SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Formato para Desarrollo de Evidencia

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CASO ESTUDIO DISTRIMAY

ELABORADO POR:

MÓNICA MARÍA CEBALLOS VELÁSQUEZ

ANDERSON FERNEY SÁNCHEZ GALINDO

CARLOS EDWIN NAVIA MOLINA

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PROBLEMA
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La empresa Mayoritaria Distrimay es una empresa reconocida en el mercado, pero

cuenta con falencias en su área financiera al no contar con un sistema de
información contable.

OBJETIVO GENERAL

Desarrollar un aplicativo o sistema de información que permita a la Mayoritaria

“Distrimay” integrar los procesos administrativos y financieros, llevados a cabo en
las áreas de contabilidad, ventas e inventario de mercancías, con el fin de mejorar
la contabilidad de las entradas y salidas de todos los productos y llevar un efectivo
balance, pago a proveedores, ventas y pago de impuestos de la organización.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

o Mejorar el balance entre los procesos administrativos con el fin de tener una
trazabilidad de los procesos y minimizar los errores operativos.
o Trazabilidad de los procesos financieros.
o Establecer una reducción de los tiempos en la generación y presentación
de informes.
o Generar un sistema contable que nos permita hacer balances reales para el
pago de impuestos y así evitar pérdidas y sanciones.
o Indicar un inventario exacto de los productos que posee en el punto de
venta y bodega.
o Especificar los ingresos y egresos periódicos a corto, mediano y largo
plazo.

Planteamiento del problema o necesidad que pretende solucionar: El

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problema identificado en la Mayoritaria “Distrimay”, es que actualmente no cuenta

con un sistema de información para las actividades principales de la empresa:
contabilidad, ventas, inventario de insumos, pago a proveedores y pago de
impuestos; esto afecta la operatividad y genera errores que afecta los estados
financieros de la empresa. Se han observado diferentes inconvenientes en el
desarrollo de dicho proceso, entre los cuales se destacan:

 La contabilidad que no es exacta.

 No tienen una base de datos de todos los productos en el punto de venta y
en la bodega, por eso el inventario no es confiable.
 No tienen un sistema contable exacto por eso el pago de impuestos hace
que se genere sanciones o demoras cuando se va a hacer el pago.
 No hay cifras exactas de las ventas y compras a proveedores.
 Demora en la generación de los informes financieros

El proyecto planteado es viable ya que los procesos se agilizarán, convirtiéndose

en una herramienta importante para los diferentes procesos que ayudaran a la
empresa Distrimay, lo cual se verá reflejado en los siguientes beneficios:
a. Se tendrá un control adecuado y óptimo en el manejo de la información.
b. Aumento de la productividad.
c. Adecuado manejo de la información de los diferentes productos que se
tienen en el punto de venta y en la bodega.
d. Se tendrá una base de datos actualizada de los productos en inventario.
e. Tener una base de datos de los ventas, pagos y compras a proveedores.
f. Mayor control y seguimiento a los clientes y proveedores.
La aplicación realizará las siguientes operaciones:
1. Mostrar información clara e historial de todas las transacciones que se
hagan desde la Mayorista.
2. Mostrar, añadir, eliminar y actualizar el inventario.
3. Proteger la información almacenada a través de la validación de un usuario
y una contraseña.

RECURSOS CON LOS QUE CUENTA:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

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- Un kardex manual sobre inventario mercancías.

- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.

ANALISIS DOFA
FORTALEZAS
 Responsabilidad, seriedad y
compromiso de la empresa.
 Reconocimiento por su
trayectoria en el mercado.
 Conocimiento en ventas
DEBILIDADES
 En el mercado existen
variedades de empresas de
la misma línea.
 Cambio de los precios de los
productos de los
competidores.
OPORTUNIDADES
 Su experiencia y recorrido en
el mercado.
 Comercialización de
abarrotes a nivel local y
regional.
ESTRATEGIAS FO
 Aprovechar la tendencia
actual de consumir productos
naturales.
ESTRATEGIAS DO
 Creación de nuevas
sucursales para ampliar la
organización y establecerse
como una entidad con poder
en el mercado
AMENAZAS
 Aparición de un gran
competidor con el mismo
producto.
 Posible disminución de
precios en algunos productos
por parte de la competencia.
ESTRATEGIAS FA
 Ampliar variedad de
productos aprovechando
nuestra posición en el
mercado y reconocimiento.
ESTRATEGIAS DA
 Compra directa a los
productores y fabricantes.
 Idear campañas publicitarias
para competir con empresas
similares y seguir mejorando
el reconocimiento de los
clientes a la empresa,

Se ejecutara de la siguiente manera:

- Estudio del estado actual de la empresa antes de implementar el sistema.

- Recolección de la información necesaria para empezar con el desarrollo.
- Desarrollo y creación del software.
- Implementación del software.
- Capacitación y campañas de sensibilización al personal.

MATRIZ MARCO LÓGICO

NIVEL DE
INDICADOR MEDIOS VERIFICACIÓN PORCENTAJE TIEMPO EJECUCION
OBJETIVO
FINES - El nuevo software mejora los oInformes Contables y financieros. Se tiene proyectado para
procesos administrativos y oInventario. todas las fases del proyecto
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financieros buscando reducir
errores operativos.
- Incrementa un 40% en ventas.
- Gana un nivel de aceptación mayor
de los productos por los clientes y
empresas.
- Reduce errores en el área
financiera.
- Mejora en los productos.
PROPÓSITOS - Optimiza inventarios.
- Mejora pago a proveedores.
- Aumenta volumen de las ventas.
- Aumenta el número de clientes.
- Mercadeo
- Ventas y posicionamiento.
COMPONENTES - Seguimiento a procesos financieros.
- Seguimiento a procesos
administrativos.
- Número de capacitaciones.
oActas y listas de asistencia a las
- Personas capacitadas.
ACTIVIDADES
- Número de monitoreos realizados al
oPor medio de informes periódicos.
software.
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oInforme de entradas y salidas
mensuales.
oEncuestas por el nivel de
aceptación.
oSoftware contable.
oAuditorias.
oConsolidados de fechas y de
pagos realizados a
proveedores.
oInforme de entradas y salidas
mensuales.
oBase de datos de clientes.
oInforme de entradas y salidas
mensuales.
oInformes financieros.
capacitaciones.
12 meses.
La primera fase está
comprendida en analizar la
información con la que
cuentan actualmente
(inventarios, facturación,
etc.), se debe dar inicio con
el desarrollo del software
40%
para la organización de la
información. Se contara con
un tiempo máximo de 2
meses y posterior a esto se
dedicara el tiempo a
desarrollo neto del software.
(máximo 4 meses)
En segunda fase ya se debe
contar con un demo de
software y se debe integrar
la información organizada en
la primera fase, después de
30% esto la empresa debe
realizar pruebas piloto de
software. El tiempo estimado
para la integración de la
información es de 5 meses.
Se capacitara al personal
correspondiente en la
generación de informes
según las necesidades de
30% Distrimay y las demás
funcionalidades del
software; esta capacitación
tiene una duración de 1
semana.