Dedicatoria

Dedicamos este libro a futuros estudiantes de Contaduría Pública de la Universidad Francisco

de Paula Santander, cómo fin de aprendizaje para ellos o para cualquier otra persona que tenga

dudas, inquietudes o quisiera saber cómo es el proceso en cuanto a la conformación,

organización y administración de nuestra empresa DOBRA MODA.

Agradecimientos

Este libro no hubiera sido posible sin el interés y ánimo que nos brindó nuestro docente de

Teoría y Fundamentación contable JOSE ANTONIO ALVAREZ TRILLOS, quien amablemente

nos instruyó a realizar este trabajo haciendo sugerencias, corrigiendo errores y en general

dándole forma a nuestro escrito.

También agradecemos a los que, de una manera u otra, nos acompañaron en el proceso desde el

afecto, criticas, consejos y apoyo económico mencionando a NOEMI RESTREPO PEÑALOZA

y ANA BEATRZ FERNANDEZ LEAL.

3.1.2 POLITICAS

 DOBRA MODA cumplirá con los tiempos estipulados para las entregas

 La empresa está orientada a generar y mantener una cultura de servicio.

 La empresa mejorara continuamente el desempeño de los procesos.

 Se seleccionarán y evaluarán en su desempeño los proveedores

 Se ofrecerán únicamente prendas que cumplan con los estándares de calidad.

 Se deberá mantener una comunicación permanente con los proveedores con el fin de

obtener buenas relaciones de mutuo beneficio y fomentar conciencia de calidad

3.1.3 MISION

Ofrecer a nuestros clientes productos de calidad, a precios cómodos que cumplan con sus

necesidades y exigencias, abarcando sus gustos de acuerdo a su estilo de ver y vivir la vida.

Garantizando: comodidad, elegancia y distinción a nuestros clientes mediante el trabajo

profesional y cultura de servicio de nuestra persona.

3.1.4 VISION

Llega a Ser en el año 2020 una empresa líder y reconocida en la venta de ropa DOBRA MODA,

lograr también extendernos y crear nuestras cadenas de almacenes, proporcionando cada día más
un servicio de excelencia a nuestros clientes y que al mismo tiempo nos permitan competir en el

mercado nacional con los mejores precios de mercados.

3.1.5 VALORES

Dar a conocer una buena Organización laboral, brindándoles a sus clientes el respeto y la

amabilidad, mostrando y enalteciendo la empresa con su calidad operativa destacando ante todo

su calidad en modas de vestir.

3.1.6 MATRIZ DOFA

FOTALEZAZ DEBILIDADES
 Buena imagen.  Competencia en
 Variedad en moda y precios.
servicios.  Falta de personal.
 Expansión en marcas.  Pocos clientes.

OPORTUNIDADES FO
 Sistema de garantía  F.1°.1 Invertir en
 Buena atención al publicidad para dar a
cliente conocer a DOBRA
 Bonos a clientes MODA como
constantes empresa de calidad
elegancia y garantía
DO
 D.1.O.1 Aprovechar
al máximo el sistema
de garantía que ofrece
DOBRA MODA para
atraer más clientes.
 D.2. D.3. O.2. O.3.
Hacer más conocida
la mercancía con las
 diferentes ofertas d
venta.
AMENAZAS FA DA
 Infraestructura  F.1.2.A.1 Hacer más 
pequeña grande la
 Falta de experiencia infraestructura
en el mercado creando así espacios
disponibles para el
asesor de imagen de
los clientes.

JUNTA DIRECTIVA
SOCIEDAD ANONIMA

GERENTE O

PROPIETARIO SECRETARIA

DIVISIÓN DIVISIÓN DIVISIÓN

ADMINISTRATIVA FINANCIERA MERCADO

Compras Estabilidad Ventas nacionales

Almacén Tesorería Comercio exterior

Inventarios Presupuesto Publicidad

Personal Costos Servicio al cliente

Servicio General

Archivo y
Correspondencia

 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

COMERCIALIZADORA DE CALZADO

AREA: DE CALZADOO.

CARGO: DIRECTOR O PROPIETARIO.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE CARGO

LO SUPERVISA: Gerente Financiero y Administrativo.

SUPERVISA A: Auxiliar Contable.

OBJETO DEL: garantizar el adecuado registro de operaciones económicas de la empresa

analizando y preparando la información para realización de los estados financieros y la
presentación de impuestos.

FUNCIONES
 Velar por que la contabilidad se lleve acuerdo a las normas establecidas en
Colombia.
 Elaborar e interpretar los estados financieros para la toma de decisiones.
 Debe garantizar la confiabilidad de la información teniendo en cuenta los
siguientes puntos:
 Verificar que todas las transacciones se encuentren contabilizadas en el respectivo
 mes.
 Haciendo una verificación de cada una de las cuentas mensualmente de manera
que todos los registros se encuentren en las respectivas cuentas y por los valores
correspondientes.
 Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a
los cuales la empresa está obligada, realizando la respectiva revisión de cada una
de las cauciones de facturas, con su valor de retención al pertinente tercero.
 Confirmar que todos los gastos de la empresa estén contabilizados en la fecha
correcta y los valores correctos también.
 Comprobar que todas las cauciones del sistema comercial, sean realizadas en el
sistema contable.
 Informar al gerente financiero y administrativo en asuntos relacionados con el
cargo y con el control interno de la empresa.
 Elaborar informes económicos
 Llevar el archivo de su área de manera organizada y oportuna con el fin de
ascender requerimientos, solicitudes internas y externas.
 Supervisar los registros de las operaciones de la empresa.
 Revisar los comprobantes de egreso autorizados.
 Revisar la nómina y autorizarla.
 Verificar la información que se presenta en los medios magnéticos de la DIAN y
ICA.
 Verificar las planillas de pago de salud, pensión, caja de compensación, Sena, Icbf,
se pagarán a cargo de la empresa.
 Orientar al gerente de la empresa, para el respectivo presupuesto de la misma.

COMUNICACIÓN

USUARIOS: Director de contabilidad debe tener comunicación con todas las áreas.
INTERNO: La empresa
USUARIOS: El director del contado debe tener comunicación con los proveedores y
acreedores.
EXTERNOS: Clientes, entidades del estado (DIAN, DANE) bancos y otros.

HABILIDADES Y VALORES REQUERIDOS PARA EL CARGO

 Trabajo en equipo.
 Comunicación interna y externa.
 Responsabilidad respeto y autonomía para este cargo.
 Inclinación hacia la acción de saber anticiparse a los problemas.
 Dinámica y proactiva.
Proponer metas para la empresa y los empleados a cargo.

REQUISITOS
FORMACION PROFESIONAL: Profesional en Contaduría Pública.
DEPENDENCIA MINIMA: Dos años en un cargo similar.

HORARIOS DE TRABAJO

JORNADA: lunes a viernes (8:00am-12:30 y 2:00pm-5:30)

Sábados (9:00am-12:00pm).

COMERCIALIZADORA DE CALZADO

AREA: DE CALZADO.

CARGO: DIRECTOR O PROPIETARIO

DESCRIPCIÓN GENERAL DE CARGO

LO SUPERVISA: División Administrativa.

OBJETO DEL: Registrar y llevar el control de compras, almacén, inventarios, personal y

servicio general.

FUNCIONES
  Activar documentos contables para el uso y control interno.
 Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
 Verifica y diligencia impuestos.
 Revisa la codificación de las diferentes cuentas que tenga la empresa.
 Totaliza las cuentas de ingresos y egresos, emite un informe de los resultados.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Controlar y actualizar los activos fijos.
 Verificar los gastos originados por compras y servicios que cuenten con la
aprobación de gerencia.
 Realizar las interfaces de sistemas (compras, ventas, costo de ventas, ingresos).
 General entregas mensuales al contador sobre informes requeridos para el cierre
contable.
 Organización y planificación del personal.
 Reclutamiento.
 Selección.
 Planes de carrera.
 Formación.

COMERCIALIZADORA DE CALZADO

AREA: DE CALZADO.

CARGO: DIRECTOR O PROPIETARIO.

DESCRIPCIÓN GENERAL DE CARGO

LO SUPERVISA: Secretaria-División del mercado.

OBJETO DEL: Tener en cuenta las ventas nacionales, comercio exterior, publicidad y
servicio al cliente.

FUNCIONES
 Adquirir materiales.
 Evaluar el precio.
 Llevar la documentación y contabilidad de la empresa.
 Establecimiento de objetivos.
 Planificar, dirigir y controlar, tener buena actividad comunicacional.
 Determinar los objetivos publicitarios, coadyuvando a los de marketing.
 Mantener un control en el presupuesto publicitario.
 Estructurar el departamento para que trabaje con eficacia.
 Definir una política de elección y contratación de las agencias y socios.
 Establecer una relación positiva de trabajo
 Mantener el contacto entre lo convencional y lo novedoso.
 Analizar y archivar las acciones publicitarias de competencia.
 Verificar los resultados y la eficacia de la publicidad.
 Observar e interpretar la tendencia creativa en los mensajes.
 Tolerancia: capacidad del manejo de la frustración de parte del personal.
 Empatía: habilidad de ponerse en los “zapatos del cliente” estar del “otro lado” del
mostrador y reconocer las necesidades y deseos de estos.
 Comunicación: la capacidad de establecer una relación reciproca en el manejo de la
información.


FORMATOS
KARDEX
 INFORMACION CONTABLE Y TRIBUTARIA AL DIA

CONTROL INTERNO EN LA ENTRADA DE INVENTARIOS

Código Nombre Cantidad Precio Unitario Precio Total Fecha entrda Firma Recibo Observaciones

MANUAL DE ARCHIVOS
TOTALES
Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso
de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las
decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para
el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo.
Partes del manual de archivo y correspondencia:
 Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del
documento que tiene ante sí.
 Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos).
 Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre
la entidad, su organigrama y funciones.
 Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas:
cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc.
Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal,
confidencial. Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en
la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
 Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos.
Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa;
controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad
hacia el medio interno y/o al externo.
 Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos
recibidos por este sistema. Definiciones sobre procedimientos a seguir con la
correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios. Definición de concepto de archivo y
sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo
central, de gestión, Satélites Semi Activo, permanente, etc. Estructuración del sistema de
ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo. Definición del
procedimiento y papelería usada para la conservación de
documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc.

MODELOS ZAPATOS
Nike-Air-Max-90

Colores disponibles: Vino tinto- amarillo- negro

Tallas disponibles: 36-37-38-39-40-42

Valenciaga

Colores disponibles: Negros- azules-rojos

Tallas disponibles: 35-36-37-38

Zapato Clásico Santoni

Colores disponibles: Negros- miel

Tallas disponibles: 38-39-40-42

 Valenciaga

Colores disponibles: Negros- azules-rojos

Tallas disponibles: 35-36-37-38

Nike-Air-Max-90

Colores disponibles: Vino tinto- amarillo- negro

Tallas disponibles: 36-37-38-39-40-42

Nike-Air-Max-90

Colores disponibles: Vino tinto- amarillo- negro

Tallas disponibles: 36-37-38-39-40-

42
 MANUAL CONTABLE

1.1 NORMAS LEGALES

1. Todas las operaciones de la empresa DOBRA MODA deberán ser registradas de acuerdo a

los principios de contabilidad del sector público dictadas por la Contraloría General de la

República y los principios de contabilidad generalmente aceptados y la presentación de los

Estados Financieros hacerse basada en los mismos.

2. Todas las operaciones contables deberán ser realizadas y registradas de acuerdo con las

disposiciones previstas por las leyes y sus reglamentos.

3. El área contable deberá preparar los siguientes Estados Financieros

• Balance General

• Estado de Ingresos y Egresos

• Estado de Cambio en la Posición Financiera

• Estado de Cuentas de Patrimonio

4. Reportes de Análisis:

• Balance de Comprobación

• Mayor Analítico

• Diario General

• Auxiliar por Cuentas

5. Los Estados Financieros y sus anexos deberán ser preparados trimestralmente y anualmente.

Excepto a solicitud de las autoridades.

6. Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas y revisadas mensualmente con el objeto de

establecer las partidas que difieren entre los registros contables y la información contenida en los

estados de cuenta.

7. Mensualmente deben hacerse los asientos de ajustes necesarios, a fin de mostrar en los

Estados Financieros los saldos reales de las cuentas.

8. Será de absoluta obligatoriedad que el Departamento de Contabilidad preste todo tipo de

ayuda técnica y administrativa a las Gerencias, Departamentos y Plantas, de forma tal que se

garantice el mejor desempeño de las funciones de registro, procesamiento de información y el

manejo contable general.

9. El envío de la información y cierres mensuales por las Gerencias, Departamentos y Plantas

deberá hacerse de forma controlada y estas deberán remitir la documentación al Departamento de

Contabilidad los días lunes (hábiles) de cada semana, a fin de garantizar que el proceso de

registro, verificación, ajustes y consolidación contable se desarrolle dentro de los próximos días

hábiles luego de su recepción.

10. Los Estados Financieros serán presentados considerando los saldos de cada cuenta según el

balance de comprobación. Cuando ocurran variaciones de importancia en los diferentes rubros

que conforman los Estados Financieros, se deberá anexar notas explicativas a dichos estados.
11. Las cuentas contables, según Balance de Comprobación, deberán agruparse de acuerdo a la

presentación de los Estados Financieros; así como considerarse las reclasificaciones efectuadas

tales como sobregiros, etc.

12. Debe explicarse las principales variaciones y se debe tomar en cuenta los índices e

indicadores financieros que se deriven, así como la antigüedad de los saldos.

13. La estructura de la cuenta contable está definida de acuerdo a lo determinado por la Oficina

Nacional de Presupuesto (ONAPRE), a los efectos de unificar la información del sector público

en un Plan Único de Cuenta que funge de esencia al Sistema Integrado de Información Contable

Presupuestario de Administración Financiera del Sector Público (SICOP).

14. El Plan Único de Cuentas está integrado por siete (7) grupos de cuentas:

1.00.00.00.00 ACTIVOS

2.00.00.00.00 PASIVOS

3.00.00.00.00 RECURSOS

4.00.00.00.00 EGRESOS

5.00.00.00.00 RESULTADOS

6.00.00.00.00 PATRIMONIO

7.00.00.00.00 CUENTAS DE ORDEN

15. Cada grupo de cuentas básicas, a su vez, tiene cuatro niveles de desagregación identificados

por códigos numéricos de ocho posiciones, y por la clasificación, denominación y descripción de

las respectivas cuentas.16. Debe mantenerse respaldos de toda la información contable generada

tanto física como a nivel de sistema a los fines de su posterior auditoría o cualquier consulta que

sea requerida por algún ente externo como interno.

 4.2 CODIFICACIONDEL PLAN DE CUENTAS

Para una adecuada organización de las cuentas contables, es necesario disponer de un plan,

que es una lista de todas las cuentas que se manejan dentro de una Contabilidad.

Es el listado de cuentas que una empresa ha determinado utilizar para el desarrollo de sus

procesos contables, lo que dependerá de la naturaleza de las actividades económicas que realice,

ejemplo: No es lo mismo la Contabilidad de un hospital que la de un supermercado.

Requisitos del Plan de Cuentas

Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. Debe ser flexible,

para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa. Desde el punto de vista formal, debe

tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su

identificación por grupos.

Estructura, clasificación y codificación

Ejemplo:

1.                     ACTIVO                                   GRUPO

1.1.                  ACTIVO CORRIENTE              SUBGRUPO

1.1.1.               CAJA                                       CUENTA

1.1.1.01            CAJA GENERAL                      SUBCUENTA

Como podemos observar en el ejemplo anterior, la estructura del plan de cuentas está dada en

base a un grupo principal que puede ser:

Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos.

A cada grupo hemos asignado un número, que en Contabilidad se lo denomina “código”.

Existen planes de cuentas donde se hace constar “Cuentas de Orden” con el número 6 u otro
número para diferenciarlo del resto de cuentas ya que estos rubros tienen otro tipo de

tratamiento.

Dependiendo de cada grupo, se deben considerar también subgrupos, por ejemplo, para

considerar las cuentas de Pasivo, el primer subgrupo debe ser Pasivo Corriente, mostrando la

siguiente estructura:

2.                     PASIVO                                   GRUPO

2.1.                  PASIVO CORRIENTE              SUBGRUPO

A su vez dentro de cada subgrupo se tiene que considerar varias cuentas, por ejemplo:

2.1.1.               CUENTAS POR PAGAR          CUENTA

2.1.2.               DOCUMENTOS POR PAGAR CUENTA

Y dentro de cada cuenta, las respectivas subcuentas, por ejemplo:

2.1.1.01            CxP Luis Santacruz                  SUBCUENTA

2.1.1.02            CxP Gonzalo Peña                   SUBCUENTA

4.3 LIBROS DE CONTABILIDAD

 La ley dispone que todo comerciante debe llevar unos libros donde debe registrar los hechos
económicos según las normas y principios que gobiernan la contabilidad.
Pero en Colombia no existe una ley que de forma expresa señale cuáles son los libros de
contabilidad que un comerciante o empresa debe llevar.
El código de comercio a partir del artículo 48 trata sobre los libros de contabilidad señala
algunos aspectos sobre los libros, pero sin especificarlos ni definirlos, por lo que ha sido la
doctrina la que se ha encargado de definir qué libros de contabilidad se deben llevar, separando
entre libros principales y libros auxiliares.

Libros principales

 Libro mayor y balance

 Libros de inventarios y balances

 Libro diario

 Libro de accionistas

 Libro de actas

Libros auxiliares

 Libro de bancos

 Libro de clientes o cartera

 Libro de caja

Pero se insiste en que la norma no los específica claramente cuáles son obligatorios y cuáles no,
y sobre ello resulta pertinente transcribir los apartes de la sentencia 13597 del 3 de diciembre de
2003 de la sección cuarta del consejo de estado con ponencia del magistrado Juan Ángel Palacio:
«Pero tal como lo ha sostenido la Sala en repetidas ocasiones, ni la ley comercial ni la tributaria
han determinado cuáles son los libros obligatorios de contabilidad que debe llevar los
comerciantes, entendiendo por tales “las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de
las actividades que la ley considera mercantiles” (Código de Comercio artículo 10).
Sobre la indefinición legal de los libros de contabilidad, se ha dicho:
.“..Como lo tiene precisado la doctrina y la jurisprudencia del artículo 52 del Código de
Comercio, que obliga al comerciante al iniciar sus actividades y por lo menos una vez al año al
elaborar un inventario y un balance general que permita de manera clara y completa la situación
de su patrimonio, surge la obligación legal de llevar el libro de “Inventario y Balances”; del
artículo 53 del Código de Comercio, que exige el asentamiento cronológico de las operaciones y
de la exigencia de aplicación de la partida doble, surge la necesidad de llevar los libros “Diario”
y “Mayor”. Así mismo de los artículos 28 numeral 7°, 180 y 195 ibídem se colige la existencia
de la obligación de los libros de Accionistas, las actas de Asambleas y Junta de Socios, así como
los de Juntas Directivas de las Sociedades Mercantiles”.
Tal como se advierte en la jurisprudencia transcrita, es evidente la obligatoriedad de llevar un
libro de contabilidad donde aparezca el inventario del ente económico al iniciar sus actividades y
por lo menos una vez al año, esto es al terminar el ejercicio fiscal y comercial. El artículo 52 del
Código de Comercio preceptúa lo siguiente:
“ARTICULO 52. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo
comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara
y completa la situación de su patrimonio”.
Ese libro es lo que la costumbre mercantil, la doctrina y la jurisprudencia han dado en
denominar “Libro de Inventarios y Balances” y que tal denominación vino a ser acogida en la
Ley 223 de 1995 cuando en su artículo 265 previó su no exigibilidad para las entidades
financieras.
Sobre el contenido del citado libro, la jurisprudencia tributaria, se ha pronunciado en los
siguientes términos:
“…En caso de llevarse el Libro de Inventarios y Balances u otro similar que contenga los
requerimientos legales y reglamentarios, el mismo deberá contener como mínimo lo siguiente:
1. a) Al iniciar sus actividades el comerciante (persona natural o jurídica) deberá registrar el
total de sus activos, pasivos y en general la situación patrimonial, detallando los
inventarios que se hayan aportado por los asociados;
2. b) Al menos una vez al año, debe elaborar igualmente un balance general que permita
conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, especificando los
 inventarios poseídos a la fecha del balance en el caso de contribuyentes que se dediquen
a actividades industriales y/o de comercialización.
3. c) Pero también, las disposiciones tributarias (Decreto 187 de 1975 artículo 31) exigen
que se lleve un libro de contabilidad donde se pueda determinar el costo de los activos
movibles, para que la Administración Tributaria pueda realizar un control efectivo de las
utilidades generadas en la enajenación de activos movibles, cuyo costo se determina de
acuerdo con los sistemas consagrados en el mencionado artículo 62 del Estatuto
Tributario.

Del texto de las normas mercantiles, tributarias y contables antes transcritas, la Sala advierte, en
cuanto a la obligatoriedad de llevar el libro de inventarios y Balances que refleje la situación
patrimonial a una fecha determinada (balance general), así como el detalle de los inventarios
existentes a la misma fecha, que existe la obligación de reflejar dicha información patrimonial en
tal libro o en otro que contenga por lo menos los mismos datos que exigen los artículos 52 del
Código de Comercio, 733 del Estatuto Tributario y 31 del Decreto 187 de 1975.
Esos datos o informaciones contables, se refieren a los saldos detallados de todas las partidas que
conforman el Estado Básico de propósito general denominado “Balance General” (Decreto
2649/93 artículos 21 y 22) con énfasis en el detalle de las diversas clases de activos movibles, el
cual no excluye la elaboración del Estado de Propósito Especial denominado “Estado de
Inventario” cuando las circunstancias lo exijan, como por ejemplo en el caso de la necesidad de
presentarlo en los acuerdos de reestructuración empresarial”.
De otra parte, el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, consagra en lo pertinente, lo siguiente:
“Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales
se hubieren asentado los comprobantes.
…4.  Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre
otros, los auxiliares necesarios para:
…d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.”
Así mismo el artículo 129 ibídem, refiriéndose al registro de los inventarios, señala:
“Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual
contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total.
Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse
por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros
auxiliares.
Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a
menos que se lleve un libro registrado para tal efecto. (Subraya la Sala).
De todo lo anterior se infiere que todo comerciante o ente económico, está obligado a llevar un
registro pormenorizado de los inventarios existentes a la fecha de corte de los estados financieros
y plasmarse sus resultados en los libros auxiliares y/o principales que hayan sido registrados ante
las autoridades competentes según las normas del Estatuto Mercantil.
La relación detallada de las existencias, además de quedar en los registros auxiliares agrupados
por resúmenes o grupos de bienes (Código de Comercio artículo 52 y Decreto 2649/93 artículo
125) deben relacionarse con el mismo nivel de detalle en un libro que la costumbre y la doctrina
mercantil y la jurisprudencia tributaria han coincidido en llamar de “Inventarios y Balances”
cuya inscripción en el registro mercantil de la respectiva Cámara de Comercio es obligatorio
conforme al numeral 7° del artículo 28 del Código de Comercio.»
Como se puede observar, el desarrollo del tema de los libros de contabilidad ha sido
principalmente desde el punto de vista tributario que es lo que más interesa al estado.
Igualmente se han diferenciado los libros de contabilidad de los libros de comercio, tema sobre el
que no nos ocupamos en esas líneas.

4.4 DINAMICA DE LAS CUENTAS CONTABLES

Estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en él Debe, disminuye y se cancelan en el

Haber; por lo general, su saldo es débito.

 Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se

entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los

vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Estas cuentas empiezan y aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del

ejercicio para cancelar su saldo.

 Dinámica del patrimonio

 Activo

 Pasivo

 Costos de venta

 Dinámica del activo

 Ingresos

Representa los aportes del dueño o dueños para construir la empresa, y además incluye las

utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo

cual se maneja de igual forma que las cuentas del pasivo.

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen

funcionamiento; esto constituye un gasto o una perdida porque esos valores no son recuperables.

 Gastos

 Patrimonio

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin

de obtener una ganancia.

 Dinámica de los gastos

 Dinámica de costos de venta

 Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro.

Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Estas cuentas empiezan y aumentan en él Debe, disminuyen y se cancelan en el

Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito. Su movimiento es igual que las cuentas

del pasivo.

 Dinámica de ingresos

Estas cuentas empiezan y aumentan en él Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo

es débito.

 Dinámica del pasivo

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

4.5 ESTADOS FINANCIEROS

4.5.1 BALANCE GENERAL: Documento contable que informa en una fecha determinada la
situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y
derechos, sus obligaciones y su capital, evaluado y elaborado de acuerdo con los principios de
contabilidad y generalmente aceptados.
Para análisis financiero se tiene:
Compañía X
Balance General
I. ACTIVO
Activos corrientes, circulantes o de corto plazo
Activos fijos
Otros activos
II. PASIVO
Pasivo corriente, circulante o de corto plazo.
Pasivo a largo plazo
Otros pasivos
III. PATRIMONIO
Propiedad Individual o capital social
Superávit de capital
Utilidades apropiadas o reservas
Utilidades por distribuir
Utilidades del ejercicio.

4.5.2 ESTADO DE RESULTADOS:

Documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo
la utilidad del ejercicio contable. Es decir, presenta la situación financiera de una empresa a una
fecha determinada tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados y proporciona la
utilidad neta de la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General.
4.5.3 ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACION FINANCIERA:

Estado financiero que muestra el movimiento de ingresos y egresos y al mismo tiempo la

disponibilidad de fondos de cierta empresa bajo estudio a una fecha determinada.

Ejemplo:

4.5.4 ESTADO DE

GANANCIAS NO

APROPIADAS

Reconcilia el ingreso
neto obtenido durante un
año determinado y
cualesquiera dividendos pagados en efectivo, con el cambio en las utilidades retenidas entre el
principio y el final de ese mismo año.

4.5.5 ESTADO DE CAMBIO EN LAS CUENTAS PATRIMONIALES:

El estado de situación patrimonial (o estado de situación financiera o balance general) es el

principal de los estados contables. Este informe detalla los activos, los pasivos y el patrimonio
neto de la empresa, es decir que nos indica qué es lo que la empresa tiene, qué es lo que debe y
cuál es el capital neto. 

4.5.6 FLUJO DE CAJA

El flujo de caja hace referencia a las salidas y entradas netas de dinero que tiene una empresa o
proyecto en un período determinado.

Los flujos de caja facilitan información acerca de la capacidad de la empresa para pagar sus
deudas. Por ello, resulta una información indispensable para conocer el estado de la empresa. Es
una buena herramienta para medir el nivel de liquidez de una empresa.

Si nos encontramos con un flujo de caja neto positivo significa que nuestros ingresos han sido
mayores que los gastos que hayamos tenido que hacer frente. Y, por el contrario, si el flujo de
caja es negativo significa que hemos gastado más de lo que hemos ingresado.

 Flujo de caja positivo: indica que los activos corrientes de la empresa están aumentando,

lo que le permite liquidar deudas, reinvertir en su negocio, devolver dinero a los
accionistas, pagar los gastos y proporcionar un amortiguador contra futuros desafíos
financieros.
 Flujo de caja negativo: indica que los activos corrientes de la empresa están
disminuyendo.
4.5.7 NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Activo Corriente
NOTA No. 3 - Caja y Banco – Fondos Especiales En esta cuenta se incluye los saldos que tienen
las instituciones en sus cuentas corrientes, fondos de caja chica, así como los de Caja Única que
representan: las transferencias del Poder Ejecutivo a las instituciones públicas que se rigen por el
principio de caja. También contempla los recursos donados por organizaciones internacionales u
otros gobiernos para un fin específico, así como las inversiones que vencen en un plazo no
mayores a tres meses; cuya composición es la siguiente:

NOTA No. 4 - Cuentas

por Cobrar (corto plazo)
Las cuentas por cobrar
son al igual que cualquier activo recursos económicos propiedad de una institución o empresa
que le genera un beneficio en el futuro; forma parte del activo corriente, cuya percepción se
prevé para un tiempo máximo de doce meses. Como medida de Control Financiero Contable, se
recomienda conciliar las cuentas por cobrar a entes relacionados, con los saldos contables de las
instituciones o empresas relacionadas, e investigar todas las diferencias observadas.

NOTA No. 5 - Provisión Cobranza Dudosa Registra los movimientos de las estimaciones
ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las deudas a corto plazo o
a largo plazo contraídas por las instituciones, empresas y terceros a favor del Gobierno Central
NOTA No. 6 - Existencias (Inventarios) Son los bienes que se tienen para el uso en el accionar
ordinario de la institución, o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su
posterior comercialización. Las Existencias (Inventarios) comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados, los materiales, repuestos y accesorios para
ser consumidos, en la operación normal de las Instituciones Públicas.

NOTA No. 7 - Provisión Existencias Suma conservada por la Institución con vistas a cubrir una
carga o una pérdida eventual de su inventario de existencias.