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Módulo 3. Proceso de Toma de Decisiones - 0:40
Módulo 3. Proceso de Toma de Decisiones - 0:40
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Referencias
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Lección 1 de 9
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En nuestra gestión diaria, es probable que nos enfrentemos a situaciones que nos permitirán aplicar el
proceso de toma de decisiones racional. Estas situaciones pueden ser:
1 Detección de un hecho problemático que nos aleja del cumplimiento de nuestros objetivos.
Este es el ciclo de resolución de problemas que quizás te parezca familiar. En esta materia lo
retomaremos:
2 En el foco sobre el aspecto positivo que una oportunidad puede aportar al cumplimiento de
los objetivos dentro de una organización.
Es por eso que, para las primeras etapas, es recomendable que puedas recordar cómo identificar un
problema. Te proponemos recursos y herramientas como las siguientes:
La entrevista.
El diagrama de Ishikawa.
Cada situación sobre la cual hay que tomar una decisión se presentará en un contexto determinado. Es
por ello que la resolución de dicho problema o situación al momento de tomar una decisión deberá ser
evaluada según lo que sea oportuno e importante para la situación y el contexto dados.
Será importante determinar, entonces, una lista exhaustiva de los criterios que deberán tenerse en cuenta
a la hora de evaluar el abanico de opciones entre las cuales deberemos tomar una decisión para mitigar
una situación problemática o potenciar aquellas situaciones que representan una oportunidad y sobre las
cuales debemos decidir un curso de acción determinado.
Ejemplos de criterios que pueden tenerse en cuenta a la hora de evaluar alternativas o cursos de acción
son:
El tiempo.
El impacto económico.
El costo de la inversión.
La cultura de la organización.
La visión organizacional.
Gracias a lo definido en el apartado anterior, tendremos la posibilidad de contar con un amplio panorama
de criterios que se utilizarán para evaluar cada uno de los cursos de acción. Será importante que cada
evaluación sea realizada de manera inteligente teniendo presente lo que es importante para el contexto
en el cual se está tomando la decisión. Esta implementación se logrará gracias a la asignación de pesos
relativos a cada uno de los criterios definidos en el apartado anterior.
Primero deberás preguntarte cuál es el criterio más importante que tener en cuenta. A dicho criterio le
asignarás el factor 100 %. Partiendo de allí, deberás continuar estableciendo prioridades y podrás ir
asignándoles factores menores. Estos factores servirán luego para evaluar las alternativas de acción
teniendo en cuenta lo que es verdaderamente importante para el contexto de situación dado. Por
ejemplo, en un contexto de crisis económica, el momento de tomar una decisión la inversión será más
relevante que el clima organizacional, por lo que, inversión se ponderará con un porcentaje mayor que
clima organizacional.
También llamada Brainwriting, fue desarrollada por Bernd Rohrbachv en 1968 y es similar al
Brainstorming.
Esta técnica grupal consiste en, por equipos de 6 personas, hacer que cada persona, de forma
independiente, aporte mínimo 3 ideas cada 5 minutos durante 30 minutos que dura la sesión, resultando
un total aproximado a 108 ideas en la sesión completa. De esta manera se generan ideas a partir de las
de los otros miembros del equipo.
Al igual que en la tormenta de ideas, lo importante es la cantidad de las mismas y no tanto su calidad.
Como ya hemos visto, el poder colaborativo en el proceso creativo de ideas es muy potente. La sinergia
que se produce con esta técnica es especialmente interesante ya que no se trata de una atmósfera tan
abierta como sucedía en el grupo-clase del Brainstorming. (Zaragoza, 2014, http://bit.ly/2lxpN7c).
TÉCNICA 6-3-5 M A PA S M E N TA L E S
Los mapas mentales nos permitirán organizar la información que pueda surgir de una instancia creativa.
El objetivo de construcción de un mapa mental es la anidación de ideas. Dicho de otra manera, un mapa
mental nos permitirá ir agrupando conceptos secundarios con conceptos principales en diferentes
niveles, lo cual nos facilitará resumir e identificar nuestras ideas más significativas y relevantes
(Zaragoza, 2014).
Figura 4: Mindmeister
Fuente: captura de pantalla Mindmeister de elaboración propia. (2019). Recuperado de
https://bit.ly/2nc57lY
Lección 3 de 9
Sos jefe de proyectos de una importante empresa constructora. El principal proyecto que tenés a tu cargo
se encuentra demorado respecto de los avances, motivo por el cual peligra su fecha de entrega. Tenés
que tomar una importante decisión para acelerar la ejecución del proyecto.
Diagrama de Gantt.
Objetivos SMART.
Diagrama de Ishikawa
SUBMIT
¿Qué herramientas serán adecuadas para las distintas instancias del proceso
de toma de decisiones?
Matriz de priorización de
Selección de alternativas
alternativas
SUBMIT
Verdadero
Falso
SUBMIT
Lección 4 de 9
Será responsabilidad de quien tome la decisión analizar exhaustivamente las distintas alternativas para
poder elegir aquella/s que utilizará/n en su gestión. Siempre es oportuno validar cada una de las
alternativas planteadas en la instancia creativa para evaluar su factibilidad y su potencial. Es
recomendable, para ello, apoyarse en dos tipos de análisis:
Luego de haber realizado un análisis cuantitativo y cualitativo de cada una de las alternativas generadas
en la instancia anterior, es recomendable que puedas resumirlas y dictaminar su potencial o factibilidad
en la herramienta que se te presenta a continuación.
Finalmente, ha llegado el momento de optar por alguna de las alternativas posibles y validadas. Este tipo
de decisión suele estar colmada de subjetividad, por lo que será importante retomar los criterios y su
ponderación a los efectos de asignarle un marco formal a las decisiones tomadas al respecto de la
siguiente manera:
La matriz de priorización y selección de alternativas nos permitirá evaluar cada alternativa teniendo en
cuenta lo siguiente:
Alternativa
–
Aquí deberemos colocar la alternativa factible y viable que hemos precalificado
y que queremos colocar a consideración de la herramienta.
Puntaje criterio
–
En esta celda debemos colocar el puntaje (del 1 al 10) que se le asigna a la
alternativa según el criterio que se evalúa.
Resultado criterio
–
Aquí obtendremos el resultado de la alternativa, producto de multiplicar el
puntaje por el porcentaje de ponderación del criterio.
Puntaje final
–
Aquí tendremos la calificación final de la alternativa, la cual se conformará por la
sumatoria de todos los resultados ponderados de cada uno de los criterios.
1 Debemos listar todas las alternativas validadas posibles para las problemáticas u
oportunidad detectadas.
2 Debemos evaluar cada una de las alternativas del 1 al 10, siempre repasando todas las
soluciones de a una variable por vez (esto asegurará que evaluemos todas las soluciones
con el mismo criterio para ser justos en la evaluación).
3 Debemos ordenar las alternativas con mejores puntajes.
4 Aquellas alternativas que queden con un mayor puntaje serán las que deberás decidir
implementar en la toma de decisiones bajo tu responsabilidad.
Luego de haber completado el proceso de selección de alternativas que orientarán tus cursos de acción,
destinados a potenciar una oportunidad o erradicar una situación problemática, deberás gestionar y
asegurar la implementación de tus decisiones. Se te recuerda que tengas presente lo aprendido en la
materia Resolución de Problemas en relación con el ciclo emocional del cambio.
Las personas se encuentran naturalmente preparadas para permanecer en sus zonas de confort y
cualquier situación de cambio puede generar una disconformidad por parte de los involucrados. Esto
genera lo que se conoce como ciclo emocional del cambio, proceso a través del cual transitarás una serie
de etapas. Si lo hacés de forma exitosa, podrás implementar efectivamente el curso de acción
seleccionado. Por otro lado, se te deja a continuación una serie de recomendaciones para que puedas
poner en marcha, con una mayor tasa de éxito, tus decisiones:
Y así sucesivamente.
https://bit.ly/2Hm32wt
Planificar teniendo en cuenta distintas etapas en función de los distintos entregables que
debés concretar.
Comunicá efectivamente
–
Comunicar claramente tus expectativas sobre la implementación será fundamental para que todo tu
equipo trabaje en sintonía. Para mejorar la comunicación, se te recomienda realizar un kick off: una
reunión de lanzamiento de la implementación siempre será oportuna para que todos los involucrados
puedan terminar de comprender bien el proceso y los fundamentos que originaron la acción y,
fundamentalmente, para que puedan erradicar todo tipo de dudas.
Luego de transitadas las primeras instancias del proceso de toma de decisiones, será necesario que
puedas comenzar a evaluar la efectividad de estas y, para ello, se te recomienda lo siguiente:
DEFINÍ INDICADORES
Números.
Porcentajes.
Clasificaciones.
Además del objetivo esperado, los indicadores deben tener un período de medición. El análisis de estos
dos aspectos te permitirá categorizar el comportamiento de cada variable teniendo en cuenta lo cerca o
lejos que está de cumplir con el objetivo esperado.
Para establecer tus próximos indicadores de gestión, se sugiere que tus objetivos sean SMART, siglas en
inglés que significan, specific (específico), measure (medibles), attainable (alcanzables), realistic
(realistas) y time (tiempo).
A este último tipo de análisis le podremos sumar las entrevistas y las encuestas. Realizar encuestas
aleatorias a los distintos integrantes de los equipos de trabajo será muy oportuno para conocer opiniones
distintas. Este recurso es muy útil, ya que puede ser anónimo y, por ende, sincero. La importancia de esto
radica en que muchas veces las personas prefieren no compartir sus ideas en público por temor o
vergüenza. Incluso podés realizar encuestas a tus clientes. De esta manera, ellos también podrán darte
su franca opinión sobre el tema en cuestión. Te recomendamos que te apoyes en la tecnología para
hacerlas, ya que, por ejemplo, Google te ofrece un módulo de encuestas de fácil configuración y también
muy sencillo de resolver para el encuestado.
A continuación, encontrarás un video sobre las cinco claves para tomar decisiones adecuadas:
https://bit.ly/2mk2ajg
1 Que la causa que originaba la situación problemática se haya mitigado hasta desaparecer o
que el motivo que despertaba una oportunidad haya sido aprovechado, lo cual se habrá
traducido en excelentes resultados.
2 Que la causa que originaba la situación problemática aún siga presente o que el motivo que
representó una oportunidad no haya podido potenciarse.
Para el segundo caso, es recomendable que, en términos actitudinales, no pierdas la paciencia y seas
autocrítico y comprensivo, capitalizando la mayor cantidad de lecciones aprendidas durante el proceso
fallido de toma de decisiones.
Por otro lado, en términos funcionales, es adecuado que concibas el proceso aprendido en este módulo
como un proceso continuo en el tiempo. Incorporá las herramientas aprendidas y la metodología
compartida como parte de una cultura de mejora continua de tu organización. En ese marco y ante un
contexto desfavorable, reiniciá el proceso y, en este nuevo inicio, no dejes de aplicar lo aprendido en el
ciclo anterior.
Lección 5 de 9
Sos empleado de una empresa de publicidad y tenés a cargo el Área de Publicidad Tradicional. Uno de
tus clientes te pide una acción publicitaria de suma importancia para su estrategia comercial que excede
el presupuesto pautado al inicio del contrato.
Elegís una alternativa en base a una serie de criterios priorizados con los que
contás por escrito en un email de tu superior. ¿En qué tipo de etapa del proceso
de decisión te encontrás?
Ponderación de criterios.
Selección de criterios.
Selección de alternativas.
Análisis de situación.
Evaluación de causas.
SUBMIT
Debés definir los objetivos de la campaña junto a tu cliente, y estos deben ser
planteados de manera inteligente. En ese marco, ¿qué atributo corresponde a
cada inicial de la metodología SMART?
SUBMIT
¿Es correcto afirmar que, ante la etapa final del ciclo emocional del cambio,
debés concentrarte 100 % en reconocer a aquellos promotores del cambio que
lograron contagiar al resto del equipo para salir airosos de la implementación de
tu decisión?
Verdadero
Falso
SUBMIT
Lección 6 de 9
Video de habilidades
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Caso práctico
Carla, jefa del departamento de marketing de una empresa de finanzas, recibe la propuesta de una
empresa de organización de eventos que desea participar como sponsor de eventos durante todo el año.
¿Que criterios analizarías para tomar una decisión en su lugar?
¿En qué etapa de la toma de decisiones racional está Carla cuando elabora
una lista con los ítems presupuesto, cobertura geográfica, alcance de las
acciones y relación del ofrecimiento con la actividad?
Implementación de alternativas.
Identificación de criterios.
Ponderación de resultados.
Análisis de alternativas.
SUBMIT
Verdadero.
Falso.
SUBMIT
¿Qué criterios debe tener en cuenta Carla para determinar el éxito o fracaso de
la decisión tomada?
Los criterios que le hayan indicado los dueños o altos mandos de la compañía.
SUBMIT
Carla recibió los resultados de la base de datos generada y detecta que logró
un incremento en la misma de un 30% respecto del incremento logrado el año
pasado. Ella debe considerar que la decisión fue acertada.
Verdadero.
Falso.
SUBMIT
¿Qué tipo de análisis de situación es adecuado que Carla realice para avanzar
en el proceso de toma de decisiones?
Cuantitativo.
Cualitativo.
SUBMIT
Lección 8 de 9
Referencias
Cierre
Desarrollo de alternativas
–
A la hora de desarrollar alternativas creativas, debemos aprovechar las
metodologías vigentes como técnica 6-3-5 o los mapas mentales. Además,
actualmente existen varias opciones (aplicaciones o sitios web) que ayudan a
organizar ideas de manera digital. Un ejemplo de ello es minsdmeister.com.
Implementación de la alternativa
–
Las personas se encuentran naturalmente preparadas para permanecer en sus
zonas de confort y cualquier situación de cambio puede generar una
disconformidad por parte de los involucrados. Esto genera lo que se conoce
como ciclo emocional del cambio, proceso a través del cual transitarás una
serie de etapas. Si lo hacés de forma exitosa, podrás implementar
efectivamente el curso de acción seleccionado.
Recomendaciones para que puedas poner en marcha, con una mayor tasa de
éxito, tus decisiones: retomá los objetivos; identificá los entregables; planificá
tus implementaciones; comunicá efectivamente; y designá responsables de
gestión.
Decisión inadecuada
–
Incorporá las herramientas y la metodología compartida como parte de una
cultura de mejora continua. En ese marco y ante un contexto desfavorable,
reiniciá el proceso y, en este nuevo inicio, no dejes de aplicar lo aprendido en el
ciclo anterior.