ENTREGA PREVIA N° 1 ESCENARIO N°3

Nombre: Carlos Mario Loaiza castaño

Código: 100198234

Nombre: July Tatiana hoyos Carmona

Código: 100225501

Nombre: Julián David Nocua Alarcón

Código: 100274207

Nombre: Luisa Fernanda Vásquez Ramírez

Código: 100227953

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

TEORIA DE LAS ORGANIZACIONES

MARILUZ RUBIO SANTANA

2021

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION.....................................................................................................................3

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..................................................................................4

CRITERIOS DE BUSQUEDA..................................................................................................5

METODOLOGÍA E INSTRUMENTO.....................................................................................7

HALLAZGOS........................................................................................................................7

RESULTADOS Y RECOMENDACIONES.........................................................................8

CONCLUSIONES...................................................................................................................11

BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................12

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 INTRODUCCIÓN

En la presente investigación se hará un análisis de la problemática que se encuentra

dentro del Fondo de Empleados Grupo EPM haciendo referencia a la importancia del

conducto regular que se debe manejar en la organización.

El mal uso del conducto regular nos conduce a un desvío de la información, los

empleados empiezan a desconocer lo que la compañía espera de ellos, no están informados

constantemente de lo que sucede dentro de la empresa. Sin una comunicación efectiva se

afectan la toma de decisiones, productividad y los objetivos generales de la organización. Por

tanto, para que una organización funcione de manera efectiva, un buen gerente debe ser capaz

de comunicarle a sus empleados lo que se espera de ellos.

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 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Cada organización tiene un conducto regular el cual brinda una orientación importante

sobre la subordinación, para poder cumplir nuestras funciones y a quien debemos rendir

respeto como subordinado.

Cuando este conducto regular se ignora, se evidencia falta de comunicación entre los

equipos de trabajo lo cual está generando mal ambiente laboral, desmotivación e

incumplimiento de algunas funciones por omisión.

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 CRITERIOS DE BUSQUEDA

La información que se consultó trata de lo que sucede en muchas empresas de

Colombia, en donde los empleados por una u otra razón no respetan el reglamento interno de

la empresa, perjudicando así las funciones de la misma. Además, generan ambientes no

adecuados para que el personal desempeñe sus labores. Para hallar esta información se

recurre a diferentes medios de información, entre ellos: blogs informativos, artículos. Se

analizó cada contenido y fuente con el fin de conocer más acerca de la problemática y de sus

posibles soluciones.

Dentro de lo consultado, encontramos que el señor Pablo Alejandro Álzate, habla de

una de las problemáticas que se presenta en las empresas, presentando el siguiente caso: Si tú

tienes un empleado que no te hace caso porque es muy buen amigo de un jefe superior, lo

mejor es que actúes rápido y no esperes a que las cosas se salgan de control. Aunque es una

situación difícil de manejar, sí existen opciones de solución.

Algunos empleados se sienten con el respaldo y la alcahuetería de jefes superiores y,

por esa razón, se saltan a su superior inmediato e incumplen con horarios y tareas

indispensables para la empresa. Esto no solo afecta a la compañía, sino a los compañeros y

jefes directos. En este caso el señor Pablo Alejandro Álzate cita al señor.

Rafael Minauro, gerente de la empresa de consultoría en gestión internacional de la

educación Skills for the Future, asegura que se trata de una situación delicada, que podría

incluso terminar con la desvinculación de la persona porque no cumple sus responsabilidades

y, además, no está respetando su posición en la línea de reporte.

“Si bien las relaciones personales y las estructuras informales son importantes y

reconocidas como un aspecto relevante en las organizaciones, el respeto a los procesos y a la

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posición de los profesionales son imprescindibles para una correcta toma de decisiones y para

desarrollar procesos operativos eficientes”, dice.

Por su parte, Guillermo González, coach ontológico, asegura que la persona debe abrir

una conversación directa con el subordinado y, si no funciona con él, entonces se habla con el

jefe superior. Todo esto con el fin de hacer un paso a paso que evite cualquier tipo de

confrontación.

Minauro sugiere “establecer conversaciones tanto con el subordinado como con el

jefe”, en las que se exprese la inconformidad con la situación y en las que se solicite el

respeto a los flujos establecidos de trabajo.

El diálogo con el jefe superior, aquel que respalda implícitamente el mal trabajo del

empleado, es el más importante para este jefe que se encuentra en medio de los dos. Se le

debe expresar la inconformidad con la situación y transmitirle las razones por las que se

piensa que es perjudicial para el trabajo de la organización. Se debe solicitar su apoyo para

recuperar la línea de reporte establecida formalmente.

De igual manera, se aconseja hablar con el subordinado, quien idealmente debe actuar

con transparencia y profesionalismo. A la vez, se le puede explicar por qué su forma de

trabajar afecta la calidad de los productos o servicios y por qué esto podría extenderse a otras

áreas de la compañía.

Minauro dice que si el subordinado persiste en su actitud es necesario acudir a

instancias superiores en la empresa, incluso decidir o solicitar su desvinculación si las

desatenciones contradicen las normativas expresas.

En un esquema organizacional positivo y con un área de Recursos Humanos

preocupada por la estrategia de la organización, se debe acudir sin duda a ellos. El

conocimiento y la experiencia en el área podrán traducirse en intermediación y ayuda para la

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solución del problema. sin embargo, “sugiero acudir primero al jefe directo, y de ser

necesario avisar que se estará acudiendo al área de RRHH”, concluye.

METODOLOGÍA E INSTRUMENTO

En primer lugar, se hizo una investigación buscando fuentes primarias, secundarias y

terciarias donde se dé una solución a la problemática de la organización. con el fin de

minimizar la problemática que se viene presentando en ella.

En segundo lugar, se propusieron mecanismos y/o acciones estratégicas con el fin de

mejorar el clima organizacional.

Tercero, se dieron a conocer los resultados de dicha investigación con sus respectivas

conclusiones y recomendaciones concretas para el buen manejo del conducto regular dentro

de la organización evitando inconvenientes futuros.

HALLAZGOS

Está comprobado que una mala comunicación interna puede generar hasta un 15% de

pérdidas en cualquier empresa. Es vital elaborar estrategias especializadas en mejorar la

comunicación interna de las organizaciones porque esta decisión será decisiva para aumentar

su rentabilidad.

En cambio, realizar correctamente la comunicación interna de una empresa aumenta

en un 40% la satisfacción del cliente. Además, puede mejorar la rentabilidad de la entidad en

un 30%. Los datos corroboran la importancia de hablar con los trabajadores.

Los beneficios de una buena comunicación se centran en el logro de los objetivos

gracias a:

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 Aumento en la productividad: los empleados tienen acceso a la información

necesaria para tomar buenas decisiones y optimizar los procesos de trabajo en equipo.

Rapidez en la resolución de problemas: el conocimiento hace que el empleado

tenga más agilidad a la hora de buscar la raíz de los problemas y sus posibles soluciones.

Mejora la relación entre los trabajadores: la información clara permite seguridad y

tranquilidad. Esto a su vez evita actitudes de desconfianza entre compañeros.

Sentimiento de pertenencia: el trabajador, al ser escuchado y tomado en cuenta, se

siente identificado con la organización y mejora su rendimiento.

La información genera tranquilidad: se respira un clima de tranquilidad porque los

empleados saben que serán informados de cualquier cambio, sea positivo o negativo, y que

podrán preguntar, opinar y exponer sus argumentos.

RESULTADOS Y RECOMENDACIONES

Los hallazgos nos llevan a concluir que la manera más idónea para abordar la

problemática es mejorar la comunicación en la organización.

Como primera medida, reconocer la importancia de escuchar a nuestros

colaboradores, no es lo mismo oír que escuchar. Escuchar implica tener en cuenta la

información que nos brindan sobre qué aspectos se pueden mejorar, con qué procesos no se

sienten cómodos, cómo mejorar el clima laboral, entre otros.

Una vez que se escucha y se analiza la información, es necesario elaborar un plan de

acción que responda, a corto o medio plazo, a las necesidades que los empleados han

planteado para lo cual se puede tener en cuenta lo siguiente:

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 Planificación

Crear estrategias concretas para los empleados. Cada área de la empresa puede tener

unas necesidades diferentes y por lo tanto necesitar estrategias distintas.

Estrategia de comunicación interna

Una vez que tenemos clara la estrategia y la planificación de los puntos clave en la

comunicación interna, hay que reflejarlo con acciones reales que pongan de manifiesto que se

está poniendo en práctica para generar confianza y credibilidad.

Compromiso entre los trabajadores y la dirección de la empresa

Para que una relación funcione es necesario que todos pongan de su parte. Los

directivos entregan humildad para trabajar en equipo y los empleados responden con

compromiso.

Nuevos canales de comunicación

En la era tecnológica que vivimos resulta más eficaz usar canales de comunicación

interna que estimulen a los trabajadores. Crear una revista interna, por ejemplo, es una

manera dinámica de llegar a todos los empleados.

También se puede crear un chat a través de la intranet que permita comunicación

rápida y directa.

Buzón de sugerencias

Aunque se tenga una buena comunicación, habrá temas en los cuales algunos colaboradores

prefieran dar sus opiniones de forma anónima. Con el buzón de sugerencias se pueden

recoger, de manera anónima, las inquietudes y opiniones de los trabajadores, sin que se

produzca ninguna situación incómoda o sin miedo a represalias.

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Encuentros periódicos

Es fundamental reunirse con los colaboradores, al menos un par de veces al mes, para

mantener unidad en los equipos.

Las relaciones interpersonales favorecen la comunicación y la empatía.

Eventos extra laborales

Realizar actividades fuera de la oficina mejora el clima laboral ya que permite a los

equipos de trabajo relacionarse de una manera más distendida en un ambiente menos serio.

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 CONCLUSIONES

 Respetar el conducto regular es fundamental para garantizar el debido proceso de

transparencia de las partes implicadas.

 La buena comunicación entre líder y colaborador sobre sus procesos a cumplir, hará

que no se presenten diferencias ni inconvenientes.

 Una mala comunicación lleva al quiebre ineficiente de la información

 El implementar un conducto regular nos lleva optimizar la productividad de los

trabajadores, garantizando el buen funcionamiento de la organización.

 A la hora de tener una inconformidad o diferencia es importante respetar el conducto

regular, informando inicialmente al jefe inmediato, si no se obtiene respuesta alguna,

se continua con el orden jerárquico.

 En las empresas debe prevalecer la comunicación y el respeto de las normas que la

rigen, en aras de su buen funcionamiento, teniendo en cuenta que las normas internas,

son diseñadas para velar por la sana convivencia. Por esta razón, cuando una empresa

contrata un nuevo empleado debe dar a conocer de forma muy clara las normas

internas, sus funciones, líder directo y todas las cadenas de mando. Adicional, es

importante considerar refuerzos de estas capacitaciones cada cierto tiempo, con el fin

de tener presentes estos temas de vital importancia.

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 BIBLIOGRAFÍA

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¿Por qué es importante el Reglamento Interno de Trabajo? | PYMEX

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recuperado de Comunicación Interna | 7 claves para mejorarla en tu empresa

(bizneo.com)

20. Ascendo (sin fecha), como mejorar la comunicación interna en la empresa,

recuperado de (15) Cómo mejorar la comunicación interna en la empresa: buenas

prácticas - YouTube

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