Anexo A Especificaciones HSE para Contratistas y Proveedores Rev 01

ANEXO A.
OBLIGACIONES HSE DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR

1. OBJETIVO
Presentar los requisitos mínimos que deben cumplir todo CONTRATISTA y proveedor en
materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente cuya intención sea prestar
servicios o suministrar productos a la organización, entendiéndose esta como Consultoría
Colombiana, sus empresas afines y los consorcios. Este documento hace parte integral del
contrato y no implica el reemplazo de las obligaciones de ley que apliquen.
2. ALCANCE
Aplica a todos los CONTRATISTAS y proveedores de la organización, y a los trabajadores

de estos o SUBCONTRATISTAS.
3. ASPECTOS NORMATIVOS GENERALES
Ley 9 de 1979 El empleador debe responsabilizarse de un programa permanente de medicina,

higiene y seguridad en el trabajo destinado a proteger y mantener la salud de los
trabajadores de conformidad con la Ley.
Resolución Todos los empleadores públicos, oficiales, privados, contratistas y
1016 de 1989 subcontratistas, están obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un
programa de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la presente
Resolución.
Ley 100 de Obligación en la afiliación y cotización a pensión, salud y riesgos laborales de
1993 todo trabajador.
Decreto 1295 Obligaciones del Empleador: Pago de la totalidad de la cotización de seguridad
de 1994 social de los trabajadores a su servicio.
Obligación del empleador: Notificar a la entidad administradora de riesgos
laborales a la que se encuentre afiliado, los accidentes laborales y las
enfermedades laborales.
Decreto 1703 Cotizaciones en contratación no laboral. En los contratos en donde esté
de 2002 involucrada la ejecución de un servicio por una persona natural a favor de una
persona natural o jurídica de derecho público o privado, tales como contratos de
obra, de arrendamientos de servicio, de prestación de servicio, consultoría,
asesoría y cuya duración sea superior a tres (3) meses, la parte contratante deberá
verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social
en Salud.
Decreto 510 de Las personas naturales que prestan servicios al estado o a empresas del sector
2003 privado bajo la modalidad de contrato de prestación de servicio o cualquier otra
modalidad de servicios deberán estar afiliados al sistema general de pensiones.
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Anexo A. Obligaciones de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente del Contratista y Proveedor Rev. 01
Decreto 2800 La afiliación de los trabajadores independientes a ARL se hará a través del
de 2003 contratante, en las mismas condiciones y términos establecidos en el Decreto-ley
1295 de 1994.
Decreto 1393 La celebración y cumplimiento de las obligaciones derivadas de contratos de
de 2010 prestación de servicios estará condicionada a la verificación por parte del
contratante de la afiliación y pago de los aportes al sistema de protección social,
conforme a la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los
artículos 18 y 204 de la Ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de
salario de las trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total
de la remuneración. Los empleadores deberán informar a los empleados sobre los
aportes pagados a la protección social o garantizar que estos puedan consultar
que tales sumas hayan sido efectivamente abonadas. Las cotizaciones al Sistema
General de Seguridad Social en Salud deben hacerse sobre la misma base de las
cotizaciones efectuadas al Sistema de Riesgos Profesionales y de las realizadas al
Sistema General de Pensiones. Para afiliar a un trabajador, contratista o a
cualquier persona obligada a cotizar al Sistema de Riesgos Laborales debe
demostrarse que se encuentra cotizando a los Sistemas Generales de Seguridad
Social en Salud y de Pensiones.
Ley 1562 de Son afiliados al Sistema General de Riesgos Laborales en forma obligatoria:
2012 - Los trabajadores dependientes nacionales o extranjeros, vinculados mediante
contrato de trabajo escrito o verbal y los servidores públicos; las personas
vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con
entidades o instituciones públicas o privadas, tales como contratos civiles,
comerciales o administrativos, con una duración superior a un mes y con
precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha
prestación.
- Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el
Ministerio de Trabajo como de alto riesgo. El pago de esta afiliación será por
cuenta del contratante.
Decreto 723 de Se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las
2013 personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con
entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes
que laboren en actividades de alto riesgo y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1072 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Requisito 2.2.4.6).
de 2015
Circular Practicar los exámenes médicos laborales de ingreso, periódicos y de retiro, los
Unificada de cuales son a cargo y por cuenta del empleador.
2004
SEGURIDAD VIAL
Ley 769 de Todo vehículo debe garantizar el perfecto funcionamiento de frenos, del sistema
2002 de dirección, suspensión, señales visuales, audibles permitidas y sistema de
escape de gases; igual demostrar estado adecuado de llantas, vidrios de
seguridad, espejos y cumplir con las normas de emisión de gases que establezcan
las autoridades ambientales.
Ley 379 de La licencia de conducción habilitará a su titular para conducir vehículos
2010 automotores de acuerdo con las categorías que para cada modalidad establezca la
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reglamentación que para el caso adopte el Ministerio de Transporte, estipulando
claramente si se trata de un conductor de servicio público o particular.
Decreto 19 de - Las licencias de conducción para vehículos de servicio particular tendrán una
2012 vigencia de diez (10) años para conductores menores de sesenta (60) años, cinco
(5) años para personas entre sesenta (60) y ochenta (80) años, y un (1) año para
mayores de ochenta (80) años.
- Las licencias de conducción para vehículos de servicio público tendrán una
vigencia de tres (3) años para conductores menores de sesenta (60) años y un (1)
año para mayores de sesenta (60) años.
- La revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes se realizará en
centros de diagnóstico automotor, legalmente constituidos, que posean las
condiciones que determinen los reglamentos emitidos por el Ministerio de
Transporte y el Ministerio de Ambiente, en lo de sus competencias. El Ministerio
de Transporte habilitará dichos centros, según la reglamentación que para tal
efecto expida.
Resolución 378 El mantenimiento preventivo se realizará a cada vehículo en los periodos
de 2013 determinados por la empresa, para lo cual se garantizará como mínimo el
mantenimiento cada dos (2) meses, llevando una ficha de mantenimiento donde
consignará el registro de las intervenciones y reparaciones realizadas, indicando
día, mes y año, centro especializado e ingeniero mecánico que lo realizó y el
detalle de las actividades adelantadas durante la labor.
Resolución Por la cual se expide la Guía metodológica para la elaboración del Plan
1565 de 2014 Estratégico de Seguridad Vial.
Decreto 1079 Decreto Único Reglamentario Sector Transporte.

de 2015
4. DEFINICIONES
Contratista: Persona natural o jurídica que presta servicios relacionados con el objeto
contractual de la organización de conformidad con especificaciones, plazos y condiciones
convenidos.
Proveedor: Una persona u organización que suministra productos y/o servicios a la

organización de conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidos.
Proveedor de Adquisiciones (Suministros): Es considerado un proveedor de suministros

aquella persona u organización que suministra productos y/o elementos a la organización de
conformidad con las especificaciones, plazos y condiciones convenidas. Ejemplo proveedor
de papelería, insumos, dotación, muebles, etc.
Proveedor de Mantenimiento: Es toda persona natural o jurídica que se contrata para

conseguir que las instalaciones, equipos de emergencia, redes eléctricas y equipos críticos
se conserven en condiciones óptimas de funcionamiento, previniendo las posibles averías,
fallos, incendios, cortocircuitos y accidentes en las instalaciones donde opere Consultoría
Colombiana o sus consorcios; consiguiendo así que el trabajo se realice con los niveles de
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calidad y seguridad.
Contratista de Estudios: Actividad o conjunto de actividades realizadas por persona

natural o jurídica especialista, las cuales sirven con insumo para el desarrollo de cualquier
tema de tipo técnico.
Contratista de Asesorías: Persona natural o jurídica experta en el desarrollo de un tema

técnico.
Accidente de Trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional
o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del
lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo aquel que se produzca durante el traslado de

los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa,
cuando el transporte lo suministre el empleador.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de

actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de
empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.
Enfermedad Laboral: Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo

inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a
trabajar.
Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas

con trabajo, bajo el control de la Organización.
Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluyendo el aire, el agua, el
suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que pueden interactuar con el medio ambiente.
Impacto ambiental: Es cualquier cambio en el medio ambiente, que sea adverso o

benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de la
Firma.
Condición de emergencia: Estado de alteración parcial o total de actividades de una

empresa, ocasionado por la ocurrencia de un evento que genera peligro inminente y cuyo
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control supera la capacidad de respuesta de las personas y de la Firma.
5. CONDICIONES GENERALES
Es responsabilidad de la empresa CONTRATANTE comunicar a los CONTRATISTAS y

PROVEEDORES el presente documento y los requisitos aquí establecidos y de estos
últimos es responsabilidad cumplir con las disposiciones en materia de seguridad, salud en
el trabajo y medio ambiente que se requieran por el desarrollo de las actividades
contratadas.
6. OBLIGACIONES GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
• Proveer un ambiente de trabajo saludable y seguro, que proteja al personal de cualquier

peligro asociado con la prestación del servicio para la cual ha sido contratado. Hacen parte
del ambiente de trabajo todas las instalaciones, equipos, herramientas y demás elementos
utilizados por el CONTRATISTA , así como prácticas de trabajo.
• El CONTRATISTA deberá demostrar compromiso con el cumplimiento de la

legislación vigente sobre seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente, así como las
disposiciones administrativas, reglamentarias, instrucciones escritas o verbales que sobre la
materia imparta el representante autorizado por la organización durante la ejecución de la
obra o servicio.
7. REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES
Estos requisitos aplican y deben verificarse durante cada una de las etapas definidas en el
proceso de adquisiciones. Se han clasificado los CONTRATISTA y PROVEEDORES por
tipo de servicio prestado:
- Proveedor de adquisiciones (suministros).

- Proveedor de transporte.
- Proveedor de mantenimiento.
- Contratista de estudios.
- Contratista de asesorías.
7.1 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE ADQUISICIONES

(SUMINISTROS)
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

adquisiciones (suministros) durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación
del servicio sea este persona natural o persona jurídica.
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PERSONA NATURAL
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
PRESENTAR EL
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Administración o Coord.
Registro de proveedores completamente diligenciado. X
Administrativo según aplique
Registro Único Tributario (RUT). X
Fotocopia de la cedula. X
Certificación bancaria X
Experiencia (Hoja de Vida) X
Administración, Coord.
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ X Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Administrativo o Coord.
HSE según aplique
Planilla de pago de seguridad social X X Administrativo o Coord.
HSE según aplique
6
PERSONA JURIDICA
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
PRESENTAR EL
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Registro de proveedores completamente diligenciado X
HSE según aplique
Registro Único Tributario (RUT) X
Fotocopia de la cedula del representante legal X
Administrativo según aplique.
Brochure de la empresa X
Registro de cámara y comercio X
Certificación de contador publico validando el pago de
aportes a seguridad social de la empresa contratista. Se
X X Administrativo o Coord.
puede presentar en su defecto certificación de EPS y
HSE según aplique
ARL de afiliación vigente (No mayor a 30 dias)
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el
X Coordinador HSE
trabajo
Plan anual de trabajo HSE X Coordinador HSE
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Administrativo o Coord.
HSE según aplique
7.2 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE TRANSPORTE
Los servicios de transporte de personal deben contratarse con empresas de transporte

legalmente constituidas. Para los casos excepcionales debe contarse con la aprobación del
Gerente de Proyecto.
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplir en la prestación de servicios

de transporte, tanto la persona jurídica (empresa de transporte), como el conductor y el
vehículo que prestaría dicho servicio, para las diferentes fases de inscripción, antes y
durante la prestación del servicio.
7
En el siguiente cuadro se presentan los requisitos para el proceso de inscripción del
proveedor, antes de la prestación del servicio y durante la prestación del servicio si es
persona natural o si es persona jurídica.
PERSONA JURIDICA
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
PRESENTAR EL
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Resolución del Ministerio de Transporte donde se autoriza la operación como Administración o Coord.
X
empresa de transporte especial Administrativo según aplique
HSE según aplique
Programa de mantenimiento preventivo de vehículos X Coordinador HSE
Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo X Coordinador HSE
8
DOCUMENTOS DEL VEHÍCULO
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
PRESENTAR EL
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
SOAT Administración o Coord.
X X
Licencia de tránsito X X
Revisión tecnico mecánica sin observaciones X X
Póliza de responsabilidad civil contractual que deberá cubrir al menos, los
siguientes riesgos:
a) Muerte
b) Incapacidad permanente. Administración o Coord.
X X
c) Incapacidad temporal. Administrativo según aplique
d)Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios.
El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60
S.M.M.L.V. por persona.
Póliza de responsabilidad civil extracontractual que deberá cubrir al menos los
siguientes riesgos:
a) Muerte o lesiones a una persona.
b) Daños a bienes de terceros. X X
c) Muerte o lesiones a dos o más personas.
El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60
S.M.M.L.V. por persona.
Revisión técnico mecánica preventiva cada dos (2) meses X X
Registros de mantenimiento realizados al (los) vehículo (s) contratado (s) X X
Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el vehículo se deben presentar los documentos para el nuevo vehículo.
DOCUMENTOS DEL CONDUCTOR

DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
PRESENTAR EL
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
INSCRIPCIÓN
DOCUMENTO
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Planilla de pago de seguridad social X X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Cédula de ciudadanía X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Licencia de conducción X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Certificación vigente de ¨Curso de Manejo Defensivo¨ X X Coordinador HSE
Nota: Si durante la prestación del servicio se cambia el conductor se deben presentar los documentos para el nuevo conductor.
9
7.3 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE MANTENIMIENTO
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

mantenimiento durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio
sea esta persona natural o persona jurídica.
PERSONA NATURAL
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Fotocopia de la cedula X
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Administrativo o Coord. HSE
según aplique
Planilla de pago de seguridad social X X Coordinador HSE
Para el desarrollo de actividades de alto riesgo presentar constancia de
clasificación del nivel de riesgo de la empresa o del trabajador que realizara X X Coordinador HSE
la actividad (certificación de la ARL, de acuerdo a normatividad vigente)
Matriz de peligros de la actividad contratada (debe presentarse o se
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE
HSEQ del Contratante)
Inducción HSE a la persona que desarrolla la actividad (es realizada por el
X Coordinador HSE
Departamento de HSEQ)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X X Coordinador HSE
Certificación de competencias para trabajadores que ejecutan tareas de alto
riesgo, expedidas por instituciones avaladas a nivel nacional o internacional de X X Coordinador HSE
conformidad con la legislación colombiana.
Nota: Se entiende como actividades de alto riesgo:
- Alturas: Cualquier actividad que durante su desarrollo implique labores por encima de 1.5 mts.
- Espacios Confinados: Ambiente de trabajo que tiene espacios limitados para entrar y salir, entendiéndose como limitados aquellos que no
permiten una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes, por ejemplo, alcantarillas, espacios cuyo ingreso o
egreso sea a través de una escalera, silleta o arnés con sistema de elevación.
- Trabajos con electricidad y/o equipos energizados.
10
PERSONA JURIDICA
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
Evaluación inicial de proveedores en HSEQ X
Evaluación de seguimiento en HSEQ X Coordinador HSE
Certificación de contador público validando el pago de aportes de seguridad
X Administrativo o Coord. HSE
social de la empresa contratista.
según aplique
según aplique
X Coordinador HSE
Departamento de HSEQ)
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de X Coordinador HSE
HSEQ del Contratante)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas X X Coordinador HSE
7.4 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ESTUDIOS
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

de estudios durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea
esta persona natural o persona jurídica.
11
PERSONA NATURAL
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
según aplique
según aplique
elaborara en conjunto con el profesional designado del Departamento de
X Coordinador HSE
HSEQ del Contratante en los casos en que el desarrollo del contrato implique
la realización de acitividades en campo o en las instalaciones de la firma)
Departamento de HSEQ y se realizara cuando las actividades objeto del X Coordinador HSE
contrato impliquen salidas a campo o trabajo en las instalaciones de la firma)
Registros de entrega y porte de dotación y EPP para las labores contratadas
X X
(cuando sean necesarios para el desarrollo de la actividad contratada) Coordinador HSE
12
PERSONA JURIDICA
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
según aplique
según aplique
X Coordinador HSE
X X
7.5 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ASESORÍAS
A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA
13
de asesorías durante las etapas de inscripción, antes y durante la prestación del servicio sea
esta persona natural o persona jurídica.
PERSONA NATURAL
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
según aplique
según aplique
X Coordinador HSE
X X
14
PERSONA JURIDICA
PRESENTAR EL
INSCRIPCIÓN
DEL SERVICIO
DEL SERVICIO
DOCUMENTO
ANTES DE LA
DURANTE LA
PRESTACIÓN
PRESTACIÓN
PARA LA
SOPORTE
REQUISITO
A QUIEN
según aplique
según aplique
X Coordinador HSE
X X
8. REQUISITOS LEGALES
Todas las actuaciones del CONTRATISTA en materia de seguridad, salud en el trabajo y
15
medio ambiente, deben regirse por los requisitos de ley establecidos en la legislación
colombiana actual y la que entre en vigencia durante la ejecución del contrato. De igual
manera, las mencionadas actuaciones, deben orientarse al cumplimiento de las políticas,
estándares y condiciones contractuales establecidas por el CONTRATANTE.
9. CONDICIONES PARA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL

CONTRATO
9.1 INDUCCIÓN HSE DEL CONTRATISTA
Previo al inicio de las actividades del contrato, se debe realizar una reunión con el
Departamento de HSEQ del CONTRATANTE, en esta reunión participan:
- El responsable HSE del CONTRATISTA o PROVEEDOR, según sea el caso.

- El coordinador técnico de la actividad por parte del CONTRATANTE.
- El coordinador HSE designado para el proyecto por parte del CONTRATANTE.
- El coordinador administrativo por parte del CONTRATANTE.
Para el caso de CONTRATISTAS o PROVEEDORES del área administrativa la reunión

debe concertarse con el Jefe del Departamento de HSEQ de la organización.
La reunión tiene por objeto dar a conocer por parte del CONTRATANTE las obligaciones
que en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente (HSE) deben ser
consideradas para el desarrollo del contrato.
10. ESPECIFICACIONES PARA LA ETAPA DE EJECUCIÓN
10.1 ACCIDENTES Y CASI ACCIDENTES
Durante la ejecución de contrato el CONTRATISTA debe reportar al CONTRATANTE los

accidentes y casi accidentes en un plazo no mayor de 24 horas después de ocurrido el
evento, este reporte se debe hacer al Coordinador HSE de la Firma responsable del
proyecto y/o al Departamento de HSEQ según corresponda.
El CONTRATISTA debe investigar lo sucedido y presentar el informe al

CONTRATANTE en un plazo no mayor a 7 días hábiles si el evento no es grave; cuando el
evento sea considerado como grave o tenga consecuencias mortales en la persona afectada
los plazos no pueden ser mayor a 15 días hábiles desde el momento de ocurrido el evento.
10.2 PERMISOS DE TRABAJO
Para el desarrollo de actividades que involucren riesgos clasificados como ¨Críticos¨, es

necesario que se tramite antes del desarrollo de la actividad un ¨Permiso de Trabajo¨ el cual
tendrá validez únicamente con la firma del funcionario del CONTRATANTE responsable
de la supervisión de la actividad.
16
10.3 AUDITORIAS EN HSE
El CONTRATANTE en el momento que lo considere podrá realizar auditorías al

CONTRATISTA para verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales
en materia de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente derivadas de las actividades
propias del contrato.
11. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y

MEDIO AMBIENTE
11.1 DEL CONTRATANTE CON EL CONTRATISTA
- Impartir el Curso de Inducción en HSE al personal de la empresa CONTRATISTA

que desarrollara las actividades propias del contrato en el momento en que el
CONTRATISTA o PROVEEDOR sea requerido.
- Entregar de manera formal los programas, procedimientos, instructivos o formatos
HSE que sean considerados y aplicables a los servicios y/o productos brindados por
el CONTRATISTA y que serán de obligatorio cumplimiento por parte de este y de
su personal.
- Realizar inspecciones, y auditorías de HSE, en las cuales se verificará el
cumplimiento de los requisitos en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
contenidos en el presente documento según lo considere pertinente el
CONTRATANTE.
- La comunicación del ¨Anexo A. Obligaciones en Seguridad, Salud en el Trabajo y
Medio Ambiente del Contratista y Proveedor¨, se realiza durante el proceso de
selección y evaluación inicial establecida por el CONTRATANTE y deberá ser
realizado por el responsable del proceso de contratación.
11.2 DEL CONTRATISTA CON EL CONTRATANTE
- El CONTRATISTA mensualmente debe reportar al CONTRATANTE los

siguientes datos básicos durante el tiempo de ejecución de la labor contratada:
• Total Horas Hombre Trabajadas.

• No. de casos de fatalidades por Accidente Laboral (AL).
• No. casos de Accidente Laboral (AL) con tiempo perdido.
• No. de casos reportados por Accidente Laboral (AL) (no incluye casos con
tiempo perdido ni fatalidades).
• Total de días cargados y perdidos por Accidente Laboral (AL).
• No. de casos reportados por Casi – Accidente.
• No. Fatalidades por Enfermedad Laboral (EL).
• No. casos de Enfermedad Laboral (EL) con tiempo perdido.
• No. de casos reportados por Enfermedad Laboral (EL) (no incluye casos con
17
tiempo perdido).
• Total de días cargados y perdidos por enfermedad profesional.
• No. de eventos reportados por accidente vehicular.
• No. de eventos reportados por incendios.
• Horas de capacitación recibida por cada trabajador del CONTRATISTA en
temas relacionados con HSE.
• No. de incapacidades de origen común reportados en el mes.
• No. de días reportados por incapacidad de origen común.
• No. de ejercicios de simulacro realizados
- Recibir las auditorias en HSE que programe el CONTRATANTE.

- Atender la totalidad de requerimientos en seguridad, salud en el trabajo y medio
ambiente realizados por el CONTRATANTE al CONTRATISTA.
- Presentar el sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente
en donde se consideren los controles de mitigación del riesgo en la salud e impactos
ambientales específicos para las actividades objeto del contrato, el cual debe
cumplir con la normatividad vigente.
- El CONTRATISTA debe informar oportunamente al CONTRATANTE, sobre
cualquier hecho que afecte o pueda afectar el desempeño HSE relacionado con las
actividades propias del contrato.
- Para toda persona natural se debe entregar de manera obligatoria antes de la
prestación del servicio la constancia de pago de aportes a seguridad social sin
excepción.
12. CANALES DE COMUNICACIÓN
Es necesario mantener canales de comunicación apropiados en lo referente a aspectos de

seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente durante la ejecución del contrato y que estén
relacionados con las actividades objeto de desarrollo del alcance del mismo.
Los siguientes son los aspectos mínimos que deben ser informados por el CONTRATISTA
al CONTRATANTE:
- Planilla de pago de seguridad social o certificación de afiliación a seguridad social,

según sea el caso con la clasificación de riesgo.
- Requerimientos, quejas, solicitudes o cualquier comunicación realizada por la
comunidad, el CONTRATANTE, o cualquier autoridad competente (en caso de que
se presenten).
- Certificación de competencias para el desarrollo de actividades de alto riesgo.
- Permisos de trabajo para tareas de alto riesgo (si aplica).
- Reporte de accidentes, casi accidentes de trabajo (en caso de su ocurrencia).
- Certificado de disposición de residuos (si aplica).
- Cambios en el equipo de trabajo del CONTRATISTA durante el desarrollo del
contrato (si aplica).
18
- Manual del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
13. CONSIDERACIONES GENERALES
- El conductor que presente servicio de transporte de manera continua se debe

involucrar en las actividades de promoción y prevención que organice la empresa
CONTRATANTE, en este caso Consultoría Colombiana, sus empresas afines y los
consorcios.
- Se prohíbe la ingestión de bebidas alcohólicas durante el desarrollo de las labores
propias del contrato o trabajar bajo sospecha de haber consumido licor o sustancia
psicoactiva alguna es motivo de sanción por parte del CONTRATANTE.
- El Coordinador Administrativo debe informarle al Coordinador HSE durante el
proceso de contratación el próximo ingreso del CONTRATISTA para la respectiva
gestión de control en seguridad, salud en el trabajo y medio ambiente establecida en
el presente documento.
- Se debe presentar al área administrativa y/o al Departamento de HSEQ según
corresponda durante los diez (10) primeros días del mes, los aportes de seguridad
social de la (s) persona (s) que apliquen si el desarrollo de la actividad contratada
excede los treinta (30) días calendario.
- Cuando se identifiquen documentos que no cumplan con los requerimientos por
falta de claridad, el CONTRATISTA o PROVEEDOR deberá aclarar las
inconsistencias y en ausencia de las aclaraciones el CONTRATANTE podrá dar por
terminado el contrato por inconsistencias y/o falsedad en los requisitos inicialmente
pactados.
19

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ANEXO A.

OBLIGACIONES HSE DEL CONTRATISTA Y PROVEEDOR

Aplica a todos los CONTRATISTAS y proveedores de la organización, y a los trabajadores

3. ASPECTOS NORMATIVOS GENERALES

Ley 9 de 1979 El empleador debe responsabilizarse de un programa permanente de medicina,

Decreto 1079 Decreto Único Reglamentario Sector Transporte.

Proveedor: Una persona u organización que suministra productos y/o servicios a la

Proveedor de Adquisiciones (Suministros): Es considerado un proveedor de suministros

Proveedor de Mantenimiento: Es toda persona natural o jurídica que se contrata para

Contratista de Estudios: Actividad o conjunto de actividades realizadas por persona

Contratista de Asesorías: Persona natural o jurídica experta en el desarrollo de un tema

Igualmente se considera accidente de trabajo aquel que se produzca durante el traslado de

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de

Enfermedad Laboral: Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo

Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas

Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una

Impacto ambiental: Es cualquier cambio en el medio ambiente, que sea adverso o

Condición de emergencia: Estado de alteración parcial o total de actividades de una

Es responsabilidad de la empresa CONTRATANTE comunicar a los CONTRATISTAS y

6. OBLIGACIONES GENERALES PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

• Proveer un ambiente de trabajo saludable y seguro, que proteja al personal de cualquier

• El CONTRATISTA deberá demostrar compromiso con el cumplimiento de la

7. REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

- Proveedor de adquisiciones (suministros).

7.1 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE ADQUISICIONES

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

7.2 REQUISITOS HSE PARA PROVEEDOR DE TRANSPORTE

Los servicios de transporte de personal deben contratarse con empresas de transporte

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplir en la prestación de servicios

DOCUMENTOS DEL CONDUCTOR

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un proveedor de

7.4 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ESTUDIOS

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

7.5 REQUISITOS HSE PARA CONTRATISTA DE ASESORÍAS

A continuación se presentan los requisitos que deben cumplirse para un CONTRATISTA

Todas las actuaciones del CONTRATISTA en materia de seguridad, salud en el trabajo y

9. CONDICIONES PARA EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DEL

9.1 INDUCCIÓN HSE DEL CONTRATISTA

- El responsable HSE del CONTRATISTA o PROVEEDOR, según sea el caso.

Para el caso de CONTRATISTAS o PROVEEDORES del área administrativa la reunión

10. ESPECIFICACIONES PARA LA ETAPA DE EJECUCIÓN

10.1 ACCIDENTES Y CASI ACCIDENTES

Durante la ejecución de contrato el CONTRATISTA debe reportar al CONTRATANTE los

El CONTRATISTA debe investigar lo sucedido y presentar el informe al

10.2 PERMISOS DE TRABAJO

Para el desarrollo de actividades que involucren riesgos clasificados como ¨Críticos¨, es

El CONTRATANTE en el momento que lo considere podrá realizar auditorías al

11. RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y

11.1 DEL CONTRATANTE CON EL CONTRATISTA

- Impartir el Curso de Inducción en HSE al personal de la empresa CONTRATISTA

11.2 DEL CONTRATISTA CON EL CONTRATANTE

- El CONTRATISTA mensualmente debe reportar al CONTRATANTE los

• Total Horas Hombre Trabajadas.

- Recibir las auditorias en HSE que programe el CONTRATANTE.

12. CANALES DE COMUNICACIÓN

Es necesario mantener canales de comunicación apropiados en lo referente a aspectos de

- Planilla de pago de seguridad social o certificación de afiliación a seguridad social,

13. CONSIDERACIONES GENERALES

- El conductor que presente servicio de transporte de manera continua se debe

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