SF02 REPORTE DE NO CONFORMIDAD

FECHA NOMBRE DE LA COMPAÑIA Y SITIOS: Contrato #: Reporte N°

14.12.16 Tromax S.A. CL1184676/15 02/LGB

NO CONFORMIDAD OBSERVADA

Se evidencia que el Registro de Evaluación de Proveedores 2016_2, elaborado el 01.06.16, no cumple con
lo establecido en el Procedimiento de Compras y Evaluación de Proveedores PR-O-05, versión 2 del
03.04.16. / En el punto 5.1 del Procedimiento dice que se ha definido criterios de evaluación y aceptación y
que estos se encuentran debidamente establecidos en la Planilla Evaluación de Proveedores, también
define que la evaluación debe ser realizada por el Asistente de Gerencia; Sin embargo, en la Planilla de
Evaluación de Proveedores no se encuentra establecido claramente el criterio de aceptación de los
proveedores, y la evaluación fue realizada por el Gerente Comercial y Operaciones. / El Procedimiento
establece que los criterios de selección de los nuevos proveedores son: Despacho, disponibilidad de stock,
precio/calidad y presencia en el mercado, pero la Planilla presenta otros criterios de selección: Precio,
calidad, garantía y plazo de pago.

El Procedimiento no establece los criterios para la reevaluación de los Proveedores.

Por otra parte, en la Planilla de Evaluación de Proveedores se establece que cuando un Proveedor presenta
un resultado de “No Aceptado” se deben programar reuniones para tratar aquellos puntos defectuosos; Se
evidencia que no han sido gestionadas, ni realizadas, reuniones con los Proveedores que fueron
A SER COMPLETADO POR BVC

categorizados como “No aceptados” en la evaluación efectuada el 01.06.16, tales como: Autana, Diexa, DSI,
FRD Furukawa, Perfo Tech, Perfo Rock, RYD.

DESCRIPCION EVIDENCIA OBJETIVA

Procedimiento de Compras y Evaluación de Proveedores PR-O-05, versión 2, 03.04.16, establece los criterios de
selección y evaluación de los proveedores, no establece los criterios de reevaluación.

Registro Evaluación de Proveedores 2016_2, elaborado el 01.06.16 por Esteban Aste, Gerente Comercial y
Operaciones.

Gestión de compra a proveedores No aceptados:

A Proveedor Furukawa:
o Requerimiento de compra 06.12.16 de Filtro Separador.
o Orden de compra OC-105-16, 06.12.16.
o Guía de despacho electrónica N°1021 FRD Furukawa, 06.12.16.
A Proveedor Perforock:
o Requerimiento de compra 25.08.16 de Piola Acelerador JD1300.
o Orden de compra OC-059-16, 25.08.16.
o Cotización N°415 de empresa PERFOROCK – Gunther Appelt y Cía. Ltda.
o Guía de despacho electrónica Gunther Appel N°49, 25.08.16.
o Factura electrónica Gunther Appelt N°953, 31.08.16.

DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO

ISO 9001:2008, clausula 7.4.1 Proceso de Compras

La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar
productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la
evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de
cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.

Rev. Enero 2015

 REPRESENTANTE
CLASIFICACION AUDITOR LIDER AUDITOR
COMPAÑIA
MAYOR MENOR
Denise Gallardo E. Lorna González Esteban Aste
x

PARA SER COMPLETADO ANTES DE 80 días a partir del 14.12.2016

ANÁLISIS DE CAUSA RAÍZ (¿qué falló en el sistema que permitió que ocurriera esta N/C?)

Técnica utilizada para el análisis de causa

Causa
5 ¿por qué? X ☐ Árbol de Fallas ☐ Otro (indicar) ☐
Efecto

Al momento de la auditoría, Gerente de Maquinaria se encontraba realizando modificaciones al procedimiento de

Compras debido a la incorporación de un software de gestión de inventarios y proceso de compras. Por esta razón
los criterios no coincidían, las responsabilidades no eran las adecuadas y por último no se encontraba establecido
los criterios de reevaluación de proveedores, documento que fue utilizado durante la auditoria de seguimiento..

Estaba utilizando un procedimiento en proceso de modificación no controlado, porque Gerente de Maquinaria

desconocía del procedimiento de control de documentos y registros. Desconocía que hasta que no fuera aprobado
el documento en modificación el único procedimiento controlado es el que se encuentra en carpeta de
DROPBOX/Sistema de Gestión..

Tenía desconocimiento que la documentación controlada se encuentra en carpeta DropBox, porque no tuvo una
sensibilización adecuada del sistema de gestión de calidad, en particular para esta no conformidad del
procedimiento relacionado con el control de documentos.
A SER COMPLETADO POR LA COMPAÑÍA

Lo anterior ocurre porque el procedimiento de Selección, contratación y capacitación no especifica la realización

de capacitación relacionada con la gestión de la documentación a través del Procedimiento de control de
documentos y registros como tampoco especifica la inducción en el Procedimiento de trabajo asociado a la función
del trabajador, provocando el incumplimiento de los requisitos especificados en los procedimientos, solo indica en
forma genérica inducción en el Sistema de Gestión de Calidad, lo que provocaba que las inducciones fueran
realizadas sin una estructura de temas a tratar y fueran improvisadas en cuanto a su contenido.

CORRECCION Y ACCION CORRECTIVA (¿Qué hacer para resolver este problema y para prevenir su
repetición?)

Corrección:
Se revisa y corrigen Procedimiento de Compras y Evaluación de Proveedores y registro Evaluación de
Proveedores.

Se adjunta:
- Procedimiento de Compras y Evaluación de Proveedores. Rev 03
- Registro Evaluación de Proveedores _ DIC 2016
- Lista de Asistencia “Reforzamiento procedimientos del sistema de gestión.

Acción Correctiva

Como acción correctiva se establece modificar Procedimiento de Selección, Contratación y Capacitación del
personal, indicando que el proceso de Inducción de cualquier trabajador debe incluir capacitación en Procedimiento
Control de documentos y registros de manera de asegurar el uso adecuado de los documentos, como también la
capacitación en el Procedimiento de Trabajo asociado a la labor del trabajador.

Además se establece realizar una Inducción al personal directivo de manera de asegurar que se obtienen las
competencias necesarias para gestionar el proceso de compras de forma adecuada.

Se adjunta:

 Procedimiento de Selección, Contratación y Capacitación.

 Lista de Asistencia “Reforzamiento procedimientos del sistema de gestión.

Rev. Enero 2015

 FECHA DE FINALIZACIÓN 28/02/2017
VERIFICACION DE
ACCIONES CORRECTIVAS
REPRESENTANTE COMPAÑIA Esteban Aste

FECHA ESTADO AUDITOR

VERIFICACION DE
ACCIONES CORRECTIVAS
30-03-2017 CERRADA PP. DGE
JCQ / 07-03-2017
Análisis de causa: Rechazado, éste corresponde a una justificación que
corrobora el hallazgo detectado por el auditor, mas no logra determinar las
causas que lo originan. La organización DEBE profundizar el análisis de causa
y determinar las causas que originan la desviación. Por qué existe poca
preparación en el sistema de gestión de calidad ? La organización ha
proporcionado los recursos necesarios para la implementación y mantención
del sistema de gestión de calidad ? La alta dirección se encuentra
comprometida con el sistema de gestión de calidad ?
Corrección: Aceptada.
Acción correctiva: Rechazada, las acciones propuestas son parte de la
corrección. Las acciones correctivas deben definirse una vez que la
organización replantee su análisis de causa y deben garantizar que el hallazgo
no se volverá a producir.
Evidencia: Procedimiento Compras y Evaluación de ProveedoresPR-O-05 Ver.
03 del 28-02-2017, Evaluación de proveedores 2016, Lista de asistencia 1/2017
del 15-02-2017 (bajo la ISO 9001:2015, la organización ha sido auditada
bajo la ISO 9001:2008)
Conclusión: No Conformidad ABIERTA

PMQ/23/03/2017
A SER COMPLETADO POR BVC

Análisis de causa: No Conforme. Por favor considerar la orientación realizada en

la revisión anterior. ¿Por qué existe poca preparación en temas relacionados al
sistema de gestión de calidad? La organización ha proporcionado los recursos
necesarios para la implementación y mantención del sistema de gestión de
calidad? La alta dirección se encuentra comprometida con el sistema de gestión
de calidad? Por otra parte, el responsable de compras conocía el procedimiento?
¿Por qué el procedimiento no establece criterios para reevaluación de
COMENTARIOS AUDITOR proveedores? ¿Por qué no se realizaron las reuniones con los proveedores
calificados como no aceptado?¿ Estas brechas asociadas al proceso de
compras fueron evidenciadas en procesos de auditoría interna?

Como acción correctiva se establece

Acción Correctiva: No Conforme. Se deben sumar acciones correctivas a las

propuestas en el presente formulario, las cuales deberán estar asociadas al
nuevo análisis de causa. Las actividades de capacitación son correctas, pero las
acciones correctivas deben establecer e implementar un cambio en el sistema
(por ejemplo procedimiento, instructivo, metodología de trabajo). Actividades de
capacitación son pertinentes, pero no proporcionan un cambio en el sistema.

Evidencia: FORMATO Plan de Capacitación, lista asistencia capacitación ISO

9001:2015.

Conclusión: No Conformidad Abierta

MFG/30-03-2017
Análisis de Causa: Aceptado
Corrección: Aceptada
Acción Correctiva: Aceptada
Evidencia: Procedimiento de Selección, contratación y capacitación del
personal PR-0-04 versión 4 del 28-03-2017/ Lista de asistencia N° 02/2017 fecha
28-03-2017 Reforzamiento Procedimientos Sistema de Gestión. Evaluación de
Proveedores Dic 2016. Procedimiento de Compras y Evaluación de Proveedores
fecha 28-02-2017 versión 3
Conclusión: .Se declara cerrada la No Conformidad. Se ha verificado la
eficacia de las acciones presentadas por el Cliente, sin embargo, en la

Rev. Enero 2015

 próxima auditoría se evaluará en segunda instancia la mantención de dicha
eficacia.

Rev. Enero 2015