Índice

1. ¿Qué es TimeBoxing?

2. Diferencia entre timeblocking y TimeBoxing

3. Como hacer TimeBoxing

4. Beneficios del TimeBoxing

5. Recomendaciones y Estrategias de TimeBoxing

¿Qué es
TimeBoxing?
Timeboxing es una técnica simple de administración del tiempo
que consiste en asignar una unidad de tiempo máxima fija para
una actividad por adelantado y luego completar la actividad
dentro de ese período de tiempo.

El concepto fue introducido por primera vez por James Martin,

el autor del libro Rapid Application Development, como parte
del desarrollo ágil de software. En esencia, el timeboxing es
una técnica de gestión del tiempo en la que asignas un período
de tiempo fijo a una actividad planificada. Trabajas en la
actividad durante el período de tiempo fijo y dejas de trabajar
en ella una vez que se acaba el tiempo; luego, evalúas si has
alcanzado los objetivos planificados.

Puedes usar este enfoque para manejar desde tus tareas

cotidianas hasta organizar el lanzamiento de tu proyecto o
startup. Es ideal para las personas que tienden a procanistar
por falta de organización de ideas o por que simplemente
sientes que tienes que tienes tanto que hacer que no sabes
donde comenzar.

Es importante entender que cómo todo hábito el TimeBoxing

tiene una curva de aprendizaje. Pero la realidad es que es un
método de organización de ideas y planificación muy efectivo y
fácil de usar.
Diferencias entre TimeBlocking y
TimeBoxing

El TimeBlocking y el TimeBoxing implican la asignación de

períodos de tiempo fijos a las actividades, pero, mientras que
el bloqueo de tiempo incluye la reserva estricta de tiempo para
una actividad, el timeboxing incluye la limitación del tiempo
que dedicas a ella.

¿Qué es TimeBlocking?

En el TimeBlocking, asignas períodos de tiempo para encontrar

tiempo para todo en tu agenda, todo lo que tienes que hacer
durante el día que de otra manera no podrías oroganizarte
para terminar tus horas productivas.

En el TimeBlocking, los períodos de tiempo se denominan

"bloques de tiempo" y, por lo general, dictan una hora de inicio
y finalización para una actividad, una ventana de tiempo más
corta que puedes marcar en tu calendario. Cada bloque de
tiempo está destinado a ayudarte a inspirarte para seguir tu
horario y terminar tu trabajo a tiempo.

Al final del bloque de tiempo, evalúas si pudiste terminar la

tarea antes del final del período de tiempo prescrito; si no fue
así, simplemente asignas más tiempo a la misma tarea la
próxima vez.
Diferencias entre TimeBlocking y
TimeBoxing

¿Cómo se diferencia el TimeBoxing?

En el TimeBoxing, asignas períodos de tiempo para poner un

límite estricto a las actividades que de otro modo te quitarían
demasiado tiempo.

En el TimeBoxing, los períodos de tiempo se denominan

"timeboxes" y pueden implicar períodos de tiempo más largos,
que abarcan períodos que van desde 15 minutos hasta varias
horas. Una caja de tiempo o "timebox" siempre tiene plazos y
objetivos específicos asociados, y también puedes incluir
entregas, un presupuesto,hitos etc...

Al final del TimeBox, confirmas que tu trabajo está hecho, pase

lo que pase, y luego evalúas si pudiste cumplir tus objetivos, ya
sea total o parcialmente.

Por ejemplo, desea ordenar tu oficina, pero no quiere pasar toda

una tarde en ello. Por lo tanto, asignas media hora a esta tarea
y se detiene inmediatamente una vez que se agota el tiempo de
30 minutos, sin importar cuánto haya logrado limpiar u ordenar.
Diferencias entre TimeBlocking y
TimeBoxing

Como puedes ver en el TimeBoxing no solo asignas períodos

de tiempo en y planificas tus actividades de forma visual si no
que te limitas a cumplir con esa actividad durante un tiempo
específico.

Esto es muy importante por que conforme vas usando esta

herramienta te vas dando cuenta que muchas veces puedes
cumplir con tareas de forma mucho más eficiente cuando te
fuerzas a cumplir un período de tiempo.

Mientras que en el TimeBlocking puedes simplemente asignar

mas tiempo en el TimeBoxing al final de tu día tenes que
evaluar tus resultados y llegar a conclusiones sobre por qué no
lograste alcanzar el resultado deseado.

Claro que puedes cambiar los períodos de tiempo se vez que

claramente no te alcanza pero la idea es que cada vez seas
mas consciente del tiempo que estas invirtiendo en tus
actividades y si realmente vale la pena continuar o si puedes
hacerlas en un tiempo mas corto.
“No malgastes tu tiempo, pues de esa

materia está formada la vida.

— Benjamin Franklin
Cómo hacer
TimeBoxing
Técnica del TimeBoxing

La técnica de gestión del tiempo TimeBoxing consta de 5 pasos:

1) Encuentra tareas adecuadas.

2) Define tus objetivos.

3) Establece el tiempo para tus tareas.

4) Trabaja y evalúa tus resultados.

5) Disfruta tu recompensa.
Cómo hacer
TimeBoxing
1) Encuentra tareas adecuadas.

En general, puedes seleccionar cualquier tarea que quieras y

asignarla a un período de tiempo, pero sería mejor si tuvieras que
establecer períodos de tiempo para:

Tareas para las que no tiene motivación

Por lo general, estas son tareas abrumadoras que sabes que te

llevarán mucho tiempo y esfuerzo, como escribir una novela o
terminar un trabajo de investigación de 100 páginas. Estas seguro
que no vas a poder terminar estas tareas rápidamente, por lo que
usualmente viene un sentimiento de procastinación y se quedan
para último momento.

Lo mejor es dividir el trabajo en tareas pequeñas y manejables con

sus propios plazos y objetivos separados, esencialmente estás
haciendo que la tarea sea menos abrumadora: solo tienes que
motivarte para alcanzar el próximo plazo u objetivo, que es mucho
más manejable.
Cómo hacer
TimeBoxing
Tareas en las que no desea dedicar demasiado tiempo

Por lo general, estas son tareas necesarias pero desagradables en

las que no deseas dedicar demasiado tiempo, como limpiar tu
espacio de trabajo o responder emails.

Es probable que postergues estas tareas hasta que tengas "ganas"

de hacerlas o pasarás demasiado tiempo en ellas.

Al establecer un horario o período de tiempo límite estricto para

dicho trabajo, esencialmente está limitando el tiempo que dedicará
desde el principio...

Tareas en las que quieres enfocarte

Estas son tareas que se relacionan más con objetivos a largo y

mediano plazo que simplemente son de tu agrado en mi caso como
soy un emprendedor me encanta trabajar en proyectos nuevos o en
aprender cosas nuevas esas tareas entrarían en esta categoría. Ten
en cuenta que si haces TimeBoxing no todo se trata de trabajo o
proyectos. Puedes incluir ejercicios, hobbies o tiempo libre. Es muy
importante tomar en cuenta esto:

El principio de Pareto: 80% de los resultados son gracias al 20% de lo

que haces así que estar descasado y concetrado para hacer tus
tareas es ideal. De lo contrario puede que estes dedicando mas
tiempo y energía al 80% de tus actividades que no estan generando
resultados.
Cómo hacer
TimeBoxing
2) Define tus objetivos.

Una vez que hayas elegido tus tareas, piensa en lo que quiere
lograr con ellas y en cuanto tiempo.

Por ejemplo, si ests trabajando para escribir un trabajo de

investigación de 10,000 palabras y tiene 30 días para terminarlo, tu
objetivo a largo plazo es claro: quierea escribir un trabajo bien
investigado antes de que terminen los 30 días y obtener una
recompensa por elllo (ya sea un buena nota o el pago del cliente
quien encargó la investigación).

Pero, para alcanzar este objetivo final, también querrás por ejemplo
que tu objetivo sea escribir una cierta cantidad de palabras por día:
esta cantidad predeterminada de palabras será el objetivo diario
que deberas alcanzar cada día.
Cómo hacer
TimeBoxing
Para superar este plazo, tendrías que escribir unas 400 palabras
por día, lo que significa que terminarías en 25 días (400x25=10
000) y todavía tendrías 5 días adicionales para revisiones y
ediciones, así como para diligencias inesperadas que pueden
distraerte y hacerte perder el tiempo.

Cuando se trata de tareas para las que no tienes motivación,

puedes hacer que trabajar en dichas tareas durante un período de
tiempo sea un objetivo en sí mismo; por ejemplo, hacer que limpiar
tu habitación durante 15 minutos sea tu único objetivo. Incluso
puedes hacer que esta "timebox" sea recurrente en tu TimeBoxing:
trabaja en la limpieza de tu habitación durante 15 minutos todos
los días y, al final de la semana, probablemente descubras que ha
hecho un gran progreso, sin siquiera sudar mucho.
Cómo hacer
TimeBoxing
3) Establece tiempo para tus tareas.

Una vez que hayas decidido la tarea que harás y los objetivos que
deseas alcanzar, es hora de que asignes un período de tiempo a
esta tarea o una "TimeBox"; este paso es casi idéntico al segundo
paso en la gestión del tiempo del TimeBoxing.

Por lo tanto, tu decides cuándo comenzarás a trabajar en la tarea y

cuándo dejarás de hacerlo; si el marco de tiempo lo permite, incluso
puede marcar este momento en tu calendario, para asegurarte de
estar al día con tus demás tareas.

Como te mencionó en el primer paso, probablemente será más fácil

empezar con tus tareas más exigentes, o las tareas para las que te
falta la motivación; por lo tanto, mi recomendación es que tengas
un marco de tiempo corto y óptimo (No más de 2 horas) para
ayudar a que estas tareas sean manejables.

Tomemos el trabajo de investigación de 10,000 palabras como

ejemplo una vez más: ya te diste cuenta de que necesitas escribir
400 palabras todos los días, pero también querrás limitar el tiempo
por día que pasaras trabajando en esta tarea y ahí es cuando
finalmente entra en juego el TimeBoxing

Puedes limitar su tiempo para el trabajo de investigación a 2 horas

por día; marca este tiempo en tu planificador TimeBox502 y
asegurate de revisarlo al final de día para ver tus avances y como
te fue haciendo esta tarea en el tiempo que asignaste.
Cómo hacer
TimeBoxing
3) Establece tiempo para tus tareas.

Por supuesto, también puede asginar las 2 horas en TimeBoxes

más pequeños y separarlos con pequeños descansos; de esta
manera, hará que la sesión de trabajo sea aún más manejable. Por
ejemplo, puedes trabajar durante 25 minutos y luego tomar un
descanso de 5 minutos antes de reanudar el trabajo; esto se
denomina técnica de gestión del tiempo Pomodoro y es una
excelente solución para la productividad. Recuerda que es mejor
trabajar 1 hora con total atención y dedicación que 6 horas
cansado y con la mente divagando.

También deberás decidir a qué hora del día comenzarás tu

primera caja de tiempo o "TimeBox" Brian Tracy, el creador de la
técnica de administración del tiempo "Eat that Frog", sugiere que
trabajes en tus tareas más difíciles a primera hora de la mañana.
Por lo tanto, simplemente puedes definir un TimeBox para tu tarea
más importante, más urgente o simplemente más desagradable
para la que no tienes motivación, a primera hora de la mañana.
Cómo hacer
TimeBoxing
4) Trabaja y evalúa tus resultados

El último paso en mi opinion es el más simple: comienza a trabajar

en tu primera tarea programada sin dudarlo y luego avanza hacia
abajo en tu lista de "TimeBoxes" en el planificador.

Una vez que se acabe el tiempo establecido, deja de trabajar de

inmediato; luego, evalúa tus resultados. Si tus "TimeBoxes" para
hoy incluían escribir 400 palabras para un artículo, ¿has logrado
hacerlo? Si tu objetivo era pasar 15 minutos limpiando tu área de
trabajo ¿realmente pasaste los 15 minutos completos haciéndolo?
¿O lo dejaste a la mitad del camino para ir a tomar un poco de
agua?

Cada vez que trabajes en una tarea durante el período de tiempo

preestablecido, estas haciendo TimeBoxing exitoso; después de
terminar todos los "TimeBox", es ideal que tevalues tus resultados.
Si lograste alcanzar tus objetivos y cumplir tus tiempos estás
formandote un hábito que solo las personas ultra productivas y
con bastante éxito tienen. Es el manejo correcto de tu tiempo y la
maximización de tu tiempo productivo.

Asi es como las personas que tienen cientos de cosas en la agenda

logran organizar sus horas productivas y alcanzar objetivos
concretos. No es casualidad que personalidades cómo Elon Musk,
Bill Gates, Jack Dorsey y la Hardvard Business Review recomiende
el TimeBoxing cómo un método excelente para alcanzar metas
increibles.
Cómo hacer
TimeBoxing
5) Disfruta tu recompensa

En realidad, la mayor recompensa que recibes cuando haces

TimeBoxing es formar un hábito que aumentara tu capacidad de
organización, mejorará tu productividad y te convertirá en una
persona consciente del tiempo que invierte y los resultados que
alcanza. (características necesarias para sobresalir de la multitud)

Y aunque hay una sección dedicada a las recomendaciones y tips

quiero mencionarte algo relacionada con el tema de recompensas
que puede ayudarte en este camino del TimeBoxing.

Después de cada cierto tiempo trabjanado y cumpliendo tus

tiempos determiandos, puedes recompensarte yendo a un
descanso prolongado para tomar café, una partida de tu juego
favorito o viendo un episodio de tu serie favorita. (1 o 2 horas)

Las recompensas te mantendrán motivado para completar los

TimeBoxes a largo plazo. Después de todo, saber que tienes una
recompensa esperando si mantienes tu enfoque en la tarea que
tienes que terminar te motivará a cumplir las reglas.

Por otro lado, si estas fallando y pospones las cosas, es probable

que te sientas lculpable como para saltarte la recompensa y tratar
de ser mejor la próxima vez. (Debo adelantarte que esto es un
proceso de ensayo y error es normal fallar lo que no es normal es
continuar fallando sin corregir y mejorar en tu camino)
Beneficios del
TimeBoxing
Trabajarás en tareas aunque no tengas la motivación.

Aveces hay tareas que simplemente no quieres hacer, pero

asignar períodos de tiempo cortos a estas tareas
desagradables las hace menos aburridas y te brinda un tiempo
dedicado en el que estarás garantizado trabajar en ellas.

Pasarás menos tiempo en tareas desagradables.

A veces, hay tareas en las que no queres dedicar demasiado

tiempo, porque no son tan importantes o urgentes, pero son
inevitables en algún momento.

Si limitas el tiempo asignado que dedicas a estas tareas, te

aseguraras de no pasar una eternidad limpiando u ordenando.
Si asignas espacios de tiempo breves y recurrentes a estas
actividades durante un lapso mayor de días, es probable que
termines todo sin darte cuenta.
Beneficios del
TimeBoxing
Trabajarás en tareas que no son "urgentes"

A veces, tendrás tareas que apenas consideras dignas de un

lugar en tu agenda, como un correo electrónico que siempre
olvidas responder, aunque no te llevará más de 2 minutos
hacerlo.

Pero, cuando programes un espacio de tiempo dedicado solo

para este correo electrónico, incluso si es solo un espacio de
tiempo de 2 minutos es mas probable que lo hagas.

Trabajarás en tareas que son "demasiado grandes"

Harás tareas que requieren tanto tiempo y esfuerzo que

usualmente pospondrías constantemente el trabajo en ellas.

Pero puede superarlas analizando estas tareas en tareas más

pequeñas con sus propios plazos de tiempo y una vez que
completes cada plazo, hará un progreso seguro.
Beneficios del
TimeBoxing
Dejarás de ser un perfeccionista.

Es difícil ajustar cada detalle innecesario en tu trabajo cuando

solo tiene 25 minutos antes de que tengas que terminar.

El TimeBoxing te asegura que dejes de trabajar en una tarea

después de una cantidad de tiempo razonable y no gastes más
tiempo en cosas o detalles innecesarias.

Aumentará tu motivación

No hay nada como un cronómetro para ayudar a concentrarte

en lo que está haciendo.

Establecer un marco de tiempo dedicado para trabajar en las

tareas te ayuda a concentrarte en dichas tareas y el factor
tiempo te inspira a evitar distracciones y postergaciones.

Para poner tu motivación al máximo, puedes definir un desafío

especial y seleccionar una serie de tareas más pequeñas que
tendrás que terminar antes de que se agote el tiempo; por
ejemplo, ¿Cuántas solicitudes de clientes por correo electrónico
puede responder en una hora. ?
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing
Haz que el tiempo sea visual

El tiempo es nuestro recurso mas valioso y a menudo se

siente abstracto, por esta razón para poder sacarle
provecho tendras que hacerlo más tangible, manteniendo
un ojo en un cronómetro que te recuerda que necesitas
restringir tu trabajo a un período de tiempo. Al hacerlo,
siempre sabrás cuánto tiempo te queda antes de tener que
dejar de trabajar y empezaras a percibir el valor del tiempo
de otra forma.
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing
Esas reuniones inesperadas, llamadas sociales o cualquier otro
tipo de istracción empezaran a verse como lo que realmente
son... una perdida de tiempo. Adempas una vez empieces a
generar el hábito del TimeBoxing empezaras a ver con mayor
claridad todo lo que puedes hacer en 1 Hora o 15 minutos.
Aprendiendo a valorar tu tiempo y el de los demás de mejor
forma

Si estas trabajando en equipo, el cronómetro les proporcionará

los medios para actuar como sus propios supervisores y figuras
de autoridad: cada vez que una discusión se salga de control,
alguien preguntará sobre la hora o les indicará que tiene x
minutos antes de que se acabe el tiempo y que tengan que
seguir adelante.

De aqui vienen las famosas reuniones de 5 minutos de Elon

Musk.
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing
Distinguir entre TimeBoxes Duras y Suaves.

Si no estas seguro de lo que debes hacer después de cada

TimeBox, aclara las cosas haciendo una diferencia entre los
TimeBoxes "duros" y "suaves":

TimeBox Suave: las TimeBox Suaves abarcan una tarea más

grande que se ha dividido en tareas más pequeñas. Cada vez
que terminas una tarea, pasas a la siguiente tarea de manera
continua. Mantienes tu enfoque en un tipo de tarea y hay un
flujo continuo, solo ligeramente interrumpido por objetivos
imbólicos destinados a ayudarte a medir tu progreso, analizar
tu trabajo y hacerlo más manejable.
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing
TimeBox Dura: las TimeBox Duras son tareas en las que ya no
pensaras una vez que hayas terminado con ellas. Cada vez que
terminas, pasas a la siguiente que no tiene nada que ver.
Cambia su enfoque a un tipo diferente de tarea y los objetivos
son mas concretos. Usualmente estas tienden a ser tareas
cotidianas o que las que no te motivan demasiado.
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing
Determinar el tiempo maximo del TimeBox

Como te mencioné anteriormente, puede establecer un período

de tiempo que abarque varias horas en total, pero aún deberás
dividir este tiempo en períodos de tiempo más pequeños y
manejables, que podrá abordar de una sola vez.

Entonces, ¿Cuál es el tiempo máximo realista para un TimeBox?

Bueno, de acuerdo con la ciencia de los ritmos ultradianos, a

menudo discutida, la mente humana no puede concentrarse en
una tarea durante más de 90 minutos, por lo que no deberias
asignar más de 90 minutos de una vez a una tarea.
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing
Sin embargo, puedes asignar menos que eso y aún cumplir con
tareas bastante grandes: recuerda que la clave está en pensar
bien en tus objetivos y elegir bien tus tareas. Desde mi
experiencia y mis propios objetivos a largo plazo puedo decirte
que las grandes tareas deben abordarse desde las perspectivas
más prácticas y pensando en lo que tienes y que puedes hacer
hoy con lo que tienes.

La duración de tu TimeBox depende completamente de tí, y las

tareas que tienes que hacer: 15, 20, 30, 45 o 60 minutos, todas
son excelentes opciones para diferentes tipos de tareas. Solo
asegurate de no pasar más de 90 minutos sin tomar un
descanso. Lo que nos lleva al siguiente consejo.
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing
¡Descansa bien!

Tomar descansos es un paso importante para asegurarte de

que te mantengas concentrado durante períodos de tiempo
más prolongados: la ciencia muestra que tu atención
comenzará a disminuir después de 90 minutos, pero podría
fallar mucho antes. Por lo tanto, es importante que definas con
anticipación las pausas en su rutina.

Por ejemplo, puede trabajar durante 45 minutos y luego tomar

un descanso de 15; de esta manera, tendrás una hora completa
en tu TimeBox
Recomendaciones

y estrategias de
TimeBoxing

También debes pensar en este descanso sabiamente: si pasas

todo el día trabajando frente a la computadora, lo ideal es
dejar que tus ojos descansen un poco y no torturarlos con una
sesión de Instagram durante el descanso. En su lugar, pon tu
canción favorita y prepárate una taza de té, haz ejercicio o sal
a caminar.

Una vez que regrese, sentiras que has recargado baterías y

recuperado el enfoque y la concentración, justo a tiempo para
otra sesión de trabajo de 45 minutos.

Una persona puede ser mucho más productiva en intervalos de

30 minutos con descansos entre sesiones que 3 horas
seguidas. Estar ocupado no es sinónimo de ser prorductivo
recuerda tomar tus descansos y valorar tu tiempo. El balance
entre esos dos es una de las claves para alcanzar grandes
metas.
Ya estas listo para hacer
TimeBoxing
Ya tienes todo lo que necesitas y más para comenzar a mejorar
tu productividad y cumplir tus metas. Esto no es física nuclear
puedes empezar sin esto pero ya tienes una guía y creeme que
con disciplina vas a ver mejores resultados en tu
trabajo/proyectos.

Ya lo he mencionado otras veces durante este E-Book pero es

normal que al principio no puedas cumplir con ciertos tiempos o
que tus actividades se vayan moviendo durante el día. Lo
realmente importante es que comiences a conocer tus límites y
capacidades actuales para irlas mejorando poco a poco.

Además que con el tiempo vayas desarrollando una mayor y

mejor consciencia sobre tu tiempo y lo que puedes hacer
durante tus horas productivas.

No subestimes la capacidad del interes compuesto de

pequeñas acciones realizadas de forma constante. TimeBox
es una herramienta que te puede ayudar mucho si tienes la
visión y la disciplina para llevar a cabo tus objetivos y tareas
necesarias para lograrlos.