¿Ensayo mediante el cual reflexione sobre la aplicación de tablas de retención documental

en el contexto institucional colombiano. Deberá analizar la importancia del cumplimiento de

la normativa vigente y de la política institucional para lograr el cumplimiento de los
principios archivísticos?

Las tablas de retención son primordiales en toda empresa o institución debido a que esta facilita la
toma de decisiones en cuando a la manera de que los archivos deben pasar por el tiempo debido en
cada fase o etapa (archivo de gestión, archivo central, archivo histórico) y saber clasificar de manera
eficaz, y por otro lado se cuenta con una herramienta la cual permite registrar un listado de series
documentales con su correspondiente tipo documéntales, a los cuales se les asigna un tiempo de
permanecía en las diferentes partes del archivo mencionado anteriormente, a esta se les llama
TABLA DE RETENCION definido literalmente en el acuerdo 027 de 2006 así sus listado de series,
con su correspondiente tipo de documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
cada etapa del ciclo vital de los documentos”, también se debe tener en cuenta que es una
herramienta archivística dinámica, por lo cual requiere permanentemente el seguimiento y apoyo de
quienes son los productores (dependencias) garantizando así la plena identificación y control
de la Documentación relevante para la administración. Este instrumento archivístico facilita la
clasificación documental en concordancia con la estructura funcional de cada entidad; en
ella se indica los criterios de retención y disposición final, de acuerdo con la valoración
asignada; también se debe tener en cuenta, en cuanto a su alcance, como lo menciona el Acuerdo
004 de 2013 en su Art. 2: “Las tablas de retención documental se deben elaborar y aplicar tanto para
la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de conformidad con lo
establecido en el Decreto 2609 de 2012”, lo anterior es importante tenerlo en cuenta ya que no solo
para los documentos físicos es necesario aplicar dichas TDR, sino también para los documentos
electrónicos de cada institución, de manera aplicada y eficaz. Es de vital importancia la regulación de
las TDR ya que facilitan a las instituciones su manera de darle un manejo y control a los documentos,
así como un fácil acceso a la información tanto para ellos como para los usuarios o personas que
requieran acceder a estos documentos. Lastimosamente, en muchas empresas no se cumple con
dicha legislación.