Control De Los Documentos De Archivo

Plan Contingencia De Archivos

Billy Joel plazas Enciso

Carmen Rosa Diaz Gonzales

Sena Centro Gestion Administrativa

Bogotá Dc 2021
 3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
1. Defina qué es un plan de contingencia y a que hace referencia la continuidad de negocio.
(https://www.incibe.es/protege-tu-empresa/blog/plan-contingencia-ycontinuidad-negocio-herramientas-necesito.
Planes de Contingencia
Conjunto de estrategias, acciones, procedimientos planificados y responsabilidades definidas para minimizar el impacto
de una interrupción imprevista de las funciones críticas y conseguir la restauración de las mismas, dentro de unos límites
de tiempo establecidos. Sin que sea una regla general, se suele aplicar al plan circunscrito a las actividades de los
departamentos de sistemas de información.
son aquellas cuyo objetivo es diseñar planes de actuación y contingencia destinados a mitigar el impacto provocado por
cualquier incidente de seguridad y en especial los incidentes graves o desastres. Estos planes están constituidos por un
conjunto de recursos de respaldo y procedimientos de actuación, encaminados a conseguir una restauración ordenada y
progresiva de los sistemas y los procesos de negocio considerados críticos en cualquier organización. Por otro lado, la
contratación externa se ha convertido en una práctica común para las empresas a la hora de utilizar de este tipo de
herramientas como las soluciones de copia de seguridad remota, virtualización o almacenamiento en la nube. Estas
herramientas externas, en sus diferentes modalidades, aportan una reducción considerable de tiempo de despliegue y
puesta en marcha de infraestructuras de respaldo.
En cualquier organización es necesario proteger los principales procesos de negocio a través de un conjunto de tareas
que nos permita recuperarnos tras un incidente grave en un plazo de tiempo que no comprometa nuestra continuidad. De
esta forma, se garantiza que se puede dar una respuesta planificada ante cualquier fallo de seguridad. Esto repercutirá
positivamente en el cuidado de nuestra imagen y reputación como empresa, además de mitigar el impacto ocasionado
por la pérdida de información crítica ante estos incidentes.
Continuidad de negocio
Conjunto de estrategias, acciones, procedimiento planificación y responsabilidades definidas para minimizar el impacto de
una interrupción imprevista de las funciones críticas, de toda una organización y conseguir la restauración delas mismas,
dentro de unos límites de tiempos establecidos. Se suele aplicar al plan que abarca las actividades de todos los
departamentos funcionales de una organización.
2. Defina qué es y cuáles son las fases del plan de contingencia en archivos.
¿QUÉ ES Y CUÁLES SON LAS FASES DEL PLAN DE CONTINGENCIA?
La contingencia es la acción que se realiza cuando se activa un factor perturbador. Es por esto que un Plan de
Contingencia se constituye como una herramienta que ayuda a gestionar la manera de actuar cuando se activan los
escenarios de riesgos. (Ver Ilustración
1). Para responder de forma efectiva ante la activación de escenarios no deseados que puedan llegar a afectar la
integridad de la información que reposa en el Archivo de la Universidad, es importante tener un plan en el desarrollo del
evento. Para ello se debe saber que acción seguir en cada una de las fases del plan de contingencia.
Se identifican cuatro fases o etapas: prevención, mitigación, preparación, respuesta, recuperación.
a. Prevención: evitar la ocurrencia de riesgos.
b. Mitigar: reducir el impacto de las amenazas existentes
c. Preparación: anticipar medidas para actuar antes de la ocurrencia de un evento.
d. Respuesta inmediata: disminuir los daños después de ocurrido un evento.
e. Recuperación: reducir vulnerabilidades y generar actividades en una perspectiva de permanencia en el tiempo.
3. Por qué es útil el plan de contingencia en los archivos .
El diseño e implantación del Plan de Contingencia permitiría:
 • Identificar los factores de riesgo que pueden llegar a amenazar la información que reposa en el Archivo, en especial los
factores que podrían llegar a afectar los documentos esenciales.
• Analizar la magnitud de cada uno de los factores de riesgo identificados a través del mapa de riesgos.
• Determinar las medidas de prevención mitigación, preparación, respuesta y recuperación que deben incorporarse en el
Programa de Gestión Documental de la Universidad.
• Optimizar la capacidad de respuesta del personal que labora en el Archivo Central y, en general, del personal
involucrado con el manejo del Archivo ante una emergencia.
4. Mediante un mapa de ideas, defina el proceso de diseño y elaboración del plan de contingencia de archivos

Proceso de diseño y Elaboracion

del plan de contingencia

Estrategias De Emergencia
La planificación de los variados La planificación de contingencia es un proceso en el que los
tipos de escenarios de individuos dentro de una organización y de diferentes
emergencia será necesariamente organizaciones trabajan conjuntamente para crear perspectivas
muy diferente entre los distintos compartidas de escenarios de probables emergencias y las
escenarios que se planteen. Los necesidades asociadas, acordar objetivos comunes, definir la
escenarios pueden ser forma en que trabajarían juntos y la forma cómo se toman Levantamiento de la información
planteados de acuerdo a la decisiones en el caso de crisis.
manifestación de la amenaza, es
decir, escenarios de emergencias
derivadas de amenazas o eventos
de "manifestación súbita" o
"manifestación lenta". Los
 Descripción De Las Estrategias Para El
almacenamiento: Son herramientas que Valoración de los Riesgos: se realiza un Levantamiento de información
controlan y minimizan los efectos de un diagnostico a traves del estudio y una
observación de campo y análisis del Revisa la documentación de la
desastre y buscar las estrategias para mitigar
riesgo entidad y las instalaciones.
el impacto que tienen con la entidad

Selección De Centros Alternos: Matriz De Aplicación De Un

Elaboracion Del Plan
Sitios muy lejanos que sirven Programa De Desastres: Se
Contingencia De Archivos
para continuar con las proyectan objetivos y los
operaciones de las funciones resultados que realiza el plan de
que hay en las tecnologías para contingencia de archivos
la prevenciones de catástrofes
ocasionados.
Características De Físicas Del
Almacenamiento: Capacidad de
los soportes que son sistemas
de corrección.
5. Mencione que debe contener un plan de contingencia en los archivos.

El Plan de Contingencia implica un análisis de los posibles riesgos a los cuales pueden estar expuestos nuestros archivos
y la información contenida en los diversos medios de almacenamiento. Para lo cual es necesario un análisis de los
riesgos, y cómo reducir su posibilidad de ocurrencia y los procedimientos a seguir en caso que se presentara el problema.
Haciendo un esquema, el Plan de Contingencia para un archivo abarcara los siguientes aspectos :
• Plan de Reducción de Riesgos (Plan de Seguridad).
• Plan de Recuperación de Desastres.
• Actividades Previas al Desastre
Establecimiento del Plan de Acción.
Formación de Equipos Operativos.
Formación de Equipos de Evaluación (auditoría de cumplimiento de procedimientos de Seguridad).
• Actividades durante el Desastre.
Plan de Emergencias.
o Formación de Equipos.
o Entrenamiento.
• Actividades después del Desastre.
Evaluación de Daños.
Priorización de Actividades del Plan de Acción
Ejecución de Actividades
Evaluación de Resultados.
Retroalimentación del Plan de Acción.
6 . Realice un mapa conceptual del acuerdo 50 de 2000: “Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII
“conservación de documento”, del Reglamento general de archivos sobre “Prevención de deterioro de los
documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
7. Defina a que hace referencia los requerimientos y medidas de protección, para los archivos.
Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del
2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen las
condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la
conservación preventiva de documentos.
Capacidad de almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
 La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento de acuerdo con
los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios.
Condiciones ambientales generales
Ventilación
 La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo garanticen la
conservación del documento.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de
ellos.
Iluminación

 Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las
fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.
 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas
condiciones.
 Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.
Soporte
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2 , libre de ácido y exento de lignina cuyo valor
de ph esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo:
Requisitos para la permanencia y durabilidad”.
 Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad,
no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
 Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o
elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación.
Contenedores
 Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de los documentos ni que estén en
contacto con material metálico. Si se almacena en fólderes AZ se debe utilizar acetatos para evitar rasgaduras y
deformaciones.
Mantenimiento de instalaciones
 Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente.
 Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen
en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La inspección debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay,
estén en condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los
instrumentos de medición estén funcionando correctamente.
9. Mencione como mínimo 6 conclusiones obtenidas en el desarrollo de la competencia de Controlar los
documentos de archivo.
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