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DIAGRAMA DE FLUJO Definicin El Diagrama de Flujo es una representacin grfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto

resultado. Este puede ser un producto, un servicio, informacin o bien una combinacin de las tres. Pueden sealarse tres clasificaciones generales del diagrama de flujo: 1. Diagrama de flujo del Sistema Como su nombre los indica, es un diagrama que muestra el sistema en su conjunto indicando las actividades a realizar y los elementos principales, mediante una red de bloques de procesamiento y bloque de decisin. Es posible representar un sistema complejo mediante la interconexin de un alto nmero de bloques distintos. 2. Diagrama de Distribucin Es un diagrama que es til para obtener una vista compacta y general de un sistema de flujo de documentos. Como se observa en la figura adjunta, muestra a todos los participantes en el sistema, todos los documentos, la informacin que se agrega u obtiene de cada documento, el origen y distribucin de cada documento y su destino final. 3. Diagrama de Lgica Este diagrama de flujo es el ms especfico. Su finalidad consiste en presentar el anlisis completo de una serie de etapas de procesamiento lgico. El diagrama de lgica tiene un valor fundamental cuando la secuencia de los eventos es fundamental. TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO Formato vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere necesaria, segn su propsito.

Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en lnea vertical, sino tambin horizontal, distintas acciones simultneas y la participacin de ms de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos. CARACTERSTICAS PRINCIPALES A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Capacidad de Comunicacin Permite la puesta en comn de conocimientos individuales sobre un proceso, y facilita la mejor comprensin global del mismo. Claridad Proporciona informacin sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa. CUNDO SE UTILIZA? Cuando un equipo necesita ver cmo funciona realmente un proceso completo. Definicin de proyectos: Identificar oportunidades de cambios en el proceso. Desarrollar estimados de costos de mala calidad. Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo. Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del equipo. Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para reducir la resistencia futura al cambio. Identificacin de las causas principales: Desarrollar planes para reunir datos. Generar teoras sobre las causas principales. Discutir las formas de estratificar los datos para el anlisis para identificar las causas principales. Examinar el tiempo requerido para las diferentes vas del proceso. Diseo de Soluciones: Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales. Identificar las organizaciones que sern afectadas por los cambios propuestos. Aplicacin de soluciones: Explicar a otros el proceso actual y la solucin propuesta. Superar la resistencia al cambio demostrando cmo los cambios propuestos simplificarn el proceso.

Control (Retener las Ganancias): Revisar y establecer controles y monitoreo al proceso. Auditar el proceso peridicamente para asegurar que se estn siguiendo los nuevos procedimientos. Entrenar a nuevos empleados. SIMBOLOGA:

CMO SE UTILIZA? PROPSITO: Analizar cmo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo, es necesario clarificar el objetivo de su construccin. DETERMINAR EL NIVEL DE DETALLE Definir el grado de detalle y la estructura que se requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.

DEFINIR LOS LMITES Definir cules son el primer y ltimo pasos del diagrama. El primer paso es la respuesta a la pregunta: Qu nos indica que empieza el proceso? El ltimo paso debe contestar a la pregunta: Cmo sabemos que el proceso ha terminado? Escribir estos pasos expresndolos de forma clara y concisa e incluirlos en la superficie de escritura. Ejemplo:

ESQUEMATIZAR ACTIVIDADES.

EL

PROCESO

EN

GRANDES

BLOQUES

REAS

DE

Identificar los grupos de acciones ms relevantes del proceso y establecer su secuencia temporal. Esta esquematizacin global del proceso a analizar servir de ayuda para guiar el proceso de construccin del diagrama. Ejemplo:

IDENTIFICAR Y DOCUMENTAR LOS PASOS DEL PROCESO. Las preguntas a realizar para la identificacin y documentacin de los pasos del proceso son las siguientes:

Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas, informacin, etc.? Sealar estas entradas, por medio de los smbolos apropiados, en el diagrama. Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como informacin, etc.? Sealar estos resultados, por medio de los smbolos apropiados, en el diagrama. Una vez realizado este paso, cul son las actividades inmediatamente siguientes que debemos realizar? Sealar estas actividades, mediante el smbolo apropiado, en el diagrama. Ejemplo:

REALIZAR EL TRABAJO ADECUADO PARA LOS PUNTOS DE DECISIN O BIFURCACIN. Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisin o de bifurcacin: a) Escribir la decisin o alternativa de acuerdo con la simbologa utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la notacin adecuada. En general, cuando se trata de una toma de decisin, se incluye dentro del smbolo una pregunta y la notacin de las dos ramas posibles correspondientes se identifican con la notacin SI/NO. b) Escoger la rama ms natural o frecuente de la bifurcacin y desarrollarla, segn lo dispuesto en el paso anterior, hasta completarla. c) Retroceder hasta la bifurcacin y desarrollar el resto de las ramas de igual modo. REVISAR EL DIAGRAMA COMPLETO. Comprobar que no se han omitido pasos, pequeos bucles, etc. y que el proceso tiene una secuencia lgica. En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado, realizar una observacin directa del proceso o contactar con expertos de ese rea para su aclaracin. El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio. POSIBLES PROBLEMAS Y DEFICIENCIAS DE INTERPRETACIN La principal causa de deficiencias en la interpretacin de los Diagramas de Flujos es que ste no refleje la realidad. Esto puede ser debido a: Se representa el proceso ideal tal y como debera ser realizado, y no la prctica habitual de aquellos que lo ejecutan. Alguno de los participantes no aporta informacin sobre partes del mismo, evidentemente ilgicas, por sentirse de alguna forma responsable de las mismas. Se consideran irrelevantes pequeos bucles existentes. Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera parte del proceso. Se utilizan Diagramas de Flujo desfasados que no han sido revisados despus de producirse cambios en el proceso. Para evitar la aparicin de estas situaciones se aconseja, siempre que sea posible, la confrontacin del diagrama con la realidad, siguiendo en la prctica la ejecucin del proceso. Cuando esto no sea posible, ser til la revisin del diagrama por personal operativo del proceso.

PREGUNTAS UTILES AL CREAR SU DIAGRAMA DE FLUJO Qu es lo primero que ocurre? Qu es lo siguiente que ocurre? Qu es lo ltimo que ocurre? De dnde viene el (Servicio, Material)? Cmo el (Servicio, Material) llega al proceso? Quin toma las decisiones (si se necesita)? Qu pasa si la decisin es S? Qu pasa si la decisin es No? Adnde va el (Producto, Servicio) de esta operacin? Qu revisiones/ verificaciones se realizan en el producto en cada parte del proceso? Qu pasa si la revisin/verificacin no cumple con los requisitos? PREGUNTAS QUE PUEDEN DIAGRAMA DE FLUJO PROPSITO: Qu se hace realmente? Por qu la actividad es necesaria? Qu otra cosa se podra o se debera hacer? LUGAR: Dnde se lleva a cabo? Por qu se lleva a cabo en ese lugar en particular? SECUENCIA: Cundo se hace? Por qu se hace en ese momento en particular? Cundo se podra o debera hacer? GENTE: Quin lo hace? GENERARSE DESPUS DE COMPLETAR UN

Por qu lo hace esa persona? Quin ms podra o debera hacerlo? MTODO: Cmo se hace? De qu otra forma se podra o debera hacer?