La burocracia y los diferentes modelos de autoridad

Yahaira Vázquez Martínez

Departamento de Administración de Empresas, NUC University

HURE-6010: Diseño Organizacional

Dra. Diana Vidot

18 de julio de 2021
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Tarea 1.2

Max Weber fue el primer teorizante en utilizar el concepto burocracia para describir

ciertas características de las empresas (Mahmood, Basharat y Bashir, 2012). Este concepto se

desarrollaría como parte de la teoría de la burocracia que se ha utilizado en campo de la

administración de los recursos humanos para describir la manera en que una empresa puede

ser estructurada para hacerla más eficiente (Sarker y Azam, 2013). La teoría de la burocracia

describe un tipo de estructura organizacional mejor que las estructuras tradicionales donde

las tareas se encuentran claramente definidas con el fin de que el trabajo sea completado

como se espera (Mulder, 2017). A través del tiempo el concepto burocracia se ha aplicado a

otras estructuras, normas, procesos, jerarquías y relaciones entre los empleados continuando

su enfoque en el cumplimiento del trabajo (Sarker y Azam, 2013).

En este ensayo se describirán los elementos más importantes de la teoría de la

burocracia, especialmente en relación con los recursos humanos. Se comenzará la discusión

con la definición del concepto burocracia y cuáles son los principios en que se basa. Luego

se describirá en qué consiste la teoría de la burocracia, sus ventajas y desventajas. Como

tercer tema a discutir se encuentra la descripción de la relación que existe entre la burocracia

y la administración de los recursos humanos, incluyendo una descripción de los diferentes

modelos de autoridad y su relación con la burocracia. Al final se incluirá una conclusión que

resume los temas más relevantes discutidos como parte de este ensayo.

El concepto burocracia ha sido utilizado para referirse un tipo de estructura

organizacional caracterizada por el uso de normas, procesos estandarizados, requisitos,

división del trabajo en responsabilidades definidas, niveles de jerarquía y el manejo de las

relaciones impersonales entre los empleados (Mahmood, Basharat y Bashir, 2012). En 1947
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Weber desarrolló la teoría de la burocracia donde recogió una serie de principios aplicables a

la estructura organizacional, comportamiento y complejidad de las empresas de gran tamaño

que requerían de muchos empleados para operar (Mulder, 2017). La burocracia se extendió al

campo de los recursos humanos, especialmente en las actividades de selección y promoción

de los empleados para que estas decisiones se tomaran fundamentadas en las cualificaciones

del empleado (Mahmood, Basharat y Bashir, 2012). Igualmente, bajo la teoría de la

burocracia se identificaron tres tipos de modelos en que puede ejercerse la autoridad en una

empresa mediante el uso del modelo tradicional, carismático o racional (Mahmood, Basharat

y Bashir, 2012).

Los principios de la burocracia aplicados en las empresas le permiten funcionar como

un sistema en el que las tareas de las distintas áreas van a trabajar en conjunto una con otras

con el objetivo de lograr la mayor eficiencia y desempeño. Entre los principios en los que se

fundamenta la burocracia se encuentran la división del trabajo, clara definición de la

autoridad, reglas de funcionamiento estandarizadas para promover la eficiencia y fomento de

las relaciones impersonales para el cumplimiento del trabajo (Mahmood, Basharat y Bashir,

2012). La división del trabajo es unos de los principios más importantes de la burocracia.

Este principio describe cómo las empresas deben dividir el trabajo en tareas dependiendo de

las competencias y especialización funcional en que se divide la empresa (Mulder, 2017).

Como parte de la división del trabajo es muy importante orientar al empleado sobre las

responsabilidades y expectativas de su trabajo. Lo relativo a la especialización del trabajo es

también muy importante para las empresas porque es de esta manera que se asegura que el

empleado posee las competencias para el nivel de especialización requerido. La mayor

ventaja de este principio es que la empresa se asegura de que el trabajo va a completarse

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como es esperado porque la persona encargada posee las competencias para esas funciones.

Sin embargo, su mayor desventaja es que al especializarse el trabajo los empleados

solamente se encargarán de las tareas delegadas, limitando su campo de acción cuanto se

necesita que realicen otras tareas más allá de las delegadas. En cierto sentido esto puede

crear cierta ineficiencia cuando no está disponible la persona encargada y no se contempló

cómo se realizarán las tareas en casos como este. Esto último imposibilita que la empresa

funcione como un sistema porque no se va a completar las labores en dónde no está

disponible el empleado que está asignado a ellas.

El principio de la clara definición de la autoridad está relacionado con los niveles

jerárquicos que delimitan las funciones considerando la posición que ocupa el empleado

dentro de la estructura jerárquica (Sarker y Azam, 2013). La jerarquía se puede definir como

el grado de control y autoridad que ejerce un empleado. Esta actividad debe incluirse en la

descripción de puestos. Igualmente, la jerarquía también se relaciona con el nivel de

autoridad, ya que mientras más alta es la posición del empleado dentro de la jerarquía, mayor

va a ser su autoridad (Mulder, 2017). Esto no debe confundirse con el grado de discreción

que tiene el empleado para ejercer sus funciones, las tareas asignadas y el grado de control

que puede ejercer. Esto se debe a que generalmente los niveles gerenciales son los que

poseen la autoridad para la toma de decisiones, monitorear el desempeño y controlar los

recursos humanos (Mahmood, Basharat y Bashir, 2012). La mayor ventaja del nivel de

jerarquía es que determina el nivel de autoridad, las responsabilidades gerenciales delegadas

y cuáles son las líneas de comunicación a seguir. En cambio, la mayor desventaja de

establecer jerarquías definidas según la teoría de la burocracia es pueden existir tantos

niveles que pasar que la delegación del trabajo, flujo de la información y comunicación, así
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como la toma de decisiones puede ser más lento e ineficiente. Esto se debe a que tener que

pasar por cada nivel de jerarquía va a requerir de una serie de acuerdos en cada nivel antes de

que se complete una tarea, se implemente una decisión o fluya la información.

Relacionado con el tema anterior, es pertinente definir los distintos niveles de

autoridad, en especialmente los aplicables a la burocracia. Según Weber los tipos de

autoridad aplicables a la burocracia son tres: tradicional, carismático y racional (Mahmood,

Basharat y Bashir, 2012). La autoridad tradicional es aquella que se fundamenta en un

liderazgo que puede ejercer la autoridad en ciertos contextos específicos. Este tipo de

autoridad tiene que estar legitimado o aceptado por los que están en la posición de

subordinación (Zink, s.f.). La autoridad tradicional usualmente se transfiere de una persona

con poder a otra que le sucede con ese mismo nivel de autoridad. La autoridad carismática es

distinguible de la anterior porque se fundamenta en el carácter que muestra el líder. En la

autoridad carismática el líder se hace cargo de la autoridad para guiar a los demás hacia el

objetivo. Los líderes que ejercen la autoridad carismática son aclamados por sus seguidores,

quienes a su vez legitiman su autoridad (Zink, s.f.). La autoridad carismática es ventajosa en

momentos de crisis o de cambio para que haya un liderazgo que logre el objetivo con la

menor resistencia. La desventaja de este tipo de autoridad es que los seguidores pueden

confundir el carisma del líder con falta de control y se cree un poco de caos. Por último, la

autoridad racional es la que se fundamenta en el seguimiento de reglas y jerarquías formales

que son las que permiten ejercer la autoridad a los que están en posiciones de jerarquía (Zink,

s.f.). Este es el tipo de autoridad que más se utiliza en los sistemas burocráticos porque tiene

la ventaja de mantener estructuras impersonales, delimitadas y formales, pero tiene la

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desventaja de que requiere que los que ejercen la autoridad demuestren su capacidad de

actuar con racionalidad.

Cuando se habla del principio de las reglas y procedimientos estandarizados se

entiende que las empresas van a adoptar reglas y procedimientos que guíen a los empleados

al realizar su trabajo (Mulder, 2017). Las reglas y procedimientos imponen uniformidad a las

actividades, lo que promueve una mayor eficiencia al utilizarse los recursos como es debido.

Las reglas y procedimientos usualmente están contenidos en documentos oficiales que

generalmente se entregan a los empleados al momento de ser contratados (Mahmood,

Basharat y Bashir, 2012). Aunque estas reglas y procedimientos proveen estandarización,

deben ser evaluados continuamente para asegurar que siguen ayudando a alcanzar los

objetivos. Por otro lado, las reglas y procedimientos no deben ser tan rígidos, sino que deben

tener un grado de flexibilidad para que la empresa pueda enfrentar los cambios interno o

externos rápidamente. La mayor desventaja que posee este principio es que dentro de una

burocracia si se establecen demasiadas normas, requisitos y procesos se puede afectar la

eficiencia porque hay muchas consideraciones que seguir al llevar a cabo las actividades.

Otra desventaja de la estandarización de reglas y procedimientos es que puede reducir la

innovación y creatividad de los empleados cuando existe mucha rigidez en la manera en que

se hacen las cosas, especialmente si no hay cierta discreción al llevar a cabo las actividades.

El último principio de la teoría de la burocracia es fomentar las relaciones

impersonales para que las tareas puedan realizarse de forma coordinada y eficiente. La

teoría de la burocracia fomenta las relaciones impersonales porque se piensa que los

empleados solamente deben relacionarse con el fin de cumplimiento de sus tareas

(Mahmood, Basharat y Bashir, 2012). Esto se va a llevar a cabo con la regulación de las
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relaciones, procesos delimitados y el ejercicio de la autoridad. Una de las mayores

desventajas de este principio es que es muy difícil mantener a las personas distanciadas y

controlar sus emociones. No obstante, bajo esta teoría se entiende que las relaciones en el

carácter personal interfieran con las actividades de la empresa que deben ser objetivas como

la selección de empleados, cumplimiento de las funciones y toma de decisiones. Es por eso

que bajo esta teoría el modelo racional de autoridad es tan utilizado porque promueve que las

decisiones se tomen con racionalidad y no considerando otras motivaciones. Otro problema

que se ha detectado con este principio es que cohíbe la participación del empleado y las

relaciones interpersonales a todos los niveles, los cuales son necesarios para lograr la lealtad,

compromiso y motivación de los empleados (Zeiger, 2018).

De la anterior discusión se puede identificar una relación entre la burocracia y la

administración de los recursos humanos. El primer punto que se discutió sobre la división del

trabajo es muy importante en las empresas de hoy porque los empleados son asignados a

funciones específicas que complementan a otras dentro de un gran sistema. Todos los

empleados tienen el deber de completar sus tareas eficientemente para que el sistema pueda

funcionar de forma coordinada y eficiente. Segundo, la división del trabajo permite asegurar

que los empleados cuentan con las capacidades para desempeñar sus funciones

eficientemente. En este sentido, la teoría de la burocracia aplica a la división del trabajo que

se hace mediante la asignación de puestos y el contenido de las descripciones de puesto. La

división del trabajo impone un limite a las funciones que realiza el empleado manteniéndolo

dentro de un nivel de acción que permite la especialización del trabajo y lograr una mayor

eficiencia.
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El principio de la clara definición de los niveles de autoridad aplica al campo de los

recursos humanos porque los empleados deben conocer quién es la autoridad que los dirige.

La autoridad no se refiere a dar directrices solamente, sino que conlleva que los empleados

reconozcan la autoridad de su superior y actúen de acuerdo a sus órdenes. El objetivo de

establecer líneas de autoridad definidas dentro de una empresa es evitar el caos que puede

ocurrir si todos quieren tener la autoridad, pero nadie quiere realizar el trabajo. Cuando se

establecen líneas de autoridad también se ejerce un mejor control y dirección porque se van a

tomar en cuenta las metas y expectativas de la empresa al momento de dirigir a los

empleados. Esto se debe a que la autoridad establece límites a la discreción y se ejerce un

mejor control de los recursos humanos.

Por último, el principio del establecimiento de las reglas y procesos estandarizados se

relaciona con los recursos humanos cuando ofrece a los empleados una guía para llevar a

cabo sus actuaciones y mantener un control de las operaciones. Ambos elementos son

necesarios en una empresa para lograr la eficiencia porque definen el comportamiento que

deben demostrar los empleados, cuáles son los límites de sus actividades y cómo deben

llevarlas a cabo. Las reglas establecen guías y límites, mientras los procesos le dejan saber

cómo van a realizar sus tareas. Los procesos convierten la operación de una empresa en un

sistema donde las funciones de los empleados se complementan para lograr los objetivos de

ésta. Bajo la teoría de la burocracia también se incluye el principio de las relaciones

impersonales para que la interacción de los empleados se limite a sus tareas. Bajo este

principio se establece que las decisiones deben ser tomadas racionalmente sin que

intervengan los sentimientos o emociones. Este principio no parece ser muy adecuado en el

campo de los recursos humanos actualmente porque ahora se fomentan las relaciones
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interpersonales dentro de la empresa para motivar a los empleados a tener un mejor

rendimiento y lealtad hacia la empresa.

En conclusión, la teoría de la burocracia puede ser de aplicación por las empresas en

el diseño de su estructura y funcionamiento. Esta teoría ofrece unos principios que se han

relacionado con una organización eficiente de las empresas en los asuntos relacionados con

sus funciones, líneas de autoridad y el establecimiento de reglas y procesos estandarizados.

Una de las mayores ventajas que ofrece una estructura burocrática es que las tareas están

divididas fomentando que el trabajo se realice por las personas que tienen la capacidad para

ello. Sin embargo, esta teoría también tiene sus desventajas, ya que promueve el

mantenimiento de relaciones impersonales entre los empleados enfocados solamente en el

cumplimiento de sus tareas y no establecer relaciones personales que fomentan la motivación

y buen desempeño. A pesar de sus desventajas, la teoría de la burocracia está estrechamente

relacionada con el campo de los recursos humanos porque sus principios pueden aplicarse en

las actividades de administración desde la selección de los empleados, hasta la definición de

los roles y distribución del trabajo dentro de la empresa.

En segundo lugar, la autoridad según definida por la teoría de la burocracia se

relaciona con la línea de manto que se establece en función de la posición que ocupa la

persona. La autoridad bajo la teoría de la burocracia puede ser ejercida dentro de tres

modelos: tradicional, carismática y racional. Estos modelos de autoridad tienen sus propias

características y aplican situaciones específicas. La autoridad también está relaciona con los

recursos humanos porque es a través de su ejercicio que se dirige la empresa, se distribuyen

las tareas, se toman decisiones y se implementan los planes que van a propiciar el logro de
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los objetivos. Una empresa eficiente depende de la autoridad que se ejerza para que cada

componente de la empresa se direcciones por el camino que la llevará al éxito.

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Referencias

Kukreja, S. (2021). Bureaucratic theory of Max Weber.

https://www.managementstudyhq.com/max-webers-bureaucratic-management-

theory.html

Mahmood, Z., Basharat, M. y Bashir, Z. (2012). Review of classical management theories.

International Journal of Social Sciences and Education, 2(1), 512-522.

Sarker, S. I. y Azam, M. R. (2013). Classical and neoclassical approaches of management:

An overview. IOSR Journal of Business and Management, 14(6), 1-5.

Zink, J. (s.f.). Scientific management: bureaucracy and the emergence of the modern

organization. https://granite.pressbooks.pub/organizationalcommunication/