PR-GB-01

SELECCIÒN DE PROVEDORES Y COMPRAS VERSIÓN 0.1

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1. OBJETIVO: Proveer oportunamente los productos y servicios para la realización de las

labores efectuando una selección, evaluación y re-evaluación de los proveedores para
garantizar que cumpla con las especificaciones dadas por la empresa.

2. ALCANCE: Todos los proveedores de LA ASOCIACION HOLSTEIN DE COLOMBIA que

tengan relación directa con la fabricación de los productos.

3. DEFINICIONES:

Proveedor: Persona que proporciona a la organización un producto o servicio específico

cumpliendo especificaciones dadas en la orden de compra.

4. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESARROLLO RESPONSABLE REGISTRO

Para la selección de proveedores

nuevos se deberán solicitar los
documentos para empezar el proceso
de evaluación.

Cotización del servicio o

producto, con los datos como:
Formas de pago, Tiempo de
entrega, Lugar de entrega, entre
otros. Carpeta de
Documentación  Certificado vigente de cámara y proveedor o
proveedores comercio. Jefe de Compras
asociado de
nuevos  RUT. negocio
 Certificación bancaria.
 Referencia comercial.
 Formato FO GB 05 Diligenciado
NOTA: Para los proveedores
relacionados a continuación se les
deberá solicitar adicional Certificado
de calidad.
 Materia prima
 EPP
 Maquinaria o equipos
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Para la selección de proveedores

nuevos se deberá solicitar cotización
del servicio o producto y calificar el ítem
de selección del formato de “selección y
evaluación de proveedores” donde
debe obtener 70% o más en el
resultado, teniendo en cuenta que se
califica de 1 a 3. Si es menor se debe
solicitar aprobación del Director
Ejecutivo para aceptar el proveedor o
de lo contrario se debe buscar otro que
cumpla con los requisitos establecidos.

Se debe tener en cuenta:

 Precio:
1. Cuando está por encima del precio
medio del mercado
2. Cuando es igual al precio del
mercado
3. Cuando está por debajo del precio
FO GB 09
medio del mercado
Selección,
Selección y  Formas de Pago:
evaluación y
Evaluación de 1. No dan crédito Jefe de compras
re-evaluación
proveedores 2. Plazo para pagar hasta 30 días.
de
3. Facilidades crédito mayor a 30
proveedores
días.
 Tiempo de entrega:
1. Cuando entrega de 16 a 30 días
2. Cuando entrega de 08 a 15 días
3. Cuando entrega de 01 a 08 días
 Garantía, que incluye el
cumplimiento a requisitos del
producto/servicio prestado:
1. No cuenta con un departamento de
servicio al cliente y no cumple con
los requisitos del servicio o
producto requerido.
2. Cuenta con un departamento de
servicio al cliente adecuado, capaz
de realizar el servicio y brindar
soluciones a tiempo, se
compromete a cumplir los requisitos
del producto/servicio especificados.
3. Cuenta con un departamento de
servicio al cliente óptimo, capaz de
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realizar el servicio y brindar

soluciones inmediatas, cumple y
certifica (fichas técnicas) los
requisitos del producto, equipos
maquinaria, materia prima/servicio
solicitado.
 Atención y respuesta:
1. La persona encargada no tiene
habilidades para la atención del
cliente y se demoran más de una
semana para dar una respuesta.
2. La persona encargada es amable y
responden una solicitud antes de la
semana.
3. La persona encargada es cordial e
inmediatamente da respuesta a las
solicitudes.
 Constitución legal (Certificado
vigente de Cámara y Comercio
y/o RUT):
1. No entrega la documentación.
2. Se tiene la documentación vencida.
3. La documentación está al día
 Referencias Comerciales:
1. No Entregó
2. Entregó una
3. Entregó dos
 Calidad Producto o Servicio:
1. No Cumple con la calidad
requerida.
2. Algunas veces cumple con la
calidad requerida.
3. Cumplen siempre con el 100% de
la calidad requerida.
 Cumplimiento de los requisitos
contratados:
4. Cumplen con menos del 70% de los
requisitos acordados.
5. Cumplen con un 80 o 90%de los
requisitos acordados.
Cumplen con el 100% de los requisitos
acordados.
Re-evaluación Se deben revaluar anualmente los Jefe de FO GB 09
de proveedores seleccionados. Compras Selección,
proveedores Teniendo en cuenta que la calificación y evaluación y
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los criterios son los mismos descritos

en la selección y evaluación de
proveedores. re-
Si no supera el 70% se debe solicitar evaluación
aprobación de la Director Ejecutivo para de
aprobar el proveedor o de lo contrario proveedores
se debe buscar otro que cumpla con los
requisitos establecidos.
Las compras en general deben ser
realizadas por el jefe de compras de la
empresa o a quien este designe.
Se debe solicitar a los proveedores
previamente seleccionados por medio
de correo o llamadas los productos
directamente relacionados con la
fabricación, con orden de compra
Jefe de compras
debidamente firmada.

Cuando se solicita materia prima

nueva, el proveedor presenta muestras
las cuales son analizadas por el
departamento técnico y dependiendo
del resultado son aprobadas o no, una
Compras
vez aprobada la muestra se autoriza la
Generales Director
compra.
Ejecutivo
Quien solicite la compra debe registrar
cantidades, referencias solicitadas y
posibles proveedores.

Las compras administrativas no

requieren entrar al control de compras
al no afectar la fabricación del producto.

Para la compra de productos químicos

el proveedor debe adjuntar las hojas
de seguridad (MSDS) de cada
producto, y EPP fichas técnicas

Compras 1 el director administrativo seleccionan

Mantenimiento la mejor opción en precio y calidad. . Director
y Seguridad y Seguido de ello presenta al Director administrativo
Salud en el ejecutivo para aprobación (En ausencia
Trabajo del Director ejecutivo lo podrá realiza el
Director Administrativo).
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2 Seguridad y Salud en el Trabajo: para

(EPP) los productos y compras la
cotización la realizan directamente el
encargado del SST.

Notas:
*Legalización facturas, solicitar el RUT
cuando sea la primera vez que se
compra al proveedor, preguntar a
contabilidad para verificar si aplica
alguna retención. Deben ser facturas o
recibos, no pedidos ni remisión.
Una vez llegue el pedido solicitado a las
instalaciones de LA ASOCIACION
HOLSTEIN DE COLOMBIA . Se verifica
si las cantidades y referencias
Verificación de solicitadas son los que se reciben, si
Jefe de compras
la Compra cumplen se recibe factura la cual se
firma y sella como signo de aceptación.
En caso contrario se debe devolver el
pedido y colocar una queja o reclamo al
proveedor.

DOCUMENTO CONTROLADO
Jorge Andrés Ardila Director Administrativo Director Ejecutivo
Elaboró Revisó Aprobó