TALLER 1.

FONDOS ACUMULADOS

María Teresa Riaño Silva

Diana Marcela Villota Rodriguez
Martha Cecilia Pardo Prieto
Isabel Roa Chacón
Anyel Yeraldine Hernandez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnólogo en Gestión Documental
2020
 INTRODUCCIÓN

los FondosAcumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su

vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de
conservación, generando deficientes condiciones ambientales para los archivos y a su vez
provocando deterioro y la desaparición de muchos documentos.
Ya que cada fondo acumulado contiene información valiosa para la gestión administrativa y
conocimiento de la historia institucional de cualquier entidad, la importancia de la
recuperación de la documentación la cual es fundamental para asi poder ser consultada y a
su vez realizar una buena gestión ante cualquier entidad pública o privada.
Por lo anterior, siendo esto un problema en muchas de las entidades, es necesario la
Organización de todo fondo acumulado, la elaboración y aplicación de tablas de valoración
y retención documental según los criterios archivísticos para la planificación y las debidas
acciones de un adecuado tratamiento a la documentación y así ser transferida a un archivo
histórico o al Archivo General de la Nación.

Objetivos
-Reconocer la normatividad correspondiente a la organización de Fondos Acumulados. 
-Entender los componentes que hacen parte de la realización de un Diagnóstico Integral y
Medición de Archivos. 
-Comprender las variables que hacen parte de un plan de trabajo archivístico integral.
-Conocer la importancia y lineamientos generales para la reconstrucción de la historia
institucional.
-Reconocer las pautas para la elaboración de inventarios documentales y su impacto en la
organización de Fondos Acumulados. 
-Entender los criterios para la elaboración de los Cuadros de Clasificación Documental y Tablas
de Valoración Documental.
 Normograma - Fondos Acumulados

NÚMERO FECHA DE EMISIÓN

TIPO DE DESCRIPCIÓN - EPÍGRAFE DEL
No. DE LA EMITIDO POR:
DOCUMENTO DÍA MES AÑO DOCUMENTO
NORMA
“Ordena la transferencia de la
Ministerio del documentación histórica de los
1 Decreto 1382 19 08 1995
Interior organismos nacionales al Archivo
General de la Nación”
“Reglamenta la transferencia de la
Archivo General
2 Acuerdo 08 18 10 1995 documentación histórica de los
de la Nación
organismos del orden nacional.
“Reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los
Archivo General
3 Decreto 998 08 04 1997 archivos de los organismos del orden
de la Nación
nacional al Archivo General de la
Nación”.
“Por el cual se expide el régimen de
Presidencia de
4 Decreto 254 21 02 2000 liquidación de las entidades públicas
la Republica
del orden nacional”.
Las entidades públicas que se
supriman o se fusionen deberán
entregar sus archivos a las entidades
que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan
Congreso de la
5 Ley 594 14 07 2000 estado adscritas o vinculadas.
Republica
Parágrafo. Las entidades públicas que
se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o
entidad territorial a la cual hayan
estado vinculadas”.
“Por el cual se desarrolla el artículo 15
Archivo General
6 Acuerdo 038 20 09 2002 de la ley general de archivos 594 de
de la Nación
2000”.
“Por el cual se reglamenta la entrega
de documentos y archivos de las
Archivo General
7 Acuerdo 041 30 10 2002 Entidades que se liquiden, fusionen o
de la Nación
privaticen y se desarrolla el artículo 20
y su parágrafo”.
“Por el cual se adiciona un parágrafo
al artículo primero del Acuerdo 041 de
Archivo General
8 Acuerdo 015 20 10 2003 2002”. “Por el cual se establecen los
de la Nación
lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados”.
“Por el cual se modifica el Acuerdo
No. 07 del 29 de junio de 1994”El
Consejo Directivo del Archivo General
Archivo General de la Nación de Colombia en uso de
9 Acuerdo 027 31 10 2006
de la Nación sus facultades legales y en especial
de las conferidas por la Ley 80 de
1989 y el Acuerdo 017 del 27 de
febrero de 2001
 “Por el cual se establecen los
Archivo General
10 Acuerdo 02 23 01 2004 lineamientos básicos para la
de la Nación
organización de fondos acumulados”.
Por medio del cual se desarrollan
Archivo General los artículos 46, 47 y 48 del Título
11 Acuerdo 006 15 10 2014
de la Nación XI “Conservación de Documentos”
de la Ley 594 de 2000.
La presente noma contempla métodos
para la medición de archivos con
Archivo General
12 NTC 5029 19 12 2001 documentación que se encuentre en
de la Nación
soporte papel preferiblemente de
tamaño carta u oficio.
2000 Archivo General La Ley 594 de 2000 traza los
13 Ley 594 de la Nación lineamientos generales para la
organización de fondos acumulados
Se aplica a todo edificio y local de
las empresas, entidades u
14 Acuerdo 049 2000
organizaciones destinados para
sedes de archivos
Por el cual se desarrolla el Artículo
15 de la Ley General de Archivos
594 de 2000. Establece que los
servidores públicos, al
desvincularse de las funciones
titulares, entregarán los
documentos y archivos a su cargo
15
Acuerdo 038 2002 debidamente inventariados,
conforme a las normas y
procedimientos que establezca el
Archivo General de la Nación, sin
que ello implique la exoneración de
responsabilidad a que haya lugar en
caso de irregularidades
16 Acuerdo 002 Generalidades y del expediente de
archivo. Todas las entidades
públicas y privadas tienen la
obligación a creación y respetar la
ley general de archivos.
Todas la entidades públicas y
privadas que cumplan funciones
2014
públicas están obligadas crear y
formar expediente y archivarlos
cronológicamente. También están
obligadas a clasificar, organizar,
 conservar, describir y facilitar el
acceso y consulta de dicha
información. Los funcionarios que
laboran en la dependencia u oficina
de archivo serán responsables de
administrar los expedientes,
reconociendo el sistema de
descripción y ubicación física de
los expedientes conservados en sus
archivos, especificando su
localización,
Clasificación documental en el
archivo general territorial y en el
archivo histórico) Los municipios,
distritos y departamentos podrán
crear el Archivo General
Territorial.
La adecuada organización de los
fondos debe tener en cuenta los
17 05 05
Acuerdo
2013
principios de orden original y
procedencia, la integridad de los
fondos y las directrices que el AGN
Descripción colectiva de los fondos
La descripción documental obedece
a un proceso sistemático que debe
ser realizado en las diferentes fases
del archivo.
18 Decreto 26 05 2015 Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura, En este decreto se
aclara que el AGN hace parte del
Ministerio de cultura y este a su
vez del Sistema Nacional del
Patrimonio Cultural de la Nación.
Con este decreto se modifican
varias normas a las que ya no se
hacen referencia como el Decreto
1080 2609 de 2012 donde se reglamenta
el 5 de la ley 594 de 2000, de la
misma manera el decreto 2578 de
2012, donde se reglamenta el
 sistema general de archivos, y se
deroga el decreto 4124 de 2004.
Patrimonio archivístico, Evaluación
de los documentos de archivo,
Responsabilidad de quienes
manejan los documentos públicos
son los servidores y empleados
públicos

Ley 594 de 2000

La Ley 594 de 2000 traza los lineamientos generales para la organización de fondos
acumulados, en donde en cada uno de los títulos y sus correspondientes artículos, mediante
su implementación se organizan.
Establece las normas y principios que regulan la función archivística del Estado. Para ello
se ha establecido en esta Ley una serie de artículos que le permiten a una entidad pública o
privada regulados por la Ley, guiarse y llevar una adecuada gestión de archivo de
documentación.
Según el Archivo General de la Nación - AGN, los fondos acumulados para el caso de las
entidades públicas o privadas, están conformados por la documentación que se generó
desde la fundación hasta la última reestructuración, considerando las entidades que la
precedieron o se fusionaron con ella.
Según la Ley 594 de 2000, el desorden de la documentación al interior de la entidad, ha
promovido la eliminación, supresión y el deterioro de la documentación, debido a que
cuando existen fondos acumulados, su causa se debe también a las indebidas condiciones
de conservación y seguridad de los documentos.
La organización de los fondos acumulados, deben responder a condiciones que permitan la
correcta conservación de la documentación de la entidad a largo plazo, especialmente para
los documentos que tienen valores secundarios en su información. En este caso la Ley
General de Archivos, dicta en el artículo 46 “que los archivos de la administración deberían
implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital
de los documentos”.
Respecto a los fondos acumulados que se puedan generar por la fusión entre entidades, en
el Artículo 20, la Ley General de Archivos, dicta: “Las entidades públicas que se supriman
o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Parágrafo. Las entidades
públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o
entidad territorial a la cual hayan estado vinculadas”.
Tiene 13 capítulos a saber:
T I T U L O I: OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.
T I T U L O II: SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES,
COORDINADORES Y EJECUTORES.
T I T U L O III: CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICO.
T I T U L O IV: ADMINISTRACION DE ARCHIVO.
T I T U L O V: GESTION DE DOCUMENTOS.
T I T U L O VI: ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS.
T I T U L O VII: SALIDA DE DOCUMENTOS.
T I T U L O VIII: CONTROL Y VIGILANCIA.
T I T U L O IX: ARCHIVOS PRIVADOS.
T I T U L O X: DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION.
T I T U L O XI: CONSERVACION DE DOCUMENTOS.
T I T U L O XII: ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O
INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION.
T I T U L O XIII: DISPOSICIONES FINALES.

Y 52 artículos a saber:
Artículo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública
en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por la presente ley.
 
ACUERDO 049 DE 2000
Se aplica a todo edificio y local de las empresas, entidades u organizaciones destinados
para sedes de archivos.
Contiene 5 artículos.
ARTICULO 1º: Edificios de Archivo.
ARTICULO 2º: Condiciones generales.
ARTICULO 3º: Áreas de depósito.
ARTÍCULO 4º: Depósitos fuera de edificio
Artículo 5°: Condiciones ambientales y técnicas.

 
ACUERDO 038 DE 2002
Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
CONSIDERANDO. Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores
públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a
su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de
responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Contiene 7 artículos:
ARTÍCULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO
FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.
ARTÍCULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o
desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos
debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
ARTÍCULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se
refiere el artículo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental.
ARTÍCULO CUARTO. Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos
generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y
entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se
encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas.
ARTÍCULO QUINTO. Los servidores públicos que se trasladen, retiren o posesionen
omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los
procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las
consecuencias de esta omisión.
ARTÍCULO SEXTO: El Archivo General de la Nación podrá de oficio o a solicitud de
parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.
ARTÍCULO SÉPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga los
acuerdos que le sean contrarios.

ACUERDO No. 002 DE 2004

El Acuerdo No. 002 del 23 de enero de 2004, en líneas generales establece, entre otros
aspectos, que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de
los archivos, observando los principios de procedencia y orden original de los documentos
y la normatividad archivística que le sea aplicable.
Adicional a lo anterior, es indispensable determinar pautas básicas para la organización de
los fondos acumulados en las entidades de Estado y las empresas privadas que cumplen
funciones públicas del país.
En consecuencia, de lo anterior, las entidades del Estado como privadas que cumplen
funciones públicas deben elaborar y aplicar las tablas de valoración documental, que se
definen como los listados de asuntos o series a los cuales se asignan el tiempo de duración,
así como su disposición final. En el cuadro de clasificación se identifican y registran
jerárquicamente las secciones, subsecciones las series y subseries.
El fondo acumulado es definido como el conjunto de documentos sin un orden lógico, sin
foliación, y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta.
Para la organización fondos acumulados se establecieron las siguientes cuatro (4) etapas, a
saber:
1. Compilación de información, en donde se debe reunir, codificar, clasificar la
documentación institucional.
2. Diagnóstico es evaluar los fondos acumulados tales como el estado de organización,
instrumentos de recuperación de la información (inventarios, libros de control etc..) tipos de
soportes (papel, fotográficos, cd), fechas teniendo en cuenta la más antigua hasta la más
reciente)
3. Elaboración y ejecución del plan archivístico Integral. En esta etapa se debe tener en
cuenta la primera y segunda etapa, así mismo elaborar el cronograma que permita los
tiempos de duración a desarrollar. De acuerdo a los procesos archivísticos, se desarrollará
la siguiente labor, como lo es la depuración, es decir retirar de copias, duplicados, los
documentos que no son de archivo, la separación de la documentación que no corresponde
y foliación.
4. Finalmente, tenemos la etapa de valoración, en donde se identifican los valores primarios
y secundarios que posea la documentación, lo que dará como resultado, los tiempos de
retención y disposición los cuales serán establecidos en la Tabla de Valoración
Documental.

ACUERDO No. 002 DE 2014

GENERALIDADES Y DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO
Capítulo I
El expediente es la esencia de las actuaciones de la administración, por tanto, reúne los
documentos que se producen o reciben por una entidad, así mismo éstos se acumulan de
manera natural, por lo son la base de la organización archivística sobre cual se establece las
series y subseries que, a su vez, construyen un archivo. Todas las entidades públicas y
privadas tiene la obligación a creación y respetar la ley general de archivos.
Todas la entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas están obligadas
crear y formar expediente y archivarlos cronológicamente. También están obligadas a
clasificar, organizar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de dicha
información. Además, los expedientes deben conformasen con base en la clasificación
documental de acuerdo a lo establecido por cada entidad y tabla de retención documental
adoptada.
Los funcionarios que laboran en la dependencia u oficina de archivo serán responsables de
administrar los expedientes, reconociendo el sistema de descripción y ubicación física de
los expedientes conservados en sus archivos, especificando su localización, cumpliendo así
la Entidad con las normas y directrices por el archivo general de la nación.
Para el cierre de los expedientes, existen dos formas:
La primera es el cierre administrativo una vez finalizadas y resuelto el trámite o
procedimiento administrativo
La segunda es el cierre una vez superada la vigencia de las acciones y cumplido el tiempo
de prescripción de las acciones administrativas, fiscales o, donde se pueden agregar
documentos.
Los expedientes cerrados y finalizados (organizados, foliados, documentos completos y
firmas) para ellos se deberá realizar la aplicación de las tablas de retención documental y
elaborar los inventarios documentales para las transferencias primarias y secundarias.

Capítulo III
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Las entidades públicas podrán utilizar diversos medios electrónicos de archivos y
tecnología de la información, con el fin de logar la creación, conformación y gestión de sus
expedientes. Los expedientes electrónicos deben crearse con base en las series
documentales, construidos en los cuadros de clasificación documental de acuerdo al
funcionamiento de la entidad.
Los expedientes electrónicos deben agruparse series y subseries documentales, además se
deben foliar de acuerdo con el artículo 59 de la ley 1437 de 2011, pues están obligadas a
implementar la foliación de los documentos electrónicos de forma que se garantice la
integridad y autenticad. El índice de electrónico permite la identificación de la totalidad de
documentos, secuencia, y protege a los expedientes, brindando la posibilidad de
recuperación de documentos.
En caso de la depuración electrónica, se prohíbe cualquier operación al expediente de su
tramitación, así como la selección o depuración de documentos.
Los documentos electrónicos deben describir desde su tramitación archivística, de acuerdo
la entidad también deberá formar series y subseries igual al que archivos físicos.
Los expedientes electrónicos se puede realizar transferencias secundarias a los archivos
generales del orden municipal, distrital, departamental y al Archivos general de la nación.

Capítulo IV
DISPOSICIONES FINALES
-En la organización de archivos no se podrán utilizar pastas, AZ de argolla ni anillado.
-Un expediente electrónico y tecnológicos, se debe establecer el vínculo archivístico entre
los documentos del mismo tramite, de forma que una vez cerrado se facilite su gestión
archivística como una sola unidad documental, cualquier persona tiene derecho a examinar
los expedientes, salvo las reservas reglamentadas en la Ley.
- De acuerdo la ley, los documentos que tengan confidencialidad, se harán en cuaderno o
expediente separado, el cual se conservara integrado al expediente principal.
ACUERDO 06 DE 2014
El sistema integrado de conservación tiene como finalidad garantizar la conservación y
preservación de cualquier tipo documental en archivo o tecnología, independientemente
con la cual se haya elaborado.
Los funcionarios o contratista deben cumplir con las normas para asegurar la conservación
y preservación de la gestión documental en todas las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas.
Todas unidades documentales deberán ser conservadas, cuidadas, guardadas y preservadas.
El Programa de conservación preventiva es definido como los procesos y procedimientos
de conservación aplicables al Plan de Conservación Documental y Digital a largo plazo.
-Capacitación y sensibilización.
-Control y mantenimiento
-Desinfección
-reservar
-Prevención de emergencias y atención de desastres.

CAPITULO II
PLAN DE CONSERVACION DOCUMENTAL
Conjunto de acciones a corto, mediano o largo plazo, el cual tiene el objetivo de ejecutar
los programas, procesos y procedimientos.
Para la formulación del plan, se debe tener en cuenta tratamientos por personal capacitado
usando materiales, como químicos que no alteren la información o soportes, razón por la
cual es indispensable realizar un cuidadoso análisis de materiales garantizando su
permanencia y perdurabilidad.

CAPITULO III
PLAN DE PERSERVACION DIGITAL A LARGO PLAZO
Estándares para la gestión de la información electrónica, mantenimiento, acceso y
preservación de la información.
La preservación digital teniendo en cuenta la naturaleza única de los documentos digitales,
debe evaluarse bajos los siguientes riesgos:
-Antigüedad y degradación del soporte físico
-antigüedad del formato del documento
-antigüedad del software y hardware
-Fallas organizacionales
Para proceso y procedimientos de la preservación digital se debe tener en cuenta:
- el cronograma de transferencia y eliminación de documentos de conformidad tablas de
retención documental o tabla de valoración documental: -los formatos o soportes
almacenamiento de los documentos, las acciones, Preservación necesarias para garantizar,
los requisitos auditoria y vigilancia tecnología.

ACUERDO 004 DE ABRIL DE 2015

La administración integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de
los documentos públicos con relación a los derechos Humanos y Derecho Internacional
Humanitario que conserva el estado.

TITULO I ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN

Constituye un desarrollo del cumplimiento de la ley 594 de 2000, que regula la gestión y
administración de los archivos de las entidades de Estado y los relativo a los DDHH y DIH;
de obligatorio cumplimiento para las entidades adscritas a esta ley.

TITULO III MEDIDAS PARA LA PROTECCION DE LOS DOCUMENTOS

PUBLICOS RELATIVOS A DDHHY DIH
Es obligatorio el registro mediante inventarios documentales, aun los transferidos a otras
entidades.
Funcionarios Públicos o contratistas que tengan acceso a estos documentos son
responsables y están obligados a cumplir el presente acuerdo y a tratar con responsabilidad
la información contenida.

TITULO IV MEDIDAS DE PRESERVACION DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

RELATIVOS A DDHH Y DIH
Serán de conservación total y harán parte del patrimonio documental histórico de la nación,
documentos que considere procesos como:
Verdad, justicia y reparación de víctimas, acceso a la justicia ante tribunal nacional o
extranjero imprescriptibilidad de acciones, jurisprudencia nacional e internacional relativa a
DDHH Y DIH, aplicación de convencionalidad por jueces, tribunales, cortes colombianas,
también lo conforman documentos relacionados con los DESCA, civiles y políticos, DIH y
conflicto armado, derecho a la justicia, derechos a la igualdad no discriminación y respeto
por las entidades, Derechos humanos y empresa, ciudadanía cultura y educación en DDHH
y paz entre otros; por tanto, las Tablas de Retención deberán ajustar sus tiempos de
retención documenta. Si existe controversia en la entidad que lo define lo definirá el AGN a
través del comité evaluador de documentos.
Conservación de documentos públicos rigen por el articulo 19 presente acuerdos y título
XI de la 594 de 2000

TITULO V MEDIDAS DE ACCESO A LOS ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

PUBLICOS RELATIVOS A LOS DDHH Y DIH
El acceso lo harán las entidades públicas que tengan en sus archivos documentos
relacionados al DDHH y al DIH, publicarán en páginas web con vinculo de fácil acceso a
los ciudadanos y en leguaje comprensible de las dependencias con funciones y
competencias en materia de DDHH Y DIH, de acuerdo a la normatividad vigente y en
concordancia con la ley 1712 de 2014 y el decreto 103 de 2015 articulo 50 numeral 1.

TITULO VI LEGISLACION APLICADA

Se deberá elaborar un índice con la información reservada y clasificada (art. 20 de la ley
1712 de 2014)
En la legislación aplicable a documentos en relación con DDHH Y DIH se debe tener en
cuenta:
Ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013, y decreto 2609 de 2012

TITULO VII INSTANCIAS DE APOYO TECNICO, SEGUIMIENTO Y CONTROL

El Comité Técnico de Archivo de DDHH y DIH será el eje transversal del sistema general
de DDHH y DIH, participaran entidades estatales encargadas de la protección, promoción y
difusión de los DDHH y DIH y de organización o representantes de la saciedad civil; se
puede invitar entidades del Ministerio Publico, como Procuraduría General de la Nación.
La evaluación y seguimiento estará a cargo del AGN en ejercicio de las facultades
otorgadas en la ley 594 de 2000

TITULO VIII MEDIDAS COMPLEMENTARIAS: INTEGRIDAD DE LOS

FONDOS
Como en todos los procesos archivísticos se aplicarán los principios de orden original y
procedencia y se mantenga la integridad, veracidad autenticidad y fidelidad de los
documentos de archivo. Los archivos de documentos relacionados con DDHH y DIH deben
conformarse con todos los documentos que integran cada expediente o acrediten hechos
específicos. (se mantienen las series sin retirar ninguna tipología documental)

ACUERDO 005 DE ABRIL DE 2013

CLASIFICACION DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO GENERAL TERRITORIAL Y
EN EL ARCHIVO HISTÓRICO)
Los municipios, distritos y departamentos podrán crear el Archivo General Territorial,
cuando no se halla creado. Y ante la imposibilidad de realizar transferencias se deberá crear
archivos históricos institucionales para conservar sus acervos históricos y facilitar su
consulta.
La adecuada organización de los fondos debe tener en cuenta los principios de orden
original y procedencia, la integridad de los fondos y las directrices que el AGN imparta en
sus políticas y normas por medio del comité institucional de desarrollo administrativo o el
comité interno de archivo.

DESCRIPCIÓN COLECTIVA DE LOS FONDOS CAPITULO IV DESCRIPCION

DOCUMENTAL
La descripción documental obedece a un proceso sistemático que debe ser realizado en las
diferentes fases del archivo.
Inicia con el registro y radicación oficial y continua con la fase de archivo de gestión hasta
su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda.
Se debe disponer de un espacio para acceso, la consulta y la visualización de los fondos que
puede ser a través de sitios web, si no se dispone de los medios tecnológicos se debe
publicar y actualizar la Guía General del Archivo General territorial o el Archivo Histórico
Institucional, así mismo, el catálogo de fondos documentales, con el fin de informar a la
ciudadanía, esto si, no es confidencial la información.

DECRETO 1080 DE 2015

El día 26 de mayo de 2015 se expidió el Decreto 1080 “Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.
Con este decreto se modifican varias normas a las que ya no se hacen referencia como el
Decreto 2609 de 2012 donde se reglamenta el 5 de la ley 594 de 2000, de la misma manera
el decreto 2578 de 2012, donde se reglamenta el sistema general de archivos, y se deroga el
decreto 4124 de 2004.
En este decreto se aclara que el AGN hace parte del Ministerio de cultura y este a su vez
del Sistema Nacional del Patrimonio Cultural de la Nación

TITULO II PATRIMONIO ARCHIVISTICO

Sistema Nacional de Archivos, sus fines, Instancias (nacional. Territorial e institucional).
Archivos generales territoriales, funciones. De los concejos territoriales de archivo y sus
funciones. De los concejos departamentales y distritales de archivo y sus funciones. De los
comités técnicos de archivo y sus funciones. Del comité interno de archivo.
Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos
SISNA- sistema de información del sistema nacional de archivos

CAPITULO II EVALUACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Se realizará por la oficina de archivo o gestión documental de cada entidad.
Inventarios documentales: es responsabilidad de las entidades del estado mediante su
secretario general o con un cargo igual o superior a este.
Eliminación de documentos respaldada por las disposiciones legales.
Los documentos de entidades privadas con funciones públicas tienen obligación de cumplir
con la normatividad que reglamenta los procesos archivísticos, además en caso de
liquidación de be inventariar los documentos y archivos que deriven de las funciones
públicas y entregadas a la entidad interventora.

CAPITULO V RESPONSABILIDAD DE QUIENES MANEJAN LOS

DOCUMENTOS PÚBLICOS

Son los servidores y empleados públicos como del contratista que cumplen estas funciones
y deben ser coordinados por los secretarios generales o quien cumpla esta funció
 2. MAPA MENTAL
INTRODUCCIÓN FONDO ACUMULADO
 3.MAPA CONCEPTUAL
FONDOS ACUMULADOS