INFORME DE CONSULTORÍA

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MARKETING DE LA ORGANIZACIÓN

ALEX EVENTOS S.A.S DE BARRANCABERMEJA – SANTANDER.

TANIA GINARYS ACOSTA CANTILLO

PAULA ANDREA CARREÑO CASTRO
YENIFER ANDREA GARCIA VENTE
YESICA KATHERYN GARCIA VENTE
MANUEL SUAREZ ROJAS
Integrantes del semillero de Investigación DRUCKER

RENÉ MAURICIO PEÑARREDONDA QUINTERO

EDUARDO ARANGO TOBÓN
Docentes Investigadores Grupo DIANOIA

UNIDADES TECNOLOGICAS DE SANTANDER (UTS)

REGIONAL BARRNCABERMEJA
2021

1
 CONTENIDO

1. RESÚMEN.........................................................................................................................7
2. JUSTIFICACIÓN...............................................................................................................8
3. OBJETIVOS..................................................................................................................... 9
3.1 OBJETIVOS GENERALES....................................................................................... 9
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS..................................................................................... 9
4. DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA...................................................................... 10
4.1 IDENTIFICAR LAS GENERALIDADES DE LA EMPRESA ALEX EVENTOS
S.A.S, CONOCIENDO SU MISIÓN, VISIÓN, PRINCIPIOS, DATOS
GENERALES Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.........................................10
4.2 REALIZAR UN DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA CON EL FIN DE
CONOCER SUS FORTALEZAS Y DEBILIDADES FRENTE AL SISTEMA DE
INFORMACIÓN DE MARKETING QUE APLICA ACTUALMENTE.......................10
4.3 DISEÑAR LA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
MARKETING IMPLEMENTANDO DISTINTOS FORMATOS QUE LE
PERMITAN OBTENER A LA EMPRESA INFORMACIÓN IMPORTANTE Y DE
PRIMERA MANO EN UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO.......................10
5. RESULTADO DE LA CONSULTORÍA........................................................................ 11
5.1 IDENTIFICAR LAS GENERALIDADES DE LA EMPRESA CONOCIENDO
SU MISIÓN, VISIÓN Y VALORES, DATOS GENERALES Y ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL………………………………………………………………… 11
5.1.1 Razón social........................................................................................................ 11
5.1.2 Imagen corporativa............................................................................................. 11
5.1.3 Actividad económica ……………………………………………………….11
5.1.4 Reseña histórica ............................................................................................11
5.1.5 Ubicación.............................................................................................................12
5.1.6 Misión..................................................................................................................12
5.1.7 Visión...................................................................................................................12
5.1.8 Valores ……………………………………………………………………… 13
5.1.9 Estructura organizacional...................................................................................13
5.1.10 Servicios …………………………………………………………………… 14
5.1.11 SEGMENTO DEL MERCADO …………………………………………… 14
5.1.12 TIPO DE CLIENTES ……………………………………………………......15

2
5.2 REALIZAR UN DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ALEX EVENTOS S.A.S,
CON EL FIN DE CONOCER SUS FORTALEZAS Y DEBILIADES FRENTE AL
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MARKETING QUE APLICA
ACTUALMENTE.
........................................................................................................................... 15
5.2.1 Información interna................................................................................................15
5.2.1.1¿La empresa implementa un presupuesto semanal, mensual o anual para el
desarrollo de sus actividades?.......................................................................................15
5.2.1.2. ¿Existe informes contables y financieros en la empresa?................................15
5.2.1.3 ¿La empresa cuenta con una base de datos detallada y actualizada de sus
proveedores?.................................................................................................................16
5.2.1.4 ¿La empresa genera informes completos y detallados de la competencia?....16
5.2.1.5 ¿Sabe usted que medios publicitarios han sido más efectivos para su empresa?
16
5.2.1.6 ¿La empresa maneja un informe detallado de sus clientes?............................17
5.2.1.7 ¿La empresa lleva un registro de inventarios de sus servicios o materia prima?
17
5.2.1.8 ¿Para determinar los precios de los servicios de su empresa tiene en cuenta los
costos y gastos?.............................................................................................................17
5.1.2.9 ¿La empresa cuenta con un buzón de sugerencias?....................................17
5.2.2 Información externa................................................................................................18
5.2.2.1. ¿Qué tipo de información externa utiliza para la toma de decisiones de
marketing en su empresa?.............................................................................................18
5.2.2.2. ¿Tiene en cuenta informes expedidos por entes territoriales, municipales o
gubernamentales para tomar decisiones de marketing?................................................18
5.2.2.3. ¿Tiene en cuenta las nuevas reglamentaciones de industria y comercio para la
toma de decisiones de marketing?................................................................................18
5.2.2.4 ¿Recibe publicaciones especializadas de su gremio constantemente que le
ayuden a determinar decisiones de marketing para su empresa?..................................18
5.2.2.5 ¿Tiene en cuenta el desarrollo tecnológico en otras empresas del gremio para
el mejoramiento de las decisiones de marketing?.........................................................18
5.2.2.6 ¿Tiene en cuenta informaciones de los periódicos, televisión, radio e internet
para la toma de decisiones de marketing?.....................................................................19

5.2.2.7 ¿Usted tiene en cuenta las nuevas reglamentaciones y normas tributarias que
implementa el gobierno nacional en la toma de decisiones de marketing?..................19
5.2.3 Información de mercado.....................................................................................19

3
 5.2.3.1. ¿La empresa conoce cuál es la participación de mercado que tiene frente a sus
competidores en Barrancabermeja?..............................................................................19
5.2.3.2. ¿Ha realizado usted un estudio de caracterización de sus clientes o posibles
clientes? 19
5.2.3.3. ¿Genera usted un análisis de ventas de su empresa y de sus competidores?. 20
5.2.3.4. ¿Conoce usted las últimas tendencias o innovaciones frente a los servicios o
productos que la empresa ofrece?.................................................................................20
5.2.3.5. ¿Para determinar los precios y valores de sus productos y servicios, realiza
usted estudio de precios de la competencia?.................................................................20
5.2.3.6. ¿Entre diferentes situaciones que se presenta o se pueden presentar en el
entorno, realiza usted una planeación proyectándose a tener nuevos resultados?........20
5.2.3.7. ¿La empresa realiza investigación de mercado para conocer las necesidades
que existen en el entorno frente a los servicios o productos que ofrece la empresa?...20
5.3. DISEÑAR LA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
MARKETING IMPLEMENTANDO DISTINTOS FORMATOS QUE LE
PERMITA OBTENER A LA EMPRESA INFORMACIÓN IMPORTANTE Y
DE PRIMERA MANO EN UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO......21
5.3.1.2 Base de datos del sistema contable...................................................................22
5.3.1.3. Base de datos de proveedores..........................................................................22
5.3.1.4 Informe de la competencia..............................................................................23
5.3.1.5 Base de datos de clientes.................................................................................24
5.3.1.6. Ingreso y egresos............................................................................................26
5.3.1.7. Base de inventarios........................................................................................27
5.3.1.8. Base de datos de materia prima......................................................................28
5.3.1.9. Buzón de sugerencias.....................................................................................28
5.4. INFORMACION EXTERNA...................................................................................28

5.4.1. Base entidades informáticas...............................................................................28

Desarrollo tecnológico..................................................................................................29
ANEXOS…………………………………………………………………………….29

4
 LISTA DE TABLAS

Tabla 1. PRESUPUESTO.....................................................................................................21
Tabla 2. RESUMEN TRIMESTRAL...................................................................................22
Tabla 3. BASE DE DATOS PROVEEDORES....................................................................23
Tabla 4. EVALUACIÓN A PROVEEDORES.....................................................................23
Tabla 5. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA....................................................................24
Tabla 6. BASE DE DATOS DE CLIENTES.......................................................................25
Tabla 7. INGRESO Y EGRESO...........................................................................................26
Tabla 8. BASE DE INVENTARIO......................................................................................28

5
 LISTA DE ILUSTRACIONES

ILUSTRACIÓN 1. IMAGEN CORPORATIVA..............…………………………………11

ILUSTRACIÓN 2. UBICACIÓN SATELITAL DE LA EMPRESA …………………….12
ILUSTRACIÓN 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..............……………………...13
ILUSTRACIÓN 4. GRÁFICA EDADES.........................………………………………….25
ILUSTRACIÓN 5. GRÁFICA CANTIDAES …………………………………………….26
ILUSTRACIÓN 6. GRÁFICA INGRESO Y EGRESO.....................……………………...27

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 1. RESÚMEN

El FMI (fondo monetario internacional) mejoró el pronóstico de crecimiento de

Colombia hasta 4,6% en 2021. Para octubre del año pasado, el Fondo Monetario
Internacional (FMI) había previsto que la economía colombiana para el presente año solo
tendría un crecimiento del 4%, sin embargo, en su más reciente actualización en las
proyecciones económicas, dadas a conocer, el organismo fue más optimista en sus
estimaciones, pues según anunció espera que para el cierre de este 2021, la economía del
país crezca un 4,6%.

Gran parte de la economía de la ciudad ha girado en torno a la industria Petroquímica que

se asienta en esta ciudad. El Complejo Industrial de Ecopetrol S.A., refina
aproximadamente 252.000 barriles diarios; además abastece el 85% de productos refinados
y el 90% de los productos petroquímicos que demanda el país. En los últimos años las
microempresas se han convertido en uno de los sectores más productivos y dinámicos de la
economía, según censo realizado por el Sena y Ecopetrol en nuestra ciudad la comunidad
empresarial de Barrancabermeja se caracteriza por las empresas del sector comercial
quienes generan el 51% de empleo, también existe problemas económicos como el
hidrocarburo por la baja del petróleo en el último año dicho precio disminuyó un 66,7%, lo
que conllevó a una caída de las ventas de las MiPymes proveedoras en un 24,9%, a su vez,
esta coyuntura generó una des estimulación en la creación empresas, por eso se hace
necesario apoyar otros sectores como la operación portuaria y los servicios logísticos para
el transporte, la ganadería, la pesca, la agricultura y el comercio, para que la economía de
Barrancabermeja pueda incrementar de una forma positiva además se generaría nuevos
empleos.

Por consiguiente, es notable la importancia del buen direccionamiento de las empresas e

implementación de un sistema de información de marketing que les permita de una forma
organizada y sistemática recopilar, procesar y analizar la información que requieren para la
toma de decisiones, asimismo mejorar la planeación, ejecución y control de la misma,
brindando eficiencia y calidad en sus procesos. Por esa razón se busca orientar, apoyar,
asesorar a ALEX EVENTOS S.A.S, a implementar nuevas formas y técnicas de evaluar las
necesidades de información que presenta, mediante formatos e informes adecuados con
disponibilidad inmediata, además de bases de datos claras y actualizadas, que permitan un
análisis coherente de la información y asertiva en la toma de decisiones.

7
 2. JUSTIFICACIÓN

Debido a la coyuntura del COVID - 19 muchas empresas a nivel nacional e internacional

han sufrido debido a las medidas de aislamiento, significando menores ingresos, situación
que desestabilizo la economía nacional e internacional y llevo algunas empresas a cambiar
su actividad económica y otras liquidaron en su totalidad.

ALEX EVENTOS S.A.S logro mantenerse, pero hubo una gran desestabilización que llevo
a que sus productos y servicios redujeran, por esto ahora es cuando más necesitan tomar
decisiones que los impulse a equilibrarse para luego volver a enfocarse en su misión, esto
implica una necesaria intervención que les ayude a identificar información verídica, que
contribuyan a implementar nuevas estrategias de marketing para que la organización logre
mejorar el nivel de ingresos por servicios y productos, aumentar sus utilidades, mejorar sus
procesos y proyectar los resultados que deseen obtener.

8
 3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar una propuesta para la implementación de un Sistema de información de marketing

en la empresa Alex Eventos S.A.S de Barrancabermeja, que permita mejorar la toma de
decisiones de marketing.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar la condición actual de la organización ALEX EVENTOS S.A.S

conociendo su misión, visión, valores y estructura organizacional.

 Realizar un diagnóstico de la organización ALEX EVENTOS S.A.S de

Barrancabermeja. Con el fin de conocer sus fortalezas y debilidades frente al
Sistema de información de marketing que se aplica actualmente.

 Diseñar la propuesta de un sistema de información de marketing implementando

distintos formatos que le permita obtener a la organización información importante
y de primera mano en un periodo de tiempo determinado.

9
 4. DESARROLLO DE LA CONSULTORÍA

4.1 IDENTIFICAR LAS GENERALIDADES DE LA EMPRESA ALEX EVENTOS

S.A.S, CONOCIENDO SU MISIÓN, VISIÓN, PRINCIPIOS, DATOS GENERALES
Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.

Para dar cumplimiento al presente objetivo se realizarán varias visitas a la empresa, con el
propósito de realizar entrevista personal con el fundador de la organización ALEX
EVENTOS S.A.S, el señor ALEXANDER BARBA RIVERA, la cual nos
brindó información de calidad, las cuales son (razón social, imagen corporativa, actividad
económica, ubicación, misión, visión, principios y valores institucionales, estructura
organizacional, servicios, proveedores, tipos de mercados entre otros.) con la información
suministrada podemos conocer importantes detalles sobre esta empresa.

4.2 REALIZAR UN DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA CON EL FIN DE

CONOCER SUS FORTALEZAS Y DEBILIDADES FRENTE AL SISTEMA DE
INFORMACIÓN DE MARKETING QUE APLICA ACTUALMENTE.

Para realizar el diagnóstico fue necesario diseñar un instrumento de recolección de

información primaria, estructurando preguntas orientadoras con el propósito de conocer e
identificar las fortalezas y debilidades en el sistema de información del marketing que
aplica actualmente en la organización. Para su aplicación fue necesaria varias reuniones de
manera virtual y presencial implementando el protocolo de Bio Seguridad para la
prevención de la transmisión del COVID – 19, obteniendo de este ejercicio respuestas
importantes para el desarrollo del diagnóstico.

4.3 DISEÑAR LA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE

MARKETING IMPLEMENTANDO DISTINTOS FORMATOS QUE LE PERMITAN
OBTENER A LA EMPRESA INFORMACIÓN IMPORTANTE Y DE PRIMERA
MANO EN UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO.

Con base a los insumos recolectados de los dos primeros objetivos, se elaboró una serie de
formatos que ayudan a recopilar información interna, externa y de marketing de la
organización y su entorno de manera organizada y sistematizada con el propósito de tomar
decisiones de marketing acertadas.

10
 5. RESULTADO DE LA CONSULTORÍA

5.1 IDENTIFICAR LAS GENERALIDADES DE LA EMPRESA CONOCIENDO SU

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES, DATOS GENERALES Y ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL.

5.1.1 Razón social

Alex Eventos S.A.S

5.1.2 Imagen corporativa

ILUSTRACIÓN 1. IMAGEN CORPORATIVA

Fuente: Imagen entregada por la Empresa Alex

Eventos S.A.S

5.1.3 Actividad económica

Actividades teatrales

5.1.4 Reseña histórica

En el año 2011, nació la idea de crear una empresa organizadora de eventos, la cual fue llamada
Alex Eventos S.A.S, cuyo nombre fue inspirado en una organización grande, que abarcara todo
lo necesario para satisfacer las necesidades de los clientes. Encontrando la oportunidad, de crear
un servicio integral, el cual se pudiera ofrecer al público, cautivando el gusto del cliente a través
de innovadores y vanguardistas servicios personalizados, con los estándares de calidad
internacional.
Al crear esta empresa, nos enfocamos en el propósito de expandirnos a nivel nacional y ser
reconocidos por nuestra calidad, eficiencia y eficacia con el que ejecutamos este proceso.

El contacto directo con los clientes y que cada evento sea diferente es otra razón que nos impulsa

11
a seguir adelante en este negocio, nos permite ser creativos, dinámicos y nos exige estar en una
continua actualización de las preferencias de los clientes en cada elemento incluido dentro de la
realización de un evento y sabemos que con la fe
5.1.5 Ubicación

La sede principal de la organización está ubicada en la Carrera 34 B 52 D 46, Las Américas.

ILUSTRACIÓN 2. UBICACIÓN SATELITAL DE LA EMPRESA

Fuente: Google Maps

5.1.6 Misión

Ofrecer a nuestros clientes un servicio personalizado y adaptado a sus necesidades y meta basada
en el trabajo en equipo, la eficiencia, la experiencia y la ilusión con el objetivo de conseguir la
máxima satisfacción.

5.1.7 Visión

Mantener nuestro posicionamiento como empresa referente en el sector de la organización de

eventos, gestión de espacios singulares y servicio de catering partiendo de un trabajo profesional,
innovador y a través de la mejora constante de los servicios que ofrecemos.

5.1.8 Valores

12
 Resolución: Dar respuesta a todas las necesidades de nuestros clientes de
manera rápida y efectiva.

 Innovación: Anticiparnos al cambio y estar al día de las tendencias de nuestro

sector para implementarlas en los servicios que ofrecemos.

 Superación: Mejorar día a día en el desarrollo de nuestro trabajo y nuestros

servicios.

 Confianza: Establecer relaciones de confianza con nuestros clientes, basadas en

un servicio comprometido y transparente.

 Ilusión: Hacer de nuestro trabajo nuestra pasión

5.1.9 Estructura organizacional

ILUSTRACIÓN 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

REPRESENTANTE LEGAL

FINANZAS
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO Y
CONTABLE
CONTADOR

AREA EVENTOS

DECORACIÓN COCINA LOGÍSTICA

DECORADOR CHEFT MESERO COORDINADOR

LOGISTICO

13
5.1.10 Servicios

Cuando se comienzan a plantear todos los detalles que significa la organización de dicho evento
(comunicación con proveedores, servicio de catering, música, registro, actividades, comida, etc.)
es cuando se dimensiona el verdadero trabajo que requiere la organización de un evento
empresarial.
Es por ello que la mejor opción es recurrir a los servicios de una empresa especializada en la
organización de eventos.
Estas empresas ofrecen una gran ayuda para aligerar el trabajo de organización e
implementación. Sin embargo, es importante que, antes de seleccionar alguna, se tenga
conocimiento de los principales servicios que ofrecen la empresa.
Algunos de los servicios principales que ofrecemos como empresa organizadora de eventos son:

 Asesoría personalizada: Es fundamental que la empresa esté enfocada en el tipo de evento

que se desea realizar. Que brinde servicios acordes a los deseos, requerimientos y
expectativas del cliente. Debe ser una empresa especialista y responsable con la distribución
equitativa del presupuesto.
 Iluminación: Debe tener encargados de la iluminación, de esta manera podrán proporcionar
lámparas que ubicarán estratégicamente, para que tanto las fotografías como los videos
puedan tener la mejor calidad, sin importar si el evento se realiza de día o de noche.
 Mobiliario: Es importante que cuente con el mobiliario indicado para la ocasión, incluyendo
mesas, sillas, sofás de diversas temáticas, con el fin de crear un ambiente adecuado y
cómodo para los invitados.
 Sede (propia o contactos): Algunas empresas cuentan con su propia sede para la
organización, o bien cuentan con contactos de confianza para conseguir una sede de acuerdo
a las exigencias de los clientes.
 Servicio de audio y video: Es recomendable que la empresa organizadora de eventos
proporcione profesionales de confianza que realicen trabajos audiovisuales de calidad, y que
además cumplan con los requerimientos y peticiones del cliente.

5.1.11 SEGMENTO DEL MERCADO

La segmentación es un proceso de división del mercado en grupos homogéneos en su interior, y

heterogéneos entre sí, con el fin de llevar a cabo una estrategia comercial diferenciada para cada uno de
ellos, que permita satisfacer de modo más efectivo sus necesidades.

Requisito: Identificable, mesurable, accesible, sustanciarle, recreativos y posibles.

14
5.1.12 TIPO DE CLIENTES

Algunas personas buscan decididamente un lugar con paisajes naturales, mientras que otras
prefieren un salón cerrado dentro de la ciudad. Cada uno tiene sus propias ventajas y algunas de
las principales diferencias entre ambos están determinadas por el clima del lugar y la temporada
del año en que se lleve a cabo el evento. En ciudades cálidas o en época veraniega, los clientes
preferirán un lugar abierto, en tanto que en climas lluviosos o en el frío del invierno, optarán por
un salón cerrado. Con estas preferencias van ligados los tipos de menús a ofrecer. Así, en una
finca o un rancho la gente prefiere platillos típicos; en cambio, en un salón se demanda la cocina
internacional.

También hay clientes que se basan sólo en los precios. "Son personas que quieren salir del paso
porque se les viene el tiempo encima y buscan lo más económico". Por el contrario, algunos
clientes no escatimarán en contratarte cuando buscan el detalle o la distinción y desean asesoría
desde la definición misma del concepto.
Por otro lado, Alexander Barba Rivera asegura que quien decide es la mujer, ya sea en su papel
de novia, mamá, suegra o como publirrelacionista de alguna compañía.

5.2 REALIZAR UN DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ALEX EVENTOS S.A.S,

CON EL FIN DE CONOCER SUS FORTALEZAS Y DEBILIADES FRENTE AL
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MARKETING QUE APLICA ACTUALMENTE.

5.2.1 Información interna

5.2.1.1 ¿La empresa implementa un presupuesto semanal, mensual o anual para el

desarrollo de sus actividades?

Análisis: El presupuesto es realizado por el representante legal Alex Barba, que lleva una
contabilidad manual y luego es pasado a la contadora que es la encargada de hacerlo
digitalmente por medio de Excel. Este informe se elabora trimestralmente, para llevar a
cabo una mejor contabilidad en la empresa que empleará el cumplimiento de metas
planeadas, de forma que sea óptimo y eficiente.

Al momento de tomar decisiones debemos ser muy estratégicos al realizar los eventos que
se llevaran a cabo, ya que el 30% de eventos socioculturales y recreativos son realizados en
pueblos por obras sociales.

5.2.1.2. ¿Existe informes contables y financieros en la empresa?

Análisis: Si, la contadora es la encargada de realizar estos informes digitalmente por medio
de Excel, que se elaboran trimestralmente para llevar una buena contabilidad, evitar
problemas financieros y así poder seguir creciendo como empresa y prevenir quedar en
quiebra. Con el propósito de cumplir con todas las expectativas de los clientes, con el fin de
tener mayor eficiencia y eficacia en el uso de los recursos y del mismo modo definir
15
cambios en el proceso de operación y la fijación de precios del servicio prestado.

5.2.1.3 ¿La empresa cuenta con una base de datos detallada y actualizada de sus
proveedores?

Análisis: Uno de los proveedores de la empresa ALEX EVENTOS S.A.S, es la empresa

ECOSOUND, PROSOUND Y AUDIOLUCES. Sin embargo, no se evidencia una base de
datos detallada y actualizada de proveedores debido a que se considera que la información
se puede llevar en una agenda y de acuerdo a su experiencia y los proyectos que cada día se
enfrenta, busca siempre tener la posibilidad de experimentar con nuevos proveedores que
aporten a su desarrollo, con la finalidad de tener a los beneficiarios satisfechos del servicio
que se les ofrece, ya anteriormente mencionado, dependiendo de la demanda exigida se
toma la decisión de aumentar la cobertura para atraer más clientes.

5.2.1.4 ¿La empresa genera informes completos y detallados de la competencia?

Análisis: La empresa no genera informes completos de la competencia, debido a que las

demás empresas no prestan los servicios tal cual como nosotros lo realizamos, se investigó
sobre los servicios que desarrollan las diferentes empresas del local, estas empresas solo
cuentan con una sola área a desarrollar, pero sí; se tiene conocimiento de los servicios que
ofrecen, además la empresa no considera necesario llevar tal informe, ya que se tiene plena
seguridad del buen servicio que se ofrece a la comunidad, los servicios que manejamos son:
chefs, meseros, decoradores, etc. La e m p r e s a utiliza estrategias de marketing puesto
que, se centra en satisfacer y conocer la debilidad que genera en el sector donde se lleva a
cabo el evento.

5.2.1.5 ¿Sabe usted que medios publicitarios han sido más efectivos para su
empresa?

Análisis: Las redes sociales han sido una gran ayuda para que esta empresa se diera más a
conocer, quien se encarga de manejar estas redes es el mismo dueño Alex Barba que
diariamente actualiza estas páginas (Facebook, WhatsApp, Instagram). Con esto queremos
hacer una comunicación más eficaz con las comunidades a nivel local, regional, nacional e
internacional, así llegaremos a todos los sectores para que ellos puedan tener facilidad de
comunicarse con nuestra empresa. Por medio de estas redes también hemos obtenido
muchísimos más clientes de lo que se tenía pensado

5.2.1.6 ¿La empresa maneja un informe detallado de sus clientes?

Análisis: La empresa Alex Eventos S.A.S no maneja informes de sus clientes, se orienta con
una base de datos, este registro lo lleva a cabo la contadora de la empresa en una plantilla de
Excel, los datos son tomados a partir de la facturación y de las nuevas órdenes de servicio que se
firman, posteriormente la contadora toma el nombre de los clientes y los registra en la plantilla
16
con la siguiente información: Nombre, contacto, dirección, numero de orden de servicio y fecha
de inicio del contrato. La anterior información se actualiza cada vez que se firma un nuevo
contrato, todo esto para tener un medio de comunicación constante con ellos, donde se le pueda
enviar las cotizaciones o información referente a los servicios que ofrecen.

Así mismo, la empresa está implementando de una forma superior el marketing de relaciones, ya
que es una forma diferente de hacer negocios. Esta es una estrategia empresarial que busca
captar clientes y establecer con ellos una relación de confianza, generando relaciones
satisfactorias y rentables a largo plazo, representando un beneficio para ambas partes.

5.2.1.7 ¿La empresa lleva un registro de inventarios de sus servicios o materia

prima?

Análisis: Si lleva un registro de inventarios, que se realizan al finalizar cada año

digitalmente por medio de Excel, es elaborado por la contadora, esto es para tener una
buena organización de sus ganancias o pérdidas al momento de realizar las compras de la
materia prima, ya que esas decisiones nos han ayudado a crecer y llevar un registro de
inventario ordenado para así seguir brindando un mejor servicio a nuestros clientes.

5.2.1.8 ¿Para determinar los precios de los servicios de su empresa tiene en cuenta los
costos y gastos?

Análisis: La empresa si tiene en cuenta los costos y gastos al momento de realizar una
cotización, por ejemplo salario de trabajadores, imprevistos, mantenimientos de todos los
equipos etc., ya que esto se realiza de acuerdo al tipo de evento que adquiera el cliente, el
mismo representante legal es quien maneja esta parte, esto se realiza cada vez que se va a
presentar una propuesta comercial de un evento, con el objetivo de poder tener claro las
utilidades que dejara el negocio a corto y largo plazo.

5.1.2.9 ¿La empresa cuenta con un buzón de sugerencias?

Análisis: No cuenta con un buzón de sugerencias, ya que cualquier duda o inquietud se hace
directamente con el dueño.

5.2.2 Información externa

5.2.2.1. ¿Qué tipo de información externa utiliza para la toma de decisiones de

marketing en su empresa?

Análisis: Alex Eventos S.A.S usa la información que encuentra importante de las redes
sociales, el encargado es el gerente, se hace mirando los informes de las redes, todos los
días se desempeña este trabajo, para tomar las decisiones de marketing pertinentes a fin de
salvaguardar los intereses de la misma, en caso de peligro o si hay alguna oportunidad de
17
beneficios optar por la mejor decisión, para así lograr satisfacer las necesidades de los
clientes.

5.2.2.2. ¿Tiene en cuenta informes expedidos por entes territoriales, municipales o

gubernamentales para tomar decisiones de marketing?

Análisis: La empresa tiene en cuenta los informes expedidos por las entidades
gubernamentales, el encargado de esta tarea es el representante legal, se hace seguimiento
por los medios de comunicación, también por internet, y se cumple con las reglas,
actualmente como lo es el caso de la bioseguridad, cada mes se elabora éste pertinente
trabajo, esta información sirve para evitar incumplir las normas expedidas por los entes y
no tener algún tipo de problema con el funcionamiento abierto al público. Se toman
decisiones de marketing como bajar el precio del servicio o subirlo e incluso hacer
promociones.

5.2.2.3. ¿Tiene en cuenta las nuevas reglamentaciones de industria y comercio para la

toma de decisiones de marketing?

Análisis: Sí, para la empresa es un tema muy importante, incluso para hacer negocios con
otras empresas, el encargado de esta tarea es el gerente Alex Barba, la cual realiza un
seguimiento semanal, mirando en la página de industria y comercio por correo corporativo
de la organización ya que debido a la Pandemia el método de información ha sido más
fácil, con el fin de estar al día y evitar problemas. Tomando las mejores decisiones de
marketing, como las nuevas actividades sociales, culturales y beneficios tributarios, de
manera que la empresa se beneficie y el cliente también.

5.2.2.4 ¿Recibe publicaciones especializadas de su gremio constantemente que le

ayuden a determinar decisiones de marketing para su empresa?

Análisis: La empresa no recibe publicaciones especializadas de su gremio.

5.2.2.5 ¿Tiene en cuenta el desarrollo tecnológico en otras empresas del gremio para
el mejoramiento de las decisiones de marketing?

Análisis: Alex Eventos S.A.S si tiene en cuenta el desarrollo tecnológico en otras empresas
del gremio, debido a que la empresa si tiene conocimiento sobre tecnología, por ello se
utilizan constantemente ya que la innovación tecnológica ha servido de gran utilidad para
alcanzar mayores costas de competitividad en los mercados nacionales. Se cree importante
la competencia ya que se sienten muy seguros de sí mismos y se centran en prestar un buen
servicio de calidad para así satisfacer las necesidades de los clientes.

5.2.2.6 ¿Tiene en cuenta informaciones de los periódicos, televisión, radio e internet

para la toma de decisiones de marketing?

Análisis: Si tiene en cuenta la información dada por todos los medios de comunicación, el
encargado de esto es el representante legal, el cual todos los días mira noticias, página web,
18
revisa las redes sociales, escucha la radio, lo hace con el fin de mantenerse informado de
todo lo que sucede en la industria y así conocer de qué manera puede ser afectada o
beneficiada la empresa y poder saber que decisiones de marketing podría tomar al respecto,
como buscar nuevas estrategias de marketing.

5.2.2.7 ¿Usted tiene en cuenta las nuevas reglamentaciones y normas tributarias que
implementa el gobierno nacional en la toma de decisiones de marketing?

Análisis: La empresa está al día con todo lo relacionado con los temas tributarios revisando
las diferentes páginas como cámara de comercio, Industria y Comercio (Secretaria de
hacienda) y DIAN para estar al día con las nuevas reglamentaciones, la encargada es la
contadora, lo realiza cada año según las fechas establecidas por el gobierno nacional, esta
información nos ayuda en la toma de decisiones de marketing y en permanecer a paz y
salvo con los impuestos a fin de evitar cualquier tipo de multa, sanción o cierre temporal
por incumplimiento de los posibles pagos tributarios, es algo muy importante ya que
también abarca los negocios con otras empresas.

5.2.3 Información de mercado

5.2.3.1. ¿La empresa conoce cuál es la participación de mercado que tiene frente a sus
competidores en Barrancabermeja?
Análisis: Alex Eventos S.A.S tiene conocimiento de que existen empresas con actividades
similares, sin embargo, no realiza ningún tipo de encuesta y/o estudio de mercado. Se tiene
seguridad y confianza que sus servicios son de calidad y llenan las expectativas de los
clientes.

5.2.3.2. ¿Ha realizado usted un estudio de caracterización de sus clientes o posibles

clientes?

Análisis: La empresa no tiene un estudio de caracterización.

5.2.3.3. ¿Genera usted un análisis de ventas de su empresa y d sus competidores?

Análisis: Si analiza las ventas de la empresa, ya que con este análisis se podrá saber si la empresa
ALEX EVENTOS S.A.S tiene ganancias o pérdidas y si se está llevando correctamente la contabilidad,
la encargada de esto es la contadora y lo hace mensualmente. Esta empresa no hace análisis de sus
competidores.

5.2.3.4. ¿Conoce usted las últimas tendencias o innovaciones frente a los servicios o
productos que la empresa ofrece?

Análisis: Alex Eventos S.A.S si está al tanto de las tendencias e innovaciones, el encargado de esto es el
representante legal que por medios de comunicación se mantiene informado. Logra estar al día
con los nuevos servicios gracias al personal voluntariado, que realiza actividades internas
para el apoyo de la empresa.

19
5.2.3.5. ¿Para determinar los precios y valores de sus productos y servicios, realiza
usted estudio de precios de la competencia?

Análisis: La empresa si realiza un estudio de precios de la competencia, lo elaboran por

medio de un Excel, trimestralmente realizado por la contadora, para para evaluar las
opciones de productos y servicios existentes en el mercado y también para que haya
variedad de opciones adecuadas y relativamente equivalentes en cuanto a los beneficios y
características para tomar una decisión de servicio. 

5.2.3.6. ¿Entre diferentes situaciones que se presenta o se pueden presentar en el

entorno, realiza usted una planeación proyectándose a tener nuevos resultados?

Análisis: Sí, Alex Eventos S.A.S realiza planeaciones, con el fin de estar más preparados,
para evitar tener inconvenientes como lo fue la pandemia, el cual aún no se utilizaban
frecuentemente los medios tecnológicos, como el uso de redes sociales, que por el
momento ha sido la única decisión que se ha tomado de acuerdo a la planeación que se
llevó en ese momento, para afrontar el problema de la pandemia, el representante legal
ahora se encarga de mantener al día las redes sociales de acuerdo a las actividades que
realiza la empresa.

5.2.3.7. ¿La empresa realiza investigación de mercado para conocer las necesidades
que existen en el entorno frente a los servicios o productos que ofrece la empresa?

Análisis: Si, realizan de la mejor manera la búsqueda de todas la necesidades y

problemáticas que tienen los clientes con otro servicio que les han brindado, dependiendo
de la información que se obtenga, optan por conseguir nuevas estrategias para sus
actividades. El encargado de esto es el representante legal.

20
5.3. DISEÑAR LA PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
MARKETING IMPLEMENTANDO DISTINTOS FORMATOS QUE LE
PERMITA OBTENER A LA EMPRESA INFORMACIÓN IMPORTANTE Y
DE PRIMERA MANO EN UN PERIODO DE TIEMPO DETERMINADO.

5.3.1 Información interna.

5.3.1.1 ¿La empresa implementa un presupuesto semanal, mensual o anual para el

desarrollo de sus actividades?

EL PRESUPUESTO es uno de los documentos esenciales en la gestión diaria de

autónomos y pymes. Este documento se considera una gran herramienta para promocionar
el trabajo que se realiza y en la mayoría de los casos será la primera toma de contacto con el
cliente. El presupuesto debe ser conciso, claro y concreto. Si no se hace así se corre el
riesgo de que buena parte del trabajo quede a la libre interpretación de la otra parte, con los
siguientes prejuicios, tanto en tiempo como en dinero. Desde esta herramienta elaborada en
el Excel se pueden elaborar presupuestos de forma rápida y sencilla. En el mismo momento
que se elabora el presupuesto permite dar de alta al nuevo cliente y el nuevo servicio o
producto. A continuación, le mostráremos el formato de presupuesto para la empresa.

Recomendación:

Tabla 1. PRESUPUESTO

21
 Tabla 2. RESUMEN TRIMESTRAL

INGRESOS $ -
COSTOS $ -
GASTOS $ -
Fuente Propia

5.3.1.2 Base de datos del sistema contable.

La empresa ALEX EVENTOS S.A.S, si maneja una base de datos manual por lo cual se
recomienda llevar un formato para tener un registro y el control en las actividades de la
empresa, conociendo la parte financiera que le permita hacer un análisis a la hora de tomar
mejores decisiones de marketing, lo cual pueda generar una forma útil y ágil; Con esto
buscamos encontrar más facilidad, agilidad y ventajas en la organización. Esto se hace para
tener el registro de la información que lleva a cabo la contadora con el fin de evaluar el
rendimiento de las actividades y desarrollo en la empresa; Se les recomienda tener un
acceso a la plataforma de Excel lo que permita ver la información y analizar la base
contable y actualizada con mayor facilidad teniendo más rentabilidad a la hora de generar la
base de datos en la empresa.

5.3.1.3. Base de datos de proveedores.

Las ventajas de usar las tecnologías de información y comunicación (TIC) es la facilidad de

obtener información con una alta velocidad, en el cual podrá evidenciar los proveedores de
las empresas, un análisis en el que sabrá cuál es mejor, quien le da la mejor calidad, quienes

22
 son los de mejores precios entre otros.
BASE DE DATOS PROVEEDORES

NOMBRE O RAZÓN REDES SOCIALES

REPRESENTANTE NÚMERO TELEFONO NÚMERO TELEFONO CORREO PRODUCTOS QUE SE CODIFICACION DEL PRECIOS DEL TIEMPO DE ENTREGA GARANTIA DEL
ITEM SOCIAL DE LA C.C/NIT DIRECCIÓN CIUDAD FECHA DE INCIO FORMA DE PAGO
LEGAL (FIJO ) (CELULAR) ELECTRONICO OFRECEN PRODUCTO PRODUCTO DE MERCANCIA PRODUCTO
EMPRESA
WHATSAPP FACEBOOK INSTAGRAM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28

Recomendaciones: Se recomienda registrar dependiendo de cada cuanto compren materiales,

EVALUACION DE PROVEDORES

RESPUESTAS A LAS SOLICITUDES O INQUIETUDES

CUMPLIMIENTO EN CUMPLIMIENTO EN CUMPLIMIENTO EN LAS REPUTACION Y POSICION EN LA HISTORIAL DE
ACTITUD DEL PROVEEDOR CONCLUSIÓN
PUNTUACION TIEMPO CANTIDAD ESPECIFICACION responden demora su INDUSTRIA COMFLICTO LABORAL PUNTUACION FINAL
ITEM NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA no responden
INICAL inmediatam respuesta (100)
SI NO SI NO SI NO BUENA ESTABLE MALA BUENA BASICA MALA SI NO
6 3 1 APROBADO NO APROBADO
8 7 8 7 15 5 9 6 5 6 3 1 5 15
1 0
2 0
3 0
4 0
5 0
6 0
7 0
8 0
9 0
10 0
11 0
12 0
13 0
14 0
15 0
16 0
17 0
18 0
19 0
20 0
21 0
22 0
23 0
24 0
25 0
26 0
27 0
28 0

OBSERVACIONES: SE CALIFICARA DEPENDIENDO DE LA OPCION QUE ESCOJA, CADA OPCION TIENE UN VALOR QUE AL FINAL NOS INDICARA SI USTED SERA APROBADO O NO APROBADO DONDE LA CALIFICACION MAS ALTA SERA DE 100 % Y PARA ESTAR ENTRE NUESTROS ESTANDARES TIENE QUE SE SUPERIOR A 60.

tener en cuenta que esto es importante para determinar la investigación y así saber cuáles
son los mejores proveedores para la empresa.

Tabla 3. BASE DE DATOS PROVEEDORES

Tabla 4. EVALUACIÓN A PROVEEDORES

23
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

5.3.1.4 Informe de la competencia

Es muy importante tener un informe de la competencia porque se puede determinar la zona

geográfica que cubre y sus principales ventajas. Se le permite ganar el mercado,
conociendo sus fortalezas y debilidades, ventaja competitiva y características que lo
convierten en un competidor potencial. Con esta información es más fácil determinar la
estrategia. ALEX EVENTOS S.A.S debe seguir el marketing y posicionamiento
convirtiéndose en un competidor ideal en el mercado.

Recomendación:

Tabla 5. ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA

5.3.1.5 Base de datos de clientes

La base de datos de nuestros clientes y potenciales clientes son indispensables. Ya que nos
permite incluir en la información como el nombre, dirección, teléfono, documento de
identidad, edades, tipo de documento de identidad e información demográfica sobre los
clientes para que tú organización conozca y pueda ofrecerle nuevos productos relacionados
a su historial. Estos son algunos de los beneficios de mantener una base de datos de los
clientes en un formato Excel: – Facilita la consulta de la información sobre historial y
análisis de la empresa.

 Organiza a los beneficiarios en diferentes intereses y segmentos para enfocar

acciones de comunicación y mercadeo con mayor nivel de personalización y
capacitación.
 Permite mantener una relación con los clientes, proveedores y prospectos de alta
24
 calidad. Para la creación de tus bases de datos existen diversas soluciones. En el
momento de inclinarte por alguna de ellas considera dos aspectos importantes:

1) Integridad de datos, se refiere a que la información no se repita ni se pierda al

momento de ser almacenada o cada vez que sea actualizada.
2) Sistema de seguridad, que permita que sólo se pueda acceder por consulta o persona
en la empresa con acceso autorizado. Es importante destacar que tus colaboradores
dentro de la empresa deben tener en cuenta que todo almacenamiento, acceso, uso,
comunicación, manipulación, y disposición de información en la base de datos debe
ser previamente autorizado.

RECOMENDACIÓN:

25
 Tabla 6. BASE DE DATOS DE CLIENTES

ILUSTRACIÓN 4. GRÁFICA EDADES

EDA D
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0

26
 ILUSTRACIÓN 5. GRÁFICA CANTIDADES

CANTIDADES
12

10

5.3.1.6. Ingreso y egreso

Es importante tener un informe donde se indiquen los costos que produzcan cambios en el ingreso del
dinero. Cada área perteneciente a la empresa debe poseer el control de todos sus movimientos.

TABLA 7. INGRESO Y EGRESO

INGRESOS: $ 0.00 EGRESOS: $ 0.00

ITEM FECHA MES DESCRIPCIÓN MONTO ITEM FECHA MES DESCRIPCIÓN MONTO
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10
11 11
12 12
13 13
14 14
15 15
16 16
17 17
18 18
19 19
20 20
21 21
22 22
23 23
24 24
25 25
26 26
27 27
28 28
29 29
30 30
31
27 31
 ILUSTRACIÓN 6. GRÁFICA INGRESO Y EGRESO

5.3.1.7.
5.3.1.7.
Ingresos
ENERO
$ 0.00
MAYO
$ 0.00
SEPTIEMBRE
$ 0.00
5.3.1.7.
Egresos $ 0.00 $ 0.00 $ 0.00

Ingresos vs Egresos Saldo acumulado

$1.00
$ 1.00
$ 0.90 $0.90
$ 0.80
$ 0.70 $0.80
$ 0.60
$0.70
$ 0.50
$ 0.40 $0.60
$ 0.30
$ 0.20 $0.50
$ 0.10 $0.40
$ 0.00
ENERO MAYO SEPTIEMBRE $0.30

$0.20

$0.10

$0.00
Ingresos Egresos ENERO MAYO SEPTIEMBRE

28
 Base de inventarios

Mediante la aplicación de la encuesta se evidenció que la organización si cuenta con un inventario

en Excel, lo cual creo la necesidad de general formatos que nos permitirá saber las entradas
y salidas de los artículos. Una de las ventajas de este formato de inventario es que mantiene
al día a la empresa de las cantidades de los productos con los que cuenta.

29
 Tabla 8. BASE DE INVENTARIO

CONTROL DE INVENTARIO

COMPRAS VENTAS SALDOS

ITEM FECHA DE ENTRADA
Descripción Cantidad Estado del producto Costo Unidad Costo Total MES DE SALIDA Cantidad Costo Unidad Costo Total Cantidad Costo Unidad Costo Total
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25

OBSERVACION:

5.3.1.8. Base de datos de materia prima

La empresa ALEX EVENTOS S.A.S no maneja base de datos de materia prima ya que esta
obtiene sus productos de manera propia, si no que cuenta con unos proveedores los cuales
son los encargados de suministrar y proveer cada uno de los productos.

5.3.1.9. Buzón de sugerencias

La empresa no cuenta con un buzón de sugerencias ya que cualquier inquietud o duda que tengan sobre el
servicio se pueden comunicar con el representante legal, líneas telefónicas o redes sociales (Facebook,
WhatsApp, etc.) y se les serán atendidos de la mejor manera.

5.4. INFORMACION EXTERNA

5.4.1. Base de entidades informáticas

La empresa ALEX EVENTOS S.A.S tiene presente los medios de comunicación como las redes
sociales, la cual se encarga de manejar el Representante legal , estos medios de
comunicación nos permiten estar al día con la información; de cómo se mueve la
competencia en diferentes ciudades, de esta manera nos podemos organizar como empresa
para aplicar nuevas estrategias del marketing digital.

RECOMENDACIÓN:

5.4.2. Desarrollo tecnológico

30
ALEX EVENTOS S.A.S no cuenta con una tecnología avanzada ya que no ve necesario tener
equipos de última generación o de alta gama ya que ellos lo manejan por medio de
computador y celular donde pueden organizar todos los documentos en el programa de
Microsoft como Excel, Word, Paint, Power Point.

ANEXOS

31