CHRONODEX: TIME BLOCKING

PARA PENSADORES VISUALES

Si eres una persona muy visual, existe una herramienta que te puede
ayudar a la vez a planificar, a trabajar en bloques de tiempo (Time
Blocking) y a trackear tu trabajo a posteriori, de forma sencilla y muy
visual.

Se trata del Chronodex, que yo utilizo todos los días y que he

incorporado a mi planificador – tras unas pequeñas modificaciones
para ajustarlo a mis necesidades.

Vamos a ver de qué se trata, pero primero déjame contar brevemente

qué es el Time Blocking y por qué es una  metodología de trabajo
recomendable para creativos.

Contenidos [mostrar]
¿QUÉ ES EL TIME BLOCKING?

En el trabajo hay ocasiones en que es fácil perder el tiempo con tareas

innecesarias y acabar el día abrumado y con la sensación de no haber
avanzado nada.

Trabajar con el método del Time Blocking quiere decir fijar un tiempo

preestablecido para dedicar a una única tarea.
Esto te permite bloquear tu tiempo, enfocar tu mente y construir un
espacio protegido, dedicado a un sólo fin específico y determinado con
antelación.

Uno de los objetivos del Time Blocking es evitar el multitasking, que

es una estrategia totalmente ineficiente.

Para asignar bloques de tiempo también puedes utilizar Google

Calendar. Es recomendable que lo hagas, así sabrás de un vistazo y
desde cualquier lugar lo que tienes programado y cuando tienes
huecos libres: el calendario siempre está a tu alcance en tu móvil.

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sin necesidad de usar una agenda, y recibir notificaciones al móvil o
por correo si así lo deseas.

Sin embargo, Google Calendar no es suficiente, por lo menos para mí.

Una de las desventajas es que no tienes delante de tus ojos esa

planificación, y es entonces fácil no hacerle caso.

Es por eso que es recomendable usar papel y boli y planificar

manualmente.

Anotar nuestras tareas en digital no nos ayuda a recordarlas.

Escribir las cosas en papel asegura suficiente tiempo de

procesamiento en tu cerebro para recordarlas de forma más
eficiente.  Es por eso que los planificadores de papel siguen siendo
muy populares.

Existen varias herramientas para hacer time blocking de forma visual.

Y todas suelen tener como referencia visual la apariencia familiar de
un reloj analógico.

Vamos a ver de qué se trata.

EL CHRONODEX
Una de las primeras herramientas visuales para trabajar en bloques de
tiempo es el Chronodex, que nació en 2011 de la mente de Patrick Ng.

Como dice él mismo, “si puedes mirar un reloj para controlar tu

tiempo, puedes usar el Chronodex para mantener el control”.
Como puedes ver, se trata de una herramienta que no es lineal
sino radial.

La estructura radial aprovecha mejor el espacio de la página, y suele

funcionar bien para personas que piensan de forma espacial y
creativa. La visualización del tiempo de un Chronodex en relación
a tus tareas es mucho más natural que la que te proporciona una
agenda.

La mayoría de los planificadores y agendas tienen cuadrículas rígidas

y una línea de tiempo que limitan el espacio disponible para poder
escribir notas relacionadas con el horario y la planificación. Nunca me
he encontrado a gusto con ese sistema, por las siguientes razones:

 ocupa demasiado espacio que podría ser aprovechado de

otra forma (yo termino por cubrirlo con anotaciones o
dibujitos)
 no ofrece ninguna referencia visual
 limita tus posibilidades.

El Chronodex te libera de esas restricciones:

 ganas espacio
 es muy visual
  es posible personalizarlo y usarlo de muchas formas
diferentes

¿CÓMO FUNCIONA EL CHRONODEX?

El círculo representa un reloj, y cada cuña es una hora. Cada cuña

contiene además unas marcas que te permiten llegar a fracciones de
15 minutos.

El Chronodex estándar de la imagen está enfocado principalmente a la

franja horaria de 9 de la mañana a 9 de la noche. Las horas desde
medianoche a las 9 de la mañana están en el interior del círculo y las
horas desde las 21 a medianoche aparecen desdibujadas en el
exterior.

La idea principal es sencilla: anotas cada bloque de trabajo y asignas

a cada uno un color diferente según las actividades que ocupan cada
sección de tiempo. Colorear tus tareas te permitirá una buena
visualización de tu día.
Puedes usar tu Chronodex para planificar tu tiempo con antelación,
o marcar los bloques en tiempo real para utilizarlo como un registro
de lo que vas haciendo.

También puedes combinar los dos enfoques anteriores y usarlo

para las dos cosas a la vez: apuntas en un círculo tu planificación
previa, y en otro lo que has estado haciendo. Así tendrás constancia
de los posibles desajustes entre planificación y acción.

Si usas siempre los mismos colores para las mismas

actividades te será muy fácil echar la vista atrás: ojear los Chronodex
de las semanas anteriores será suficiente para saber en un vistazo
qué días estuviste trabajando en una tarea específica y durante cuánto
tiempo.

Si eres consistente en el uso de colores además, puedes evitar añadir

el detalle de cada actividad ya que cada color te dirá al instante qué
has estado haciendo en cada momento.

DESVENTAJA DEL CHRONODEX ORIGINAL

El problema del Chronodex original es que visualmente es un poco

confuso y no especialmente bonito.  Las cuñas del Chronodex
tradicional tienen diferentes tamaños para facilitar su diferenciación,
pero a mi parecer de esa forma el gráfico queda un poco confuso.

Esta impresión no es sólo mía: es por eso que han salido

diferentes propuestas alternativas.

También existe un grupo en Flickr y en Facebook dedicados al

Chronodex y sus personalizaciones y hasta puedes encontrar el
Chronodex como washi tape en Etsy.

SPINOFFS DEL CHRONODEX

En 2012 la artista Kate Smith publicó una personalización del
Chronodex que lo hacía más sencillo y atractivo.

En los mismos años en que nacía el Chronodex, surgió también algo

similar aunque más sencillo: la lista de tareas con forma de reloj
(Clock-Style To-Do Management List)
DEL CHRONODEX AL SPIRALDEX

En 2013 un profesor australiano – eneatipo 5 como yo – después de

haber probado el Chronodex lo modificó hasta llegar al Spiraldex, que
utiliza una forma a espiral para hacer la visualización más sencilla y
para cubrir una franja horaria más amplia y cubrir las 24 horas.

El Spiraldex consigue simplificar el Chronodex, y es fácil de entender y

utilizar:

CÓMO SE USA EL SPIRALDEX (VÍDEO):

Yo no utilizo el Spiraldex porque

prefiero mantener una apariencia visual ligada al reloj y una estructura
circular que me recuerda que nuestros ritmos vitales son circulares
(ritmos circadianos), no son una progresión linear.

CHRONODEX VS SPIRALDEX (VÍDEO):

EL HYPERDEX

El Hyperdex es una ulterior evolución del Chronodex, y también

permite cubrir las 24 horas.

Puede ser útil si tu jornada laboral se extiende más de 12 horas, pero

al mismo tiempo puede ser más confuso: estamos acostumbrados a
que el círculo de un reloj represente 12 horas.

Como puedes apreciar en los siguientes vídeos, es posible llegar a

utilizarse de forma un tanto compleja – quizá demasiado.

La ideadora del Hyperdex es la filipina Maryanne Moll.

MI VERSIÓN DEL CHRONODEX/HYPERDEX

Como he comentado, para organizar mi día a día utilizo un Chronodex.

Me gustó la versión de Kate Smith, así que mi versión es bastante
parecida a la suya.
Mi versión del Chronodex
Hay un espacio central en blanco para añadir la fecha y el día, y
también he dejado en blanco los círculos pequeños (12 grandes y 12
más pequeños en gris) creados para apuntar las horas: de esta forma
es posible decidir libremente en qué hora empieza tu día, y a partir de
allí tienes una ventana de horas a tu disposición: 12 o 24 dependiendo
si sólo usas los círculos principales o también los grises.

CHRONODEX: CÓMO SE UTILIZA.

El Chronodex que utilizo se parece un poco a un timón o un

salvavidas. Y la verdad es que puede ser ambas cosas…
Una vez aprendidos los principios básicos, lo podrás adaptar a tu
forma de ser y tus necesidades. Como vas a ver, no existe una única
forma de utilizarlo y se presta a infinitas personalizaciones.

Primero, tendrás que decidir si quieres registrar sólo lo relacionado

con tu trabajo, o quieres ir más allá y apuntar todo lo que tengas que
hacer a lo largo del día. También puedes usarlo por ejemplo para
contabilizar las horas de sueño.

¿12 horas o 24?

También tendrás que decidir el arco de tiempo del que quieres hacer
seguimiento.

Si lo utilizas para cubrir las 12 horas, cada marca del chronodex

representará 15 minutos, si lo utiliza para las 24 horas, cada marca
representará 30 minutos.

Yo generalmente prefiero quedarme con 12 horas para no

complicarme la vida y para enfocar mi seguimiento al tiempo dedicado
a mis proyectos personales, más que a mi vida en general.

Las horas no están marcadas, así que puedes empezar la hora que
quieres y cubrir el arco de tiempo que necesites. También puedes
marcar un tiempo no lineal: por ejemplo, saltar las horas dedicadas a
tu trabajo principal si lo que quieres es utilizar el chronodex
exclusivamente para tu proyecto personal, o no dejar constancia del
tiempo ocupado por las comidas.

Los círculos concéntricos crean 3 espacios separados que te permiten

mantener el seguimiento aunque tengas tareas que se solapan.

Además, esos círculos permiten extender las funcionalidades del

Chronodex.

Puedes por ejemplo utilizar el

círculo exterior para el contexto (casa – oficina – coche), el círculo del
medio para la tarea y el interior para apuntar con quién estás (solo –
compañeros de trabajo – familia). O reservar cada círculo para cada
una de las 3 tipología de actividades en la que puedes asignar tu
tiempo: trabajo, personal (social, familiar,…) y ejercicio.

O reservar un círculo para marcar las veces que tomes agua, que te
tomes un descanso, para apuntar los ratos dedicados a la meditación,
las horas de sueño… Las posibilidades sólo están limitadas por tu
imaginación.

O también, puedes asignar cada círculo a un miembro de tu familia

o tu equipo, y hacer un seguimiento de horario y actividades de cada
uno en el mismo Chronodex.

El círculo más estrecho en el centro puedes usarlo como un círculo

más, o dedicarlo por ejemplo para tus citas, para marcar las
interrupciones o citas y tareas urgentes
Puedes modificar la forma de usar el Chronodex para que se ajuste a
tus necesidades.

También puedes usar el

Chronodex sin tener en cuenta los círculos concéntricos, como si el
círculo a rellenar fuese solo 1. Cada color indicará la tarea en la que
has estado ocupado en cada bloque de tiempo. Es la forma más
sencilla, y la que utilizo yo la mayor parte del tiempo (cuanto más
sencillo, más fácil)

Si te fijas, el resultado de un Chronodex se parece a esta

infografía con las rutinas de famosos creativos:

CHRONODEX PARA LA ULTRAPRODUCTIVIDAD

¿Quieres una semana a tope y necesitas terminar algo sí o sí?

Puedes hacer lo siguiente: apuntas lo que quieres conseguir – si estás
usando mi planificador, puedes hacerlo en el apartado «Acciones y
tareas diarias mensuales» (páginas 12-14) – luego te vas al
Chronodex de cada día y lo rellenas de antemano.

Una vez que tengas todos los Chronodex «preprogramados», lo único

que tendrás que hacer cada día es seguir la programación: los
bloques de tiempo ya estarán definidos y organizados, así que no
gastarás fuerza de voluntad.

A veces, si no programas al detalle tu tiempo con antelación, vas a

desperdiciar mucho más tu tiempo.

Eso mismo le pasó a un diseñador de la talla de Stefan Stegmeister en

su primer año sabático, como cuenta a partir del minuto 8’22» de este
vídeo:

PLANIFICACIÓN Y REVISIÓN DIARIA

El Chronodex te puede ayudar a establecer una planificación y un
control sobre tu actividad diaria y a establecer y mantener una rutina
de trabajo.

Todo creativo o emprendedor efectivo en la historia ha tenido una

rutina.

Por eso, merece la pena trabajar usando la técnica del Time Blocking
y el Chronodex te puede ayudar en planificarla y llevarla a cabo.

VENTAJAS DEL CHRONODEX PARA LA PLANIFICACIÓN DIARIA

Las ventajas del Time Blocking para tu planificación diaria son:

 creas una rutina: muchas personas de alto rendimiento a

lo largo de la historia reconocieron que para que fueran
creativas, necesitaban estandarizar los otros aspectos de
su vida. Un clásico ejemplo es Steve Jobs, que vestía
siempre igual para poderse dedicar sólo a lo importante.
Recurrir a la fuerza de voluntad para tomar decisiones
 innecesarias drena nuestro autocontrol para decisiones
posteriores.
 progresas de forma consistente: al tener tu día
programado para avanzar en las prioridades
preestablecidas, sabes que te estás moviendo
constantemente hacia tus metas
 tienes una sensación de control sobre tu día: cada día
harás un paso adelante hacia las metas que has
establecido, y no estarás siempre apagando fuegos.

CHRONODEX: ALGUNOS COMENTARIOS DE

LOS QUE LO ESTÁN UTILIZANDO
Lo bueno del Chronodex es que no hay curva de aprendizaje: no
requiere ningún esfuerzo, lo puedes empezar a usar desde el minuto
cero, y tendrás un registro visual de cómo utilizas tu tiempo.

Kellbot:»Una vez que empecé a rendir cuenta de mi tiempo, comencé a

sentirme mejor conmigo misma porque estaba tomando consciencia de las
cosas que había logrado en un solo día. Considerar mi tiempo en bloques de
15 minutos me ha ayudado a concentrarme en la tarea que tengo por delante.
Ahora me resulta mucho más fácil evitar saltar de un trabajo a otro por qué
puedo visualizar que estoy en un bloque de trabajo o en un bloque dedicado a
temas personales. Cuando me tomo un descanso, me tomo un descanso real
de 15 o 30 minutos en lugar de engullir comida mientras sigo sentada frente a
mi teclado. Mi recompensa por ser productiva es que después puedo colorear
ese bloque de tiempo en mi Chronodex»
Patrick Ng:  «Es siempre positivo terminar una semana repasando cómo has
pasado tu tiempo»

Fay Lynn:  «A un cierto punto descubrí el Chronodex, el Hyperdex y el

Spiraldex, 3 herramientas para controlar el tiempo de forma visual. Haces un
seguimiento de tus actividades diarias delimitando secciones de tiempo con
diferentes colores. Esto te dice qué has estado haciendo a lo largo del día.
¿Ser más productivo coloreando? ¡Me apunto!

Ahora a medida que va avanzando el día y voy rellenando mi Chronodex,

tengo la sensación de tener mi tiempo bajo control»

Benny Gesserit:
«Se ajusta perfectamente a la forma en que funciona mi mente.
Durante la semana puedo vincular visualmente mis tareas, desde una reunión
del lunes hasta algo que ocurre el miércoles. Los colores pueden utilizarse
para clasificar el tiempo, por ejemplo para distinguir entre proyectos
facturables o no facturables.

Uso Google Calendar para las citas, pero uso siempre el Chronodex para
registrar lo que he hecho a lo largo del día».

Michael Jecks:  «Acabo de empezar con el Chronodex, pero ya lo encuentro

mucho más intuitivo y útil que otros planificadores. De hecho, el sistema
también funciona para mí como planificador anual»

Kirsten:  «Me tropecé con el Chronodex por accidente. Al principio pensé:

«¿¿Qué es esto?? Luego me enamoré. Es un sistema realmente ingenioso y
hermoso que me ha absorbido completamente con su simplicidad»
Personalmente, utilizar el Chronodex todos los días me ha dado
resultados excelentes y es por eso que es ahora un elemento muy
importante dentro de mi propio planificador.

¡PON EN MARCHA TU PROYECTO CREATIVO Y DEJA DE

PROCRASTINAR!
Es lo que me digo a mi mismo. Si estás en la misma lucha y quieres
ver cómo me enfrento yo a ella, puedes suscribirte. Te pondré al día de
mis pocas victorias, mis muchos fracasos y sobre todo mis
aprendizajes. Es posible que puedas sacar algo útil para tu propio
camino. O no...

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