tiene a
las sociedades legales o burocráticas que aluden a las organizaciones o grandes
empresas.
Ahora bien, esta investigación se orienta hacia las sociedades burocráticas donde es
pertinente preguntarse ¿Qué tipo de autoridad manejan? Pues bien, manejan una
autoridad racional, expresada de otra manera, cuando los sujetos reciben, aceptan y
ejecutan órdenes dictadas por sus superiores. Por lo tanto, lo antes mencionado nos
conduce a sintetizar que el modelo burocrático de Weber va orientado al carácter legal
de normas, reglamentos y estatutos.

Una organización burocrática consta de normativas rígidas a la hora de toma de

decisiones se las realizaran por un procedimiento de orden estricto relacionado con una
estructura de control, es por ello, por lo que este sistema en la organización suele
construir un aspecto no bien dado responsabilizando a los trabajadores por un trabajo
con procesos exagerados sin autonomía y poco inspirador.

Es un sistema que corresponde a una serie de procesos dentro de la organización para

así poder realizar un trabajo de manera eficiente, para llevar a cabo este sistema se tiene
que regir a una serie de normativas que constituyen la palabra burocracia formando una
estructura jerárquica en la organización, esta serie de procesos conlleva a reglas
claramente estrictas que limitan las posibilidades de conllevar un sistema de forma
liberal y autónoma.

Al llegar hasta aquí es fundamental mencionar que la burocracia se basa en una ardua
documentación (notas, informes y expedientes). Es por ello, que actualmente las
organizaciones burocráticas del diario vivir tienen a separar “la oficina” y “la
organización”, con esto se hace alusión que se separa la actividad legal de la esfera
privada y de los bienes privados que posean determinados funcionarios.

Entre las ventajas de la documentación está lo que es:

La mayor productividad: Que consiste en la recuperación de documentos y de

expedientes es un acceso se podría decir que más rápido y seguro, reduce el tiempo de
la búsqueda y de las respuestas que se necesiten.
Ahorro de tiempo: Esta ventaja consiste en tener todas las documentaciones ordenadas
en un solo repositorio, por secciones y niveles de importancia ya que así será más fácil
de encontrar y recuperar agilizando las tareas de la organización incluso pude entender
que si el documento es electrónico se gana tiempo en todo el proceso de archivado de
los documentos que son físicos.
Mejora de ROI: Se ha demostrado que existe una mejora del ROI al implantar un
gestor documental porque estos reducen los costes, también aumentan la calidad y da
una respuesta segura y esto hace que mejore la productividad de la organización.
Entre las desventajas de la documentación está lo que es:
Personas no autorizadas: La desventaja es que pueden acceder ilícitamente a los datos
sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por
debajo del nivel aceptable.
Riesgo: Se corre con el riesgo de que puedan violar alguna ley u otros reglamentos de
resguardo de la información de los documentos.

Sintetizando lo antes mencionado las ventajas que nos deja el uso de una burocracia
documental es que nos da racionalidad que va en sincronía con los objetivos de la
organización, asimismo, al tener todo en perfecto orden nos ayuda a una eficiente toma
de decisiones. Por otro lado, nos brinda confianza porque gracias a tener todo
documentado correctamente nos contribuye a que se sepan que procedimientos debemos
realizar en tales circunstancias. Por último, este tipo de burocracia otorga beneficios a
todos los miembros de la organización dado que sabrán con precisión la información
sobre el cargo que ejecutan y como operar de forma óptima para así alcanzar los
objetivos que se plantee la organización.

Consecuencias de la burocracia documental

Hacer la burocracia documental puede llegar hacer aburrido ya que hacer una gestión
documental a mano con lápiz y papel es muy complicado, por eso muy recomendable
usar un buen software de gestión documental y puede ser más útil, perfecto para una
organización.

Uno de los factores que afecta la burocracia documental es que se puede producir
ineficiencia, imperfecciones y procesos desviados, puede crear disfunciones o
anomalías en el funcionamiento de una organización puede evitar que fluyan los
procesos de manera rápida y sin que demore demasiado.

La burocracia documental necesita implementar procedimientos y dividir las diferentes

funciones que tengan una empresa u organización de los cuales se puedan trabajar y
poder obtener un mejor funcionamiento. Se tiene que implementar software a menudo
para que así pueda tener un mejor rendimiento una empresa tienen que innovar sus
reglamentos o funciones.

Puede llegar hacer un gran dolor de cabeza pero así mismo se pueden llevar bien con la
burocracia documental ya que es necesaria para cualquier empresa por que se rigen
mediante normas que se deben cumplir ya sea de manera obligatoria para poder llevar
una organización y que tenga un buen funcionamiento y la burocracia documental solo
se tiene que aplicar nuevas técnicas para que pueda ser más factibles para la empresa y
no sea aburrido hacer alguna gestión documental ya que eso conlleva tiempo y dinero y
eso queda en trabajos a medias porque no puedes tener una eficacia en lo que estas
asiendo por eso hay que aumentar la facilidad con programas que ayude a mejorar cono
organización.

Tiene rigidez al tomar decisiones, porque todo se realiza mediante reglamentos o leyes
que pueda tener cada organización. Puede que algún proceso pueda tardar en la
organización debido a su rigidez y también pueden ser pocos fiables. En ocasiones no se
tiene en cuenta opiniones de quienes no están de acuerdo con alguna ley o norma
respectiva.

¿Cuándo es recomendable documentar?

Siempre es recomendable documentar, todas las organizaciones tienen una planificación

y siguen un proceso, en esta documentación se detalla todo el conocimiento y las
estrategias a realizarse para el alcance de dicho objetivo propuesto por la organización,
la documentación tiene una utilidad palpable, es una tarea dinámica que busca la mejora
continua de la empresa nos permite conocerla y comprenderla mejor, establecer
objetivos y orientar al personal hacia la consecución de estos. Esta gestión documental
influye en las acciones legales de la organización, siendo esta un requisito en su
incidencia en alto desempeño.

Lo más recomendable es utilizar esta documentación como una herramienta para la

empresa u organización, de manera que con esta podamos ilustrar y reflejar el proceso,
sus pasos, y sus resultados aclarando todo esto, donde se facilite la realización de estas
acciones en el momento de ejecutarlas con el fin de saber cómo mejorarlo, ayuda a que
otros noten los cambios en el comportamiento y las actitudes necesarias para producir
los resultados deseados donde también brinda contexto a los procesos, así otros pueden
ver cómo el proyecto encaja en el panorama general y cuál es su impacto general con la
ventaja de que todo lo hecho queda documentado.
 Referencias Bibliográficas
Organización y burocracia. Una revisión crítica de la interpretación de los planteos
weberianos en la sociología de las organizaciones (aacademica.org)

¿Qué es una organización burocrática? | Pequeña y mediana empresa - La Voz Texas

(lavoztx.com)
https://www.comunidadbaratz.com
https://www.brainly.com
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352009000500002

https://www.administracionvirtual.es/documentar-procesos/

https://www.sdelsol.com/glosario/burocracia/

https://democraciarealya.es/la-burocracia/#:~:text=En%20la%20administraci%C3%B3n
%20p%C3%BAblica%2C%20la,dinamismo%20de%20la%20administraci%C3%B3n
%20p%C3%BAblica.
http://files.uladech.edu.pe/docente/32805306/ADMINISTRACION_I/Sesion_8/
Contenido_sesion8.pdf
http://materiales.untrefvirtual.edu.ar/documentos_extras/
1075_Fundamentos_de_estrategia_organizacional/04_Teoria_de_la_organizacion.pdf