Gestión del Alcance del Proyecto

Agenda

Introducción
Procesos de Gestión del Alcance
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
5.5 Validar el Alcance
5.6 Controlar el Alcance
  Busca garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido, y únicamente el trabajo requerido, para completar
el proyecto con éxito.

 En el contexto del proyecto, el término alcance puede

referirse a: alcance del producto y alcance del proyecto.

Gestión del
Alcance del  El grado de cumplimiento del Alcance del Producto se mide
Proyecto con relación a los requisitos del producto, mientras que el
grado de cumplimiento del Alcance del Proyecto se mide con
relación al plan para la dirección del proyecto.
  Las tendencias actuales incluyen, entre otras, un enfoque en la
colaboración con los profesionales de análisis de negocio para:
 Identificar las necesidades del negocio.
 Recomendar soluciones viables para satisfacer esas necesidades.
 Gestionar los requisitos y cumplir los objetivos del negocio y del
proyecto.
 Facilitar la implementación exitosa del entregable final.

Tendencias y Prácticas  Un analista de negocios asignado a un proyecto tiene como

Emergentes en la responsabilidad las actividades relacionadas con requisitos. El Director
Gestión del Alcance de proyectos es responsable que el trabajo relacionado con requisitos
del Proyecto se tenga en cuenta en el Plan para la dirección del proyecto.

La probabilidad de éxito de un proyecto será mayor si los directores de

proyecto y los analistas de negocios entienden plenamente sus roles y
responsabilidades
  Debido a que cada proyecto es único, el director del proyecto
tendrá que adaptar la forma en que se apliquen los procesos
de Gestión del Alcance del Proyecto.

 Las consideraciones sobre adaptación incluyen, entre otras:

Consideraciones  Gestión de conocimientos y requisitos

sobre Adaptación  Validación y control
 Enfoque de desarrollo
 Estabilidad de los requisitos
 Gobernanza
  En proyectos con requisitos cambiantes, de alto riesgo o
incertidumbre, no se entiende el alcance al comienzo del
proyecto o éste evoluciona durante el mismo.

 Los métodos ágiles deliberadamente invierten menos tiempo

estableciendo el proceso para el descubrimiento y
Consideraciones perfeccionamiento constante de los requisitos.
para entornos
Ágiles/Adaptativos  Los métodos ágiles deliberadamente construyen y revisan
prototipos y liberan versiones con el fin de perfeccionar los
requisitos.

En entornos Ágiles, el alcance es definido y redefinido a los largo del proyecto.

Los Procesos
5.1 Planificar la Gestión del
Alcance
  Documenta cómo se va a definir, validar y controlar el alcance
del proyecto.

 Proporciona guía y dirección sobre cómo de gestionará el

alcance a lo largo del proyecto.
Planificar la
Gestión del  El desarrollo de este Plan comienza con el análisis de la
Alcance información contenida en el Acta de constitución del proyecto.

Este proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Juicio de Análisis de Reuniones

Expertos Datos
Acta de Plan para la
Constitución dirección del
del Proyecto Proyecto
Salidas

OPA EEF Plan para la Plan de

gestión del gestión de los
Alcance Requisitos
Diagrama de Flujo de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Entradas

 Documenta, entre otras cosas, los requisitos de alto nivel que el

Acta de constitución
proyecto está destinado a satisfacer.

 Incluye entre otros:

 Plan de gestión de la calidad
Plan para la dirección  Descripción del ciclo de vida del proyecto
del proyecto  Enfoque de desarrollo

 Políticas y procedimientos, Información histórica y repositorios de

lecciones aprendidas.
OPA

 Cultura y estructura organizacional, Gestión de personal y

Condiciones del mercado.
EEP
 Herramientas y Técnicas

 Considerar la pericia de individuos o grupos con capacitación o

conocimientos especializados en:
 Proyectos similares anteriores
Juicio de Expertos  Información de la industria, disciplina y área de aplicación

 Entre las técnicas que se pueden utilizar tenemos el Análisis de

alternativas. Se evalúan diversas formas de recolección de
requisitos, elaboración del alcance del proyecto y el producto.
Análisis de Datos

 Los participantes en las reuniones para elaborar el Plan de gestión

del alcance pueden incluir al director del proyecto, el patrocinador
del proyecto, determinados miembros del equipo del proyecto,
Reuniones determinados interesados y otras personas según sea necesario.
 Salidas
Los componentes de un Plan de Gestión del Alcance del proyecto incluyen:
 El proceso para elaborar un enunciado del alcance del proyecto.
 El proceso para determinar la creación de la EDT.
 El proceso que establece cómo se aprobará y conservará la línea base del
Plan de alcance.
Gestión del  El proceso que especifica cómo se obtendrá la aceptación formal de los
Alcance entregables del proyecto que se hayan completado.

Los componentes del Plan de Gestión de los Requisitos incluye:

 Cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades
asociadas a los requisitos.
Plan de  Cómo se gestionaran los cambios en relación a los requisitos.
Gestión de los  El proceso para priorizar los requisitos.
Requisitos  La estructura de trazabilidad que refleja los atributos de los requisitos.
5.2 Recopilar Requisitos
  Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las
necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con
los objetivos del proyecto.

 El éxito del proyecto depende directamente de la participación

activa de los interesados en el descubrimiento y la
descomposición de las necesidades en requisitos del proyecto y
Recopilar
del producto.
Requisitos
 Proporciona la base para definir el alcance del producto y el
alcance del proyecto.

Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas cuantificadas y

documentadas del patrocinador, del cliente y otros interesados.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Acta de Plan para la

constitución dirección
del proyecto del Proyecto Juicio de Recopilación Análisis Toma de Representación Habilidades Diagramas Prototipos
Expertos de datos de datos decisiones de datos interpersonales de contextos

Documentos Documentos
del proyecto del negocio Salidas
Acuerdos

Documentación Matriz de
de Requisitos Trazabilidad
OPA EEF
Diagrama de Flujo de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Herramientas y Técnicas

 Se deberá considerar la experiencia o pericia de individuos o grupos

en:
 Análisis de negocios
 Recolección de requisitos
 Análisis de requisitos
Juicio de
 Documentación de requisitos, etc.
expertos

 Entre las técnicas de recopilación de datos a utilizar en este proceso

tenemos:
 Tormenta de ideas
 Entrevistas
 Grupos focales
Recopilación de
 Cuestionarios y encuestas
Datos
 Estudios comparativos
 Herramientas y Técnicas
 Entre la técnicas de análisis de datos tenemos el Análisis de
documentos. Se obtienen requisitos mediante el examen de la
documentación existente.
 Entre los documentos que se pueden revisara tenemos: Planes de
Análisis de negocio, proceso de negocio, registro de incidentes, solicitudes de
Datos propuestas, acuerdos, flujos de procesos en curso.

 Entre las técnicas de toma de decisiones que pueden utilizarse

tenemos:
 Votación
 Unanimidad
 Mayoría
Toma de  Pluralidad
decisiones  Dictadura (autocrática)
 Análisis de decisiones con múltiples criterios. Utiliza una
matriz de decisiones donde se utilizan criterios.
 Herramientas y Técnicas

 Las técnicas de representación de datos que se pueden utilizar son:

 Diagramas de afinidad
Representación  Mapeo mental
de Datos

 Entre las habilidades interpersonales que pueden utilizarse tenemos:

 Técnica de grupo nominal

 Observación / conversación
Habilidades  Facilitación
interpersonales
 Herramientas y Técnicas

 El diagrama de contexto es un ejemplo de un modelo de alcance.

 Los diagramas de contexto representan visualmente el alcance del

producto al mostrar un sistema de negocio, y sus interacciones con
Diagramas de las personas y con otros sistemas.
contextos

 El desarrollo de prototipos es un método para obtener una

retroalimentación rápida en relación con los requisitos, mientras
proporciona un modelo del producto esperado antes de construirlo
en realidad.
 Los prototipos permiten a los interesados experimentar con un
Prototipos modelo del producto final en lugar de limitarse a debatir en forma
abstracta sobre sus requisitos.
Diagrama de contexto

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Salidas
 Los requisitos pueden agruparse en categorías entre las cuales
tenemos:
 Requisitos del negocio
 Requisitos de los interesados
 Requisitos de las soluciones
 Requisitos de transición
Documentación  Requisitos del proyecto
de requisitos  Requisitos de calidad

 La Matriz de trazabilidad de requisitos es una cuadrícula que vincula

los requisitos del producto hasta los entregables que los satisfacen.
 Ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor al negocio, al
vincularlo a los objetivos del negocio y del proyecto.
Matriz de
trazabilidad
5.3 Definir el Alcance
  Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y el
producto.

 Describe los límites del producto, servicio o resultado y los

criterios de aceptación.

Definir el  Selecciona los requisitos definitivos del proyecto, luego desarrolla

Alcance una descripción detallada del proyecto y del producto.

En el caso de proyectos de ciclo de vida iterativo, se desarrollará una visión de alto nivel
para el proyecto global, pero el alcance detallado se determina para cada iteración.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Acta de Plan para la Juicio de Análisis Habilidades Análisis del

Toma de
Constitución dirección del Expertos de datos interpersonales producto
decisiones
del Proyecto Proyecto

Salidas
Actualizar
Documentos
del Proyecto

Enunciado del Documentos

OPA EEF alcance del proyecto del Proyecto
Diagrama de Flujo de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Herramientas y Técnicas

 Se debería considerar la pericia de los individuos o grupos que

tengan conocimientos o experiencia con proyectos similares.
Juicio de
expertos

 Una técnica de análisis de datos es el análisis de alternativas. El

análisis de alternativas se puede utilizar para evaluar formas de
satisfacer las necesidades y los objetivos definidos en el acta
constitución.
Análisis de
datos
 Herramientas y Técnicas

 Una de las herramientas de este tipo es el análisis de decisiones de

múltiples criterios que es una técnica que utiliza una matriz de
decisiones para proporcionar un enfoque analítico sistemático para el
Toma de establecimiento de criterios tales como requisitos, cronograma,
decisiones presupuesto y recursos para refinar el alcance del proyecto y producto.

 Una herramienta de este tipo es la facilitación que se utiliza en talleres

y sesiones de trabajo con los interesados clave quienes tienen una
variedad de expectativas o campos de especialización.

 El objetivo es llegar a un entendimiento inter-funcional y común de los

Habilidades entregables del proyecto y los límites del proyecto y del producto.
interpersonales
 Herramientas y Técnicas

 Se puede utilizar para definir productos y servicios. Las siguientes

son algunas de las técnicas de análisis del producto:

 Desglose del producto

 Análisis de requisitos
 Análisis de sistemas
 Ingeniería de sistemas
Análisis del
 Análisis de valor e
producto
 Ingeniería del valor.
 Salidas
 Documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del
proyecto y el producto.
 Incluye:
 Descripción del alcance del producto
Enunciado del  Entregables
Alcance  Criterios de aceptación
 Exclusiones del proyecto

 Los documentos a actualizarse son:

 Registro de supuestos
 Documentación de requisitos
Actualización a
 Matriz de trazabilidad de requisitos
los Documentos
 Registro de interesados
del proyecto
5.4 Crear la EDT
  Es el proceso de subdividir los entregables del proyecto en
componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

 El beneficio clave de este proceso es que proporciona un marco

de referencia de lo que se debe entregar.

 La EDT es una descomposición jerárquica del alcance total del

Crear la EDT trabajo a realizar por el equipo del proyecto.

 El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los

componentes de la EDT, denominados paquetes de trabajo.

Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar las actividades donde

el trabajo es programado y estimado, seguido y controlado.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Juicio de Descomposición
Expertos
Plan para la Documentos
dirección del del Proyecto
Proyecto
Salidas
Actualizar

OPA EEF
Línea Base Documentos
del Alcance del Proyecto
Diagrama de Flujo de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Herramientas y Técnicas

 Se debería considerar la pericia de los individuos o grupos que

tengan conocimientos o experiencia con proyectos similares.
Juicio de
expertos

 Técnica que divide y subdivide el alcance del proyecto y los

entregables del proyecto en partes más pequeñas y manejables.

 El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel más bajo de la

EDT para el cual se puede estimar y gestionar el costo y duración.

 La EDT representa todo el trabajo necesario para realizar el producto

Descomposición y el proyecto, e incluye el trabajo de dirección del proyecto.
Ejemplo de una EDT desglosada hasta el nivel de Paquetes de Trabajo

Fuente:
PMBOK 6ta edición
Ejemplo de una EDT organizada por Fases

Fuente:
PMBOK 6ta edición
Ejemplo de una EDT basada en los entregables principales

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Salida
 Está conformada por:
1. Enunciado del Alcance

2. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

3. Diccionario de la EDT
 Identificador del código de cuenta
 Descripción del trabajo
Línea Base  Los supuestos y restricciones
del Alcance  La organización responsable
 Los hitos del cronograma
 Actividades asociadas al cronograma
 Recursos necesarios
 Costos asociados
 Requisitos de calidad
 Criterios de aceptación, entre otros.
5.5 Validar el Alcance
  Proceso de formalizar la aceptación de los entregables del
proyecto que se hayan completado.

 La entrada más importante de este proceso son los entregables

verificados que son una salida del proceso Controlar la Calidad.
Validar el
Alcance  Por lo general, el proceso controlar la calidad se lleva a cabo
antes del proceso validar el alcance, aunque pueden
desarrollarse en paralelo.

Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Plan para la Documentos del Inspección Toma de

dirección del Proyecto decisiones
Proyecto

Salidas
Actualizar

Entregables Datos de
verificados desempeño Información de
del trabajo Entregables Solicitudes Documentos
desempeño del del Proyecto
Aceptados de cambio
trabajo
Diagrama de Flujo
de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Herramientas y Técnicas

 Incluye actividades tales como medir, examinar y validar para

determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y
los criterios de aceptación del producto.

 Las inspecciones se denominan también revisiones, revisiones del

Inspección producto y revisiones generales.

 Un ejemplo de toma de decisiones es la votación.

 La votación es utilizada para llegar a una conclusión cuando la

Toma de validación es realizada por el equipo del proyecto y otros interesados.
decisiones
 Salidas
 Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son
formalmente firmados y aprobados por el cliente o el patrocinador.

 La documentación formal recibida del cliente o el patrocinador que

Entregables reconoce la aceptación formal de los entregables es transferida al
aceptados proceso Cerrar el proyecto o fase.

 Incluye información sobre el avance del proyecto, tal como cuáles

entregables han sido aceptados y cuáles no han sido aceptados y las
razones para ello.
Información de  Esta información se documenta (según la gestión de las
desempeño del comunicaciones) y se comunica a los interesados.
trabajo
 Salidas

 Los entregables completados que no han sido aceptados

formalmente se documentan junto con las razones por las cuales no
fueron aceptados.
Solicitudes  Los entregables NO aceptados podrían requerir una solicitud de
de cambio cambio para la reparación de defectos.

 Los documentos que pueden actualizarse incluyen:

 Registro de lecciones aprendidas

Actualizar los  Documentación de requisitos
documentos del  Matriz de trazabilidad de requisitos
proyecto
5.6 Controlar el Alcance
  Proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y
del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance.

 El proceso asegura que todos los cambios solicitados se procesen a

través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
Controlar el
Alcance  Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio para todo
proyecto contar con algún tipo de proceso de control de cambios.

La expansión incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y
recursos se denomina corrupción o deslizamiento del alcance.
 Entradas Herramientas y Técnicas

Plan para la Documentos del Análisis de datos

dirección del Proyecto
Proyecto

Salidas
Actualizar Actualizar

Datos de
desempeño OPA Información de Plan para la
del trabajo Solicitudes Documentos
desempeño dirección del
de cambio del Proyecto
del trabajo Proyecto
Diagrama de Flujo
de Datos

Fuente:
PMBOK 6ta edición
 Herramientas y Técnicas

 Las técnicas de análisis de datos que se pueden utilizar son:

 Análisis de variación
 Análisis de tendencias

Análisis de  El aspecto importante del control del alcance consiste en

Datos determinar la causa y el grado de la desviación con relación a la
línea base del alcance.
 Salidas
Actualizar Actualizar

Información de
Solicitudes Plan para la Documentos
desempeño
de cambio dirección del del Proyecto
del trabajo
Proyecto

Entre los documentos

Incluye correlaciones y
Una solicitud de cambio Entre los cambios que se que pueden actualizarse
contexto sobre el
de la Línea base del pueden dar: en el Plan tenemos: registro de
desempeño del alcance
alcance se puede dar de gestión del alcance, lecciones aprendidas,
del proyecto y del
como producto del Líneas bases, Línea documentación de
producto en
análisis del desempeño base para la medición requisitos, matriz de
comparación con la línea
del proyecto. del desempeño. trazabilidad de
base del alcance.
requisitos.