Caso de estudio

Adquisicin de Bienes y Servicios en una Empresa

Informacin General La empresa Universal S.A. es una empresa dedicada a la comercializacin y distribucin de tiles de oficina, y se encuentra ubicado en la Av. Grau 245 - Piura. Actualmente la empresa tiene como prioridad identificar y definir los problemas que existen en el Dpto. de Bienes y Servicios que pueda permitir mejoras sus potenciales productivos. Para ello se cuenta con la siguiente informacin: 1. Usuarios Departamentales que participan en la Adquisicin de Bienes a. Jefe de Compras b. Auxiliar Administrativo 2. Polticas a tomar en cuenta en la Adquisicin de Bienes a. Los Pedidos de compras deben ser autorizados y firmados por el jefe responsable de cada rea. b. Los Pedidos de Compra deben tener presupuesto asignado. c. Las Cotizaciones del proveedor deben cubrir las especificaciones tcnicas requeridas. d. Las cotizaciones de los proveedores tienen fecha nica de recepcin e. Toda Compra debe ser aprobada por el Jefe de Compras adjuntando el acta de otorgamiento y el cuadro comparativo f. Para tramitar el pago a contabilidad se debe tener VB de la conformidad del Jefe de compras 3. Proceso General El jefe de compras recepciona los pedidos de compra de las reas solicitantes. El Jefe de compras autoriza la compra y deriva al auxiliar administrativo, este recepciona y toma conocimiento de la compra a realizar. El auxiliar

administrativo solicita las cotizaciones a los proveedores enviando para ello la orden de cotizacin. Los proveedores entregan al auxiliar administrativo las cotizaciones solicitadas. El auxiliar administrativo procede a analizar y elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones como tambin el acta de otorgamiento y la orden de compra derivndolo al Jefe de compras. El jefe de compras revisa y da la conformidad y lo deriva al Auxiliar administrativo. El auxiliar administrativo cita al proveedor y le otorga la orden de compra. El proveedor entrega los bienes al almacn y copia de la gua de conformidad con la factura al auxiliar administrativo. Finalmente se debe generar un informe a la gerencia. 4. Funciones Especficas a. El Jefe de compras recepciona el pedido del rea solicitante que contiene VB y conformidad (1 da) b. El Jefe de compras autoriza la compra y lo deriva al auxiliar administrativo. Dicho auxiliar recepciona y registra el pedido de compra, toma conocimiento y procede a solicitar cotizaciones a los proveedores, generando y enviando la orden de cotizacin. (1 da). c. El auxiliar administrativo recepciona y registra las cotizaciones enviadas por los proveedores (4 das). d. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo de cotizaciones y el acta de otorgamiento derivndolo al Jefe de Compras. (1 da). e. El auxiliar administrativo procesa la compra citando al proveedor para entregarle la orden de compra previamente revisada y con autorizacin del jefe de compras (2 das) f. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la gua de conformidad para darle trmite al pago respectivo.