Gestión del tiempo:

Personas, incentivos y herramientas modernas

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0
P 03 TODOS GANAMOS CON UNA
MEJOR GESTIÓN DEL TIEMPO

P 04 UNA MAÑANA EN LA OFICINA

P 05 GESTIÓN DEL TIEMPO:

UN TEMA UNIVERSAL

P 06 INCENTIVOS ECONÓMICOS Y
HUMANOS

P 07 LA HISTORIA DE NUESTRA
SEMANA LABORAL

P 08 ACTÚA, PIENSA Y TRABAJA DE

UN MODO MÁS INTELIGENTE

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2
TODOS GANAMOS CON UNA
MEJOR GESTIÓN DEL TIEMPO
“Unos veinteañeros desarrollan una herramienta de CRM sin haber visto nunca una”.
Ese era la perspectiva de muchos artículos después de la primera y exitosa ronda de
financiación de Teamleader, hace 18 meses. Porque toda historia necesita un punto
de vista.

Pero, ¿era cierto? Sin dudarlo. La idea de dejar atrás la creación de sitios web y
sustituirlo por una cómoda herramienta de CRM multifunción para pymes, surgió
precisamente porque ese tipo de herramienta aún no existía. Porque vimos una
oportunidad para innovar. Porque creímos: esto es lo nuestro.

Teamleader, por su parte, ha realizado un largo trayecto, tanto la compañía como el

producto. A diario nos esforzamos por ofrecer un producto más eficiente, más fácil
de usar y más adaptado a nuestro cliente. Y ese margen de mejora está ahí: ya sea en
casa como en el extranjero advertimos que muchas compañías siguen trabajando
con planteamientos poco efectivos y tecnología obsoleta en 2015.

Debe de haber otra manera.

No pienses solo en el flujo de caja de una compañía, sino también en la gente que
hay detrás. Piensa que tu amor por el emprendimiento se ve amenazado por una
enorme carga administrativa. Piensa en tus compañeros de trabajo, a los que,
pese a todos sus esfuerzos, les sigue faltando el tiempo porque emplean procesos
desfasados. Piensa en el tiempo que podrías ahorrar con un enfoque de negocio
apenas distinto, pero mucho más inteligente.

El tiempo que ahorres podrás emplearlo en otras actividades, cosas que importen de
verdad. En tu caso, puedes dedicarlo a tu empresa, tu familia, o ambas cosas. En el
caso de tus empleados, supone menos estrés y más tiempo de ocio, lo que redundará
en una mayor motivación.

¿Y qué hay de esas jóvenes promesas que quieres contratar? Estos se ven atraídos
por una cultura empresarial moderna que valore su talento y les permita lucirse y
marcar la diferencia.

Todos ganamos con una mejor gestión del tiempo. Deja que este e-book te guíe por el
camino correcto.

Jeroen De Wit
Director ejecutivo de Teamleader

3
1 UNA MAÑANA EN LA OFICINA
¿Te suena de algo esta historia?

Empiezas tu día con ganas de comerte el mundo. Mucho trabajo por delante, pero te ves
con fuerzas. Es el momento de convertir esas ideas en acciones. Enciendes el ordenador
y empiezan a llegar los correos. Abres rápidamente la bandeja de entrada y respondes
los más urgentes. En realidad no hay tantos. Aun así, tardas más de una hora. Sigues
trabajando, sin agobiarte.

A los 20 minutos,-cuando ya estabas en plena faena-, suena el teléfono. Alguien te

necesita para un asunto de una reunión de la semana pasada. Rebuscas en la pila de
papel que hay en tu mesa, tratando de encontrar tus notas. No las encuentras. “¿Te puedo
llamar en un momento?”

Pero no puedes, porque es la hora de tu primera reunión del día. Dura 45 minutos y, al
recapacitar sobre ella, ignoras por qué asististe. Te llega otro correo importante; vale, esos
presupuestos hay que mandarlos hoy. Abres listas de direcciones y listas de artículos
hasta que encuentras lo que buscas. Clic, clic. Cortar, pegar, repetir. Piloto automático.

Suena el teléfono y te desconcentra. “¿Y el documento de aquella reunión?” Mientras

tanto, esa enorme pila de documentos te mira fijamente sin piedad. La bandeja de
entrada sigue llenándose; ya contiene más correos que antes de que empezaras a
responderlos.

Hora de comer. No te queda otra que comer en tu mesa. ¿Cuáles decías que eran tus
planes para hoy?

4
2 GESTIÓN DEL TIEMPO:
UN TEMA UNIVERSAL
La historia que acabas de leer aunque inventada, es bastante común. Directores
ejecutivos, jefes de ventas, directores de proyectos, empleados de apoyo... en las
compañías modernas la gestión del tiempo sigue siendo algo complicado a todos los
niveles.

Sin embargo su definición es en realidad sencilla: la gestión del tiempo es la capacidad

de emplear el tiempo de manera eficiente y productiva. Ahora bien, en la práctica, llevar
a cabo las tareas que consideramos importantes se demuestra bastante complicado.

Las molestias que genera una mala gestión del tiempo se manifiestan de distintas formas
para cada persona:

• Un estudio realizado por Ipsos revela que el 40% de los empleados de pymes
consideran que la administración es la principal responsable de una productividad
deficiente. Reuniones sin propósito, prioridades confusas y procesos internos
complejos se consideran también obstáculos.

• Para los directores ejecutivos y gerentes, las reuniones son el principal problema.
Un gerente dedica un promedio de hasta 10 horas a la semana en reuniones. Para
los directivos superiores, este promedio puede subir hasta el 40-50% de las horas
de trabajo.

• Llama poderosamente la atención en los resultados de Ipsos el hecho de que al

38% de los encuestados no les importara recibir 40 correos electrónicos o más al
día. No obstante, según el McKinsey Global Institute, el trabajador cualificado
medio dedica 2,6 horas al día a leer y responder correos electrónicos, lo que
equivale a 27 días laborables completos al año.

• Si formulamos la misma pregunta a los gerentes, la respuesta sería totalmente

distinta: padecen más la denominada cultura de la sobreabundancia de correos,
puesto que se les suele incluir en la lista de CC de correos que no necesitan recibir
en realidad.

• Esto es algo que ellos pueden controlar en parte: cuando son los últimos
responsables, el afán por acelerar todos los trabajos cobra más importancia que la
necesidad de delegar cosas. Las consecuencias de esto pueden notarse en toda la
compañía: al fomentar exageradamente el uso del correo electrónico, los equipos
de dirección ‘infectan’ a sus compañeros. (Universidad de Glasgow)

• Estar “informado” en todo momento no solo hace perder tiempo: La Universidad

de Psiquiatría de Londres descubrió que nuestro CI disminuye temporalmente 10
puntos cuando nos asedian de manera continuada con correos y llamadas de
teléfono; igual pérdida a la que sufrimos tras una noche en vela.

• La gestión efectiva del tiempo funciona en ambos sentidos: los empleados

productivos llevan a cabo sus actividades diarias de manera eficiente, pero el
impulso para obtener una mayor productividad y eficiencia suele partir de un
buen gerente. (Lazear, Shaw y Stanton, “El valor de los jefes,” Oficina Nacional de
Investigación Económica, informe n.º 18317, 8/2012)

La gestión del tiempo, antes que nada, constituye una importante habilidad para la vida.
Se necesita un alto grado de autodisciplina para analizar y mejorar gradualmente el uso
que hacemos de nuestro tiempo. De este modo, ahorraremos tiempo, reduciremos el nivel
de estrés y viviremos más felices.
5
 3 INCENTIVOS
ECONÓMICOS Y
HUMANOS
Ya hemos señalado que la gestión del tiempo es de orden universal
y trasciende los muros de la oficina. Ahí radica su peligro: como
a todos nos falta tiempo en algún momento, no percibimos el
problema ni actuamos para solucionarlo. Como empresario, pronto
empezarás a creer que es normal que te falte tiempo para hacer
las cosas. Como si acabar algunas cosas fuera la consecuencia
lógica de trabajar duro.

En primer lugar, debemos buscar los incentivos adecuados: ¿qué

tienes pensado hacer con el tiempo que ahorras? ¿Te limitas a
reinvertirlo en tu trabajo? ¿Y cómo lo haces? ¿Vas a hacer más
de lo mismo o asumirás otras responsabilidades? ¿O acaso vas a
reservar ese tiempo para tu vida personal? ¿Aficiones, viajes, tu
familia?

Pueden distinguirse dos incentivos principales:

• Crecimiento económico mediante una mayor productividad

Llevar a cabo más trabajo (provechoso) de manera habitual

“Antiguamente, S-Technics funcionaba
con Excel y Word, y yo pasaba todos
los domingos lidiando con facturas y
presupuestos. Prácticamente no tenía
• Un mejor equilibrio entre vida y trabajo a través de una
nada de tiempo para mi familia. Ahora
en el mismo espacio de tiempo sería útil para la compañía:
mejores cifras, más volumen de negocio, mayor crecimiento
económico. De este modo, podrás tomar mejores decisiones,
hacer un trabajo de mayor calidad y tener la capacidad de
dar un paso atrás y conocer mejor tu compañía: ¿en qué
están trabajando los demás departamentos? ¿Podemos
abordar determinadas cuestiones de otra manera? A largo
plazo, el tiempo que ahorras te ayudará también a ganar la
carrera contra tus competidores.
mayor eficiencia

llego a casa por la noche y en diez minutos El equilibrio entre el trabajo y la vida personal es muy
lo he terminado todo.” importante para el empleado de oficina medio. 8 de cada
10 encuestados de un estudio de Kluwer esperan que este
equilibrio mejore en un futuro próximo. Ipsos presenta
resultados muy parecidos, pues el 73% de los empleados
consideran incluso que el equilibrio es el factor más
Sven Seghers, importante de su trabajo. En este sentido, es de lógica
Director comercial plantear la pregunta: ¿cómo puedo hacer el mismo trabajo
S-Technics en menos tiempo?

En otras palabras, la gestión del tiempo influye tanto en el

apartado económico como en el humano. Cada empresario puede
decidir por sí mismo en cuál de los dos apartados hacer hincapié,
pero no se excluyen mutuamente. Hacer más en menos tiempo:
¿acaso no es el sueño de todos?

6
 LA HISTORIA DE
NUESTRA SEMANA
LABORAL
¿Sabías que el economista John Maynard

Keynes vaticinó en 1930 que en un plazo Cuatro semanas de vacaciones pagadas y 38 horas de trabajo
semanales; parece algo de toda la vida , pero no siempre fue así.
de 100 años solo trabajaríamos 3 horas al Aunque ahora cada vez se habla más de conciliar vida laboral y
día? personal, la verdad es que antes trabajábamos muchas más horas.

Empecemos con la Revolución Industrial: cuando las fábricas

estaban operativas día y noche, la gente trabajaba de 10 a 16
horas al día. Por suerte, el mito de que la productividad y un mayor
número de horas de trabajo eran directamente proporcionales,
cayó hace ya tiempo. Fue Henry Ford quien introdujo la semana
REVOLUCIÓN laboral de 5 días y 40 horas en la década de 1920.
INDUSTRIAL
± 70 h/semana
Durante la Gran Depresión de los años 30, fueron muchas las
compañías que optaron por reducir drásticamente las horas
laborables en lugar de despedir a sus empleados. Por ejemplo, el
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magnate de Cornflakes, W.K. Kellogg, optó por reducir la jornada
laboral a 6 horas. Se contrató a 300 nuevos empleados y, tras 5
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años, el número de accidentes había descendido un 41% y los

empleados trabajaban con más eficiencia.
1920
HENRY FORD
± 40 h/semana Por contra, el gobierno británico trató de incrementar la
producción durante la guerra ampliando la semana laboral de 56
a 69 horas. En consecuencia, la productividad cayó un 12%.

En resumen: como señala Frederik Anseel, profesor de Psicología

Organizacional en la Universidad de Gante, el problema es que
seguimos expresando el trabajo en horas.
1930 “Seguramente, el tiempo sea el peor criterio posible para medir
W.K. KELLOGG el trabajo. No nos dice nada sobre la calidad del trabajo, la
± 30 h/semana
eficiencia, la innovación, los accidentes o la conveniencia para
el cliente. El tiempo es un mal vestigio de la segunda Revolución
Industrial, a la que debemos que nuestro ideal económico siga
siendo un trabajo de 9 a 17 h.”

Y quién sabe lo que nos deparará el futuro. Muchas compañías

suecas ya se han pasado a una jornada laboral estándar de 6
horas, en lugar de 8. La delegación de Toyota en Gotemburgo ya lo
hizo 13 años atrás, y descubrieron que sus empleados están más
contentos y son igual de productivos desde entonces, los índices
de retención de personal son más altos y les resulta más fácil
atraer a los jóvenes talentos - Employer Branding in the War for
Talent, ya sabes. ¿Te da que pensar?

1940 2015
PRODUCCIÓN EN GUERRA SUECIA
± 62 h/semana ± 30 h/semana

7
 4 ACTÚA, PIENSA Y
“No se pueden gestionar cinco minutos
y acabar teniendo seis.
— David Allen, gurú de la productividad
y autor de Organízate con eficacia
CONSEJO: Guarda el teléfono móvil y con-
sulta el correo electrónico en momentos
determinados, pues “las personas que se
ven asediadas constantemente por varios
medios de información electrónica no pre-
stan atención, no controlan su memoria ni
pasan de un trabajo a otro con la misma
eficiencia que las personas que prefieren
acabar sólo una tarea a la vez”.
TRABAJA DE UN MODO
MÁS INTELIGENTE
Para todos nosotros, un día consta de 1440 minutos y no se puede
hacer nada para rebobinar el reloj. Eso es indiscutible. La clave
está en emplear el tiempo de la manera más productiva y eficiente
que nos sea posible.
Aquellos que creen que no hacen todo lo que les gustaría hacer en
un día, deberían replantearse sus métodos de trabajo.
Actúa de un modo más inteligente
Al fin y al cabo, sólo somos seres humanos y a algunos se nos da
mejor organizar nuestras horas que a otros. En parte, se trata
de una actitud mental: ¿qué tal se te da planificar, distinguir
prioridades de cosas menos importantes, establecer prioridades, y
acabar llevando a buen fin la tarea que tienes entre manos?
Puede que estos consejos te ayuden a cambiar las cosas:
1. Céntrate en trabajar de un modo más
inteligente, no en trabajar más duro
La gestión del tiempo radica menos en hacer todo lo que sea
posible, que en la eficiencia. En otras palabras, céntrate en lo que
de verdad importa. Haz menos trabajo que rinda más, en vez de
realizar innumerables tareas carentes de importancia.
2. No te ahogues en tu lista de cosas por
hacer
La manera más rápida de desanimarse es quedarte parado ante
todo lo que tienes que hacer. Sé consciente de que una tarea
nunca acabará si no te pones manos a la obra. Establece tus
prioridades y asegúrate de poder concentrarte en ellas.
3. Dedica toda tu atención al proyecto que
tienes entre manos
No te distraigas fácilmente y céntrate en una sola tarea.
La multitarea no suele ser recomendable: estudios recientes
han vuelto a confirmar que las personas no están hechas para
centrarse en múltiples tareas a la vez.
4. Reserva espacio para respirar
No pases rápidamente de un proyecto a otro; en lugar de eso, trata
de aclararte la mente entre cada tarea. Tu cabeza te lo agradecerá.
Es más, si no paras a descansar corres el riesgo de crear un efecto
dominó cuando te retrases en un proyecto, pues tendrás que
posponer todos los plazos de entrega de nuevo. 8

CONSEJO: Todo el mundo procrastina de
vez en cuando, pero la procrastinación se
ha convertido en un mal crónico para el
15-20% de la población mundial. Identifi-
car el problema es un buen comienzo. La
Escala de procrastinación (1986) de Clar-
ry Lay es una excelente herramienta para
ello.
5. Empieza a la hora
La procrastinación provoca mucho más estrés que empezar a la
hora marcada. Según el psicólogo Clarry Lay, la procrastinación es
el espacio entre el tiempo en el que queremos completar una tarea
y el tiempo que acabamos empleando en ello. Reducir ese espacio,
dice Lay, es la clave para una gestión del tiempo más eficiente y
una mejor priorización.
6. Aprende a decir no
Asumir responsabilidades puede enseñarte a gestionar tu tiempo
de manera más eficiente, pero también es fácil que acabes
pasando por alto tus objetivos. En algún momento tendrás que
rechazar determinadas oportunidades. Intenta comprometerte
únicamente a realizar proyectos que sepas al 100% que tendrás
tiempo suficiente para completarlos. ¡Mejor calidad que cantidad!
7. No te distraigas con los detalles
El perfeccionismo provoca que los proyectos tarden más
tiempo del necesario. La gente tiende a evaluarse a sí misma
continuamente, pero tendrás que resistir la tentación de corregir
cada detalle al momento. Nuestro consejo sería avanzar a grandes
pasos, finalizar la mayor parte del trabajo y luego empezar a
adaptar o modificar cosas.
8. Fíjate plazos
No te limites a dedicar tu tiempo a un proyecto hasta haberlo
acabado. Sería más recomendable fijar un plazo (realista). Por
ejemplo, proponte trabajar en algo durante tres días. Este límite de
tiempo te servirá de motivación para trabajar con más eficiencia.
Además, los plazos permiten una mayor productividad, dan
sensación de urgencia y fomentan planes de acción concretos.
9. Cumple tus compromisos y acaba lo que
empieces
La perseverancia y el compromiso son requisitos esenciales para
una gestión del tiempo más eficiente. Si te comprometes a algo,
asegúrate de respetar ese compromiso. ¡Detenerse significa
retroceder!
9

CONSEJO: Los gerentes que delegan,
consiguen duplicar e incluso triplicar su
productividad tan sólo aprovechando el
talento de su personal; algo que de paso
constituye uno de los rasgos de todo buen
gerente.
€
€
€$$$$$$$$$$$$$$$
$$$$$$$$$€
€ hecho de que más de una persona sepa cómo se hacen las cosas.
CONSEJO: Anuncia las reuniones con al
menos un día de antelación. De este modo,
la gente podrá decidir si debe asistir a las
mismas. Tampoco estaría de más estable-
cer un límite de tiempo predeterminado y
puntos de acción concretos para cerrar la
reunión.
Piensa de un modo más inteligente
Cuando empieces a abordar las tareas individuales de manera
inteligente, puede que merezca la pena comenzar a analizar tu
negocio a largo plazo. Y es que todos los empleados dependen de
las estructuras de una compañía.
Un par de cosas que debes tener en cuenta como gerente:
1. Optimiza los procesos comerciales
Los procesos comerciales son el núcleo central de cualquier
compañía. Unos procesos óptimos se traducen en empleados
motivados, gerentes con tiempo para su personal y clientes
satisfechos. En un principio, selecciona una serie de iniciativas
de mejora y evalúa su importancia, su urgencia y su viabilidad
en relación con el funcionamiento diario de tu organización.
Asegúrate de introducir mejoras concretas que no se queden en
simples ideas.
2. Delega y triunfa
A menudo, tratamos de hacerlo todo nosotros mismos con el
pretexto de que estará mejor hecho y que se tardaría más en
informar a otra persona. Pero nadie tiene una fuente de tiempo
o energía inagotable. ¿Por qué no delegas? Las ventajas son
abundantes: tendrás más tiempo para tus prioridades, otra
persona tendrá la ocasión de aprender algo nuevo, de ponerse a
prueba y formar parte del equipo, y tu negocio se beneficiará del
3. Evita el meetnapping
El trabajo no tiene por qué ser sinónimo de ‘hacer las cosas por tu
cuenta’. Las reuniones cara a cara son esenciales para compartir
ideas y aprender de los demás. Pero cuidado con el meetnapping:
que te ‘secuestren’ en reuniones que no te benefician ni a ti ni a la
compañía, que suelen durar más de lo esperado o que de pronto
tratan temas que no te incumban. Recuerda: la productividad
depende de la cultura de tu compañía. Da buen ejemplo evitando
saturar la agenda de tus compañeros.
4. Y por último, pero no menos importante...
Hay que trabajar para vivir y no vivir para trabajar. Estar a todas
horas trabajando, delegando y gestionando puede hacer que te
olvides de por qué te gusta lo que haces. Algo va realmente mal
cuando los niveles de estrés eclipsan el placer de llevar a buen
término tu trabajo. ¿Por qué te decidiste a emprender? ¿Por pura
pasión, un deseo de libertad, una sensación de ser capaz de
distinguirte? Aférrate a esa sensación, y trata de disfrutar de tu
trabajo en lugar de caer en la presión que acarrea.
10
 Trabaja de un modo más inteligente
¿Has conseguido poner en práctica todos los consejos? Entonces
tu enfoque diario y el de tu equipo, así como las estructuras y
procesos de tu compañía, te ayudarán a aprovechar mucho mejor
tu tiempo.

“Antes lo hacíamos todo en Excel, pero ¿Se siguen posponiendo proyectos o te sigue costando llevar a
efecto tu atentamente escogida lista de cosas por hacer? ¿Te
no teníamos una visión de conjunto de parece que el reloj corre demasiado rápido para tu compañía?
nuestro proceso de facturación. No había Quizá no sea por tu trabajo, sino por las herramientas que utilizas.

totales de facturas impagadas, ni enlaces

Abundancia y escasez
rápidos a los presupuestos creados, etc.”
Si echas un vistazo a una oficina cualquiera de la compañía, se
hace patente una contradicción: la maquinaria cuenta con una
enorme capacidad de procesamiento, pero los programas que
Thomas
ejecuta tienen más de una década: un software empresarial
Vanderstraeten,
explotado más allá de sus posibilidades.
Director comercial Excel, concretamente, se utiliza para todas las actividades: desde
VDS bvba la gestión de clientes, presupuestos y facturación, productos y
precios, contabilidad, e incluso a veces todo el proceso de ventas.

Pero, ¿cómo registras los descuentos que ofreces a los clientes?

¿Qué pasa con las oportunidades de venta adicional? ¿Quiénes son
las personas que ocupan esas interminables listas de contactos?

La mayoría de las pymes suelen emplear un software de

contabilidad y facturación especializado. Aunque este software
ofrece la ventaja de haber sido diseñado para una tarea específica,
adolece del mismo defecto: solo funciona en paralelo y apenas
puede compartir datos.
“Una vez tuvimos una solución online, sin
Muy pronto, la lista se va haciendo cada vez más larga:
facturación, y un programa de contabili-
• Enviar correos electrónicos a través de Outlook o Gmail
dad. Nos obligaba a pasar mucho tiempo

copiando, pues utilizábamos dos siste- • Gestionar agendas con Google Agenda o Outlook

mas distintos. Además, los presupuestos • Listas de contactos o artículos en Word o Excel

se seguían haciendo en Word o Excel. • Bases de datos en Access

Teamleader abarcaba muchas más opcio- • Compartir documentos mediante Dropbox o Google Drive

nes de las que teníamos antes.” • Campañas de correo con Mailchimp o Campaign Monitor

• Software distinto para contabilidad, presupuestos, salarios,

etc.

Bert Ide, Muy pronto, los árboles no te dejarán ver el bosque. Usas
Director comercial constantemente alt-tabulador para pasar de una ventana a otra
Elektrozine y te dedicas a cortar y pegar hasta que dejas de sentir los dedos.
Solo la búsqueda de datos te hace perder mucho tiempo. Además,
así te resulta más complicado ofrecer a tus compañeros la
información correcta o la más reciente.

Algunos empresarios invierten en una herramienta completa y

potente que sustituye a todas las demás. Pero después de un
par de meses empiezan a lamentar su decisión: es demasiado
complicada y, sobre todo, demasiado cara. Entonces qué, 11
¿volvemos a lo de antes?

“Ya contábamos con una estructura sóli-
da, pero también teníamos un montón de
¿Y si tu compañía empieza a crecer?
Que tu compañía empiece a crecer es una gran noticia, pero no
para tu flujo de trabajo. Las cosas que funcionaban bien antes,
se vuelven cada vez menos prácticas a medida que aumenta tu
cartera de clientes, amplías tu oferta y crece tu equipo.

hojas de Excel sueltas. No encontrábamos Los presupuestos y las facturas se siguen haciendo en Excel, pero
su número crece: buscar, copiar, pegar, repetir.
un sistema que se adaptara a nuestras

necesidades. Sí encontramos el típico
software para grandes compañías, res-
trictivamente simplista, pero innecesa-
¿Qué se hablado con quién en qué correo electrónico? ¿Aún no
has mandado esa campaña por correo electrónico o va a recibir el
cliente el mismo boletín dos veces? Por otro lado, la hoja de cálculo
con tu lista de contactos te da jaqueca.

riamente complicado y, encima, muy poco
atrayente.”
Oh, acaba de llamar un cliente. ¿Quién está al otro lado de la línea
y de qué se habló la última vez? No lo sabes. Tal vez puedas ir
corriendo a la oficina de tu compañera a preguntarle. ¿O mejor le
envías un correo?

Será mejor esta opción, pues parece que tu compañera no está.

Ruben Van den
Lo que no podías saber puesto que no conoces su agenda. En
Bossche,
consecuencia, programar una cita no tiene mucho sentido. Con
Director comercial lo que ha crecido el equipo, no resulta sencillo estar al tanto
Cheyns Technics de todo lo que ocurre en la oficina. Por suerte, has programado
innumerables reuniones para poder estar informado. ¿Qué es lo
que dijimos del meetnapping?

Al término de cada trimestre, empiezas a recopilar todos los

documentos relevantes para llevárselos a tu contable. Solo en ese
momento te haces una idea clara de la situación financiera.
Porque calcular las estadísticas del rendimiento de tus ventas...
¿quién tiene tiempo para eso?

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 La solución: una herramienta de CRM
“Cuando montamos nuestra primera ofi-
multiusos
cina, no tenía muy claro el seguimiento de
Una cómoda herramienta de CRM multifunción que te ayuda a
clientes potenciales de mi compañero. Por
solucionar muchos de estos problemas:
eso, nos reuníamos frecuentemente para
• e acabó el copiar y pegar: los datos de los clientes se
S
ponernos al día, hoja de Excel en mano. introducen una vez (o mejor aún, automáticamente), y ya
está.
Necesitábamos con urgencia un sistema
• odos los empleados con el acceso pertinente pueden
T
mejor”.
consultar los datos en la base de datos central. La
colaboración en tiempo real ya no es ciencia ficción y
prácticamente no tiene riesgo de errores humanos.

Danny Anthoons, • ompartir tu calendario te permite saber lo que están

C
Cofundador haciendo tus compañeros: citas, tareas reuniones y llamadas
de teléfono.
Qubrik
• Meetnapping? Eso es cosa del pasado: a partir de ahora,
¿
solo reuniones útiles.

• ienes un resumen de todos los correos intercambiados

T
con clientes actuales o potenciales. De este modo, cada
vez que contactes con alguien podrás seguir la última
conversación. Tanto tus clientes como tu agenda te lo
agradecerán.
“Adapté rápidamente mi paquete de CRM
• Estadísticas claras que reducen la necesidad de charlas
a mis necesidades. ¿Conversaciones que financieras. En todo momento tendrás una clara visión de
quitan mucho tiempo? Ya no hacen falta, todos los resultados financieros y de ventas. Se acabó el
calcular y pelearte con Excel.
hemos importado nuestros datos de Excel
• uardar notas en el sistema te permite reducir también la
G
nosotros mismos.” necesidad de realizar llamadas, enviar correos o esperar en
la mesa de alguien.

• ¿ Y qué pasa con esos correos (importantes, esperamos) que

te llegan? Se convierten fácilmente en tickets o tareas, para
Bert De Haes,
ti u otra persona, con el complemento de Gmail.
Director ejecutivo
One Smart Control • or último, nadie tendrá que ceñirse ya al horario y a los
P
muros de la oficina gracias a la flexibilidad de la nube.

¿Y qué hay de tus aplicaciones de Office? No tienes por qué

abandonarlas. Una CRM adaptada a las pymes que te permite
importar hojas de Excel, guardar correos electrónicos importantes
de Gmail y Outlook, y enlazar sin esfuerzo documentos de Word u
otros archivos a los contactos de tu base de datos.

Gracias a su lista de integraciones cada vez mayor, la CRM se

convierte en el eslabón que faltaba para una verdadera simbiosis
con tu software de oficina favorito. Los vendedores aficionados
a las campañas por correo electrónico y el contable encargado de
tus finanzas no lo lamentarán ni lo más mínimo.

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 GANA TIEMPO CON TEAMLEADER
CRM, planificación de proyectos y facturación en una herramienta
online: eso (y mucho más) es lo que Teamleader le ofrece a tu
compañía. Desarrollada pensando en las pymes, perfecta para
emprendedores que buscan ganar tiempo para lo que realmente
importa: hacer negocios.

Teamleader te ayuda a ahorrar tiempo de muchas maneras, pero

quizá prefieras que te lo cuenten nuestros clientes.

Pruébalo ahora durante 14 días Descubre Teamleader

“
Diría que el proceso de facturación es ahora un
80% más rápido. Algo absolutamente esencial
cuando tienes distintas cuentas y usuarios.”
“Ya no podría arreglármelas sin Teamleader; me
permite sacar más trabajo adelante en menos
tiempo. La herramienta tiene un funcionamiento
La importación de datos me ha ahorrado largas muy lógico. Además, estimula la cooperación
sesiones de pasar a máquina. entre los empleados.

— Time To Tango — S-Technics

“
Antes de Teamleader, me las arreglaba con
archivos de Excel y Access que llegaban hasta
la luna... Ahora, cuando llama un candidato a
“La mayoría de las aplicaciones están diseñadas
para cualquiera, ya sean pequeñas empresas
o multinacionales, aunque sus respectivos
participar en un curso, todos sus archivos se procesos corporativos sean como el día y la
añaden al sistema, y se le añade inmediatamente noche. Las pymes necesitan una solución ya
a la lista de correo. Gracias al seguimiento, veo definida que les siga el ritmo.
quién abre esos correos y así solo llamo a las
personas que están interesadas. Muy útil para la — Benton Apps
motivación y la planificación.

— WineWise

Disponible para web, Android e iOS

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