Procedimientos

Control de
Documentos

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado por:

Especialista Seguridad y Generalista de Representante Legal
Salud en el Trabajo. talento humano

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1 OBJETIVO

Establecer una metodología para el control de los documentos del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo en cuanto a su elaboración, revisión, aprobación y
distribución; así como, garantizar el adecuado manejo, almacenamiento y conservación
de la documentación generada en la empresa

2 ALCANCE

Aplica al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el momento en que

se requiera, incluir o diseñar, documentar e implementar documentos internos requeridos
para la planeación, ejecución, verificación y mejoramiento del proceso. Se ha establecido
la pirámide y/o estructura documental del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, los cuales se mencionan a continuación: Manual de SG - SST, procedimientos,
instructivos, formatos, ficha de indicadores, esquemas, políticas, reglamentos, otros
documentos, y demás soportes documentales relacionados cuya elaboración, adopción y
estandarización esté bajo competencia de la empresa.

3 DEFINICIONES

CARTA: Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) que para nuestro
caso sería un trabajador de la Empresa, enviada a un receptor (destinatario) que sería
una entidad o persona externa a la Organización.

COMUNICACIÓN INTERNA: Documento de información usado para la comunicación al

interior de la organización.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,

disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos. Ejemplo: Manual, Procedimiento, Instructivo y Registro.

PROCEDIMIENTO: Es la forma específica como se lleva a cabo una actividad o un

proceso. Permite documentar las actividades de un proceso.
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INSTRUCTIVO: Descripción escrita y detallado sobre como efectuar las actividades y

procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio; en la mayoría de los
casos se derivan de los procedimientos.

LISTADO MAESTRO: Relación de todos los documentos que componen el Sistema de

Integrado.

FORMATO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas. Es una plantilla destinada especialmente a la consignación o
anotación de datos. Mientras los formatos estén en blanco, constituyen un documento de
naturaleza instructiva, tan pronto como se diligencie la información y datos, éstos se
convertirán en registros del SG SST. Ejemplo: Formatos diligenciados, Actas, Videos,
Fotos, Informes, Contratos.

 ARCHIVO CONSECUTIVO: Es un archivo de control (copia de seguridad) llevado

por cada tipo de documentación (memorandos, cartas, actas, entre otros), donde
reside la documentación en el orden del consecutivo que se le asigne.
 DOCUMENTOS OBSOLETOS: Aquellos que se encuentran fuera de uso, pues ya
no son aplicables.
 REGISTRO: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades
efectuadas o de resultados alcanzados.
 DISPOSICIÓN: Hace referencia al destino final del registro, una vez ha cumplido el
periodo de archivo inactivo o no vigente. Ejemplo: reciclar, destruir.
 UBICACIÓN: Sitio o lugar de trabajo en donde se encuentra archivados los
registros

4 RESPONSABLES

Es responsabilidad directa de , el cumplimiento de los requisitos citados en este

procedimiento. El diseño, elaboración y socialización de este documento es
responsabilidad del Coordinador/ líder del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
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Cada dueño de proceso asegura el buen estado de la documentación en cada uno de sus
procesos, evitando el daño o deterioro por condiciones del medio en el sitio de archivo.

Para el control de los documentos aprobados, el Sistema de Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo (SG SST) de la empresa utiliza el listado maestro de documentos, por
tanto, su actualización es permanente. La persona responsable del SG SST de la
empresa tiene debe mantener actualizado este formato.

La persona responsable en SG SST mantiene las revisiones actualizadas de cada uno de

los documentos de los diferentes procesos y soportado por los dueños del proceso, retira
oportunamente las revisiones obsoletas.

5 DESARROLLO

El presente documento está enfocado para.

 Controlar toda la documentación orientada al SG SST

 Evitar que se vuelvan a crear documentos que ya han sido creado
 Evitar la creación de documentos que contengan la misma información y que ya se
encuentra descrita en otro documento.
 Evitar la creación de documentos que puedan ser innecesarios.

a. Elaborar, modificar, anular y/o solicitar revisión de los documentos

Esta actividad solo puede ser realizada por el Coordinador o líder del SG SST, o en caso
de requerirse autorización de la Gerencia o del Coordinador de Talento Humano. Se debe
diligenciar el Formato para solicitud de creación, modificación o eliminación de
documento.
a. Tener en cuenta los siguientes lineamientos:

i. El Coordinador o Líder del SG SST será el encargado del diseño del contenido
y control de cada documento.
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ii. Durante la elaboración de un documento se debe seguir los requisitos

establecidos para este tipo de documento.
iii. Conocer los lineamientos establecidos para cada documento y que se
presentan en los anexos a este Instructivo.
iv. Cuando se trate de creación de nuevos documentos, se debe validar con el
listado maestro de documentos que no exista ya alguno similar al que se desea
elaborar.
Si se trata de modificación o anulación de un documento, o de la inclusión de un
documento externo puede reportar la necesidad a través del correo electrónico
especificando y/o describiendo el tipo de documento que desea incluir, crear, modificar,
anular o adoptar, Nombre del documento, versión, descripción y/o justificación de la
necesidad. Si aplica, puede elaborar y enviar un borrador con las modificaciones que
considere pertinentes, o puede reportar la necesidad de manera presencial en la oficina
del Coordinador o Líder de SG SST.

i. Cómo revisar y/o solicitar la revisión y/o aprobación de un

documento

a. Los documentos serán revisados y aprobados de acuerdo con lo establecido, en las

responsables de revisión y aprobación de los procesos, asimismo la(s) persona(s)
que elabora(n), revisa(n) y aprueba(n) el documento debe ser diferente, no puede
ser la misma, ya que el documento se tiene que someter a validación.
b. La solicitud se envía por correo o se realizará de forma personal dirigiéndose al
responsable de la revisión de los mismos.
c. La elaboración, revisión y aprobación, de los documentos se realizara de forma
física, después de realizar el debido control documental al mismo, se imprime el
documento para que la persona responsable de la elaboración lo firme incluyendo la
fecha de elaboración del documento, posteriormente pasa a la persona responsable
que revisa para que lo firme con la fecha de revisión y finalmente la persona
responsable de aprobar el documento lo revisa y firma con la fecha de aprobación
del documento.
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ii. Cómo solicitar la modificación de un documento

Para realizar modificaciones a los documentos se debe enviar la solicitud de cambio al

correo del Coordinador o Líder del SG SST, especificando los cambios requeridos o en su
defecto dirigirse a la oficina de SG SST con las modificaciones que se deben realizar.

iii. Cómo solicitar la anulación de un documento

En caso de anular un documento del SG SST, se debe enviar la solicitud por correo,
especificando el motivo del cambio del documento o se puede realizar de forma física
como es el caso de los formatos.

iv. Como crear un nuevo documento

Para la creación de un documento nuevo se debe enviar la solicitud al correo del

Coordinador o Líder de SG SST, el cual realizara el control documental al mismo y a su
vez le asignara código al documento.

b. Estructura documental
El tipo de documentos establecidos en la institución son los siguientes:

Manual de SG SST

Reglamentos- Políticas- Procedimientos –

Instructivos

Formatos (Registros) – Ficha técnicas

Esquema – Otros documentos

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5.2.1 Conocer la definición, uso, alcance y características de los documentos:

a. Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo: Es el documento que proporciona

información acerca del SST implementado en la empresa.
b. Políticas: Son reglas o marcos orientadores del rumbo empresarial, mediante un
conjunto de decisiones y acciones conducentes a desarrollar una estrategia efectiva.
c. Reglamentos: Un reglamento es una serie de normas que nos ayudan a estar en
armonía y a mantener el orden dentro de una sociedad, en este caso, dentro de una
empresa, sea cual sea el ramo, las partes elementales de un reglamento son el título
y las personas a las que va dirigido el reglamento, las normas enumeradas por orden
de prioridad y estar brevemente especificado cada punto, al igual que las
consecuencias de infringir las reglas establecidas.
d. Procedimiento: Proporciona información sobre las actividades planeadas para
desarrollar nuestros procesos.
e. Objetivo: Proporciona información sobre el fin al que se desea llegar o la meta que se
pretende lograr.
f. Instructivo: Proporciona información con alto grado de detalle, sobre las actividades
planeadas para desarrollar los procedimientos.
g. Formato: Proporciona la información que debe ser diligenciada por el personal para
ejecutar las actividades planeadas en nuestros procedimientos y/o instructivos.
h. Ficha Técnica de Indicador: Proporciona información sobre las características propias
que va a ser medida y controlada.
i. Esquema: Son documentos que contienen información para ampliar o explicar el
contenido de cualquier otro documento. Ejemplo Mapa de procesos, Organigrama,
etc.
j. Programas: Son aquellos documentos que contienen las directrices para realizar
actividades puntuales dentro del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
k. Documentos externos: El SST contiene Leyes, normas, requisitos u otros documentos
de origen externo que regulan y/o participan en el desarrollo de procesos del Sistema
de Gestión de la Calidad.
 Formatos (Registros) – Ficha técnicas

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i. Conocer el código del documento

Los códigos establecidos son los siguientes:

Tabla 1. Estructura documental Básica

Nº Tipo de Definición Código

documento

El Manual de SST es el documento que proporciona MN

Manual de
1 información acerca del Sistema de Gestión de Seguridad y
SST
Salud en el Trabajo implementado en la empresa.

Son reglas o marcos orientadores del rumbo empresarial, PL

2 Políticas mediante un conjunto de decisiones y acciones conducentes a
desarrollar una estrategia efectiva.

Son una serie de normas que nos ayudan a estar en armonía

y a mantener el orden dentro de una sociedad, en este caso,
dentro de una empresa, sea cual sea el ramo, las partes
elementales de un reglamento son el título y las personas a las RG
3 Reglamentos
que va dirigido el reglamento, las normas enumeradas por
orden de prioridad y estar brevemente especificado cada
punto, al igual que las consecuencias de infringir las reglas
establecidas.

Proporciona información sobre las actividades planeadas para PC

4 Procedimiento
desarrollar nuestros procesos.

Proporciona información con alto grado de detalle, sobre las IN

5 Instructivo
actividades planeadas para desarrollar los procedimientos.

Proporciona la información que debe ser diligenciada por el FR

6 Formato personal para ejecutar las actividades planeadas en nuestros
procedimientos y/o instructivos.

Proporciona información sobre el fin al que se desea llegar o la OB

7 Objetivo
meta que se pretende lograr
 Formatos (Registros) – Ficha técnicas

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Nº Tipo de Definición Código

documento

Ficha Técnica Proporciona información sobre la característica de la calidad FI

8
de Indicador de nuestros productos que va a ser medida y controlada.

Son documentos que contienen información para ampliar o ES

9 Esquema explicar el contenido de cualquier otro documento. Ejemplo
Mapa de procesos, Organigrama, etc.

Documentos que contienen las directrices para realizar

1
Programas actividades puntuales dentro del Sistema de Seguridad y
0 PG
Salud en el Trabajo.

Leyes, normas, requisitos u otros documentos de origen

1 Documentos
externo que regulan y/o participan en el desarrollo de procesos
1 externos DEX
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Cuando se requiera crear o modificar un documento se debe conocer y aplicar; la

estructura documental, los requisitos documentales para la elaboración de un documento,
descritos en el presente Instructivo.

ii. La identificación de necesidades documentales se debe realizar

aplicando los siguientes mecanismos:

i. Aplicar el enfoque a procesos

ii. Revisar y/o evaluar los requisitos normativos aplicables vigentes
iii. Adoptar requisitos del SST
iv. Recolectar, analizar y priorizar las expectativas y necesidades de clientes internos
y externos.
v. Revisar los lineamientos establecidos en la estructura documental.
vi. Analizar las sugerencias de clientes internos y externos
vii. Analizar las quejas y/u oportunidades de mejora
viii. Informes de auditoría
ix. Planes de mejora
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x. Fallos identificados en el desarrollo de los procesos

xi. No conformidades en productos y/o servicios
xii. Demás mecanismos y necesidades de la empresa propias de la planeación,
ejecución, verificación y mejoramiento continuo en el logro de los objetivos
institucionales

c. Como elaborar el encabezado cuerpo y pie de documentos

i. Elaborar encabezado

Los documentos serán creados en los editores de texto disponibles en ….. (Microsoft
Word, Open Office, etc.)

ii. Elaborar estructura del encabezado

Cuando se requiera crear un documento, establecido en la estructura documental, en un

editor de texto (Microsoft Word, Microsoft Excel, Open Office, etc.), el encabezado tendrá
tres partes o columnas, las cuales deben ajustarse a las márgenes y/u orientación del
documento. Podrán presentarse excepciones para los casos en que el software donde se
elabore el documento no facilite la elaboración de la tabla o en casos justificables para
realizar cualquier otro tipo de diseño al encabezado.
Tabla 2. Partes del encabezado documental

Columna 1 Columna 2 Columna 3

Según lo permita la flexibilidad de los lenguajes de programación, los formatos para

registro generados a través de los Sistemas de Software propios o adoptados por la
empresa serán gradualmente adecuados a los requisitos básicos aplicables, a fin de
contar con una inclusión y control total de los documentos en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Algunos documentos establecidos pueden presentar variación en la aplicación del
encabezado. Para algunos de estos documentos puede aplicar total o parcialmente los
lineamientos establecidos en este documento.
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iii. Elaborar contenido del encabezado

Tabla 3. Contenido de las partes del encabezado documental

Código:
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL Versión:
logo
DE DOCUMENTOS Fecha:
Página x de y
Tabla 4. Contenido de las partes del encabezado para elaborar esquemas

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL Código:

logo
DE DOCUMENTOS XXXXXX

Imagen del logotipo empresarial: Es la imagen empresarial utilizada para los documentos.
La empresa puede disponer de varias Imágenes para uso documental según el
documento a utilizar.

Figura.1 Logotipo Documental Número 1

logo

Título del documento: Es el nombre con el cual se va a conocer el documento. El

nombre de los documentos puede iniciar con el nombre del tipo de documento al cual
corresponde. Ejemplo: Formato para matriz de requisitos legales. Igualmente se
recomienda usar la preposición “para” o “de” con el propósito de facilitar la lectura y
comprensión de los documentos. Los documentos pueden tener nombres diferentes a las
indicaciones anteriormente descritas, siempre que el líder del proceso o las condiciones
documentales lo determinen y justifiquen.

Código: Son los caracteres alfa-numéricos asignados al documento.

Versión: Representa el número de veces que el documento ha sido modificado. La

creación de un documento será la versión uno (01).
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Fecha: Representa la fecha en que el documento fue aprobado. Se escribe día.mes.año.

El día tendrá dos (2) dígitos, el mes tendrá dos (2) dígitos, el año tendrá cuatro (4) dígitos.

Página x de y: Es el sistema de referenciación y/o contador de páginas del editor de

texto. Salvo aquellos casos especiales y justificables en donde no sea posible disponer de
este referente, el documento carecerá de él.

Elaborar estilo del encabezado

Tabla 5. Estilo del encabezado documental
# CONCEPTO PARTE 1 PARTE 2 PARTE 3

1 Tipo de letra No Aplica Arial Arial

Diez (10), Salvo casos

2 Tamaño de letra No Aplica 12
justificables para otro tamaño.

Mayúscula Mayúscula la primera letra y

3 Estilo de letra No Aplica y en Minúscula el resto de la
Negrilla palabra. Texto en Negrilla

4 Color de letra No Aplica Negro Negro

5 Interlineado No Aplica Sencillo Sencillo

6 Alineación vertical Centro Centro Centro

Centro. derecha o izquierda

cuando la codificación de
Alineación
7 Centro Centro software lo establezca o
horizontal
cuando el procesador del texto
dificulte la alineación.

0.05 cm 0.05 cm
8 Márgenes 0.05 cm Todas
Todas Todas

Otras
9 Ninguna Ninguna Ninguna
observaciones
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iv. Codificar el documento

La codificación de los documentos se hará “manualmente”, es decir debe generarse en

consecutivo según se vayan aprobando.

El código estará compuesto por caracteres Alfabéticos (letras), el cual está dividido en dos
partes y Numéricos. El carácter alfabético (letras) estará primero que el numérico.

La primera parte de los caracteres alfabéticos serán las siglas SST (Seguridad y Salud en
el Trabajo, estarán precedidos por guion intermedio (-) y luego seguirán los caracteres
que dependerán del tipo de documento a crear y corresponderán al código asignado al
documento Ejemplo: MN, PC, IN; esta primera parte alfabética quedará de la siguiente
forma, ejemplo: SST - PC

Los caracteres numéricos serán generados secuencialmente de acuerdo al tipo de

documento y tendrá tres (3) dígitos. Ejemplo: 001, 002, etc.

v. Elaborar cuerpo del documento

a. Definir márgenes.

Tabla 8. Estilo de las márgenes documentales

Tipo de documento Definición de márgenes

Todos los documentos, Superior 2.0 cm

salvo los formatos Inferior 2.0 cm
Izquierdo 2.0 cm
Derecho 2.0 cm
Salvo casos justificables que requieran de una variación de
estos requisitos.

Formato Las márgenes de los formatos serán determinadas según

necesidades, teniendo en cuenta que el lado por el cual se
va a archivar el documento, tenga margen tal que al ser
perforado el documento para archivo no se pierda
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información.

Otros documentos Los demás documentos seguirán, además de los

lineamientos generales aplicables, los lineamientos
definidos en el esquema relacionado a “Cómo Elaborar
otros Documentos o Similares”.

b. Definir el tipo y tamaño de letra.

Tabla 9. Estilo del tipo y tamaño de letra
Tipo de documento Definición del tipo y tamaño de letra
Manual de SST, El cuerpo de los documentos se realizará en letra Arial 12,
Procedimiento, salvo casos especiales y justificados donde el contenido
Instructivo, Fichas requiera ser ajustado a tamaño de letra inferior o mayor a
Técnicas. “12”, con el propósito de mejorar la presentación y eficiencia
del documento, como lo es en el uso de tablas, diagramas,
dibujos, etc., o en el caso que los aplicativos desarrollados
y/o adoptados requieran de la realización de un ajuste y/o
equivalente.
Formato El tipo de letra y tamaño de letra de los formatos será Arial
12. Salvo casos especiales y justificados en que se requiera
variar el tipo y tamaño o salvo en los casos en que los
aplicativos de software pre establecidos no faciliten la
configuración.
Otros documentos Los demás documentos seguirán, además de los
lineamientos generales aplicables, los lineamientos definidos
en el Anexo " Cómo Elaborar otros Documentos o Similares”.

c. Definir interlineado.
Tabla 10. Estilo del interlineado
Tipo de documento Definición del interlineado
Manual de SST, El cuerpo de los documentos se realizará con interlineado de
Procedimiento, “1.5”, salvo casos especiales y justificados donde el
Instructivo, Fichas interlineado requiera ser ajustado a “sencillo” u otro con el
Técnicas. propósito de mejorar la presentación y eficiencia del
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Tipo de documento Definición del interlineado

documento, como lo es en el uso de tablas, diagramas,
dibujos, etc., o en el caso que los aplicativos desarrollados
y/o adoptados requieran de la realización de un ajuste y/o
equivalente.
Formatos Los formatos tendrán un interlineado según las necesidades
en el diseño del mismo.
Otros documentos Los demás documentos seguirán, además de los
lineamientos generales aplicables, los lineamientos definidos
en el Anexo "Cómo elaborar otros documentos. "

d. Definir orientación.
Tabla 11. Estilo de la orientación

Tipo de documento Definición de orientación

Manual de SST, La orientación será "VERTICAL", salvo aquellas páginas
Instructivo, Fichas dentro del documento y/o documentos que presenten casos
Técnicas. especiales y justificables que requieran de la orientación
Horizontal.
Procedimiento La orientación será "HORIZONTAL", salvo aquellas páginas
dentro del documento y/o documentos que presenten casos
especiales y justificables que requieran de la orientación
Vertical.
Formatos Los formatos tendrán orientación según las necesidades o
requerimientos del mismo. Podrá ser vertical u horizontal.
Otros documentos Los demás documentos seguirán, además de los
lineamientos generales aplicables, los lineamientos definidos
en el Anexo " Cómo Elaborar otros Documentos o Similares

vi. Elaborar pie de documento.

Los documentos tendrán un pie de documento según lo establecido en este documento.

Salvo aquellos casos especiales y justificables, (como lo es en el manejo de software
desarrollado y/o adoptado por la empresa u otros casos), el documento podrá carecer del
pie de documento. Algunos documentos pueden presentar variación parcial o total en la
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elaboración del pie de documento. Dichas variaciones pueden estar descritas en el

instructivo correspondiente para elaborar otros documentos o pueden ser justificadas por
el líder del control documental o SST.

a. Elaborar estructura del pie de documento

Para los documentos diferentes a formatos se debe crear dos tablas, Tabla para Historial
de cambios y Tabla para elaboración, revisión, aprobación y estado del documento,
respectivamente.

Para los formatos se puede tener únicamente la Tabla relacionada a elaboración, revisión,
aprobación y estado del documento.

Tabla para Historial de cambios: Tiene 3 columnas y varias filas según la cantidad de
revisiones realizadas al documento.

Columna 1 Columna 2 Columna 3

El tamaño de las columnas puede variar según el tipo y/o necesidades propias del
documento, sin embargo, será destinada una mayor proporción para la columna 3, luego
para la columna 2 y por último la columna 1.

Tabla 12. Para elaboración, revisión, aprobación y estado: Tiene cuatro (4) columnas y
una (1) fila

Columna 1 Columna 2 Columna 3 Columna 4

El tamaño de las columnas puede variar según el tipo y/o necesidades propias del
documento.

b. Elaborar contenido del pie de página y documento

 Tabla para Historial de cambios describe la siguiente información:

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HISTORIAL DE CAMBIOS, ELABORÓ, REVISÓ Y APROBÓ

Nº Fecha Descripción del cambio

El Historial de cambios describe de forma breve los principales cambios que ha tenido el
documento en cada una de sus revisiones después de su primera aprobación. Solo aplica
para los documentos creados en los editores de texto disponibles en la institución
(Microsoft Word, Open Office, etc.).

Nº: Describe el consecutivo de revisión. Ejemplo 01, 02, 03, etc.

Fecha: Describe la fecha en que fue aprobado el documento. En los documentos

contenidos en otros editores de texto se escribe la fecha iniciando con el día/mes/año
(dd/mm/aaaa).

Descripción del cambio: Describe de forma breve los principales cambios realizados en el
documento y puede contener información acerca de los colaboradores en la elaboración,
revisión y aprobación de la respectiva versión.

Tabla 13. Para elaboración, revisión, aprobación y estado describe la siguiente

información (este ítem solo aplica para los documentos que contengan historial de
cambios):

Elaboró: Revisó: Aprobó: Estado:

Elaboró: Describe nombres de personas y respectivos cargos de quiénes elaboraron el

documento.

Revisó: Describe nombres de personas y respectivos cargos de quiénes revisaron el

documento.

Aprobó: Describe nombre y respectivo cargo del Coordinador del proceso que aprueba el
documento.
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Los nombres de personas se separan con (;) y cargos se pueden separar con una coma
(,).

Estado: Describe el estado actual del documento con respecto a su nivel de desarrollo. Se
debe poner la letra correspondiente al estado (P, R,V ) ver Tabla 14.

Nota: para los esquemas la Columna (4) incluirá la fecha y la versión del documento.

Fecha: Representa la fecha en que el documento fue aprobado. Año/mes/día. El año

tendrá cuatro (4) dígitos, el mes tendrá dos (2) dígitos, el día tendrá dos (2) dígitos

Tabla 14. Estado de los documentos

ESTADO CÓDIGO DEFINICIÓN

Significa que el documento se encuentra en etapa de
En
P elaboración y su contenido es susceptible a cambios
Proceso
constantes.
En Significa que el documento se encuentra en etapa de revisión y
R
Revisión su contenido está sometido a criterios de validación.
Significa que el documento fue revisado y aprobado y que el
uso de la información contenida en documento es confiable.
Vigente V
Sin embargo todo miembro de la organización y/u otro puede
proponer mejoras al mismo.
Significa que el documento NO DEBE ser usado para el
Obsoleto O desarrollo de actividades dado que su contenido ya no refleja el
estado actual de los procesos.
Significa que el documento fue anulado del Sistema de Gestión
Anulado A
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

c. Elaborar estilo del pie de documento.

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Tabla 15. Estilo de la Tabla para Historial de Cambios

CONCEPTO DEFINCIÓN
Letra Arial 8
Color de letra Negro, Títulos en Negrilla, El contenido sin negrilla
Interlineado Sencillo, salvo casos justificables.
Alineación Columna 1 y 2 centrada vertical y horizontalmente, Columna 3
Justificada y centrada verticalmente
Margen 0.05 cm por todo los lados
Otros conceptos La tabla debe ir en la parte inferior y final del documento. Salvo casos
justificables.

La elaboración de los documentos puede presentar variación de estos requisitos de

acuerdo al documento elaborado.

Tabla 16. Estilo de la Tabla para elaboración, revisión, aprobación y estado

CONCEPTO DEFINCIÓN
Letra Arial 8, salvo casos justificables.
Color de letra Negro, sin negrilla
Interlineado Sencillo
Alineación Superior derecha
Margen 0.05 cm por todo los lados
Otros conceptos La tabla debe ir en la parte inferior del documento. Salvo casos
justificables.

Nota: Para la elaboración de folletos y esquemas llevara el encabezado y pie de página a

un lado en la parte inferior especificando, (Código, Versión, Fecha, No de páginas) de
acuerdo al documento elaborado, según corresponda.

d. Como documentar un procedimiento

El propósito es definir, establecer, conocer y aplicar los requisitos para elaborar un

procedimiento. Aplica a todo el personal que desee crear o modificar un procedimiento. El
documento Procedimiento nos ayuda a desplegar las actividades descritas en la
Caracterización del Proceso (si en la empresa existe caracterización de los procesos-
Sistema de Gestión de Calidad). La principal pauta para la actualización de los
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procedimientos es optimizar su diseño al máximo, enviando la mayoría de actividades a

instructivos, esquemas o guías, de tal forma que queden compuestos del menor número
de actividades, guardando coherencia y claridad en el mismo. El “Procedimiento” es
identificado con la sigla PC.

Los cuáles serán diligenciados teniendo en cuenta los siguientes lineamientos y/o
requisitos:

i. Descripción de procedimientos

La descripción de procedimiento tendrá la siguiente tabla con su respectiva información:

En esta parte aparece el nombre con el cuál se identifica el

NOMBRE:
procedimiento que se va a describir.

OBJETIVOS: Que se pretende desarrollar con este procedimiento.

Escribir el nombre del macroproceso al cual pertenece el

procedimiento. Ejemplo: Macroproceso Estratégico,
MACROPROCESO
Macroproceso Misional, Macroproceso de Apoyo (siempre y
cuando en la empresa exista un Sistema de Gestión de Calidad)

Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.

PROCESO
Ejemplo: Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

INTER RELACION DE Escribir los procesos empresariales con los cuales interactúa
LOS PROCESOS directamente las actividades de este procedimiento.

Escribir aquí los nombres de los indicadores que llevarán la

CONTROL/ medición y control de las actividades del procedimiento. Aquí se
INDICADOR. vinculan los indicadores encargados de controlar el procedimiento
que se está analizando.

RESPONSABLE Escribir el cargo del líder responsable del procedimiento.

ii. Relación de actividades

La descripción de actividades tendrá la siguiente tabla con su respectiva información.

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PHVA QUE QUIÉN CUANDO COMO

P
H
V
A

En este punto se especificarán las actividades a seguir para llevar a cabo el respectivo
procedimiento, mencionando a que parte del ciclo (PHVA) corresponde la actividad, el
¿QUÉ? se hace, el ¿QUIÉN? lo hace, el ¿CUÁNDO? se hace o con que periodicidad y
¿CÓMO? se hace.

PHVA: Escribir la letra “P” o “H” o “V” o “A” para indicar que es una actividad relacionadas
al “Planear”, “Hacer”, “Verificar” o “Actuar”, respectivamente.

QUE: Escribir en verbo infinitivo, preferiblemente, la actividad a “Planear”.

QUIÉN: Escribir el cargo (s) de la persona que realiza la actividad.

CUANDO: Escribir la periodicidad con que se realiza la actividad. Ejemplo: Al evento,

Diaria, Semanal, Mensual, etc.

COMO: iniciar las actividades a realizar con verbo en gerundio, para el desarrollo de la
actividad descrita en el “QUE”

Si el líder del procedimiento identifica la necesidad de realizar un flujograma del

procedimiento, puede usarse un flujograma para describir las actividades del “QUE”.

El Flujograma es el método utilizado para describir gráficamente por medio de un

diagrama de flujo las actividades y tareas mediante la utilización de símbolos, líneas y
palabras simples. Por tanto, se utilizarán formas para diagramas de flujo básicos de la
siguiente manera:

SIMBOLO DESCRIPCIÓN CARACTERISTICAS

Letra Arial 10 mayúscula
TERMINAL: Indica la iniciación y
sostenida de 1 pulgada de
terminación del procedimiento.
ancho.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
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SIMBOLO DESCRIPCIÓN CARACTERISTICAS

ACTIVIDAD: Representa la acción
necesaria para transformar una
Letra Arial 8 cuadro de 1
información recibida o crear una
pulgada de ancho.
nueva.

Letra Arial 8 cuadro

dependiendo de la información
PROCESO PREDEFINIDO: Presenta
a incluir en el momento de
actividades propias de otro
diseñar el flujograma pero
procedimiento o proceso.
preferiblemente de 1,8 cm de
ancho.
DESICIÓN O ALTERNATIVA: Indica
Letra Arial 8 interna. Las
un punto dentro del flujo en donde
decisiones (SI, NO, BIEN,
existen caminos alternos (¿SI?,
MAL, etc.) en Mayúscula.
¿NO?, BIEN, MAL, etc.).
DATOS: Representa manejo de datos Letra Arial 8 símbolo de 1
a través de un sistema, ej. Ingresar pulgada de ancho en el
los datos del paciente al sistema de momento de diseñar el
citas. flujograma.
DOCUMENTOS: Representa
cualquier tipo de documento que se Letra Arial 8, símbolo de 1
utiliza en el proceso, y aporta pulgada de ancho en el
información que facilita la ejecución momento de diseñar el
de las actividades.  flujograma.
ej. diligenciar orden de compra.
ALMACENAMIENTO o ARCHIVO: Letra Arial 8, símbolo de 1
Indica el almacenamiento de un pulgada de ancho en el
producto o la acción de archivar un momento de diseñar el
documento. flujograma.
CONECTOR DE ACTIVIDADES: Por su naturaleza se dejarán
Utilizado para indicar el sentido en de color negro.
que se mueve el proceso o
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
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SIMBOLO DESCRIPCIÓN CARACTERISTICAS

procedimiento.
Los flujogramas serán realizados siguiendo estos requisitos, salvo casos justificables que
requieran una variación de símbolos y/o tamaños.

NOTA: Los procedimientos de MATTEL serán actualizados al menos una vez al año, de
acuerdo a los cambios que se generen en los mismos.

e. Como documentar un instructivo y ficha técnica

Ver los esquemas correspondientes para elaborar los siguientes documentos:

XXXX Esquema para elaborar instructivos
XXXX Esquema para elaborar una Ficha Técnica de Indicador

f. Como elaborar formatos

El propósito es definir, establecer, conocer y aplicar los requisitos para elaborar un

Formato. Aplica a todo el personal que desee crear o modificar un Formato. Los formatos
son identificados con las siglas FR. a través de archivos con formato PDF, WORD,
EXCEL u otros, según aplique.

Encabezado y pie de documento: Para algunos de estos documentos puede aplicar total o
parcialmente los lineamientos establecidos para elaborar el encabezado cuerpo y pie de
documentos. Dichas variaciones pueden estar descritas en el instructivo correspondiente
para elaborar otros documentos o pueden ser justificadas por el líder del control
documental o líder de SST.

Cuerpo: El cuerpo de los formatos será de forma libre según necesidades del usuario y/o
de la información a registrar, pero teniendo en cuenta lo establecido para el control de los
mismos.

En la empresa existen los siguientes tipos de formatos:

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 Formato de software (Software y/o Aplicativos Institucionales). Son aquellos que están
preestablecidos en los sistemas y/o aplicativos de software creado o adoptado por la
empresa, por tanto, su diligenciamiento se hace a través de una interfaz de usuario y
su impresión se encuentra condicionada según la configuración de su código fuente.
Inicialmente este tipo de formatos pueden no evidenciar el cumplimiento a requisitos
de elaboración, sin embargo, se irán ajustando sistemáticamente una vez evolucione
el sistema de control documental y la codificación del lenguaje de programación de los
sistemas de software establecidos.
 Físicos o digitales: Son aquellos que son diseñados en procesadores de texto y/o
similares y su diligenciamiento se hace de forma manual o en procesador de texto y/o
similares. A su vez los formatos físicos se clasifican en Físicos Normales y Físicos
Especiales.

Los Físicos Normales: Son aquellos formatos que por sus condiciones de uso pueden
imprimirse en una impresora corriente o disponible en la empresa.

Los Físicos Especiales: Son aquellos formatos que por su demanda y/o consumo o
dimensiones se envían a litografiar. Inicialmente este tipo de formatos pueden no
evidenciar el cumplimiento a requisitos de elaboración, sin embargo, se irán ajustando
gradualmente y sistemáticamente.

g. Como controlar los registros

Definir, establecer, complementar, conocer y aplicar los requisitos para controlar

documentos y formatos. Aplica a todo el personal que desee crear o modificar
documentos y/o gestionar los registros generados en la empresa.

i. Cómo controlar diligenciamiento de documentos.

Para diligenciar documento se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

 Aplicar diligenciamiento completo

 Todo documento debe diligenciarse en todos sus campos, evitando dejar espacios
en blanco. Cuando por alguna razón justificada existan campos que no se puedan
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diligenciar deben ser marcados con una línea Horizontal, Vertical u Oblicua que
anule el campo a utilizar las palabras “No aplica”, en su caso “N.A.” o “Ninguna”,
según corresponda.
 Aplicar legibilidad
 Toda información descrita en un documento debe diligenciarse de forma clara. Los
documentos manuscritos, deben ser en letra clara, con tinta no borrable, NUNCA
EN LAPIZ. El uso de lápiz solo será permitido en casos justificables por el
responsable del registro, como lo es en casos de registros temporales a corto plazo
en los cuales esté pendiente confirmar el dato o cuando la información no pone en
riesgo el desarrollo y/o resultados del proceso.
 Error en registro físico: En el caso de cometerse un error en un registro físico
(palabra, carácter, número) debe trazar una línea en medio del dato erróneo,
señalándolo como error, de tal forma que sea visible, seguido por la indicación de
corrección y/o el dato correcto si es posible, o en su defecto usando un sistema de
referencia o realizando nota aclaratoria. Si el registro es un párrafo manuscrito este
debe trazar una línea en medio del dato erróneo y acto seguido consignar nota
aclaratoria. Y si es posible la fecha y firma de quien lo realizo.
 Error en un registro electrónico: Si el registro es electrónico se realizará la
respectiva nota aclaratoria en el registro siguiente indicando fecha, hora del registro
errado y activando los procedimientos, instrucciones y lineamientos establecidos en
permisos de edición en registros de software.
 No se deben hacer tachones y enmendaduras
 Evitar la inserción de gráficos o imágenes que no ofrecen ninguna ayuda a la
interpretación de los documentos y, por el contrario, si ocupan espacio y dan una
imagen poco agradable.
 Evitar la inclusión de mayúsculas en palabras que no lo requieren.
 Utilizar el corrector ortográfico del sistema con el objeto de detectar las palabras
con incorrecta ortografía o mal digitadas.

 Aplicar gramática
 Evitar caer en el error de redactar con énfasis técnico o lenguaje rebuscado que se
torne pesado para la correcta comprensión del usuario.
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 Aplicar Objetividad
 Utilizar para la obtención de toda Información descrita en un documento, criterios
válidos y estandarizados para facilitar la interpretación por diferentes personas ya
sea en momentos o lugares diferentes.
 Aplicar exactitud
 Hacer uso de los lineamientos establecidos para el manejo de datos y cálculos,
según las cifras decimales convenidas para la interpretación de la información.
 Aplicar oportunidad
 Elaborar los documentos de forma oportuna de acuerdo a lo establecido en los
procedimientos, instructivos y demás lineamientos empresariales, sin embargo, en
la aplicación de la oportunidad documental no se debe descuidar otras Variables
importantes como lo es la objetividad, continuidad y lo correspondiente al ciclo
respectivo de planeación del documento, según su complejidad.
 Aplicar Continuidad
 Toda información descrita en un documento debe ser generada de forma
permanente según las características de la misma.
 Aplicar confidencialidad
 La información contenida en los registros posee un grado menor o mayor de
confidencialidad, según los grupos de interés sobre los cuales se esté describiendo
información, por tanto, todo el personal debe identificar, comprender y aplicar los
requisitos establecidos en la normatividad con respecto a la confidencialidad de la
información. Los requisitos relacionados a la confidencialidad de la información
serán socializados a través de los medios que establezca la empresa para ello.

 Aplicar otros lineamientos

 El uso de siglas en los documentos debe seguir los requisitos establecidos en
próximas actualizaciones a este documento y/o debe seguir lo establecido en los
comités que generen lineamientos al respecto.
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ii. Cómo controlar los registros generados en las diferentes áreas.

El líder del SG SST, en acompañamiento del líder encargado de Talento Humano (si
aplica), deben planear y ejecutar el control de los documentos y/o registros que se
generen de los respectivos procesos, para ello debe crear y actualizar el Formato para
listado maestro.

Se debe identificar si el documento se va archivar en medio físico y/o magnético,

especificando el tipo de archivo físico que se maneja, el cual podrá ser: documentos
físicos normales y/o especiales. Para el caso del archivo en medio magnético se debe
especificar el tipo de documento, que podrá ser: Word, Excel o PDF. También se debe
identificar si el documento es un documento externo o interno.

iii. Verificar y/o Actualizar el listado maestro de documento.

El Líder del SG SST podrá incluir, modificar o eliminar el documento, según sea el caso,
en el Formato para listado maestro, el cual se podrá visualizar en Excel.

h. Socializar los documentos nuevos o actualizados

El Líder del SG SST entregará los documentos aprobados, especificando si se entregan

tanto físicos como magnéticos, al Líder del área. Así mismo el Líder del área deben:

a. Entregar los documentos obsoletos, si se tienen y romper parcialmente los mismos.

b. Si el documento obsoleto no se entrega se procederá a levantar una no

conformidad al responsable de los mismos.

c. Planear la socialización de los documentos elaborados o actualizados.

d. Ejecutar la socialización de dichos documentos

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i. Planear la socialización de los documentos nuevos o

actualizados.

El Líder del SG SST o Líder del área es el responsable de la socialización de los

documentos. La socialización de los documentos tiene como propósito, asegurar en los
miembros de la empresa tengan las competencias necesarias para el manejo y uso de los
documentos que han sido aprobados para uso y desarrollo de los procesos de la
empresa.

a. Identificar el personal que debe recibir socialización, realizándolo mediante e

Formato para control de asistencia.

b. Elegir una metodología presencial, electrónica (correo), grupal, individual o mixta,

según las condiciones lo determinen y de acuerdo al personal al cual va dirigida la
socialización.

c. Elaborar los documentos necesarios para socialización según la metodología

escogida (Presentaciones, Videos, etc.).

d. Planear los métodos y/o sistemas de distribución o disponibilidad del documento,

identificando el personal que se considere debe disponer de una copia en físico o digital
del documento.

e. Planear y ejecutar la convocatoria, (invitados, tema, lugar para la socialización,

hora de Inicio, hora de finalización, agenda, recursos) y demás especificaciones que se
consideren necesarias. También se puede socializar los documentos por correo
electrónico y diligenciar el formato de asistencia para verificar el recibido del correo.

f. Planear la recolección y/o gestión de los documentos que queden obsoletos como
producto de la nueva documentación, si aplica.

ii. Ejecutar la socialización de documentos nuevos o actualizados

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a. Verificar que todos los cronogramas deben ser firmados por el responsable con
fecha de elaboración.

b. Verificar que las condiciones y/o recursos planeados en la socialización estén

disponibles

c. Ejecutar la socialización siguiendo los requisitos y/o normas establecidos para el

desarrollo reuniones y según lo planeado en la socialización.

d. Informar al personal los medios de accesibilidad, disponibilidad y uso del

documento.

e. Recolectar los documentos obsoletos ejecutando las actividades planeadas para el

control de documentos obsoletos.

iii. Verificar el cumplimiento de propósitos de la planeación y

ejecución de la socialización.

a. Evaluar y/o auditar la socialización para identificar si el contenido y uso del

documento ha sido asimilado por el personal.
b. Si se evalúa la socialización se puede utilizar el Formato para valorar
conocimientos y se debe consolidar los resultados de las evaluaciones.

c. Realizar seguimiento a través de autoevaluaciones, inspecciones y auditorías al

conocimiento y cumplimiento del control o registro documental.

iv. Actuar sobre los resultados de la evaluación y seguimiento de la

socialización.

a. Generar e implementar planes de mejora según los hallazgos detectados en la

evaluación, ello puede significar reforzar la información entregada.
b. Hacer seguimiento a los planes de mejora.

i. Verificar el control documental.

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El Líder del SG SST, debe verificar que lo establecido en la creación, modificación o

anulación de documentos se cumpla.

j. Conservación de los documentos y/o registros generados

El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de

manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles,
protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a
todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas
ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en SST.
La conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido
en el presente decreto siempre y cuando se garantice la preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período mínimo de
veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del
trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así

como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores, en caso de que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas
afines a la SST.

2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la SST, los
resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de
los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el
objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya
reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.

3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado

de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.

5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

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Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un
sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad
vigente y las políticas de la empresa.

Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es uno de los
aspectos que garantiza la efectividad del sistema.

Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la política y sus objetivos
se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para la
identificación, recolección, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir de los
requisitos de la legislación colombiana en SST y según los criterios organizacionales
definidos.

Dentro de los documentos y registros a conservar la organización consideran, entre otros,

los siguientes (Nota: Seleccionar los que aplican a la organización e incluir los que
puedan faltar):

• Información sobre la legislación en SST aplicable.

• Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la

inducción y la reinducción) y la información SST entregada a ellos.

• Registros de entrenamientos, simulacros y simulaciones ejecutados en desarrollo

del plan para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias

• Registros de las inspecciones realizadas.

• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado

de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.

• Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades laborales y

la investigación y análisis de estos eventos.

• Registros de los análisis de seguridad realizados a las tareas críticas no rutinarias o

trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos.

• Registros de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas de

prevención y control definidas.
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• Registro de entrega de elementos de protección personal.

• Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los

conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

• Los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas

de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros
y riesgos, cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente (Nota: Solo
aplica en empresas que tengan médico especialista en áreas afines a la SST).

• Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST.

• Registros de las revisiones por la alta dirección.

• Informes de auditorías internas o externas del SG-SST.

k. Actualizar los documentos

Líder de SG SST:

Actualizar los documentos según las necesidades detectadas. Cuando un documento

vigente, como procedimiento, instructivo, entre otros supere (5) años desde su
elaboración y no se haya actualizado, se debe planear su actualización así no tenga
ningún cambio por realizar, esto con el fin de ratificar el contenido del documento.

l. Definir destino de los documentos Obsoletos

i. Conocer que es un documento obsoleto.

a. Cuando se crea, modifica, anula o adopta un documento generalmente se genera

un reemplazo a un documento existente, por tanto, el documento que va a ser
reemplazado inmediatamente se convierte en un documento que No debe ser usado para
el desarrollo de las actividades. Estos documentos que ya no deben ser usados deben ser
identificados, recolectados y destruidos para evitar su uso.
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b. Todo el personal debe conocer qué “Documento obsoleto” es el nombre dado a

documentos que en algún momento se usaron en el desarrollo de un proceso, por tanto,
fueron Documentos Vigentes y que, dada una nueva versión, se han convertido en
documentos que pueden alterar el funcionamiento de los procesos, por tanto, debe
garantizarse que su uso sea nulo. Obsoleto implica que su tiempo de vida útil ha
terminado.

c. Cuando se imprime un documento puede suceder que:

 El documento se imprima por una cara.

 El documento se imprima por las dos caras.

d. Cuando se imprime por una cara y una vez termina su tiempo de vida útil, la hoja
puede ser reutilizada si se ha definido previamente que la impresión del documento es
reutilizable y tiene una de sus caras en blanco.

e. Cuando se imprime por las dos caras y una vez termina su tiempo de vida útil, la
hoja no podrá ser reutilizada.

ii. Identificar o marcar el documento obsoleto.

a. Los documentos obsoletos, serán recogidos por el Líder de SST, quien, a su vez
los marcara como “Obsoleto” o “Documento Obsoleto”, bien sea con tinta no borrable o
sello. Y entregara mediante el acta de entrega y recepción de documentación del proceso
la versión vigente.
b. Los documentos que se generen en cada proceso, se deben marcar la cara
correspondiente del documento con una “línea oblicua”, de tal manera que sea fácilmente
visible y claro que dicho documento no debe ser usado. La marca puede realizarse de
forma manuscrita.

c. Una vez marcada la cara del documento, la persona debe identificar si este
documento puede ser reutilizado o destruido. Para identificar si puede ser reutilizado
debe:

Verificar que el documento no contenga información establecida como confidencial o de

uso restringido. Este tipo de documentos con información confidencial o de uso restringido
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serán definidos por la empresa. Si contiene información confidencial o de uso restringido

debe marcar el documento agregando la palabra “DESTRUIR”. Si la persona lo considera
necesario puede destruir o romper parcialmente el documento. Si No contiene información
confidencial debe:

i. Verificar si la otra página está en blanco o si está obsoleta también. Si la otra

página está en blanco debe disponer la hoja para que sea utilizada nuevamente en su
cara correspondiente. Si la otra página está obsoleta se recomienda marcar el
documento, por ambas caras, con letra “X”.

iii. Almacenar el documento obsoleto identificado

a. El propósito al definir el destino de los documentos obsoletos es asegurar que no

se usen documentos obsoletos el desarrollo y/o ejecución de los procesos. Este propósito
involucra a todo el personal que identifique un documento obsoleto cada vez que se
realice una creación, modificación, actualización o anulación de un documento.
b. Si el documento NO es reutilizable se debe desechar en los lugares destinados
para el material reciclable (Recipientes con bolsa de color gris) o si son documentos
identificados en gran volumen como NO reutilizables, se deben entregar a responsable de
la gestión ambiental, quién ejecutará las actividades correspondientes.

c. Si el documento es reutilizable y tiene una de sus caras en blanco, este se puede

dejar el mismo servicio que lo generó para que sea reutilizado o si son documentos
identificados en gran volumen como reutilizable, se deben entregar al responsable de la
gestión ambiental quién ejecutará las actividades correspondientes.

iv. Destruir el documento obsoleto.

El responsable de gestión ambiental debe asegurar la recolección de los documentos

obsoletos. Cada coordinador de proceso será el responsable de destruir o romper
parcialmente el documento.

6 REGISTROS
 Listado Maestro de Documentos
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 Solicitud de Revisión de la documentación

 Registro de Distribución de documentos
 Listado Maestro de documentos Externos

7 REFERENCIAS
 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Decreto 1072 de 2015
 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Sistemas de Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional. Requisitos NTC-OHSAS 18001:2007. Bogotá:
ICONTEC, 2007

8 CONTROL DE CAMBIOS DE DOCUMENTO

Nº Fecha Descripción del cambio

01 22/11/2017 Aprobación de la versión 001 del documento.