Gestión del tiempo: 4 claves y

10 herramientas para ser más

productivo
No tengo tiempo, no sé en qué he perdido el día, no me ha cundido
la mañana… ¿te suenan? A mi la verdad que sí. Son frases que
he dicho muchas veces cuando me he agobiado al ver que mi
lista de tareas no ha bajado al final del día.

Y todas giran en torno a una de esas pequeñas obsesiones que me

persiguen: cómo mejorar mi productividad y hacer una mejor
gestión del tiempo que dedico a mi trabajo.

¿De qué hablamos hoy?

● ¿Qué es la gestión del tiempo?

● ¿Cómo mejorar mi gestión del tiempo?
● Mis 10 herramientas preferidas de gestión del tiempo
○ Para organizarme más
■ Google Calendar
 ■ Un calendario de papel
■ Todoist
○ Para acceder más rápido a la información
■ One Tab
■ Feedly
■ Google Keep
○ Para trabajar mejor y en menos tiempo
■ Prezi
■ Atajos de teclado
○ Para no procrastinar ni perder el tiempo
■ RescueTime
■ Self Control
● Mi nuevo método de gestión del tiempo
● El mejor curso que conozco para mejorar la productividad

No es la primera vez que hablo de productividad por aquí; otros

días he hablado de reuniones productivas o de lo mal que usamos
el correo electrónico. Pero esta vez toca hablar de productividad sin
enfadarme, analizando cómo gestionar mejor nuestro tiempo y qué
herramientas utilizar para no tirar por la borda las horas de trabajo.
Coge tu tiempo, y tíralo por el retrete…

¿Qué es la gestión del tiempo?

Si tuviéramos que definir el concepto de manera simple y formal,

podríamos decir que la gestión del tiempo es el proceso por el
que una persona divide sus horas disponibles según las
tareas que debe realizar.
No es lo mismo poco productivo que
vago redomado... Y tú, ¿cómo gestionas
tu tiempo?

Una gestión eficiente del tiempo mejora nuestra productividad

y nuestra calidad de vida. Las personas poco productivas (no
confundir con los vagos redomados), suelen ir como pollos sin
cabeza, teniendo siempre la sensación de llegar tarde y mal a las
cosas.

En Ensalza hace ya unos meses que implementamos un sistema

de registro de tareas. No tenemos intención de
controlarnos/latigarnos/fustigarnos con los tiempos que dedicamos
a los proyectos; simplemente se trata de una manera cómoda de
contabilizar en qué invertimos nuestro tiempo y buscar la
mejor manera de optimizar el trabajo.
Gestión del tiempo eficiente =
cliente contento

¿Cómo mejorar mi gestión del tiempo?

No tengo claro si viene de mi pasado ingenieril o de algún tipo de

trauma infantil, pero cada vez que repito un proceso más de 3
veces me entran como picores y necesito buscar la manera de
automatizar el proceso o mejorar la manera en que lo hago.

Para mi, existen 4 puntos clave que afectan a mi productividad.

Y son las áreas en las que me centro para mejorar mi gestión del
tiempo:

1. Organización: cómo almaceno y proceso las tareas

que tengo que hacer en un día, una semana o un mes.
2. Información: de qué manera puedo acceder más
rápido a la información que me interesa.
3. Automatización: si puedo hacer algo igual o mejor y
en menos tiempo, vamos a probarlo siempre.
4. Distracciones: en qué demonios he perdido mi tiempo
y cómo puedo evitarlo para el futuro.
Mis 10 herramientas preferidas de gestión del
tiempo

De entre todas las herramientas que utilizo en mi día a día para

para hacer una gestión más eficiente de mi tiempo, he hecho
una lista de grandes éxitos y lo he metido en la coctelera con
algunas que me han recomendado mis compañeros y algún
invitado extra.

Muchas de ellas no son grandes herramientas con mil

funcionalidades. E incluso algunas te van a parecer un poco
simples o tontas… pero a mi me van de lujo para mejorar mi
gestión del tiempo.

Además las he dividido en 4 bloques para seguir con los puntos

que comentábamos antes, según el aspecto que más mejoran
desde mi punto de vista:

Para organizarme más

Google Calendar
El básico entre los básicos para mejorar tu productividad. Si tienes
mil cosas en la cabeza y necesitas organizar tus momentos clave,
el calendario de Google va a ser tu nuevo amigo.

En Ensalza tenemos varios calendarios activos (del equipo de

marketing, de entregas de proyectos web, etc) y luego yo tengo mi
calendario personal. Desde la aplicación puedo compartir los
eventos con otros compañeros, asignarles colores a los
calendarios y mejorar mi organización en general.

¿Qué me gusta de Google Calendar?

● Poder crear y compartir calendarios (o eventos

individuales)
● Sincronizarlo con el móvil
● Programar alertas (con alarmas o e-mails)
Luego tiene muchísimas más configuraciones; e incluso existen
muchas extensiones para Chrome que amplían su funcionamiento,
pero yo me quedo con lo básico: un calendario donde apuntar
mis citas clave.

Un calendario de papel

Sí, has leído bien. Pleno 2017, un personajillo 100% digital,

escribiendo en un blog de marketing online… ¡y me pongo a
hablarte del papel!

Lo confieso: para ciertas tareas me gusta escribir, pintar, borrar y

subrayar en colores. Y en mi mesa siempre tengo a mano una
cuadrícula con semanas. Me resulta más rápido y me ayuda a
mejorar mi gestión del tiempo cómodamente.

Es un simple calendario que encontré un día por Pinterest y adapté

a mis necesidades (sábados y domingos más pequeños y fuera las
referencias del mes). Desde entonces, me imprimo 1 hoja al mes y
voy marcando mis días temáticos y entregas más importantes.
Sí, uso un calendario en papel para mejorar mi gestión del tiempo

Te dejo el PDF por si lo quieres descargar tú también (no te

preocupes, que no le diré a nadie que aún usas cosas en papel)

Todoist

Voy a confesarte algo: la primera versión de este post, allá por junio
de 2017, no incluía nada de Todoist; pero de un tiempo a esta parte
se ha convertido en el centro de mi productividad.
La culpa de todo la tiene Víctor Campuzano. Primero por un tuit en
el que me recomendó usarlo, después por una masterclass que dio
para manejar Todoist como un profesional y que terminó
cristalizando en su curso sobre gestión del tiempo: hackea tu
productividad personal. Pero de esto te hablo al final del post.

De manera resumida, Todoist es un completo gestor de tareas,

con versión web y aplicaciones para móviles y tablets. Tiene
versión gratuita y de pago. Yo empecé probando la de pago y al
final me quedé con ella viendo que me gustaba mucho lo que
aportaba y era un coste asumible (32€/año)

¿Qué me gusta de Todoist?

● El manejo es rápido y no me quita tiempo en el día a

día. Además, la curva de aprendizaje básica también
fue muy rápida. Tiene muchos atajos de teclado para
hacerlo todo más rápido.
● Puedo organizar las tareas en proyectos y
subproyectos. Y además puedes dividirlas en tareas
más pequeñas.
● Las tareas pueden tener fecha y hora, prioridad o
avisos asociados. O, simplemente, acumularse en
proyectos para luego poder calendarizarlas.
● Sincronización con Google Calendar (todavía no lo
uso mucho) y con el e-mail. Esto último me viene
genial: poder enviarme un mail con un tarea (todoist
 asocia un buzón de email a tu bandeja de tareas) en
cualquier momento me libera la mente. Además, le he
dado esa dirección de e-mail al resto del equipo y
pueden enviarme una tarea directamente al sistema,
que yo procesaré u pondré el día que me cuadre mejor.
● Los filtros, que te permiten asociar tareas bajo ciertas
condiciones y guardarlos como «favoritos». Esto me
resulta muy potente, ya que consigo poner el foco en lo
que tengo que hacer en ese momento. Filtros que
tengo ahora mismo activos:
○ Tareas de Ensalza hoy
○ Tareas de Ensalza mañana
○ Tareas personales para hoy
○ Tareas de Ensalza 7 días: esta lista viene
genial para cuando hago la planificación
semanal.

Creo que tengo que escribir un post en exclusiva para Todoist, para
contártelo todo mejor. Como te decía, ahora es el centro de toda
mi gestión de tareas. Hasta el punto de que cualquier cosa que
tengo que hacer (a excepción de eventos y temas sociales, que los
suelo mantener en Google Calendar), pasan sí o sí por la app.

Todoist ha conseguido liberar mi cabeza y

dejar de pensar en qué tengo que hacer
para, simplemente, hacerlo.
Para acceder más rápido a la información

One Tab

¿Cuántas veces has empezado a acumular pestañas en tu

navegador web hasta que su tamaño es ínfimo? A mi me pasa
muchas veces cuando estoy buscando referencias, haciendo un
análisis de mercado o comparando hoteles para las vacaciones,
por ejemplo.

Cuando llegas a ese límite de pestañas, todo empieza a ser más

lento: tardo una eternidad en encontrar la pestaña donde estaba la
info, y el ordenador tarda una eternidad en moverse entre las
pestañas.

OneTab te permite guardar todas las

pestañas activas de Chrome en una lista
de enlaces

Para esto nace OneTab, una extensión de Google Chrome que

permite guardar con un solo click todas las pestañas activas en una
lista de enlaces. Además, te permite convertir esa lista en una
página web para después compartirla con amigos o compañeros.

Feedly

Si eres lector de blogs y no conoces Feedly, ya estás tardando en

registrarte.

Saltar de blog en blog buscando nuevo contenido o esperar a

recibir newsletter que te llegan en mal momento no mola. Es un
rollo y un poco pérdida de tiempo. Para solucionar esto tienes
Feedly: te registras y empiezas a acumular los feeds (RSS).
Puedes organizarlos por categorías, marcar lo que ya has leído y
consultarlo todo cómodamente.

Básicamente es un lector de RSS, la evolución de Google

Reader para consultar tus blogs favoritos y enterarte de las
novedades de un vistazo..

Además, tiene un puntito social porque puedes añadir tu propio

blog a la plataforma y generar enlaces para facilitar la tarea a tus
lectores.
Google Keep

Si solo tuviera que quedarme con una herramienta de la lista

(además del calendario en papel), sería con esta.

Descubrí Google Keep hace un año más o menos, cuando mi

compañero David me dijo que la estaba probando y tenía buena
pinta. Le miré con recelo, la instalé… y ya no he vuelto a dejar de
usarla.

Google Keep es un gestor de notas y listas de tareas. La parte

de tareas la cubro con Todoist, pero para la parte de notas este me
resulta comodísimo y muy útil cuando trabajas en varios
dispositivos (y más aún cuando mezclas iOS con Windows…).

Google Keep me resulta muy útil para

guardar una URL desde el móvil y leer el
artículo en el PC
Yo tengo la extensión en Google Chrome y la aplicación instalada
en el Iphone y el Ipad. Casi el 80% de las veces que lo uso es para
guardarme una url (un link que he visto en Twitter, un artículo que
me ha resultado interesante o una referencia que necesito
consultar luego). Lo meto en su categoría y después lo consulto
desde el dispositivo que me convenga.

Además, puedes meter notas de voz, listas (muy útil para la lista de
la compra), dibujos simples y notas con vídeos o imágenes.

El único problema es que acumulo artículos interesantísimos a más

ritmo del que puedo leer, pero eso ya es más problema mío que de
la app.

Para trabajar mejor y en menos tiempo

En este grupo podría plancharte de arriba a abajo el articulazo de

mi compi Yanira con 9 herramientas para diseñar sin ser diseñador,
pero se me hacía feo robarle el post y no ponerte nada nuevo. Así
que he buscado alguna de esas herramientas que utilizamos no
solo en nuestra agencia de diseño web en Madrid sino que también
son súper útiles para hacer algunas tareas mejor y en menos
tiempo.
Prezi

Si tuviera que resumirlo muy mucho… Prezi sería como una

presentación en Power Point que viene del futuro.

Es de las pocas herramientas de pago que hay en la lista, pero es

que merece la pena echarle un ojo (además, puedes probarla
gratis).

Prezi te permite hacer presentaciones en un formato

muchísimo más dinámico y potente sin tener que hacer
florituras o ser un diseñador experto.

Prezi es un Power Point que viene del

futuro

Además, tiene herramientas muy interesantes para modificar la

presentación según el público al que te dirijas e incluso hacer el
seguimiento de cómo responden los usuarios a tu contenido: dónde
hacen más clics, quién ve tus presentaciones o qué despierta más
interés en tus usuarios.

Para no procrastinar ni perder el tiempo

Cuando estás empezando a plantearte cómo mejorar tu gestión

del tiempo, lo primero que tienes que hacer es descubrir en
qué lo estás perdiendo. Y estas dos aplicaciones te pueden
ayudar.

Antes de mejorar tu
productividad tienes que
descubrir en qué pierdes tu
tiempo #procrastar
RescueTime

Si al final del día o de la semana te preguntas ¿en qué **** se me

han ido las horas de la semana?, RescueTime será tu aplicación
de gestión de tiempo preferida.

Esta aplicación puedes instalarla en tu ordenador, navegador o

dispositivo móvil. Una vez instalada (lo ideal es hacerlo en todos
los dispositivos que uses al cabo del día), la aplicación se
encargará de monitorizar en qué inviertes tu tiempo al cabo del
día. Se va a encargar de ver cuánto tiempo pasas en redes
sociales, qué webs has visitado o cuántas veces has
consultado tu teléfono.

RescueTime te permite
descubrir en qué narices
perdiste la semana
#procrastinar
Las categorías de qué cosas son productivas o improductivas las
puedes editar (las redes sociales pueden ser improductivas salvo
que seas un Community Manager, por ejemplo).

Si eres un fanático de la privacidad, es posible que la herramienta

te agobie un poco, pero al final de la semana podrás consultar
los informes que te genera y descubrir cuál es tu mejor día de
la semana, en qué horario eres más productivo o cuáles son
tus ladrones de tiempo diario.

Tengo que reconocer que descubrí RescueTime hace unos días y

aún no he podido usarla, pero no creo que tarde en registrarme en
su web.

En esta misma línea, lo que sí he empezado a utilizar es la

herramienta que Apple ha incluido para los iPhone desde la
versión de iOS 12. Desde los ajustes puedes controlar cuánto
tiempo has dedicado a las redes sociales y al uso de todas las
aplicaciones, marcar límites de uso e incluso bloquearte a ti mismo
el uso de ciertas aplicaciones.

Self Control
Esta extensión para Mac me la recomendó Alicia Agulló
(@agullo_alicia) por twitter hace unas semanas.
Es una aplicación gratuita que permite auto-bloquearte el acceso a
ciertas páginas web, redes sociales, programas de correo o
cualquier cosa que te distraiga en internet.

Simplemente tienes que ponerle el tiempo que quieres «aislarte»,

la lista de sitios que quieres bloquear y listo.

Si estás convencido de que quieres gestionar mejor el tiempo y

te está costando, puedes empezar por aquí. ¡Ojo!, que el bloqueo
es total hasta que acabas el tiempo, incluso si apagas el ordenador
o eliminas la aplicación. No hay vuelta atrás con la productividad.

Mi nuevo método de gestión del tiempo

Hace unas semanas decidí alterar algunas de mis rutinas diarias

para intentar mejorar mi productividad. Además de empezar a
utilizar de manera más intensiva las herramientas que te he
contado por aquí, he intentado mejorar mi gestión del tiempo con
estos 5 cambios:

1. Fuera pantallas: media hora antes de dormir y la

primera media hora del día, me alejo de pantallas.
 nada de móvil, tablet, whatsapp o tele. Por la noche me
sirve para aprovechar y leer un rato; por la mañana,
para no hacer el bobo y conseguir llegar a tiempo al
trabajo.
2. Mi tarea diaria: para sentir que mi día ha servido para
algo, la tarde anterior me marco una tarea que sí o sí
tengo que terminar.
3. Días temáticos: cuando estoy con varios proyectos
abiertos, para no ir saltando de tarea en tarea me
marco días temáticos en los que afrontaré varias tareas
del mismo proyecto. Así consigo centrarme la mayor
parte del día en la lógica del proyecto y avanzo mucho
más.
4. Contabilizar el tiempo: esto lo hago a mano ahora
mismo. Durante el día, voy apuntando en la mesa
(porque #ensalzamola y tenemos mesas de cristal
jajaja) a qué dedico el tiempo (proyecto y duración). Al
final del día, lo registro en un pequeño programa que
desarrollamos en la agencia.
5. Sin correo hasta las 10 de la mañana: esta me está
costando seguirla a rajatabla, pero cuando lo consigo
es una maravilla. Simplemente es quitarme el acto
instintivo de abrir el correo según enciendo el
ordenador. Así, las prioridades en las tareas las marco
yo y no las prisas de un cliente. Por muy importante
que sea una incidencia, puede esperar hasta las 10.
Los 5 cambios de
@salonsoweb para mejorar
su productividad

De momento, el experimento está yendo bastante bien y tengo la

sensación de que mis días son más productivos y me cunde más el
tiempo.

El mejor curso que conozco para mejorar la

productividad

Como te decía antes, parte de la culpa de todo la tiene Víctor

Campuzano y su Masterclass de Todoist. Hasta ese momento,
había intentado mejorar mi organización con bastante poco éxito.

Sabía que tenía un poco caos con mis tareas, pero las
metodologías como Bullet Journal, GDT y similares se me
hacían demasiado cuesta arriba. Me resultaban demasiado
«burocráticas». Muchas normas que aprender antes de empezar a
mejorar. Y, como me conozco, sabía que me iba a aburrir pronto y
no lo iba a llevar a cabo bien.

En esa Masterclass me alegró descubrir que a Víctor le había

pasado exactamente lo mismo, aunque él supo plasmarlo mucho
mejor: