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Encabezado: CASO PRACTICO 2: P.M.O. BOLSA DE VALORES COSTA RICA

Caso Práctico 2: Dirección de Proyectos

John Harvy González Arévalo

Escuela Europea de Dirección y Empresa

Notas de Autor

John Harvy González Arévalo, Maestría Administración y Dirección de Empresas,

EUDE

La correspondencia relacionada con este informe debe ser dirigida a John Harvy

González

Escuela Europea de Dirección y Empresa, Calle de Arturo Soria, 245, 28033 Madrid,

España

Contacto:  john.gonzalezmxoc19@alumni.eude.es
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Encabezado: CASO PRACTICO 2: P.M.O. BOLSA DE VALORES COSTA RICA

Caso Práctico 2: Dirección de Proyectos

John Harvy González Arévalo

Escuela Europea de Dirección y Empresa

Tutor: Mónica Del Valle

Notas de Autor

John Harvy González Arévalo, Maestría Administración y Dirección de Empresas,

EUDE

La correspondencia relacionada con este informe debe ser dirigida a John Harvy

González

Escuela Europea de Dirección y Empresa, Calle de Arturo Soria, 245, 28033 Madrid,

España

Contacto:  john.gonzalezmxoc19@alumni.eude.es
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Contenido

Objetivos de la Actividad.....................................................................................................4

Antecedentes.........................................................................................................................5

Problema Específico.............................................................................................................6

Acciones para realizar...........................................................................................................7

Bibliografía.........................................................................................................................12
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Objetivos de la Actividad

Analizar el proceso que se utilizó para desarrollar e implementar una PMO, en la Bolsa

Nacional de Valores, y validar las lecciones aprendidas en el proyecto, que puedan ser utilizadas

como ejemplo para nuestros casos.

Antecedentes
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La Bolsa Nacional de Valores de Costa Rica es una empresa privada que tiene como

objetivo facilitar las transacciones con valores o cualesquiera otros derechos de naturaleza

económica y ser un importante promotor del desarrollo del mercado de capitales.

Fue en los años 40’s que se intentaba establecer una Bolsa de Comercio en Costa Rica por

tal razón se fundó la Bolsa de Valores de San José, que sólo operaría por un año. Luego, en

septiembre de 1970, un grupo de empresarios agrupados en la Cámara Nacional de Finanzas,

Inversiones y Crédito (CANAFIC) fundan la Bolsa Nacional de Valores (BNV) y celebró su

primera sesión de manera oficial el 29 de septiembre de 1976.

Hoy, con más de treinta años de experiencia y ser el mercado de valores más antiguo de

Centro América, la BNV ha contribuido de manera muy significativa con los mercados de valores

de la región y en particular con la economía de Costa Rica dando un mejor nivel de vida para

muchos de sus ciudadanos y de manera específica canalizando el ahorro a la inversión productiva

permitiendo mayor riqueza nacional.

Problema Específico
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La BNV es dirigida por una Junta Directiva que es elegida por una Asamblea General; sin

embargo, las operaciones, administración y desempeños de la Bolsa están a cargo del Gerente

General y un grupo de ejecutivos, que se ha visto fortalecida con la aparición de inversionistas

institucionales como los fondos de inversión y de pensiones que, proporcionan la emisión de

relaciones de largo plazo.

En los años que lleva constituida, la Bolsa se ha enfrentado a diferentes retos para su

crecimiento, reestructuración y modernización para lo que desarrollaron diferentes proyectos

relacionados a su plataforma tecnológica y desarrollo de nuevos mercados. Estos cambios y retos

continúan y al ser la BNV una empresa con muchos proyectos, pero poco personal se ve obligada

a involucrar a personal de mandos medios a que apoyen a los directores en la gerencia de los

proyectos. Esto genera la necesidad de una estructura de apoyo a los proyectos y a la

planificación estratégica a través de un esfuerzo ordenado de crear un sistema de gestión

profesional de proyectos que incluye: desarrollo del estándar, capacitación, utilización de

herramientas de software, creación de un portafolio de proyectos.

Acciones para realizar

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1. ¿Qué ventajas específicas trajo consigo la realización de la ENCUESTA a

PERFILES EJECUTIVOS de B.N.V. involucrados con la Gerencia de Proyectos

(Project Management) de dicha Organización?

Las encuestas tienen algunos mitos que la investigación científica y de consumo subrayan

como importantes. El primero es que pensamos que las cifras no mienten. El segundo, subirse al

carro de la victoria. El tercero es que las encuestas son infalibles. El cuarto es que las personas

siempre dicen la verdad. El quinto es la confianza que produce una investigación de mercado. Y

el sexto, que la gente piensa que los resultados son palabra de Dios

Para cualquier compañía u organización, que busca saber por qué su producto o servicio

no está teniendo la aceptación y valoración en el mercado, es importante tener presente esos

mitos, hay ejemplo de empresas que han aplicado lo que dice la investigación de mercado y han

fracasado, en cambio otras contradiciendo un estudio son exitosas con su producto”.

Cuando un investigador elabora una encuesta está tratando de descubrir qué piensa y que

requieren las personas, pero a partir de lo que él piensa y de una información que previamente ha

encontrado. Las compañías que quien contrata una encuesta debe tener claro el objetivo que

persigue y que los resultados de esta no deben conducir a una decisión.

El insumo más importante que cualquier organización pueda tener sea pequeña o grande

es su información; contar con datos claros de clientes, información demográfica, económica,

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geográfica, gustos y tendencias permite entender una mejor manera a sus consumidores e

implementar estrategias para cubrir las necesidades.

Al realizarse la encuesta les permitió conocer la realidad de la Bolsa Nacional de Valores,

con ella se pudo identificar las principales necesidades y requerimiento de los respectivos

directores; de igual manera identificar cuáles eran las más urgentes y con esto darle la

importancia en el desarrollo de la PMO.

Los resultados obtenidos de la encuesta, les permitió identificar los límites y debilidades

que se presentan en esta organización respecto a planeación se refiere, de igual manera, permitió

revelar los requerimientos, procesos inadecuados y demás debilidades que se presentaba.

Este ejercicio ayudo a implementar las metodologías correctas para el desarrollo de la

PMO, construir un estándar para la gerencia de proyectos, también identifico las habilidades y

fortalezas que deben tener los directores de proyectos.

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2. ¿Cómo se manejó la Información vinculada con este Proyecto de Implementación

de P.M.O.?

El PMO tuvo la responsabilidad de crear el portafolio de proyectos con lo cual se trabajó

con un enfoque de lo que se necesitaba en el momento, y mejorando conforme se presentaran más

requerimiento.

El portafolio empezó con la información básica de los proyectos de manera que se

presentara a la Gerencia la información necesaria para tomar las decisiones estratégicas.

Toda la información se almaceno en una base de datos clasificándolos con cierto criterio,

la información se presentó en informes para ser revisados por los directores y puedan tomar

decisiones según su importancia, estrategia o prioridad.

Enfocados en la pregunta principal: ¿para qué necesitamos la herramienta?, la cual no es

simple responder al inicio de una PMO, para el caso de la Bolsa se presentó de la siguiente

manera: el producto resultante va a ser una plataforma tecnológica que apoye en la gestión del

portafolio de proyectos de BNV.

El producto podrá ser utilizado por todas las personas que participen en los proyectos,

desde el patrocinador el cual podrá ingresar a realizar seguimiento, el gerente de proyecto que

creara el cronograma de trabajo con tareas, recursos, costos y tiempos y asignar las tareas a los

integrantes del equipo de trabajo.

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De igual manera, se podrá ingresar documentos a un sistema centralizado de información

para los proyectos, permite generar resúmenes y estadísticas del estado de los proyectos, también

podrán ingresar los responsables a registrar los avances y estados de sus actividades.

Se realizó entonces investigación sobre distintas herramientas, aprovechando que la Bolsa

contrata varias empresas para el mantenimiento y soporte de su infraestructura informática, se

encontró que estas empresas podían ayudar con la tecnología Microsoft, es decir, con la

instalación, soporte, configuración y mantenimiento del MS Project Professional y MS Project

Server, se identificó también que el MS Project Professional es una herramienta que muchos de

los usuarios conocían y ya habían utilizado, esto facilitaba la capacitación y formación de todo el

equipo.

3. ¿Qué importancia tuvo en el éxito del Proyecto el apartado de Formación o

Capacitación dirigida a los empleados?

Len el equipo de gerentes, un grupo importante no conocían la formación de cómo se

ejecuta un proyecto, contaban con gran experiencia en tema, esto evidencio la necesidad de

capacitar y entrenar al equipo de gerentes en la metodología de Gestión de Proyectos, esto no

solo se presentó como una capacitación sino en una cultura y modelo que genera un valor a todos

los proyectos que seguían esta metodología.

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Con la capacitación se construyó además el documento con el estándar organizacional,

vinculando las mejores prácticas para desarrollar un proyecto siguiendo la metodología de

gestión de proyectos.

Con la ayuda de todos los participantes en la capacitación, el apoyo de los gerentes y visto

bueno de los mismos, se logró identificar y formalizar los puntos y necesidades para la PMO.

La capacitación o formación es una herramienta efectiva para mejorar el desempeño de

los empleados, por excelencia, nos puede ayudar a tener sistematizadamente un proceso en el que

nos podría facilitar el cambio necesario para que el personal de la compañía u organización tenga

mejor visión de las ventajas y beneficios de este.

El contar con una capacitación eficiente permite a la organización tener innovación, el

desarrollo de estrategias competitivas, corporativas y funcionales, siempre apoyados en el uso de

tecnologías de información, con un sentido ético y de responsabilidad social.

La capacitación no debe visualizarse como una obligación, que tiene la empresa con sus

empleados, porque lo manda la ley, es una inversión que trae beneficios a la empresa y a la

persona que asiste a las capacitaciones, los resultados que se dan, es contribuir al desarrollo

personal y profesional de los individuos; la capacitación al ser una actividad planeada favorece a

preparar y formar al recurso humano que requiere y labora actualmente en una organización.
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Bibliografía

EUDE, Dirección de proyectos, disponible:

https://campus.eude.es/pluginfile.php/353368/mod_resource/content/1/M02_PMP-

DIR_EST_PRO.pdf.

EUDE, Dirección de proyectos, Caso práctico, disponible:

https://campus.eude.es/pluginfile.php/353649/mod_resource/content/2/07_MBA_MX_DI

R_PRO_Caso_01.pdf

UCI, Análisis de la implantación de una PMO en la Bolsa Nacional de Valores, Abril

2007, disponible:

https://biblioteca.uci.ac.cr/Tesis/PFGMAP385.pdf