Proceso de Despacho de

Mercancías
Una de las funciones del almacén es el despacho de mercancías. Esta etapa tiene
por objetivo enviar los productos demandados por el cliente de manera que salgan
del almacén en dirección a su entrega en el tiempo acordado y en perfecto estado.

El proceso de despacho de mercancías se divide en varias fases con distintas

tareas asociadas para que se desarrolle con éxito. En nuestro artículo repasamos
cuáles son y, además, abordamos cómo mejorar la eficiencia de estos procesos.

Fases del despacho de mercancías:

El despacho de mercancías supone el paso final que dan los productos en las

instalaciones de almacenaje. Veamos de qué subprocesos está compuesta:

1. Planificación de las entregas que realizar

El despacho de mercancías no funciona de manera aislada al resto de operativas

del almacén y, por ello, la planificación cumple un papel de suma
importancia. Organizar los despachos de mercancía diariamente supone:

 Conocer y confirmar los pedidos que serán preparados y enviados en el día.

 Ordenar el listado de pedidos que preparar.
 Asignar los pedidos a los transportistas e indicar las franjas horarias en las
que tendrán que recoger la mercancía.
 Programar la ocupación de los muelles de carga.
 Prever el espacio necesario en la zona de almacenaje temporal junto a
despachos.

2. Consolidación y ordenación de la mercancía

En anteriores ocasiones, hemos incluido esta fase dentro del proceso de picking o

preparación de pedidos. Sin embargo, por su ubicación en el almacén y por su
cercanía también podemos considerar que forma parte del proceso global de
despacho de mercancías.

La consolidación de mercancías consiste en combinar y agrupar mercancías

procedentes de las distintas zonas de picking o del almacén para su posterior
despacho. Normalmente, dentro del área de despachos del almacén se reserva un
espacio anexo dedicado a esta tarea.

Por supuesto, la consolidación de mercancías depende en gran medida del orden

de recogida seguido. Si el picking se ha ejecutado con una secuencia desordenada,
se corre el riesgo de tener paradas las mercancías en despachos a la espera del
resto de referencias que completen el pedido.
3. Comprobación de la documentación y acondicionamiento

El despacho de mercancías representa el último contacto del producto con el

almacén. Es aquí cuando se realiza una verificación documental final. De esta
manera se evitan errores y se garantiza que el cliente recibe lo que ha pedido.

Para ello, hay que cotejar los diferentes documentos asociados (recepción del

pedido, orden de picking, albarán o nota de entrega, hoja de ruta, carta de porte…),
se revisa que los productos demandados son los que están en la tarima o paquete y
se verifica toda esta información en el sistema de gestión de almacenes.

Además, se comprueba que el pesaje y la volumetría del pedido esté de acuerdo

con los requerimientos de los transportistas y se etiqueta. Por otro lado, las
mercancías se terminan de embalar o empaquetar en cajas o tarimas incluyendo
su precintado y enfardado.

Otras tareas que se pueden dar en esta fase del despacho de mercancías es
la personalización de los envíos (por ejemplo, envolviéndolos en papel de regalo
en el caso de algunos e-commerce) o el montaje de kits o packs (muy común con
productos en promoción).

4. Carga de la mercancía

Con todo en orden, antes de proceder al traslado de los pedidos al camión

correspondiente, hay una serie de pasos que ejecutar:

 Se verifica que el remolque en espera es el correcto.

 Se coloca la mercancía en el camión equilibrando las cargas. Además, el
remolque debe estar anclado de forma segura a los muelles de carga. Para
esta labor se suelen utilizar equipos de manutención como patines
hidráulicos o montacargas elevadores y debe realizarse con sumo cuidado.
 Se le entrega al transportista la documentación para su firma.

Se debe tener en cuenta en este punto que el proceso de carga y descarga

entraña riesgos para los operarios. Pueden dar origen a caídas o atrapamientos de
personas o a accidentes relacionados con los medios de manutención.
 Las plataformas de carga automática permiten acelerar todo el proceso de
despacho de mercancías

Características de la zona de despachos en el almacén

La ubicación de la zona de despacho de mercancías en el layout del almacén
dependerá de distintos factores como: el número de envíos, la cantidad de rutas
gestionadas diariamente, la planificación horaria e incluso el propio enclave del
almacén (este limita el número de muelles o los concentra en un área determinada).

Es común que el despacho se organice en la misma zona de recepción de

mercancías junto a los muelles, de manera que se alternan las tareas de entrada y
salida en franjas horarias. En esta área se encuentra la zona de precargas o de
almacenamiento temporal. Puede ser simplemente un lugar diáfano dónde colocar
los paquetes o tarimas o contar con transportadores de rodillos que agilizan la
operativa de carga.

Estrategias para optimizar el proceso de despacho de mercancías

Algunas buenas prácticas para la correcta organización de los procesos de

despacho de mercancías son:

1. Planifica los tiempos en comunión con el servicio de transporte

La precisión en la planificación del despacho de mercancías siempre será mayor si

se cuenta con un software de gestión de almacenes que pueda manejar y organizar
tal cantidad de información y dirigir al equipo de trabajadores en la realización de las
tareas relacionadas.

Un sistema de gestión de almacenes como Easy WMS es capaz de agrupar los

pedidos por, entre otros: ruta de reparto, tipo de vehículo, cliente, prioridad del
envío… Estos parámetros logísticos se configuran en el software en función de las
características del inventario que tenga la empresa.

Por otro lado, el WMS permite organizar los pedidos tanto de forma estática
como de manera dinámica. En el primer caso, la organización se produce al inicio
de cada turno de trabajo o de cada jornada, siguiendo metodologías como el wave
picking). En la organización dinámica, se hace ajustando el picking y los despachos
según se reciban nuevos pedidos.

2. Estandariza y simplifica la gestión documental

Uno de los pasos fundamentales de la operativa de despachos de mercancías es la

verificación y la gestión documental. El objetivo en este punto es alcanzar la cota de
cero errores y a ello contribuye:

 La integración de las normas de etiquetado y documentación del

almacén con las del transportista: esto agiliza enormemente el proceso y
facilita el tratamiento de datos. En el caso de Easy WMS, el módulo Multi
Carrier Shipping Software permite, por ejemplo, imprimir etiquetas
compatibles con las principales agencias de transporte y asignar los números
de seguimiento de cada bulto ya desde el almacén.
 El uso del WMS con dispositivos de asistencia automáticos: por ejemplo,
el picking por voz permite montar tarimas o cajas con ambas manos y validar
más rápidamente los bultos. Además, el WMS cuenta con una opción de
doble verificación para limitar al máximo los errores humanos.

3. Evalúa opciones de automatización en el proceso de despacho de

mercancías

Es posible automatizar el despacho de mercancías con la ayuda de:

 Transportadores en la zona de almacenaje temporal o precargas: para

agilizar la carga de camiones con tarimas, es frecuente
instalar transportadores dinámicos de rodillos. Este tipo de transportadores
cuentan con unos rodillos de frenado que mantienen una velocidad de
deslizamiento constante que asegura la estabilidad de la carga.

 Plataformas de carga y descarga automáticas: permiten acelerar el

proceso al máximo, aunque para implementarlas es necesario contar con
camiones compatibles. Un ejemplo de este tipo de automatización lo
encontramos en el almacén que Mecalux diseñó para el Grupo Siro en
España.
 Identificación automática de las mercancías con etiquetas RFID: la gran
ventaja de este tipo de chips identificativos es que se consigue gran rapidez
de lectura de la información ligada a cada unidad de carga. El etiquetado con
RFID elimina la necesidad de escaneo directo desde los terminales, lo que
mejora el control de las mercancías en el almacén al conocer su ubicación en
todo momento. En el caso del despacho de mercancías, los arcos de control
junto a los muelles se encargan de validar y transmitir la información al
sistema, ahorrando esta tarea a los operarios.
Resulta complejo dividir las operativas del almacén en apartados estancos, puesto
que todas las actividades que tienen lugar en él están interrelacionadas. Por ello,
lograr un despacho de mercancías fluido y sin errores depende en gran medida
de cómo de engrasados estén cada uno de los elementos que conforman el
almacén. Si estás experimentando dificultades en este proceso, no dudes en
ponerte en contacto con nosotros: uno de nuestros técnicos te ayudará a definir los
puntos de fricción y a encontrar soluciones para ellos.

El despacho de las mercancías se refiere a las gestiones, trámites y demás

operaciones que se efectúan ante la Aduana en relación con las importaciones y
exportaciones, pueden efectuarse, entre otros, por los agentes de aduana, quienes
pueden intervenir sólo por cuenta ajena en toda clase de despachos.  El agente de
aduana presta servicios a terceros como gestor en el despacho de mercancías e
intermediario entre importadores y exportadores y la Aduana

Además, tiene el carácter de ministro de fe en cuanto a que la Aduana podrá tener

por cierto que los datos que registren en las declaraciones que formulen en los
documentos de despacho pertinentes, incluso si se trata de una liquidación de
gravámenes aduaneros, guardan conformidad con los antecedentes que legalmente
les deben servir de base.

Si los documentos de despacho no permitieren efectuar una declaración segura y

clara, el agente  deberá subsanarlo y registrar el dato correcto mediante el
reconocimiento físico de las mercancías.

El agente de aduana podrá prestar sus servicios ante cualquier Aduana del país.

Despacho de mercancías en logística en la última milla:

6 errores comunes
VISIBILIDAD Y CONTROL DE RUTA

Los repartos rápidos y flexibles son algunos de los factores más valorados por
los compradores, así lo indica el informe Global Consumer Insights
Survey  realizado por PwC. Sin embargo, dichos factores pueden verse
afectados por procesos erróneos durante el despacho de mercancías. 

Debido a esto, las empresas de logística  deben conocer cuáles son las fallas
más comunes en el despacho de pedidos , con la finalidad de minimizar los
márgenes de error y optimizar los procesos de entrega de última milla. 
 ¿Qué es el despacho de mercancías de última milla?

El despacho de mercancías es una etapa de la logística  cuya finalidad es

que el producto salga de almacén y sea entregado a su destino final, a tiempo
y en perfectas condiciones. En este punto se ejecutan labores como: 

 Asegurar una óptima gestión de mercancías  antes del despacho.

 Planificar las entregas a realizar durante el día.
 Comprobar que cada producto y su documentación están en orden.
 Cargar la mercancía en el transporte  correcto.
 Monitorizar el desarrollo del transporte logístico .

Futuro de la última milla: tendencias que revolucionarán el sector.

3 errores comunes antes del despacho de mercancías

Muchas de las fallas ocurridas en la última milla  y en la logística de

despacho  son causadas por procesos incorrectos, o por la omisión de
procedimientos importantes antes de que el producto salga de almacén. A
continuación, se mencionan algunos de los errores más comunes antes del
despacho de mercancías: 

 No coordinar horarios de entrega con el cliente

En ocasiones, el despacho de mercancías resulta fallido porque, al
momento de realizar la entrega, el cliente no se encuentra en casa o el
producto no llega cuando el cliente lo espera. Este es el resultado de no haber
coordinado los horarios de entrega de mercancía  con el comprador final, lo
que puede afectar considerablemente la experiencia de compra del
consumidor, quien terminará catalogando a la empresa de impuntual o
desorganizada.

Actualmente, los consumidores valoran que las empresas les den información
certera de la hora de llegada de su producto. De hecho, según el informe de
Nielsen titulado Comercio Conectado , el 43% de los consumidores considera
que comunicar horarios de entrega precisos es una práctica que fomenta la
compra de productos en línea. 

 No planificar las rutas para un despacho de mercancías eficiente

Las empresas que no planifican sus rutas de distribución  antes del despacho

de mercancías suelen dejar esta tarea a criterio del conductor  o trabajar
por “ensayo y error”, sin optimizar los trayectos de envío. Así pues, están
perdiendo la oportunidad de seleccionar las vías más adecuadas, disminuir los
tiempos de entrega, reducir el gasto de combustible, entre otros beneficios.

Esta falta de planeación antes del despacho de mercancías afecta

directamente la calidad del servicio al cliente y la rentabilidad logística de la
empresa.

 No elegir las unidades de transporte adecuadas para cada envío

Las organizaciones que realizan el despacho de mercancías sin elegir el

tipo de transporte adecuado terminan seleccionando automóviles que no son
aptos para el tipo de carga, de carretera o la distancia a recorrer. El mal uso
de la flota desencadena daños tanto para el automóvil como para la
mercancía, además de causar retrasos en el envío, lo que afecta la efectividad
y rentabilidad del servicio de entrega.

Si deseas conocer algunos tips para no cometer este tipo de errores y lograr el
éxito en la última milla, te invitamos a descargar nuestro eBook  ¿Entregas
fallidas? 8 Best practices para evitarlas .

3 errores comunes durante el despacho de mercancías

Durante el despacho de mercancías existen posibles errores capaces de

impedir que se concrete la entrega al cliente, de aquí la importancia de
conocer cuáles son para evitarlos en la práctica. 

Algunas de las fallas más comunes durante esta etapa logística son las
siguientes: 

 No monitorizar las variables externas durante el despacho de mercancías

Embotellamientos, atascos de tráfico , accidentes en la vía, lluvias,

deslizamientos, marchas o desfiles públicos, son algunos factores externos
que, de no ser monitorizados, generan un gran retraso a los conductores y en
la logística terrestre . Los transportistas pueden quedar estancados en un
punto del camino, demorando la entrega de los pedidos o, en el peor de los
casos, reprogramándolas para otro día. 

Como consecuencia, se deberá realmacenar la carga, reprocesar el

despacho de mercancías y reenviar los pedidos, generando costos
adicionales por entregas fallidas y una mala reputación del servicio de
entrega.

 No mantener comunicación con el cliente durante el despacho de mercancías

Desconfianza e incertidumbre son las consecuencias de no tener una

comunicación efectiva con el cliente, quien espera obtener información
constante sobre el estatus de su pedido. Las empresas que omiten este
proceso, incurren en un error que afecta directamente la experiencia de
compra del consumidor, lo que dificulta su fidelización. 

Para el comprador es muy importante conocer qué está pasando con su

pedido, por lo que es necesario mantenerlo informado a lo largo del ciclo de
vida de la orden. Esto con la finalidad de disminuir el volumen de llamadas de
servicio al cliente e incrementar la confianza del cliente durante el
despacho de mercancías.

 No realizar seguimiento a los transportistas en tiempo real

Una empresa que no hace seguimiento a sus transportistas durante el

despacho de mercancías desconoce cómo se están desenvolviendo el
transporte, las rutas logísticas  y los procesos de entrega. Esto es un gran
error, ya que desde el centro logístico  se debe mantener una supervisión en
tiempo real para velar por el éxito de cada una de las entregas. 

Para lograrlo, es necesario contar con un software para

transporte  como Beetrack, que utiliza los sistemas de rastreo satelital que
traen por defecto los teléfonos móviles de los conductores y que cumple
funcionalidades de planificación de rutas.

De esta manera, a través de los celulares de los transportistas se pueden

conocer cada movimiento y ubicación del vehículo, desde que se realiza el
despacho de mercancías hasta que llega al domicilio final.

Actualmente, los consumidores valoran la rapidez, la comodidad y el uso de

las últimas tecnologías por parte de las empresas (Experience is everything:
Here is how to get right  publicado por PwC). Por esta razón, las
organizaciones deben reducir al mínimo sus errores de logístico, y para
lograrlo es necesario adoptar tecnologías para la  gestión de entregas y
despacho de mercancías, con la finalidad de optimizar cada uno de los
procesos en la última milla.

La importancia de resolver problemas en los despachos

proactivamente
 Existen empresas que aún no cuentan con servicios de software que sean
capaces de notificar y alertar en tiempo real sobre problemas en los
despachos proactivamente.

¿Cuándo llega mi pedido exactamente?

Hoy, adquirir productos y servicios online se ha convertido en una actividad

habitual para los clientes, ya que las personas se sienten cada vez más
seguras de realizar compras con medios de pago a través de internet.

Sin embargo, existen empresas que aún no trabajan con sistemas de

notificación en tiempo real sobre los procesos de entregas, por lo que esta
ausencia de la información, hace que los clientes se sientan incómodos y
ciegos una vez que compran un producto y deben esperar hasta el día
indicado de entrega, sin ninguna noticia hasta que la compra va en camino a
su domicilio.

Más grave es la situación cuando el producto adquirido resulta estar dañado o

es el equivocado…No tener claridad de la entrega de un producto, y que
además llegue en mal estado, sin duda generará un mal rato al cliente final, y
lo más probable, es que no vuelva a comprar en la empresa. 

"Recuerda que los más importante respecto a cualquier empresa, es que los
resultados no están en el interior de sus paredes. El resultado de un buen
negocio es un cliente satisfecho"- Peter Drucker
¡Mi producto viene dañado!

Como mencionamos anteriormente, es común que algunas empresas e-

Commerce todavía no cuenten con programas de alertas y notificaciones que
informen en tiempo real sobre el estado de los despachos, ni mucho menos,
sistemas que notifiquen al servicio de post venta de manera inmediata sobre
errores o fallas en las entregas de los productos.

Cuando un producto viene dañado, o no es el correcto, es más común de lo

que parece, y por esto es que los clientes los rechazan. El principal
problema, radica en que el cliente se llevará una pésima impresión de la
marca y será él mismo quién tendrá que gestionar con el servicio de atención
al cliente para programar el reenvío de su pedido.

Optar por un sistema de seguimiento de despachos en tiempo real, que brinde

información sobre el monitoreo de rutas, horarios de entrega y esperas
prolongadas, ayudará a combatir la inseguridad y mejorar la calidad del
servicio al cliente final, por la visibilidad de la operación logística que se
ofrece.

Estos programas SaaS , notifican al cliente cuando el transportista lleva el

envío, informando en tiempo real en qué ubicación se encuentra la carga e
indicando el rango horario aproximado en que la entrega llegará al destino,
reduciendo así la incertidumbre.

Además, la tecnología integrada, permite actuar a tiempo y  solucionar

problemas en los despachos proactivamente, anticipándose a las
acciones del cliente final, por la inmediatez de la entrega de información y
respuestas oportunas. De este modo, será la empresa quien se pondrá en
contacto con el cliente final, y no el cliente con la empresa, adelantándose al
llamado de un consumidor disgustado y ofreciéndole soluciones de manera
oportuna.

El poder de un cliente molesto

Muchas compañías no consideran el gran impacto que la gestión en la
logística de despachos puede tener en la imagen de marca, como el aporte
que otorga al desarrollo de los resultados generales de la empresa.

Un factor relevante en la satisfacción del cliente, dependerá directamente

de la respuesta oportuna en la entrega de los pedidos realizados en el
tiempo acordado. Si hay una demora o error en la entrega de un pedido,
probablemente la compañía perderá un cliente o varios, por el efecto en
cadena que se genera en base al feedback de los consumidores.

Según estudios de la American Magnament Association (AMA)  un cliente

insatisfecho comenta a una media de 10 personas sobre su
descontento, además, con el avance en el mundo de las redes sociales, se
está cambiando de forma radical la manera en que descubrimos, compramos y
consumimos todo tipo de productos y servicios.

Una mala gestión, puede generar una situación de crisis, lo que

desencadenaría una baja en la reputación del sector o en el peor de los casos,
incluso condenar la estabilidad de un negocio.

Cómo Beetrack te ayuda a resolver problemas proactivamente

Revisaremos a continuación, un caso como ejemplo para entender cómo

Beetrack notifica a los clientes finales sobre las entregas de sus productos.

“Al inicio de su jornada laboral, el despachador inicia sesión en la aplicación

móvil y selecciona la ruta asignada para el día. Al pulsar sobre “Iniciar
ruta” se gatillará una notificación para el cliente  avisando que su despacho
se encuentra en camino y que llegará en un margen de tiempo
determinado configurado según cada empresa. Además, podrá ver la
ubicación aproximada del móvil si se encuentra configurado en la aplicación.

A medida que entrega los despachos, el transportista podrá notificar

directamente pulsando un botón en la aplicación al cliente avisándole que es
el próximo en su lista. Esta notificación llamada “Pre-entrega” enviará un
SMS o email para que el cliente se prepare en recibirlo el producto en su
domicilio.

Esta simple acción disminuirá considerablemente las entregas con estado “No
entregado” al no encontrar al cliente en su domicilio, según nuestras
estadísticas, hasta en un 25%.

Por último, una vez entregado el despacho, el transportista completará el

formulario de prueba de despacho y al terminar el proceso automáticamente
le enviará una notificación sobre el estado de entrega exitosa con un cliente
satisfecho."

  La importancia de la percepción del producto

Aumentar el valor del producto por medio de una mejora en la calidad del
servicio, es mucho más rentable y más difícil de imitar para la competencia, lo
que agrega un valor indiscutible a la marca, haciéndola mucho más atractiva
para sus clientes.

Para brindar un servicio de excelencia, es fundamental contar con dos

conceptos claves: la percepción del producto y la empatía con los clientes.

La percepción de un producto no es lo que el producto es, sino lo que el

cliente cree que es. Por esto mismo, en los procesos logísticos es muy
importante tener en cuenta esta variable para brindar un mejor servicio.

La empatía por su parte es la capacidad que tenemos en ponernos en el

lugar del otro y desde ahí definir las variables que más le importa al cliente.
Podemos concluir con que cuando los clientes tienen problemas en los
despachos porque un producto viene dañado, y el sistema notifica de forma
inmediata resolviendo el inconveniente proactivamente, se genera una
percepción incluso más positiva de que si el producto se hubiese entregado
con normalidad.

En logística, habitualmente se habla de eficiencia en costo, pero no hay que

olvidar la gran oportunidad que es la excelencia en servicio que se logra
generando empatía con el cliente y preocupándose de cómo lo perciben.

Documentos imprescindibles para el Despacho de

Aduana de tu mercancía
El Despacho de Aduana es un procedimiento crucial en cualquier operación de
importación o exportación de mercancías. Sin embargo, a menudo, se convierte
en una pesadilla para quienes no comprenden el proceso y no conocen cuál es la
documentación necesaria para realizar el despacho aduanero de la mercancía.

Documentación que debes tener para un Despacho de Aduana

Por ello, desde el primer instante de tu operación, ten siempre en orden y bien
formalizados todos los documentos que luego obligatoriamente necesitarás
para superar este trámite con la aduana.

Aunque hay factores (tipo de mercancía, el país de origen o destino, el medio de

transporte,…) que pueden requerir de trámites específicos; en general ten en cuenta
estos 5 documentos para despachar con la Aduana tu mercancía.
 Factura comercial

Es un documento indispensable en un despacho de aduana. Es el que prueba o

avala la transacción entre el exportador o el importador.

Aunque no es necesario que se adapte a un formato específico, la factura

comercial sí debe contener la información básica sobre la citada operación en la
que deben aparecer datos como:

 Fecha de expedición
 Número de factura
 Identificación de las partes intervinientes en la transacción (exportador e
importador)
 Descripción de las mercancías
 Valor unitario
 Valor total
 Valor facturado y moneda de pago
 Condiciones de entrega, según Incoterm acordado.
 Medio de transporte.

Declaración del valor en aduana

Este es un documento que no siempre es obligatorio. En realidad, la declaración

del valor en aduana únicamente se presentará a las autoridades aduaneras
cuando el valor de las mercancías que se despachen supere los 20.000 euros.

 El propósito de este trámite es determinar cuál es el valor de la transacción para

poder fijar la base imponible (el valor en aduana) sobre la que se aplicarán los
derechos arancelarios.

 Pero, ¿qué es el valor en aduana? Pues, simplemente, el valor de las mercancías

incluyéndole, eso sí, todos los costes hasta el primer punto de entrada en la Unión
Europea.

 Cuando puedes quedar exento de declarar el valor en aduana:

 Cuando el valor de las mercancías no exceda los 20.000 euros por envío (¡Ojo! No
estarán exentos los envíos fraccionados o múltiples que son expedidos por un
mismo remitente al mismo destinatario).

 Cuando sean importaciones que no tengan carácter comercial.

  Cuando no se necesite para la aplicación del arancel aduanero
correspondiente o cuando los derechos aduaneros pertinentes no vayan a ser
percibidos por alguna normativa específica.

 Documentos de transporte

 Otro trámite incluido en el Despacho de Aduana es el documento de transporte.

En función de los medios elegidos para transportar tu mercancía, tendrás que
presentar ante las autoridades aduaneras pertinentes uno o varios de los siguientes:

 Conocimiento de embarque o Bill of Landing (B/L): este documento,

propio del transporte marítimo, refleja las mercancías que se han
embarcado. Funciona como acuse de recibo de las mercancías por parte del
transportista que se compromete a entregarlas al destinatario elegido. Debe
mencionar los datos de las mercancías, el buque y el puerto de destino.

 Conocimiento de embarque FIATA: se utiliza para el transporte

multimodal o combinado.
 Carta de porte por carretera (CIR): este documento se emplea en los casos
de transporte internacional de mercancías por carretera.
 Conocimiento aéreo (AWB):  el conocimiento de embarque aéreo,
también conocido como carta de porte aéreo, acredita el contrato entre el
remitente y la compañía aérea, y la recepción de las mercancías. Es el
equivalente al conocimiento de embarque marítimo. Lo emite el agente del
transportista y puede emplearse uno sólo para varios envíos de
mercancías. Existe un conocimiento aéreo específico, el conocimiento
aéreo normalizado IATA.
 Conocimiento de porte por ferrocarril: es el equivalente al contrato de
transporte por ferrocarril.
 Cuaderno ATA: son documentos aduaneros internacionales (Admission
Temporaire / Temporary Admission) expedidos por cámaras de comercio.
Permiten la importación temporal de mercancías con exención de derechos
de aduanas y gravámenes.
  Cuaderno TIR: estos documentos de tránsito aduanero se emplean para
el transporte internacional de mercancías que se realiza, al menos en
parte, por carretera. Esta modalidad de transporte se efectúa bajo el
procedimiento TIR que establece una serie de requisitos de obligado
cumplimiento (seguridad de las mercancías, garantías con validez
internacional, medidas de control aduanero en los países de salida y entrada,
…).

Seguro de transporte de mercancías

Se trata de un documento de vital importancia. Es un contrato que permite la

indemnización al asegurado en caso de que se produzcan daños en la mercancía
como consecuencia de un riesgo cubierto en la póliza.

Es un seguro diferente al de responsabilidad civil y, en función del medio de

transporte elegido, la indemnización queda limitada por el peso y el valor de la
mercancía.

 Lista de Carga (packing list)

El Packing List (P/L) es un documento comercial que se suele adjuntar a la factura

y a los documentos de transporte. Es necesario para el despacho de
aduana y funciona a modo de inventario de la mercancía.

Habitualmente, suele incluir datos como: 

 Fecha de expedición.
 Número de la factura de transporte.
 Datos del exportador, del importador y de la empresa de transporte.
 Número de bultos.
 Contenido de cada bulto.
 Tipo de embalaje.
 Marcas y numeración.
 Peso neto, bruto y dimensiones de los bultos.

 Declaración de importación (DUA)

Es el documento común para realizar la declaración de importación en todos

los estados miembros de la Unión Europea.

Se puede presentar a través de un sistema informático o de manera presencial en

las oficinas aduaneras designadas.

El DUA o Documento Único Administrativo debe recoger:

  Identificación de los participantes en la operación

 Destino Aduanero: despacho a consumo, despacho a libre práctica, tránsito,

importación temporal,…
 Datos de identificación de la mercancía: TARIC, peso, unidades, localización,
embalaje.
 Datos de los medios de transporte
 País de origen, exportación y destino.
 Información comercial y financiera: incortems, moneda de facturación, tipo de
cambio, valor facturado,…
 Lista de documentos asociados al DUA: factura comercial, documento de
transporte, declaración del valor en aduana, prueba de origen, licencias de
importación, certificados de inspección (sanitaria, veterinaria y fitosanitaria),…
 Declaración y modo de pago de los impuestos a la importación

TIPOS DE DOCUMENTOS DE RECIBO Y DE ENTREGA

El recibo es un documento en el cual una persona reconoce haber recibido de otra

persona una determinada suma de dinero en efectivo, un cheque, un pagare o
mercaderías. El recibo es un medio de prueba fundamental para justificar un pago
de dinero o la entrega de otros efectos. En ello radica su importancia, por lo cual
conviene no omitir ninguno de los siguientes datos: Requisitos o datos del recibo.
Los recibos deben contener los siguientes datos:

- Lugar y fecha de su emisión.

- Nombre de la persona que entrega y de la que recibe.
- Cantidad recibida en letras y números.
- Efectos recibidos.
- Origen de lo que se entrega o paga.
- Firma de la persona que recibe

Tipos de documentos de recibo y entrega de mercancía

En el proceso de la recepción se deben tener los siguientes documentos:
 Lista de empaque:
La lista de empaque es un documento que permite al exportador, al transportista, a
la compañía de seguros, a la aduana y al comprador, identificar las mercancías y
saber qué contiene cada bulto o caja; por ello debe realizarse una lista de
empaque metódica, que coincida con la factura.
  factura:
la factura de venta se constituye como un título valor, que el vendedor o prestador
del servicio podrá librar y entregar, o remitir al comprador o beneficiario del servicio,
con el objetivo de que dicho documento certifique la operación de consumo
efectuada.

 nota de remisión:
La nota de remisión es un documento mercantil interno de las compañías, que
sirve como prueba documental en todo acto de compra venta comercial, cuya
función es dejar constancia, a través de la firma del receptor, de la recepción de un
pedido de mercadería.

 registro tarja:
En cuanto al tarjador podemos decir que es una persona que tiene que cumplir con
unos lineamientos y de conocimientos para ser una persona capaz de realizar esta
operación, los conocimientos que debe tener un tarjador comienzan en: saber los
diferentes tipos de contenedores y sus respectivas características; la naturaleza de
la carga, si es frágil, perecedera, extra dimensional, peligrosa, para poder
determinar los lugares adecuados para su almacenamiento y los requerimientos
técnicos para su manipulación y movilización; también debe tener conocimientos en
los tipos de documentos necesarios para el recibo, la entrega, la verificación y el
registro de las mercancías dentro de las instalaciones portuarias, para llevar un
estricto control sobre lo que sale a exportación lo que viene de importación, en los
patios(hablando de contenedores y mercancía extra dimensional) como en
las bodegas.
  copia de solicitud y orden de compra:
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las
órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control
sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el
departamento de compras.
Para el despacho de la mercancía se debe tener:
 Orden de despacho

Una orden de despacho es un documento que es entregado cuando existen pedidos

de mercancía y estos van a ser transportados y recibidos, además son muy
necesarios para la contabilidad de la empresa que la emite.

 Orden de venta 
Una orden de venta es una pre factura o una orden de trabajo. También se puede
utilizar como una cotización. La orden de venta tiene las siguientes características:
Se pueden editar los datos, productos y cantidades antes de ser convertida en una
factura.
 TIPOS DE DESPACHO ADUANERO Y SUS FUNCIONES
Como ya lo hemos mencionado anteriormente, el despacho aduanero es el
conjunto de actos y formalidades relativos a la entrada y salida de mercancías
del territorio nacional. Sin embargo, de acuerdo a sus modalidades existen tres
categorías que explicamos a continuación. 

1. Despacho anticipado
El despacho aduanero anticipado permite la numeración de la declaración antes de
la llegada de las mercancías, por lo que esta modalidad no procede cuando el
medio de transporte ha arribado al lugar de ingreso del país. 
El sustento de este tipo de despacho es adelantar los trámites aduaneros de la
importación para que las mercancías puedan ser trasladadas al almacén del
dueño o consignatario; antes del levante, previo al pago u otorgamiento de la
garantía de la deuda tributaria aduanera, así como los derechos antidumping,
compensatorios y el Impuesto General a las Ventas, cuando corresponda. 

2. Despacho urgente
El despacho urgente tiene como elemento característico la determinación del tipo
de mercancía que puede gozar de estas facilidades. Es importante hacer
hincapié que se consideran como despachos urgentes los envíos de socorro. 

3. Despacho excepcional
El despacho aduanero excepcional permite solicitar el destino aduanero hasta
el plazo máximo de 30 días posteriores a la fecha del término de la descarga.
La legislación aduanera advierte que, transcurrido este plazo, la mercancía solo
podrá ser sometida al régimen de importación para el consumo. 
Además, a partir de su vigencia, esta modalidad de despacho traerá consigo
también la posibilidad de que la mercancía incurra en abandono legal al
vencimiento de los 30 días posteriores a la descarga, en el supuesto que no
haya sido sometida a ninguna destinación aduanera.

Funciones del despacho aduanero

Sin importar el tipo de despacho aduanero al que se recurra, es importante conocer
detalladamente las cuatro funciones principales de este proceso en comercio
exterior:

Elaboración del pedimento

Se trata de un formato conformado por bloques en los cuales los importadores,
exportadores y agente o apoderado aduanal, deberán únicamente imprimir los
bloques correspondientes a la información que deba ser declarada como: 

 La cantidad y tipo de mercancía.

 Datos que permitan la identificación de la mercancía, el origen, valor y base
gravable.
 El cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias.
 La aduana o sección aduanera de ingreso y la de despacho.
 El tipo de operación, el régimen aduanero, entre otros datos y documentos
que deben de anexarse al citado pedimento. 

<<Estas son las reglas básicas para el llenado de

pedimento de exportación>>
Clasificación arancelaria
La clasificación arancelaria consiste en la ubicación de una determinada mercancía
en la fracción que le corresponde dentro de la Tarifa de los Impuestos Generales
de Importación y Exportación y, se realiza aplicando las Notas Explicativas de la
referida tarifa, así como de diversos criterios que existen sobre clasificación. 

Pago de contribuciones
De acuerdo al artículo 53 de la Ley Aduanera los agentes, sus mandatarios
autorizados y los apoderados aduanales son responsables solidarios del pago
de impuestos al comercio exterior y demás conceptos que se originen con motivo
de las importaciones en cuyo despacho aduanero intervengan. Las contribuciones
se determinan de acuerdo a la base gravable.

Determinación de regímenes aduaneros

1. Importación definitiva.
2. Importación temporal:
*Para retornar al extranjero en el mismo estado.
*Para elaboración, transformación o reparación en programas de maquila o
de exportación.
3. Depósito fiscal.
4. Tránsito de mercancías:
*Interno o internacional.
5. Elaboración, transformación o reparación en recinto fiscalizado.
 
Los trámites relacionados con el despacho de las mercancías se promoverán por los
importadores o exportadores o por conducto de los agentes aduanales que actúen
como sus consignatarios o mandatarios.

Las personas morales que promuevan el despacho de las mercancías sin la

intervención de un agente aduanal, tendrán la obligación de realizar el despacho
aduanero a través de su representante legal, mismo que deberán acreditar ante el
Servicio de Administración Tributaria, en los términos y condiciones que se
establezcan en el Reglamento de la Ley Aduanera. Dicho representante cuando
menos deberá reunir los siguientes requisitos:

a)  Ser persona física y estar al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones

fiscales.
b)  Ser de nacionalidad mexicana.
c)  Acreditar la existencia de una relación laboral con el importador o exportador.
d)  Acreditar experiencia o conocimientos en materia de comercio exterior.

Las personas físicas que promuevan el despacho de las mercancías sin la

intervención de un agente aduanal, deberán cumplir con los requisitos y condiciones
que se establezcan en el Reglamento.

Los importadores y exportadores que opten por despachar las mercancías, así
como los agentes aduanales cuando actúen como sus consignatarios o
mandatarios, deberán cumplir las obligaciones consignadas en la presente Ley,
relativas al despacho aduanero.
NOTA IMPORTANTE: El Servicio de Administración Tributaria, dentro de un plazo
que no excederá de un año contado a partir de la entrada en vigor del Decreto por el
que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de la Ley Aduanera,
publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de diciembre de 2013, publicará
las disposiciones jurídicas en las que se establecerán los mecanismos, formas y
medios que deberán utilizar los importadores y exportadores que opten por
despachar directamente sus mercancías.

Los agentes aduanales serán representantes legales de los importadores y

exportadores, en los siguientes casos:

I.  Tratándose de las actuaciones que deriven del despacho aduanero de las

mercancías, siempre que se celebren dentro del recinto fiscal.
II.  Tratándose de las notificaciones que deriven del despacho aduanero de las
mercancías.
III.  Cuando se trate del acta o del escrito a que se refieren los artículos 150 y 152
de la Ley Aduanera.
IV.  Tratándose de las actuaciones y notificaciones que deriven de la inspección o
verificación de las mercancías, durante su permanencia en el recinto fiscal por virtud
de su despacho.

Los importadores y exportadores podrán manifestar por escrito a las autoridades

aduaneras que ha cesado dicha representación, siempre que la misma se presente
una vez notificadas el acta o el escrito correspondiente.

Las autoridades aduaneras notificarán a los importadores y exportadores, además

de al representante mencionado, de cualquier procedimiento que se inicie con
posterioridad al despacho aduanero, fuera de recinto fiscal.
¿Qué es la autorización de despacho?

La autorización de despacho es un documento mediante el cual un importador o

exportador autoriza a un Representante Aduanero a presentar en su nombre una o
varias declaraciones aduaneras. Esta autorización supone, además, la
representación ante inspecciones aduaneras, procedimientos de disconformidad con
la clasificación arancelaria, solicitudes de devolución de ingresos indebidos,
actuación en procedimientos sancionadores, etc.

¿Es siempre necesaria la autorización de despacho?

Realmente no lo es. Es decir, un exportador o importador pueden declarar por sí
mismos ante la Aduana y realizar ellos mismos los trámites del despacho de
aduanas. Pero en la práctica, esto supone un trabajo difícil y costoso que la mayoría
de empresas prefieren confiar a transitarios y agentes de aduanas mediante
la representación aduanera.
Además, cuando el representante aduanero tiene la condición de OEA (Operador
Económico Autorizado), se suelen producir menos controles documentales y
físicos a la mercancía, lo que acorta los tiempos de despacho.
Por ello, es aconsejable delegar los despachos aduaneros en transitarios que sean
OEA.

Esta posibilidad de representación aduanera está regulada en las siguientes

normativas:

 Código Aduanero Comunitario – Reglamento (CEE) nº 2913/92 del Consejo,

de 12 de octubre de 1992 por el que se aprueba el código aduanero comunitario.
 Decreto de 17 de octubre de 1947 por el que se aprueba el texto refundido y
modificado de las Ordenanzas Generales de la Renta de Aduanas.
 Ley General Tributaria.
 Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e
inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los
procedimientos de aplicación de los tributos aprobado por el Real Decreto
1065/2007, de 27 de julio.
 Real Decreto 335/2010, de 19 de marzo por el que se regula el derecho a
efectuar declaraciones en aduana y la figura del representante aduanero.
 Auto de 16 de julio de 2010, de la Sala Tercera del Tribunal Supremo, por el
que se suspende la efectividad de la disposición derogatoria del Real Decreto
335/2010, de 19 de marzo, por el que se regula el derecho a
efectuar declaraciones en aduana y la figura del representante aduanero, en lo
que concierne a sus letras b), c) y e)

¿En qué casos se necesita la autorización de despacho?

Siempre que haya un despacho de aduanas y el obligado tributario (el exportador o

importador) hayan elegido ser representados ante la Aduana.

Pero es que “yo vendo EXW…”

En ocasiones nos encontramos con exportadores que nos dicen que, como venden
EXW y no se ocupan de nada, que no tienen por qué firmar una autorización de
despacho. Se trata de un error habitual que querríamos aclarar.

El incoterm EXW estipula que la mercancía se entrega en la fábrica o almacén del

vendedor. Pero éste debe prestar, a petición, riesgo y expensas del comprador, la
ayuda precisa para obtener, cuando sea pertinente, cualquier licencia de
exportación u otra autorización oficial a la exportación.

Por ello, todo exportador, independientemente del incoterm utilizado en la

compraventa, deberá entregar la autorización de despacho al transitario que la
organice.

¿Qué tipos de autorizaciones de despacho existen?

Existen dos tipos de autorizaciones:

 Autorización por operación: permite al Representante Aduanero despachar

y representar a su cliente en una única operación, que se identifica en la misma
 autorización con los datos de la factura comercial de la compraventa
internacional.
 Autorización global: permite al Representante Aduanero representar a su
cliente en todas sus operaciones y trámites ante la Aduana, por plazo indefinido
mientras no la revoque. Las autorizaciones globales suelen firmarse para
cualquier aduana por la que pudiera operarse.

Lo  ideal es trabajar con autorizaciones globales, pues permiten una mayor agilidad
en los despachos. Si no, en cada despacho (sea de exportación o importación) el
cliente tendrá que entregar a su representante aduanero una nueva autorización
firmada.

¿Qué datos hay que incluir en la autorización de despacho?

Deben indicarse los datos completos del importador o exportador: nombre o razón
social, domicilio, CIF, EORI, así como los datos del apoderado como Representante
Aduanero.

Las autorizaciones por operación deben incluir, además, los datos que identifiquen
la factura comercial. Según el modelo de autorización de cada transitario, estos
datos suelen ser el número y fecha de la factura, bultos, kilos, valor y divisa.

La autorización global requiere, además un reconocimiento de firma, aspecto que

desarrollamos más adelante.

¿Qué modelos de autorización de despacho hay?

Cada transitario o agente de aduanas utilizará una.

¿Qué reconocimiento de firma se requiere en la Autorización de Despacho?

En el caso de las autorizaciones globales, la Aduana acepta dos formas de

validación de la firma:

 Reconocimiento bancario: es el reconocimiento que estampa la entidad

bancaria, y que acredita que el firmante tiene efectivamente poderes para firmar
la autorización. Las entidades bancarias tienen en sus archivos copia de la
escritura de apoderamiento y ficha con la firma del apoderado, por lo que este
trámite suele ser rápido y ágil.
 Inclusión de datos de poderes suficientes: en este caso, deben indicarse en
la autorización los datos de la escritura de apoderamiento (número y fecha) en
virtud de la cual se confiere al firmante poderes para firmar la autorización. El
cliente deberá, además, aportar copia de esa escritura a su transitario.

Ambas formas de validación de firma son perfectamente válidas y, por tanto, es el

cliente el que puede elegir el método que le resulte más conveniente.

Las autorizaciones por operación pueden ser firmadas únicamente por un

apoderado de la propia empresa solicitante de la representación.

¿Puedo revocar una autorización de despacho ya concedida?

Sí, claro. Bastará con notificar al Representante Aduanero de dicha revocación,
quien, en caso de autorización global, deberá notificarlo a la Aduana.

¿Puedo enviar por email o fax la autorización de despacho?

No. La Aduana exige a los transitarios que tengamos en nuestro poder, en el

momento del despacho de aduanas, la autorización de despacho original
debidamente firmada y con la firma legitimada.

La Aduana no da como válidas autorizaciones en fotocopia, escaneadas, etc.

¿Por qué TIBA me pide autorización de despacho original cuando otros no me

la piden o me la aceptan por email?

La Ley es clara al respecto: debemos contar con autorizaciones originales y con

firma legitimada (esto último en el caso de las globales). Estamos convencidos de
que, como Operador Económico Autorizado y como empresa seria, el cumplimiento
de la legalidad vigente es la única manera de ofrecer un buen servicio, fiable y
consistente a nuestros clientes.

¿Qué es y cuánto demora el Despacho Programado?

Despacho Programado es un servicio de despacho gratuito en el que tú eliges

el día en que quieras recibir tus productos. Solo debes comprar un equipo, plan
o accesorios en entel.cl, revisar que tenga la opción de Despacho Programado
activada, elegir esta opción de despacho, seleccionar el día que prefieras y listo.

Con el Despacho Porgramado tú eliges el día en que quieras que llegue tu compra,
pero debes tomar en cuenta que en Región Metropolitana es a partir de 24
horas (para compras realizadas antes de las 16:00 hrs) y en regiones a partir del
segundo día hábil de tu compra.

DESPACHO URGENTE
Se considera despachos urgentes a los envíos de urgencia y de socorro, cuyo
trámite se efectúa de manera preferente. El trámite de la Declaración Única de
Aduanas (DUA) de importación, de ambos tipos de envío, se podrá iniciar antes de
la llegada de las mercancías al territorio aduanero o hasta tres (3) días hábiles
después del término de la descarga.

Para que la mercancía sea calificada a despacho urgente por el Intendente de

Aduana, sólo para el caso que se refiere al inciso N° del artículo 66° del Reglamento
de la Ley General de Aduanas, el dueño o consignatario deberá presentar una
solicitud con carácter de Declaración Jurada, que sustente los motivos por lo cuales
la mercancía debe ser sometida a despacho urgente.

REQUISITOS 
 Factura o documento equivalente.
 Certificado fito sanitario u otras autorizaciones especiales según
corresponda, de acuerdo a la naturaleza de la mercancía.
 Certificado de origen cuando corresponda.
 Autorización para el despacho urgente, en los casos de mercancías que
requieran calificación por la Intendencia de Aduana.
LUGAR DE PRESENTACIÓN 
La documentación se presenta en el área de despacho de importaciones de la
intendencia de aduana correspondiente.
 Despachos del almacén - Formato de la Captura

Muestra las Salidas en formato de captura del día, para generar este reporte se
realizan las siguientes acciones:
1. Accesar en 
 Administración→Control de Inventarios→Entradas y Salidas de
Almacén→Reportes Salidas Almacén→Despachos del almacén - Formato de la
Captura.

2. Ingresar la información de los siguientes campos:

Campo Descripción

Fecha Capturar el día manualmente: dd/mm/aaaa o dar click en

el calendario 

Formato Definir la forma de presentación del reporte:

reporte
 PDF: visualizándose en pantalla, imprimirse y
guardarse.
 Excel: se envía la información a una hoja de calculo.

3. Hacer click en el botón de  MOSTRAR .

Despachos por centros de costos o gastos - Resumen

Emite resumen de las Salidas por proveedor o por día en un periodo de tiempo, para
generar este reporte se realizan las siguientes acciones:
1. Accesar en 

Administración→Control de Inventarios→Entradas y Salidas de

Almacén→Reportes Salidas Almacén→Despachos por centros de costo o
gastos - Resumen

2. Ingresar la información de los siguientes campos:

Campo Descripción

Fecha desde Capturar el día manualmente: dd/mm/aaaa de inicio o dar click en

el calendario.

Fecha hasta Capturar el día manualmente: dd/mm/aaaa de termino o dar click en

el calendario.

Mostrar por Indicar si agruparan las Salidas por Centro de costos o por día.

Formato Definir la forma de presentación del reporte:

reporte
 PDF: visualizándose en pantalla, imprimirse y
guardarse.
 Campo Descripción

 Excel: se envía la información a una hoja de calculo.

3. Hacer click en el botón de  MOSTRAR .

Despachos por centros de costos o gastos - Detalle

Despliega el acumulado por producto de las Salidas agrupadas por Centros de

costos, para generar este reporte se realizan las siguientes acciones:
1. Accesar en 

Administración→Control de Inventarios→Entradas y Salidas de

Almacén→Reportes Salidas Almacén→Despachos por centros de costos o
gastos - Detalle

2. Ingresar la información de los siguientes campos:

Campo Descripción

Fecha desde Capturar el día manualmente: dd/mm/aaaa de inicio o dar click en

el calendario 

Fecha hasta Capturar el día manualmente: dd/mm/aaaa de termino o dar click en

el calendario 

Mostrar por Indicar si agruparan las Salidas por Centro de costos o gastos o por
día.

Centro de Definir si mostrara las salidas para un Centro de costos o gastos en

Costo especifico o todos.

Formato Definir la forma de presentación del reporte:

Reporte
 Normal: Muestra el texto con formato enriquecido
 Para Exportación: Muestra el texto sin formato
enriquecido.

Formato Definir la forma de presentación del reporte:

reporte
 PDF: visualizándose en pantalla, imprimirse y
guardarse.
 Excel: se envía la información a una hoja de calculo.
3. Hacer click en el botón de  MOSTRAR .

 
 
 
 
 

REPORTES SALIDAS ALMACEN

REPORTES SALIDAS ALMACEN
 
 
 
 
 
 
REPORTES SALIDAS ALMACEN

 
t
control automático de entradas y salidas del
almacén
El objetivo del control de entradas y salidas del almacén es reflejar las
fluctuaciones de inventario con la máxima precisión. Gracias a ello, es posible
conocer a fondo los flujos de mercancías y evaluar si el diseño y el funcionamiento
de la instalación está respondiendo con eficacia.

En nuestro artículo, analizamos en profundidad cómo conseguir un control de

entradas y salidas del almacén eficaz para mantener un nivel de servicio a la altura.
Además, abordaremos las ventajas que aporta un SGA en el registro de los flujos de
materiales.

Retos habituales en el control de entradas y salidas de stock

Resulta complicado ejecutar un control de entradas y salidas de stock exhaustivo y
sin fallos, especialmente si se realiza de forma manual (por ejemplo, con
herramientas como Microsoft Excel).

Algunos de los problemas más habituales son:

 Falta de estandarización en el registro de mercancías o deficiencias en su

cumplimiento.
 Incoherencias entre los datos de inventario que refleja el sistema y las
mercancías que están físicamente en el almacén.
 La ausencia de un sistema de codificación armonizado para todas las
referencias.
 Fallos en el volcado de información de stock que comparte toda la
empresa, algo que complica la gestión del aprovisionamiento desde compras.

Una solución a la mayoría de fallos en el control de entradas y salidas del almacén

es contar con un SGA que informatice los datos y que organice el proceso de
forma automática.

Así, los sistemas de gestión del almacén se integran con dispositivos de

identificación (escáneres o terminales de radiofrecuencia, por ejemplo), que dan
lugar a un método de trabajo guiado y optimizado en todo momento.

Por qué automatizar el control de entradas y salidas en el almacén

Para repasar las ventajas que conlleva el uso de software de gestión de almacenes
para el control de entradas y salidas de stock del almacén, tomamos como base
Easy WMS de Mecalux.

- Radiografía del control de entradas con un SGA

Como vimos en nuestro artículo sobre recepción de mercancías, esta área de

trabajo en el almacén se compone de distintas fases que comprenden movimientos
físicos de mercancía, actividades dedicadas a la verificación documental y otras
tareas que ejecuta el operario como el etiquetado, por ejemplo.

Sin embargo, en la realidad, detrás de cada recepción de mercancía se abre un

gran abanico de posibilidades. Durante este proceso logístico, pueden surgir
cuestiones como: ¿qué pasos debemos seguir para una recepción
multirreferencia?, ¿cómo actuar ante una recepción no planificada para que no
genere un cuello de botella?, ¿y si encima estamos hablando de cross-docking o de
devoluciones?

Gracias al SGA, estamos preparados para responder con eficacia a cada

situación, manteniendo en todo momento el control de entradas y salidas del
almacén. Físicamente, el software se integra con sistemas que transmiten
información en el control de entradas. Los más comunes son:

 Puestos de Inspección de Entradas (PIE): en muchos almacenes

automatizados el control de entrada y salida de mercancías se realiza con la
 mínima intervención humana. Los PIE comprueban el estado de tarimas y
transmiten los datos al SGA (que, a su vez, los vuelca en la base de datos
del ERP).
 Terminales de radiofrecuencia: el operario escanea los códigos que lleva
cada contenedor y verifica la información siguiendo las instrucciones que le
indica el SGA.

Los PIE realizan el control de entradas de tarimas en la instalación de forma

completamente automatizada

Una vez que la información entra en el sistema de gestión de almacenes,

este adapta su funcionamiento ajustando las tareas al tipo de recepción. El
SGA marca los siguientes pasos: o bien asigna la mercancía entrante a un pulmón
de entradas (una zona de almacenamiento temporal) o directamente la envía a un
equipo de manutención, ya sea este automatizado o manual, que la pueda ubicar.

Si tomamos como modelo el Easy WMS, estas son algunas de las funciones
relacionadas con los distintos tipos de entradas de mercancía en la instalación:

 Recepción del proveedor: se trata de un proceso estándar que se aplica a

cualquier tipo de entrada de mercancías. Esta función coteja los datos de la
orden de compra con la información de la etiqueta de la mercancía al
introducirla en el stock.
 Recepciones de contenedores completos: son las más rápidas, ya que
están pensadas para aquella mercancía que llega en tarimas de una sola
referencia. Por tanto, se registra el stock por bloques y el sistema asigna una
identificación automática a cada bulto.
 Recepciones de mercancía multirreferencia: a diferencia del anterior, esta
funcionalidad abarca el control de entradas de tarimas que contienen varias
referencias, de modo que se registra cada SKU por separado.
 Recepciones preavisadas (también conocidas como ASN, Advanced
Shipping Model): la entrada de la mercancía está prevista de antemano, por
lo que los datos ya figuran en el SGA al habérselos transmitido el ERP.
Aunque aún no existan físicamente en el almacén, se crean contenedores en
el sistema y, una vez que llegan las tarimas, la información física y digital se
enlaza.
  Recepciones ciegas: permite abrir una orden de entrada de stock sin que
esta esté planificada de antemano en el sistema. El operario la crea desde el
terminal de radiofrecuencia. El objetivo es continuar con la actividad del
almacén y que esta mercancía no suponga un bloqueo en el control de
entradas.

Veamos dos casos especiales en el control de entradas:

 La gestión de las devoluciones: el procedimiento se adecúa a las

particularidades ligadas a una devolución de mercancía entrante. Se añaden
al stock del almacén y su estado se va actualizando a lo largo del proceso de
control de calidad. Lo habitual es situarlas en una zona reservada para
realizarlo sin que entorpezca el resto de tareas.
 Las operaciones de cross-docking: el sistema guarda la ruta directa
hacia las ubicaciones de cross-docking o directamente envía las
mercancías recibidas a expediciones (cross-docking puro). El SGA
organiza la distribución de este stock cruzando la información con los datos
de salidas programadas.

El SGA posibilita el control automático de entradas y salidas en el almacén

- Opciones para el control de salidas con un SGA

El control de las salidas tiene una importancia capital en la actividad del almacén. Al
final, toda la organización del picking depende de la prioridad establecida en las
expediciones. Con los SGA, existen varias formas de controlar el proceso de
expediciones:

 Control de las órdenes de salida a través de estados: la visibilidad de las

expediciones es fundamental para una pronta detección de incidencias. Por
ello, el sistema facilita la identificación de cada cambio en la orden de
expedición con estados como: en espera, en falta de stock, liberada (ha
llegado la fecha de expedición), en preparación (ya está integrada en las
rutas de picking), pausada, cerrada o completada y cancelada (si se anula
por alguna razón).
 Selección estratégica de prioridades en las órdenes de salida: el sistema
procesa gran cantidad de información logística ligada a los envíos para luego
ordenar el picking. Por ejemplo, tiene en cuenta las rutas de expedición,
las paradas que haya ( las tarimas se organizan dentro del camión en
función de dónde paran primero), la apilabilidad de mercancías (sobre todo
 las tarimas multireferencia, es esencial para que la mercancía no llegue
dañada), la ubicación del stock en el almacén, entre otros factores.
 Control de la etapa final de salidas: el SGA ayuda a verificar que los
productos procedentes del picking sean correctos. Acto seguido, se
desagrupan (si previamente se han consolidado las mercancías), se
empaquetan y se depositan a la espera de ser recogidos por los
transportistas.

El papel del control de entradas y salidas de stock en la gestión del almacén

El control de entradas y salidas de productos en el almacén permite mejorar

la visibilidad sobre los movimientos de mercancías que tienen lugar en la
instalación de almacenaje.

Al realizarse de forma automática con la asistencia de un SGA, el sistema pone a

disposición del responsable de almacén una información muy relevante para la
toma de decisiones. Estas no solo afectan al trabajo en la instalación, sino que
también tienen un impacto esencial en las tareas de aprovisionamiento y gestión de
stock.