Módulo 2.

Dirección de Proyectos
Caso Practico 1. Caso de Éxito de Implantación de una P.M.O. en la Bolsa Nacional de Valores de
Costa Rica

Master Especialidad en Project Management PMP

Presentado Por:

Joaquin Enrique Guerrero Torres

Ingeniero Mecánico
Edad 42 años
8 de años de Experiencia como Profesional de Mantenimiento en Ecopetrol S.A.

Barrancabermeja, Colombia, Octubre 3 de 2015

a. ¿Qué ventajas específicas trajo consigo la realización de la ENCUESTA a PERFILES
EJECUTIVOS de B.N.V. involucrados con la Gerencia de Proyectos (Project
Management) de dicha Organización?

Las ventajas que trajo la encuesta a las personas con perfiles ejecutivos fueron:

Permitió dar una idea más clara de los problemas que debían atacarse primero, es decir permitió
establecer un nivel de prioridad de las principales necesidades.

Se realizó un análisis de riesgo en la planificación y se realizó un plan de mitigación para los

siguientes riesgos:

• Falta o poca Comunicación a los stakeholders del avance de la implantación de la PMO

• Falta de conocimiento y experiencia del personal involucrado en el tipo de proyecto

Uno de los objetivos principales de la realización de la encuesta era crear credibilidad en los
directores de la bolsa, entregando resultados eficientes y eficaces, para así anular o minimizar la
resistencia a los cambios venideros por la implementación de la estrategia de la PMO.

Se identificaron varios resultados que fueron:

• La necesidad de crear una metodología en Gerencia Profesional de Proyectos.

• Una gestión inadecuada en la interrelación de los proyectos, en la planificación del tiempo e
inadecuada identificación de los requerimientos (requisitos).
• Falta de destrezas necesarias de los gerentes de proyectos, por ejemplo: Identificación de
riesgos, capacidad de delegar, Dominio en temas de proyectos, etc.
• Falta de habilidades que debe tener un Gerente de proyectos, por ejemplo: Planificación,
Conocimiento del negocio, Comunicación, organización y manejo del tiempo, etc.

b. ¿Cómo se manejó la Información vinculada con este Proyecto de Implementación de

P.M.O.?

La Estrategia del manejo de la información para la implementación de la oficina de Proyectos

(PMO) en la bolsa de BNV, fue:

1. Inicialmente a la PMO se le asignó la tarea de recolectar la información de todos los

proyectos y clasificarlos según los objetivos estratégicos, clasificarlos por estado y otros
requerimientos.
2. El siguiente paso fue el análisis de las necesidades de información, en donde se definió que
lo más importante en el manejo de la información eran comunicar el avance y las
dificultades que se podrían encontrar en los proyectos y el impacto que el producto del
proyecto podría causar en los usuarios finales de la BNV..
3. Después de que la PMO clasificara la información, esta se guarda en una base de datos y se
crean los informes necesarios para la Gerencia General.
4. Seguido a la creación de los informes se realiza el análisis de la información en donde se
identifican posibles problemas de gestión y problemas en la ejecución de la estrategia, esta
información es clave para la PMO, ya que de esta depende las estrategias para eliminar los
problemas en común de los proyectos.

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 5. La información detallada de cada proyecto debía ser colocada en el MS Project Server por
el Gerente de Proyecto. Esto para los proyectos que estaban en ejecución o congelados (es
decir, que contaban con cronograma hecho en MS Project). Además la documentación de
los proyectos se debía colocar en el SharePoint Server.
6. La gerencia cada semestre presentaba a toda la empresa un resumen del avance de la
estrategia del portafolio de proyectos, también se debía comunicar a la junta directiva el
estado del avance de la estrategia

c. ¿Qué importancia tuvo en el éxito del Proyecto el apartado de Formación o Capacitación

dirigida a los empleados?

Cabe resaltar que la capacitación fue un factor clave en el éxito de la implementación de la PMO,
debido a que los gerentes seleccionados (personal de mandos medios y trabajo operativo), en su
mayoría, no conocía la teoría sobre cómo se debe llevar un proyecto, aunque la practica si la
conocían, por la experiencia de haber llevado proyectos pequeños, medianos e inclusive grandes.

La organización de esta capacitación se manejó por medio de un proyecto, es decir se creó un Acta
Constitutiva, Estructura Detallada de Trabajo (EDT) y un Cronograma. Se planeó el uso del
recurso humano y se analizaron los riesgos.

La clave de que la capacitación fuera todo un éxito, fue la metodología empleada, a cada
participante se le asignó un proyecto, y este debería ir desarrollando la documentación del mismo
conforme se fueran viendo los temas, además se combinó el uso de la herramienta MS-Project
Professional en el tema de gestión de Tiempo.