Análisis del control y manejo de inventarios en la empresa comercial

IMPRINT – LA PAZ

Analysis of the control and management of inventories in the commercial

company IMPRINT - LA PAZ

Ururi Barra Maria1

Vino Alanoca Wilma2

Yujra Yujra Nelson3

Zelada Conde Mary Cruz 4

Resumen:

El presente artículo se aborda el tema del Análisis del control y manejo de inventarios en la
empresa comercial IMPRINT – LA PAZ, con el propósito de enfocar el manejo y control
de inventarios de la empresa IMPRINT, en vista de que tiene falencias en su control de
mercaderías, en este caso evitando que la empresa sufra algún tipo de robo o pérdida, con el
objetivo de Analizar el control y manejo de inventarios en la empresa comercial, a fin de
implementar un sistema de control eficiente y eficaz para el reducir la vulnerabilidad que
puede sufrir la organización, xxxx esto podría suponer la implementación de un nuevo
sistema. Por lo cual se optó por un enfoque cuantitativo, diseño no experimental, una
investigación descriptiva, propositiva y la información se recolectó a través de los
cuestionarios online. (METODOLOGÍA)

Palabras claves: Efectividad, eficiencia, Plan de mejora continua, Proceso, Rentabilidad.

Abstract: This article addresses the subject of Inventory control and management analysis
in the commercial company IMPRINT - LA PAZ, with the purpose of focusing on
the management and control of inventories of the IMPRINT company, given that it
has shortcomings in its control of goods, in this case preventing the company from
suffering some type of theft or loss, with the aim of Analyzing the control and
management of inventories in the commercial company, in order to implement an
efficient and effective control system to reduce the vulnerability that the
organization may suffer,

Keywords: effectiveness - efficiency - Process - profitability - billing system

I. Introducción
1
Estudiante del Pacc . Paralelo 35 El Alto. Correo electrónico: marymakeupsolomio@gmail.com
2
Estudiante del Pacc . Paralelo 36 El Alto. Correo electrónico: wilmavino23@gmail.com
3
Estudiante del Pacc . Paralelo 36 El Alto. Correo electrónico: wilmavino23@gmail.com
4
Estudiante del Pacc . Paralelo 36 El Alto. Correo electrónico: nelsonjrsjrs@gmail.com
La búsqueda por ser una empresa sobresaliente dentro del mercado, ha sido un factor
importante para la implementación de nuevas estrategias, técnicas y herramientas que
permitan mejorar aspectos como el manejo adecuado del inventario, administración, gestión
y operación, es por eso que implementar un control adecuado además de implementar
tecnología en los diferentes procesos de la empresa es una de las decisiones más comunes
en la elección de estrategias, por lo que se ha incrementado la dependencia al uso de
información electrónica dentro de las empresas. De esta manera se evidencia que dentro de
las estrategias de una empresa siempre se pretenderá llevar un control sobre los inventarios
para tener datos exactos y confiables sobre el manejo de los mismos. Una manera de tener
bien controlado el inventario tanto en las ventas como en las compras es el manejo de
Kardex diario con diferentes métodos como el método PEPS, tomando en cuenta que la
empresa hasta el momento no cuenta con un sistema de control de inventarios adecuado y
documentado, documentos que son necesarios también en el aspecto legal que acredita que
los usuarios realizaron la venta o compra de un bien, sin embargo, la premura de hacer que
los recursos usados sean mínimos y los errores humanos se puedan mitigar, se genera la
idea de implementar el método de manejo de inventarios PEPS. Dada la constante
evolución tecnológica en la que se encuentra la sociedad actualmente y con el propósito de
alcanzar un nivel de eficiencia y eficacia, surge el tema además de implementar un método
de inventariar también sistematizar el mismo proceso, dicho tema abarca el principio de
contabilidad de manejo de inventarios, leyes de régimen tributario entre otras, logrando de
esta forma obtener confiabilidad y seguridad acerca del control de ventas y compras, válida,
confiable y seguro para efectos de declaración de impuestos otorgando ventajas para la
empresa a un corto plazo. Durante el desarrollo de este trabajo, se analizarán las ventajas y
desventajas que este sistema realiza, así como el esquema del manejo adecuado de
inventario trae consigo, y con base al mismo se analizará el proceso de masificación que
está realizando la empresa para la optimización de este nuevo proceso. El desarrollo de este
trabajo es dar a conocer por qué el control de inventario es necesario (cotejo entre los datos
en el sistema con el inventario físico), a su vez validar que se cumplan con las normas
tributarias, debido a las exigencias y normas del actual sistema tributario.

La implementación o el mejoramiento del sistema generará muchos beneficios como la

automatización de cada proceso, rapidez en las tareas de la gestión de la información, que
conlleva a una mejor administración. Con el análisis y revisión del sistema se podrá tener
un mayor conocimiento sobre el control total del inventario y la facturación. Verificar si el
sistema genera informes de las ventas y productos existentes reales. Otro aspecto
importante, es que si dicho sistema permite resguardar la información de forma exacta y
confiable, la cual tendrá que estar disponible para su respectivo análisis y contribuir a la
toma de decisiones de la empresa.

Tal es nuestro objetivo el de analizar el control de inventario de la empresa “IMPRINT –

LA PAZ”, para obtener información transaccional con la finalidad de realizar pruebas de
validación para asegurar su buen funcionamiento, así caracterizar la situación actual de la
empresa e implementar un plan de acción de mejoramiento. La solución a los errores sobre
el manejo de inventarios de la empresa “IMPRINT – LA PAZ” sobre el buen manejo de
inventario son la evaluación y actualización, esto ayudará con la recepción, validación,
notificación e integración de toda la información que contiene el inventario, consiguiendo
una mejor gestión de nuestra empresa y adquiriendo un control total de lo que se compra y
lo que se vende para minimizar al máximo los errores.

ÁRBOL DE PROBLEMAS

EXCESO DE STOCK PERDIDAS DE

POCOS INGRESOS
EN MERCADERIAS MERCADERIAS

FALTA DE CONTROL
EN INVENTARIOS

FALTA DE POCA EXPERIENCIA FALTA DE CONTROL A

CONOCIMIENTO DEL DEL PERSONAL DIRIO DE LAS
PROPIETARIO MERCADERIAS
SALIENTES

Fuente: Elaboración Propia

En la empresa IMPRINT S.A. se ha encontrado una dificultad en la parte de inventarios,
debido a que no cuentan con un sistema que ayuda a la revisión de entradas y salidas que
tiene la empresa por ende tiene a sufrir algún tipo de perdida y robo.

De acuerdo a la descripción señalada anteriormente se plantea como pregunta de

investigación a la siguiente.

¿Cómo mejorar el control y manejo de inventarios de la empresa IMPRINT?

II Referentes Conceptuales

2.1. Marco Conceptual

A continuación, daremos algunas definiciones de los conceptos técnicos en relacionados a

la investigación que estamos realizando.

2.1.1 Inventario

El inventario, como anteriormente hemos visto, es la verificación y control de los

materiales o bienes patrimoniales de la empresa, que realizamos para regularizar la cuenta
de existencias contables con las que contamos en nuestros registros, para calcular si hemos
tenido pérdidas o beneficios. (Meana, 2017, pág. 4)

2.1.2 Stock

Es una acumulación de material y/o de producto final almacenado para su posterior venta al
cliente. La gestión del stock debe ser óptima para que el aprovisionamiento sea efectivo; las
inversiones en stocks inmovilizan unos recursos económicos durante un cierto tiempo, por
lo que en todo momento tenemos que tener en cuenta que la rotación de dichos productos
debe ser efectiva. (Meana, 2017, pág. 4)

2.1.3 Existencias

Las existencias son aquellos productos que la empresa tiene en sus instalaciones para ser
vendidas al cliente final o aquellos productos que se van a necesitar en algún momento en
su proceso productivo (por ejemplo: cajas de cartón, etiquetas, film para retractilar, etc.).
(Meana, 2017, pág. 4)

2.1.4 Control de inventarios:

Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de
producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder
establecer, teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las
adquisiciones precisas para atender la demanda. (Laveriano, 2010)

2.1.5 Beneficios de un adecuado control de inventarios

Tener un adecuado control de inventarios, habla de una empresa eficiente. Entre los
principales beneficios podemos mencionar:

a) Información exacta que será útil para aprovisionamiento de productos sin excesos y sin
faltantes.

b) Ahorro y reducción de tiempo y costos, durante el proceso de aprovisionamiento.

c) Preparar planes de aprovisionamiento de acuerdo con la planificación de producción y

ventas.

d) Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento

(Laveriano, 2010)

2.1.6 Clasificación de los modelos de inventarios

La clasificación general de los modelos de inventarios depende del tipo de demanda que
tenga el artículo, esta demanda solo puede ser de dos tipos: determinística o probabilística.
(Salas, 2009)
2.1.7 Componentes de un modelo de inventarios
Dentro de los componentes de un modelo de inventarios se pueden enumerar los siguientes:
costos, demanda, tiempo de anticipación. (Salas, 2009)
2.1.8 Métodos de control de inventarios
El control de los movimientos de inventarios tradicionalmente se venía realizando a través
de recuento físico de forma periódica de las unidades (generalmente a final de año o
comienzo de año nuevo)… (Gonzalez, 2003, pág. 87)
2.1.8.1 Inventario Periódico
Es un sistema costoso en cuanto se hace necesario paralizar la actividad de la empresa para
llevar acabo el recuento físico de la mercancía que lo implica un importante despilfarro de
recursos… (Gonzalez, 2003, pág. 88)
2.1.8.2 Inventario Permanente
Como ya hemos comentado entre las funciones de los programas de gestión empresarial
está la del adecuado control de inventarios de forma permanente, el desarrollo y auge de las
nuevas tecnologías de la información han supuesto una rápida introducción… (Gonzalez,
2003, pág. 88)
2.1.8.3 Inventario permanente con control periódico
Actualmente este sistema de control es el más utilizado en el cual se combina como su
propio nombre indica, el inventario permanente con el control periódico. Consiste
básicamente en llevar un control permanente de los inventarios y mediante una adecuada…
(Gonzalez, 2003, pág. 88)

2.1.9 Eficiencia: Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto

determinado (RAE, 2001). “Expresión que mide la capacidad o cualidad de la actuación de
un sistema o sujeto económico para lograr el cumplimiento de un objetivo determinado,
minimizando el empleo de recursos” (Fernández, Ríos y Sánchez, 1997, pág. 3).

2.1.10 Eficacia: Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera (RAE, 2001).
Capacidad de una organización para lograr los objetivos, incluyendo la eficiencia y factores
del entorno (Fernández, Ríos y Sánchez, 1997, pág. 1).

2.1.11 Procesos: "Secuencia de tareas o el conjunto de actividades y decisiones para

producir un producto final". (Nogueira, Medina y Nogueira, 2000, pág. 1)

2.2 Marco Legal

Las normativas que se aplicará a la investigación que se está realizando son los siguientes:

2.2.1 Norma Internacional de Contabilidad 2 Existencias

El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema

fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe
reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes
sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese
costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo
también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos
a los inventarios. (Varios Autores, 2004)

2.2.2. Resolución Sancionatoria de Directorio 10-0021-16

ARTÍCULO 119.- (TOMA DE INVENTARIOS).

I. La toma de inventarios es el recuento físico de los bienes de uso y consumo

institucional, que será realizado en las entidades para actualizar la existencia de los bienes
por cualquiera de los métodos generalmente aceptados.

II. Las entidades desarrollarán reglamentos, procedimientos y/o instructivos para el

recuento físico de los bienes de consumo, activos fijos muebles y activos fijos inmuebles,
en los que considerarán inventarios periódicos, planificados y sorpresivos, con los objetivos
de:

a) Establecer con exactitud la existencia de bienes en operación, tránsito,

arrendamiento, depósito, mantenimiento, desuso, inservibles, sustraídos, siniestrados y en
poder de terceros. Identificando además fallas, faltantes y sobrantes;
b) Proporcionar información sobre la condición y estado físico de los bienes;

c) Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer

responsabilidades por mal uso, negligencia y descuido o sustracción;

d) Verificar las incorporaciones y retiros de bienes que por razones técnicas o de otra
naturaleza no hubieran sido controlados;

e) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el

uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes;

f) Comprobar el grado de eficiencia del manejo de bienes de uso;

g) Generar información básica para la disposición de bienes;

h) Programar adquisiciones futuras.

(Norma Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (NB-SABS)

III Metodología

3.1 Enfoque de la Investigación

3.1.1 Cuantitativo

El enfoque cuantitativo (que representa, como dijimos, un conjunto de procesos) es

secuencial y probatorio. Cada etapa precede a la siguiente y no podemos “brincar” o eludir
pasos.3 El orden es riguroso, aunque desde luego, podemos redefinir alguna fase. Parte de
una idea que va acotándose y, una vez delimitada, se derivan objetivos y preguntas de
investigación, se revisa la literatura y se construye un marco o una perspectiva teórica.
(Hernandez, 2014, pág. 4)

Según los conceptos mencionados anteriormente de acuerdo a cada definición se utilizará el

enfoque cuantitativo. en esta investigación se midió la aceptación de los propietarios frente
a la propuesta de una implementación de un sistema para el control de inventarios cuyas
respuestas se consignaron en un cuestionario.

3.2 Diseño de la investigación

3.2.1 No experimental

Podría definirse como la investigación que se realiza sin manipular deliberadamente

variables. Es decir, se trata de estudios en los que no hacemos variar en forma intencional
las variables independientes para ver su efecto sobre otras variables. (Hernandez, 2014,
pág. 152)
3.2.2 Investigación transeccional o transversal

Su propósito es describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento

dado. Es como “tomar una fotografía” de algo que sucede. (Hernandez, 2014, pág. 154)

En esta investigación se tomó como diseño no experimental de tipo transeccional o

transversal porque el cuestionario se realizará en un solo escenario.

3.3 Tipos de Investigacion

3.3.1 Descriptiva

De acuerdo con este autor, una de las funciones principales de la investigación descriptiva
es la capacidad para seleccionar las características fundamentales del objeto de estudio y su
descripción detallada de las partes, categorías o clases de ese objeto. (Bernal, 2010, pág.
113)

3.3.2 Propositiva

Los trabajos de tipo propositivo se concentran en diseñar pasos para alcanzar los metas
propuestos por lo que se requiere de un diagnóstico previo. Parten de un supuesto: "las
cosas pueden cambiar por mejorar una situación”. No lo prueba, sólo muestra los signos y
los síntomas para detector error es corregirlos. Su pregunta clave es cómo. Cómo se puede
superar los errores. (Gimenes, 2002, pág. 18)

3.3.3 Documental

La investigación documental consiste en un análisis de la información escrita sobre un

determinado tema, con el propósito de establecer relaciones, diferencias, etapas, posturas o
estado actual del conocimiento respecto al tema objeto de estudio. (Bernal, 2010, pág. 111)

3.3.4 Estudio de Caso

Para el método del caso, la unidad de análisis, “el caso” objeto de estudio es comprendido
como un sistema integrado que interactúa en un contexto específico con características
propias. El caso o unidad de análisis puede ser una persona, una institución o empresa, un
grupo, etcétera. (Bernal, 2010, pág. 116)

Se tomó en cuenta cuatro tipos de investigación ya que son suficientes para el análisis
respecto al problema planteado.

3.4 Métodos

3.4.1 Método analítico

En este método se distinguen los elementos de un fenómeno y se procede A revisar
ordenadamente cada uno de ellos por separado. La Física, la Química, la Biología utilizan
esto método; a partir de la experimentación y el análisis de un gran número de casos, se
establecen leyes universales.

Si se analizan las características de los métodos explicados anteriormente, es fácil concluir

que todos ellos se relacionan y complementan. A partir del método analítico se observan
fenómenos singulares; con la inducción se formulan leves universales; mediante el método
deductivo se aplican esas leyes a situaciones particulares; y a través de la síntesis, se
integran conocimientos aparentemente no relacionados.

Por otra parte, existe una íntima relación entre el método deductivo y el sintético y el
método inductivo y el analítico, ya que la inducción puede considerarse como un caso de
análisis, y la deducción como una parte de la síntesis. (Rodriguez, 2005, pág. 30)

Mediante el análisis de la investigación la observación determinada, va relacionada con los

problemas que ha presentado en el inventario por ello es necesario conocer en todo aspecto
el control de inventarios.

3.4.2 Método deductivo

Dos objetivos fundamentales de la ciencia son: dar respuestas válidas a preguntas

significativas, así como realizar predicciones. Las explicaciones científicas deben cumplir
dos requisitos sistemáticos: el de relevancia y el de contractibilidad:

A) La relevancia explicativa hace referencia a que debe referirse a hechos que sean
significativos para el asunto que se considere. Por tanto, una explicación no será científica,
si alude a hechos irrelevantes respecto de la cuestión a dilucidar.

B) Las explicaciones se exige que puedan ser contrastadas empíricamente, y por tanto, que
exista la posibilidad de confirmarlas o refutarlas, (Moguel, 2005 pág 29).

Este método nos ayudará a que por medio de una base de encuestas nosotros podamos optar
a una información muy concisa tomar los resultados de las respuestas que tienen mayor
relevancia y así poder analizar posibles acciones.

3.5 Sujetos de Estudio

Para el articulo realizado nuestro trabajo comprende el control y manejo de inventarios por
medio de una encuesta al personal de la empresa “ IMPRINT” que son 4 empleados que
están relacionado al área de inventario esto nos llevara a conclusiones descriptivas y
generales para tener un análisis crítico.

3.6 Técnicas de recopilación de la información.

3.6.1 Técnicas documentales: Usamos técnicas documentales, mediante la revisión de
libros especializados en el tema, artículos referentes al tema y la normativa de la ley de
Impuestos Nacionales Decreto Supremo 2116.

3.6.2 Técnicas de trabajo de campo:

Observación: Se utilizó la observación para cuyo registro, se elaboró una lista de cotejo.
Ver anexo 1.
Encuestas: Además, se recurrió a la aplicación de encuestas para lo que se elaboró un
cuestionario online en google Forms. Ver anexo 2.

IV Resultados

V. Propuesta

En este apartado se desarrolla una propuesta de acuerdo a las evidencias obtenidas en la

cual se mostrará a detalle el procedimiento a seguir, con el fin de implementar un nuevo
sistema de control y manejo de inventarios que nos ayudará a la mejora del buen manejo de
la información, ya que estas serán utilizadas para reducir tiempos, efectuar registros y
transacciones confiables y brindar un servicio óptimo de manera eficiente y oportuna,
siendo un modelo como consecuencia de facilitar el trabajo sobre la base de datos del
sistema diseñado de acuerdo a lo establecido en la encuesta, el correcto funcionamiento y
aplicación del sistema, se podrá ejecutar a continuación por fases y procesos establecidos.

5.1 Nombre de la propuesta

Implementar un sistema de control y manejo de inventarios de la empresa comercial

“IMPRINT”

5.2 Objetivo de la propuesta

Implementar un nuevo sistema de control y manejo de inventarios en la empresa

comercial IMPRINT para una mejor administración de existencias, minimizando los
riesgos de pérdidas y robos.

5.3 FASES ETAPAS COMPONENTES

FLUJOGRAMA
Fase de planificación

El procedimiento será aplicar el análisis del sistema de facturación, relacionados con

los procedimientos y funciones, los siguientes tópicos son recomendados a ser
desarrollados en esta fase:

· Cronograma general.

· Descripción de los procesos del sistema.

· Especificaciones de requerimientos.

· Técnicas de clasificación en base al sistema.

· Formato extendido para el nuevo sistema de facturación.

5.4 Fase de ejecución

En esta fase para garantizar un mayor control sobre los procesos es indispensable
monitorear las actividades que han sido programadas como:

· Agregar nuevos archivos vacíos a la base de datos;

· Insertar datos dentro de los archivos existentes;

· Recuperar datos de los archivos existentes;

· Modificar datos en archivos existentes;

· Eliminar datos de los archivos existentes;

· Eliminar archivos existentes de la base de datos

5.5 Diagrama De Flujo”

En este punto se puede apreciar detalladamente los procesos de nuevo sistema de

facturación, que se aplicará para el funcionamiento correcto.

TABLA 1

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN PARA EL SISTEMA DE FACTURACIÓN

DIAGRAMA DE FLUJO DE FORMATO TABULAR

Fuente: Elaboración propia

5.6 Fase de evaluación: Los siguientes tópicos son recomendados a ser desarrollados
en esta fase:

1. El administrador del sistema podrá ejecutar todos los procesos y funciones

2. EL sistema almacenará una base de datos de los clientes que han sido
registrados.

3. El sistema deberá identificar al cliente, en el momento de ingresar el NIT.

4. El sistema de facturación tendrá:

- Opción de registro por ventas al crédito.

- Promociones.

- Registro de cobros de todo tipo (online, tarjeta de crédito – débito, efectivo,

dólar, vales de consumo, intercambio de servicios, etc.)

5. Actualizaciones periódicas.

6. El sistema debe estar monitoreado constantemente por el área de Tecnología de

la información.
7. El sistema será flexible para la adaptación de algún cambio que pueda ocurrir
bajo la empresa.

Referencias

Bernal, C. (2010). Metodología de la investigación (Tercera Edicion ed.). Colombia: PEARSON

EDUCACIÓN. doi:978-958-699-128-5

Gimenes, R. C. (2002). Metodologia para la Investigacion en Ciencias de lo Humano. Mexico:

Publicaciones Cruz O.S.A. Obtenido de https://books.google.com.bo/books?id=fuy-
wnfgw2wC&pg=PA18&dq=investigacion+propositiva&hl=es&sa=X&ved=2ahUKEwiW7sfi94
T0AhUYqZUCHebKCpQQ6AF6BAgIEAI#v=onepage&q=investigacion%20propositiva&f=false

Gonzalez, I. M. (2003). Control y gestión del area comercial y de producción de la PYME (Vol.
Tercera). (C. Iglesias, Ed.) España: NETBIBLO S.L.

Hernandez, R. F. (2014). Metodología de la investigación (Vol. Sexta Edicion). (M. Rocha, Ed.)
Mexico: INTERAMERICANA EDITORES, S.A. doi:978-1-4562-2396-0

Laveriano, W. (Enero de 2010). Área Indicadores Económicos & Fin. Obtenido de

http://biblioteca.esucomex.cl/RCA/Importancia%20del%20control%20de%20inventarios
%20en%20la%20empresa.pdf

Marques, M. (2011). Base de Datos. España: Departament d’Enginyeria i Ciència dels. doi: 978-84-
693-0146-3

Meana, P. (2017). Gestion de Inventarios. España: Ediciones Paraninfo S.A. Obtenido de

https://books.google.com.bo/books?id=Ml5IDgAAQBAJ&pg=PA4&dq=%22El+inventario,
+como+anteriormente+hemos+visto%22&hl=es&sa=X&ved=2ahUKEwj9m-
GQyIH0AhVOqpUCHVWwDPoQ6AF6BAgCEAI#v=onepage&q=%22El%20inventario%2C
%20como%20anteriormente%20hemos%20visto%22&f=false

Salas, H. G. (2009). Inventarios. Bogota: ECOE.

Varios Autores. (2004). Ediciones Gestión 2000. Recuperado el 06 de Noviembre de 2021, de

https://libreria.tirant.com/es/libro/nicniif-normas-internacionales-de-contabilidad-2004-
varios-autores-9788480889735