Fase 2 _ Mapa de descubrimiento

Estudiantes

Gildardo León Parra Flórez_ Código: 15339012

Joanna Asprilla Manyoma_ Código: 29229652
Lady Loren Grueso _ Código: 1112100708
Albert Villada – Código: 14621960

Tutor:
VICTOR HUGO RODRIGUEZ

GRUPO: 212063_12

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA PROGRAMA
INGENIERIA INDUSTRIAL
OCTUBRE 2021
 2. Introducción
En este trabajo se desarrollarán actividades teóricas donde se investigará y se
plasmara el concepto y definiciones importantes para la gestión de procesos de
negocios (BPM) como lo son: el ciclo de vida de un proyecto BPM, la cadena de
valor y componentes de un mapa de descubrimiento y donde se realizará una
práctica con una herramienta tecnológica llamada Blueworks live de IBM en la cual
se desarrollará un mapa de descubrimiento de reembolso de gastos en una
empresa.
 3. Objetivos de la actividad
 Investigar los conceptos de ciclo de vida de un proyecto BPM, cadena de
valor y componentes de un mapa de descubrimiento, con el fin de apropiar
estas definiciones e interiorizar su importancia en el ejercicio Dentro de la
gestión de procesos de negocios (BPM).
 Realizar un mapa de descubrimiento de manera individual sobre el proceso
de reembolso de gastos plasmado en la bibliografía estudiada en esta fase,
con el fin de utilizar la herramienta tecnológica blueworks live de IBM y
familiarizarse con ella, para entender y aprender su utilidad y
funcionamiento.
 Investigar un proceso de reembolso de gastos de una empresa real por
cada integrante del grupo con el fin de escudriñar y realizar un proceso
seleccionado e ideal con la investigación que cada uno aporto para realizar
un mapa de descubrimiento en equipo con la herramienta blueworks live y
llevar a la practica la teoría estudiada.
 Entender la importancia que tienen los componentes tecnológicos en la
automatización del ciclo de vida de los procesos.
 Aprender a usar la herramienta en línea blueworks live.
 4. Desarrollo de la actividad
4.1. Aporte de cada estudiante con a) los conceptos ciclo de vida de un proyecto
BPM, cadena de valor y componentes de un mapa de descubrimiento, y b) el
Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos construido con la
herramienta Blueworks Live de IBM, siguiendo el paso a paso del manual;
identificando quien hizo el aporte.
 GILDARDO LEON PARRA
A. Conceptos Teóricos
 Ciclo de vida de un proyecto BPM
Un ciclo de vida está compuesto por los estados de cambio por los que pasa un
proceso, desde una condición de rendimiento a la siguiente.
La gestión de BPM se caracteriza como un ciclo de vida continuo (proceso) de las
actividades que integran el BPM. Si bien se reconocen algunas variaciones de los
ciclos de vida de BPM, la mayoría de los ciclos de vida se pueden resumir en un
conjunto gradual e iterativo de actividades.
Fases del ciclo de desarrollo del BPM.
Las principales fases del ciclo de vida del BPM son:
Descubrimiento
El principal objetivo es identificar y entender cada uno de los procesos de
negocio que forman la organización. Especifica todos los detalles de cada uno de
los requisitos, centrándose en las funcionalidades clave del sistema.
Análisis
Se estudia cada uno de los procesos de negocio del sistema, modelándolos con
las nuevas características y reglas a seguir para obtener una mayor productividad.
Desarrollo
Se especifican los procesos de negocio analizados y diseñados en la etapa
anterior.
Monitoreo
Cada proceso de negocio debe medirse para saber el grado de éxito y calidad con
el que ha sido llevado a cabo; de esta forma se puede analizar los resultados de
cada uno de los procesos para su redefinición y mejora.
Optimización
Aquellos procesos que no han cumplido las expectativas deseadas, bien porque
no poseen un conjunto coherente de tareas, o bien porque las necesidades han
cambiado, son optimizados para mejorar su rendimiento y así también el de la
empresa.
Hay que destacar que el BPM Operacional abarca las etapas: modelado,
despliegue y ejecución como parte de la operación, quedando el ciclo Analítico
como el descubrimiento de los procesos, la reingeniería, documentación,
medición, monitoreo y optimización de forma continua. Por lo tanto, en la etapa
analítica se busca definir y medir estos procesos para que finalmente puedan
evolucionar, combinando BPM con Business Intelligence (BI, Inteligencia de
Negocio), Balance ScoreCard (BSC, Cuadro de Mando Integral) y Operational
Intelligence (OI, Inteligencia Operacional) entre otros.

 Cadena de Valor
Una cadena de valor es un modelo de negocios que describe el rango completo de
actividades necesarias para crear un producto o servicio. Para las empresas que
producen bienes, esta cadena comprende los pasos que llevan un producto desde
la etapa de concepción hasta la de distribución.
Las empresas pueden realizar un análisis de cadena de valor al evaluar los
procedimientos relacionados a cada paso que deben seguir. Su propósito es
incrementar la eficiencia en la producción a fin de entregar el máximo valor con el
menor gasto posible
Importancia de las cadenas de valores
La competencia por los establecer precios más bajos, lanzar mejores productos y
fidelizar a la clientela está siempre presente. Es por eso que las empresas deben
examinar continuamente el valor que ofrecen a fin de mantener una ventaja
competitiva.
Asimismo, para asegurarse de que la mecánica de producción resulte eficiente y
fluida, es fundamental que las empresas se enfoquen en hacer que sus clientes se
sientan seguros de lo que adquieren. Es en ese punto que la cadena de valores
resulta muy útil
Componentes de la cadena de valor
En líneas generales, podemos dividir los componentes de la cadena de valores en
dos categorías: primarias y secundarias. Las actividades específicas en cada una
de estas variarán de acuerdo con cada industria.
Actividades primarias.
Están conformadas por cinco componentes. El objetivo principal de estas es
añadir valor y crear una ventaja competitiva.
1.- Logística de entrada: Aquí se incluyen funciones como recibir, almacenar y
gestionar el inventario.
2.- Operaciones: Se incorporan aquí los procedimientos que la empresa lleva a
cabo para convertir las materias primas en productos terminados.
3.- Logística de salida: Este componente incluye todas las actividades
relacionadas a la distribución del producto final a los consumidores.
4.- Marketing y ventas: Incluye las estrategias necesarias para mejorar la
visibilidad y llegar de forma apropiada a los clientes (a través de la publicidad, la
promoción y la fijación de precios).
5.- Servicio: El último componente comprende programas para mejorar los
productos y la experiencia del público (por medio de la atención al cliente y el
mantenimiento, reparación, reposición o cambio del producto).
Actividades secundarias.
Su rol principal es el de aumentar la efectividad de las actividades primarias. Estas
son cuatro y cuando incrementas el nivel de cualquiera de ellas, logras beneficiar
por lo menos una de las actividades primarias.
1.- Adquisición: Esta comprende todas las actividades que la empresa realiza para
obtener las materias primas.
2.- Desarrollo tecnológico: Se lleva a cabo en la etapa de investigación y
desarrollo e incluyen actividades como generar las técnicas y procesos
automatizados para el producto.
3.- Gestión de recursos humanos: Esto implica contratar y retener colaboradores
que llevarán a cabo de forma eficiente la estrategia de la empresa. Asimismo,
estos ayudarán a diseñar, comercializar y vender el producto.
4.- Infraestructura: Esto incluye los sistemas de la empresa y la composición de
tus equipos de administración (como planeamiento, contabilidad, finanzas y control
de calidad).

 Componentes de un mapa de descubrimiento.

Se crea un mapa de descubrimiento de blueprint de IBM BPM centrándose en
estos elementos:
• Hitos
• Actividades
• Subprocesos
Cada uno de estos elementos se puede capturar durante las sesiones de mapeo
de procesos colaborativos con el propietario del proceso y los expertos en la
materia. Los elementos también se pueden extraer de una narrativa integral del
proceso cuando haya una disponible. Es importante comprender cuándo mapear
cada uno de estos elementos y cómo se relacionan entre sí.
 Elementos del mapa de descubrimiento y BPMN
La creación de un mapa de descubrimiento consiste en asegurarse de que el
orden esperado de las actividades en el proceso se describa de manera eficaz.
Esta es la razón por la que los estándares de Business Process Management
Notation (BPMN) son limitados en términos de uso en este punto del esfuerzo de
modelado. Eventualmente, estos elementos pasarán a formar parte de un conjunto
mayor de componentes en el modelo de proceso en Blueprint y luego en
WebSphere Lombardi Edition.

B. Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos

Diagrama de Proceso Reembolso de Gastos
Documentación Reembolso de Gastos
  JOANNA ASPRILLA MANYOMA
A. Conceptos teóricos
 Ciclo de vida de un proyecto BPM:
Es un orden de acciones interconectadas que definen la manera de administrar los
procesos de negocios, fomentando el mejoramiento continuo. Consta de unas
etapas que son:
1. Deseño: Es donde se incluye al modelo de proceso todos los métodos
necesarios para óptima ejecución y aprovechar las funciones del sistema de
BPM seleccionado.
2. Modelado: cumple con unas fases:
- Descubrimiento y documentación de procesos
- Análisis de procesos
- Simulación y ajuste.
3. Ejecución: poner en acción o implementar lo que se ha definido y
documentado, en forma de un flujo de trabajo.
4. Optimización: mejoramiento de los procesos implementados.
 Cadena de valor
Consiste en relacionar los requisitos del cliente para concentran los principales
esfuerzos en gestionar los procesos que determinen un producto o servicio que
genere ese valor para que pueda ser aceptado por los compradores y optimizando
una economía más favorable ante las demás organizaciones con el fin de que se
obtenga una ventaja competitiva.
La cadena de valor establece cuatro aspectos del programa competitivo:
- Grado de integración
- Panorama industrial
- Panorama de segmento
- Panorama geográfico.
 Componentes de un mapa de descubrimiento
La creación de un mapa de descubrimiento se trata de hacer que el orden de las
actividades del proceso describa efectivamente. Posee elementos que son
importante saber cuándo mapear cada uno y como se relacionan entre sí. Estos
son:
HITOS
se utiliza para definir una fase del proceso en particular, que representa un
cambio en el estado o el estado de la salida del proceso prevista. Para todo el
proceso, los hitos se enumeran de manera secuencial. Cada hito consiste en
un grupo de actividades destinadas a producir un producto específico dentro de un
marco de tiempo determinado.
 Los hitos son fases del proceso; deben indicar las subdivisiones
significativas de todo el proceso, no cada paso individual.
 Los hitos destacan partes del proceso que pueden ser buenos candidatos
para la implementación de intervalos de seguimiento de procesos durante la
implementación del proceso, y pueden proporcionar una útil forma de
organizar la discusión de las métricas del proceso con los propietarios del
proceso y otras partes interesadas
ACTIVIDAD:
En el modelado de procesos, una Actividad representa una unidad atómica de
trabajo, aquellas cosas que una parte responsable en un proceso hace para
completar una tarea. La colaboración con el propietario de un proceso o la
información de una narrativa del proceso debe producir todos los pasos del
proceso necesarios para identificar todas las tareas (actividades).
SUBPROCESOS:
Los subprocesos son tareas que son propiedad de un mismo dueño y ejecutadas
por diferentes unidades de negocio.
 B. Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos

https://www.blueworkslive.com/scr/processes/2497195c1cc#map

 LADY LORENA GRUESO

A. Conceptos Básicos
 Ciclo de la vida de un proyecto
Un ciclo de vida puede ser visto como un conjunto de pasos técnicas y
herramientas que permiten modelar el proceso de desarrollo de software de punta
a punta, desde la captura de requerimientos hasta la puesta en producción y
mantenimiento.
Fases del ciclo de desarrollo de BPM
Descubrimiento:
El principal objetivo es identificar y entender cada uno de los procesos de
negocios que forman la organización específica todo el detalle de cada uno de los
requisitos, centrándose en las funcionalidades clave del sistema.
Análisis:
En esta etapa del ciclo de vida de BPM es necesario observar los procesos
exactamente de la forma en que está sucediendo en la empresa en ese momento
solo entonces se puede obtener una imagen que permitirá hacer el modelado y la
evaluación de los procesos de la organización.es con este análisis del momento
presente que se hace posible comprender lo que podría mejorarse.
Desarrollo:
Una vez modelados el motor de BPM los podrá ejecutar.
Monitoreo:
La herramienta BPM dará indicadores de desempeño que permitirán saber si los
procesos están alineados con los objetivos de negocios.

Optimización:
En base a los resultados del paso anterior o nuevas necesidades se podrán
introducir mejoras de manera ágil y rápida sobre los procesos existentes.
Ventajas
- Mejora los procesos automatizándolos para generar más beneficios a las
organizaciones.
- Reduce costos y mejora la eficiencia en las actividades.
- Mayor flexibilidad y agilidad para la adaptación al cambio.
- Adquirir la habilidad para diseñar, analizar y monitorear procesos de
manera automática.
Mejora los tiempos de respuesta.
BPM en la práctica:
- Estrategias
 - Procesos
- Tecnología
 Cadena de valor:
La Cadena de valor es un modelo de negocios que describe el rango completo de
actividades necesarias para crear un producto o servicio. Su propósito es
incrementar la eficiencia en la producción a fin de entregar el máximo valor con el
menor gasto posible.
Cuál es la importancia de la cadena de valor:
Es muy importante porque describe las actividades de una organización, para
crear un producto con valor, también podemos decir que una cadena de valor es
importante ya que ayuda a determinar y a desarrollar las diversas actividades que
se ejecutan dentro de una empresa.
Cuáles son los componentes de la cadena de valor:
Actividades primarias:
- Logística
- Producción
- Marketing y ventas
- Distribución
- Servicio
Actividades secundarias:
- Infraestructura
- Recursos humanos
- Desarrollo de la tecnología
- Abastecimiento
De acuerdo con la lectura anexo B
Componentes de un mapa de descubrimiento:
Un mapa de descubrimiento es creado centrándose en los siguientes elementos:
Hitos
Actividades
Sub procesos
Cada uno de estos elementos pueden ser capturados durante las secciones de
colaboración del mapeo del proceso con el propietario del proceso y experto en la
materia. Los elementos también pueden ser extraídos de una narrativa del
proceso cuando esta exista. Es importante entender cuando mapear cada
elemento y como se relacionan entre si los elementos.
Hitos: son fases del proceso deben indicar las subdivisiones del mismo.
Actividades: son la secuencia de fases, operaciones o tareas que conlleva la
ejecución de todo el proceso.
Subprocesos: actividades que tienen una secuencia lógica que cumple
propósitos claros, cuya funcionalidad es parte de un proceso mas grande.

B. Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos

Link: https://us006.blueworkslive.com/scr/processes/22771969800#bpmn

 ALBERT ANTONIO VILLADA

A. Conceptos Básicos
 Ciclo de Vida de un Proyecto
Las actividades que se desarrollan en BPM se organizan en etapas cada una con
un objetivo específico, la primera sería una etapa previa llamada Visión y las otras
etapas son cruciales para el proceso las cuales son diseño Modelamiento,
Ejecución, Monitoreo y Optimización.
Estas etapas constituyen el Ciclo de Vida BPM que es cíclico, lo que quiere decir
que al final de la última etapa (Optimización) se retoma la primera (Visión), con el
objetivo de hacer el proceso permanente, dinámico, flexible, que genere
experiencias nuevas e información bien relacionada y que garantice el
mejoramiento continuo al corregir los procesos que se están haciendo mal y
mejorarlos para ser más productivos y eficientes.
Fases del Ciclo de Vida de un Proyecto BPM
Planificación y Alineamiento Estratégico.
Para obtener una visión amplia de los procesos de negocio en línea con la cadena
de valor en esta etapa tenemos que revisar toda la documentación disponible y
asimilar cómo los procesos están alineados con los servicios prestados, con la
atención al cliente, con el soporte a la gestión y con las ventas, para lograr esto
debemos realizar estas 4 etapas:
- Enmarcar la organización.
- Identificar los procesos primarios de gestión y apoyo.
- Identificar los indicadores de desempeño.
- Preparar para el análisis de los procesos.
Análisis de los Procesos.
En esta etapa del ciclo de vida de BPM es necesario observar los procesos
exactamente de la forma en que están sucediendo en la empresa en ese
momento, sólo entonces se puede obtener una visión que permitirá hacer el
modelado y la evaluación de los procesos de la organización y es con este análisis
del momento presente que se hace posible comprender lo que podría mejorarse
centrándose en las siguientes fases del ciclo de BPM.
- La entrevista con los actores.
- El análisis de la documentación de los procesos.
- La documentación del análisis.
- La validación del entendimiento y documentación.
Diseño de los Procesos
Es el momento de tomar decisiones acerca de todo lo que se detectó en la fase
anterior llamada AS-IS y ahora que ya se conocen los obstáculos, fallas, retrasos y
otras deficiencias del proceso analizado con el mayor detalle posible es el
momento de alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa y diseñar un
nuevo proceso, para eso no se puede dejar de hacer simulaciones basadas en
escenarios e incluir las mejoras necesarias, los pasos de esta fase son los
siguientes:
- Analizar las deficiencias y hacer comparaciones.
- Diseñar el proceso y hacer el análisis del uso de TI.
- Procedimientos de aprobación del proceso nuevo.
- Diseño del plan de implementación.
Implementación de los Procesos.
La implementación es una fase del ciclo de vida de BPM que se puede realizar a
través de una implementación sistémica o una implementación no sistémica.
Independientemente de cuál se vaya a utilizar el objetivo será el mismo permitir y
es poner en acción la ejecución de los procesos como se han definido y
documentado en la forma de un flujo de trabajo.
Seguimiento de los Procesos.
Todas las empresas tienen objetivos estratégicos y es en esta etapa del ciclo de
BPM que se puede averiguar si los procesos están alineados con esos objetivos
mediante el control de los indicadores para la evaluación de los resultados. Los
indicadores de desempeño más empleados por lo general implican cuatro
dimensiones: el tiempo de duración del proceso, el costo gastado en el proceso y
la capacidad, también la calidad que examina si hay falencias que afectan una
entrega positiva a los clientes del proceso.
Refinamiento de los Procesos.
El refinamiento de los procesos también se puede entender como la
transformación de los procesos a través de una evolución planificada y siempre
supervisada en relación con los resultados medidos, la atención debe centrarse en
mejorar el rendimiento, reducir los costes y satisfacer las necesidades del cliente y
en la relación con ellos.
 Cadena de Valor
Este concepto analiza las diferentes actividades o departamentos de la empresa
comparándolas las de la competencia, dando así información muy valiosa sobre la
posición que nuestro negocio ocupa en el mercado y la estrategia que debería
seguir a nivel de procesos internos o externos, sin embargo, antes de profundizar
más en lo que es o como realizar una cadena de valor debemos empezar por
entender qué es valor para tus clientes.
Análisis de Cadena de Valor
Diagnóstico estratégico a través de la cual la empresa puede determinar el valor
que genera cada una de sus actividades, mediante la cadena de valor la empresa
puede identificar sus fuentes de ventajas competitivas; el análisis de la cadena de
valor describe cada una de las actividades que realiza la empresa identificando
sus costos y relaciones de las actividades de la empresa en dos grandes grupos
los cuales son actividades primarias y actividades secundarias.
Las primarias corresponden a las actividades principales de la empresa esto
quiere decir que son aquellas actividades que están directamente relacionadas
con el producto o servicio de la empresa:
Actividades primarias:
- Logística interna: actividades correspondientes a la recepción,
almacenamiento y distribución de los factores productivos (inputs) que
necesita la empresa. Incluye la gestión de los materiales, el control de los
inventarios y el transporte, entre otras actividades específicas.
- Producción u Operaciones: actividades correspondientes a la
transformación de los inputs en outputs o producto final. Incluye la
fabricación, el montaje, embalaje, etc.
- Logística externa: actividades correspondientes al almacenamiento,
ordenación y distribución del producto a los clientes. Incluye la gestión de
resultados finales, el control de inventarios y el transporte, entre otras
actividades complementarias específicas.
- Marketing y ventas: actividades correspondientes a la colocación de los
productos en el mercado. Incluye la comunicación (promoción y publicidad),
la gestión de ventas y otras actividades específicas.
- Servicio postventa: actividades posteriores a la venta del producto y que
tienen por objeto mantener o aumentar el valor del producto o servicio.
Incluye la instalación, el mantenimiento, la formación y los componentes.
Las actividades secundarias son aquellas que sirven de soporte o complemento a
las Actividades primarias:
- Aprovisionamiento o abastecimiento: actividades correspondientes a la
adquisición de los factores productivos que necesita la empresa para iniciar
su proceso productivo. Incluye la relación o gestión de los proveedores y la
distribución del factor productivo desde el punto del proveedor hasta el
centro de producción de la empresa.
 - Desarrollo de la tecnología: actividades correspondientes a la adquisición
y uso de las tecnologías necesarias para que la empresa pueda realizar sus
actividades primarias. Incluye la gestión de I+D de procesos, productos y
recursos.
- Administración de los Recursos Humanos: actividades correspondientes
a la gestión de los recursos humanos de la empresa. Incluye la selección,
formación, promoción y motivación del personal de la empresa.
 Componentes de un Mapa de Descubrimiento
Un mapa de descubrimiento consiste en asegurarse de que el orden esperado de
actividades en el proceso se describa de manera eficaz. Esta es la razón por la
que Business Process Management Notation (BPMN) los estándares son limitados
en términos de uso en este punto del esfuerzo de modelado, eventualmente estos
elementos pasarán a formar parte de un conjunto de componentes en el modelo
de proceso en Blueprint y luego WebSphere Lombardi Edition.

Elementos del Mapa de Descripción

Descubrimiento
HITOS Utilice un hito en un mapa de
descubrimiento para comunicar una
fase de proceso en particular. Los hitos
no son un estándar BPMN, sino un
componente muy importante en
Blueprint y Lombardi.
ACTIVIDADES Utilice una actividad para comunicar
una tarea de proceso realizada por una
sola unidad de negocio en un mapa de
descubrimiento. La actividad es un
estándar BPMN.
SUBPROCESO Utilice un subproceso para comunicar
una actividad ejecutada por varias
unidades de negocio. El subproceso es
 un estándar BPMN.

B. Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos

4.2. El Mapa de Descubrimiento del Proceso de Reembolso de Gastos

construido colaborativamente con la herramienta Blueworks Live de IBM con
base en la información de empresas reales.
PROCESO REEMBOLSO DE GASTOS Y LEGALIZACION DE CAJA MENOR
ARGOS
Los procesos que se quieren plasmar en este procedimiento son los

siguientes:

• Se recibe por parte del colaborador el formato GCO.F-01 legalización de

gastos, cuando manifieste la necesidad de que le sea reembolsado algún gasto
relacionado con el desarrollo del proyecto. El analista de contabilidad debe
verificar que el documento este previamente aprobado por la persona encargada
de la actividad que genero el gasto (Líder de proyecto). Con sus soportes
cumpliendo con la resolución de facturación vigente para su contabilización,
posteriormente se le pasa al área de Gestión de capitales para su respectivo pago.
Los pagos se generarán los días miércoles (según la política de pagos).

• Los anticipos se solicitan a través del formato, al completarlo y guardar, el

sistema automáticamente enviará un correo a las personas involucradas con la
solicitud del anticipo. La solicitud debe estar previamente aprobada por el líder del
colaborador que realiza la petición, los desembolsos de anticipos solo se
realizarán los días miércoles de cada semana sin excepción por el área de
Gestión de capital (según la política de pagos). Si el colaborador tiene anticipos
pendientes no será posible efectuar la operación.
Los anticipos en dólares serán entregados personalmente en la ciudad de
Medellín, para las demás ciudades será consignado el valor en pesos por el
equivalente a los dólares solicitados.
El proceso de legalización de anticipos se lo llevará acabo el analista contable el
cual deberá revisar que la información este de manera clara y documentada en el
GCO.F-01 Legalización de gastos, razón por la cual cada desembolso se deberá
soportar con los documentos originales de facturas, recibos, cuentas de cobro,
vales, entre otros, para su respectiva contabilización en la herramienta SAP. En el
caso de los formatos incompletos, inexactos, con tachones o enmendaduras y que
carecen de recibos originales serán devueltos sin reembolsar al colaborador
(estipulado en la política de anticipos).

• La apertura del fondo se solicita vía e-mail, adjuntando aprobación de la

Vicepresidencia Financiera, especificando el monto requerido y el nombre de la
persona que lo administrará, El registro del movimiento de las cajas menores debe
llevarse diariamente por la persona responsable de su administración, en el
GCO.F- 01Legalización de caja menor. Todos los gastos efectuados de la caja
menor, requerirán aprobación física del líder de área que autoriza el gasto, Todos
los pagos que se realicen de caja menor deben tener su respectiva factura, a
excepción de los transportes urbanos como taxis y buses, en este caso, la
persona que recibe el dinero deberá firmar un recibo de caja menor en el cual se
detallará fecha, concepto, y deberá tener la respectiva firma de la persona que
autoriza. Las facturas que soportarán el gasto, deberán cumplir todos los
requisitos legales exigidos.
El formato debe ser enviado al área de Compras, para que sea tramitado a nivel
interno y pagado de acuerdo con los plazos estipulados en la política de pagos de
la compañía.
La caja menor se debe legalizar una vez los gastos hayan consumido el 60 % del
total del fondo el analista contable está a cargo de revisar los soportes de gastos y
contabilizarlo en la herramienta SAP (establecido en la política de caja menor).

Los colaboradores solo podrán reembolsar o legalizar gastos como:

• Transportes urbanos del personal comercial y administrativo de la
compañía, que respondan a propósitos estrictamente laborales.
• Pagos de impuestos para las publicaciones de contratos, como estampillas
y timbres.

• Fletes y acarreos.
• Útiles de escritorio y papelería.
• Pagos relacionados con el mantenimiento de edificios, muebles y equipos.
• Parqueaderos del personal comercial y administrativo de la compañía.
• Implementos de cafetería y aseo.
• Conceptos de alimentación
• Servicios públicos

Definición de la estructura del proceso.

Concepto Descripción
Pueden ser solicitudes que hacen los colaboradores para
procesos determinados que pueden ser físicos o por otras
vías como correos electrónicos:
Documentos
 Solicitudes de anticipos
 Creación de fondos de caja menor
 Reembolso de gasto
Son los parámetros que ponen los lideres para realizar los
procesos, en este caso el área de gestión contable de
Políticas
manera que cumplan lo establecido por la normativa actual.
Esta guía tendrá como base:
 Política de pagos
Son documentos que se usan para para hacer las
 Formatos peticiones de reembolso y legalización, en el área de
gestión contable se tienen 3 formatos de los cuales 2
aparecen en esta guía los cuales son:
 Formato de legalización de gastos por reembolsos
 Formato de legalización de caja menor
Son los soportes que deben anexar los colaboradores para
demostrar las características del gasto, esta debe contar
con los parámetros establecidos legalmente como:
 Nombre del acreedor y en caso de ser transporte de
taxis y buses el nombre de colaborador
Facturas
 NIT o cedula
 Fecha
 Teléfono
 Dirección
El analista debe revisar que el formato este bien diligenciado
Revisión por el colaborador y que los soportes estén conforme a los
parámetros de
ley.
Después de la revisión y que todo este correcto el analista
Contabilización procede a registrar los gastos en el software contable SAP
Herramienta vital
para el funcionamiento del área.

Después de ser contabilizado en la herramienta SAP se

Remisión
remite al área de gestión de capitales, para su respectivo
pago.
Pago o Es el proceso de pago donde se reintegra lo gastado al
Reembolso colaborador.
Guía Es el manual que indica cómo proceder en un proceso
determinado.
 Fuentes de información

La herramienta utilizada por el área de gestión contable es el software

SAP eje principal de cada uno de los procedimientos realizados en el

área.

Contabilización en el software contable SAP:

Reembolsos de gastos: Para contabilizar los reembolsos se

tiene que crear una cuenta puente en la cuenta 26 para liberar la
cedula del colaborador; La transacción utilizada es la FB50.

Lo primero que se tiene que tener en cuenta al momento de contabilizar

es la orden CS o el centro de costos (CECO) Para saber a qué sociedad
pertenece y que cuenta va usar al momento de contabilizar el gasto; En
cementos argos hay varias sociedades grabadas SAP y tienen sus
órdenes y centros de costos divididos así:

 Sociedad 1000 IG Services SAS

 Centro de costos administrativos 1010* se

representa bajo la cuenta contable 51

 Centro de costos comerciales 2010* se representa

bajo la cuenta contable 52

 En el caso de la cuenta 53 acepta tanto ordenes como

centro de costos.

 Las ordenes CS esta dirigidas a los proyectos

(costos directos) 1000* y se lleva a la cuenta 62

 Los costos indirectos 3010* y se representa bajo la

cuenta contable 63

 La cuenta contable 64 está dirigida a las sedes

así: Sede Sabaneta 10101010, Sede Bogotá
10101011, Sede Barranquilla 10101012, Sede
Cali 10101013, Sede QOffice 10101017, Solo
aplica para IG services.

 La sociedad 1100 IG Unified SAS

 Centro de costos administrativos 1020* se

representa bajo la cuenta contable 51

 Centro de costos comerciales 2020* se representa

bajo la cuenta contable 52

 En el caso de la cuenta 53 acepta tanto ordenes como

centro de costos.

 Las ordenes CS esta dirigidas a los proyectos

(costos directos) 1100* y se lleva a la cuenta 62
  Los costos indirectos 3020* y se representa bajo la
cuenta contable 63

 La sociedad 1300 IG Biz solutions SAS

 Centro de costos administrativos 1040* se

representa bajo la cuenta contable 51

 Centro de costos comerciales 2040* se representa

bajo la cuenta contable 52

 En el caso de la cuenta 53 acepta tanto ordenes como

centro de costos.

 Las ordenes CS esta dirigidas a los proyectos

(costos directos) 1300* y se lleva a la cuenta 62

Los costos indirectos 3040* y se representa bajo

la cuenta contable 63

Datos a diligenciar:
 Fecha documento: Fecha en la que se va a contabilizar el
reembolso.

 Referencia: Reembolso + el mes en la cual se está registrando.

 Txt.cab.doc: Primer nombre y primer apellido de la

persona a realizarle el reembolso.

Cuenta puente:

 Cta. Mayor: se puede presionar la tecla F4, saldrá el

siguiente cuadro, donde en cuenta mayor pondremos los
4 primeros dígitos de la cuenta acompañada de un
asterisco (*).
En el caso de la cuenta puente se buscará la cuenta 2605500110.
 D/H: En esta parte se tendrá que definir si la cuenta va al
debito o al crédito. La cuenta puente en esta transacción
siempre será crédito (haber).
 Importe moneda: Valor total de los gastos constatados en el
formato.
 Indicador de impuestos: Para la cuenta puente no se llena.

 Asignación: Cedula o NIT con digito de verificación.

 Texto: Descripción del gasto en general.

Datos a diligenciar para ingresar el gasto:

 Orden CS o centro de costos (CECO): Se tiene que
verificar de que tipo es ya que de esto depende la cuenta
que vamos a usar. La orden va hacia los proyectos por lo
tanto son costos y los centros de costos a los gastos
administrativos.
 Cta Mayor: F4 para elegir la cuenta.

 D/H: En este caso seria debito (DEBE).

 Importe moneda: Valor de cada gasto.

 Indicador de impuestos: V0.

  Asignación: Cedula o nit más digito de verificación del
proveedor, empresa que facturo el soporte del gasto.
 Texto: Descripción del gasto.

Después de estos pasos seleccionamos simular para verificar que la

información este completa y posterior mente le damos contabilizar, si
aparece un error se revisan los NIT y se consultan en la transacción
XK03 que sirve para verificar si el proveedor esta creado en la base de
datos de SAP. Sirve para buscar proveedores y empleados y visualizar la
información de ellos, y se diligencia así:
 Acreedor: Presiona F4 y pones parte de la cedula o
nit acompañado por un asterisco (*) buscamos el
nombre y los seleccionamos.
 Sociedad: Sociedad a la que pertenece el empleado o
proveedor.

En el caso de no encontrarse la XK03 Se tendrá que crear el proveedor en SAP

bajo la transacción KX01.
Datos a diligenciar:
 Sociedad: sociedad que esta realizando el gasto puede ser
1000, 1100, 1300.
 Organización de compras: Siempre es 1000

 Grupo de cuentas: YB01 para proveedores nacionales y

YB02 para del exterior y ejecutamos.
 Tratamiento: Definir si es persona jurídica o natural, de
ser natural definir si es señora, señor, señor y señora.
 Nombre: de Apellidos a nombre.

 Concepto búsqueda: Numero de identidad sin numero de

verificación.
 Dirección Se debe poner sin puntos, guiones,
asteriscos, esto quiere decir sin ningún signo de
puntuación.
 Código R: en el segundo espacio poner municipio.

 País: F4 para buscar si es del exterior, pero si es colombino es

Co.
 Región: F4 para buscar los departamentos, pero
cuando es Bogotá siempre es código 11.
 Teléfono o celular: se debe llenar cualquiera de los 2 datos.

En la información del nombre despliega otros campos en el renglón 3

voy a colocar los nombres separados por comas, en el 4 se ponen los
apellidos separados por comas, de ser extranjero o jurídico solo se
llenan los renglones 1 y 2 copiando el nombre completo en ambos lados,
posteriormente le damos enter.

 N° ident.fis.1: Número de identificación más número de

verificación

 Tipo NIF: 31 y para exterior 43.

 Clase impuesto: Si es persona natural, jurídica o del exterior.

 Persona Física: Solo se selecciona si se trata de una persona

natural.

Le doy enter hasta que llegue al campo de cuenta asociada.

  Cuenta asociada: Se coloca la cuenta del proveedor
nacional o del exterior según sea el caso.

 Clave de clasificación: ponemos el número 12.

 Grupo de
Tesorería: K1 Enter

hasta llegar a Moneda de

pedido

COP.
 Moneda de pedido: COP.

 Condicione
s de pago: NT00.
Seleccionamos enter y
guardar.
Posteriormente toca disminuir hasta 0 la cuenta puente creada en la
transacción FB50 con una cuenta por pagar en la FB60.
Datos a diligenciar:

 Acreedor: F4 Cedula del empleado.

 Fecha factura: fecha del reembolso.

 Referencia: Cedula del empleado guion (-) número cualquiera

adicional.

 Importe valor total: valor total a pagar

 Texto: Reembolso + mes

 Pago: La fecha correspondiente al siguiente miércoles.

 Detalle: La cuenta de la cuenta por cobrar empleados 2310.

 Asignación: Cedula más digito de verificación.

 Cuenta mayor: en este caso se pondría solo la cuenta

puente 26* y si fuera el caso de transporte se trasladaría
directamente acá con el código 5195,5295,6295,6395 o
6495.

 Importe: Valor total del gasto o de la cuenta puente.

 Orden o CECO según lo indique el gasto, o centro de

beneficio si es una orden CS.

Simular y contabilizar, esto arrojara un consecutivo que se tendrá que

anotar en el formulario y la copia ya que se remitirá una a gestión de
capitales para pagos y otra se quedara en gestión contable.
GENERAL Compensación.
Es el proceso que se da después de contabilizar un reembolso por
anticipo para saber si el saldo queda en 0 o alguna de las 2 partes tiene
que reintegrar algún valor. Como primera parte hay que mirar los
movimientos del cliente en la transacción FLN1 para verificar si
realmente hay anticipo y si corresponde al valor que aparece en el
formato, de no ser así no se compensara.

 Cuenta de acreedor: F4 y se busca el cliente por medio de la

cedula.

 Sociedad: Indicar a que sociedad pertenece el cliente interno.

 Status: se requiere ver todas las partidas.

 Clase: Seleccionar partidas normales y operaciones CME.

Se ejecuta del icono que parece un reloj, ordena los movimientos por
fecha de la más reciente a la más antigua, revisa si está el reembolso y
 vamos a la siguiente transacción para realizar la compensación F-44.
GENERAL

En la F-44 Solo piden 2 requisitos, en primer lugar, esta cuenta que es la cedula y
el indicador CME que para los empleados es la letra E.

Le damos doble click a las partidas que no necesitemos y dejamos solo lo

que legalizamos con el anticipo descrito por el colaborador, si hay diferencia
le damos en part. rest e indicamos cuanto y cuando se van a pagar.

Legalización de caja menor.

 Para legalizar caja menor se tiene que ingresar a la transacción FBCJ.
GENERAL

Los datos a diligenciar son:

 Sociedad: En este caso solo se diligenciará la sociedad

1000 ya que es la única que cuenta con fondos de caja
menor.

 Temporalidad: Se debe traer al periodo actual, y al

día en que se va hacer la legalización.

 Libro caja: F4 y seleccionar la caja menor a diligenciar.

 Operación contable: F4 y enter para buscar la cuenta

según la orden CS y centro de costos (CECOS).

 Importe: Valor del gasto.

 GENERAL  Indicador de impuesto: V0

 Referencia: Caja Menor + mes

 Asignación: NIT más digito de verificación del

proveedor del servicio o si es transporte para
empleados.

 Texto: Descripción del servicio.

 Centros de costos u orden CS.

Para grabar selecciona verificar que el corresponda al nombre

Mapa de Descubrimiento
GENERAL
GENERAL
GENERAL 5. Conclusiones y recomendaciones.

 Se logro investigar y desarrollar un mapa de descubrimiento de proceso

donde se identifico la importancia que tienen, donde se facilita y construyen
de manera organizada y eficiente la planeación de determinado
procedimiento analizando el flujo operativo para una optimización y
mejoramiento, donde se puede analizar y evaluar la ejecución de las tareas.
 Esta herramienta nos facilita aprender el descubrimiento de procesos, con
ella es posible definir el alcance de cada miembro del equipo y de cada
objetivo de mejora, cada actividad aparece documentada, así como cada
actividad correspondiente a un nuevo negocio.
GENERAL 6. Bibliografía.

 IBM, I. (2010). IBM Websphere Lombardi Edition V7.1 Process Modeling

(1st ed., pp. 13-15, 24-73). IBM.

 Pardo, Á. J. M. (2012). Capítulos 5 y 6. En Á. J. M. Pardo, Configuración y

usos de un mapa de procesos. (Pp. 45-63) Madrid, ES: AENOR -
Asociación Española de Normalización y Certificación. Recuperado de:
https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/53587.

 BM, I. (2014). Introduction to Business Process Management (1st ed., pp. 8-

15). IBM.