Técnicas para el manejo eficiente

del Tiempo
César Montoya Ramírez
Master Coach
Agenda: “ Técnicas para el
manejo eficiente del tiempo”

 Administrar o Gestionar el Tiempo hoy.

 Eficiencia vs Eficacia
 Las Esferas del Tiempo. Autoevaluación en el uso del
Tiempo.
 “Ladrones de Tiempo” Fuentes de pérdida de tiempo
laboral y frases hechas.
 Sentido de Urgencia (¿Por qué el tiempo es un recurso
clave?.
 6 pasos para la planificación efectiva (¿Cómo conseguir
los resultados de manera eficiente y efectiva?).
 EL modelo POIDS.
¿Qué tienes en común con estos personajes?
Como tú…

Horas
al día
60 segundos en un minuto
60 minutos en una hora
24 horas en un día
168 horas en una semana…
 El Tiempo:
Reflexionemos…

¿El tiempo se
ahorra o
almacena?

¿Se trata de cuánto

tenemos… o
cómo lo
utilizamos?

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
1. ¿Administrar o Gestionar el
Tiempo?
LAS ESFERAS DEL TIEMPO
 Lista de Relaciones

• T= Yo y mi Trabajo
• C= Yo y mis colaboradores
• P1= Yo y mis proyectos
• J= Yo y mi Jefe
• Pr= Yo y mis proveedores/clientes
• F = Yo y mi familia
• Y = Yo y yo mismo
 P1

C Pr

T
J

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
¿Eficiencia o Eficacia?
 Productividad

Eficaz Eficiente

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
 Productividad

Eficaz Eficiente

Para el logro de objetivos o metas, deberá utilizarse la menor

cantidad de recursos, manteniendo un alto nivel de calidad y
cantidad
César Montoya Ramírez
Master Coach Experto
 Productividad

Eficaz Eficiente

Es la capacidad que tienen la organizaciones y personas de

poder alcanzar sus objetivos o metas.
César Montoya Ramírez
Master Coach Experto
 Productividad

Eficaz Eficiente

Es la relación que existe entre los productos obtenidos y los

Insumos utilizados en un período de tiempo definido sin alterar
la calidad
César Montoya Ramírez
Master Coach Experto
Productividad = Eficacia + Eficiencia

Inteligencia
Emocional

Trabajo en
Equipo Creatividad e
Innovación
Gestión de
Relaciones Comunicación
Integral
 DIAGNÓSTICO:

¿Cuáles son mis ladrones

del tiempo?
Demasiados descansos
Chismes de oficina
Llamadas telefónicas a amigos
Juegos
Comunicación deficiente
Mala coordinación interpersonal
Intrigas
Vicios inútiles
“Todas estas son
acciones
innecesarias que
te retrasan en la
consecución de
tus objetivos”.
 ¿Diferenciar entre lo
Urgente y lo Importante
ayuda a gestionar mejor el
tiempo?

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
 Hacia una estrategia inteligente:

Importante
NO SI
Urgente

Irresponsabilidad Visión
NO

Dependencia de otros Perspectiva Reto = planificar, anticipar.

Equilibrio
Gestionar las tareas
Control
importantes antes que
estas devengan urgentes.
SI

Fuera de control Nos estresamos

Sentimiento de Nos quemamos
victimización
Enfoque al corto plazo

Fuente: First things first. Steven R. Covey.

 ¿Cómo establecer prioridades?

Importante
NO SI

Fijar una
Urgente

fecha límite
Descartadas y realizarlas
NO

personalmente

Realizar
SI

Delegarlas inmediatamente y de
forma personal
 ¿Cuál es el aliado de la
Gestión eficaz del tiempo?

La
Planificación
César Montoya Ramírez
Master Coach Experto
¿Porqué Planificar?
¿Cuál es el ciclo de la planificación?

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
 ¿Qué pasos seguir en la planificación?
¿Qué características tiene mi equipo? ¿Cómo son? ¿Qué estamos
en posibilidad de hacer? ¿Cuál es el contexto? 1) Diagnóstico

¿Qué quiero lograr? ¿Qué necesitan que logre? ¿De qué forma
será visible el resultado? 2) Objetivos o metas

¿Qué acciones debo hacer? ¿Qué hitos existen en la realización

del objetivo? ¿Cuáles son los elementos clave? 3) Actividades
¿Qué y a quiénes necesito para hacerlo? ¿Con qué y quiénes
cuento? 4) Recursos

¿Qué, quién y cuándo se harán?

5) Distribución de tareas y
plazos
¿Se está haciendo conforme lo establecido? ¿Este momento y sus
resultados corresponden al previsto? ¿Todos los actores y 6) Ejecución y Control
elementos se están realizando?

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
 Ejemplo de Programa semanal
Desarrollo • Deporte Lunes, Miércoles y Viernes por las mañanas
Personal • Organizar reunión reencuentro con amigos del colegio

Desarrollo • Clases de Inglés Martes y Jueves por las noches

Profesional • Inscribirme en el Diplomado de Logística de Agosto a Diciembre

• Sábado noche cena juntos

Pareja
• Domingo noche cuadrar cuentas de gastos mensuales

Madre/ • Salir con mi hijo al cine el Viernes por la noche

Padre • Pasear en bicicleta con mi hija el Domingo por la mañana

• Lunes reunión con equipo sobre planificación de vacaciones del área

Jefe de área • Miércoles am revisar informes sobre mermas del producto UVW
• Miércoles pm conversación sobre aumento de sueldo para EFG y JHI

• Martes pm Revisión del rendimiento de ABC

Desarrollo de
• Jueves pm Conversación con area de RRHH sobre satisfacción laboral
colaboradores • Viernes reunión – café con DEF sobre su primer mes de casada.
 ¿Cuáles son las barreras o
facilitadores de la administración
eficaz del tiempo?

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
Barreras:

 Miedo a cambiar los propios hábitos.

 Incertidumbre sobre cómo y cuando empezar.

 Presión del tiempo, ya que para ahorrar tiempo futuro

debes invertir tiempo presente (y el día a día ya sabemos
como es…).

 Falta de voluntad.
Buenas prácticas de la gestión eficaz del
tiempo

1. No crear situaciones imposibles:

2. Definir prioridades:

3. Evitar distracciones (ladrones del tiempo):

4. Evitar ser sobrepasado por un objetivo o por un plazo:

Buenas prácticas de la gestión eficaz del
tiempo

5. Las barreras emocionales (dispersión, estrés, ansiedad,

frustración…) afectan tu productividad:

 Busca tu bienestar físico, desconecta de estas barreras

 El ejercicio o cualquier otra distracción que te relaje son
perfectos antídotos para “desconectar”

César Montoya Ramírez

Master Coach Experto
Buenas prácticas de la gestión eficaz del
tiempo

6. Asumir responsabilidad sobre la gestión de tu tiempo:

 Busca ambientes de trabajo propicios

 Limita tus distracciones o ladrones del tiempo (revisar
mails, llamar compulsivamente…)
 Prevención frente a amigos, compañeros… que pasan por
encima de tus prioridades
César Montoya Ramírez
Master Coach Experto
MODELO POIDS
 Que conlleva el éxito

• Usted es el resultado de si mismo

• Asume responsabilidad por los resultados no
alcanzados
• No culpe a nadie por los resultados
• Aprenda a convertir las adversidades en
oportunidades
• Enriquécete de aquellos modelos positivos,
que aceptan retos y no se rinden frente a
situaciones difíciles
• Conózcase a sí mismo

“Los únicos que no fracasan son los que no intentan nada en su vida”
 ¡Gracias!
César Montoya Ramírez
cesarmontoyar2009@hotmail.com
cesarmontoya@cicompetencias.com
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Cel. 994596880

26 de Abril de 2016